ЕФС-1 в 2026: новая форма, сроки и персонифицированный учёт

ЕФС-1 — единая форма сведений, через которую работодатель закрывает основную часть обязанностей по индивидуальному персонифицированному учёту: она заменила СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. С 30 декабря 2025 года действует новая редакция формы, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462: убран тип сведений «Назначение выплат по ОСС», отменены коды ДИСТ и НДОМ, добавлен код МДИГ. Форма модульная, комплектом её никто не сдаёт: каждый подраздел уходит по своему событию и в свой срок. Различие, от которого зависит дата подачи, простое: приём, увольнение, начало и окончание договора ГПХ отражаются не позднее следующего рабочего дня, а постоянный перевод и установление неполного рабочего времени — до 25-го числа следующего месяца.

Разберём состав формы по подразделам, сроки 2026 года, код выполняемой функции по ОКЗ и точки, где отчёт расходится с кадровыми документами в 1С:ЗУП. Покажем, какая часть персонифицированного учёта уходит не в СФР, а в налоговую, и что работник видит в выписке из своего индивидуального лицевого счёта. Размеры финансовых санкций по 27-ФЗ и 125-ФЗ, изменения с 1 июля 2026 года по закону 29-ФЗ, чек-лист подготовки к отчётному периоду и стоимость автоматизации — во второй половине статьи.

Из чего состоит индивидуальный персонифицированный учёт

Персонифицированный учёт регулируется Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования». Работодатель в этой системе выступает страхователем: он собирает сведения о работнике, его трудовой деятельности, стаже и выплатах и передаёт их в Социальный фонд России и в налоговую. Конечная точка всех этих сведений — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица, ИЛС, который ведёт СФР по каждому человеку под его номером СНИЛС.

Обязанности работодателя распадаются на три потока, и путать их не стоит, потому что у каждого свой адресат и свой срок. Первый — кадровые события и стаж, они идут в СФР через ЕФС-1. Второй — персонифицированные сведения о физических лицах с суммами выплат, они идут в ФНС ежемесячно. Третий — выдача работнику документов о его трудовой деятельности: сведения по форме СТД-Р в день увольнения или по письменному заявлению, как этого требует статья 66.1 ТК РФ.

Работник со своей стороны видит результат в выписке из ИЛС, которую заказывает в личном кабинете на сайте СФР или на Госуслугах. Состав выписки и порядок её получения описаны на странице СФР про выписку из индивидуального лицевого счёта: там же видно, какие именно блоки сведений формирует работодатель, а какие фонд считает сам. Если кадровик хочет понять, как его отчётность выглядит с другой стороны, смотреть нужно именно этот документ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Персучёт удобно проверять с конца, а не с начала. Возьмите выписку из ИЛС по любому сотруднику, который недавно переводился или уходил в отпуск по уходу за ребёнком, и сверьте её с приказами. Расхождение в дате или в наименовании должности видно сразу, а исправлять его через корректирующую форму дешевле, чем объяснять потом самому работнику, почему у него в стаже дыра.»

ЕФС-1: что лежит в каждом подразделе

Форма состоит из титульного листа и двух разделов. Раздел 1 отвечает за сведения о трудовой деятельности, стаже и заработке, раздел 2 — за страховые взносы на травматизм. Внутри раздела 1 работают подразделы 1.1, 1.2 и 1.3, а также подразделы о стаже на особых условиях и о дополнительных взносах на накопительную пенсию.

• Подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности. Он заменил СЗВ-ТД и фактически ведёт электронную трудовую книжку: приём, постоянный перевод, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, начало и окончание периода работы по договору ГПХ. Помимо даты события в нём указываются должность, структурное подразделение, код вида договора и код выполняемой функции.
• Подраздел 1.2 — сведения о страховом стаже за календарный год. Сдаётся не всеми подряд, а по работникам, чьи периоды требуют отдельного отражения стажа.
• Подраздел 1.3 — сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных и муниципальных учреждений. Коммерческие компании его не заполняют вообще, это отчёт бюджетной сферы для мониторинга системы оплаты труда.
• Раздел 2 — расчёт взносов на страхование от несчастных случаев на производстве, бывший 4-ФСС, с подразделами 2.1, 2.1.1 и 2.3.

Титульный лист заполняется в каждой подаче, и в новой редакции по нему тоже есть изменение: код ОКВЭД берётся из ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату подачи, а не по результатам подтверждения основного вида деятельности в СФР.

