Сроки сдачи ЕФС-1 не сводятся к одной дате: у каждого подраздела свой срок и своя периодичность. Подраздел 1.1 по приёму, увольнению и договорам ГПХ уходит в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, по переводу и остальным мероприятиям — до 25-го числа следующего месяца. Подраздел 1.2 сдают раз в год до 25 января, подраздел 1.3 — ежемесячно, раздел 2 и подраздел 3 — ежеквартально. Главное различие, от которого зависит ваш календарь: событие относится к срочным кадровым мероприятиям или к отчётным периодам. В первом случае срок считают в рабочих днях от даты приказа, во втором — от окончания месяца, квартала или года.
Разберём каждый подраздел отдельно: что в него входит, кто его сдаёт и в какой день срок истекает. Покажем, какие мероприятия с 2026 года больше не попадают в подраздел 1.1 и какие коды исчезли из формы по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462. Календарь отчётных дат на 2026 год с учётом переносов, размеры санкций и два условия, при которых штраф не начисляют вовсе, — во второй половине статьи.
Почему у ЕФС-1 не один срок, а пять
ЕФС-1 — это единая форма сведений для персонифицированного учёта и взносов на травматизм. Она собрала под одной обложкой четыре прежних отчёта: СЗВ-ТД стал подразделом 1.1, СЗВ-СТАЖ — подразделом 1.2, ДСВ-3 — подразделом 3, а 4-ФСС превратился в раздел 2. Обложка общая, а сроки у каждой части остались своими, потому что события, которые они описывают, наступают с разной периодичностью.
Отсюда практическое следствие: фразы «сдать ЕФС-1» в отрыве от подраздела не существует. Страхователь подаёт не форму целиком, а отдельный подраздел с титульным листом. В январе это может быть подраздел 1.1 на принятого сотрудника, в апреле — раздел 2 за первый квартал, и это две разные отправки.
| Часть формы | Что содержит | Кто сдаёт | Периодичность и срок |
|---|---|---|---|
| Подраздел 1.1 | Кадровые мероприятия: приём, увольнение, постоянный перевод, договоры ГПХ | Все работодатели при наступлении события | По событию: следующий рабочий день или 25-е число следующего месяца |
| Подраздел 1.2 | Страховой стаж, периоды для досрочной пенсии, районные коэффициенты, данные СОУТ | Работодатели по работникам, чьи периоды влияют на пенсионные права | Раз в год, до 25 января следующего года |
| Подраздел 2 раздела 1 | Основания для отражения периодов работы в особых условиях труда | Только при наличии особых условий труда | Вместе с подразделом 1.2 |
| Подраздел 1.3 | Сведения о зарплате и квалификации работников бюджетной сферы | Государственные и муниципальные учреждения | Ежемесячно, до 25-го числа следующего месяца |
| Подраздел 3 | Дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию | Работодатели, которые такие взносы уплачивают | Ежеквартально, до 25-го числа месяца после квартала |
| Раздел 2 | Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний | Все страхователи | Ежеквартально, до 25-го числа месяца после квартала |
Из таблицы видно, где проходит линия ответственности внутри компании: подраздел 1.1 наполняет специалист по кадрам по своим приказам, а раздел 2 считает бухгалтерия по начисленным взносам. Отчёт при этом один, и опоздание любой из сторон видно фонду одинаково.
Факт: объединение отчётности дало кадровикам и бухгалтерам общий дедлайн 25-го числа. Раньше каждый вёл свой календарь, теперь подразделы одной формы приходится согласовывать между двумя службами.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда отчётность объединили и сроки сократили, самой уязвимой точкой стал не расчёт, а стык двух служб. Кадровик закрывает подраздел 1.1 по приказам, бухгалтер — раздел 2 по взносам, и если между ними нет договорённости, кто и когда нажимает отправку, форма уходит наполовину. Закрепите ответственных письменно, в положении об отделе или в приказе о распределении обязанностей.»
