Страховые взносы за работников 2026: тарифы, расчёт, ЕФС-1

Страховые взносы за работников в 2026 году считаются по двум независимым правилам и уходят двум разным администраторам. Единый тариф 30% применяется к выплатам в пределах единой предельной величины базы 2 979 000 рублей на человека нарастающим итогом с начала года, свыше неё — 15,1%; платёж уходит в налоговую в составе единого налогового платежа не позднее 28-го числа следующего месяца. Взносы на травматизм по тарифу от 0,2 до 8,5% предельной базы не имеют вовсе и перечисляются в Социальный фонд России до 15-го числа. Главное различие, от которого зависит сумма: попадает ли основной ОКВЭД компании в перечень приоритетных отраслей. Если да — с части выплат свыше 1,5 МРОТ работает ставка 15% или 7,6%. Если нет — весь 2026 год вы платите по общему тарифу.

Разберём расчёт базы нарастающим итогом на числовом примере, выплаты из статьи 422 НК РФ, которые в базу не попадают, и границы пониженных тарифов, включая условие о 70% доходов. Отдельно покажем, как одни и те же кадровые данные превращаются в РСВ, персонифицированные сведения и ЕФС-1 и почему код должности расходится с индивидуальным лицевым счётом работника. Таблица сроков сдачи на 2026 год, чек-лист закрытия месяца, размеры штрафов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Из чего складывается сумма страховых взносов за работника

Расчёт держится на трёх величинах: база по конкретному физическому лицу, применимый тариф и момент, когда база пересекает предельную величину. База считается отдельно по каждому работнику и нарастающим итогом с 1 января, а не общей суммой по фонду оплаты труда. Именно поэтому взносы за одного и того же сотрудника в январе и в ноябре могут отличаться при одинаковом окладе.

Единая предельная величина базы на 2026 год — 2 979 000 рублей. Она установлена постановлением Правительства РФ от 31.10.2025 № 1705 и рассчитана от среднемесячной начисленной заработной платы 107 949 рублей с коэффициентом 2,3 по пункту 5.1 статьи 421 НК РФ. К взносам на травматизм эта величина не применяется: они начисляются на всю облагаемую базу без ограничения сверху.

Второе разделение, которое путают чаще всего: взносы по единому тарифу администрирует ФНС, взносы на травматизм — Социальный фонд России. Это разные платежи, разные сроки, разная отчётность и разные штрафы. Ошибка в одном не закрывается корректной уплатой другого.

Тарифы страховых взносов в 2026 году: общий, для МСП и для ИТ

2026 год изменил логику льготы для малого и среднего бизнеса. До 2026 года пониженный тариф 15% применял любой субъект МСП из реестра ФНС. Теперь право на него привязано к виду деятельности: перечень приоритетных отраслей утверждён распоряжением Правительства РФ от 27.12.2025 № 4125-р, и доля доходов от льготного вида деятельности должна составлять не менее 70% по итогам отчётного или расчётного периода.

При МРОТ 27 093 рубля порог для МСП составляет 40 639,50 рубля в месяц. На окладе 60 000 рублей в приоритетной отрасли получается 40 639,50 × 30% + 19 360,50 × 15% = 15 095,93 рубля вместо 18 000 рублей по общему тарифу. У обрабатывающего производства с той же зарплатой выходит 13 663,25 рубля.

Когда пониженный тариф не применяется

Наличие компании в реестре МСП само по себе права на льготу больше не даёт. Тариф 15% не применяется, если основной вид деятельности не входит в перечень из распоряжения № 4125-р, если доля доходов от льготного ОКВЭД по итогам периода опустилась ниже 70% или если запись в реестре МСП отсутствует на нужную дату. Для ИТ-организаций условие своё — действующая государственная аккредитация и доля профильных доходов.

Отдельно стоит отметить: пониженный тариф не распространяется на взносы на травматизм. Их размер зависит только от класса профессионального риска по основному виду деятельности, который работодатель ежегодно подтверждает в Социальном фонде.

