ЕФС-1 в компании: кто отвечает за отчёт и сроки 2026

ЕФС-1 сдаёт организация как страхователь, но внутри компании форму собирают минимум два подразделения, поэтому один ответственный на всю форму не работает. Подразделы 1.1 и 1.2 наполняются кадровыми данными: приём, перевод, увольнение, договоры ГПХ, страховой стаж. Раздел 2 и подраздел 3 — это взносы на травматизм и дополнительные взносы на накопительную пенсию, их считает бухгалтерия. Ответственного назначают приказом работодателя, но платит по санкциям организация: 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 закона № 27-ФЗ, плюс от 300 до 500 рублей на должностное лицо по части 2 статьи 15.33.2 КоАП. Главное различие — в сроках: подраздел 1.1 по приёму и увольнению уходит на следующий рабочий день после приказа, раздел 2 сдаётся раз в квартал до 25-го числа.

Разберём, как поделить форму между кадровой службой и бухгалтерией, каким документом закрепить ответственного и что писать в приказе, чтобы за просрочку не отвечал случайный сотрудник. Покажем, где подраздел 1.1 срывается чаще всего: дата приказа, код по ОКЗ, отменяющие записи. Сценарная таблица по моделям распределения, чек-лист проверки перед назначением, образцы приказа и матрицы ответственности, стоимость подключения КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Из чего состоит ЕФС-1 и почему у формы разные владельцы данных

Форма объединила четыре прежних отчёта: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Объединение произошло на уровне бланка и приёмного канала, а не на уровне процесса: подразделы по-прежнему заполняются разными людьми, из разных учётных данных и в разные сроки. С отчётности 2026 года применяется форма и порядок заполнения, утверждённые приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, вступившим в силу 30 декабря 2025 года. Структура при этом сохранилась, изменилась часть правил заполнения.

Ниже сведены подразделы, сроки и подразделение, которое физически владеет исходными данными.

Из таблицы следует практическое ограничение: кадровая часть формы живёт в режиме события, бухгалтерская — в режиме отчётного периода. Регламент, написанный под квартальную отчётность, кадровые сроки не удержит, потому что подраздел 1.1 нельзя поставить в календарь заранее: он привязан к дате приказа, а приказ появляется тогда, когда сотрудник уволился или вышел.

Подраздел 1.3 закрывает узкую категорию. Его сдают только государственные и муниципальные учреждения, ведущие виды деятельности, определённые приказом Минтруда от 28.12.2023 № 900н: образование, наука, медицина, социальное обслуживание, кинематография. Коммерческой компании этот подраздел не касается, и включать его в приказ об ответственных не нужно.

Кто отвечает за ЕФС-1 по закону и что меняет приказ работодателя

Обязанность представлять сведения лежит на страхователе, то есть на организации или индивидуальном предпринимателе с наёмными работниками. Ни кадровик, ни главный бухгалтер страхователем не являются, поэтому приказ о назначении ответственного не переносит на них финансовую санкцию. Приказ решает другую задачу: он фиксирует, кто внутри компании собирает данные, кто проверяет, кто подписывает и кто отправляет, и по нему потом разбирают, чей участок дал сбой.

Санкции разложены по трём нормам и считаются по-разному.

• 500 рублей за каждое застрахованное лицо — за непредставление в срок либо представление неполных или недостоверных сведений персонифицированного учёта, статья 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
• 1000 рублей — за нарушение порядка представления сведений в электронной форме. Если ЕФС-1 подаётся в отношении 11 и более человек, бумажный вариант не принимается.
• 5% от суммы взносов за последние три месяца отчётного периода, но не менее 1000 рублей и не более 30%, — за просрочку раздела 2, статья 26.30 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
• От 300 до 500 рублей — должностному лицу по части 2 статьи 15.33.2 КоАП. Именно здесь приказ о назначении ответственного и всплывает: он определяет, кого считать должностным лицом по этому эпизоду.