Подраздел 1.1: следующий рабочий день или 25-е число
Срок подраздела 1.1 определяется не отчётным периодом, а видом кадрового мероприятия. Основание — статья 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Часть событий требует реакции на следующий рабочий день, остальные накапливаются и уходят одной пачкой до 25-го числа.
| Кадровое мероприятие | Срок подачи подраздела 1.1 |
|---|---|
| Приём на работу | Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа |
| Увольнение | Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа |
| Заключение договора ГПХ | Не позднее следующего рабочего дня после заключения |
| Прекращение договора ГПХ | Не позднее следующего рабочего дня после прекращения |
| Приостановление и возобновление трудового договора | Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа |
| Постоянный перевод | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Установление второй профессии или квалификации | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Переименование страхователя | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Запрет занимать должность по приговору суда | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Заявление работника о выборе формы трудовой книжки | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления |
Обратите внимание на точку отсчёта в верхней части таблицы: это не дата приёма и не последний рабочий день сотрудника, а дата приказа. Приказ об увольнении, изданный 30 июня с датой увольнения 30 июня, даёт срок 1 июля. Приказ, изданный 26 июня «задним числом» на 30 июня, даёт срок 27 июня, и здесь чаще всего срок и теряется.
С 30 декабря 2025 года перечень мероприятий сократился. Коды ДИСТ и НДОМ исключены: перевод сотрудника на дистанционную или надомную работу в подраздел 1.1 больше не подаётся. Появился код МДИГ для иностранных граждан, застрахованных по международным договорам, а код трудовой функции сверяется с Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 и записывается пятью знаками в формате XXXX.X.
Полезно знать: приказ об увольнении и акт ознакомления с ним оформляются только на бумаге, это статья 22.1 ТК РФ и письмо Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Электронного увольнения «под ключ» не бывает, а срок по подразделу 1.1 при этом всё равно отсчитывается от даты бумажного приказа.
Календарь ЕФС-1 на 2026 год с учётом переносов
Если 25-е число выпадает на выходной, срок сдвигается на ближайший рабочий день. В 2026 году это происходит четыре раза: в январе, апреле, июле и октябре. Ниже собраны все крайние даты года по всем подразделам.
| Крайняя дата | Что сдаём |
|---|---|
| 26 января 2026 | Подраздел 1.1 за декабрь 2025; подразделы 1.2 и 2 раздела 1 за 2025 год; раздел 2 и подраздел 3 за 2025 год; подраздел 1.3 за декабрь 2025 |
| 25 февраля 2026 | Подраздел 1.1 и подраздел 1.3 за январь |
| 25 марта 2026 | Подраздел 1.1 и подраздел 1.3 за февраль |
| 27 апреля 2026 | Подраздел 1.1 и подраздел 1.3 за март; раздел 2 и подраздел 3 за I квартал |
| 25 мая 2026 | Подраздел 1.1 и подраздел 1.3 за апрель |
| 25 июня 2026 | Подраздел 1.1 и подраздел 1.3 за май |
| 27 июля 2026 | Подраздел 1.1 и подраздел 1.3 за июнь; раздел 2 и подраздел 3 за полугодие |
| 25 августа 2026 | Подраздел 1.1 и подраздел 1.3 за июль |
| 25 сентября 2026 | Подраздел 1.1 и подраздел 1.3 за август |
| 26 октября 2026 | Подраздел 1.1 и подраздел 1.3 за сентябрь; раздел 2 и подраздел 3 за 9 месяцев |
| 25 ноября 2026 | Подраздел 1.1 и подраздел 1.3 за октябрь |
| 25 декабря 2026 | Подраздел 1.1 и подраздел 1.3 за ноябрь |
| 25 января 2027 | Подраздел 1.1 за декабрь 2026; подразделы 1.2 и 2 раздела 1 за 2026 год; раздел 2 и подраздел 3 за 2026 год; подраздел 1.3 за декабрь 2026 |
Календарь показывает только «пачечные» сроки. Приёмы, увольнения и договоры ГПХ в него не попадают: по ним счёт идёт ежедневно, и планировать их отправку на 25-е число нельзя.
Как выстроить контроль сроков, чтобы не считать вручную
Контроль строится на разделении двух потоков. Первый поток — срочные события, их немного, но реагировать надо в течение суток. Второй поток — накопительные мероприятия и отчётные периоды, их можно закрывать по расписанию. Смешение потоков в один список задач и есть основная причина просрочек.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В практике Добыто мы разводим эти потоки на уровне маршрутов: приказ о приёме и приказ об увольнении получают отдельный маршрут с уведомлением ответственного в день подписания, а переводы и переименования собираются в реестр к 20-му числу. Так у кадровика остаётся 5 дней запаса до 25-го, а не ноль.
