Программа для ЕФС-1 собирает отчёт из того, что уже проведено в учёте: приказов, договоров ГПХ, кадровых и расчётных документов. Ни СФР, ни 1С, Saby и Контур.Экстерн в своей документации не обещают сборку ЕФС-1 без контроля человеком. Программа формирует файл, проверяет его, отправляет и показывает протокол контроля, но неверную дату приказа перенесёт в отчёт как есть. Выбор зависит от четырёх признаков. Первый — где ведётся кадровый учёт. Второй — поддерживает ли программа формат ЕФС9, который СФР принимает с 01.07.2026. Третий — умеет ли она отменять принятые события подраздела 1.1. Четвёртый — подключён ли канал сдачи с подходящей УКЭП. Коммерческой компании модуль подраздела 1.3 не нужен: его сдаёт только часть государственных и муниципальных учреждений.
Материал помогает сравнить 1С:ЗУП с 1С-Отчетностью, Saby, Контур.Экстерн и кабинет страхователя по признакам, которые проверяются до покупки. Разобраны изменения 2026 года, которые программа обязана поддерживать: 12-значные коды должностей для подраздела 1.3, новый тег формата и требования СФР к сертификату УКЭП с 01.09.2026. Отдельно показано, как при смене программы сохранить связь с принятыми событиями через UUID. Сроки и санкции, пошаговый запуск первой отправки, стоимость КЭДО как источника подписанных приказов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что программа соберёт в ЕФС-1 сама, а что возьмёт только из ваших документов
Отчёт ЕФС-1 строится на первичных документах страхователя: приказах, документах кадрового и бухгалтерского учёта, договорах ГПХ. Пока в программе не проведён приказ о приёме, события для неё нет. Договор подряда, внесённый с опозданием, попадёт в отчёт с той же задержкой. Программа собирает файл по утверждённому формату, заполняет поля из данных учёта, проверяет и отправляет его. За дату события, должность, код выполняемой функции и реквизиты основания отвечает тот, кто вносит документ.
Состав формы задаёт приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 об утверждении формы ЕФС-1 и порядка её заполнения. Приказ зарегистрирован Минюстом 18.12.2025 № 84665 и действует с 30.12.2025. Форма включает титульный лист, раздел 1 с подразделами 1.1, 1.2 и 1.3 и раздел 2. У каждой части свой источник данных и свой срок, поэтому готовность программы проверяют по тем частям, которые сдаёт ваша организация.
Сроки и источники данных по частям формы сведены в таблицу. Последний столбец показывает, какие документы должны лежать в учётной системе до того, как программа сформирует отчёт.
| Часть формы | Что подаётся и кем | Срок | Откуда берутся данные |
|---|---|---|---|
| Подраздел 1.1, первая группа событий | Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, заключение и прекращение подлежащего отчётности договора ГПХ | Не позднее следующего рабочего дня после документа или события (п. 5 ст. 11 27-ФЗ) | Приказы, договоры ГПХ |
| Подраздел 1.1, вторая группа событий | Перевод, переименование, присвоение второй или последующей профессии, запрет занимать должность | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа | Приказы |
| Подраздел 1.2 | Исходные сведения о страховом стаже за год | Ежегодно не позднее 25 января следующего года | Кадровый и расчётный учёт за год |
| Подраздел 1.3 | Сведения по сотрудникам на трудовых договорах. Сдают только государственные и муниципальные учреждения. Их основной ОКВЭД должен входить в перечень приказа Минтруда от 28.12.2023 № 900н, и одновременно они должны быть респондентами перечисленных форм Росстата | Ежемесячно до 25-го числа следующего месяца (п. 9 ст. 11 27-ФЗ) | Данные о штатных должностях и условиях труда, справочник кодов должностей |
| Раздел 2 | Начисленные взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний | Ежеквартально до 25-го числа месяца после отчётного периода (п. 1 ст. 24 125-ФЗ) | Расчёт зарплаты и взносов |
Срок первой группы событий подраздела 1.1 отсчитывается от даты документа. Если приказ провели в программе через несколько дней после подписания, отчёт сформируется уже за пределами срока, и программа это не исправит. Модуль подраздела 1.3 коммерческой компании не нужен: этот подраздел она не сдаёт.
