Индивидуальный персонифицированный учёт в системе обязательного страхования ведёт Социальный фонд России. На каждого застрахованного открыт индивидуальный лицевой счёт (ИЛС), и страхователь передаёт в него сведения по единой форме ЕФС-1. Организации и ИП сдают несколько блоков: подраздел 1.1 о кадровых событиях и договорах ГПХ, подраздел 1.2 о стаже не позднее 25 января по категориям из статьи 11 закона № 27-ФЗ, раздел 2 о взносах на травматизм ежеквартально, не позднее 25-го числа следующего месяца. Срок подраздела 1.1 зависит от вида события. Приём и увольнение отражают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, постоянный перевод — не позднее 25-го числа следующего месяца. Если кадровых событий не было, нулевой подраздел 1.1 не подают.
В материале показано, какой подраздел ЕФС-1 закрывает каждое кадровое событие и в каких случаях сведения не подают. Отдельно разобраны приказы СФР № 1462 и № 389: коды должностей, формат файла с 1 июля 2026 года и разговоры об отмене формы. Работник узнает, как проверить свой ИЛС. Работодатель узнает, как сдать отчёт из 1С:ЗУП и прочитать протокол фонда. Пошаговая инструкция, таблица штрафов по 27-ФЗ, расчёт цены пропущенного срока и ответы на частые вопросы находятся во второй половине статьи.
Что такое ИЛС и какие сведения передаёт в него страхователь
Индивидуальный лицевой счёт открывает Социальный фонд России по статье 6 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования». У счёта постоянный страховой номер. По пункту 1.2 статьи 6 ИЛС состоит из общей, специальной и профессиональной частей и раздела о трудовой деятельности. СНИЛС — это страховой номер индивидуального лицевого счёта. По этому номеру фонд находит счёт человека, а сведения о стаже, заработке и взносах хранятся в самом ИЛС.
Запрос «ИЛС ПФР» по привычке связывают с Пенсионным фондом. На дату публикации счёт открывает и ведёт СФР. Работодатель как страхователь пополняет его по статье 11 закона сведениями о трудовой и иной деятельности, стаже, договорах ГПХ, дополнительных взносах на накопительную пенсию, заработке и начисленных взносах. Текст закона размещён на странице 27-ФЗ на сайте Социального фонда России.
Работник может проверить, какие сведения дошли до фонда, по выписке из ИЛС. Её заказывают в личном кабинете СФР или через услугу выписки из индивидуального лицевого счёта на Госуслугах. Если в выписке нет периода работы по трудовому договору или договору ГПХ, работодателя спрашивают, когда и каким подразделом он передал эти сведения.
Из чего состоит ЕФС-1: подразделы, заменённые формы и кто их заполняет
ЕФС-1 заменила прежние формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. По пункту 8 статьи 11 27-ФЗ её разделы представляют отдельно, по мере наступления срока каждого. Состав формы и круг страхователей по каждому блоку:
| Блок ЕФС-1 | Какие сведения | Прежняя форма | Кто заполняет |
|---|---|---|---|
| Подраздел 1.1 | Сведения о трудовой и иной деятельности: приём, перевод, увольнение, начало и окончание договоров ГПХ | СЗВ-ТД | Страхователи при кадровых событиях и договорах ГПХ |
| Подраздел 1.2 | Сведения о страховом стаже | СЗВ-СТАЖ | Страхователи, у которых есть лица из категорий пункта 3 статьи 11 27-ФЗ |
| Подраздел 1.3 | Сведения об оплате труда | Не ДСВ-3 | Государственные и муниципальные учреждения, предусмотренные пунктом 9 статьи 11 27-ФЗ |
| Подраздел 3 | Сведения о дополнительных взносах на накопительную пенсию | ДСВ-3 | Страхователи, перечисляющие дополнительные взносы |
| Раздел 2 | Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве (травматизм) | 4-ФСС | Страхователи по взносам на травматизм, ежеквартально |
Под запросом «ЕФС-1 3» ищут один из двух разных блоков. Первый — подраздел 1.3 со сведениями об оплате труда в государственных и муниципальных учреждениях. Второй — подраздел 3 с дополнительными взносами на накопительную пенсию. Круг страхователей у них разный: коммерческая организация подраздел 1.3 не заполняет.
