Должности в ЕФС-1 указываются в графе 5 подраздела 1.1: наименование должности, профессии или специальности с квалификацией, конкретный вид поручаемой работы и структурное подразделение — так, как они записаны в штатном расписании работодателя. В той же графе 5 ставится код вида договора от 0 до 1.2, а в графе 6 — код по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) в формате XXXX.X. Порядок заполнения утверждён приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и применяется с 30 декабря 2025 года. Главное различие определяет, свободен ли работодатель в формулировке: для обычной должности наименование выбирает компания, а если с работой связаны льготы, досрочная пенсия или ограничения, название берётся из квалификационных справочников, профстандартов или списков соответствующих должностей.
Разберём, что СФР сверяет в графе 5, как подобрать код ОКЗ по фактическим обязанностям, а не по красивому названию в оффере, и почему переименование должности подаётся мероприятием «ПЕРЕВОД». Покажем, из-за каких расхождений приходит протокол с кодом ошибки 30 и как уложиться в пять рабочих дней на исправление, чтобы не платить 500 рублей за каждого работника. Сценарная таблица по кадровым событиям и срокам, чек-лист проверки перед отправкой, образцы кадровых документов и стоимость КЭДО на 2026 год — во второй половине статьи.
Где в ЕФС-1 указывается должность: графы 5 и 6 подраздела 1.1
Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» — преемник отчёта СЗВ-ТД, и именно он передаёт в Социальный фонд России название рабочего места. Наименование должности не дублируется по всей форме: в графе 5 оно пишется словами, в графе 6 — кодируется цифрами. Эти два реквизита проверяются независимо друг от друга, поэтому верное слово при неверном коде даёт отрицательный протокол ровно так же, как и наоборот.
Порядок заполнения требует заполнять графу 5 в соответствии со штатным расписанием работодателя. Это значит, что источником истины служит не текст вакансии, не подпись в корпоративной почте и не формулировка из приказа, если она разошлась со штаткой, а сама штатная единица. Ниже — карта реквизитов подраздела 1.1, в которых участвует должность.
| Реквизит подраздела 1.1 | Что указывается | Источник данных |
|---|---|---|
| Графа 5 «Трудовая функция … структурное подразделение» | Наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы, наименование структурного подразделения | Штатное расписание, трудовой договор |
| Графа 5, код вида договора | 0 — бессрочный; 0.1 — срочный до 6 месяцев; 0.2 — срочный более 6 месяцев; 1 — совместительство; 1.1 — совместительство до 6 месяцев; 1.2 — совместительство более 6 месяцев | Трудовой договор: срок и признак совместительства |
| Графа 6 «Код выполняемой функции» | Код ОКЗ в формате XXXX.X: четыре знака кода группы занятий и контрольное число | ОК 010-2014 (МСКЗ-08) |
| Наименование должности при льготах и ограничениях | Наименование и квалификационные требования по квалификационным справочникам, положениям профстандартов или спискам соответствующих должностей | Статья 57 ТК РФ, ЕТКС, ЕКС, профстандарты |
| Договор ГПХ | Графа 5 не заполняется, в графе 6 проставляется код вида договора ГПХ | Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 |
Из таблицы следует практическое правило работы с ГПХ: исполнитель по гражданско-правовому договору не имеет трудовой функции в смысле ТК РФ, поэтому попытка вписать ему «менеджер проектов» в графу 5 — типовая причина отказа. Разъяснения по составу граф и контрольным соотношениям Социальный фонд ведёт в разделе база знаний по заполнению ЕФС-1 для страхователей, там же публикуются уточнения по новым кодам.
Полезно знать: сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде, входят в закрытый перечень исключений из КЭДО наравне с трудовыми книжками и актами о несчастных случаях. ЕФС-1 подписывается УКЭП страхователя и уходит в СФР по телекоммуникационным каналам, а не через кабинет сотрудника.
В сервисе КЭДО Добыто должность и отдел хранятся в карточке сотрудника и подставляются в шаблоны документов переменными, поэтому приказ, допсоглашение и данные для отчёта берут одну и ту же формулировку. Расхождение между приказом и штаткой при таком подходе становится видимым сразу, а не в момент получения протокола.