Кадровое событие для подраздела 1.1 начинается с подписанного приказа. В Добыто приказы и другие кадровые документы подписываются электронной подписью и хранятся в электронном архиве. На тарифе «Бизнес» они синхронизируются с 1С:ЗУП. Формирование и отправку ЕФС-1 сервис не заявляет: отчёт собирает учётная система, а КЭДО отвечает за то, чтобы в неё вовремя попал подписанный документ.
Перед выбором программы составьте перечень частей формы, которые сдаёт организация. Для каждой части укажите, в какой системе сейчас лежат исходные документы.
Новая ЕФС-1 в 2026 году: какие изменения должна поддерживать программа
Запрос «отмена ЕФС-1» появился после приказа № 1462, но форму этот приказ не отменил. С 30.12.2025 отменена подача подраздела 1.1 при приёме или переводе на дистанционную работу и работу на дому с кодами ДИСТ и НДОМ. В подразделе 1.2 больше нет типа сведений «Назначение выплат по ОСС». Обновление программы проверяется в тестовой базе: проведите перевод на дистанционную работу и посмотрите, сформирует ли программа мероприятие подраздела 1.1.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Изменения 2026 года, которые затрагивают программу и сертификат подписи, расположены по датам вступления в силу.
| С какой даты | Что изменилось | Что проверить |
|---|---|---|
| 30.12.2025 | Действует приказ СФР № 1462. Отменены события с кодами ДИСТ и НДОМ в подразделе 1.1 и тип сведений «Назначение выплат по ОСС» в подразделе 1.2 | Программа не формирует отменённые мероприятия |
| 30.05.2026 | Приказ СФР от 15.04.2026 № 389: в подразделе 1.3 бюджетных учреждений вместо буквенно-цифрового кода должности применяется 12-значный числовой код | Справочник кодов обновлён, поле принимает 12 цифр |
| 01.07.2026 | Новый электронный формат: дата версии «2026-06-01», тег «ЕФС9» вместо «ЕФС8» | В атрибутах выгруженного файла стоят версия 2026-06-01 и тег ЕФС9 |
| 01.09.2026 | СФР не принимает отчётность, подписанную УКЭП без параметров keyAgreement, Data encipherment и Key encipherment | Все три параметра есть в сертификате, проверка до отправки |
Изменения 2026 года затрагивают и программу, и сертификат, поэтому обновления 1С:ЗУП для сдачи отчёта недостаточно. Формат ЕФС9 1С реализовала в релизе 1С:ЗУП 3.1.34.295. Этот релиз не обязательно последний на октябрь 2026 года, поэтому актуальный номер сверяйте в описании обновлений. В Saby и Контур.Экстерн поддержку формата проверяют по выгруженному XML: атрибут версии и тег записаны в самом файле.
Требование к сертификату не зависит от выбора программы. С 01.09.2026 СФР не принимает отчётность, подписанную УКЭП без трёх названных параметров, и описывает это в правилах электронного документооборота СФР со страхователями. Сертификат без этих параметров не исправит ни обновление 1С, ни переход в другой сервис. Потребуется сертификат, в котором все три параметра есть.
Коды должностей ЕФС-1 в подразделах 1.1 и 1.3
Код по ОКЗ и код выполняемой функции в подразделе 1.1 и специальные отраслевые коды подраздела 1.3 — разные поля с разными задачами. СФР разъясняет специальные медицинские коды по пункту 127 порядка заполнения. Переносить их в ОКЗ подраздела 1.1 оснований нет. Ошибку видно по выгруженному файлу, если программа подставляет в оба подраздела значение из одного справочника. В 1.1 должен стоять код по ОКЗ, в 1.3 бюджетного учреждения — 12-значный код из справочника, действующего с 30.05.2026.
Как выбрать программу для ЕФС-1: пять проверяемых критериев
Где ведётся кадровый учёт и кто формирует файл
Ручной ввод не нужен, когда кадровые события и начисления ведутся в той же системе, которая формирует отчёт. Saby заявляет автоматическое заполнение ЕФС-1 именно при ведении учёта внутри системы, а также интеграцию с 1С и другими учётными системами. 1С:ЗУП формирует ЕФС-1, включая раздел 2 и подраздел 1.3. Отправка из 1С:ЗУП идёт через подключаемый сервис 1С-Отчетность. Контур.Экстерн заявляет модуль для 1С, который проверяет и отправляет отчёт прямо из учётной программы. Если учёт ведётся в одной системе, а отчёт собирают в другой, данные переносятся между ними. Каждое расхождение в таком случае разбирают вручную.