Как не пропустить срок ЕФС-1: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень страхователей. По каждому юридическому лицу и обособленному подразделению, состоящему на учёте, подразделы сдаются отдельно, со своим регистрационным номером.
- Шаг 2. Разделите кадровые мероприятия на две группы по таблице выше: «следующий рабочий день» и «до 25-го числа». Зафиксируйте это в регламенте, а не в голове ответственного.
- Шаг 3. Привяжите триггер к дате приказа, а не к дате события. В учётной системе это поле «дата документа», именно оно запускает отсчёт.
- Шаг 4. Назначьте ответственных по каждому подразделу и закрепите их в приказе о распределении обязанностей: подразделы 1.1, 1.2 и 1.3 — за кадровой службой, раздел 2 и подраздел 3 — за бухгалтерией.
- Шаг 5. Поставьте контрольную точку на 20-е число: сверьте реестр кадровых событий месяца с тем, что уже отправлено. Расхождение проще закрыть за 5 дней, чем объяснять постфактум.
- Шаг 6. Проверьте способ подачи. При численности работающих застрахованных лиц более 10 человек форма представляется только в виде электронного документа.
- Шаг 7. Сохраняйте протокол приёма от СФР по каждой отправке. Без него факт своевременной подачи доказывать нечем.
Важный нюанс из практики: в группе компаний с восемью юридическими лицами подраздел 1.1 сдаётся восемь раз по восьми регистрационным номерам, даже если кадровая служба одна и приказы готовит один человек. Единый календарь на группу здесь не работает: каждый страхователь отчитывается сам за себя.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Самая частая ошибка на внедрении — выстроить контроль вокруг события, а не вокруг документа. Сотрудник вышел 1-го, а приказ подписали 3-го, и календарь у кадровика уже разъехался с календарём фонда. Возьмите за правило проверять срок по дате приказа и не оформлять приказы задним числом: это единственное, что реально сокращает просрочки.»
Шаблоны кадровых документов, из которых собирается подраздел 1.1
Подборка закрывает подготовку к отчёту: начните с формы СТД-Р, она показывает, какие именно сведения о трудовой деятельности уходят в фонд и выдаются работнику.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
ЕФС-1 в 1С:ЗУП: где формируется отчёт и что проверить перед отправкой
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3 обновлённая форма поддерживается начиная с версии 3.1.34.177, а новый электронный формат по приказу СФР от 17.11.2025 № 1463 стал доступен 6 апреля 2026 года после обновления классификаторов. Каждый подраздел формируется отдельным документом, титульный лист заполняется автоматически, отчёт вызывается из раздела кадровых документов или из 1С-Отчётности.
Перед отправкой имеет смысл проверить три вещи, которые программа не подсветит ошибкой. Первая — дата приказа в кадровом документе: если её правили после проведения, отсчёт срока в вашей голове и в базе разошёлся. Вторая — код трудовой функции по ОК 010-2014, он обязателен и не подставляется сам, если позиция штатного расписания заведена без классификатора. Третья — код территориальных условий и доля ставки в подразделе 1.2: с 2026 года при неполном рабочем времени в районах Крайнего Севера доля ставки указывается прямо в поле кода.
Как обмен статусами между КЭДО и 1С закрывает кадровое мероприятие
Мы синхронизируем кадровые события из КЭДО обратно в 1С:ЗУП статусами, чтобы дата подписания и дата приказа не расходились, а подписанный документ возвращался в учётную систему без ручного переноса. Модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день.
Лайфхак: обмен между учётной системой и личным кабинетом сотрудника идёт фоновым заданием примерно раз в 10 минут. Когда приказ нужно закрыть день в день, запускайте обмен вручную в режиме онлайн, а не ждите очередного цикла.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Электронный кабинет ничего не меняет в учётной базе сам: заявление сотрудника приходит кадровику задачей, и решение принимает человек. Это и есть точка контроля — данные подставляются из задачи, руками их не перебивают, поэтому в отчёт уходит то же, что подписал сотрудник. Проверяйте не сам факт подписания, а то, что задача закрыта и документ проведён.»