Что не попадает в базу: статья 422 НК РФ

База — это не вся сумма, которую компания перечисляет человеку. Из неё исключаются выплаты, перечисленные в статье 422 НК РФ: государственные пособия, включая больничные и пособия по беременности и родам, компенсационные выплаты в пределах установленных норм, суточные в пределах 700 рублей за день командировки по России и 2 500 рублей за день командировки за границу, материальная помощь до 4 000 рублей на человека за год, материальная помощь при рождении ребёнка до 1 000 000 рублей на каждого ребёнка при выплате в течение первого года.

Для взносов на травматизм действует свой перечень необлагаемых сумм — статья 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Он близок к списку из НК РФ, но не тождественен ему, поэтому облагаемая база по единому тарифу и база по травматизму совпадают не всегда. В практике Добыто расхождение всплывает при первой же сверке: суммы, выведенные из базы по правилам НК РФ, в расчёте по травматизму нередко остаются. Сверять две базы между собой при закрытии месяца дешевле, чем при получении требования.

Как рассчитать страховые взносы за месяц: пошаговая инструкция

Как посчитать взносы по одному работнику: 6 шагов

1. Шаг 1. Соберите все начисления в пользу работника с начала года по текущий месяц включительно: оклад, премии, отпускные, доплаты, выплаты по договорам ГПХ с тем же человеком.
2. Шаг 2. Вычтите из них необлагаемые суммы по статье 422 НК РФ. Получилась база нарастающим итогом.
3. Шаг 3. Сравните базу с предельной величиной 2 979 000 рублей и определите, какая часть выплат текущего месяца попадает под 30%, а какая уже под 15,1%.
4. Шаг 4. Если применяется пониженный тариф для МСП, разделите выплаты месяца по порогу 1,5 МРОТ (40 639,50 рубля) и примените к частям ставки 30% и 15% либо 7,6%.
5. Шаг 5. Рассчитайте взносы нарастающим итогом с начала года и вычтите ранее исчисленные суммы. Разница и есть платёж за месяц.
6. Шаг 6. Отдельно начислите взносы на травматизм по своему тарифу на базу по правилам 125-ФЗ, без ограничения предельной величиной.

Числовой пример на общем тарифе. Оклад 300 000 рублей в месяц, необлагаемых выплат нет. За январь-сентябрь база составит 2 700 000 рублей, взносы — 810 000 рублей. В октябре база нарастающим итогом достигнет 3 000 000 рублей, то есть превысит предел на 21 000 рублей. Взносы за октябрь: 279 000 × 30% + 21 000 × 15,1% = 83 700 + 3 171 = 86 871 рубль вместо обычных 90 000. При классе риска с тарифом 0,2% взносы на травматизм за тот же октябрь составят 600 рублей и на превышение никак не отреагируют.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Форма занятости меняет расчёт: работники, ГПХ и самозанятые

Требования к выплатам по трудовому договору не переносятся на исполнителей по договорам гражданско-правового характера и тем более на самозанятых. Это три разных режима начисления, и смешивать их нельзя ни в расчёте, ни в отчётности.

Практический вывод из таблицы: экономия на взносах через договор ГПХ упирается в один пункт — страхование от несчастных случаев по такому договору начисляется только тогда, когда это прямо предусмотрено пунктом 1 статьи 5 125-ФЗ и текстом самого договора. Всё остальное платится так же, как за работника.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Выплаты самозанятому выпадают из базы по взносам только пока держится сам статус НПД и есть чек на каждую оплату. Если исполнитель утратил статус или не сформировал чек, выплата возвращается в базу задним числом со всеми последствиями по срокам. Мы советуем проверять статус исполнителя на дату каждого акта, а не один раз при заключении договора.»

Куда и когда отчитываться в 2026 году

Один и тот же массив кадровых и расчётных данных расходится по трём получателям: РСВ и персонифицированные сведения уходят в ФНС, ЕФС-1 — в Социальный фонд России. Сроки на 2026 год приведены с учётом переносов выходных дней.

