ЕФС-1 в 2026 году: календарь отчётности в СФР и сроки

ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатель сдаёт в Социальный фонд России вместо СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. Единого срока у формы нет: часть подразделов привязана к событию, часть — к календарю. Подраздел 1.1 по приёму, увольнению, приостановлению договора и по договорам ГПХ подаётся не позднее следующего рабочего дня после приказа или подписания договора. Постоянный перевод и выбор способа ведения трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца, сведения о стаже — до 25 января, раздел 2 по взносам на травматизм — ежеквартально до 25-го числа. Событийные подразделы считаются от даты кадрового документа, календарные — от окончания отчётного периода.

Ниже — календарь на 2026 год по каждому подразделу, разбор формы, которая действует с 30 декабря 2025 года, и перечень сведений, которые подавать больше не нужно: о декрете, отпуске по уходу за ребёнком и переводе на дистанционную работу. Покажем, как считается срок подраздела 1.1, когда приказ подписан в КЭДО, что делать с кодами должностей после смены классификатора и как исправить ошибку без штрафа в 500 рублей за каждого работника. Стоимость и сроки подключения КЭДО, чек-лист распределения ответственности между кадрами и бухгалтерией и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что такое ЕФС-1 и куда попадают эти сведения

Форма состоит из титульного листа и двух разделов. Раздел 1 закрывает персонифицированный учёт: подраздел 1.1 — кадровые события, подраздел 1.2 — страховой стаж, подраздел 1.3 — заработная плата работников государственных и муниципальных учреждений, подраздел 3 — дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию. Раздел 2 — взносы на травматизм, внутри него подраздел 2.1 с расчётом сумм, подраздел 2.1.1 для страхователей с выделенными структурными единицами и подраздел 2.3 со сведениями о медосмотрах и спецоценке условий труда.

Сведения из раздела 1 не остаются внутри фонда. Они ложатся на индивидуальный лицевой счёт работника — ИЛС, где хранятся периоды работы, страховой стаж, начисленные взносы и пенсионные коэффициенты. Всё, что кадровик отправил в подразделе 1.1, работник через несколько дней видит в своей электронной трудовой книжке, а всё, что попало в подраздел 1.2, влияет на подсчёт стажа при назначении пенсии. Ошибка в дате приказа или в коде мероприятия — это не внутренний брак отчётности, а неверная запись в пенсионных правах конкретного человека.

Отсюда практическое следствие для работодателя: сведения проверяет не только фонд. Работник заказывает выписку из ИЛС самостоятельно и сверяет её с трудовой книжкой, а расхождение приносит в кадровую службу. Порядок подачи, форматы и способы отправки отчёта фонд описывает в базе знаний для страхователей по ЕФС-1, там же указано, какие ошибки приёма требуют повторной отправки отдельных записей.

Календарь отчётности в СФР на 2026 год

Сроки удобнее держать не в виде общего дедлайна, а по подразделам: у каждого своя точка отсчёта.

Даты сдвинуты относительно 25-го числа там, где оно попадает на выходной: 25 апреля и 25 июля 2026 года — суббота, 25 октября — воскресенье. Подраздел 2.3 при этом заполняется по состоянию на 1 января и в течение года не переписывается, даже если работники прошли медосмотр в марте.

Подраздел 1.2: на кого подают сведения о стаже

Годовой подраздел 1.2 заполняется не на весь штат, а на работников, у которых в отчётном году были периоды, влияющие на подсчёт стажа. К ним относятся, в частности, работа во вредных и опасных условиях, дающая право на досрочное назначение пенсии, периоды без начислений вроде отпуска за свой счёт и простоя, приостановление трудового договора по статье 351.7 ТК РФ, отпуск по уходу за ребёнком и работа в районах Крайнего Севера и приравненных местностях. Сотрудник, отработавший год без таких периодов, в подраздел 1.2 не попадает: его стаж подтверждается сведениями о взносах.

Собирать эти данные в январе поздно. Отпуска без сохранения заработка и простои фиксируются в течение года в табеле учёта рабочего времени и приказах, поэтому сверку удобнее делать по кварталам: к концу января восстанавливать хронологию по документам двенадцатимесячной давности дороже, чем вести её по ходу.

