ЕФС-1 в 2026: сведения о трудовой деятельности и сроки

ЕФС-1 — единая форма, через которую работодатель передаёт в Социальный фонд России сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, то есть человека, которому открыт индивидуальный лицевой счёт в системе персонифицированного учёта. За кадровые события отвечает подраздел 1.1 раздела 1. Приём, увольнение, заключение и прекращение договора ГПХ, приостановление и возобновление трудового договора подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или подписания договора. Постоянный перевод, присвоение второй профессии и заявление о выборе способа ведения трудовой книжки — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события.

Разберём перечень кадровых мероприятий подраздела 1.1 со сроками, новую форму, которая действует с 30 декабря 2025 года, и порядок заполнения графы с кодом должности по ОКЗ. Покажем, какие события с 2026 года подавать больше не нужно и почему разговоры об отмене ЕФС-1 касаются отдельных сведений, а сама форма никуда не делась. Чек-лист проверки перед отправкой, размеры штрафов по 27-ФЗ и КоАП, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Сведения о трудовой деятельности: что именно обязана передать компания

Зарегистрированное лицо — термин Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте. Так закон называет физическое лицо, которому открыт индивидуальный лицевой счёт. На этом счёте копятся стаж, пенсионные баллы, сведения о работодателях и сведения о трудовой деятельности. Наполняет счёт не сам человек: обязанность передавать сведения статья 11 27-ФЗ возлагает на страхователя, то есть на компанию или индивидуального предпринимателя, у которых человек работает.

До 2023 года кадровые события подавались отдельной формой СЗВ-ТД. С 2023 года СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС объединены в единую форму ЕФС-1, и сведения о трудовой деятельности переехали в подраздел 1.1 раздела 1. Поиск по запросу «СЗВ-ТД» до сих пор выдаёт инструкции, написанные до объединения форм, и именно оттуда в кадровые регламенты попадают неактуальные названия отчётов.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы не берём из устаревших роликов и статей ни сроки, ни названия форм, ни реквизиты приказов — только логику и перечни, которые меняются реже. Если в материале осталась СЗВ-ТД, это индикатор: проверять надо не одну деталь, а весь текст целиком. Перед тем как утвердить внутреннюю инструкцию по отчётности, сверьте названия форм и сроки с действующей редакцией порядка заполнения.»

Подраздел 1.1 закрывает только кадровые события. Страховой стаж уходит в подраздел 1.2, зарплата работников государственных и муниципальных учреждений — в подраздел 1.3, дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию отражаются отдельным подразделом, взносы на травматизм — в разделе 2. Каждый подраздел живёт по своему сроку и подаётся отдельно: отправка раздела 2 за отчётный период не закрывает обязанность подать подраздел 1.1 на принятого вчера сотрудника.

Перечень кадровых мероприятий подраздела 1.1 и сроки подачи

Срок зависит от вида мероприятия и отсчитывается от даты документа-основания, а не от даты выхода человека на работу.

Однодневный срок — самое узкое место всей конструкции. Приказ о приёме, изданный в пятницу, закрывается отправкой в понедельник; приказ, изданный 30 декабря, придётся закрывать в первый рабочий день января. Кадровая служба, которая формирует приказы пакетом раз в неделю, нарушает срок по всем приказам, кроме последнего.

Когда подраздел 1.1 подавать не нужно

Отсутствие мероприятия не порождает обязанности отчитаться. Нулевого подраздела 1.1 не бывает: если в месяце не было ни одного кадрового события из перечня, подраздел просто не заполняется и не отправляется. Не подаётся он и на временный перевод, и на перемещение внутри той же должности без изменения трудовой функции, и на изменение оклада, и на предоставление отпуска или больничного.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отдельная граница проходит по форме занятости. Исполнитель по договору ГПХ попадает в подраздел 1.1 самим фактом заключения и прекращения договора, но только если по этому договору начисляются страховые взносы. Самозанятый на налоге на профессиональный доход застрахованным лицом по такому договору не становится, и сведения на него не подаются. Переносить требования, написанные для работников по трудовому договору, на исполнителей и самозанятых нельзя: перечень мероприятий у них разный.

