ЕФС-1 в 2026: сроки сдачи от кадрового события до протокола

ЕФС-1 — единая форма сведений для персонифицированного учёта и взносов на травматизм, которую работодатель подаёт в Социальный фонд России. Срок зависит от события: приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора уходят в фонд не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, а перевод на другую постоянную работу и переименование работодателя — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. С 30 декабря 2025 года действует форма из приказа СФР от 17.11.2025 № 1462. Главное различие, от которого зависит весь порядок работы: подраздел 1.1 подаётся по факту кадрового события, а подраздел 1.2 и раздел 2 — по календарю, раз в год до 25 января и ежеквартально до 25-го числа.

Разберём, какое кадровое событие в какой подраздел попадает, где взять код выполняемой функции по ОКЗ и почему ошибочную запись нельзя просто переписать: сначала подаётся отменяющее мероприятие и только потом верное. Покажем, как читать квитанцию о доставке и протокол контроля и что делать, когда пришло уведомление об устранении расхождений. Размеры штрафов по 27-ФЗ и КоАП, чек-лист самопроверки перед отправкой, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

ЕФС-1: какие отчёты заменила единая форма и куда попадают данные

Форма действует с 1 января 2023 года и собрала в один документ отчётность, которую раньше сдавали в два разных фонда. Структура жёсткая: раздел 1 отвечает за персонифицированный учёт и делится на подразделы, раздел 2 закрывает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве.

Из таблицы следует практический вывод: единая форма не означает единый отчёт. Подразделы живут своей жизнью, сдаются в разные сроки и разными службами — подраздел 1.1 ведёт отдел кадров, раздел 2 обычно закрывает бухгалтерия. Организационная ошибка здесь встречается чаще технической: кадровое событие оформлено вовремя, а кадровик не знает, что срок подачи начал течь.

Сведения из подраздела 1.1 ложатся в индивидуальный лицевой счёт работника. Запрос «ИЛС ПФР» сегодня ведёт к тому же счёту: с 1 января 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединены в Социальный фонд России, и лицевые счета ведёт он. Работник может сам проверить, что работодатель отчитался: выписка из индивидуального лицевого счёта заказывается в личном кабинете на сайте фонда или через Госуслуги и приходит в течение дня. В ней видны периоды работы, стаж и пенсионные коэффициенты.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы не берём из обучающих роликов и старых методичек сроки, названия форм и реквизиты — только логику и перечни, которые меняются реже. Материал двухлетней давности всё ещё называет форму СЗВ-ТД, хотя сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1 с 2023 года. Если в источнике устарела одна деталь, проверьте по нему и все остальные.»

Сроки сдачи ЕФС-1: какое событие уходит в фонд и когда

Срок подраздела 1.1 отсчитывается не от даты выхода человека на работу, а от даты издания приказа или подписания договора. Это разные даты, и расхождение между ними — типичный источник просрочки: приказ подписан в пятницу, кадровик считает срок от понедельника и опаздывает на два дня.

Календарные сроки сдвигаются, если 25-е число выпадает на выходной. Сведения о стаже за 2025 год сдавали до 26 января 2026 года, раздел 2 за первый квартал 2026 года — до 27 апреля, за полугодие — до 27 июля, за девять месяцев — до 26 октября. Срок подраздела 1.1 по приёму и увольнению не переносится по этому правилу иначе: он и так считается в рабочих днях, поэтому приказ, изданный в пятницу, закрывается отправкой в понедельник.

Новая форма ЕФС-1 с 2026 года: что изменилось

Действующая форма утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и применяется с 30 декабря 2025 года. Отчётность за 2025 год сдавалась уже по ней, то есть переходного периода с двумя бланками не было. Проверьте версию бланка в своей учётной программе: отчёт по прошлогоднему формату фонд не примет, и вы узнаете об этом из отказного протокола, а не заранее.