Самый короткий срок в этом списке относится к кадровому событию, а не к платежу. Подраздел 1.1 по приёму, увольнению и договору ГПХ сдаётся на следующий рабочий день после издания приказа, и просрочка фиксируется фондом автоматически, без выездной проверки. Действующие формы, форматы и порядок их заполнения публикует раздел отчётности для страхователей на сайте Социального фонда России, там же выкладывают новые XSD-схемы до вступления их в силу.

Кадровые и расчётные документы, из которых собирается отчётность

Комплект для сверки перед закрытием месяца: начните с табеля — именно он объясняет расхождение между окладом по штатному расписанию и фактическим начислением.

ЕФС-1 в 2026 году: что заменила форма и что в ней изменилось

ЕФС-1 собрала в себе четыре отдельных отчёта, которые сдавались до 2023 года: 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, СЗВ-М и ДСВ-3. Вместе с объединением сместились сроки — основным дедлайном стало 25-е число. Ни одна из частей формы в 2026 году не отменена, хотя запрос про отмену ЕФС-1 встречается регулярно: отменены отдельные коды и отдельные основания подачи, а не сама форма.

С 30 декабря 2025 года действует новая форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Основные изменения такие:

• Отменены коды «ДИСТ» и «НДОМ»: перевод работника на дистанционную работу в подразделе 1.1 больше не отражается.
• Подраздел 1.1 при переводах подаётся только на постоянные переводы.
• Добавлены коды для иностранных работников и для командировок в чистые зоны.
• Убрана строка «Назначение выплат по обязательному социальному страхованию».
• Графы о специальной оценке условий труда заполняются только при вредных и опасных условиях.
• В подразделе 1.3 «Сведения о заработной плате» применяется новый справочник кодов должностей: код стал полностью числовым и 12-значным вместо прежнего пятизначного буквенно-цифрового.

Подраздел 1.3 касается только государственных и муниципальных учреждений. Коммерческие компании его не заполняют, а вот код выполняемой функции в подразделе 1.1 обязателен для всех: пять знаков в формате «ХХХХ.Х», где первые четыре — код начальной группы занятий по ОКЗ 010-2014, а пятый — контрольное число. Минтруд рекомендует искать код не по точному названию должности, а по смыслу основной и наиболее квалифицированной функции работника.

Факт: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, откуда берётся код трудовой функции для ЕФС-1, поэтому изменение наименования должности требует приказа по штатному расписанию и дополнительных соглашений к трудовым договорам.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сведения из подразделов 1.1 и 1.2 попадают на индивидуальный лицевой счёт работника — тот самый ИЛС, который раньше вёл ПФР, а теперь ведёт Социальный фонд России. Работник видит его в виде выписки на Госуслугах: там отражаются периоды стажа, страхователи и суммы взносов на обязательное пенсионное страхование. Расхождение между тем, что компания сдала, и тем, что видит работник, обнаруживается обычно не бухгалтерией, а самим работником перед оформлением пенсии или ипотеки.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «ЕФС-1 сломала привычное разделение обязанностей: раньше кадровик и бухгалтер сдавали разные отчёты в разные сроки, теперь один документ собирается двумя службами к одному дедлайну. Практики по такой схеме накоплено меньше, чем кажется, и большая часть ошибок возникает не в расчёте, а на стыке: кадры издали приказ, бухгалтерия о нём узнала через неделю. Назначьте одного ответственного за срок подраздела 1.1 и пропишите его в приказе, иначе следующий рабочий день будет пропущен.»

ЕФС-1 в 1С:ЗУП и кадровые данные: где расходятся цифры

В 1С:ЗУП отчёт ЕФС-1 формируется из кадровых документов и регистров, а не вводится вручную. Подраздел 1.1 подтягивает приказы о приёме, переводе и увольнении, подраздел 1.2 — данные о стаже и особых условиях труда, раздел 2 — начисления и тариф по травматизму. Каждое несоответствие в первичном документе всплывает уже в протоколе фонда.