Новая форма ЕФС-1: что отменили с 30 декабря 2025 года

Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 не переписал порядок заполнения, но снял с работодателя несколько обязанностей. Из подраздела 1.2 полностью убран тип сведений «Назначение выплат по ОСС»: подавать ЕФС-1 при уходе работницы в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком больше не требуется. Отменены коды ДИСТ и НДОМ, то есть перевод на дистанционную или надомную работу отдельно в подразделе 1.1 не отмечается. Появился код МДИГ — для иностранных граждан и лиц без гражданства, застрахованных по международным договорам. Графы «Индивидуальный номер рабочего места» и «Класс условий труда» теперь заполняются только тогда, когда по результатам СОУТ установлен вредный или опасный класс.

Запросы про отмену ЕФС-1 обычно приходят именно из-за этих поправок. Сама форма не отменена и продолжает действовать. Отменены отдельные типы сведений и коды внутри неё.

Сроки сдачи ЕФС-1 в 2026 году

Срок привязан не к форме целиком, а к конкретному подразделу и событию. Ниже — действующая на 2026 год картина по всем подразделам.

Из таблицы видно главную операционную сложность: подраздел 1.1 живёт в режиме ежедневной реакции на кадровое событие, а всё остальное — в режиме календаря. Компании, где кадровик собирает отчётность раз в месяц, срывают именно первую строку. В сервисе Добыто приказ о приёме подписывается в день издания и сразу получает статус и дату в системе, поэтому основание для однодневного срока фиксируется без разрыва.

Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, что подтверждено письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Если бумажный приказ подписывается позже электронного заявления, дата события для подраздела 1.1 берётся по приказу, и однодневный срок отсчитывается от него.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как закрыть подраздел 1.1 ЕФС-1 без штрафа: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте дату кадрового события по приказу, а не по фактическому выходу работника или дате подписания заявления. Для договора ГПХ основанием служит дата заключения или дата прекращения договора.
2. Шаг 2. Проверьте, что кадровый документ проведён в учётной системе. Отчёт собирается из проведённых документов, непроведённый приказ в форму не попадёт.
3. Шаг 3. Сверьте наименование должности со штатным расписанием и подберите код выполняемой функции по ОКЗ исходя из фактической трудовой функции.
4. Шаг 4. Сформируйте подраздел 1.1 только по тем работникам, у которых событие произошло. Включать в ту же подачу людей без мероприятий не нужно.
5. Шаг 5. Подпишите отчёт квалифицированной электронной подписью и отправьте не позднее следующего рабочего дня после даты приказа. При численности 11 и более застрахованных лиц бумажная подача недопустима.
6. Шаг 6. Дождитесь протокола приёма. Отправленный, но не принятый отчёт не считается представленным, а срок при этом продолжает течь.

Код выполняемой функции и коды должностей в ЕФС-1

В графе 6 подраздела 1.1 указывается кодовое обозначение занятия из пяти цифровых знаков в формате XXXX.X: первые четыре знака — код наименования по Общероссийскому классификатору занятий, пятый — контрольное число. Реквизит обязательный, пропустить его нельзя.

Ориентир при выборе кода — фактическая трудовая функция работника, а не название должности в штатном расписании. Должность «менеджер» в двух компаниях может означать разные занятия, и код у них будет разный. Это самая частая причина, по которой отчёт принимают, но данные в ИЛС работника выглядят странно.

Отдельно стоит вопрос с наименованиями должностей. Новый классификатор ОК 016-2025 действует с 1 января 2026 года и меняет часть наименований и кодов. Если наименование должности изменилось, требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам. Кадровые программы, включая 1С:ЗУП, тоже нужно обновить: старый справочник продолжит подставлять прежние значения.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Смена классификатора всегда вскрывает застарелые формулировки в штатке. Мы в таких проектах сначала выгружаем список всех должностей с кодами и смотрим, где наименование вообще не соответствует тому, чем человек занимается. Только после этого готовим приказ и допсоглашения, иначе придётся переподписывать их дважды.»

Что уходит в ФНС, а не в СФР

Вторая половина персонифицированного учёта живёт в налоговой. Персонифицированные сведения о физических лицах подаются в налоговый орган ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим, — это пункт 7 статьи 431 НК РФ. В отчёт попадают персональные данные работников и суммы выплат, начисленных в их пользу.