Что изменилось в ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года

Новая форма ЕФС-1 и новый электронный формат утверждены приказами Фонда пенсионного и социального страхования от 17.11.2025 № 1462 и № 1463. Оба вступили в силу 30 декабря 2025 года, и вся отчётность 2026 года сдаётся уже по ним.

Для подраздела 1.1 изменения сводятся к сокращению поводов для отправки и к правке справочника кодов:

• Подраздел 1.1 подаётся только при постоянных переводах. Временный перевод основанием для отправки больше не является.
• Исключены коды ДИСТ и НДОМ. Перевод сотрудника на дистанционную или надомную работу отдельным мероприятием в отчётности не отражается.
• Добавлен код МДИГ — для иностранных граждан, работающих по международным договорам.
• Коды НЕПД и НЕПН для неполного рабочего дня и неполной рабочей недели теперь можно указывать одновременно.
• Коды ДОИП и ЛДПИ по договорам об отчуждении прав на результаты интеллектуальной деятельности проставляются только при одновременном выполнении всех четырёх условий, названных в порядке заполнения.

В соседних подразделах изменения глубже. Из подраздела 1.2 убрали сведения об отпуске по беременности и родам и об отпуске по уходу за ребёнком: страховой стаж на размер пособия по уходу не влияет, а для пособия по беременности и родам значение имеет только факт превышения шести месяцев стажа. Графы 11 и 12 о специальной оценке условий труда заполняются только тогда, когда рабочему месту присвоен вредный или опасный класс.

Отменили ли ЕФС-1 в 2026 году

Форма действует. Под «отменой ЕФС-1» в обсуждениях 2026 года обычно имеют в виду одно из трёх: отмену сведений о декретных отпусках в подразделе 1.2, исключение кодов ДИСТ и НДОМ или отказ от подачи подраздела 1.1 при временных переводах. Обязанность передавать сведения о трудовой деятельности установлена статьёй 11 27-ФЗ и не отменялась. Кадровому специалисту, который читает заголовок про отмену, стоит открыть текст и посмотреть, о каком именно подразделе идёт речь.

Как заполнить подраздел 1.1: графы, коды должностей и наименование трудовой функции

Подраздел 1.1 заполняется по данным приказа или иного документа-основания. В строках указываются дата мероприятия, вид мероприятия, наименование должности или трудовой функции, основание с реквизитами приказа. Отдельная графа отведена под код выполняемой функции: в неё вносится цифровой код по Общероссийскому классификатору занятий в формате XXXX.X и буквенный код вида работы, если он требуется.

Наименование должности берётся из штатного расписания и трудового договора. Расхождение между тем, как должность названа в приказе, и тем, как она названа в штатном расписании, — самая частая причина, по которой сведения приходится подавать повторно. К этому добавилась смена классификатора профессий.

Смена классификатора задевает не только отчётность. Если изменилось наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а к трудовым договорам — дополнительные соглашения. Отчётность в этой цепочке идёт последней: подавать в СФР должность, которой нет в действующем штатном расписании, смысла нет.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «После оформления приёма у кадровика остаётся четыре действия: внести запись в трудовую книжку или её электронный аналог, зарегистрировать движение книжки в форме учёта, отправить сведения о военнообязанном в военкомат и подать отчёт в Социальный фонд. Первые три можно сделать в течение недели, четвёртое — только до конца следующего рабочего дня. Разнесите эти действия в своём регламенте по разным срокам, иначе отчёт будет уходить последним и с опозданием.»

