ЕФС 1 электронно как перейти на электронную сдачу и подписать отчет

ЕФС-1 электронно сдают одним из трёх способов: через личный кабинет страхователя СФР, через оператора ЭДО или через 1С-Отчётность. Подписывает отчёт либо руководитель своей УКЭП, либо представитель своей личной УКЭП с машиночитаемой доверенностью. Сдавать электронно обязан страхователь, у которого за предыдущий отчётный период было 11 и более застрахованных лиц. Если такой страхователь сдаст отчёт на бумаге, СФР применит финансовую санкцию 1 000 рублей по статье 17 Закона № 27-ФЗ. С 1 июля 2026 года СФР принимает файл только в новом формате. Подписант определяет, нужна ли доверенность. Директор подписывает сертификатом из УЦ ФНС, и доверенность ему не нужна. Бухгалтеру или кадровику нужны своя УКЭП и МЧД с полномочием SFR_000001.

Здесь можно выбрать канал отправки, настроить подпись и доверенность в 1С:ЗУП и проследить за отчётом, пока не придёт итоговый протокол СФР. Мы покажем, что в 2026 году изменилось в подразделах 1.1 и 1.3, откуда брать 12-значные коды должностей и как без штрафа отменить ошибочную запись отметкой в графе 11. Сроки по каждому подразделу, размеры санкций, расшифровка протоколов СФР, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто обязан сдавать ЕФС-1 электронно и что изменилось в форме в 2026 году

Электронная сдача обязательна при 11 и более работающих застрахованных лицах за предыдущий отчётный период: это пункт 2 статьи 8 Закона № 27-ФЗ. СФР формулирует тот же порог как «численность превышает 10 человек». Если людей 10 или меньше, страхователь выбирает сам: сдать ЕФС-1 на бумаге или электронно. Численность считают по застрахованным лицам, поэтому исполнители по договорам ГПХ тоже входят в расчёт, если по их договорам подаются сведения.

Запрос «отмена ЕФС-1» обычно возникает из-за точечных изменений формы, хотя сама ЕФС-1 продолжает действовать. СФР публикует форму и правила сдачи. Убрали только отдельные элементы. С 1 января 2026 года не нужно подавать подраздел 1.1 с кодами «ДИСТ» и «НДОМ» при приёме или переводе на дистанционную работу и работу на дому. Из подраздела 1.2 исключили тип «Назначение выплат по ОСС». Сведения о трудовой деятельности, которые до 2023 года подавали формой СЗВ-ТД, с 1 января 2023 года подают в подразделе 1.1 ЕФС-1. Старые формы СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ остались только для периодов до этой даты.

Ниже приведены изменения, которые касаются электронной сдачи и подписания отчёта. Даты указаны по нормативным актам и сообщениям СФР.

Три изменения из таблицы приводят к отказу в приёме, если не подготовиться заранее: старый формат файла после 1 июля, старые коды должностей в подразделе 1.3 и сертификат без нужных параметров после 1 сентября. Перед ближайшей отправкой сверьте номер релиза своей программы и параметры сертификата подписанта.

Чем подписать ЕФС-1: УКЭП руководителя или подпись представителя с МЧД

ЕФС-1 подписывают только усиленной квалифицированной электронной подписью. ПЭП и УНЭП, которыми работники подписывают кадровые документы в КЭДО, для отчёта в СФР не подходят. Подписать отчёт может руководитель организации или его уполномоченный представитель. От выбора подписанта зависит комплект, который нужно подготовить до отправки.

Руководитель подписывает ЕФС-1 своим сертификатом. Его выдаёт удостоверяющий центр ФНС или доверенные лица налоговой. Если отчёт подписывает сам руководитель, МЧД для СФР не оформляют. Индивидуальный предприниматель, который подписывает собственную отчётность, тоже работает без доверенности.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «На вебинарах и консультациях чаще всего спрашивают, нужна ли доверенность директору. Не нужна: руководитель работает по сертификату руководителя из удостоверяющего центра налоговой службы. Путаница начинается, когда не различают сертификат руководителя и личный сертификат сотрудника. Прежде чем заказывать МЧД, откройте сертификат подписанта и посмотрите, на кого он выпущен.»

