ЕФС-1 при увольнении работника — это титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1 раздела 1; остальные разделы формы в этот момент не сдаются. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. С 30 декабря 2025 года действует форма, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, вместе с новым порядком заполнения. Точка отсчёта — дата приказа, а не дата прекращения трудового договора: если приказ подписан 10 марта, а последним рабочим днём значится 12 марта, отчёт уходит в Социальный фонд России 11 марта. Просрочка обходится в 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ плюс от 300 до 500 рублей на должностное лицо по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ.
Разберём подраздел 1.1 по графам: код по ОКЗ, формулировку основания со ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ, признак отмены записи. Покажем, как снять ошибочное мероприятие и в каком случае исправление не приводит к финансовой санкции. Отдельно — что работник получает в последний день помимо отчётности. Таблица сроков по всем кадровым мероприятиям, сценарии для договоров ГПХ и ликвидации, порядок работы в 1С:ЗУП, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что подать в СФР на следующий рабочий день после увольнения
Комплект при увольнении узкий: титульный лист, подраздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» и подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Раздел 2 по взносам на травматизм, подраздел 1.2 по стажу и подраздел 1.3 по зарплате работников бюджетной сферы живут по своим срокам и к увольнению отношения не имеют. Подраздел 1.1 заменил СЗВ-ТД с 2023 года, поэтому вся логика прежнего отчёта о кадровом мероприятии перешла в него без изменений по существу.
Сама ЕФС-1 собрана из пяти отчётов, которые кадровик и бухгалтер раньше сдавали порознь: 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, СЗВ-М и ДСВ-3. Практическое следствие для отдела кадров — подраздел 1.1 подаётся отдельным файлом от бухгалтерских разделов и не ждёт общего срока 25-го числа. Сроки по мероприятиям различаются, и приём с увольнением в этой таблице стоят особняком.
| Что подаётся | Событие | Срок |
|---|---|---|
| Подраздел 1.1 | Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Подраздел 1.1 | Перевод, переименование, выбор формы трудовой книжки | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Подраздел 1.1 | Заключение и прекращение договора ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения |
| Подраздел 1.2 | Годовые сведения о страховом стаже | До 25 января года, следующего за отчётным |
| Подраздел 1.2 | Назначение пенсии: запрос СФР или заявление работника | В течение 3 календарных дней |
| Подраздел 1.3 | Зарплата работников государственных и муниципальных учреждений | До 25-го числа каждого следующего месяца |
Из таблицы видно главную ловушку планирования: перевод можно копить до 25-го числа, а увольнение — нет. Если в компании принято собирать кадровые мероприятия пачкой раз в месяц, увольнения из этой пачки надо выносить в отдельный поток. Сроки по каждому подразделу опубликованы в базе знаний страхователя на сайте Социального фонда России, там же описаны способы подачи и порядок действий при частичном приёме отчёта.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Объединение пяти отчётов в ЕФС-1 дало кадровикам не облегчение, а необходимость координироваться с бухгалтерией: сроки сдачи сократились, а часть разделов одной формы готовят разные люди. Разведите зоны ответственности письменно — кто отвечает за подраздел 1.1, кто за раздел 2. Иначе однодневный срок по увольнению сгорает на согласовании, кто именно сегодня отправляет.»
Как считается срок: точка отсчёта — дата приказа, а не дата увольнения
Отсчёт начинается со дня издания приказа об увольнении, и уже на следующий рабочий день отчёт должен быть в фонде. Даты приказа и прекращения трудового договора совпадают далеко не всегда. Приказ по сокращению или по соглашению сторон часто издают заранее, и тогда ЕФС-1 уходит задолго до того, как работник фактически отработает последний день. Обратная ситуация тоже встречается: приказ подписан позже даты увольнения из-за болезни руководителя — срок всё равно считается от приказа.
Если следующий день выпадает на выходной или нерабочий праздничный, срок переносится на ближайший рабочий. Приказ издан в пятницу — последний день подачи понедельник. Приказ издан 30 декабря — подача уходит на первый рабочий день января. Это единственный законный способ выиграть время, и он не зависит от воли работодателя.