Штрафы за просрочку ЕФС-1 и когда их можно не платить
Санкция за подраздел 1.1 считается не за отчёт, а за человека. Непредставление либо представление неполных или недостоверных сведений в подразделах 1.1, 1.2 и 3 обходится в 500 рублей за каждое застрахованное лицо по части 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ. Опоздание с приказами о приёме на 20 человек — это 10 000 рублей, а не 500.
Отдельно наказывается способ подачи: 1000 рублей, если страхователь с численностью работающих 11 человек и более сдал форму не в виде электронного документа. Должностное лицо получает от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ. По разделу 2 действует своя норма: пункт 1 статьи 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ — 5 процентов от суммы взносов, начисленных за последние три месяца отчётного периода, но не более 30 процентов и не менее 1000 рублей.
Дальше начинается то, о чём в статьях про сроки пишут реже. Финансовые санкции не применяются, если страхователь сам обнаружил ошибку и исправил сведения до того, как расхождение выявил орган СФР. Второе условие: если фонд прислал уведомление об устранении расхождений, а вы исправились в течение 5 рабочих дней, санкции тоже не будет. Полный перечень оснований СФР публикует в базе знаний по финансовым санкциям для страхователей.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если санкция всё же начислена, требование направляется в течение 10 дней со дня вступления решения в силу, уплатить его нужно в течение 20 календарных дней с момента получения. При уплате в первые 10 дней перечисляется половина суммы.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Журнал действий в системе смотрят обычно уже в споре, а он полезен ровно до спора. Он показывает не только то, что документ подписан, но и когда именно выданы ключи и когда сотрудник заходил. Мы в Добыто сверяем журнал подписания перед проверками и перед конфликтными увольнениями, и по той же логике реестр кадровых событий стоит сверять до 25-го числа, а не после требования фонда.»
Считать цену ошибки только штрафом неправильно. Пропущенный подраздел 1.1 по увольнению означает, что у работника в электронной трудовой книжке нет записи о прекращении договора, и новый работодатель видит его как действующего сотрудника. Дальше следуют обращение работника, запрос фонда, корректирующая форма и объяснительная — трудозатрат здесь заметно больше, чем 500 рублей.
Чего ЕФС-1 не заменяет и когда подраздел сдавать не нужно
Запрос «отмена ЕФС-1» обычно означает не отмену формы, а отмену того, что она поглотила. Сама ЕФС-1 действует, отменены СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3 как самостоятельные отчёты. С 30 декабря 2025 года применяется новая редакция формы и нового электронного формата, старый бланк не принимается.
Отменены и отдельные поводы для сдачи. Тип сведений «Назначение выплат по обязательному социальному страхованию» из подраздела 1.2 исключён: подавать его при уходе работницы в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком больше не требуется. Перевод на дистанционную работу тоже выпал из подраздела 1.1 вместе с кодами ДИСТ и НДОМ.
Подраздел 1.3 коммерческие организации не сдают вообще: он предназначен только для государственных и муниципальных учреждений и служит мониторингу системы оплаты труда в бюджетной сфере. Подраздел 3 сдают лишь те, кто фактически уплачивает дополнительные взносы на накопительную пенсию. Раздел 2, наоборот, сдают все страхователи ежеквартально, даже когда начислений за период не было.
Внимание: сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде, входят в перечень исключений КЭДО наряду с трудовыми книжками, приказами об увольнении, актами о несчастных случаях и документами об инструктажах по охране труда. КЭДО ускоряет подготовку приказа, но отчёт в фонд уходит отдельным каналом.
Кейс из практики: в IT-компании при переходе на электронные заявления сотрудники распечатывали бланк на принтере, подписывали от руки, фотографировали и отправляли руководителю. Разбирали не техникой, а обучением: после трёх обучающих вебинаров заявления пошли в электронном виде без дублирования на бумаге, и дата приказа перестала зависеть от того, дошёл ли до кадровика бумажный оригинал.