Когда наименование должности нельзя придумывать: льготы, ограничения и досрочная пенсия
Статья 57 ТК РФ делит все должности на две группы. Если с работой по должности, профессии или специальности связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам, положениям профессиональных стандартов или спискам соответствующих должностей. Во всех остальных случаях работодатель формулирует название сам.
Порядок заполнения ЕФС-1 повторяет это требование почти дословно, и смысл дублирования прикладной. Данные подраздела 1.1 ложатся на индивидуальный лицевой счёт работника, а подраздел 1.2 передаёт стаж, в том числе льготный. Когда через двадцать лет человек обратится за досрочной пенсией, эксперт СФР будет сверять запись на лицевом счёте со Списками № 1 и № 2 и с квалификационными справочниками. «Специалист по термической обработке» вместо «термист» — это не стилистика, а несовпадение с позицией Списка, которое работнику придётся закрывать справками работодателя или судом.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы исходим из простого правила: как только в должности появляется вредность, ограничение или право на досрочную пенсию, свобода формулировки заканчивается. Проверьте название по справочнику до того, как оно попадёт в штатное расписание, потому что переписывать придётся всю цепочку — штатку, трудовой договор, карту спецоценки и уже сданные сведения. Работнику потом доказывать тождество наименований гораздо дороже, чем вам один раз сверить позицию.»
Вторая группа ограничений касается должностей, где закон вводит запреты: педагогическая деятельность, работа с несовершеннолетними, отдельные должности в сфере транспорта и медицины. Здесь наименование связано не с пенсией, а с допуском: инспектор ГИТ читает штатное расписание и трудовой договор буквально и сверяет их с квалификационными требованиями.
Переименование должности, перевод и совместительство: какое мероприятие подавать
Изменение названия должности почти всегда порождает вопрос, какое мероприятие ставить в графе с видом кадрового события. Переименование должности не меняет трудовую функцию работника, и по логике ТК РФ переводом на другую постоянную работу не является. Но СФР регистрирует такие изменения именно как «ПЕРЕВОД»: отдельного мероприятия под смену названия штатной единицы в подразделе 1.1 нет. Мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» используется в другом случае — когда меняется наименование самого страхователя или работника переводят из одного обособленного подразделения в другое.
| Ситуация с должностью | Мероприятие в подразделе 1.1 | Срок подачи |
|---|---|---|
| Приём на работу | ПРИЕМ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Увольнение | УВОЛЬНЕНИЕ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Постоянный перевод на другую должность | ПЕРЕВОД | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Переименование должности в штатном расписании | ПЕРЕВОД | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Изменение наименования страхователя | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Временный перевод | Подраздел 1.1 не подаётся: с 30 декабря 2025 года сведения подаются только при постоянных переводах | — |
Совместительство отражается не мероприятием, а кодом вида договора в графе 5: 1 для бессрочного совместительства, 1.1 и 1.2 для срочного до и свыше шести месяцев. Внутренний совместитель проходит по подразделу 1.1 отдельной записью со своей должностью и своим кодом ОКЗ, потому что это самостоятельный трудовой договор, а не вторая строка в основном.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге — основание статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. При этом срок подачи подраздела 1.1 отсчитывается от даты издания приказа, а не от даты его подписания работником.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Оформите приказ о переводе с прежней и новой должностью
При переименовании должности порядок действий такой: приказ об изменении штатного расписания, уведомление работника, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о переводе и только потом подраздел 1.1 с мероприятием «ПЕРЕВОД». В практике Добыто наиболее частый сбой на этой цепочке — штатное расписание изменили с первого числа, а допсоглашение подписали через три недели, и в отчёт уходит дата, которой нет ни в одном документе.
Образцы кадровых документов для смены и уточнения должности
Комплект под сценарий переименования: начните со штатного расписания, остальные формы подстраиваются под уже утверждённую формулировку.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности для работника | Скачать |
Код по ОКЗ в графе 6: как подобрать и чем проверить
Код выполняемой функции берётся из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) и состоит из пяти знаков в формате XXXX.X: первые четыре — код группы занятий, пятый после точки — контрольное число. У главного бухгалтера это 1211.1, у программиста — 2511.1. Классификатор построен не вокруг названий должностей, а вокруг занятий: одна и та же группа покрывает десятки разных наименований, а два похожих названия могут разойтись по разным группам.