Соберите приказ по форме Т-8, от даты которого пойдёт отсчёт
Практический вывод для графика работы отдела кадров: приказ об увольнении не стоит подписывать в конце рабочего дня, если ответственный за отчётность уже ушёл или уходит в отпуск на следующий день. Дата на приказе запускает часы, и перенести её задним числом нельзя — расхождение будет видно при сверке с индивидуальным лицевым счётом работника.
Полезно знать: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска. Суд уже учитывал, что заявление об увольнении могло быть сформировано работником ошибочно при первичном использовании системы, и восстанавливал его на работе. Любое значимое действие новичка в системе стоит подтверждать вне неё, особенно заявление об увольнении.
Подраздел 1.1 при увольнении: что писать в каждой графе
Заполняется одна строка мероприятия. Графа 1 — порядковый номер, графа 2 — дата увольнения в формате ДД.ММ.ГГГГ, графа 3 — наименование мероприятия, для расторжения трудового договора это «УВОЛЬНЕНИЕ». Графа 5 при увольнении остаётся пустой: сведения о должности, структурном подразделении и виде трудового договора заполняются при приёме и переводе. Графа 6 — код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08); новый порядок снял жёсткое требование к формату «ХХХХ.Х», код указывается по действующей редакции классификатора.
Графа 7 — самая частая причина отказа. В неё вносятся два элемента: словесная формулировка основания и норма, по которой прекращён договор. Формулировка должна дословно совпадать с приказом и с записью, внесённой работнику. Порядок заполнения содержит перечень кодов на сотни оснований; если подходящего кода нет, применяется значение «иное» с прямым указанием нормы. Завершающие графы отведены под реквизиты документа-основания: наименование документа, его дату и номер. Отдельное поле «Признак отмены записи сведений о приёме, переводе, увольнении» заполняется знаком «X» только тогда, когда ранее поданное мероприятие снимается целиком.
Внимание: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, из которого берётся код трудовой функции для ЕФС-1. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к трудовым договорам, а также обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП.
Как подать ЕФС-1 при увольнении: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ об увольнении на бумаге и зафиксируйте его дату — от неё считается срок подачи.
- Шаг 2. Сверьте формулировку основания в приказе, в трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности и в графе 7 подраздела 1.1. Три источника должны совпадать дословно.
- Шаг 3. Проверьте код по ОКЗ в карточке работника: при приёме он мог быть указан по прежней должности, а после перевода не обновлён.
- Шаг 4. Сформируйте титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1. Другие разделы в этот комплект не включаются.
- Шаг 5. Прогоните файл через проверочную программу до отправки: СФР рекомендует форматно-логический контроль как способ не получить отказ из-за реквизитов.
- Шаг 6. Отправьте отчёт по телекоммуникационным каналам с УКЭП. При численности застрахованных лиц 11 человек и больше электронная форма обязательна.
- Шаг 7. Дождитесь протокола. Статус «не принят» означает повторную подачу всего файла, «принят частично» — исправление только по указанным работникам.
Образцы документов для оформления увольнения
Комплект собран под последний рабочий день: начинать стоит с формы СТД-Р, она выдаётся раньше остальных документов из списка.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
Что изменилось в ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года
Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 утвердил форму и порядок заполнения, приказ № 1463 той же даты — формат данных. Структура разделов сохранилась, менялись коды и отдельные правила. В подразделе 1.1 больше не указываются коды «ДИСТ» и «НДОМ» для дистанционной и надомной работы: это мероприятие перестало требовать отдельной отметки. Коды неполного времени «НЕПД» и «НЕПН» остались, и теперь допускается указывать несколько кодов одновременно. Прекращение неполного рабочего времени оформляется мероприятием «ПЕРЕВОД» без этих кодов.
В подразделе 1 появился код «МДИГ» для иностранных граждан, на которых по международным договорам распространяются отдельные виды обязательного социального страхования; граждане России по-прежнему проходят под кодом «ГРФ». Обновилась классификация кодов оснований прекращения трудового договора — это ровно та графа 7, из-за которой отчёт чаще всего возвращается. Кадровым службам, которые копировали формулировки из прошлогодних отчётов, стоит сверить их с действующим порядком, а не с внутренней шпаргалкой.