Подраздел 1.1: почему срок считают от приказа, а не от выхода сотрудника

Точка отсчёта для событийных мероприятий — дата издания приказа, а не первый рабочий день и не дата выхода на работу. Приказ о приёме, изданный 30 сентября для сотрудника, который выходит 5 октября, даёт срок подачи 1 октября. То же правило работает в обратную сторону: если кадровик оформил приказ задним числом, срок уже истёк на момент оформления, и подраздел 1.1 уходит в фонд просроченным.

По договорам ГПХ точка отсчёта другая — дата заключения и дата прекращения договора. Отчёт подаётся только по договорам с физическими лицами, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы. Договор с самозанятым плательщиком налога на профессиональный доход кадровым мероприятием не является и в подраздел 1.1 не попадает. Это первое место, где путают трудовые отношения, ГПХ и самозанятость: требования к работнику по трудовому договору на исполнителя не переносятся, и наоборот.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Спор о просрочке ЕФС-1 почти всегда упирается в дату кадрового документа, а не в сам отчёт. Мы советуем сверять три даты: дату приказа, дату отправки подраздела 1.1 и дату, которую видит фонд в протоколе приёма. Если между первой и второй больше одного рабочего дня, объяснение придётся готовить заранее, а не после уведомления.»

В сервисе Добыто дата подписания каждого документа фиксируется в журнале действий, поэтому кадровику не нужно запрашивать у руководителя, когда именно тот подписал приказ о приёме. Для событийных мероприятий это единственный способ подтвердить, что срок не нарушен.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как сдать подраздел 1.1 при приёме на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте дату приказа о приёме. Именно от неё считается один рабочий день на подачу сведений.
2. Шаг 2. Сверьте наименование должности с действующим штатным расписанием: в подраздел 1.1 оно переносится дословно.
3. Шаг 3. Проставьте код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий в формате из четырёх цифр, точки и контрольного знака.
4. Шаг 4. Проверьте СНИЛС и паспортные данные работника: расхождение с базой фонда даёт отказ в приёме записи, а срок при этом продолжает течь.
5. Шаг 5. Отправьте форму через кабинет страхователя или учётную систему и дождитесь протокола приёма, а не отметки об отправке.
6. Шаг 6. Если протокол содержит ошибки по отдельным записям, исправьте и отправьте их повторно, не дожидаясь уведомления фонда.

Что изменилось в ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года

Форма и порядок заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, электронные форматы — приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Изменения касаются не оформления бланка, а состава сведений, которые вообще нужно подавать.

• Отменена подача подраздела 1.2 с типом сведений «Назначение выплат по обязательному социальному страхованию». Работодатель больше не подаёт ЕФС-1 при уходе работника в отпуск по беременности и родам и в отпуск по уходу за ребёнком.
• Отменена обязанность представлять подраздел 1.1 при переводе на дистанционную работу и на работу на дому — коды «ДИСТ» и «НДОМ» из порядка исключены.
• В разделе 1 введён код «МДИГ» для лиц, застрахованных по отдельным видам обязательного социального страхования по международным договорам.
• В подразделе 1.2 появился код «ЧАЭСКОМ» для командировок за пределы загрязнённых территорий, а при неполном рабочем дне указывается доля ставки.
• В подразделе 1.1 разрешено множественное указание кодов неполного рабочего времени и актуализирован классификатор причин увольнения.
• В подразделе 1.3 добавлено значение «4» для третьей квалификационной категории, введены коды организаций «3.2.3», «3.2.4», «3.3.1», перечень компенсационных выплат расширен кодами «КВ-24» — «КВ-32» и «СВ-19».
• В разделе 2 уточнено, что код ОКВЭД указывается по сведениям ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату подачи, и определён порядок заполнения численности работающих инвалидов.

Отмена сведений о декрете не означает, что фонд перестал получать данные для пособия: они передаются через электронное взаимодействие по запросу фонда, а дублирование в ЕФС-1 убрали. Перевод сотрудника на удалённый режим по-прежнему оформляется дополнительным соглашением, просто отдельного отчёта по нему теперь нет.