СФР ведёт базу знаний по ЕФС-1 для страхователей. В ней описаны протоколы приёма, порядок повторной отправки и работа с уведомлениями фонда.
Раздельную сдачу видно в учётной программе. Каждый отправленный блок стоит в ней отдельной строкой со своей датой и статусом, и пропущенный подраздел не скрывается за принятым отчётом по другому.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Когда сведения в СФР подавать не нужно
Если в отчётном периоде не было приёмов, переводов, увольнений и договоров ГПХ, нулевой подраздел 1.1 не подают: по позиции СФР передавать нулевой отчёт не нужно. Это касается только подраздела 1.1. Раздел 2 о взносах на травматизм сдают ежеквартально и в периоды без кадровых событий. Порядок для нулевых периодов описан в памятке СФР для работодателей о единой форме отчётности на 2026 год.
С 30.12.2025 приказ СФР № 1462 отменил обязанность подавать подраздел 1.1 при приёме или переводе на дистанционную или надомную работу. Обязанность по постоянному переводу сохранилась: его отражают не позднее 25-го числа следующего месяца. Перед сдачей сверьте журнал приказов за период. Если в нём нет приказов о приёме, переводе и увольнении, договоров ГПХ и заявлений о способе ведения трудовой книжки, подраздел 1.1 не формируют.
Сроки сдачи ЕФС-1 по кадровым событиям: приём, увольнение, ГПХ, перевод
Срок подраздела 1.1 привязан к дате издания кадрового документа. Приказ о приёме, изданный в пятницу, отражают не позднее понедельника, если понедельник рабочий. Сроки по каждому событию установлены статьёй 11 27-ФЗ:
| Событие | Блок ЕФС-1 | Срок |
|---|---|---|
| Приём на работу | Подраздел 1.1 | Не позднее следующего рабочего дня после издания кадрового документа |
| Увольнение | Подраздел 1.1 | Не позднее следующего рабочего дня после издания кадрового документа |
| Начало договора ГПХ | Подраздел 1.1 | Не позднее следующего рабочего дня |
| Прекращение договора ГПХ | Подраздел 1.1 | Не позднее следующего рабочего дня |
| Постоянный перевод | Подраздел 1.1 | Не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Заявление работника о способе ведения трудовой книжки | Подраздел 1.1 | Не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Стаж лиц из категорий пункта 3 статьи 11 27-ФЗ | Подраздел 1.2 | Ежегодно, не позднее 25 января |
| Взносы на травматизм за квартал | Раздел 2 | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом |
На приём, увольнение и договоры ГПХ у кадровой службы есть один рабочий день. Поэтому сведения из приказа переносят в учётную программу в день его издания. Постоянные переводы и заявления о способе ведения трудовой книжки можно собрать за месяц и сдать одним подразделом до 25-го числа.
Подраздел 1.2 сдают по лицам из категорий пункта 3 статьи 11 27-ФЗ:
- досрочный пенсионный стаж;
- работа в сельском хозяйстве;
- государственные и муниципальные должности;
- сезонные отрасли;
- вахтовый метод;
- периоды простоя;
- отстранение от работы;
- отпуск по уходу за ребёнком;
- отпуск без сохранения заработной платы.
Нужен ли годовой подраздел 1.2, проверяют по табелю и приказам за год. Простой, отстранение и отпуска без сохранения заработной платы отражены в этих документах.