Если отчёт подписывает бухгалтер, кадровик или другой представитель, понадобятся два документа. Первый — личная УКЭП представителя, выпущенная на него как на физическое лицо. Второй — МЧД, подписанная УКЭП руководителя. Формат доверенности для работы с СФР утверждён приказом СФР от 27.05.2024 № 848. Это требование действовало при переводе приёма ЕФС-1 с канала ЭДОК на ЕЦП СФР, который начался 5 сентября 2025 года. В доверенности для ЕФС-1 указывают полномочие SFR_000001 «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на ОСС от НСиПЗ». Вместо него можно указать вышестоящее полномочие FSS_000002 или FSS_000000.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В Добыто подписи разделены по задачам. Работникам ПЭП и УНЭП для кадровых документов выпускаются бесплатно на всех тарифах. УКЭП оформляют через партнёров-удостоверяющих центров, и только такая подпись годится для ЕФС-1.

Важный нюанс из практики: доверенность представителя может отозвать только руководитель организации, сам сотрудник этого сделать не может. Когда отзывают доверенность, выданную в порядке передоверия «сверху», вместе с ней перестают действовать все доверенности, оформленные на её основании. При увольнении бухгалтера это удобно: цепочка полномочий закрывается одним действием. Но если отозвать доверенность руководителя среднего звена, подписывать отчёты перестанут все, кому он передал полномочия. Перед отзывом проверьте, кто ещё подписывает ЕФС-1 по такой цепочке.

С 1 сентября 2026 года к сертификату предъявляется отдельное требование для отправки через спецоператоров. В нём должны быть параметры keyAgreement = 1, Data encipherment = 1 и Key encipherment = 1, без них отчёт не примут. Параметры видны в свойствах сертификата, на вкладке с использованием ключа. Сертификат, выпущенный до этой даты, проверьте заранее.

Проверьте электронную подпись на подписанном файле до отправки

Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

1 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Файл подписи (.sig)

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Нажимая кнопку «Проверить подпись», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Сбросить Проверить подпись

Нужно подписать документ?

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Подписать документ

На файле отчёта или кадровом документе в PDF может стоять штамп электронной подписи. Этот штамп — только визуализация, и сам по себе он ничего не доказывает. Подпись проверяют специальным программным обеспечением по файлу подписи. В форме проверки подписи Добыто видно, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат, регистрация не нужна. Для открепленной подписи загрузите два файла: документ и файл .sig.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Многие считают подписанным документ, на котором стоит штамп электронной подписи. Штамп можно скопировать в любом редакторе и вставить в другой PDF, так что по визуализации подлинность не проверить. При проверке контролирующие органы получают архив: файл документа и отдельные файлы подписи. Поэтому проверяйте подпись в программе, через кнопку проверки в карточке документа или в сервисе проверки.»

Как отправить ЕФС-1 электронно: кабинет СФР, оператор ЭДО или 1С-Отчётность

Канал выбирают по тому, где формируется файл отчёта и кто его подписывает. Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, отчёт удобнее отправлять прямо из базы. Если файл готовит другая программа, его загружают в кабинет СФР или передают через оператора. Подписант при этом не меняется: в любом канале это руководитель с УКЭП или представитель с УКЭП и МЧД.

Если численность больше 10 человек, остаются три первых канала. Выбор между ними обычно определяет учётная система: при работе в 1С:ЗУП меньше всего ручных операций у 1С-Отчётности, при отдельной программе для отчётности — у кабинета или оператора.

Как ЕФС-1 формируется и подписывается в 1С:ЗУП

В ЗУП 3.1 кадровые мероприятия для подраздела 1.1 собираются в журнале «Электронные трудовые книжки». Его можно открыть из раздела «Кадры» или из раздела «Отчётность, справки». В некоторых релизах документ называется «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД», хотя по содержанию это подраздел 1.1 ЕФС-1. Отправка из программы работает только при подключённой 1С-Отчётности. Подпись организации добавляют в окне «Настройки электронной подписи и шифрования»: там видны список сертификатов, сроки их действия и состояние заявления на выпуск.

Важный нюанс из практики: в 1С документ подписывает только пользователь, у которого настроена электронная подпись. Пользователь без подписи передаёт документ другому пользователю с правом подписи. Тот открывает список «на подпись мне», читает печатную форму и подписывает. Если ЕФС-1 готовит кадровик без собственной УКЭП, заранее определите, кто из пользователей базы подписывает документы и кто его заменяет на время отпуска.