Коды в ЕФС-1: занятия, должности и причины увольнения

В подразделе 1.1 код выполняемой функции берётся из Общероссийского классификатора занятий и записывается в формате XXXX.X, где четыре цифры — группа занятия, а знак после точки — контрольное число. Подраздел 1.3 устроен иначе: там используется отдельный справочник кодов должностей, и именно он изменился в 2026 году. Приказом СФР от 15.04.2026 № 389 справочник изложен в новой редакции, изменения применяются с 30 мая 2026 года, а сами наименования приведены в соответствие с классификатором ОК 016-2025.

Последовательность здесь обратная привычной: сначала приводится в порядок штатное расписание, потом обновляются справочники в учётной программе и только затем сдаётся отчёт. Если начать с отчёта, расхождение наименования должности в подразделе 1.1 и в трудовом договоре всплывёт при первой же сверке, а исправлять придётся оба документа плюс запись на ИЛС работника.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Смена классификатора должностей выглядит технической задачей, пока не доходит до допсоглашений: наименование должности — условие трудового договора, и менять его в одностороннем порядке нельзя. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: на десяти сотрудниках видно, где справочник расходится со штатным расписанием, а на тысяче это уже массовая переписка.»

Кадровые документы, из которых заполняется ЕФС-1

Комплект собран под подраздел 1.1 и подраздел 1.3: начните со штатного расписания, потому что наименование должности переносится в отчёт из него.

ЕФС-1 в 1С:ЗУП: где формируется отчёт и что ломается при смене формата

Отчёт собирается в разделе отчётности по кадровым документам, которые уже проведены в базе: приказ о приёме, о переводе, об увольнении, договор ГПХ. Версия формата выгрузки в 1С:ЗУП определяется не вручную, а датой из классификатора сведений о вступлении в силу нормативных актов, поэтому отчёт может уйти в устаревшем формате при внешне корректном заполнении.

В 2026 году формат менялся дважды. Приём отчётности в формате приказа № 1463 фонд перенёс на 1 марта 2026 года, до этой даты отчёты принимались в прежнем формате. С 1 июля 2026 года применяется обновлённый формат, и релиз учётной программы прямо влияет на результат отправки. Типовая ошибка при рассинхроне — сообщение о невозможности определить тип отчёта. Лечится это не переписыванием данных, а обновлением классификатора через интернет-поддержку с последующим перепроведением документа отчёта.

Какой подраздел сдавать в типовых ситуациях

Большинство спорных случаев решаются до заполнения формы, на этапе ответа на вопрос, возникло ли кадровое мероприятие вообще.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Две строки таблицы закрывают самую частую переплату времени кадровой службы: с 2026 года по декрету и по переводу на удалённый режим отчёт не готовится вовсе, хотя многие инструкции в открытом доступе всё ещё описывают эти мероприятия как обязательные.

Штрафы за ЕФС-1 и во что обходится ошибка

За непредставление в срок, неполные или недостоверные сведения персонифицированного учёта — 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ. Штраф считается не за отчёт, а за человека: просроченный подраздел 1.1 на 40 принятых сотрудников даёт 20 000 рублей. Если численность работающих превышает 10 человек и отчёт подан не в электронном виде, добавляется 1000 рублей за нарушение формы подачи. По разделу 2 действует статья 26.30 Федерального закона № 125-ФЗ: 5 процентов от суммы взносов, но не менее 1000 рублей и не более 30 процентов. Отдельно на должностное лицо накладывается административный штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ.

Санкции не применяются в двух случаях: страхователь сам нашёл ошибку и подал исправленные сведения до того, как её обнаружил фонд, либо исправил сведения в течение 5 рабочих дней после получения уведомления об ошибках. Пять рабочих дней — жёсткий срок, и отсчёт идёт от получения уведомления, а не от того момента, когда его увидел ответственный сотрудник. Порядок выставления требований и сроки их исполнения фонд описывает в разделе про финансовые санкции по 27-ФЗ: требование направляется в течение 10 дней со дня вступления решения в силу, исполнить его нужно за 20 календарных дней.