Основные изменения касаются классификатора мероприятий и титульного листа:

• Коды ДИСТ и НДОМ исключены. Перевод сотрудника на дистанционную или надомную работу отдельным мероприятием в подразделе 1.1 больше не отражается.
• Добавлен код МДИГ для иностранных работников, привлекаемых по международным договорам.
• Добавлен код ЧАЭСКОМ для командировок в регионы с радиоактивным загрязнением.
• На титульном листе появились контактные данные страхователя: телефон и адрес электронной почты.
• Код категории страхователя заполняют физические лица и индивидуальные предприниматели, всего в перечне 9 кодов. Юридические лица это поле не заполняют.
• Графы о классе условий труда обязательны для работников, занятых во вредных и опасных условиях.
• Правила по договорам гражданско-правового характера распространены на все виды таких договоров.

Отсюда следует конкретная задача для кадровой службы: в перечне мероприятий по каждому сотруднику, который переведён на удалёнку в 2024 или 2025 году, менять ничего не нужно, а вот справочник кодов в учётной системе обновить придётся, иначе программа продолжит предлагать выбывшие значения.

Коды должностей в ЕФС-1: код выполняемой функции по ОКЗ

Код выполняемой функции указывается в подразделе 1.1 в формате XXXX.X: первые четыре знака — код начальной группы занятий по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), пятый знак — контрольное число. Реквизит обязательный, пропуск даёт ошибку в протоколе.

Код подбирается по фактической трудовой функции, а не по названию должности в штатном расписании. Должность «менеджер» в разных компаниях означает специалиста по продажам, администратора офиса и руководителя подразделения — это три разные группы занятий и три разных кода. Сверяйте не строку штатки, а то, что человек реально делает по трудовому договору и должностной инструкции.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Практическая последовательность выглядит так: сначала приводится в порядок штатное расписание, затем обновляются наименования должностей в трудовых договорах через дополнительные соглашения, и только потом правится код в кадровой программе. Если начать с программы, в подразделе 1.1 уйдёт код, который не подтверждается ни одним кадровым документом компании. На внедрениях Добыто мы начинаем именно со штатного расписания: пока в нём нет порядка, код в отчёте не с чем сверять.

Кадровые документы, от которых считаются сроки ЕФС-1

Комплект собран по событиям подраздела 1.1: первым смотрите приказ о приёме, потому что именно от даты его издания отсчитывается срок подачи.

Порядок сдачи ЕФС-1: от приказа до протокола приёма

Отправленный отчёт не равен сданному. Между нажатием кнопки и записью в лицевом счёте работника стоят три события: доставка, контроль и приём. Каждое подтверждается своим документом, и отсутствие любого из них означает, что обязанность не исполнена.

Как подать ЕФС-1 после кадрового события: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте дату-основание. Для приёма, увольнения, приостановления и возобновления договора это дата издания приказа, для договора гражданско-правового характера — дата его заключения или прекращения.
2. Шаг 2. Определите подраздел и срок по таблице выше. Событий в одном приказе может быть несколько, и сроки у них разные: перевод уходит до 25-го числа, а увольнение — на следующий рабочий день.
3. Шаг 3. Сформируйте подраздел 1.1 на всех сотрудников, по которым событие наступило в этом периоде. Проверьте код выполняемой функции, СНИЛС и написание фамилии, имени и отчества строго по паспорту.
4. Шаг 4. Подпишите отчёт усиленной квалифицированной электронной подписью страхователя. Организации и предприниматели с численностью 11 и более застрахованных лиц сдают только в электронном виде, при численности 10 и менее допустим бумажный вариант.
5. Шаг 5. Отправьте файл и дождитесь уведомления о доставке. Фонд направляет его в течение дня после отправки.
6. Шаг 6. Получите результат обработки. Он приходит в течение трёх рабочих дней с момента уведомления о доставке. Отчёт со статусом «Сдано» принят полностью, статус «Сдан частично» означает ошибки по отдельным застрахованным лицам.
7. Шаг 7. Откройте протокол контроля сведений и сохраните его вместе с квитанцией. Эта пара документов и есть доказательство своевременной сдачи при споре о штрафе.