Где настроить машиночитаемую доверенность в 1С:ЗУП

Если отчёт подписывает представитель, доверенность создают в разделе «Настройка», пункт «Машиночитаемые доверенности (КЭДО)». В 1С МЧД можно создать прямо в базе и зарегистрировать. После этого программа подставляет её при подписании документов сертификатом сотрудника. Проверьте, что в доверенности для отчётов в СФР указано полномочие SFR_000001 или вышестоящее FSS_000002 либо FSS_000000. Полномочий для кадровых документов для ЕФС-1 не хватит.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Право подписи от имени работодателя я рекомендую передавать не одному человеку, а нескольким сотрудникам кадровой службы и бухгалтерии. Одни компании выпускают подписи на сотрудников и оформляют им машиночитаемые доверенности. Другие заводят руководителю пользователя с ограниченными правами в базе, и он подписывает документы сам. Выберите одну из схем до первой отправки, иначе отчёт с коротким сроком будет некому подписать.»

Когда электронная сдача через кабинет или оператора не подходит

Если застрахованных лиц 10 или меньше, электронная сдача не обязательна. Если УКЭП нет и в ближайшее время не будет, можно сдать отчёт на бумаге или загрузить подготовленный файл через сервис СФР при обращении с бумажными документами. Если подписывает представитель без МЧД, отправку переносят, пока руководитель не подпишет доверенность. Подписать отчёт сертификатом руководителя без его участия означает использовать чужую подпись, и 63-ФЗ это запрещает. Если у сертификата нет нужных параметров, при отправке через оператора после 1 сентября 2026 года отчёт не пройдёт. В этом случае до срока сдачи придётся получить новый сертификат.

Как перейти на электронную сдачу ЕФС-1: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Посчитайте застрахованных лиц за предыдущий отчётный период. Если их 11 и больше, ЕФС-1 сдаётся только электронно с УКЭП.
2. Шаг 2. Определите подписанта. Руководителю нужен сертификат из УЦ ФНС. Представителю нужны личная УКЭП и МЧД в формате приказа СФР № 848 с полномочием SFR_000001, FSS_000002 или FSS_000000.
3. Шаг 3. Откройте свойства сертификата и проверьте параметры keyAgreement, Data encipherment и Key encipherment. Без них с 1 сентября 2026 года отчёт через спецоператора не примут.
4. Шаг 4. Выберите канал. Для кабинета СФР установите КриптоПро CSP с плагином КриптоПро ЭЦП или ViPNet CSP с ViPNet PKI Client. Для 1С подключите 1С-Отчётность. Для оператора заключите договор: заявление о подключении к ЭДО СФР с 14 июля 2026 года подавать не нужно.
5. Шаг 5. Обновите программу до релиза с форматом ЕФС9. Для подраздела 1.3 загрузите справочник 12-значных кодов должностей по приказу № 389.
6. Шаг 6. Сформируйте отчёт, сверьте СНИЛС и даты кадровых мероприятий, подпишите УКЭП и отправьте.
7. Шаг 7. Сначала дождитесь уведомления о доставке, затем протокола проверки. Если пришёл отказ или протокол с ошибками, исправьте отчёт и отправьте его снова.

Шаблон машиночитаемой доверенности для подписанта отчётов

В комплекте шаблон МЧД с разбором структуры XML: по нему видно, какие поля заполняются данными представителя и какие — полномочиями.

Сроки сдачи ЕФС-1 по подразделам и санкции за нарушение

У каждого подраздела ЕФС-1 свой срок, поэтому одного отчётного дня в месяц нет. Подраздел 1.1 привязан к дате кадрового мероприятия, подраздел 1.2 сдают раз в год, раздел 2 — раз в квартал. Правила заполнения и актуальные разъяснения публикует база знаний СФР по заполнению ЕФС-1 для работодателей, её стоит проверять перед каждым изменением формы.

Короче всего срок у подраздела 1.1 при приёме и увольнении. Если приказ подписан в пятницу, отчёт нужно отправить в понедельник. Поэтому подписант с действующей УКЭП и МЧД нужен каждый рабочий день, а не только в конце квартала.

Подраздел 1.3 заполняют государственные и муниципальные учреждения. С 30 мая 2026 года код должности в нём указывают числовым кодом из 12 цифр по справочнику, который обновил приказ № 389. Отчёт с пятизначным кодом из прежнего справочника формату не соответствует.