Цена ошибки не сводится к сумме штрафа. Неверная запись в подразделе 1.1 попадает на ИЛС, работник видит её в электронной трудовой книжке и обращается за исправлением, кадровая служба готовит корректирующие и отменяющие записи, а при увольнении расхождение между трудовой книжкой и данными фонда становится аргументом в трудовом споре. Один час работы на исправление одной записи умножается на количество сотрудников в неверно сданном комплекте.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Журнал действий в системе показывает не только то, что удобно работодателю. Он показывает дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Поэтому журнал подписания мы смотрим до того, как спор начался: перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.»

Когда ЕФС-1 сдавать не нужно

Форма нужна не всем и не всегда. Индивидуальный предприниматель без работников и без договоров ГПХ не является страхователем по отношению к другим лицам и раздел 2 не сдаёт. Страхователи на автоматизированной упрощённой системе налогообложения освобождены от отчётности по взносам на травматизм. Если компания работает только с самозанятыми, кадровых мероприятий не возникает и подраздел 1.1 не заполняется.

Отдельно стоит разделить нулевой отчёт и отсутствие отчёта. Организация без работников или с временно приостановленной деятельностью раздел 2 всё равно сдаёт: титульный лист заполняется, подраздел 2.1 содержит действующий страховой тариф, показатели нулевые. Подраздел 1.1, наоборот, формируется только при наступлении события, и отсутствие кадровых событий за квартал не порождает обязанности отправить пустую форму.

Кто в компании отвечает за ЕФС-1 и как выстроить процесс

Раздел 1 наполняется кадровыми данными, раздел 2 — бухгалтерскими, и в большинстве компаний форму готовят два человека. Зона разрыва предсказуема: кадровик считает, что срок по приёму отсчитывается от выхода сотрудника, бухгалтер видит отчёт целиком только к 25-му числу, а приказ за прошлый месяц к этому моменту уже просрочен на три недели.

Перед тем как перекраивать процесс, проверьте пять вещей.

1. Кто издаёт приказ и когда он попадает в учётную систему. Разрыв между подписанием и проведением документа — главный источник просрочек по подразделу 1.1.
2. Актуально ли штатное расписание. Наименования должностей переносятся в отчёт дословно, а после перехода на ОК 016-2025 часть из них изменилась.
3. Кто отвечает за отправку и кто за протокол приёма. Отправленный отчёт и принятый отчёт — разные состояния, и второе часто никто не контролирует.
4. Есть ли резервный подписант. Отпуск главного бухгалтера не сдвигает срок подраздела 1.1, а УКЭП передавать другому сотруднику нельзя.
5. Как компания узнаёт об уведомлении фонда. На исправление отводится 5 рабочих дней, и письмо, замеченное на шестой день, стоит 500 рублей за каждого работника.

В практике Добыто событийные мероприятия закрываются связкой маршрута согласования и журнала действий: документ проходит фиксированную цепочку подписантов, дата подписания фиксируется автоматически, а кадровик видит список подписанных за день приказов, по которым срок подачи истекает завтра. Мы закладываем такую сверку в регламент на этапе внедрения, а не после первого штрафа.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Единый дедлайн 25-го числа сделал сроки жёстче, а не мягче: раньше у кадровика и бухгалтера были разные даты и можно было закрывать отчёты по очереди. Сейчас обе части ЕФС-1 упираются в одно число, и без распределения зон ответственности приказом это превращается в аврал каждый месяц.»

Как работник проверяет, что сведения дошли до фонда

Работник видит результат отчётности работодателя в двух документах. Выписка из индивидуального лицевого счёта показывает периоды работы, страховой стаж, начисленные взносы и индивидуальный пенсионный коэффициент. Справка по форме СТД-СФР показывает сведения о трудовой деятельности с 1 января 2020 года: приём, переводы и увольнения, если работодатель сдавал ЕФС-1. Оба документа заказываются онлайн, без обращения к работодателю, — например, через сервис выписки из электронной трудовой книжки на Госуслугах.

Расхождение проверяется по трём точкам: дата приёма, наименование должности и дата увольнения. Если записи нет вовсе, сведения не подавались или запись отклонена фондом при приёме. Обращаться нужно к работодателю: исправить запись на ИЛС может только страхователь, подав корректирующие сведения.