Как подать ЕФС-1 в СФР: форма представления, подпись и выгрузка из 1С:ЗУП

Способ подачи определяется численностью. При 11 и более зарегистрированных лицах, на которых подаются сведения, отчёт представляется только в электронной форме и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. При численности 10 человек и меньше допустима бумага — лично или почтой. Состав формы, порядок заполнения и актуальные форматы выложены в базе знаний страхователя на сайте Социального фонда России, там же указан перечень каналов отправки.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3 подраздел 1.1 формируется из двух мест: раздел «Кадры — Электронные трудовые книжки» и рабочее место «Отчётность, справки — 1С-Отчётность». Документ мероприятия создаётся автоматически при проведении приказа о приёме, переводе или увольнении, а в отчёт попадают только те мероприятия, которые не были отправлены ранее. Проверка перед отправкой сводится к тому, чтобы в списке мероприятий не осталось строк за прошлые периоды.

Как передать сведения о приёме на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Издайте приказ о приёме и зафиксируйте его дату. Именно от неё отсчитывается срок, а не от даты выхода сотрудника на работу.
2. Шаг 2. Сверьте наименование должности в приказе, трудовом договоре и штатном расписании. Три документа должны называть должность одинаково.
3. Шаг 3. Подберите код выполняемой функции по ОКЗ в формате XXXX.X и проверьте, нужен ли дополнительный буквенный код — например, НЕПД или НЕПН при неполном рабочем времени.
4. Шаг 4. Сформируйте подраздел 1.1 с мероприятием ПРИЁМ, внесите реквизиты приказа в графу основания.
5. Шаг 5. Подпишите отчёт усиленной квалифицированной подписью и отправьте по телекоммуникационным каналам. При численности 10 человек и меньше допустима подача на бумаге.
6. Шаг 6. Дождитесь протокола приёма и сохраните его. До получения положительного протокола обязанность не считается исполненной.

Готовый модуль для 1С:ЗУП в Добыто устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. Это снимает ручной перенос данных между кадровой программой и системой подписания, где обычно и теряются реквизиты приказов.

Что компания обязана выдать самому работнику: СТД-Р и выписка из ИЛС

Передачей сведений в фонд обязанности работодателя не исчерпываются. По статье 66.1 ТК РФ работник вправе получить сведения о трудовой деятельности у своего работодателя по форме СТД-Р, утверждённой приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. По письменному заявлению в период работы справка выдаётся не позднее трёх рабочих дней со дня обращения, при увольнении — в день прекращения трудового договора. Способ выбирает работник: на бумаге, заверенной надлежащим образом, или электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной подписью работодателя, если она у работодателя есть.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

СТД-Р выдаётся тем, кто письменно отказался от ведения бумажной трудовой книжки и получил её на руки. Сведения обо всей трудовой деятельности, а не только о работе в одной компании, человек получает сам: в выписке из индивидуального лицевого счёта, которую заказывают через личный кабинет на портале государственных услуг, в клиентской службе фонда или в МФЦ. Если работодатель не подал подраздел 1.1, в выписке этого периода работы не будет, и обнаруживает это обычно сам работник при оформлении пенсии или кредита.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные кадровые документы не означает, что бумага не понадобится никогда: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Приказ о приёме — основание для подраздела 1.1, и в споре о стаже проверять будут именно его. Посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде, и чем вы подтвердите их подлинность.»

Образцы кадровых документов, из которых берутся сведения о трудовой деятельности

Комплект собран под цепочку «основание — отчёт — справка работнику»; первым смотрите форму СТД-Р, её выдают по заявлению и в день увольнения.

Ошибки в сведениях о трудовой деятельности и цена этих ошибок

Ответственность за подраздел 1.1 считается по каждому человеку в отчёте. За непредставление в срок либо представление неполных или недостоверных сведений часть 3 статьи 17 27-ФЗ устанавливает штраф 500 рублей за каждое зарегистрированное лицо. На должностное лицо дополнительно накладывается штраф от 300 до 500 рублей по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ; юридические лица по этой статье не отвечают. Нарушение порядка представления сведений в электронной форме, когда компания обязана отчитываться электронно, наказывается отдельным штрафом в 1000 рублей.