Отсюда главный принцип подбора: код выбирается по фактически выполняемым обязанностям и уровню квалификации, а не по слову в штатке. Должность «менеджер» в классификаторе не существует как таковая — значение имеет, руководит человек подразделением, продаёт или ведёт документооборот. Именно на этом ломается автоматический подбор в учётных программах: справочник подставляет код по совпадению строки, а обязанности у конкретного работника другие.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перед первым отчётом мы просим прислать не список должностей, а должностные инструкции. По названию код подбирается неверно примерно в каждом третьем случае, особенно у творческих и гибридных ролей. Если должность не распознаётся сервисом подбора, подавайте расширенную заявку с кодом ОКВЭД организации и перечнем обязанностей — ответ приходит с обоснованием, и его можно приложить к кадровому делу.»
Официальный инструмент подбора ведёт ФГБУ «ВНИИ труда» Минтруда: автоматизированный сервис на портале института, чат-бот и поддержка по адресу okz@vcot.info. Таблица соответствия классификаторов профессий выложена на специализированном сайте Минтруда «Профессиональные стандарты» в формате Excel. Коммерческие подборщики кодов удобны, но при споре с фондом ссылаться лучше на ответ ВНИИ труда.
Как проверить должность и код ОКЗ перед отправкой ЕФС-1: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте действующее штатное расписание и выпишите наименование штатной единицы посимвольно, вместе с указанием квалификации и разряда.
- Шаг 2. Сверьте его с трудовым договором и приказом. Три документа должны содержать одну формулировку; при расхождении сначала исправляется кадровый документ, а не отчёт.
- Шаг 3. Определите, связаны ли с должностью льготы, компенсации или ограничения. Если да, сверьте наименование с квалификационным справочником, профстандартом или списком соответствующих должностей.
- Шаг 4. Подберите код ОКЗ по должностной инструкции, а не по названию. Проверьте формат: четыре цифры, точка, контрольное число.
- Шаг 5. Проставьте в графе 5 код вида договора: 0, 0.1, 0.2 для основного места работы, 1, 1.1, 1.2 для совместительства.
- Шаг 6. Сверьте наименование должности в подразделе 1.1 с подразделом 1.2 по стажу: в двух подразделах одного работника формулировка должна совпадать.
- Шаг 7. Сохраните основание выбора кода: скриншот ответа сервиса подбора или письмо ВНИИ труда в кадровом деле работника.
Что изменилось в ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года
Новая форма ЕФС-1 утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, формат электронного представления — приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Оба применяются с 30 декабря 2025 года, прежний бланк фонд не принимает. Для работы с должностями изменения касаются графы 6 и состава событий.
Коды «ДИСТ» и «НДОМ» исключены из порядка заполнения: сведения о начале и прекращении дистанционной или надомной работы через подраздел 1.1 больше не подаются. Коды неполного рабочего времени «НЕПД» и «НЕПН» сохранены, причём порядок допускает их одновременную установку, когда сокращены и рабочий день, и рабочая неделя. Добавлен статус «МДИГ» для иностранных граждан, застрахованных по международным договорам РФ. Уточнение про ОК 010-2014 (МСКЗ-08) перенесено прямо в текст порядка, чтобы снять споры о версии классификатора.
Когда подраздел 1.1 с должностью подавать не нужно
Форма закрывает не любое изменение в работе человека. Подраздел 1.1 не заполняется на исполнителей по договорам ГПХ в части трудовой функции — графа 5 у них остаётся пустой. Не подаются сведения при временном переводе, при переводе работника на дистанционный формат, при изменении оклада без смены должности и при изменении графика в пределах того же режима. Отдельного мероприятия под смену структурного подразделения внутри одного юридического лица без изменения должности порядок не предусматривает: такое изменение отражается в составе сведений о переводе, если перевод был постоянным.
Ошибки 30 и 50 в протоколе СФР и цена неточной должности
Протокол приёма показывает два принципиально разных исхода. Код 30 означает, что отчёт принят, но в подразделе 1.1 выявлены неточности: их придётся уточнить отдельной записью. Код 50 — критическая ошибка, из-за которой сведения не приняты вообще, и до исправления обязанность страхователя считается неисполненной.