Кадровый документ, от которого считают срок, бывает электронным или бумажным. Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы и заявления переводят в КЭДО. Приказ об увольнении, трудовая книжка, акт о несчастном случае и журнал инструктажей остаются на бумаге. Для подраздела 1.1 это два источника дат: приказ о приёме в КЭДО и бумажный приказ об увольнении. В Добыто кадровые документы подписывают онлайн, платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ.
Образцы кадровых документов, от которых зависит срок подраздела 1.1
Первым откройте приказ о приёме по форме Т-1: дата его издания запускает срок передачи сведений о приёме в СФР.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
Новая ЕФС-1 в 2026 году: приказ СФР № 1462, коды должностей и вопрос об отмене
Действующую форму утвердил приказ СФР от 17.11.2025 № 1462. Минюст зарегистрировал его 18.12.2025 под № 84665. Приказ применяется с 30.12.2025 и заменил приказ СФР от 17.11.2023 № 2281. Формат электронного файла задаёт приказ СФР от 17.11.2025 № 1463 с изменениями, внесёнными приказом № 389.
Приказ № 1462 изменил три позиции:
- уточнил категории договоров ГПХ и статусный код «МДИГ»;
- отменил подачу подраздела 1.1 при приёме или переводе на дистанционную или надомную работу;
- убрал из подраздела 1.2 тип сведений «Назначение выплат по ОСС».
Если программа предлагает в подразделе 1.2 тип «Назначение выплат по ОСС», она работает по шаблону старой формы: в форме по приказу № 1462 такого типа нет.
Коды должностей в ЕФС-1: ОКЗ в подразделе 1.1 и 12-значный код в подразделе 1.3
В подразделе 1.1 код выполняемой функции по ОКЗ обязателен при приёме, переводе, увольнении, начале и окончании договора ГПХ. Формат кода — 5 знаков вида XXXX.X. Требование закреплено пунктом 46 порядка заполнения, утверждённого приказом СФР № 1462. Перед первой сдачей проверьте, что в карточке каждой должности код записан с точкой после четвёртого знака.
Для подраздела 1.3 действует отдельный классификатор. Приказ СФР от 15.04.2026 № 389 с 30.05.2026 сделал код должности числовым 12-значным, поэтому код формата ОКЗ с точкой в этом подразделе не подходит. Коммерческих страхователей это изменение не затрагивает: подраздел 1.3 они не сдают.
Отменят ли ЕФС-1: ПСФЛ и РСВ форму не заменяют
На дату публикации нет ни официального плана, ни законопроекта об отмене ЕФС-1 или о замене её передачей сведений в ФНС. Параллельно с ЕФС-1 работодатель сдаёт в налоговую две отдельные формы:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- персонифицированные сведения о физических лицах (ПСФЛ, КНД 1151162) — ежемесячно, не позднее 25-го числа, по пункту 7 статьи 431 НК РФ. Штраф за непредставление — 200 руб. за каждый документ по пункту 1 статьи 126 НК РФ;
- расчёт по страховым взносам (РСВ) — ежеквартально.
ПСФЛ и РСВ принимает ФНС, ЕФС-1 принимает СФР. Сдача налоговых форм не освобождает от сведений о стаже, трудовой деятельности и взносах на травматизм. Состав и сроки ПСФЛ приведены в разъяснении ФНС о форме ПСФЛ.
Как сдать ЕФС-1 из 1С:ЗУП или через личный кабинет страхователя
Пункт 10 статьи 11 27-ФЗ допускает два канала подачи. Первый — программные средства страхователя, к ним относится 1С:ЗУП. Второй — бесплатный электронный сервис фонда, Личный кабинет страхователя. Электронная подача обязательна, если численность работающих застрахованных лиц за отчётный период превышает 10 человек. При 11 и более застрахованных бумажный отчёт влечёт санкцию 1 000 руб. по части 2 статьи 17 27-ФЗ.