Типичные точки расхождения: дата приказа и дата события, несовпадение наименования должности в приказе и в штатном расписании после обновления классификатора, отсутствие кода по ОКЗ у новых позиций, лишние записи по переводам, которые с 2026 года подавать не требуется. В практике Добыто чаще всего спотыкаются именно на дате приказа: подраздел 1.1 привязан к дате издания приказа, а не к дате начала работы, и при оформлении задним числом срок оказывается пропущенным ещё до того, как документ попал в учётную систему.

Важный нюанс из практики: система КЭДО не сдаёт отчётность в Социальный фонд и ФНС и не должна этого делать. Её задача — довести кадровый документ до подписи и вернуть его в учётную систему с датой и статусом, чтобы бухгалтерия увидела приказ в день издания, а не в конце месяца. Отчётность по-прежнему уходит из 1С:ЗУП или из бухгалтерского сервиса.

Кейс из практики: работодатель с восемью юридическими лицами в одной группе. Проблема: кадровое делопроизводство велось централизованно, а отчётность нужно сдавать по каждому регистрационному номеру страхователя отдельно. Решение: в Добыто каждое юридическое лицо подключалось как отдельный контур с собственным маршрутом согласования и выгрузкой в свою базу 1С. Результат: восемь независимых комплектов ЕФС-1 и РСВ формируются из одного кадрового процесса, приказ попадает в нужную базу в день подписания.

Что проверить до закрытия месяца: чек-лист

Подготовка закрывает большую часть ошибок дешевле, чем корректировки. Перед расчётом взносов за месяц проверьте по пунктам:

1. Актуальную запись компании в реестре МСП и соответствие основного ОКВЭД перечню приоритетных отраслей.
2. Долю доходов от льготного вида деятельности нарастающим итогом: она должна быть не ниже 70%.
3. Действующий тариф по травматизму и факт подтверждения основного вида деятельности в Социальном фонде.
4. Базу нарастающим итогом по каждому работнику: кто уже прошёл 2 979 000 рублей, а кто пройдёт в этом месяце.
5. Все необлагаемые выплаты месяца: суточные сверх 700 и 2 500 рублей, материальную помощь сверх 4 000 рублей.
6. Даты приказов о приёме и увольнении за месяц и факт сдачи подраздела 1.1 на следующий рабочий день по каждому.
7. Коды по ОКЗ у всех новых и переименованных должностей в штатном расписании.
8. Статус самозанятых исполнителей и наличие чека по каждой оплате.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем отдельную сверку кадровых приказов с данными учётной системы до того, как бухгалтерия начнёт считать взносы. На этом этапе правится расхождение в дате или в наименовании должности, и правится оно одним документом. После сдачи отчёта то же расхождение закрывается корректирующей формой, объяснительной и разговором с фондом.»

Цена ошибки: штрафы и доначисления

Ошибка в расчёте взносов почти никогда не стоит только суммы недоплаты. Складываются несколько составов сразу, потому что один и тот же факт проходит по разным отчётам.

Неуплата или неполная уплата взносов — штраф 20% от неуплаченной суммы по статье 122 НК РФ, при умышленном характере 40%, плюс пени за каждый день просрочки. Непредставление РСВ — 5% от неуплаченной суммы за каждый полный и неполный месяц, но не более 30% и не менее 1 000 рублей. Несдача или ошибка в персонифицированных сведениях — 200 рублей за документ.

По линии Социального фонда счёт свой. За несвоевременную сдачу или недостоверные сведения в разделе 1 ЕФС-1 — 500 рублей за каждое застрахованное лицо, и на компании с большим штатом это самая дорогая позиция в списке. На должностное лицо добавляется 300-500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ. За раздел 2 по травматизму — 5% от суммы взносов за последние три месяца отчётного периода, не более 30% и не менее 1 000 рублей.

Отдельно считается нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ, если ошибка в расчёте привела к недоплате работнику. Здесь штраф на юридическое лицо доходит до 50 000 рублей, а при повторном нарушении добавляется дисквалификация руководителя.