Приказ об увольнении остаётся на бумаге: чего КЭДО не закрывает
Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумажном носителе. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Отсюда следует, что полное увольнение внутри электронного документооборота невозможно: заявление работник подаёт электронно, маршрут согласования проходит в системе, а приказ и ознакомление уходят на бумагу. Отчёт в СФР при этом привязан именно к бумажному приказу.
В практике Добыто это первое, что приходится объяснять на внедрении, и почти всегда оказывается неожиданностью: компания рассчитывает убрать бумагу из процесса увольнения целиком, а получает гибрид. Мы закладываем это в маршрут заранее — электронное заявление, электронный обходной лист и бумажный блок из приказа и акта ознакомления, с фиксированным ответственным за передачу даты приказа в отчётность.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Расчётный листок здесь показателен: сам по себе он электронно не отправляется, но при введённом по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ КЭДО — отправляется. Документ не изменился, изменилось правовое основание для электронного взаимодействия в целом. Поэтому перед увольнением проверяйте не конкретный документ, а то, введён ли у вас КЭДО и есть ли согласие этого работника.»
Ошибка в сданных сведениях: как отменить и как скорректировать
Инструментов два, и путать их дорого. Отменяющая запись убирает мероприятие целиком: в подразделе 1.1 заполняется поле «Признак отмены записи» знаком «X», строка повторяет ранее сданные данные. Так снимают увольнение, которого не было: работник отозвал заявление, приказ аннулирован, стороны договорились о продолжении работы. Корректировка меняет содержание уже принятого мероприятия — например, ошибочную дату или неверную норму в графе 7. Технически это подача отменяющей записи и следом верной строки.
Штрафа можно избежать. Если работодатель сам нашёл ошибку и подал исправленные сведения до того, как её обнаружил фонд, финансовая санкция не применяется. Если СФР прислал уведомление об устранении расхождений, на исправление даётся 5 рабочих дней — уложились, санкции нет. Для кадровой службы это означает, что сверку принятых мероприятий имеет смысл делать регулярно, а не после первого требования.
Лайфхак: журнал действий в системе КЭДО надо смотреть до начала спора, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт: журнал не выборочный и покажет в том числе дату выдачи ключа и отсутствие активности работника при формально подписанном документе.
Сколько стоит просрочка подраздела 1.1
Финансовая санкция по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ — 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому сведения не представлены либо представлены неполно или недостоверно. Отдельная санкция в 1000 рублей предусмотрена за нарушение порядка представления сведений в электронном виде, когда отчёт охватывает 11 и более человек. Требование об уплате направляется в течение 10 дней с даты решения, платить нужно в течение 20 календарных дней с момента получения, а оплата в первые 10 дней уменьшает сумму вдвое.
Должностное лицо отвечает отдельно: от 300 до 500 рублей по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ. Привлекает к этой ответственности государственная инспекция труда, а не СФР, и организация не вправе оплатить этот штраф за сотрудника. При массовом увольнении арифметика перестаёт быть символической: сокращение на 60 человек с пропущенным сроком — 30 000 рублей санкции по 27-ФЗ плюс административный штраф на кадровика.