Отдельной ответственности за несвоевременную подачу этой формы в статье 431 НК РФ нет, инспекция применяет общую статью 126 НК РФ: 200 рублей за документ независимо от того, сколько человек в нём отражено. Сумма небольшая, но сам факт непредставления сведений закрывает для работника корректное отражение взносов, а для компании открывает камеральные вопросы по расчёту по страховым взносам.

Кадровые документы, из которых собираются сведения для СФР и ФНС

Это базовый комплект источников персучёта; начинать проверку удобнее со штатного расписания, потому что из него тянется и должность, и код занятия.

ЕФС-1 в 1С:ЗУП: где формируется и почему расходится

В 1С:ЗУП подраздел 1.1 создаётся через раздел «Отчётность, справки» — «Электронные трудовые книжки» либо через «Кадры» — «Электронные трудовые книжки», документ называется «Сведения о трудовой деятельности ЕФС-1 подраздел 1.1». Кнопка «Заполнить» собирает мероприятия автоматически.

Автозаполнение работает по проведённым кадровым документам. Отсюда три типовых расхождения. Первое: приказ оформлен на бумаге, а в базу внесён на следующей неделе — мероприятие не попадает в подачу вовремя. Второе: должность в приказе отличается от должности в штатном расписании, и в отчёт уходит неверное наименование. Третье: код выполняемой функции берётся из карточки должности, где он был заполнен один раз и с тех пор не пересматривался.

Связка КЭДО с 1С закрывает первое расхождение целиком: заявление и приказ подписываются электронно и возвращаются в базу со статусом, поэтому дата в системе совпадает с датой документа. В практике Добыто мы разворачиваем обмен с 1С:ЗУП так, чтобы кадровые данные и штатное расписание оставались ведущими в учётной системе, а подписание и маршруты — на стороне КЭДО.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед запуском обмена мы всегда просим привести в порядок штатное расписание и контактные данные сотрудников. Без телефона или почты личный кабинет работнику не создать, а без корректной штатки маршруты подписания строятся не на тех руководителей. Это два дня работы кадровой службы, которые потом экономят недели разбора расхождений в отчётности.»

Что работник видит в своём ИЛС

Индивидуальный лицевой счёт содержит сведения о периодах трудовой деятельности, стаже, величине индивидуального пенсионного коэффициента, суммах страховых взносов и пенсионных накоплениях. Все данные отражаются в документе «Сведения о состоянии индивидуального лицевого счёта застрахованного лица» по форме СЗИ-ИЛС, утверждённой приказом Минтруда от 09.01.2019 № 2н. Заказать выписку можно в личном кабинете на сайте СФР или через Госуслуги.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В выписке видны общие сведения, величина ИПК и стаж, детальные данные по годам с указанием работодателей и сумм взносов, информация о пенсионных накоплениях и о назначенной пенсии. Для кадровика ценна именно детальная часть: там ваша компания названа поимённо рядом с периодами и суммами.

Сведения о величине ИПК и страховом стаже в выписке обновляются раз в год, поэтому мгновенной обратной связи по свежей подаче ждать не стоит. Проверять качество данных лучше по протоколам приёма отчётности, а выписку использовать как контрольную точку по прошлым периодам.

Цена ошибки: штрафы по 27-ФЗ, 125-ФЗ и КоАП

Финансовые санкции по 27-ФЗ считаются не за отчёт, а за человека. 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица применяются за непредставление в срок либо за неполные или недостоверные сведения: по подразделу 1.1 в части договоров ГПХ — пункт 5 статьи 11, по подразделу 1.2 — пункт 3 статьи 11, по разделу о дополнительных взносах на накопительную пенсию — пункт 6 статьи 11, по сведениям СЗВ-ДСО — пункт 2.1 статьи 11.

Отдельная санкция — 1000 рублей за нарушение порядка электронного представления, если работодатель со штатом 11 и более работающих застрахованных лиц подал форму на бумаге. По разделу 2 действует норма 125-ФЗ: 5% от суммы взносов, начисленных к уплате за последние три месяца отчётного периода, но не более 30% этой суммы и не менее 1000 рублей. Должностное лицо отвечает по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей. Порядок взыскания и актуальные размеры санкций фонд публикует в разделе финансовые санкции по 27-ФЗ.

Требование об уплате направляется в течение 10 дней со дня вступления решения в силу, и уплата в первые 10 дней снижает сумму вдвое. Арифметика становится неприятной на объёме: при просрочке подраздела 1.2 по 300 работникам счёт идёт не на тысячи, а на 150 000 рублей, даже если сама ошибка техническая.