При обнаружении ошибок или расхождений со своими данными фонд направляет уведомление об устранении в течение пяти рабочих дней — лично под расписку, заказным письмом или по телекоммуникационным каналам связи, основание часть 5 статьи 17 Федерального закона № 27-ФЗ. Если страхователь представит исправленные сведения в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления, финансовые санкции не применяются: это прямая норма части 26 статьи 17 того же закона. Штрафа не будет и тогда, когда ошибку нашёл сам работодатель и подал уточнённые сведения до того, как её заметил фонд.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Цена пропущенного срока считается по головам. Штраф по статье 17 закона № 27-ФЗ — 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в сведениях о котором допущены неточности. Для отдела кадров на 200 человек одна системная ошибка в наименовании должности по всему подразделению превращается в шестизначную сумму. Дополнительно должностное лицо отвечает по статье 15.33.2 КоАП РФ: от 300 до 500 рублей.
Отложенная часть цены не измеряется штрафом. Неверное наименование должности на индивидуальном лицевом счёте всплывает через годы: при назначении досрочной пенсии, при подтверждении специального стажа, при трудоустройстве по профилю. К этому моменту работодателя может уже не существовать, а восстанавливать запись придётся через архив и суд.
Как должность из ЕФС-1 попадает в ИЛС и что видит работник
Индивидуальный лицевой счёт — персональная запись в системе персонифицированного учёта, куда стекаются сведения о стаже, взносах и кадровых событиях. Сведения подраздела 1.1 формируют раздел о трудовой деятельности, то есть электронную трудовую книжку. Работник получает выписку из лицевого счёта бесплатно: услуга выписка из лицевого счёта в СФР на портале госуслуг выдаёт документ в личный кабинет, и там видно ровно то, что отправил работодатель.
Это меняет характер ошибок. Раньше о неверной должности узнавали при увольнении, когда человек получал СТД-Р. Сейчас работник проверяет запись в приложении и приходит с вопросом через неделю после приёма. Кадровой службе полезно опережать такие обращения и выдавать СТД-Р по запросу без напоминаний: форма показывает те же сведения, что ушли в фонд, и снимает половину споров о формулировке.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Сведения о трудовой деятельности законодатель намеренно вывел из перечня документов, которые можно вести в кадровом электронном документообороте. Их нельзя подписать неквалифицированной подписью работника и передать через личный кабинет — только УКЭП работодателя и канал сдачи отчётности. Поэтому при внедрении КЭДО мы сразу разделяем два контура: обмен с работником внутри системы и отчётность в СФР снаружи.»
ЕФС-1 и 1С:ЗУП: откуда программа берёт должность и код
В 1С:ЗУП отчёт по подразделу 1.1 собирается из кадровых документов, а наименование должности подтягивается из справочника должностей и штатного расписания. Код ОКЗ хранится реквизитом справочника должностей: программа подставит его во все записи по этой штатной единице, включая ошибочный, если его один раз внесли неверно. Регистрация кадрового мероприятия происходит в момент проведения документа приёма, перевода или увольнения, поэтому задним числом проведённый приказ ломает срок подачи.
Что проверить до формирования отчёта
- Справочник должностей. У каждой используемой должности заполнен код ОКЗ, и он соответствует должностной инструкции, а не строке поиска.
- Штатное расписание. Утверждённая версия действует на дату кадрового события, а не на дату сдачи отчёта.
- Вид договора. У срочных договоров указан срок, у совместителей проставлен признак совместительства: от этого зависит код 0.1, 0.2, 1.1 или 1.2 в графе 5.
- Подразделение. Наименование структурного подразделения в кадровом документе совпадает со штатным расписанием.
- Даты приказов. Приказы проведены датой издания, а не датой ввода в программу.
- Льготные должности. По позициям Списков № 1 и № 2 наименование сверено со справочником, а подраздел 1.2 заполняется той же формулировкой.
Когда кадровый учёт живёт в 1С, а подписание документов — в отдельной системе, риск расхождения формулировок растёт на стыке. Интеграция снимает ручной перенос: из 1С в систему КЭДО уходят кадровые данные, документы и штатное расписание, обратно возвращается подписанный документ со статусом. В Добыто такой обмен настраивается готовым модулем для 1С:ЗУП, справочник должностей при этом остаётся ведущим на стороне 1С.