При электронном оформлении кадровых документов проверьте, как данные из КЭДО попадают в учётную систему, где формируется ЕФС-1. В Добыто кадровые документы синхронизируются с 1С:ЗУП автоматически через готовый модуль. Модуль устанавливают и настраивают за один день, а подраздел 1.1 затем формируется в ЗУП по проведённым кадровым документам.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на КЭДО не переводит в электронный документооборот сведения о трудовой деятельности: закон прямо исключает их из КЭДО. Приказ о приёме сотрудник подписывает в сервисе, а сведения о приёме работодатель отдельно отправляет в СФР отчётом с УКЭП. При запуске КЭДО составьте перечень документов, которые остаются за его пределами, и назначьте ответственного за отчётность в СФР.»

Протоколы СФР после отправки и исправление ЕФС-1 без штрафа

Уведомление о доставке означает только то, что СФР получил файл. Принят ли отчёт, показывают следующие документы обмена. СФР присылает такие ответы:

• УОД — уведомление о доставке пакета;
• УОПП — уведомление об отказе в приёме пакета: файл нужно исправить и отправить снова;
• УПП — унифицированный протокол проверок. Если в нём нет ошибок, отчёт принят, если есть, сведения нужно исправить;
• УУОН-ПУ — уведомление об устранении ошибок в сведениях персонифицированного учёта;
• УОНД — уведомление о недоставке, которое может прийти при отправке через оператора.

Единого нормативного срока, в который СФР обязан вернуть итоговый протокол, нет. По подразделу 1.1 со сроком «следующий рабочий день» отправляйте отчёт в первой половине дня: тогда при отказе останется время отправить его повторно.

Ошибку в принятом отчёте можно исправить без финансовой санкции в двух случаях. Первый: страхователь сам нашёл ошибку раньше, чем её обнаружил СФР, и подал уточнённые сведения. Второй: СФР прислал уведомление об ошибке, и страхователь исправил её в течение 5 рабочих дней со дня получения. Оба основания и полный перечень санкций приведены в таблице финансовых санкций по ЕФС-1 на сайте СФР, там же указаны части статьи 17 Закона № 27-ФЗ для каждого нарушения.

Способ исправления зависит от масштаба ошибки. Чтобы отменить ошибочную запись подраздела 1.1, её исходные данные повторяют и ставят «X» в графе 11 «Признак отмены записи». Если запись нужно не удалить, а исправить, правильные сведения указывают следующей строкой. Это пункты 51-52 приложения № 2 к приказу СФР № 1462. В других подразделах есть типы формы «Исходная», «Корректирующая» и «Отменяющая». Отменяющая форма аннулирует все учтённые за корректируемый период сведения, поэтому отдельную неверную строку ею не исправляют.

Самые дорогие ошибки — те, что повторяются из месяца в месяц. Если штраф по подразделу 1.2 составляет 500 рублей за каждое застрахованное лицо, то при неверных сведениях о стаже на 40 человек сумма дойдёт до 20 000 рублей за один отчёт. По разделу 2 штраф считается от суммы взносов и растёт с каждым месяцем просрочки, пока не достигнет 30%. После каждой отправки проверяйте, что пришёл УПП без ошибок, а уведомления СФР разбирайте в течение 5 рабочих дней.

ИЛС в СФР: что это и как на него попадают данные ЕФС-1

ИЛС — индивидуальный лицевой счёт, электронная запись в информационных ресурсах СФР. До объединения фондов его вёл ПФР. Каждому счёту присвоен СНИЛС, поэтому номер СНИЛС и номер лицевого счёта совпадают. На ИЛС отражаются страховой стаж, выплаты и взносы, работодатели и периоды работы, которые учитываются для досрочной пенсии. Это часть 1 статьи 6 Закона № 27-ФЗ.

ЕФС-1 передаёт на лицевой счёт часть этих сведений. Подраздел 1.1 формирует электронную трудовую книжку, подраздел 1.2 подтверждает стаж. Если в отчёте указан неверный СНИЛС, сведения не попадут к нужному человеку. Работник узнает об этом только из выписки, а работодатель — из протокола с ошибками. Поэтому СНИЛС в кадровой карточке сверяют до формирования отчёта.

Стоимость КЭДО Добыто для подготовки кадровых данных к ЕФС-1

Цена зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП, через которую кадровые события попадают в отчётность. Тарифы указаны на дату публикации.