Если вы работодатель и читаете этот раздел, полезно смотреть на него как на внешний аудит: любой сотрудник может сверить вашу отчётность за две минуты и прийти с вопросом. В сервисе Добыто кадровые данные и подписанные документы лежат в одном месте, поэтому проверка запроса занимает минуты, а не день работы с бумажным архивом.

Стоимость КЭДО и сроки подключения

Отчётность в СФР сама по себе не тарифицируется, а вот на процесс, из которого она собирается, стоимость влияет напрямую: скорость подписания приказов и наличие интеграции с учётной системой определяют, успеет ли компания в событийные сроки.

Итоговая сумма зависит от численности и набора функций: электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёрские удостоверяющие центры. Действующие условия и состав каждого пакета указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же описано, как пересчитывается разница при переходе между тарифами.

Для отчётности в фонд критична одна позиция из таблицы — интеграция с 1С:ЗУП. Готовый модуль устанавливается и настраивается за один день, после чего подписанные кадровые документы попадают в учётную систему автоматически, а не переносятся руками к 25-му числу.

Выводы

ЕФС-1 держится на разделении событийных и календарных сроков: приём, увольнение, приостановление договора и договоры ГПХ закрываются на следующий рабочий день после кадрового документа, переводы и выбор способа ведения трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца, стаж и взносы на травматизм — по календарю отчётных периодов. С 2026 года состав сведений сократился: декрет, отпуск по уходу за ребёнком и перевод на удалённый режим больше не отчитываются. Цена невнимательности измеряется не суммой штрафа в 500 рублей, а количеством застрахованных лиц в просроченном комплекте и записями, которые придётся исправлять на лицевых счетах работников.

Сервис Добыто закрывает ту часть задачи, где чаще всего теряется срок: фиксацию даты подписания приказа, маршрут согласования и передачу подписанных документов в учётную систему. Разбор процесса под численность и структуру компании мы делаем до подключения, чтобы распределение зон между кадрами и бухгалтерией было описано раньше, чем наступит первый дедлайн.

Частые вопросы

Приказ издан в пятницу, сотрудник выходит в понедельник. Когда сдавать подраздел 1.1?

В понедельник. Срок отсчитывается от даты издания приказа, а не от даты выхода на работу: не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа. Если пятница была последним рабочим днём недели, следующий рабочий день — понедельник. Дата начала работы в самом отчёте указывается отдельно и на срок подачи не влияет.

Работник принят и уволен в один день. Сколько раз подавать сведения?

Два раза: приём и увольнение — разные кадровые мероприятия, и каждое отражается отдельной записью. Оба приказа изданы одной датой, поэтому и срок один — следующий рабочий день. Штраф при просрочке считается по количеству застрахованных лиц, а не по количеству записей, но сами записи должны быть обе.

Нужно ли сдавать раздел 2, если в компании не было выплат работникам?

Да, нулевой раздел 2 сдают все страхователи-юридические лица. Заполняется титульный лист, в подразделе 2.1 указывается действующий страховой тариф, показатели нулевые, подраздел 2.3 заполняется по состоянию на 1 января. Не отчитываются по взносам на травматизм только индивидуальные предприниматели без работников и страхователи на автоматизированной упрощённой системе.

Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге?

Только при численности работающих 10 человек и меньше. Бумажный отчёт подаётся в клиентскую службу фонда или почтой. Если работающих больше 10, форма принимается исключительно в электронном виде с квалифицированной подписью, а нарушение формы подачи стоит 1000 рублей.

Как исправить ошибку в уже сданном подразделе 1.1?

Подать сведения с тем же кадровым мероприятием, указав признак корректировки, а при ошибочно отправленном мероприятии — признак отмены. Если ошибку нашёл сам страхователь и исправил её до обнаружения фондом, санкции не применяются. Если фонд прислал уведомление об ошибках, на исправление есть 5 рабочих дней с даты его получения.

Фонд не принял отчёт из-за формата. Что делать?

Сверить, в каком формате выгрузилась форма. В 2026 году формат менялся дважды: приём в формате приказа № 1463 фонд открыл с 1 марта 2026 года, с 1 июля применяется обновлённый формат. В учётной программе версия выгрузки определяется классификатором дат вступления в силу нормативных актов, поэтому сначала обновляется релиз и классификатор, затем документ отчёта перепроводится и отправляется заново.