Когда ЕФС-1 подавать не нужно

Форма модульная, и отсутствие события означает отсутствие обязанности. Подраздел 1.1 не подаётся, если в компании не было кадровых мероприятий: приёма, перевода, увольнения, приостановления или возобновления договора, начала или окончания работы по ГПХ. Подраздел 1.3 не заполняют коммерческие организации — он только для государственных и муниципальных учреждений. Перевод работника на дистанционную или надомную работу с 30 декабря 2025 года отдельным мероприятием не отражается: коды ДИСТ и НДОМ отменены. Графы с номером рабочего места и классом условий труда заполняются только при вредном или опасном классе по результатам СОУТ, во всех остальных случаях остаются пустыми.

Что меняется с 1 июля 2026 года: закон 29-ФЗ

Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ переписал часть правил персонифицированного учёта, регистрации страхователей и взыскания недоимок. Большинство норм действует с 1 июля 2026 года, нормы о регистрации и снятии с учёта индивидуальных предпринимателей — с 1 сентября 2026 года.

• Из индивидуального лицевого счёта убраны понятия общей, специальной и профессиональной частей.
• В общую часть ИЛС добавлены периоды, засчитываемые в страховой стаж для выплаты пособий по временной нетрудоспособности и материнству, и суммы взносов на ВНиМ с 1 января 2023 года.
• Перестало действовать правило пункта 12 статьи 11 закона № 27-ФЗ о выдаче работнику копии расчёта по страховым взносам и сведений персучёта при увольнении или прекращении договора ГПХ.
• СФР регистрирует индивидуальных предпринимателей как страхователей по травматизму при заключении договоров ГПХ, по условиям которых заказчик начисляет взносы на травматизм.
• Страхователи больше не сообщают об изменении адреса обособленных подразделений и о смене места жительства ИП.

Отмена выдачи копий при увольнении не отменяет выдачу сведений по форме СТД-Р: это разные документы и разные основания. СТД-Р остаётся обязанностью работодателя по статье 66.1 ТК РФ.

Подготовка к отчётному периоду: что проверить заранее

Персучёт ломается не в момент отправки, а раньше — на уровне кадровых данных. Проверка перед отчётным периодом занимает несколько часов и снимает большую часть расхождений. Мы закладываем такую сверку в пилотную группу до раскатки КЭДО на всю компанию: одно подразделение показывает те же ошибки в штатном расписании и контактных данных, что и весь штат.

1. Штатное расписание. Наименования должностей соответствуют действующей редакции, изменения по новому классификатору оформлены приказом, допсоглашения подписаны.
2. Коды выполняемой функции. По каждой должности код соответствует фактической трудовой функции, а не историческому названию позиции.
3. Незакрытые кадровые документы. В базе нет непроведённых приказов о приёме, переводе и увольнении за отчётный период.
4. Договоры ГПХ. Даты заключения и прекращения зафиксированы, мероприятия по каждому договору поданы на следующий рабочий день.
5. Численность застрахованных лиц. При 11 и более работающих застрахованных лицах способ подачи только электронный.
6. Сертификат электронной подписи. Срок действия перекрывает отчётную дату, параметры соответствуют требованиям фонда, МЧД оформлена, если отчёт подписывает не руководитель.
7. Контактные данные работников. У каждого есть телефон или электронная почта, иначе электронное взаимодействие с ним не выстроить.

Важный нюанс из практики: при публикации личных кабинетов работников список сотрудников с незаполненными контактами подсвечивается отдельно. Достаточно одного значения — телефона либо почты, но без него кабинет не создаётся и уведомления не уходят. На старте внедрения этот список обычно оказывается длиннее, чем рассчитывает кадровая служба.

Критичность пунктов различается по типу работодателя. Ниже — разбивка по сценариям.

Сценарий определяет и то, где компания теряет время. Малому работодателю мешает отсутствие процедуры, крупному — разрыв между датой приказа и датой его появления в базе.

Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формировало по стране кадровый резерв специалистов, готовых к экстренной мобилизации. В резерве около 800 человек в разных регионах, при чрезвычайной ситуации требовалось оформить порядка 200 из них за несколько дней. До перехода на кадровый электронный документооборот приём собирали вручную через общий документооборот, и вся персонифицированная отчётность по этим людям уходила в фонд с задержкой. После создания личных кабинетов основная часть комплекта документов готовится заранее, а приём оформляется онлайн.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны кадровой службы документы подписываются усиленной квалифицированной подписью, со стороны работника — усиленной неквалифицированной, которая выпускается прямо в сервисе: два клика, и пароль работник задаёт сам. Это разные подписи с разными правовыми последствиями, и подменять одну другой нельзя даже во внутренних документах.»

Стоимость автоматизации персонифицированного учёта и КЭДО

Стоимость складывается из численности сотрудников, набора нужных видов электронной подписи и наличия интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужна ли УКЭП сотрудникам компании помимо кадровой службы: УКЭП доступна на тарифе «Бизнес», а получить её можно через партнёров-удостоверяющих центров. Полный состав тарифов и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ.

Выводы

Индивидуальный персонифицированный учёт держится на трёх потоках: ЕФС-1 в Социальный фонд, персонифицированные сведения о физлицах в налоговую и выдача работнику документов о трудовой деятельности. Новая редакция ЕФС-1 по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462 сняла отчётность по декретным отпускам и коды ДИСТ и НДОМ, но однодневный срок по приёму, увольнению и договорам ГПХ остался прежним и остаётся главным источником санкций в 500 рублей за каждое застрахованное лицо. С 1 июля 2026 года закон 29-ФЗ расширяет состав ИЛС и снимает обязанность выдавать копии сведений при увольнении.

Большая часть расхождений в отчётности рождается не в форме, а в кадровых документах: несвоевременно проведённый приказ, устаревшее наименование должности, незакрытый договор ГПХ. Мы в Добыто выстраиваем кадровый электронный документооборот так, чтобы дата документа в системе совпадала с датой события, а обмен с 1С:ЗУП возвращал в учётную базу подписанный документ со статусом, а не скан на почте.

Частые вопросы

Нужно ли подавать ЕФС-1 на директора — единственного учредителя без трудового договора

Подраздел 1.1 отражает кадровые мероприятия, основанием для которых служит приказ или договор. Если трудовой договор с руководителем не заключался и приказ о приёме не издавался, кадрового мероприятия нет, и сведения по подразделу 1.1 не формируются. При этом сама организация остаётся страхователем и продолжает отчитываться по разделу 2 и по персонифицированным сведениям в ФНС в общем порядке.

Как исправить ошибку в уже принятом подразделе 1.1

Исправление выполняется отдельной подачей: неверное мероприятие отменяется, после чего подаётся правильное. Дата в исправляющей форме указывается та же, что и в исходном мероприятии. Срок в 500 рублей за каждое застрахованное лицо применяется за недостоверные сведения, поэтому самостоятельное исправление до обнаружения ошибки фондом — разумная стратегия.

Что делать, если работник отказался от перехода на КЭДО

Для него кадровые документы продолжают вестись на бумаге. Отказ не влияет на персонифицированный учёт: сведения в ЕФС-1 подаются одинаково независимо от того, в каком виде оформлен приказ. Отказ также не даёт оснований для увольнения или иных санкций по отношению к работнику.

Обязательна ли машиночитаемая доверенность для сдачи ЕФС-1

МЧД нужна, когда отчётность подписывает не руководитель организации, а сотрудник. В этом случае он использует свою электронную подпись физического лица плюс доверенность в машиночитаемом виде. Если отчёт подписывается сертификатом организации, выданным на руководителя, доверенность не требуется.

Что происходит со сведениями персучёта при реорганизации компании

Обязанность подать сведения за период до реорганизации сохраняется, а исполняет её правопреемник. Кадровые мероприятия по работникам, которые переводятся в новое юридическое лицо, отражаются как увольнение в переводе и приём, каждое со своей датой и своим однодневным сроком.

Сколько хранить документы, на основании которых сформирован ЕФС-1

Хранится не сам отчёт, а его основания, и сроки у них разные: приказы по личному составу и трудовые договоры — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, табели и графики отпусков — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Перевод документов в электронный вид сроки хранения не сокращает.

Можно ли сдать подраздел 1.1 заранее, до даты приказа

Нет. Мероприятие подаётся после того, как издан приказ или заключён договор, потому что именно эти документы служат основанием. Подача сведений о событии, которое ещё не оформлено, создаёт недостоверные данные в ИЛС работника и попадает под ту же санкцию в 500 рублей за застрахованное лицо, что и опоздание.