Порядок работы страхователя, форматы файлов и контакты технической поддержки фонд публикует в собственной базе знаний по представлению ЕФС-1. Туда же уходят обращения, если протокол не приходит дольше установленного срока: в обращении указывают регистрационный номер, вид отчётности и дату отправки.

Что проверить до отправки: чек-лист

Проверка занимает несколько минут и снимает большую часть отказов:

1. Регистрационный номер страхователя и реквизиты на титульном листе совпадают с данными в личном кабинете фонда.
2. Заполнены контактные данные на титульном листе: телефон и адрес электронной почты.
3. СНИЛС каждого работника сверен с документом, а не взят из старой карточки.
4. Фамилия, имя и отчество совпадают с паспортом, включая букву «ё».
5. Код выполняемой функции проставлен и соответствует фактической трудовой функции.
6. Дата приказа в отчёте совпадает с датой в самом приказе.
7. Сертификат электронной подписи действует на дату отправки, а не истекает через день.
8. Версия бланка соответствует приказу СФР от 17.11.2025 № 1462.

В сервисе Добыто дата подписания фиксируется системой в момент подписания, поэтому дату-основание для подраздела 1.1 не приходится восстанавливать по переписке и служебным запискам.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Компания рассчитывает убрать бумагу из увольнения целиком, а получает гибрид: заявление работник подаёт электронно, а приказ об увольнении и акт ознакомления с ним остаются на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, и это подтверждено письмом Минтруда от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Посмотрите свой регламент увольнения: шаг с бумажным приказом должен быть в нём отдельным пунктом, потому что именно от даты приказа отсчитывается срок подачи подраздела 1.1.»

ЕФС-1 в 1С:ЗУП и связка с КЭДО

В 1С:ЗУП отчёт собирается из регистра сведений о трудовой деятельности, который наполняется кадровыми документами: приёмом, переводом, увольнением. Механика простая и в ней же кроется частая ошибка — отчёт формируется из того, что проведено в программе, а не из того, что подписано на бумаге или в системе КЭДО. Если приказ подписан у руководителя, но кадровый документ в 1С не проведён, ЕФС-1 уйдёт без этого сотрудника и никакой контроль формата этого не покажет.

Связка КЭДО с 1С закрывает именно этот разрыв: документ создаётся в учётной системе, уходит на подписание в КЭДО и возвращается со статусом подписания обратно в 1С. Кадровик видит, что приказ подписан, в том же окне, где формирует отчётность.

В практике Добыто перед раскаткой на всю компанию мы собираем пилотную группу из одного подразделения и прогоняем через неё полный цикл: приём, перевод, увольнение и формирование отчёта. Это снимает основную часть ошибок настройки маршрутов до того, как срок подачи станет реальным.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд работодателю поверил, кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, и при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства, которые зафиксировала собственная система работодателя: электронную подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника у компании были — не хватило описанного порядка идентификации и разнесённых во времени дат.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Суд оценивает не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическую способность работать в системе. Когда за человека документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»

Отмена и корректировка сведений: как снять ошибочную запись

Запрос «отмена ЕФС-1» чаще всего означает не отмену формы, а отмену отдельной записи в уже сданном отчёте. Саму форму не отменяли: приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 её обновил, а не упразднил, и сведения о трудовой деятельности по-прежнему подаются в составе ЕФС-1, а не отдельным СЗВ-ТД.

Механизм исправления зависит от того, принял фонд сведения или нет. Если из протокола видно, что мероприятие не принято, достаточно исправить данные и отправить отчёт заново — в лицевой счёт ничего не попало. Если сведения приняты, переписать строку нельзя: сначала подаётся отменяющая запись, затем правильная.

Отменяющая запись заполняется в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые нужно снять, и в графе «Признак отмены записи» проставляется знак «Х». Следующей строкой идут скорректированные сведения. Порядок строк имеет значение: если верная запись окажется выше отменяющей, фонд снимет обе.

