ЕФС-1 в 2026: какие сведения включает и откуда их брать

ЕФС-1 — единая форма сведений для Социального фонда России, которая объединила четыре прежних отчёта: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Форма состоит из титульного листа и двух разделов: раздел 1 закрывает трудовую деятельность, страховой стаж, зарплату работников государственных и муниципальных учреждений и дополнительные взносы на накопительную пенсию, раздел 2 — взносы на травматизм. С 30 декабря 2025 года действует новая форма, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, электронный формат — приказом № 1463. Зона кадровика — подразделы 1.1 и 1.2, зона бухгалтерии — раздел 2 и подраздел 3. Срок подачи зависит от мероприятия: приём и увольнение уходят в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, перевод и переименование — до 25-го числа следующего месяца.

Ниже разобрано каждое поле подраздела 1.1 с указанием документа, из которого кадровик берёт значение: приказ, трудовой договор, штатное расписание, личная карточка, заявление о выборе формы трудовой книжки. Отдельно показано, откуда берётся код трудовой функции по ОКЗ и почему новый классификатор ОК 016-2025 его не заменяет. Коды, отменённые с 2026 года, порядок сбора данных в 1С:ЗУП, размеры штрафов по 27-ФЗ, стоимость подключения КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Из чего состоит ЕФС-1 и кто заполняет каждый подраздел

Форма собирается по принципу конструктора: страхователь сдаёт титульный лист и только те подразделы, по которым в отчётном периоде было основание. Сдавать форму целиком не нужно и нельзя — лишний пустой подраздел система приёма отклонит. Из-за этого ЕФС-1 в разные месяцы выглядит по-разному, и кадровик с бухгалтером фактически ведут два независимых потока подачи под одним номером формы.

Из таблицы видно расхождение, которое ломает работу в первый же месяц: подраздел 1.1 живёт в режиме события, все остальные — в режиме календаря. Кадровик, который привык к квартальной отчётности, пропускает приём, оформленный в пятницу вечером, потому что мыслит месяцем, а не рабочим днём.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «ЕФС-1 свёл в одну форму отчёты, которые раньше сдавали разные люди в разные фонды, и поставил общий ориентир — 25-е число. Практика показала, что сложность не в самой форме, а в координации: кадровик и бухгалтер теперь готовят один документ, а зоны ответственности по подразделам у них разные. Разведите зоны письменно, приказом о распределении обязанностей, и закрепите, кто именно отвечает за подраздел 1.1 в отпуск основного специалиста.»

Подраздел 1.1: какие сведения включает и откуда кадровик берёт каждое поле

Подраздел 1.1 подаётся не на всех работников сразу, а на конкретное застрахованное лицо по конкретному кадровому мероприятию. Перечень мероприятий закрытый: приём, перевод, переименование, установление (присвоение) квалификации, запрет занимать должность, увольнение, начало и окончание договора гражданско-правового характера, приостановление и возобновление трудового договора по статье 351.7 ТК РФ. Отдельно в подразделе отражается заявление работника о выборе формы трудовой книжки.

Данные подраздела делятся на три слоя, и у каждого свой источник. Первый слой — реквизиты страхователя на титульном листе. Второй — сведения о самом работнике. Третий — сведения о мероприятии. Ошибки чаще всего живут во втором и третьем слое, потому что их переносят вручную.

Единственное поле в этой таблице, которое нельзя взять готовым ни из одного кадрового документа, — код выполняемой функции. Его сопоставляют вручную один раз при заведении позиции в штатное расписание, и дальше он тянется автоматически.

В практике Добыто мы разводим два справочника: наименование должности берётся из штатного расписания, а код ОКЗ хранится атрибутом позиции, а не карточки работника. Тогда перевод сотрудника внутри компании автоматически меняет и должность, и код, и кадровику не приходится вспоминать, какая цифра стояла в прошлой подаче.

Соберите личную карточку работника с готовыми полями для отчётности

Кадровые документы, из которых заполняется ЕФС-1

Комплект собран под подраздел 1.1: начните с личной карточки Т-2, в ней сходятся персональные данные и история приёмов и переводов.

