ЕФС-1 остаётся единственной формой, через которую работодатель передаёт в Социальный фонд сведения о страховом стаже: за календарный год их показывают в подразделе 1.2 и сдают не позднее 25 января следующего года, за 2026 год — до 25 января 2027. Подраздел 1.2 заполняют не на весь штат, а только на людей с особыми периодами: право на досрочную пенсию, северные и сельские условия, отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения заработной платы, простой, отстранение. Объём годовой работы задаётся одним условием: если за год у человека не было ни одного особого периода, строки по нему в подразделе 1.2 нет вовсе; если был хотя бы один день, год дробится на строки с кодами, и каждую строку нужно подтвердить первичным документом.
Разберём, какие данные считаются исходными и где расходятся табель, приказы и карточка сотрудника. Покажем, что изменилось в форме с 30 декабря 2025 года и почему разговоры про отмену ЕФС-1 касаются только отдельных сведений, а не отчёта целиком. Дадим порядок сбора данных за год, который не требует поимённой сверки, и точки контроля в 1С:ЗУП перед выгрузкой. Коды периодов, размеры финансовых санкций по 27-ФЗ, сроки на исправление по уведомлению фонда и стоимость автоматизации — во второй половине статьи.
Где в ЕФС-1 живут сведения о страховом стаже и когда их сдают
Сведения о страховом стаже — это подраздел 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1. Форма утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и применяется с 30 декабря 2025 года. Отчёт устроен как конструктор: титульный лист подаётся с каждым подразделом, а сами подразделы живут по своим срокам и уходят в фонд отдельными файлами. Из-за этого фраза «сдать ЕФС-1» ничего не значит, пока не названо, какой именно подраздел имеется в виду.
Сроки в таблице ниже показывают, какие данные надо держать в актуальном состоянии постоянно, а какие можно собирать один раз в год.
| Часть формы | Что отражает | Срок подачи |
|---|---|---|
| Подраздел 1.1 | Приём, увольнение, постоянный перевод, начало и окончание договора ГПХ, выбор формы трудовой книжки | Приём, увольнение, начало и окончание договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня. Остальные события — до 25-го числа следующего месяца |
| Подраздел 1.2 | Страховой стаж за календарный год по лицам с особыми периодами | За 2026 год — не позднее 25 января 2027. При назначении пенсии работнику — в течение 3 календарных дней |
| Подраздел 1.3 | Заработная плата работников государственных и муниципальных учреждений | Ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим |
| Подраздел 2 подраздела 1 | Основания для досрочного назначения страховой пенсии по организации в целом | Вместе с подразделом 1.2, за 2026 год — до 25 января 2027 |
| Подраздел 3 подраздела 1 | Дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию | Ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом |
| Раздел 2 | Взносы на травматизм | За 2026 год — 27 апреля, 27 июля, 26 октября 2026 и 25 января 2027 |
Из таблицы видно, где именно возникает годовой аврал: подраздел 1.1 фиксирует события в течение года и сам по себе стаж не описывает, а подраздел 1.2 собирается один раз и опирается на данные, которые накопились за 12 месяцев в других системах. Способ подачи зависит от численности: при 11 и более застрахованных лицах отчёт уходит только в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью, при 10 и менее допустима бумага.
Кто попадает в подраздел 1.2 за 2026 год, а кто нет
Подраздел 1.2 подают на застрахованных лиц, у которых в отчётном году был особый период. К ним относятся работники по трудовым договорам, совместители и исполнители по договорам ГПХ, если у них есть основание из перечня. Человек, который весь год отработал в обычных офисных условиях без неоплачиваемых периодов и без права на досрочную пенсию, в подраздел 1.2 не попадает: сведения о его стаже фонд восстанавливает из подраздела 1.1 и данных о начисленных взносах.
Практический смысл этого правила в том, что объём годовой работы определяется не численностью, а количеством особых периодов. В компании на 800 человек с чистым офисным штатом подраздел 1.2 может оказаться на 20 строк, а на производстве в 150 человек — на несколько сотен.