Что работник должен получить в день увольнения помимо отчётности
Комплект зависит от того, ведётся ли на работника бумажная трудовая книжка. Если он отказался от неё по статье 66.1 ТК РФ, в последний рабочий день работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Если бумажная книжка сохранена, выдаётся она сама, а СТД-Р предоставляется по запросу работника. Разница в обязанности, а не в наборе данных.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Работник отказался от бумажной трудовой книжки | СТД-Р в последний рабочий день, подраздел 1.1 на следующий рабочий день после приказа | Запись в книге учёта движения трудовых книжек |
| Бумажная трудовая книжка сохранена | Выдача книжки под расписку, совпадение формулировки записи с приказом и графой 7 | СТД-Р, если работник её не запрашивал |
| Работник не явился за трудовой книжкой | Уведомление явиться за книжкой или дать согласие на отправку почтой | Форма хранения невостребованной книжки |
| Работник оформляет пенсию | Подраздел 1.2 в течение 3 календарных дней с даты заявления | Очерёдность выдачи остальных справок |
| Прекращение договора ГПХ | Подраздел 1.1 на следующий рабочий день после прекращения договора | Трудовая книжка и СТД-Р не оформляются |
Отдельный узел — доступ к документам после увольнения. Трудовой договор и подписанные экземпляры остаются у бывшего работника, и личный кабинет по его номеру телефона сохраняется. Документы, которые относятся к компании, остаются в её профиле. В сервисе Добыто мы прописываем это правило на внедрении: в чек-лист увольнения входит пункт «работник сохранил свои документы», чтобы обращений через полгода не возникало.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Право работника на доступ к своим кадровым электронным документам — отдельная категория споров. Ограничение доступа после увольнения регулярно становится предметом разбирательства. Проверьте на своей системе простую вещь: сможет ли уволенный сотрудник открыть личный кабинет через месяц и скачать подписанные им документы. Если нет — это надо решать до увольнения, а не после жалобы.»
ЕФС-1 при увольнении в 1С:ЗУП и связка с КЭДО
В 1С:ЗУП подраздел 1.1 формируется двумя путями. Через кадровый блок: «Кадры» — «Электронные трудовые книжки» — «Создать» — «Сведения о трудовой деятельности ЕФС-1, подраздел 1.1». Через отчётность: «Отчётность, справки» — «1С-Отчётность» — «Создать» — «Сведения о трудовой деятельности». В форме указывается дата, на которую нужно отчитаться, а кнопка «Заполнить» даёт выбор между вариантами «Приёмами и увольнениями» и «Всеми мероприятиями». Для однодневного срока первый вариант точнее: он не затянет в файл переводы, по которым срок ещё не наступил.
Мероприятие подтягивается из кадрового документа «Увольнение», поэтому качество отчёта определяется качеством карточки работника, а не самим отчётом. Код по ОКЗ, вид договора и формулировка основания приезжают оттуда. В Добыто мы интегрируем маршруты подписания с 1С:ЗУП так, чтобы подписанный документ возвращался в учётную систему со статусом, и кадровику не приходилось вручную сверять, что именно ушло в фонд.
Чек-лист перед отправкой подраздела 1.1
- Дата приказа. Совпадает с датой документа-основания в отчёте и лежит в пределах вчерашнего рабочего дня.
- Формулировка основания. Дословно совпадает в приказе, в записи о трудовой деятельности и в графе 7.
- Код по ОКЗ. Соответствует последней должности работника, а не той, с которой его принимали.
- СНИЛС и ФИО. Сверены с индивидуальным лицевым счётом; расхождение в одной букве даёт статус «принят частично».
- Состав файла. Только титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1.
- Форма подачи. При 11 и более застрахованных лицах — электронно, с УКЭП.
- Протокол. Получен и прочитан, а не оставлен на утро следующего дня.
Когда подраздела 1.1 недостаточно или он вовсе не нужен
Ситуации, где привычная схема ломается, стоит знать заранее. При ликвидации организации к комплекту добавляется подраздел 1.2 со сведениями о стаже всех работников, а если уплачивались взносы на накопительную пенсию — ещё и подраздел 3 раздела 1. При увольнении работника, который одновременно подал заявление о назначении пенсии, срок по подразделу 1.2 свой: 3 календарных дня со дня заявления, и он не заменяет однодневный срок по подразделу 1.1.
Подраздел 1.1 не подаётся на исполнителей, с которыми компания не заключала ни трудовой договор, ни договор ГПХ, облагаемый взносами: самозанятые по договору оказания услуг без признаков трудовых отношений в кадровую отчётность не попадают. Требования к работникам по трудовому договору на них не переносятся — это разные правовые конструкции, и смешение здесь даёт риск переквалификации, а не просто ошибку в отчёте.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по электронным кадровым документам сначала доказывается право компании вообще вести их электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Порядок такой: согласие работника на КЭДО, ознакомление с локальным актом, факт использования электронной подписи, факт получения документа работником. Если первое звено рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.»