Коды должностей в ЕФС-1: ОКЗ, ОК 016-2025 и штатное расписание

В форме используются два разных справочника, и запрос «коды должностей ЕФС-1» обычно означает путаницу между ними. Код выполняемой функции в подразделе 1.1 берётся из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014, построенного на международной классификации МСКЗ-08. Наименование самой должности берётся из штатного расписания, а оно, в свою очередь, опирается на профессиональный стандарт или на классификатор профессий рабочих и должностей служащих.

Из порядка заполнения по приказу № 1462 исключено упоминание формата кода трудовой функции, но обязанность указывать код по ОК 010-2014 сохранена. То есть требование осталось, а жёсткое описание вида записи из текста порядка ушло.

Второй справочник обновился с начала 2026 года. Новый классификатор профессий ОК 016-2025 введён приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, применявшегося с 1994 года. Он затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и локальные нормативные акты: при изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам. Отдельно требуется обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переименование должности под новый классификатор — это не техническая правка справочника. Меняется условие трудового договора о трудовой функции, а значит, нужны приказ по штатному расписанию и дополнительное соглашение с каждым работником, чью должность вы тронули. Проверьте по своему штатному расписанию, какие позиции изменились с 1 января 2026 года, и сверьте, есть ли по ним подписанные допсоглашения.»

Что изменилось в ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года

Запрос «отмена ЕФС-1» отражает реальное изменение, но понимается неверно. Форма не отменена. Отменены отдельные основания её подачи, и для кадровой службы это заметное сокращение работы.

• Исключены коды ДИСТ и НДОМ. Подраздел 1.1 при переводе работника на дистанционную и на надомную работу больше не подаётся.
• Отменён тип сведений «Назначение выплат по ОСС». Сведения об уходе работницы в отпуск по беременности и родам и в отпуск по уходу за ребёнком в фонд больше не направляются.
• Добавлен код МДИГ — для иностранных граждан, подлежащих отдельным видам обязательного страхования по международным договорам.
• Добавлен код ЧАЭСКОМ в подразделе 1.2 — для командировок за пределы территорий радиоактивного загрязнения.
• Разрешено указывать несколько кодов неполного рабочего времени — НЕПД и НЕПН одновременно, а при неполном рабочем дне в подразделе 1.2 указывается доля ставки.
• Актуализирован классификатор причин увольнения.
• Уточнён порядок по разделу 2: код ОКВЭД берётся из ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату подачи отчёта, расширено определение численности работающих инвалидов.
• В подразделе 1.3 добавлено значение «4» для третьей квалификационной категории, новые коды организаций 3.2.3, 3.2.4, 3.3.1 и коды выплат КВ-24 — КВ-32, СВ-19.

Практический эффект для кадровика: два повода для подачи подраздела 1.1 из графика исчезли совсем. Если в компании работает регламент, написанный до 2026 года, из него нужно вычеркнуть перевод на дистанционную работу и уход в декрет как события, требующие отправки сведений.

Подраздел 1.2 и раздел 2: где заканчивается зона кадровика

Подраздел 1.2 подаётся один раз в год, не позднее 25 января года, следующего за истекшим, и не на всех подряд. Сведения о страховом стаже направляются на работников, у которых в отчётном году были обстоятельства, влияющие на пенсионные права: работа во вредных или тяжёлых условиях, вахтовый метод, сезонная занятость, периоды простоя и отстранения, отпуска без сохранения заработной платы, работа в районах Крайнего Севера.

Источники для подраздела 1.2 лежат в разных папках кадровой службы, и в этом главная сложность годовой подачи. Периоды берутся из табеля учёта рабочего времени, приказов на отпуска, листков нетрудоспособности и приказов об отстранении. Территориальные условия — из трудового договора. Особые условия и класс вредности — из карт специальной оценки условий труда. Доля ставки при неполном рабочем времени — из приказа и дополнительного соглашения.