Факт: четыре вида кадровых документов закон оставляет только на бумаге — трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Именно они чаще всего подтверждают спорный период стажа, поэтому бумажный оригинал придётся поднимать даже в компании с полностью электронным кадровым документооборотом.
Коды в подразделе 1.2 задают, как период засчитывается в стаж. В одной строке нельзя одновременно указать территориальные условия из графы 4 и коды графы 7 «ДЕТИПРЛ», «НЕОПЛ», «ОБЩЕСТ», «СДКРОВ», «ОТСТРАН», «ПРОСТОЙ», «УЧОТПУСК», «ДЛДЕТИ», «ЧАЭС», «ДОПВЫХ» — такие периоды выносятся отдельными строками.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Ситуация в году | Код | Чем подтверждается |
|---|---|---|
| Отпуск без сохранения заработной платы и другие неоплачиваемые периоды | НЕОПЛ | Заявление работника, приказ, табель |
| Простой по вине работодателя | ПРОСТОЙ | Приказ о простое, табель |
| Отстранение от работы не по вине работника | ОТСТРАН | Приказ об отстранении, основание отстранения |
| Временная нетрудоспособность | ВРНЕТРУД | Электронный листок нетрудоспособности, табель |
| Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет | ДЕТИ | Заявление, приказ о предоставлении отпуска |
| Отпуск по уходу за ребёнком от 1,5 до 3 лет | ДЛДЕТИ | Заявление, приказ о предоставлении отпуска |
| Отпуск по уходу, оформленный на другого родственника | ДЕТИПРЛ | Заявление, приказ, документы о родстве |
| Дни сдачи крови и дни отдыха донора | СДКРОВ | Справки донора, табель |
| Дополнительные выходные по уходу за ребёнком-инвалидом | ДОПВЫХ | Заявление, приказ, табель |
| Ежегодный отпуск работника с правом на досрочную пенсию, когда взносы по дополнительному тарифу не начислялись | ДЛОТПУСК | Приказ на отпуск, данные о начислении взносов по доптарифу |
| Работа в районах Крайнего Севера | РКС | Трудовой договор, приказы, табель по подразделению |
| Командировка за пределы зон радиоактивного загрязнения | ЧАЭСКОМ | Приказ о командировке, отчёт о командировке |
Правая колонка и есть рабочий список того, что нужно собрать до заполнения формы. Если подтверждающего документа под строкой нет, строку нельзя ни оставить, ни удалить: сначала восстанавливается документ, потом заполняется период.
Откуда берутся данные и где они расходятся
Сведения о страховом стаже формируются не из одного реестра, а из пяти независимых источников, у каждого из которых свой владелец внутри компании. Табель ведёт руководитель подразделения или табельщик, приказы издаёт кадровая служба, листки нетрудоспособности приходят из СФР в бухгалтерию, договоры ГПХ часто живут у юристов или в закупках, а сведения о вредных условиях берутся из результатов специальной оценки условий труда. Ручная сверка в январе — это попытка за две недели соединить данные, которые год копились в четырёх разных местах.
Расхождения повторяются от компании к компании. Табель закрыт явкой, а приказ об отпуске без сохранения заработной платы подписан задним числом. Работник ушёл в отпуск по уходу за ребёнком 12-го числа, приказ датирован 15-м, а в карточке стоит 1-е. Простой оформлен приказом на подразделение, но в табеле проставлен только части бригады. Договор ГПХ закрыт актом в декабре, а окончание периода работ по нему в подраздел 1.1 не подавали.
Лайфхак: начинайте наведение порядка не с табеля, а со штатного расписания. В кадровых системах именно оно определяет, чьи кабинеты и карточки вообще будут созданы, а сотрудники без заполненного телефона или электронной почты выпадают из публикации и потом не попадают ни в один автоматический отчёт.
В практике Добыто мы закладываем ежемесячную точку контроля: в первые рабочие дни месяца сверяются приказы по личному составу за прошедший месяц и закрытый табель. Расхождение, найденное в феврале, исправляется за 20 минут, то же расхождение в январе следующего года требует поднимать основания, опрашивать руководителя и переоформлять документы.
Соберите табель за спорный месяц и сверьте неоплачиваемые дни
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сведения о стаже проигрываются не на этапе заполнения формы, а на этапе хранения оснований. Планируя отказ от бумаги, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность, если фонд или суд запросит подлинник. Распечатка электронного документа остаётся копией, и заверять её придётся отдельно.»
Что изменилось в форме с 30 декабря 2025 года
Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 не отменил ЕФС-1, а сократил часть сведений. Из формы ушёл тип сведений «Назначение выплат по обязательному социальному страхованию»: подавать подраздел 1.1 при уходе сотрудницы в отпуск по беременности и родам или в отпуск по уходу за ребёнком больше не нужно. Исключены коды «ДИСТ» и «НДОМ», то есть перевод на дистанционную или надомную работу сам по себе события для отчёта больше не создаёт. Подраздел 1.1 подаётся только при постоянных переводах.
Добавлены и новые элементы. Код «МДИГ» появился для иностранных граждан, застрахованных по международным договорам не по всем видам страхования. Код «ЧАЭСКОМ» вводится для командировок за пределы зон радиоактивного загрязнения. В подразделе 1.2 при работе на неполной ставке в территориальных условиях указывается доля ставки. Графы о результатах специальной оценки условий труда заполняются только при вредных и опасных классах 3.1-4.
Запрос «отмена ЕФС-1» в поиске обычно приводит именно сюда: людям попадаются заголовки про отмену отчёта по декретным, и они читают их как отмену формы целиком. Отчёт действует, сроки прежние, отменены отдельные типы сведений и коды.
Полезно знать: согласие на кадровый электронный документооборот запрашивают только у тех, кто принят на работу до 31 декабря 2021 года. У принятых позже согласие не требуется, а отказ работника от КЭДО не даёт работодателю оснований для увольнения или иных санкций.
Коды должностей в ЕФС-1: что указывать в графе 6 подраздела 1.1
Код выполняемой функции указывается в графе 6 подраздела 1.1 по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), это требование пункта 46 порядка заполнения, утверждённого приказом № 1462. Формат кода — пять знаков вида «XXXX.X»: первые четыре цифры обозначают начальную группу занятий, пятая — категорию должности внутри группы.
Кодом кодируется род занятий, а не название должности из штатного расписания. Два сотрудника с разными названиями должностей могут иметь один код, и наоборот: одинаково названные позиции в разных подразделениях иногда расходятся по коду. Проверять код имеет смысл в двух ситуациях: при вводе новой должности в штатное расписание и при постоянном переводе, когда меняется содержание работы.
Ошибка в коде не влияет на исчисление стажа, но она попадает в подраздел 1.1 и остаётся в электронной трудовой книжке работника. Когда человек заказывает выписку и видит расхождение с записью в бумажной трудовой книжке, разбираться приходит он именно к работодателю.
Шаблоны кадровых документов для подтверждения стажа
Комплект закрывает то, чем подтверждаются периоды в подразделе 1.2; начните с формы СТД-Р, если работник уже запросил сведения о трудовой деятельности.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Личная карточка работника Т-2 | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Реестр сотрудников, шаблон для годовой сверки | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
Как собрать сведения о страховом стаже за год без ручных сверок
Порядок ниже рассчитан на то, чтобы к 25 января форма собиралась выгрузкой, а не перепиской с руководителями подразделений. Основная работа приходится не на январь, а на весь год.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как собрать подраздел 1.2 за год: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень особых периодов, которые вообще возможны в вашей компании. Производство с досрочной пенсией, северные подразделения, донорские дни, отпуска по уходу, простои, отстранения, договоры ГПХ. Перечень фиксируется приказом и пересматривается при изменении структуры.
- Шаг 2. Закрепите за каждым видом периода один документ-основание и одного ответственного. Пока у простоя два источника — приказ и служебная записка руководителя, — в январе будут расхождения.
- Шаг 3. Переведите оформление этих документов в электронный вид. Заявление на отпуск без сохранения заработной платы, приказ, ознакомление работника и отметка в табеле должны создаваться в одной цепочке, а не в трёх системах.