Как работнику проверить, что сведения дошли до фонда
Данные из подразделов 1.1 и 1.2 попадают на индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица — тот самый ИЛС, о котором спрашивают по запросу «ИЛС ПФР что это». На счёте отражаются периоды работы, страховой стаж, начисленные взносы и пенсионные коэффициенты. Работник может заказать выписку из индивидуального лицевого счёта через личный кабинет на портале госуслуг или в клиентской службе фонда и сверить записи с трудовой книжкой.
Для работодателя это обратная связь: если сотрудник видит в выписке пробел, значит подраздел не дошёл или ушёл с ошибкой в СНИЛС. Проверить свою сторону можно по протоколам приёма за нужный месяц, не дожидаясь запроса фонда. В практике Добыто такой запрос от сотрудника чаще всего вскрывает не пропущенный срок, а ошибку в СНИЛС или в коде трудовой функции, из-за которой сведения легли не на тот счёт.
Стоимость КЭДО и что автоматизация закрывает в подготовке ЕФС-1
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | без отдельной заявки |
| УКЭП для подписания со стороны работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, набора подписей и того, нужны ли кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка. Актуальные условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
У ЕФС-1 нет единой даты сдачи: срок задаёт подраздел и вид события. Срочные кадровые мероприятия закрываются на следующий рабочий день после приказа, накопительные — до 25-го числа следующего месяца, стаж — раз в год, взносы на травматизм и дополнительные взносы — ежеквартально. Считать надо от даты приказа, а не от даты события, и держать в календаре четыре переноса 2026 года. Санкция в 500 рублей начисляется за каждого человека, но не применяется, если ошибку нашли и исправили сами либо уложились в 5 рабочих дней после уведомления фонда.
Дисциплина сроков держится на том, насколько быстро приказ доходит до подписания и возвращается в учётную систему. Мы в Добыто закрываем именно этот участок: маршруты подписания, электронные подписи для сотрудников и обмен статусами с 1С:ЗУП, чтобы дата приказа фиксировалась в день события, а не через неделю.
Частые вопросы о сроках ЕФС-1
Нужно ли сдавать нулевой подраздел 1.1, если кадровых событий в месяце не было?
Нет. Подраздел 1.1 подаётся только при наступлении кадрового мероприятия, пустую форму отправлять не нужно и подача «нулевых» подразделов там, где они не требуются, считается ошибкой. Раздел 2 по взносам на травматизм ведёт себя иначе: его сдают ежеквартально все страхователи, включая периоды без начислений.
Как считать следующий рабочий день, если приказ издан в пятницу или накануне праздников?
Счёт идёт по рабочим дням страхователя с учётом выходных и нерабочих праздничных дней. Приказ, изданный в пятницу, даёт срок в понедельник. Приказ, изданный в предпраздничный день, — первый рабочий день после праздников. Для приёмов и увольнений это единственный запас времени, поэтому оформление приказов в пятницу вечером стоит выводить из привычки.
Подаются ли сведения по исполнителю, который платит налог на профессиональный доход?
Если исполнитель применяет НПД и с выплат в его пользу не начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, заказчик не является по нему страхователем и подраздел 1.1 не подаёт. Как только договор заключается с обычным физлицом без статуса плательщика НПД, сведения о заключении договора ГПХ уходят на следующий рабочий день.
Нужен ли подраздел 1.1 при переводе сотрудника на дистанционную работу?
С 30 декабря 2025 года не нужен: коды ДИСТ и НДОМ исключены из формы, и сведения о переводе на дистанционную или надомную работу в подраздел 1.1 не представляются. Дополнительное соглашение к трудовому договору при этом оформляется в обычном порядке, отмена касается только отчётности.
Что делать, если ошибку в уже отправленном подразделе нашли сами?
Исправление подаётся тем же подразделом: ошибочная запись отменяется, следом вносится верная. Если расхождение обнаружено раньше, чем его выявил орган СФР, финансовые санкции не применяются. Если уведомление об устранении расхождений уже пришло, на исправление есть 5 рабочих дней, и при соблюдении этого срока штрафа тоже не будет.
Можно ли отправить подраздел 1.1 заранее, до даты приказа?
Нет. В подразделе указываются вид, дата и номер документа-основания, поэтому отправка возможна только после того, как приказ издан. Срок начинает течь от даты приказа, и подать сведения «на будущее» технически не получится: у мероприятия не будет реквизитов основания.