Важный нюанс из практики: отменять приходится не только опечатки. В разобранном судами сюжете заявление об увольнении было сформировано работником ошибочно при первичном использовании системы КЭДО, суд признал увольнение незаконным и восстановил работника — а кадровой службе пришлось снимать уже поданное мероприятие о прекращении трудового договора. Первые дни работы человека в системе остаются зоной повышенного риска, и значимые действия в этот период стоит подтверждать вне системы до отправки отчёта.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Журнал действий системы не выборочный: он показывает и то, что подтверждает позицию работодателя, и то, что работает против него — дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Поэтому журнал подписания смотрят до того, как начался спор, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт.»

Цена ошибки: штрафы за ЕФС-1 в 2026 году

Санкция по разделу 1 считается не за отчёт, а за человека. Статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ устанавливает 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица за непредставление сведений в срок либо за представление неполных или недостоверных сведений. Для компании, которая приняла за месяц 40 человек и пропустила срок, это 20 000 рублей за один эпизод.

Отдельный состав — нарушение электронного формата: 1000 рублей за несоблюдение порядка представления сведений в виде электронных документов. Он применяется при численности работающих застрахованных лиц 11 и более человек, то есть бумажный отчёт от компании со штатом 12 человек будет стоить тысячу рублей независимо от того, сдан он вовремя или нет.

К этому добавляется административная ответственность должностного лица по статье 15.33.2 КоАП РФ: от 300 до 500 рублей, срок давности — один год со дня совершения правонарушения. Ответственным становится тот, на кого возложена подача отчётности приказом или должностной инструкцией, а не абстрактный руководитель.

Когда штрафа не будет

При обнаружении ошибок или несоответствий фонд направляет страхователю уведомление об их устранении: лично под расписку, заказным письмом или по телекоммуникационным каналам связи. На исправление даётся пять рабочих дней, и при своевременном устранении финансовые санкции не применяются. Уведомление приходит в тот же канал, откуда уходил отчёт, поэтому проверять личный кабинет нужно и после получения положительного протокола.

Второй сценарий без штрафа — добровольное исправление. Если вы нашли ошибку сами и подали корректировку до того, как её выявил фонд, санкции не начисляются. Отсюда практический смысл ежемесячной сверки: дешевле найти расхождение самому, чем дождаться уведомления.

Если штраф всё-таки выставлен, требование об уплате направляется в течение 10 дней со дня вступления решения в силу и исполняется за 20 календарных дней с момента получения. При уплате в первые 10 дней взыскивается половина суммы.

Когда ЕФС-1 подавать не нужно

Перечень мероприятий подраздела 1.1 закрытый, и большая часть кадровых действий в него не входит. Отчёт не подаётся при изменении оклада без перевода, при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск, при направлении в командировку, при оформлении больничного, при вынесении дисциплинарного взыскания и при временном переводе, который не стал постоянным.

С 2026 года к этому перечню добавился перевод на дистанционную и надомную работу: коды ДИСТ и НДОМ из классификатора исключены, и отдельное мероприятие по такому переводу больше не формируется.

Подраздел 1.2 не сдаётся вовсе, если в отчётном году у работников не было периодов, влияющих на пенсионные права. Стаж обычного сотрудника фонд учитывает по данным подраздела 1.1 — по факту приёма и увольнения. Перечень оснований для подраздела 1.2 обновлён приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, поэтому список конкретных случаев за 2026 год сверяйте с действующей редакцией порядка заполнения, а не с методичками прошлых лет.

Отдельная ситуация — индивидуальный предприниматель без работников и без договоров гражданско-правового характера. Он не является страхователем по отношению к другим лицам, и подавать ЕФС-1 ему не за кого.

Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей в 2026 году

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С. Данные приведены по действующим тарифам сервиса Добыто на дату публикации.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и SLA считаются отдельно. Развёрнутые условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Отдельной строкой за электронные подписи платить не нужно: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. При переходе между тарифами разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

ЕФС-1 распадается на два разных режима работы. Подраздел 1.1 привязан к кадровому событию и требует реакции на следующий рабочий день после приказа о приёме, увольнении, приостановлении или возобновлении договора; перевод и переименование работодателя укладываются в срок до 25-го числа следующего месяца. Подраздел 1.2 и раздел 2 живут по календарю. Форма 2026 года утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462: из классификатора ушли коды ДИСТ и НДОМ, появились МДИГ и ЧАЭСКОМ, на титульном листе стали обязательны контакты. Ошибочная запись не переписывается, а отменяется отдельной строкой с признаком «Х», и цена промаха считается по 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

Большая часть просрочек по ЕФС-1 рождается не в отчётности, а в кадровом контуре: приказ подписан, но не проведён, дата события известна не тем людям, подписание затянулось на неделю. Мы в Добыто выстраиваем этот контур так, чтобы кадровое событие фиксировалось датой подписания в системе и сразу становилось видимым для того, кто отвечает за отчётность, а связка с 1С:ЗУП убирала ручной перенос данных между программами.

Частые вопросы

Как работнику проверить, что работодатель подал сведения в фонд?

Нужно заказать выписку из индивидуального лицевого счёта в личном кабинете на сайте Социального фонда России или через Госуслуги. Отчёт приходит в личный кабинет в течение дня. В выписке отражаются периоды работы, стаж и количество индивидуальных пенсионных коэффициентов. Если запись о приёме или увольнении не появилась, а приказ издан больше недели назад, есть основание запросить у работодателя копию протокола приёма ЕФС-1. Дополнительно работник вправе получить от работодателя форму СТД-Р — сведения о трудовой деятельности по данным самого работодателя, их удобно сравнивать с выпиской построчно.

Нужно ли сдавать ЕФС-1 по договорам гражданско-правового характера?

Да, подраздел 1.1 подаётся при заключении и при прекращении договора гражданско-правового характера, срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения. С 30 декабря 2025 года правила распространены на все виды таких договоров, а не только на отдельные из них. Штраф за непредставление считается по количеству исполнителей: по 500 рублей за каждого. Договор с самозанятым, который не является застрахованным лицом по этому договору, в подраздел 1.1 не попадает — здесь важно не путать статус исполнителя с формой договора.

Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге?

Бумажный вариант допустим при численности работающих застрахованных лиц 10 и менее человек. При численности 11 и более отчёт принимается только в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Нарушение этого порядка — самостоятельный состав со штрафом 1000 рублей, который начисляется даже при своевременно сданном отчёте. Численность определяется на отчётный период, поэтому при росте штата через границу в 10 человек порядок сдачи меняется сразу, без отдельного уведомления от фонда.

Срок сдачи выпал на выходной — что делать?

Календарные сроки переносятся на ближайший рабочий день. По этому правилу сведения о стаже за 2025 год сдавали до 26 января 2026 года, раздел 2 за первый квартал 2026 года — до 27 апреля, за полугодие — до 27 июля, за девять месяцев — до 26 октября. Со сроком подраздела 1.1 по приёму и увольнению правило работает иначе: он изначально считается в рабочих днях, поэтому приказ, изданный в пятницу или в предпраздничный день, закрывается отправкой в первый следующий рабочий день.

Можно ли исправить ошибку самому и избежать штрафа?

Да. Если страхователь нашёл неточность сам и подал корректировку до того, как её выявил фонд, финансовые санкции не применяются. Тот же результат даёт исправление по уведомлению фонда в течение пяти рабочих дней с момента его получения. Разница в том, что второй вариант зависит от скорости получения уведомления: оно может прийти заказным письмом, и время на реакцию сократится до пары дней. Поэтому сверку отправленных мероприятий с кадровыми документами разумнее делать ежемесячно, а не ждать сигнала извне.

Должности нет в ОКЗ — какой код выполняемой функции ставить?

Классификатор построен не по названиям должностей, а по группам занятий, поэтому точного совпадения строки штатного расписания в нём может не быть вовсе. Код подбирается по фактической трудовой функции работника: смотрят трудовой договор и должностную инструкцию, определяют начальную группу занятий по ОКЗ ОК 010-2014 и берут её четырёхзначный код плюс контрольное число, формат XXXX.X. Если под функцию подходят две группы, выбирается та, которая описывает основную часть работы по договору, а не дополнительную нагрузку.