Раздел 2 и подраздел 3 кадровик не заполняет. Раздел 2 считает бухгалтерия: база для начисления взносов на травматизм, тариф по классу профессионального риска из уведомления СФР, скидка или надбавка к тарифу. Подраздел 3 подаётся, только если организация перечисляла дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию. Кадровая служба отдаёт в раздел 2 всего два набора данных, но без них отчёт не закроется: численность работников, занятых во вредных и опасных условиях, и численность работающих инвалидов на начало года.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Годовой подраздел 1.2 разваливается не из-за формы, а из-за того, что данные за год лежат в четырёх разных местах и часть из них никто не сверял с января. Мы советуем закрывать стажевые коды помесячно, в момент издания приказа, а не собирать их в январе задним числом. Возьмите список работников с отпусками без сохранения зарплаты за текущий год и проверьте, у всех ли периоды в табеле совпадают с приказами.»

Как собрать данные и сформировать ЕФС-1 в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП подраздел 1.1 формируется из журнала электронных трудовых книжек. Путь: раздел «Кадры», далее «Электронные трудовые книжки», далее «Создать» и «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1». Тот же журнал доступен из раздела «Отчётность, справки». В открывшейся форме указывается дата, после чего программа предлагает заполнить документ либо только приёмами и увольнениями, либо всеми мероприятиями за период.

Что проверить до формирования отчёта

Разделение «заполнить приёмами и увольнениями» или «всеми мероприятиями» существует именно потому, что у этих групп разные сроки. Перед нажатием кнопки проверяются пять вещей.

1. Все кадровые приказы за период проведены в базе, а не сохранены черновиками.
2. Наименования должностей в штатном расписании совпадают с формулировками в трудовых договорах.
3. По каждой позиции штатного расписания заполнен код ОКЗ.
4. По новым работникам внесены СНИЛС и гражданство, а связка СНИЛС и ФИО сверена с данными фонда.
5. По работникам, чьи должности изменились с 1 января 2026 года, оформлены приказ по штатному расписанию и дополнительные соглашения.

Как сдать ЕФС-1 по кадровому мероприятию: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите вид мероприятия по закрытому перечню подраздела 1.1 и срок: приём, увольнение, начало и окончание договора ГПХ, приостановление и возобновление трудового договора — следующий рабочий день после приказа; перевод, переименование, установление квалификации, заявление о выборе формы трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца.
2. Шаг 2. Издайте и зарегистрируйте документ-основание. В форму переносятся его точное наименование, дата и номер, включая литеры.
3. Шаг 3. Сверьте трудовую функцию с действующей редакцией штатного расписания и подтяните код по ОКЗ ОК 010-2014.
4. Шаг 4. Для увольнения перенесите из приказа формулировку основания вместе с пунктом, частью и статьёй ТК РФ. Сокращать формулировку нельзя.
5. Шаг 5. Сформируйте подраздел 1.1 в 1С:ЗУП или в программе подготовки отчётности СФР и проверьте протокол контроля до отправки.
6. Шаг 6. Отправьте сведения по телекоммуникационным каналам связи с квалифицированной электронной подписью. При численности застрахованных лиц более 10 человек электронная форма обязательна.
7. Шаг 7. Дождитесь протокола приёма и сохраните его. Если пришло уведомление об устранении расхождений, исправьте сведения в течение 5 рабочих дней.

В практике Добыто обмен с 1С:ЗУП строится через готовый модуль: кадровые документы уходят на подписание в сервис, а подписанные возвращаются в базу вместе со статусом. Отчётность при этом остаётся в 1С, потому что сведения для СФР формируются из кадровых документов, а не из журнала подписания.

Индивидуальный лицевой счёт: что видит работник после вашей подачи

Индивидуальный лицевой счёт — это персональный счёт застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования, привязанный к СНИЛС. Сведения из подразделов 1.1 и 1.2 разносятся именно на него, а не хранятся отдельным файлом в фонде. Из этого следует практическое обстоятельство: ошибку в подразделе 1.1 обнаруживает не проверяющий, а сам работник, когда открывает выписку.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Работник получает выписку из индивидуального лицевого счёта через портал госуслуг или в личном кабинете на сайте фонда. Работодатель по письменному заявлению выдаёт форму СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности у себя. Расхождение между СТД-Р и выпиской из лицевого счёта означает, что подраздел 1.1 подан с ошибкой или не подан вовсе. Состав формы, форматы и программное обеспечение для подготовки сведений опубликованы в базе знаний СФР по представлению ЕФС-1 для страхователей.