Стоимость подключения КЭДО для кадровых документов, из которых собирается отчётность

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой. Цены на дату публикации:

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Актуальный состав каждого пакета и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Сумма взносов за работника в 2026 году определяется тремя вещами: базой нарастающим итогом по каждому человеку, попаданием компании в перечень приоритетных отраслей и моментом пересечения предельной величины 2 979 000 рублей. Платежей при этом два, администратора два, и сроки у них разные — 28-е и 15-е числа. Отчётность расходится на три направления: РСВ и персонифицированные сведения в ФНС, ЕФС-1 в Социальный фонд, причём самый короткий срок относится к кадровому событию, а не к деньгам.

Большая часть штрафов по ЕФС-1 возникает не из-за арифметики, а из-за разрыва между днём издания приказа и днём, когда о приказе узнала бухгалтерия. Мы в Добыто закрываем этот разрыв интеграцией КЭДО с 1С:ЗУП: документ подписывается электронной подписью и возвращается в учётную систему с датой и статусом в тот же день, так что подраздел 1.1 уходит в срок без ручной сверки.

Частые вопросы

Как проверить, имеет ли компания право на пониженный тариф в 2026 году

Проверка идёт по трём параметрам одновременно: наличие записи в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте ФНС, код основного вида деятельности в ЕГРЮЛ и его присутствие в перечне из распоряжения Правительства РФ от 27.12.2025 № 4125-р, доля доходов от этого вида деятельности не менее 70% по итогам отчётного или расчётного периода. Достаточно не выполнить одно условие, чтобы весь период считался по общему тарифу 30% и 15,1%.

Что делать, если по итогам года доля доходов оказалась меньше 70%

Право на пониженный тариф утрачивается, взносы пересчитываются по общему тарифу с начала расчётного периода, разница доплачивается, на неё начисляются пени. Уточнённые расчёты по страховым взносам подаются за все затронутые отчётные периоды. Поэтому долю доходов отслеживают ежеквартально нарастающим итогом, а не один раз в декабре.

Начисляются ли взносы на выплаты работнику, который живёт за границей

Если это гражданин России, оформленный по трудовому договору с российской организацией, он остаётся застрахованным лицом, и взносы по единому тарифу начисляются в обычном порядке независимо от места фактического нахождения. Правила по НДФЛ для такой ситуации другие и от правил по взносам не зависят: смена налогового статуса не меняет обязанность начислять взносы.

Нужно ли сдавать ЕФС-1 на директора — единственного учредителя без трудового договора

Подраздел 1.2 со сведениями о страховом стаже на такого руководителя подаётся, поскольку он относится к застрахованным лицам. Подраздел 1.1 на него не сдаётся, пока нет кадрового мероприятия: без трудового договора нет ни приёма, ни перевода, ни увольнения, которые нужно отражать.

Как исправить ошибку в уже сданном подразделе 1.1

Ошибочная запись закрывается отменяющей формой, после чего подаётся корректная с типом сведений «Корректирующая». Если исправить сведения до того, как расхождение обнаружит Социальный фонд, штрафа в 500 рублей за застрахованное лицо не будет. Отсчёт срока для самого мероприятия при этом не восстанавливается: просрочка первичной подачи остаётся нарушением.

Уменьшают ли страховые взносы налог при УСН «доходы»

Уплаченные за работников взносы уменьшают налог и авансовые платежи при объекте «доходы», но для организаций и предпринимателей с работниками не более чем на 50% от исчисленной суммы налога. Взносы на травматизм в этот вычет тоже входят. При объекте «доходы минус расходы» взносы учитываются в расходах полностью, ограничение в 50% не действует.

Что смотреть работнику в выписке из индивидуального лицевого счёта

В выписке из ИЛС, которую заказывают на Госуслугах, проверяют три блока: перечень страхователей и периоды работы у каждого, учтённые периоды страхового стажа и суммы начисленных взносов на обязательное пенсионное страхование. Расхождение с трудовой книжкой или с датами по подразделу 1.1 ЕФС-1 разбирается через работодателя: корректирующие сведения подаёт страхователь, а не работник.