С 01.07.2026 СФР перешёл на новый формат электронного файла ЕФС-1: в XML изменились дата формата и тег. Файл старого формата может не пройти форматно-логический контроль. Поэтому перед отправкой обновляют 1С:ЗУП или другую программу. Номер версии программы не гарантирует результат: принят ли файл, показывает протокол приёма. Переход на новый формат описало отделение СФР в Санкт-Петербурге.
Подраздел 1.1 собирают из кадровых приказов, поэтому сведения в учётной программе должны совпадать с подписанными документами. В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день. Документы, подписанные в КЭДО, синхронизируются с учётной системой автоматически.
Как сдать ЕФС-1 и проверить приём сведений: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте кадровые события периода: приказы о приёме, увольнении и постоянном переводе, договоры ГПХ, заявления о способе ведения трудовой книжки. У каждого документа проверьте дату издания или заключения.
- Шаг 2. Проверьте коды. Для каждой строки подраздела 1.1 нужен код выполняемой функции по ОКЗ в формате XXXX.X. Для договоров ГПХ укажите категорию и статусный код по приказу СФР № 1462. Для подраздела 1.3 нужен 12-значный числовой код.
- Шаг 3. Обновите 1С:ЗУП или другую программу до версии, которая выгружает файл в формате, действующем с 01.07.2026.
- Шаг 4. Сформируйте раздел или подраздел, срок которого наступил. Отправьте его через программу страхователя или Личный кабинет страхователя. При численности более 10 застрахованных лиц подача только электронная.
- Шаг 5. Откройте протокол. Код 50 «Документ не принят» означает, что исправленный отчёт повторно отправляют на всех лиц. Код 30 «Документ принят частично» означает, что исправляют сведения по указанным в протоколе лицам. При коде 20 «Предупреждение. Сведения приняты» повторная отправка не нужна, если сведения верны.
- Шаг 6. Отслеживайте уведомления об ошибках в Личном кабинете страхователя. Исправления по уведомлению подают в течение 5 рабочих дней со дня его получения.
Штрафы за ЕФС-1 и исправление ошибок без санкций
Ответственность за сведения персучёта установлена тремя нормами. Статья 17 27-ФЗ касается страхователя, статья 26.30 125-ФЗ — раздела 2, статья 15.33.2 КоАП РФ — должностных лиц. Ниже санкции в редакции на октябрь 2026 года:
| Нарушение | Санкция | Норма |
|---|---|---|
| Непредставление, неполнота или недостоверность индивидуальных сведений | 500 руб. за каждое застрахованное лицо | ч. 3 ст. 17 27-ФЗ |
| Нарушение порядка представления сведений в электронной форме | 1 000 руб. | ч. 2 ст. 17 27-ФЗ |
| Просрочка раздела 2 | 5% суммы взносов за последние 3 месяца отчётного периода за каждый полный или неполный месяц просрочки, не менее 1 000 руб. и не более 30% | ст. 26.30 125-ФЗ |
| Нарушение должностным лицом порядка или сроков представления сведений персучёта | Штраф 300-500 руб. | ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ |
| Нарушение должностным лицом по сведениям о трудовой деятельности | Предупреждение или штраф 300-500 руб. | ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ |
Санкцию 500 руб. за лицо СФР в перечне финансовых санкций по ЕФС-1 связывает с подразделом 1.1 по договорам ГПХ, подразделом 1.2, подразделом 3 и формой СЗВ-ДСО. На подраздел 1.3 её автоматически не переносят.
Во что обходится пропущенный срок
Санкция растёт вместе с численностью. Допустим, у страхователя 40 человек входят в категории для подраздела 1.2, а сведения не сданы к 25 января. Санкция составит 40 × 500 = 20 000 руб. Ответственное должностное лицо дополнительно получит штраф 300-500 руб. по части 1 статьи 15.33.2 КоАП РФ. По разделу 2 сумма зависит от взносов за квартал: каждый месяц просрочки добавляет 5% до потолка в 30%.