Отдельно стоит механизм исправления. Если фонд сам обнаружил расхождения, он направляет уведомление, и на устранение даётся пять рабочих дней: уложились — санкции не применяются. Если страхователь нашёл ошибку раньше фонда и подал уточнённые сведения, санкций тоже нет. Порядок и составы удобно сверять по разделу о финансовых санкциях по 27-ФЗ в базе знаний СФР, там же описан порядок привлечения страхователя.

Во сколько обходится незакрытая зона ответственности

Стоимость ошибки считается не за отчёт, а за человека. Компания на 200 сотрудников, которая просрочила годовой подраздел 1.2, получает 500 рублей на каждое застрахованное лицо: 100 000 рублей за один пропущенный срок. Пропущенное увольнение обходится дешевле, 500 рублей за одного человека, но такие эпизоды копятся незаметно, потому что срок в один рабочий день закрывается не отчётным календарём, а дисциплиной кадровика.

Вторая часть цены — недостоверные сведения. Ошибка в коде трудовой функции, в дате приказа или в СНИЛС попадает в индивидуальный лицевой счёт работника, и разбираться с ней приходится задним числом, когда человек уже уволился и заказал выписку. Формально это тот же состав по статье 17 закона № 27-ФЗ с тем же расчётом по 500 рублей за лицо.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Приказ о распределении обязанностей часто пишут как способ снять ответственность с руководителя, и это не работает. Организация не сможет уйти от ответственности ссылкой на то, что виноват конкретный сотрудник или что руководитель не контролировал процесс. Приказ полезен другим: он показывает, на каком участке произошёл сбой, и позволяет закрыть дыру, а не искать виноватого.»

Три модели распределения: кадровая служба, бухгалтерия, аутсорсинг

На практике встречаются три устойчивые схемы, и выбор между ними определяется не размером компании, а тем, где ведётся первичный кадровый учёт. Если приказы издаёт бухгалтер, отдавать ему подраздел 1.1 логично. Если кадровая служба выделена и работает в своей программе, разрыв между приказом и отчётом появляется ровно на стыке подразделений.

Сценарная таблица ниже показывает, что критично в каждой из схем, а что вторично.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

При аутсорсинге ответственность за срок остаётся на организации: страхователем по-прежнему является она, а не подрядчик. В договоре имеет смысл прописывать не только срок сдачи отчёта, но и срок, в который компания обязана передать подрядчику приказ, иначе подрядчик физически не успевает в один рабочий день.

Когда отдельный ответственный за ЕФС-1 не нужен

Приказ о назначении ответственного избыточен, если в компании один человек ведёт весь кадровый и расчётный учёт, а его обязанности уже описаны в трудовом договоре и должностной инструкции. Дублирующий приказ в такой ситуации ничего не добавляет: участок и так не делится.

Второй случай — организация без работников, где директор единственный участник и трудовой договор с ним не заключался. Кадровых мероприятий нет, подраздел 1.1 не формируется, а раздел 2 при отсутствии начислений сдаётся нулевым. Назначать ответственного не за что, достаточно закрепить обязанность за руководителем.

Как закрепить ответственного: приказ, ЛНА и должностная инструкция

Ответственного назначают одним из трёх документов, и они не заменяют друг друга. Приказ фиксирует персональное назначение с датой и заместителем. Положение об отделе кадров или регламент отчётности описывает процесс: откуда берутся данные, кто проверяет, за сколько дней до срока формируется отчёт. Должностная инструкция вносит ЕФС-1 в постоянные обязанности конкретной должности, и без неё поручение считается дополнительной работой, а это уже статья 60.2 ТК РФ с письменным согласием и доплатой.