Лайфхак: настройку любой системы кадрового документооборота начинают со штатного расписания — из него берутся и состав подразделений, и маршруты согласования, и подстановка должности в шаблоны. Наведите порядок в штатке до подключения, и половина расхождений в отчётности закроется сама.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «На внедрении мы всегда обкатываем процесс на пилотной группе, и первое, что вскрывается, — несколько написаний одной и той же должности в разных документах. Соберите справочник должностей в единственном экземпляре и запретите вводить название руками в приказах. Дальше ЕФС-1 собирается из данных, которые уже выверены, а не из того, что кто-то напечатал в спешке.»
Стоимость подключения КЭДО и сроки на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | выпуск в сервисе |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, а тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы. Действующие условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, включая состав функций и порядок выпуска подписей.
Выводы
Наименование должности в подразделе 1.1 — не текст, а реквизит с двумя независимыми проверками: слово в графе 5 сверяется со штатным расписанием и трудовым договором, код в графе 6 — с классификатором занятий по фактическим обязанностям. Свобода формулировки заканчивается там, где появляются льготы, ограничения или право на досрочную пенсию. Сроки жёсткие: следующий рабочий день на приём и увольнение, 25-е число следующего месяца на постоянный перевод и переименование должности. Пять рабочих дней после уведомления фонда закрывают вопрос штрафа, пропущенные пять — открывают счёт по 500 рублей на человека.
Большая часть расхождений между штаткой, приказом и отчётом рождается на ручном переносе формулировок между документами. В сервисе КЭДО Добыто должность берётся из карточки сотрудника и подставляется в шаблоны автоматически, а обмен с 1С:ЗУП передаёт кадровые данные и статусы подписания без повторного ввода — именно этот участок мы приводим в порядок в первую очередь при внедрении.
Частые вопросы
Что писать в графе 5, если работник оформлен по внутреннему совместительству на вторую должность?
Внутреннее совместительство — отдельный трудовой договор, поэтому в подразделе 1.1 оно проходит самостоятельной записью со своим наименованием должности, своим структурным подразделением и своим кодом ОКЗ. Код вида договора в графе 5 будет 1 для бессрочного совместительства, 1.1 для срочного до шести месяцев и 1.2 для срочного свыше шести месяцев. Совмещение профессий по статье 60.2 ТК РФ отдельной записью не подаётся: трудовой договор при совмещении один.
Совпадает ли код ОКЗ с номером профессионального стандарта?
Нет, это разные классификации. Код выполняемой функции берётся только из ОК 010-2014 (МСКЗ-08) и имеет формат XXXX.X. У профессиональных стандартов своя нумерация, и подставлять её в графу 6 нельзя. Сопоставить одно с другим помогает таблица соответствия классификаторов профессий, опубликованная в формате Excel на специализированном сайте Минтруда «Профессиональные стандарты».
Как исправить уже сданную запись, если должность указана неверно?
Ошибочная запись не редактируется, а отменяется. В подразделе 1.1 повторяется строка с теми же данными, что были сданы, и проставляется признак отмены, после чего следующей строкой подаются верные сведения. Если ошибку выявил фонд и прислал уведомление, на исправление есть пять рабочих дней со дня получения уведомления — в этот срок финансовые санкции не применяются.
Что ставить в графе 6, если человек работает по договору ГПХ?
Графа 5 с трудовой функцией по договорам ГПХ не заполняется, а в графе 6 проставляется код вида договора из перечня для гражданско-правовых отношений: ДГПХ, ДГПХФЛНС, ДАВТ, ДАВТФЛНС, ДОИП, ИЗЛД, ЛДПИ. Коды ДОИП и ЛДПИ применяются только при совокупном соблюдении условий договора на результаты интеллектуальной деятельности.
Нужно ли подавать сведения, если работник перешёл на дистанционный формат?
С 30 декабря 2025 года коды ДИСТ и НДОМ исключены из порядка заполнения графы 6, и сведения о начале или прекращении дистанционной и надомной работы через подраздел 1.1 не подаются. Режим неполного рабочего времени по-прежнему кодируется: НЕПД для неполного дня и НЕПН для неполной недели, причём оба кода могут стоять одновременно.
Где работник может увидеть должность, которую передал работодатель?
В выписке из индивидуального лицевого счёта в СФР: она заказывается бесплатно на портале госуслуг и приходит в личный кабинет. В выписке отражается раздел о трудовой деятельности, сформированный из поданных сведений. По запросу работника работодатель выдаёт форму СТД-Р с теми же данными, а также обязан выдать её при увольнении.