Санкцию не применяют, если страхователь сам исправил ошибку до того, как её обнаружил СФР (часть 5 статьи 17 27-ФЗ). Если ошибку первым нашёл фонд и прислал уведомление в Личный кабинет страхователя, исправления подают в течение 5 рабочих дней со дня его получения (часть 26 статьи 17). В Добыто подписанные кадровые документы хранятся в электронном архиве тарифа «Бизнес», и даты приказов перед исправлением сверяют по архивным копиям. Ежемесячная сверка журнала приказов с принятыми подразделами 1.1 позволяет найти ошибку раньше, чем её обнаружит СФР.
Стоимость КЭДО для подготовки кадровых документов к ЕФС-1
Стоимость КЭДО рассчитывают за сотрудника в месяц. Итог зависит от численности и набора функций: интеграция с 1С, УКЭП и электронный архив входят в тариф «Бизнес». Сам отчёт ЕФС-1 сдают из учётной программы или Личного кабинета страхователя. Тариф покрывает подписание и хранение кадровых документов, по которым этот отчёт формируют.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указаны |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | не указаны |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указаны |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | не указаны |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указаны |
| Модуль для 1С:ЗУП (интеграция с 1С) | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | не указаны |
Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
ЕФС-1 сдают частями. Подраздел 1.1 привязан к кадровым событиям: по приёму, увольнению и договорам ГПХ сведения нужно передать на следующий рабочий день. Подраздел 1.2 сдают раз в год по закрытому перечню категорий, раздел 2 — поквартально. В 2026 году изменились коды, формат файла и часть обязанностей, при этом отмены формы на дату публикации нет. Санкции считаются за каждое застрахованное лицо, но исправление ошибки до того, как её обнаружит фонд, их исключает.
В Добыто кадровые документы, по которым формируют подраздел 1.1, подписывают онлайн и синхронизируют с 1С:ЗУП. Даты приказов и отчётность сверяются по одному набору документов.
Ответы на частые вопросы о ЕФС-1 и индивидуальном лицевом счёте
Нужно ли сдавать подраздел 1.2 при увольнении сотрудника?
Само по себе увольнение не основание подавать подраздел 1.2 вне годового срока. Увольнение отражают в подразделе 1.1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Стаж лиц из категорий пункта 3 статьи 11 27-ФЗ передают ежегодно, не позднее 25 января. Если уволенный работник относился к такой категории, его стаж включают в годовой подраздел 1.2.
В какой срок передать сведения о стаже, если работнику назначают пенсию?
По пункту 4 статьи 11 27-ФЗ страхователь передаёт сведения о стаже для назначения пенсии в течение 3 рабочих дней. Срок отсчитывают от запроса СФР или от обращения застрахованного лица. Годового срока 25 января в этом случае не ждут: срок считают в рабочих днях от даты запроса или обращения.
Какой код указывать в ЕФС-1 для договора ГПХ с 1 сентября 2026 года?
С 01.09.2026 для договора ГПХ указывают код «ДГПХФЛНС», если договор предусматривает взносы на травматизм. В остальных случаях код выбирают по категориям договоров ГПХ, уточнённым приказом СФР № 1462. Сведения о начале и прекращении такого договора сдают в подразделе 1.1 не позднее следующего рабочего дня.
Чем СТД-Р отличается от СТД-СФР?
СТД-Р формирует и выдаёт работодатель по статье 66.1 ТК РФ. По заявлению работника её выдают не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора. СТД-СФР формирует и выдаёт Социальный фонд России по сведениям из ИЛС. Обе формы утверждены приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.
Какие категории добавил в подраздел 1.2 закон № 29-ФЗ?
Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ изменил статью 11 27-ФЗ, изменения действуют с 01.09.2026. В подраздел 1.2 добавлены периоды, связанные с приостановлением государственной гражданской службы, и священнослужители. Сведения по этим категориям сдают в годовом подразделе 1.2 не позднее 25 января.