Стоимость КЭДО и электронных подписей: тарифы 2026 года
Итоговая сумма зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | 12 месяцев |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёрские удостоверяющие центры. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Отчётность об увольнении держится на трёх опорах: бумажный приказ задаёт дату отсчёта, подраздел 1.1 уходит в фонд не позднее следующего рабочего дня, а графа 7 с основанием и код по ОКЗ определяют, примут файл или вернут. С 30 декабря 2025 года форма и порядок заполнения новые, поэтому прошлогодние шаблоны формулировок требуют сверки. Ошибку можно снять без санкции, если найти её раньше фонда или уложиться в 5 рабочих дней после уведомления о расхождениях.
Мы в Добыто ведём кадровый электронный документооборот с учётом того, что часть увольнения закон оставил на бумаге: маршруты подписания собираются вокруг бумажного приказа, а статусы и даты возвращаются в 1С:ЗУП, откуда отчётность и формируется. Это снимает основную причину просрочки — потерю даты приказа между кадровиком и тем, кто отправляет файл.
Частые вопросы
Нужно ли подавать подраздел 1.1, если работник умер?
Да. Прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, — такое же кадровое мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ». Срок общий: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. В графе 7 указывается формулировка основания и норма ТК РФ, по которой договор прекращён, а в графах документа-основания — наименование, дата и номер приказа. Документы, подтверждающие обстоятельство, в фонд не направляются, они остаются в личном деле.
Приказ издан в пятницу вечером. Когда крайний срок?
Ближайший понедельник, если он рабочий. Правило переноса действует и на новогодние каникулы: приказ от 30 декабря даёт срок до первого рабочего дня января. Переносить можно только конец срока, начало отсчёта остаётся на дате приказа. Проверять стоит производственный календарь того года, в котором издан приказ, а не общее правило «плюс один день».
Можно ли сдать ЕФС-1 при увольнении на бумаге?
Только если сведения подаются на 10 и менее застрахованных лиц. При 11 и более отчёт принимается исключительно в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью. За нарушение порядка электронного представления предусмотрена отдельная санкция в 1000 рублей — она применяется даже тогда, когда сам срок не нарушен.
Что такое ИЛС и как в него попадают сведения об увольнении?
Индивидуальный лицевой счёт — персональная запись в системе персонифицированного учёта СФР, привязанная к СНИЛС. Принятые сведения из подраздела 1.1 ложатся в него и формируют электронную трудовую книжку, которую работник видит в выписке через портал госуслуг или личный кабинет в СФР. Если работник сообщает, что увольнения в выписке нет, первым делом проверяется протокол приёма: статус «принят частично» означает, что по этому человеку данные не прошли.
Чем отличается отменяющая запись от корректирующей формы?
Отменяющая запись убирает мероприятие целиком: в подразделе 1.1 ставится знак «X» в поле признака отмены, строка дублирует ранее поданные данные. Корректировка меняет содержание мероприятия и технически выполняется как отмена ошибочной строки плюс подача верной. Отмена применяется, когда события не было вовсе, корректировка — когда событие было, но реквизиты указаны неверно.
Нужно ли подавать сведения на самозанятого, с которым расторгли договор?
Нет, если это договор оказания услуг с плательщиком налога на профессиональный доход и выплаты по нему не облагаются взносами на обязательное пенсионное страхование. Подраздел 1.1 заполняется по трудовым договорам и по договорам ГПХ, на выплаты по которым начисляются взносы. Смешивать эти конструкции нельзя: перенос требований к работникам на исполнителей создаёт риск признания отношений трудовыми.
СФР прислал уведомление об устранении расхождений. Что делать?
Исправить сведения в течение 5 рабочих дней с момента получения уведомления — тогда финансовая санкция не применяется. Если ошибку работодатель нашёл сам и подал исправленные данные до того, как фонд её обнаружил, штрафа тоже нет. Требование об уплате уже назначенной санкции направляется в течение 10 дней с даты решения, оплата в первые 10 дней после получения уменьшает сумму вдвое.