Арифметика простая: одна забытая партия приёмов на 40 человек — это 20 000 рублей по 27-ФЗ плюс штраф на кадровика. Для компании на 3000 сотрудников с типовой текучестью в 25% годовой объём мероприятий по приёму и увольнению переваливает за полторы тысячи, и систематическое опоздание на день превращается в шестизначную сумму. При этом ошибку, исправленную самостоятельно до того, как её обнаружил фонд, обычно удаётся закрыть без санкции — корректирующие сведения подаются тем же подразделом.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд работнику отказал, кассационный суд общей юрисдикции акты отменил и вернул дело: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника при подписании. При новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали ему в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел и за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная информационная система работодателя. Приказ об увольнении, отменённый судом, тянет за собой и поданный по нему подраздел 1.1.

В практике Добыто эйчары чаще всего спотыкаются на связке «приказ — отчёт»: приказ переиздают из-за опечатки в должности, а подраздел 1.1 уже ушёл со старыми реквизитами основания. Дальше приходится отменять мероприятие и подавать его заново.

Типовые причины, по которым сведения возвращают или подают повторно:

• Должность в отчёте не совпадает с должностью в штатном расписании после перехода на ОК 016-2025.
• В графе основания указана дата приказа о приёме, а не его номер и дата, либо реквизиты приказа изменились после переиздания.
• Мероприятие ПЕРЕВОД отправлено на временный перевод, который с 2026 года в подраздел 1.1 не попадает.
• Договор ГПХ подан по дате начала работ, тогда как срок отсчитывается от даты заключения договора.
• Отчёт подан на бумаге при численности 11 и более зарегистрированных лиц.

Сценарии: что подавать в типовых кадровых ситуациях

Таблица собрана по ситуациям, которые в 2026 году читаются иначе, чем годом раньше.

Три строки из шести в 2026 году закрываются отсутствием действия. Регламент, написанный по правилам 2024 года, заставляет кадровика отправлять лишние мероприятия, а каждое лишнее отправленное мероприятие потом придётся отменять.

Чек-лист проверки перед отправкой подраздела 1.1

Проверка занимает несколько минут и снимает основную часть повторных подач. Перед раскаткой КЭДО на всю компанию мы в Добыто прогоняем этот же список на пилотной группе: расхождения между приказами, штатным расписанием и справочником кодов всплывают именно там.

1. Дата документа-основания зафиксирована, срок отсчитан от неё, а не от даты события в жизни сотрудника.
2. Вид мероприятия соответствует действующему справочнику кодов: временные переводы, дистанционная и надомная работа в перечень не входят.
3. Наименование должности совпадает в приказе, трудовом договоре и штатном расписании, актуализированном по ОК 016-2025.
4. Код выполняемой функции по ОКЗ подобран в формате XXXX.X, дополнительные буквенные коды проставлены при неполном рабочем времени.
5. Реквизиты приказа в графе основания перенесены полностью: вид документа, дата, номер.
6. Способ подачи выбран по численности: 11 и более зарегистрированных лиц — только электронно, с усиленной квалифицированной подписью.
7. Сертификат подписи действует на дату отправки и не был перевыпущен накануне.
8. Протокол приёма получен и сохранён вместе с самим отчётом.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней, а перед раскаткой на всю компанию закладываем пилотную группу. Совпадение даты выдачи подписи и даты кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Важный нюанс из практики: оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за сотрудника документы подписывает кто-то другой, доказательственная конструкция рассыпается целиком, и приказ, ставший основанием для подраздела 1.1, теряет силу вместе с ней.

Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей для кадровых документов

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и поддержка входят не во все тарифы.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и необходимости интеграции с учётной системой: при одинаковой численности компания с 1С:ЗУП и электронным архивом попадает в тариф «Бизнес», а компания до 25 человек без интеграций закрывается тарифом «Старт». Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

УКЭП, которой подписывается сама отчётность в СФР, выпускается отдельно через удостоверяющие центры и в абонентскую плату за КЭДО не входит. Это разные подписи и разные процедуры выпуска: ПЭП и УНЭП работника обслуживают кадровый документооборот внутри компании, УКЭП организации — отправку сведений в фонд.