Отдельно проверьте, как подписанный приказ попадает в учётную систему. Если кадровые документы подписываются в системе КЭДО, она должна возвращать документ в 1С со статусом подписания. В Добыто для этого есть модуль для 1С:ЗУП. По описанию на странице тарифов его устанавливают и настраивают за один день, документы синхронизируются автоматически. Событие для ЕФС-1 после этого формирует сама 1С:ЗУП из проведённого приказа.
Проверка файла до отправки и протокол СФР
1С описывает локальную и онлайн-проверку ЕФС-1 перед отправкой. Контур.Экстерн заявляет проверку по алгоритмам официальной программы СФР ПО ПД. Сам СФР публикует ПО ПД для предварительной проверки XML-файлов ЕФС-1, сформированных во внешних программах. Среди опубликованных версий есть ПО ПД ЕЦП 0.5.1 от 12.10.2026, она размещена в разделе программного обеспечения для страхователей на сайте СФР.
ПО ПД проверяет только файл. Кадровый учёт оно не ведёт и канал сдачи не заменяет. При выборе программы проверьте, показывает ли она протокол контроля СФР после отправки. Протокол должен быть привязан к конкретному сотруднику и событию.
Отмена и исправление принятых событий подраздела 1.1
Отменяется событие, а не форма целиком. Для ранее принятой записи подают отменяющее мероприятие с признаком отмены, затем при необходимости новую правильную запись. Порядок № 1462 требует идентифицировать отменяемое событие. Запись, которую СФР не принял, отменять не нужно: её исправляют и подают повторно, потому что в базе СФР её нет.
При смене программы связь с ранее принятыми событиями зависит от того, есть ли у новой системы их идентификаторы. Для события, отправленного из другого ПО, Контур.Экстерн требует вручную ввести UUID исходного события. У отменяющей записи UUID совпадает с исходным, у новой правильной записи он новый. Справка Saby по подразделу 1.1 описывает отмену по известному UUID или по файлу отчёта. Полнота переноса истории и статусов между программами в открытой документации не описана. Поэтому до перехода выгрузите из старой программы отправленные файлы и протоколы, иначе идентификатор принятого события придётся искать заново.
Канал сдачи, подпись и полномочия
Учётная программа и канал сдачи — разные инструменты. 1С-Отчетность подключается к 1С как отдельный сервис. Наличие 1С:ЗУП ещё не означает, что отправка из неё настроена. СФР перечисляет и самостоятельные способы подачи, в том числе кабинет страхователя с подписью УКЭП. Результат обмена подтверждается протоколом, поэтому при выборе проверьте, где программа показывает квитанции и протокол по каждой отправке.
Работа с несколькими организациями
В открытой документации нет сравнительных данных о том, как 1С, Saby и Контур.Экстерн ведут несколько организаций в одной учётной записи. Этот критерий проверяется только на показе продукта. До покупки попросите поставщика показать отправку по двум организациям с разными сертификатами и посмотрите, где хранятся протоколы каждой.
Варианты различаются тем, что подтверждено по каждому из них на 18.10.2026 и кто это подтверждает. Сравнение собрано в таблицу.
| Вариант | Что заявлено или описано | Статус сведений | Что проверить самим |
|---|---|---|---|
| 1С:ЗУП и 1С-Отчетность | Формирование ЕФС-1 в ЗУП, включая раздел 2 и подраздел 1.3; проверка, отправка, статусы обработки, просмотр протокола СФР; формат ЕФС9 в релизе 3.1.34.295 | Документация 1С | Подключён ли сервис 1С-Отчетность; установлен ли актуальный релиз |
| Saby | Автоматическое заполнение ЕФС-1 при учёте внутри системы, проверки, интеграция с 1С; отмена события 1.1 по UUID или файлу отчёта | Заявление поставщика и его справка | Ведётся ли учёт внутри Saby; переносится ли история отправок |
| Контур.Экстерн | Проверка по алгоритмам ПО ПД, модуль для 1С; отмена события из другого ПО с ручным вводом UUID | Заявление поставщика и его справка | Есть ли под рукой UUID ранее принятых событий |
| Кабинет страхователя и ПО ПД СФР | Электронная подача с УКЭП; предварительная проверка XML, сформированного внешним ПО | Официальные ресурсы СФР | В какой программе формируется файл: ПО ПД кадровый учёт не ведёт |
Решающий критерий — место учёта. Если кадры и зарплата ведутся в 1С:ЗУП, меньше всего переносов данных даёт формирование ЕФС-1 в ЗУП с отправкой через 1С-Отчетность или модуль оператора ЭДО для 1С. При учёте в Saby автоматическое заполнение доступно, по заявлению поставщика, именно в этом сценарии. Если файл формирует сторонняя программа, ПО ПД и кабинет страхователя закрывают проверку и подачу, но не учёт. Цены этих продуктов в статье не приводятся, их уточняют у поставщиков.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Когда программа не соберёт ЕФС-1 сама и когда отдельная система не нужна
Программа формирует события только из проведённых документов. Если приказы и договоры ГПХ хранятся вне учётной системы, автоматизация ограничена сборкой и проверкой файла. Тогда соблюдение сроков подраздела 1.1 зависит от того, как быстро документ вносят в учёт.