Ошибки при сборе сведений и цена каждой

Штрафы по персонифицированным сведениям считаются не за отчёт, а за каждое застрахованное лицо. Непредставление в срок, неполные или недостоверные сведения по подразделам 1.1, 1.2 и 3 обходятся в 500 рублей за каждого работника по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Несоблюдение электронной формы подачи при численности более 10 человек — 1 000 рублей. Дополнительно на должностное лицо накладывается штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ. По разделу 2 действует другая норма: 125-ФЗ считает штраф от суммы взносов — 5% за каждый полный и неполный месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1 000 рублей.

У арифметики штрафа есть неприятная особенность. При массовом кадровом мероприятии сумма умножается на численность: перевод 80 человек в новое подразделение с опозданием на день — это 40 000 рублей, а не 500. Поэтому реорганизации, слияния подразделений и массовые переименования должностей планируются с запасом по срокам, а не подаются в последний день.

Смягчающее правило работает в обе стороны. Если СФР прислал уведомление об устранении расхождений, у страхователя есть 5 рабочих дней на исправление, и при исправлении в срок финансовая санкция не применяется. Отсчёт идёт от получения уведомления, а не от момента, когда до него дошли руки. Организация проверяется в пределах трёх лет, должностное лицо — в пределах года.

Что критично в разных ситуациях

Универсального регламента подачи не существует: критичное для одной компании во второй не встречается ни разу за год.

Строка про обособленные подразделения даёт самую дорогую ошибку из перечисленных: сведения, поданные под чужим регистрационным номером, формально приняты, но на нужный лицевой счёт не попадут, и обнаружится это через месяцы.

Когда КЭДО не решает задачу по ЕФС-1

Электронный кадровый документооборот сокращает путь от события до документа, но не превращается в отчётность. Разделять эти вещи стоит до покупки, а не после.

КЭДО не заменяет учётную программу. Сведения по форме ЕФС-1 формируются из кадровых документов в 1С:ЗУП или другой учётной системе и уходят в фонд через оператора. Сервис подписания в этой цепочке отвечает за то, чтобы приказ был подписан вовремя и лежал в архиве, а не за состав полей отчёта.

КЭДО не спасает от опоздания по подразделу 1.1. Срок считается от даты издания приказа, а не от даты его подписания работником. Если приказ издан в пятницу, сведения уходят в понедельник, независимо от того, открыл ли сотрудник уведомление в приложении.

КЭДО не закрывает увольнение целиком. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним остаются на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, и компания получает гибридный процесс: заявление электронное, приказ бумажный. Компаниям, которые считали КЭДО способом убрать бумагу из увольнения полностью, эта часть проекта всегда оказывается неожиданностью.

На внедрениях Добыто мы фиксируем границу письменно, в положении о кадровом электронном документообороте: перечень документов, которые ведутся электронно, и перечень тех, что остаются на бумаге. Отдельным пунктом указывается, что формирование и представление сведений в СФР к процессам системы не относится, — иначе через полгода эта задача повисает без ответственного.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Ожидание, что система подписания сама сдаст отчётность в фонд, встречается почти на каждом внедрении. Мы разводим это на старте проекта: КЭДО отвечает за жизненный цикл кадрового документа, учётная программа — за состав сведений и передачу в СФР. Проверьте до подписания договора, кто в вашей схеме формирует подраздел 1.1 и из какой базы он берёт код ОКЗ.»

Стоимость подключения КЭДО и тарифы

Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужна ли интеграция с учётной системой, из которой сдаётся отчётность.