Как назначить ответственного за ЕФС-1: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Разделите форму по подразделам и определите, у кого физически лежат первичные данные по каждому: кадровые приказы, табель, расчёт взносов, реестры дополнительных взносов.
2. Шаг 2. Проверьте должностные инструкции ответственных. Если ведения персонифицированной отчётности в них нет, подготовьте изменения в инструкцию или дополнительное соглашение о совмещении.
3. Шаг 3. Издайте приказ о распределении обязанностей: по каждому подразделу назовите ответственного за сбор, ответственного за проверку и одного ответственного за отправку в СФР.
4. Шаг 4. Назначьте заместителя на каждый участок. Срок в один рабочий день по приёму и увольнению не сдвигается из-за отпуска или больничного основного исполнителя.
5. Шаг 5. Определите, чьей электронной подписью уходит отчёт, и оформите доверенность, если подписывает не руководитель.
6. Шаг 6. Закрепите внутренние контрольные сроки в регламенте: кадровое событие передаётся ответственному в день издания приказа, квартальные разделы формируются за 3 рабочих дня до срока сдачи.
7. Шаг 7. Ознакомьте всех названных в приказе под подпись и внесите отчётные даты в общий календарь бухгалтерии и кадровой службы.

Матрица ответственности снимает главный спор в компаниях с разделённым учётом: кто именно виноват, когда данные есть у одного, а отправляет другой. В матрице по каждому подразделу проставляются роли исполнителя, проверяющего и утверждающего, и дальше разбор сбоя занимает минуты. В практике Добыто мы начинаем внедрение именно с матрицы: без неё настройка маршрутов подписания упирается в вопрос, кто утверждает документ и с чьей стороны приходит дата.

Образцы приказов и регламентов для назначения ответственного

Комплект собран под задачу распределения участков, начинать удобно с приказа о распределении обязанностей.

Кто подписывает и отправляет ЕФС-1: подпись, доверенность, делегирование

Отчёт подписывается квалифицированной электронной подписью. Вариантов два: подписывает руководитель своей подписью либо подписывает сотрудник своей личной подписью физического лица, а полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность. Промежуточный вариант, когда бухгалтер или кадровик держит у себя ключ директора, распространён и незаконен.

Кейс из практики: бухгалтер годами работал подписью директора и сдавал отчётность с ошибками. Организация получала штрафы, а разбирательства растянулись надолго именно потому, что подписантом формально числился руководитель, а фактический исполнитель нигде не был закреплён. После перехода на личную подпись бухгалтера с доверенностью схема упростилась: при прекращении работы с организацией подпись не перевыпускается, отзывается доверенность, а ключ остаётся прежним.

Число доверенностей считается не по сотрудникам, а по сценариям. Отчётность в фонд, работа на портале закупок, электронный документооборот с контрагентами — это разные приёмные системы со своими правилами, и одна доверенность на всё не подходит. Полномочия указываются либо текстом, либо кодом из общего классификатора, в котором уже несколько тысяч записей, поэтому надёжнее взять прежнюю бумажную доверенность сотрудника и переносить её пункт за пунктом.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Раньше полномочия зашивались в сертификат и были не видны со стороны, теперь они вынесены в отдельный читаемый файл. У сотрудника один сертификат на себя как на физическое лицо и столько доверенностей, сколько систем он обслуживает. Ведите реестр доверенностей по сотрудникам и системам: без него при увольнении вы просто не вспомните, что и где отзывать.»

Подраздел 1.1: где процесс рвётся чаще всего

Срок подраздела 1.1 по приёму и увольнению отсчитывается от даты издания приказа, а не от даты события и не от даты, когда кадровик внёс данные в программу. Отсюда типовой сбой: приказ издан пятницей, кадровик увидел его в понедельник, срок уже пропущен. Дата приказа — единственный ориентир, и контрольная точка регламента ставится именно на неё.

Второе узкое место — код трудовой функции. В подразделе 1.1 указывается код по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) в формате из пяти знаков: четыре знака кода группы занятий и контрольное число. Из порядка заполнения по приказу № 1462 убрали упоминание формата кода, но сама обязанность указывать код по ОКЗ сохранилась. Ошибка здесь не ловится глазом при беглой проверке и уходит в лицевой счёт работника вместе с записью.

Третье место, где ошибаются, — исправления. Отменяющая запись в подразделе 1.1 подаётся не пустым бланком: подраздел заполняется в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые отменяются, и в графе «Признак отмены записи» ставится знак «X». Если после отмены нужна правильная запись, она подаётся отдельной строкой. По подразделу 1.2 предусмотрены свои типы сведений, корректирующие и отменяющие, и заполняются они по другим правилам, поэтому переносить логику из подраздела 1.1 нельзя.

Проверить, что сведения дошли до фонда и легли на индивидуальный лицевой счёт, может и работодатель через личный кабинет страхователя, и сам работник. Работник заказывает выписку из лицевого счёта в СФР на портале Госуслуг и видит там записи о приёме, переводах и увольнениях. Расхождение всплывает при первом же трудоустройстве в новое место, поэтому сверка выписки при массовых корректировках экономит переписку с фондом.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Электронный кадровый документооборот не отменяет бумажный приказ об увольнении, но снимает разрыв между изданием приказа и попаданием события к ответственному за отчёт. В практике Добыто мы разводим два процесса: подписание документа идёт по маршруту согласования в системе, а срок ЕФС-1 привязывается к дате приказа и ставится на контроль отдельно. Проверьте по своему последнему увольнению, сколько дней прошло между датой приказа и датой отправки подраздела 1.1.»

ЕФС-1 в 1С:ЗУП: где формируется отчёт и что настроить заранее

В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 подраздел 1.1 создаётся через раздел «Кадры» или «Отчётность, справки» и журнал электронных трудовых книжек, документ называется «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1». Отчёт заполняется автоматически из кадровых документов, если событие в программе зарегистрировано.

Настройки, без которых автозаполнение не работает, сводятся к трём пунктам. В кадровых приказах должен стоять флаг записи электронной трудовой книжки, иначе событие не попадёт в журнал. В документе приёма после проведения нажимается кнопка регистрации сведений о трудовой деятельности. И справочник должностей должен содержать код по ОКЗ, иначе подраздел 1.1 сформируется с пустой графой и уйдёт как неполные сведения.

Компании с разделённым учётом чаще всего теряют время не в самой программе, а на передаче события между людьми. Мы подключаем интеграцию с 1С:ЗУП так, чтобы кадровый документ уходил на подписание из привычного интерфейса, а статус и дата возвращались обратно в базу: ответственному за отчёт не нужно спрашивать, подписан ли приказ. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и на пилоте обычно и выясняется, что в справочнике должностей проставлены не все коды ОКЗ.

Что проверить до назначения ответственного

Приказ, изданный до проверки исходных данных, назначает человека виновным за чужие пробелы. Перед назначением проходят короткую диагностику.

1. Полнота кодов по ОКЗ. Выгрузите справочник должностей и посмотрите, у скольких позиций код не заполнен. Это первый источник неполных сведений.
2. Численность застрахованных лиц. От 11 человек ЕФС-1 сдаётся только электронно, бумажная подача даёт отдельный штраф 1000 рублей.
3. Канал сдачи и подпись. Определите, чья подпись уходит в СФР и есть ли действующая доверенность у того, кто нажимает кнопку отправки.
4. Скорость передачи приказа. Замерьте на трёх последних увольнениях, сколько времени проходит от даты приказа до момента, когда о нём узнаёт ответственный за отчёт.
5. Заместители. Проверьте, кто закрывает участок в отпуске и на больничном, и внесён ли он в приказ.
6. История корректировок. Поднимите отменяющие и корректирующие сведения за последний год: повторяющийся тип ошибки показывает, какой участок нужно перестраивать, а не какого человека менять.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Журнал действий в информационной системе смотрят до спора, а не после. Он показывает и то, что работает на работодателя, и то, что против: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы проводим такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.»

Стоимость подключения КЭДО и тарифы для кадровой службы

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и SLA — в «Корпорацию».