Выводы

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица компания передаёт подразделом 1.1 формы ЕФС-1, и срок определяется видом кадрового мероприятия: сутки на приём, увольнение, договоры ГПХ, приостановление и возобновление, до 25-го числа следующего месяца на постоянный перевод и заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. С 30 декабря 2025 года действует форма по приказам фонда № 1462 и № 1463: поводов для отправки стало меньше, справочник кодов изменился, а обязанность отчитываться осталась прежней. Цена опоздания считается по людям — 500 рублей за каждое зарегистрированное лицо плюс штраф на должностное лицо.

Однодневный срок чаще всего срывается ещё до отчётности: приказ долго ходит на подпись, реквизиты меняются, кадровик узнаёт о приёме постфактум. В сервисе Добыто кадровые документы подписываются электронной подписью в день издания, а интеграция с 1С:ЗУП переносит мероприятие в учётную систему без ручного ввода, из-за чего подраздел 1.1 формируется по фактическим, а не по восстановленным задним числом данным.

Частые вопросы

Подаётся ли подраздел 1.1 на внешнего совместителя

Да. Работа по совместительству оформляется отдельным трудовым договором и приказом, поэтому это самостоятельное мероприятие ПРИЁМ со сроком до конца следующего рабочего дня после даты приказа. В графе трудовой функции указывается должность по договору совместительства. При увольнении совместителя подаётся отдельное мероприятие УВОЛЬНЕНИЕ.

Что делать, если в уже отправленных сведениях нашли ошибку

Ошибка исправляется подачей того же подраздела 1.1 с корректирующими данными: неверное мероприятие отменяется, после чего подаётся верное. Отдельного срока на исправление закон не устанавливает, поэтому действует общее правило — чем раньше, тем лучше: сведения, исправленные до того, как расхождение обнаружил фонд, обычно закрываются без штрафа по части 3 статьи 17 27-ФЗ.

Нужно ли сдавать нулевой подраздел 1.1, если кадровых событий не было

Нет. Подраздел 1.1 подаётся по факту наступления мероприятия из перечня, периодического срока у него нет. Если за месяц не было ни приёмов, ни увольнений, ни постоянных переводов, ни договоров ГПХ, отправлять нечего. Это отличает подраздел 1.1 от раздела 2 по взносам на травматизм, который сдаётся по итогам отчётного периода независимо от наличия начислений.

Можно ли сдать сведения на бумаге, если в компании 10 сотрудников

Да. Электронная форма обязательна при численности 11 и более зарегистрированных лиц, на которых подаются сведения. При 10 и менее допустима подача на бумажном носителе лично или почтой. Порог считается по количеству лиц в конкретном отчёте; штатная численность на него не влияет. У компании, балансирующей около десяти человек, способ подачи может меняться от месяца к месяцу.

Подаются ли сведения на самозанятого исполнителя

Нет, если договор заключён с плательщиком налога на профессиональный доход и страховые взносы по нему не начисляются: такой исполнитель не становится застрахованным лицом по этому договору. Сведения подаются по договорам ГПХ, вознаграждение по которым облагается взносами. Если самозанятый в период действия договора утратил право на специальный режим, статус договора нужно пересмотреть вместе с обязанностью отчитаться.

Обязан ли работодатель выдать СТД-Р в электронном виде

Способ выдачи выбирает работник. По статье 66.1 ТК РФ сведения предоставляются на бумаге, заверенной надлежащим образом, либо электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью, если такая подпись у работодателя есть. При отсутствии УКЭП остаётся бумажный вариант. Срок общий: три рабочих дня со дня письменного заявления в период работы и день прекращения трудового договора при увольнении.