- Шаг 4. Введите ежемесячную сверку: приказы по личному составу за месяц против закрытого табеля. Проверяются даты начала и окончания периода, а не факт наличия документа.
- Шаг 5. В декабре выгрузите предварительный подраздел 1.2 и проверьте его по трём признакам: строки без подтверждающего документа, пересечения периодов у одного человека, периоды с кодом графы 7 в одной строке с территориальными условиями.
- Шаг 6. Сверьте списочный состав: уволенные в течение года и исполнители по договорам ГПХ с особыми периодами в отчёт входят, их часто теряют при выгрузке по текущему штату.
- Шаг 7. Отправьте отчёт заранее, до последних чисел января. Если фонд вернёт уведомление об устранении ошибок, у вас останутся 5 рабочих дней на исправление внутри отчётного срока.
Что проверить до начала сбора данных
Диагностика занимает один день и снимает большую часть январских проблем. Проверьте пять позиций: актуально ли штатное расписание на 31 декабря; заполнены ли у всех сотрудников контактные данные, без которых карточка не синхронизируется; есть ли результаты специальной оценки условий труда по рабочим местам с классами 3.1-4; закрыты ли актами все договоры ГПХ отчётного года; переданы ли в подраздел 1.1 все события приёма и увольнения за год без пропусков.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и годовой отчёт по стажу — хороший повод её собрать. Возьмите одно подразделение с максимальным числом особых периодов, проведите через него полный цикл оформления в электронном виде за квартал и посмотрите, какие основания всё равно остались на бумаге. Эти основания и есть ваш реальный объём ручной работы в январе.»
ЕФС-1 в 1С:ЗУП: точки контроля перед выгрузкой
В 1С:ЗУП подраздел 1.2 формируется отдельным документом, титульный лист заполняется автоматически, а поддержка новой формы появилась начиная с версий 3.1.34.177 и 3.1.36.45. Программа соберёт отчёт из того, что в ней есть, и не сообщит о периоде, который в базу не вводили.
Перед выгрузкой стоит проверить четыре вещи. Первое: отражены ли в базе документы-основания, а не только результат — отсутствие в табеле без приказа даст пустую строку. Второе: совпадает ли период в документе отсутствия с периодом в приказе, потому что при переносах и продлениях кадровик правит один документ и забывает второй. Третье: заполнены ли в позициях штатного расписания условия труда по результатам специальной оценки. Четвёртое: не осталось ли сотрудников, по которым обмен с внешним сервисом кадрового документооборота не прошёл.
Модуль интеграции с 1С:ЗУП мы устанавливаем и настраиваем за один день, дальше документы синхронизируются автоматически. Синхронизация закрывает ровно ту задачу, о которой идёт речь: приказ, подписанный сотрудником в кабинете, попадает в базу с датами, а не переносится руками.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Самая частая причина, по которой автоматический отчёт расходится с реальностью, — незаполненные контакты сотрудника. Без телефона или электронной почты кабинет не публикуется, человек не подписывает документы в системе, и его периоды продолжают жить в бумажных заявлениях у руководителя. Прежде чем настраивать выгрузку, прогоните список сотрудников с ошибками заполнения и закройте его.»
Что видит работник в ИЛС и зачем это кадровой службе
ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица в Социальном фонде. В нём накапливаются страховой стаж, индивидуальный пенсионный коэффициент, суммы начисленных взносов и перечень работодателей по годам. Работник получает выписку по форме СЗИ-ИЛС; заказать выписку из лицевого счёта в СФР можно на портале госуслуг, документ формируется в течение нескольких минут.
Сведения о величине стажа и коэффициента в выписке обновляются один раз в год, в феврале. Поэтому работник, который смотрит выписку в марте, видит уже учтённые данные за прошлый год, и именно тогда к кадровой службе приходят вопросы о пропущенных периодах. У работающих пенсионеров пересчёт идёт один раз в год, 1 августа.
Кадровой службе выписка полезна как внешняя проверка. Если в компании есть спорный период по конкретному человеку, проще попросить работника принести СЗИ-ИЛС и сверить, чем гадать, дошли сведения до фонда или нет. Это единственный способ увидеть данные глазами фонда, не запрашивая ничего официально.
Цена ошибки: финансовые санкции и сроки на исправление
За непредставление в срок либо за неполные или недостоверные сведения применяется финансовая санкция 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Считается не отчёт, а человек: пропущенные 40 строк в подразделе 1.2 дают 20 000 рублей. На должностное лицо дополнительно накладывается предупреждение или штраф 300-500 рублей по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ, и он тоже назначается за каждого сотрудника.
Штрафа можно избежать двумя способами, и оба про сроки. Первый: исправить ошибку самостоятельно до того, как её выявит фонд. Второй: уложиться в 5 рабочих дней со дня получения уведомления территориального органа СФР об устранении ошибок и несоответствий — в этом случае санкции не применяются на основании части 26 статьи 17 закона 27-ФЗ. Если срок пропущен и требование уже выставлено, остаётся льгота по части 16 той же статьи: при уплате в течение первых 10 календарных дней с даты получения требования перечисляется половина суммы. Порядок применения санкций подробно разобран в базе знаний СФР по финансовым санкциям.
Кейс из практики: производственная компания на 420 человек три года собирала сведения о стаже вручную по служебным запискам руководителей цехов. При переходе на электронное оформление приказов о простое и отстранении выяснилось, что 34 периода за предыдущий год не были отражены ни в одном приказе, а только в табеле. Периоды восстановили до подачи годового отчёта, подраздел 1.2 ушёл без уведомления от фонда, сверка заняла 2 рабочих дня вместо трёх недель.
Внимание: в кадровых документах суды оценивают не только подпись, но и порядок её выдачи. Совпадение даты выдачи электронной подписи работнику и даты подписанного ею документа читается не в пользу работодателя даже при правильно оформленном Положении о КЭДО. Разводите во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.
Когда автоматизация сбора стажа не окупается
Электронное оформление кадровых оснований даёт эффект там, где особых периодов много и они распределены по подразделениям. Есть ситуации, когда задача решается проще.
Компания до 15 человек в одном офисе без вредных условий и без северных надбавок обычно закрывает подраздел 1.2 двумя-тремя строками в год. Здесь достаточно завести реестр особых периодов в таблице и вести его по мере появления событий. Сезонный бизнес, где весь штат набирается на 4 месяца по срочным договорам без особых условий, тоже не получит выигрыша: основная нагрузка у него в подразделе 1.1 на приёме и увольнении, а не в годовом стаже.
Не поможет автоматизация и там, где проблема лежит в дисциплине оформления. Если руководители подразделений не издают приказы о простое, электронная система просто зафиксирует отсутствие приказа быстрее, чем это сделает кадровик в январе. Сначала регламент, потом инструмент.
Стоимость подключения КЭДО для автоматизации кадровых данных
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма считается от численности и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для расчёта под конкретную численность имеет смысл считать не помесячную ставку, а годовую сумму с учётом минимального платежа.
Сценарии: что критично при сборе стажа в разных компаниях
Одинаковых схем сбора не бывает: набор особых периодов задаётся отраслью и географией.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офис без вредных условий, один регион | Отпуска без сохранения заработной платы и отпуска по уходу, дополнительные выходные по уходу за ребёнком-инвалидом | Специальная оценка условий труда, территориальные коды |
| Производство с правом на досрочную пенсию | Классы 3.1-4 по специальной оценке, приказы о простое и отстранении, выделение отпусков строкой с кодом ДЛОТПУСК | Коды по договорам ГПХ |
| Сеть с филиалами в районах Крайнего Севера | Территориальные коды, доля ставки при неполной занятости, разнесение периодов по подразделениям | Донорские дни |
| Компания с большой долей договоров ГПХ | Даты начала и окончания работ в подразделе 1.1, закрытие актов, проверка особых периодов у исполнителей | Табельный учёт по исполнителям |
| Компания с дистанционными сотрудниками | Доставка и подписание оснований без курьера, фиксация дат ознакомления | Коды «ДИСТ» и «НДОМ»: с 30 декабря 2025 года исключены |
Строка про дистанционных сотрудников показывает, как быстро устаревают внутренние регламенты: компании, которые в 2023 году прописали подачу подраздела 1.1 при переводе на удалённую работу, в 2026 году подают лишние сведения.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах о стаже работника интересует не форма отчёта, а подтверждённые периоды, поэтому разбирательство всегда упирается в основания. Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления от имени работника. Отсутствие любой из них — будущий проигрыш в споре, а не техническая мелочь.»
Выводы
Годовой отчёт о стаже собирается из данных, которые накапливались весь год в табеле, приказах, листках нетрудоспособности и договорах ГПХ. Подраздел 1.2 заполняется только на людей с особыми периодами, каждая строка требует подтверждающего документа, а срок за 2026 год истекает 25 января 2027. Новая редакция формы сняла часть сведений, но сам отчёт и его сроки сохранились, а санкция по 27-ФЗ считается не за отчёт, а за каждое застрахованное лицо.
Ручная январская сверка перестаёт быть нужной там, где основание для особого периода создаётся и подписывается в одной системе с кадровым учётом. Мы в Добыто настраиваем такую цепочку вместе с интеграцией с 1С:ЗУП и ежемесячной точкой контроля, чтобы к моменту выгрузки отчёта расхождения были уже закрыты.
Частые вопросы о сведениях о страховом стаже
Нужно ли подавать подраздел 1.2 на директора — единственного учредителя без трудового договора?
Руководитель, который является единственным участником организации, относится к застрахованным лицам, и сведения о нём подаются на общих основаниях. Строка в подразделе 1.2 появится, если у него в отчётном году был особый период: неоплачиваемый период, работа в северных территориальных условиях или основание для досрочной пенсии. Если весь год он получал вознаграждение и особых периодов не было, отдельная строка в подразделе 1.2 не нужна.
Что делать, если сотрудник уволился в середине года, а особый период у него был?
Уволенные в течение отчётного года попадают в годовой подраздел 1.2 наравне с действующими работниками. Выгрузка по текущему списочному составу их теряет, поэтому перед формированием отчёта список строится по всем, кто состоял в трудовых отношениях или работал по договору ГПХ хотя бы один день года. Отдельно проверяется, ушли ли по этим людям события увольнения в подраздел 1.1.
Как исправить ошибку, если отчёт уже принят, а расхождение нашли сами?
Подаётся форма с типом сведений «Корректирующая» по конкретному застрахованному лицу, а если период указан ошибочно целиком — «Отменяющая». Ключевое условие: исправление должно уйти раньше, чем ошибку выявит СФР. При самостоятельном исправлении до обнаружения фондом финансовая санкция по статье 17 закона 27-ФЗ не применяется.
Нужен ли подраздел 1.2 на исполнителей по договорам ГПХ?
Да, если у исполнителя есть особый период. Договор ГПХ сам по себе строку в подразделе 1.2 не создаёт: основанием становится работа, дающая право на досрочную пенсию, или иной период из перечня. Отдельно отслеживаются даты начала и окончания выполнения работ — они подаются в подразделе 1.1 не позднее следующего рабочего дня.
Обязан ли работодатель выдавать работнику копию поданных сведений о стаже?
Копия сведений персонифицированного учёта передаётся застрахованному лицу по его обращению в сроки статьи 11 закона 27-ФЗ: по сведениям о страховом стаже — не позднее 5 календарных дней со дня обращения. Кроме того, выписка формируется при увольнении. Работник вправе дополнительно проверить учтённые периоды по выписке из индивидуального лицевого счёта, которая обновляется в феврале.
Что делать, если пришло уведомление СФР об устранении ошибок?
На исправление даётся 5 рабочих дней со дня получения уведомления. Если уточнённые сведения поданы в этот срок, финансовые санкции не применяются по части 26 статьи 17 закона 27-ФЗ. Срок считается от даты получения, а не от даты составления уведомления, поэтому фиксируйте дату поступления документа в личный кабинет страхователя.
Сколько хранить документы, которыми подтверждаются периоды стажа?
Приказы по личному составу и трудовые договоры хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания, табели и графики отпусков — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Перевод документов в электронный вид сроки не сокращает: электронный архив хранит их столько же, сколько бумажный.