Итоговая сумма складывается из численности сотрудников и выбранного тарифа, поэтому при численности около 50 человек имеет смысл сравнить помесячный расчёт с минимальным годовым платежом. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Отдельно за электронные подписи для сотрудников платить не нужно: ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Выводы

ЕФС-1 не имеет одного владельца внутри компании: кадровая часть привязана к дате приказа и живёт в режиме события, бухгалтерская — в режиме отчётного периода. Санкции при этом ложатся на организацию, а приказ о распределении обязанностей нужен для того, чтобы участок не остался бесхозным и чтобы у каждого исполнителя был заместитель. Самые дорогие сбои дают не сложные подразделы, а простые вещи: незаполненный код по ОКЗ, приказ, до которого ответственный добрался через три дня, и доверенность, срок которой никто не отслеживал.

Мы в Добыто ежедневно работаем с кадровыми процессами компаний, где учёт разделён между службами, и настраиваем маршруты так, чтобы дата подписания документа не терялась между 1С:ЗУП и системой подписания. Это тот участок, на котором обычно и возникает просрочка подраздела 1.1.

Частые вопросы об ответственности за ЕФС-1

Можно ли назначить ответственным за ЕФС-1 сотрудника на аутсорсинге и снять обязанность с компании?

Нет. Страхователем остаётся организация, поэтому санкции по статье 17 закона № 27-ФЗ предъявят ей, а не подрядчику. Договор с подрядчиком регулирует только внутренние отношения: по нему компания может взыскать убытки, но перед фондом отвечает сама. В договоре стоит зафиксировать встречный срок передачи подрядчику кадрового приказа, иначе он не успеет уложиться в один рабочий день по приёму и увольнению.

Что делать, если ответственный уволился в середине отчётного периода?

Издать приказ о переназначении с датой, отозвать машиночитаемую доверенность в той системе, где она оформлялась, и передать по акту незакрытые задачи: неотправленные подразделы 1.1, черновики раздела 2, переписку с фондом. Доверенность отзывается в той же системе, где создавалась: для одних сценариев это портал налоговой службы, для других — личный кабинет соответствующей системы, единой кнопки отзыва нет.

Штрафуют ли за ошибку, если её нашли и исправили сами?

Если страхователь самостоятельно выявил ошибку и подал уточнённые сведения до того, как её обнаружил фонд, санкции не применяются. Если расхождение нашёл фонд, он направляет уведомление, и на исправление даётся пять рабочих дней с момента получения: при соблюдении этого срока санкции также не применяются.

Нужен ли отдельный приказ, если ЕФС-1 сдаёт главный бухгалтер по должностной инструкции?

Отдельный приказ не обязателен, если в должностной инструкции прямо названо ведение персонифицированной отчётности. Приказ понадобится в двух случаях: когда участок делится между кадровой службой и бухгалтерией и когда назначается заместитель на период отпуска или болезни. Без письменного заместителя срок в один рабочий день по приёму и увольнению закрывать некому.

Что показывает работнику выписка из индивидуального лицевого счёта и зачем её сверять кадровику?

Индивидуальный лицевой счёт в СФР содержит сведения о периодах деятельности, заработке, взносах на обязательное пенсионное страхование и сформированных пенсионных правах. Работник заказывает выписку через портал Госуслуг. Кадровику сверка полезна после массовых корректировок: расхождение, не замеченное при отправке, всплывает у работника при следующем трудоустройстве, и исправлять его приходится задним числом.

Сдаётся ли ЕФС-1 на исполнителей по договорам ГПХ и кто за них отвечает?

Подраздел 1.1 подаётся при заключении и при прекращении договора гражданско-правового характера в тот же срок, что и по трудовым договорам: не позднее следующего рабочего дня. Договоры ГПХ обычно ведёт не кадровая служба, а юрист или инициирующее подразделение, поэтому именно этот участок чаще всего выпадает из приказа об ответственных. При распределении обязанностей его называют отдельной строкой.

Нулевой отчёт сдавать нужно?

Раздел 2 представляется и при отсутствии начислений, в нулевом виде, поскольку обязанность привязана к статусу страхователя, а не к наличию выплат. Подразделы 1.1 и 1.2 работают иначе: подраздел 1.1 подаётся только при наступлении кадрового мероприятия, а подраздел 1.2 — при наличии в отчётном году застрахованных лиц с периодами, подлежащими отражению.