Работодателю с численностью застрахованных до 10 человек электронная форма не обязательна. Обязанность подавать ЕФС-1 в электронном виде установлена для численности свыше 10 человек пунктом 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Численность считают по фактическому числу застрахованных за соответствующий период. Небольшой компании стоит сравнить стоимость отдельной программы с подачей на бумаге или через кабинет страхователя.
Исполнители по ГПХ попадают в подраздел 1.1 только по договорам, подлежащим отчётности, и не попадают в подраздел 1.3. Требования 1.3 к штатным должностям и условиям труда на них не распространяются. Если программа подтягивает исполнителей в подраздел 1.3, её настройки нужно исправить.
ПЭП и УНЭП, которые Добыто бесплатно выпускает сотрудникам на всех тарифах, нужны для кадровых документов. К подписи отчётности СФР предъявляет отдельные требования: ЕФС-1 подписывают УКЭП, соответствующей требованиям СФР с 01.09.2026. Проверьте, у кого в компании есть такой сертификат и на кого он выпущен, до того как настраивать отправку.
Сроки ЕФС-1 и санкции: во что обходится ошибка
Если численность застрахованных 11 человек и более, за подачу ЕФС-1 на бумаге применяется санкция 1 000 ₽ по статье 17 № 27-ФЗ. При такой численности программа с электронной отправкой нужна, а не просто удобна.
Ошибку в принятых сведениях страхователь вправе исправить сам, если нашёл её до СФР. Для этого подают уточнённые сведения, и финансовые санкции по части 26 статьи 17 № 27-ФЗ не применяются. Если ошибку первым обнаружил СФР и прислал уведомление, на исправление даётся 5 рабочих дней по части 5 статьи 17. Оба правила изложены в разъяснениях СФР о финансовых санкциях по ЕФС-1.
Прочие санкции 27-ФЗ привязаны к конкретному составу нарушения, поэтому одну сумму на все ошибки и подразделы назвать нельзя. Для выбора программы из этих правил следует практичный критерий. Если в программе видно, какие записи СФР принял, а какие нет, ошибку можно исправить до уведомления. Это позволяет обойтись без санкции по части 26.
Сроки по каждому подразделу и разъяснения по ошибкам собраны в базе знаний СФР по ЕФС-1 для страхователей. Перед подключением программы сверьте с ней календарь сдачи.
Как подключить программу и сдать первый отчёт ЕФС-1
Отправка файла ещё не означает, что сдача завершена. После отправки страхователь получает квитанцию о доставке, затем квитанцию о приёме и протокол контроля. Результат определяется по протоколу. Если в протоколе есть ошибки, сведения исправляют и подают повторно.
Как запустить программу для ЕФС-1 и сдать первый отчёт: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, какие части формы сдаёт организация. Подразделы 1.1, 1.2 и раздел 2 отличаются по срокам. Подраздел 1.3 нужен только учреждениям из перечня приказа Минтруда № 900н, которые одновременно отчитываются по формам Росстата.
- Шаг 2. Проверьте версию программы. Выгрузите тестовый файл и убедитесь, что в атрибутах стоят дата версии «2026-06-01» и тег «ЕФС9». В 1С:ЗУП формат реализован начиная с релиза 3.1.34.295.
- Шаг 3. Проверьте сертификат УКЭП. В нём должны быть параметры keyAgreement, Data encipherment и Key encipherment, без них отчёт с 01.09.2026 не примут.
- Шаг 4. Подключите канал сдачи: 1С-Отчетность, модуль оператора ЭДО или кабинет страхователя. Наличие учётной программы не означает, что канал подключён.
- Шаг 5. Сверьте исходные документы. Даты приказов и договоров ГПХ в программе должны совпадать с подписанными документами, коды по ОКЗ в подразделе 1.1 — с должностями.
- Шаг 6. Если файл формирует внешняя программа, проверьте его в ПО ПД СФР до отправки.
- Шаг 7. Отправьте отчёт и дождитесь квитанции о доставке, квитанции о приёме и протокола контроля. Сдача завершена после получения протокола.
- Шаг 8. Исправьте ошибки по протоколу. Непринятую запись исправьте и подайте повторно. Для принятой сначала подайте отменяющее мероприятие с тем же UUID, затем новую правильную запись.
Стоимость КЭДО для компаний, которые сдают ЕФС-1 из 1С:ЗУП
Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников и тарифа. Эти тарифы относятся к кадровому документообороту: формирование и отправка ЕФС-1 в них не заявлены.
| Услуга | Стоимость | Условия и сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | сроки на странице тарифов не указаны |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | сроки на странице тарифов не указаны |
| Минимальная оплата на тарифе «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | в год |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в тариф |
| УКЭП | через партнёров — удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается от числа сотрудников и выбранного тарифа. При переходе на тариф выше разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. НДС и сроки внедрения на странице тарифы Добыто КЭДО не указаны, их уточняют при подключении.
Выводы
ЕФС-1 собирается автоматически настолько, насколько полно и своевременно проведены исходные документы. Программа отвечает за формат, проверку и отправку, человек — за дату и содержание события. При выборе системы проверяют несколько признаков: место кадрового учёта, поддержку формата ЕФС9 и 12-значных кодов для подраздела 1.3, отмену принятых событий через UUID, подключённый канал и сертификат УКЭП с тремя требуемыми параметрами. Отчёт считается сданным после получения протокола контроля СФР.
Добыто закрывает участок до отчёта: приказы и кадровые документы подписываются электронной подписью и хранятся в электронном архиве. Через модуль они синхронизируются с 1С:ЗУП, в которой формируется ЕФС-1.
Частые вопросы о ЕФС-1 и программах для отчёта
Что такое ИЛС и как он связан с ЕФС-1?
Индивидуальный лицевой счёт — электронный документ в информационных ресурсах СФР. В нём собраны сведения о страховых взносах, страховом стаже и пенсионных правах застрахованного лица. СНИЛС — страховой номер этого счёта. Работодатель сам ИЛС не ведёт, он подаёт сведения в СФР, в том числе подраздел 1.2 с исходными сведениями о стаже. Поэтому СНИЛС сотрудника в программе сверяют с документом: по нему сведения соотносятся с конкретным застрахованным.
Нужно ли заявление на подключение к ЭДО СФР при сдаче ЕФС-1 через оператора?
С 14.07.2026 страхователей, которые работают через оператора электронного документооборота, регистрируют в системе ЭДО СФР без заявления. Регистрация происходит при первой передаче индивидуальных сведений в электронном виде. Отдельное заявление для этого подавать не требуется.
В какой срок подавать подраздел 1.2 с типом «Назначение пенсии»?
Сведения с типом «Назначение пенсии» подают в течение 3 календарных дней после запроса органа СФР либо обращения застрахованного лица. Это отдельный срок от ежегодной подачи исходных сведений о стаже, которую нужно выполнить не позднее 25 января следующего года.
Что делать, если срок сдачи ЕФС-1 выпал на выходной?
Если последний день срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, срок переносится на ближайший следующий рабочий день. Это общее правило статьи 193 ГК РФ. СФР приводит пример: подраздел 1.2 за 2025 год нужно было сдать до 26.01.2026, потому что 25 января выпало на выходной.
Можно ли сдать ЕФС-1 через представителя по машиночитаемой доверенности?
Можно. Для сдачи ЕФС-1 по МЧД отделения СФР указывают полномочие SFR_000001 или вышестоящее. Это полномочие даёт представителю право отправлять отчёт, но не отвечает за подготовку сведений. Подпись представителя также должна соответствовать требованиям СФР к сертификату УКЭП с 01.09.2026.
Как исправлять раздел 2, если СФР прислал требование при камеральной проверке?
Требование о пояснениях или исправлении по разделу 2 исполняют за 5 рабочих дней. Это отдельный процесс, и он не связан с отменой событий подраздела 1.1. Раздел 2 содержит начисленные взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, поэтому исправления в него вносят по данным расчёта взносов, а не через отменяющие мероприятия.