ЕФС-1 отправляется в СФР из учётной системы или кабинета страхователя, а КЭДО готовит для неё подписанные кадровые документы. Поэтому компаниям, которые ведут учёт в 1С:ЗУП, подходит тариф с интеграцией. Перейти на другой тариф можно в любое время. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, условия по каждому тарифу перечислены на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

При численности от 11 застрахованных лиц ЕФС-1 сдают только электронно и только с УКЭП. Директор подписывает отчёт своим сертификатом. Представителю, кроме личной подписи, нужна доверенность в формате СФР с полномочием на сведения персонифицированного учёта. В 2026 году отчёт не примут в старом формате, со старыми кодами должностей в подразделе 1.3 и с сертификатом без нужных параметров. Сдача подтверждается протоколом без ошибок, а уведомлению СФР об ошибке даётся 5 рабочих дней. В эти дни исправление обходится без санкций.

Добыто ведёт электронное подписание кадровых документов и передаёт их в 1С:ЗУП, где формируется подраздел 1.1. Подписанный приказ и сведения для СФР при этом остаются в одной учётной цепочке.

Частые вопросы

Можно ли сдать ЕФС-1 без УКЭП в 2026 году?

Можно, если у страхователя 10 или меньше застрахованных лиц: ему разрешено сдавать отчёт на бумаге. С 13 апреля 2026 года такой страхователь может также загрузить подготовленный файл ЕФС-1 через сервис СФР при обращении с документами на бумаге. При 11 и более застрахованных лицах отчёт без УКЭП не сдать: бумажная форма обойдётся в санкцию 1 000 рублей по статье 17 Закона № 27-ФЗ.

Нужно ли подавать подраздел 1.1 при переводе работника на удалённую работу?

С 1 января 2026 года нет. Подраздел 1.1 с кодами «ДИСТ» и «НДОМ» при приёме или переводе на дистанционную работу и работу на дому больше не подают. Само мероприятие оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору по статье 312.1 ТК РФ. Если при этом меняется должность или подразделение, такой перевод отражают в подразделе 1.1 по общему правилу, не позднее 25-го числа следующего месяца.

Сдавать ли СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ за периоды до 2023 года?

Да, если нужно подать или исправить сведения за периоды до 1 января 2023 года. Для таких периодов применяются прежние формы СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ. Сведения начиная с 1 января 2023 года подают только в ЕФС-1: о трудовой деятельности — в подразделе 1.1, о стаже — в подразделе 1.2.

Где взять 12-значный код должности для подраздела 1.3?

Коды берут из справочника должностей, который обновил приказ СФР от 15.04.2026 № 389. С 30 мая 2026 года числовой код из 12 цифр заменил прежний пятизначный буквенно-цифровой. Подраздел 1.3 заполняют государственные и муниципальные учреждения, поэтому им нужно обновить справочник в учётной программе до ближайшей отправки. С 1 июля 2026 года файл со старыми кодами не соответствует формату.

Подходит ли для отправки ЕФС-1 универсальная МЧД из реестра ФНС?

Не обязательно. Универсальный формат МЧД версии 003 и распределённый реестр ФНС относятся к общему порядку. Для работы с СФР установлен отдельный формат по приказу СФР от 27.05.2024 № 848 и собственный классификатор полномочий. Для ЕФС-1 в доверенности должно быть полномочие SFR_000001, FSS_000002 или FSS_000000. Без такого полномочия доверенность не подтверждает право подписать отчёт.

Как работник может проверить, что сведения из ЕФС-1 попали на его лицевой счёт?

Нужно запросить выписку из индивидуального лицевого счёта СФР. Это можно сделать на Госуслугах, в клиентской службе СФР или в МФЦ. В выписке видны страховой стаж, сведения о выплатах и взносах, работодатели и периоды работы. Если период работы не отражён, работник обращается к работодателю: тот проверяет протокол по отчёту и подаёт уточнённые сведения.

Нужна ли машиночитаемая доверенность индивидуальному предпринимателю?

Нет, если предприниматель подписывает отчёт сам своей квалифицированной подписью. Доверенность нужна, когда ЕФС-1 за предпринимателя подписывает другой человек, например бухгалтер на аутсорсе. Тогда в МЧД указывают полномочие на сведения персонифицированного учёта, а представитель подписывает отчёт личной УКЭП.