Итоговая сумма складывается из численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с 1С. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

ЕФС-1 не единый отчёт, а набор подразделов с разной периодичностью и разными владельцами данных. Кадровая служба отвечает за подраздел 1.1 в режиме события и за годовой подраздел 1.2, бухгалтерия — за раздел 2 и подраздел 3. Почти все поля подраздела 1.1 уже существуют в кадровых документах: приказе, трудовом договоре, штатном расписании и личной карточке. Отдельно собирается только код выполняемой функции по ОКЗ, а обновление ОК 016-2025 требует не правки справочника, а приказа по штатному расписанию и дополнительных соглашений.

Мы в Добыто выстраиваем кадровый документооборот так, чтобы данные попадали в отчёт из подписанного документа, а не из чужой памяти: должность тянется из штатного расписания, код ОКЗ хранится атрибутом позиции, документы подписываются в срок и остаются в электронном архиве. Формирование и отправка ЕФС-1 при этом остаются в учётной программе — именно так связка работает без дублирующего ручного ввода.

Частые вопросы про ЕФС-1

Нужно ли подавать подраздел 1.1 на совместителя и на работника по договору ГПХ

На внешнего и внутреннего совместителя подраздел 1.1 подаётся так же, как на основного работника: приём и увольнение — следующим рабочим днём после приказа. По договорам гражданско-правового характера подаются два мероприятия — начало и окончание договора, тоже следующим рабочим днём. Обратите внимание на разницу сущностей: у исполнителя по ГПХ нет должности и структурного подразделения, и поля трудовой функции заполняются по правилам для договора ГПХ, а не по штатному расписанию.

Что делать, если сведения уже отправлены с ошибкой

Ошибочная запись отменяется и подаётся заново. В подразделе 1.1 для этого предусмотрен признак отмены: сначала повторяется ошибочная строка с признаком отмены, затем в той же форме указывается верное значение. Если расхождение выявил фонд и прислал уведомление, на исправление даётся 5 рабочих дней с момента получения уведомления, и при соблюдении срока штраф в 500 рублей за застрахованное лицо не применяется.

Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в организации только директор-единственный учредитель без трудового договора

Кадровые мероприятия по подразделу 1.1 в такой ситуации отсутствуют, поэтому подавать его не из чего. При этом титульный лист и раздел 2 с подразделами 2.1 и 2.3 организация сдаёт в общем порядке, поскольку обязанность по взносам на страхование от несчастных случаев привязана к страхователю, а не к наличию кадровых событий. Уточняйте порядок по своей ситуации в территориальном органе фонда: у отделений бывают разные требования к нулевой отчётности.

Как быть, если приказ издан 31 декабря, а следующий рабочий день — в январе

Срок считается в рабочих днях, поэтому сведения подаются в первый рабочий день нового года, и нарушения здесь нет. Само мероприятие при этом относится к дате события, указанной в приказе, то есть к декабрю. Такую пару дат имеет смысл проверять отдельно: программы иногда подставляют в поле даты мероприятия дату формирования отчёта.

Как работнику проверить, что работодатель подал сведения

Через выписку из индивидуального лицевого счёта на портале госуслуг или в личном кабинете на сайте фонда. Запись о приёме или увольнении появляется там после того, как фонд принял подраздел 1.1 и разнёс его на лицевой счёт. Второй способ — запросить у работодателя форму СТД-Р: расхождение между СТД-Р и выпиской означает, что сведения не поданы или поданы с ошибкой.

Обязательно ли сдавать ЕФС-1 в электронном виде

При численности застрахованных лиц более 10 человек электронная форма обязательна, за нарушение этого порядка предусмотрен штраф 1 000 рублей по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ. При меньшей численности допускается бумажный носитель. Электронный отчёт подписывается квалифицированной электронной подписью и направляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора.

Изменились ли сроки подачи ЕФС-1 с 2026 года

Сроки остались прежними: следующий рабочий день по приёму, увольнению, договорам ГПХ, приостановлению и возобновлению трудового договора; 25-е число следующего месяца по остальным мероприятиям; 25 января по годовому подразделу 1.2. Изменился не срок, а перечень поводов для подачи: с новой формой отпали переводы на дистанционную и надомную работу и сведения об отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком.