Ставка работника в ЕФС-1: где указать долю в 2026 году

Ставка работника в ЕФС-1 указывается не там, где её ищут: в подразделе 1.1, заменившем СЗВ-ТД, поля для доли ставки нет вообще. Неполная занятость отражается в нём только кодами НЕПД и НЕПН в графе «Код выполняемой функции», а числа 0,25 или 0,5 в этот подраздел не попадают. Числом доля ставки пишется в двух других местах: в графе «Занятость» подраздела 1.2 и только вместе с кодами 27-ПД и 27-ПДРК для педагогических работников, а также в подразделе 1.3, который сдают государственные и муниципальные учреждения. Главное различие, определяющее порядок действий: изменилась трудовая функция или только доля ставки. Во втором случае подраздел 1.1 не подаётся совсем.

Разберём три подраздела по отдельности и покажем, что заполнять при приёме совместителя, при переводе на неполное время по статье 93 ТК РФ и при педагогической нагрузке в 1,5 ставки. Объясним, почему номера граф в разных инструкциях расходятся и на что ориентироваться вместо номера. Коды НЕПД и НЕПН с 30 декабря 2025 года разрешено ставить одновременно, а коды ДИСТ и НДОМ из формы исчезли. Причины отрицательного протокола с кодами 30 и 50, сроки исправления, чек-лист перед отправкой, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Где в ЕФС-1 есть поле «ставка (доля ставки)», а где его нет

Форма ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов, а раздел 1 разбит на подразделы, которые сдаются по разным поводам и в разные сроки. Слово «ставка» встречается в них неравномерно: подраздел 1.1 занятостью в долях не оперирует, подраздел 1.2 требует долю ставки только для одной категории работников, подраздел 1.3 построен вокруг штатных единиц целиком. Отсюда и путаница: кадровик ищет поле для 0,5 ставки в подразделе 1.1, не находит и решает, что отчёт заполнен неправильно.

Таблица показывает, какой подраздел чем оперирует, кто его сдаёт и в какой срок.

Коммерческая организация с обычным штатом сталкивается только с первой строкой. Значит, вопрос «как указать долю ставки» для неё сводится к выбору кода занятости, а не к вводу числа.

Подраздел 1.1: неполная занятость кодами, а не долей ставки

Подраздел 1.1 фиксирует кадровое мероприятие: дату, вид события, трудовую функцию, код выполняемой функции, документ-основание с датой и номером. Оклад, тарифная ставка и доля ставки в него не входят — это отчёт кадровой службы, а не зарплатный. При приёме или переводе работника на неполное рабочее время в графе «Код выполняемой функции» рядом с кодом по классификатору занятий ставится код НЕПД, если сокращён рабочий день, или НЕПН, если сокращена рабочая неделя.

До конца 2025 года выбирать приходилось что-то одно: порядок заполнения задавал приоритет, и при сокращённом дне и сокращённой неделе одновременно в отчёт попадал только НЕПД. С 30 декабря 2025 года, когда вступил в силу приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, оба кода разрешено указывать вместе. Тем же приказом из формы убрали коды ДИСТ и НДОМ: перевод на дистанционную работу больше не является основанием для подачи подраздела 1.1, а при приёме удалённого сотрудника заполняется обычное мероприятие «ПРИЕМ» без специальных отметок. Предыдущий приказ СФР от 17.11.2023 № 2281 утратил силу.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Устаревшее название формы в источнике — хороший индикатор. Если в статье или в ролике всё ещё фигурирует СЗВ-ТД, значит, материал писали до 2023 года, когда сведения о трудовой деятельности ушли в состав ЕФС-1. Дальше проверять надо всё: сроки, реквизиты приказов, перечни кодов. Мы из таких источников берём только логику и перечни, которые меняются редко, а сроки и названия форм сверяем с действующим порядком заполнения.»

Как заполнить подраздел 1.1 при переводе на неполное рабочее время: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Оформите основание. Заявление работника или соглашение сторон, дополнительное соглашение к трудовому договору с новым режимом и приказ. Для случаев по статье 93 ТК РФ, когда работодатель обязан установить неполное время, заявление обязательно.
2. Шаг 2. Определите, что именно сократилось: продолжительность рабочего дня, количество рабочих дней в неделе или и то и другое. От этого зависит выбор кода НЕПД, НЕПН или обоих сразу.
3. Шаг 3. Заполните трудовую функцию и код выполняемой функции. Код берётся из Общероссийского классификатора занятий, формат пятизначный с точкой перед последним знаком, например 2413.6. К нему добавляются коды неполного времени.
4. Шаг 4. Внесите документ-основание: вид документа, его дату и номер. Дата приказа и дата мероприятия — разные поля, и путать их нельзя.
5. Шаг 5. Проверьте срок. Перевод на неполное рабочее время сдаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события, а не на следующий рабочий день.
6. Шаг 6. Отправьте отчёт и дождитесь протокола. До получения положительного протокола мероприятие в индивидуальном лицевом счёте работника не отражено.

В практике Добыто кадровые документы-основания подписываются в системе КЭДО, и дата приказа фиксируется меткой времени. Это снимает типовое расхождение, когда в отчёте стоит одна дата приказа, а в бумажном оригинале другая.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: оформление кадрового события не заканчивается приказом. После него подаются сведения в Социальный фонд, а по военнообязанным дополнительно в военкомат. В кадровом чек-листе это последний пункт, и срок по нему отсчитывается от даты приказа, а не от даты выхода работника.

Совместители: коды НЕПД и НЕПН не ставятся

Совместительство и неполное рабочее время — разные правовые конструкции, и в ЕФС-1 они отражаются по-разному. Работа по совместительству по определению занимает не более половины нормы рабочего времени, поэтому дублировать это кодом неполной занятости не нужно. В подразделе 1.1 признак совместительства передаётся кодом вида договора: 1 для совместительства, 1.1 и 1.2 для срочных договоров по совместительству в зависимости от срока. СФР подтвердил это в письме от 23.07.2024 № 19-20/33495: коды НЕПД и НЕПН в такой ситуации отражать не требуется.

Практическое следствие простое: если вы принимаете внешнего совместителя на 0,5 ставки, в отчёте не будет ни числа 0,5, ни кода НЕПД. Будет код вида договора, трудовая функция и код по ОКЗ. Проверить себя можно по выгрузке: в файле отчёта признак неполного времени заполняется только для работников по основному месту работы.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Совместители — то место, где компании попадают регулярно, и не только в отчётности. При приёме совместителя на вредное производство вы обязаны выяснить, что у него на основном месте: работать во вредных условиях и там, и там нельзя, организм у человека один. Не спросили, взяли, человек отработал два года в двойной вредности — это ответственность работодателя, а не работника. Поэтому справку с основного места работы запрашивайте до оформления, а не после.»

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что сверять данные совместителей вручную дорого, отдельный сотрудник для этого не нужен: карточка работника с реквизитами договора, режимом и подписанными документами собирается в одном месте, и выгрузка для отчёта берётся из неё.

Когда из-за ставки подавать ЕФС-1 не нужно

Самая частая лишняя подача — отчёт при изменении размера доли ставки. СФР разъяснил: если доля ставки работника меняется, например с 0,25 на 0,75, и трудовая функция при этом остаётся прежней, представление формы ЕФС-1 не требуется. Подраздел 1.1 подаётся один раз — при приёме или при переводе на условия неполного рабочего времени с кодом НЕПД. Дальнейшие колебания доли внутри того же режима отчётным событием не являются.

Не подаётся подраздел 1.1 и в двух других ситуациях, которые раньше требовали отчёта: при переводе на дистанционную работу и при переводе на надомный труд, поскольку коды ДИСТ и НДОМ из формы исключены. Перемещение на другое рабочее место в том же подразделении без изменения трудовой функции отчётным событием тоже не было и не стало.

Обратная ошибка встречается реже, но стоит дороже: компания решает, что раз доля ставки не отражается, то и перевод на неполное время показывать не нужно. Само установление режима неполного рабочего времени — отчётное мероприятие, и пропуск сдвигает данные в индивидуальном лицевом счёте.

Подраздел 1.2: единственное место, где доля ставки пишется числом

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» сдаётся раз в год, до 25 января года, следующего за отчётным, и не на всех работников, а по перечню оснований: льготный стаж, особые условия труда, территориальные условия, периоды, которые нужно выделить отдельно. Именно здесь появляется графа «Занятость» — в порядке заполнения это графа 10, и в ней указывается ставка (доля ставки).

Заполняется она не всем подряд. Ставка и количество учебных часов вносятся одновременно с кодом в графе «Основание (код)»: 27-ПД — педагогическая деятельность в учреждениях для детей, 27-ПДРК — работа руководителем такого учреждения. Для кода 27-ПДРК указание ставки обязательно. Для остальных работников графа «Занятость» остаётся пустой: доля ставки на страховой стаж напрямую не влияет, кроме случаев льготного пенсионного обеспечения.

Отсюда практический вывод для школ, детских садов и учреждений дополнительного образования: педагогическая нагрузка 27 часов при норме 18 даёт 1,5 ставки, и это число нужно провести последовательно — в тарификации, в приказе и в годовом подразделе 1.2. Расхождение между тарификацией и отчётом всплывает при назначении досрочной пенсии, то есть через годы, когда исправлять дороже всего.

Кадровые документы, из которых берётся доля ставки

Комплект ниже закрывает цепочку от штатного расписания до отчётности, начинать стоит со штатного расписания: именно в нём фиксируется количество штатных единиц по должности.

Подраздел 1.3: штатные единицы и пропорциональные суммы

Государственные и муниципальные учреждения сдают подраздел 1.3 ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим. Здесь доля ставки работает как основной параметр расчёта. В графе «Число занятых штатных единиц (по должности)» полная занятость обозначается значением 1,000, а предельно допустимое значение по этой графе увеличено до 2. Для педагогических работников с установленной нормой часов число единиц считается как отношение фактической учебной нагрузки к норме: 27 часов при норме 18 дают 1,5.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Размер фиксированной части оплаты и норма рабочих часов в отчётном месяце заполняются пропорционально занимаемым штатным единицам. Если по должности установлен оклад 20 000 рублей, а работник занят на 0,5 ставки, в графе размера фиксированной части указывается 10 000 рублей, а норма часов делится пополам: при 168 часах в месяц ставится 84. Разъяснения по спорным ситуациям Социальный фонд собирает в ответах на вопросы по представлению подраздела 1.3 формы ЕФС-1, там же разобраны отпуска по уходу за ребёнком и внутреннее совместительство.

Важный нюанс из практики: номера граф в подразделах 1.2 и 1.3 между редакциями порядка заполнения смещаются, и инструкции разных лет ссылаются на разные номера одной и той же графы. Ориентируйтесь на наименование графы в действующей форме, а номер используйте только как подсказку. Это же правило спасает при обновлении шаблонов выгрузки: после смены порядка заполнения проверяется соответствие по названиям, а не по позициям.

Из-за чего СФР возвращает отчёт и сколько стоит ошибка

Ответ фонда приходит протоколом. Код 20 означает информационные неточности, исправлять их не требуется. Код 30 — отчёт принят, но часть сведений содержит ошибки, и по этим работникам нужно сформировать корректные сведения заново. Код 50 — грубая ошибка: отчёт не принят целиком, корректировке не подлежит, подаётся новая форма. К типовым причинам кода 50 относятся нарушение формата файла, подпись некорректной УКЭП, несовпадение ИНН страхователя с карточкой в фонде и дата заполнения, которая позже текущей или раньше 2023 года.

Срок на устранение замечаний — не позднее 5 рабочих дней с даты получения уведомления. Датой получения считается день размещения протокола в личном кабинете страхователя, дата подтверждения оператором электронного документооборота либо шестой день с момента отправки заказного письма. Штраф по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ составляет 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по сведениям которого допущена ошибка или нарушен срок. Дополнительно на должностное лицо по статье 15.33.2 КоАП РФ налагается предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей.

Арифметика ошибки считается просто. Забытый перевод на неполное время по 40 работникам одного подразделения — это 20 000 рублей по статье 17 плюс административный штраф на кадровика. Если организация подаст уточнённые сведения самостоятельно до получения протокола или в течение 5 рабочих дней после него, штрафа не будет. Поэтому дешевле проверять отчёт до отправки, чем разбирать протокол после.

Что проверить до отправки: чек-лист

1. Определён вид события: приём, перевод, установление неполного времени, договор ГПХ. От вида зависит срок подачи.
2. Приказ или соглашение подписаны, дата и номер документа совпадают с тем, что уходит в отчёт.
3. Для основного места работы выбраны коды НЕПД, НЕПН или оба; для совместителя они не проставлены.
4. Код выполняемой функции взят из действующего ОКЗ и соответствует наименованию должности в штатном расписании.
5. Наименование должности сверено с классификатором ОК 016-2025, если должность переименовывалась в 2026 году.
6. Изменение доли ставки без смены трудовой функции из отчёта исключено.
7. Для подраздела 1.2 проверено, есть ли основание 27-ПД или 27-ПДРК, и только тогда заполнена графа «Занятость».
8. Отчёт подписан действующей УКЭП, ИНН и регистрационный номер совпадают с карточкой страхователя.

ЕФС-1 в 1С:ЗУП: где живёт доля ставки и что уходит в отчёт

В 1С:ЗУП поле «Доля ставки» заполняется в кадровых документах — в приёме на работу и в кадровом переводе. В подраздел 1.1 это число не выгружается: программа использует его для расчёта зарплаты, для табеля и для подраздела 1.3, а в сведения о трудовой деятельности передаёт только признак неполного времени. Признак этот заполняется автоматически лишь по работникам основного места работы, по внутренним и внешним совместителям он в файл отчёта не попадает.

Типовая причина пустого кода в отчёте — незаполненный флаг перевода на другой график в документе «Кадровый перевод». Доля ставки при этом изменена, зарплата пересчитана, а мероприятие в подраздел 1.1 не собралось. Проверка занимает минуту: откройте сформированный отчёт и посмотрите графу «Код выполняемой функции» у работника, которого переводили. Если там только код ОКЗ без НЕПД или НЕПН, возвращайтесь в кадровый документ.

Отдельный повод для сверки в 2026 году — справочник должностей. Новый классификатор ОК 016-2025 меняет наименования и коды, а автоматическое обновление справочника в программе не отменяет приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения с работниками.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и массовый перевод на неполное время — как раз тот случай, когда пилот окупается. На двадцати сотрудниках видно всё: где не сработал маршрут согласования, где приказ подписан задним числом, где кадровый документ не собрал признак неполного времени. Исправить это на двадцати карточках стоит один рабочий день, на двух тысячах — месяц и отрицательный протокол.»

Что из этого видит работник: индивидуальный лицевой счёт и СТД-Р

Сведения из подраздела 1.1 попадают в индивидуальный лицевой счёт работника в Социальном фонде — тот самый ИЛС, который раньше называли лицевым счётом в ПФР. В нём отражаются периоды работы, должность и кадровые мероприятия, но не доля ставки: числа 0,5 работник там не увидит, потому что оно в отчёт не передавалось. Выписку можно запросить на портале госуслуг или в личном кабинете на сайте фонда, порядок формирования сведений фонд описывает в разделе о заполнении формы ЕФС-1.

Если работнику нужен документ о занятости с указанием ставки, ЕФС-1 для этого не подходит. Работодатель выдаёт форму СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности, а условия оплаты и режим подтверждаются трудовым договором и дополнительным соглашением. В сервисе Добыто такие документы подписываются электронной подписью и хранятся в архиве, поэтому выдать копию по запросу можно без поиска бумажного оригинала.

Стоимость подключения КЭДО и сроки внедрения

Итоговая цена зависит от численности сотрудников, набора нужных видов подписи и от того, требуется ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Стоимость считается за сотрудника в месяц, поэтому при неполной занятости и совместительстве она не меняется: тариф зависит от числа подключённых людей, а не от долей ставки. Актуальный состав функций по каждому уровню и условия минимальной оплаты собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Переход между тарифами возможен в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Реквизиты я проверяю по первоисточнику, а не по памяти и не по видео. Ошибка в одной цифре тянет за собой целую цепочку: неверно определили категорию работодателя — и решили, что можно обойтись без локальных актов; перепутали номер графы — и заполнили не то поле. Категорию субъекта смотрим в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а порядок заполнения отчёта — в действующей редакции приказа фонда.»

Выводы

Доля ставки в ЕФС-1 живёт только в двух подразделах: числом в графе «Занятость» подраздела 1.2 для педагогических оснований 27-ПД и 27-ПДРК и как число занятых штатных единиц в подразделе 1.3 у государственных и муниципальных учреждений. В подразделе 1.1 её нет и не было: там неполная занятость передаётся кодами НЕПД и НЕПН, которые с 30 декабря 2025 года можно ставить одновременно, а для совместителей не ставятся вовсе. Изменение доли ставки без смены трудовой функции отчётным событием не является, а пропуск самого перевода на неполное время обходится в 500 рублей за каждого работника.

Большая часть ошибок в этой отчётности родом не из формы, а из кадровых документов: приказ подписан задним числом, дополнительное соглашение не оформлено, наименование должности разошлось со штатным расписанием. Мы в Добыто закрываем именно этот участок: приказы и соглашения подписываются электронной подписью с меткой времени, данные синхронизируются с 1С:ЗУП, а комплект по каждому работнику остаётся в электронном архиве, откуда его можно поднять при сверке с фондом.

Частые вопросы

Правда ли, что ЕФС-1 отменили?

Сама отчётность действует. Отменён приказ СФР от 17.11.2023 № 2281, которым утверждались прежние форма и порядок заполнения. С 30 декабря 2025 года применяется форма из приказа СФР от 17.11.2025 № 1462. Отменены отдельные элементы: коды ДИСТ и НДОМ в подразделе 1.1, а также обязанность подавать подраздел 1.1 при переводе работника на дистанционную работу. В поле «Статус ЗЛ» добавлен код МДИГ для иностранных работников, застрахованных по международным договорам.

Где взять код должности для графы «Код выполняемой функции»?

Код берётся из Общероссийского классификатора занятий и записывается пятью знаками с точкой перед последним, например 2413.6. Подбирается он по содержанию трудовой функции, а не по красивому названию должности в штатном расписании. Отдельно проверьте наименование должности по классификатору ОК 016-2025, который действует с 1 января 2026 года: если наименование или код менялись, нужны приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Работник переведён и на неполный день, и на неполную неделю. Какой код ставить?

Оба. До 30 декабря 2025 года порядок заполнения задавал приоритет, и в отчёт попадал только НЕПД. По действующей форме коды НЕПД и НЕПН указываются в графе «Код выполняемой функции» одновременно. Если ваша программа подставляет только один код, проверьте, обновлён ли формат выгрузки под приказ № 1462.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если сотрудница вышла из декрета на 0,5 ставки?

Установление режима неполного рабочего времени на период отпуска по уходу за ребёнком — отчётное мероприятие, и подраздел 1.1 с кодом НЕПД или НЕПН подаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа. Если позже доля ставки изменится, скажем с 0,5 на 0,75, повторно отчитываться не нужно: трудовая функция не поменялась.

Отчёт приняли, но пришёл протокол с кодом 20. Что делать?

Код 20 означает информационные неточности, которые не мешают фонду разнести сведения по лицевым счетам. Исправлять такие замечания и подавать корректирующую форму не требуется. Реагировать нужно на коды 30 и 50: по коду 30 сведения по конкретным работникам формируются заново, по коду 50 отчёт подаётся целиком как новый, и на это есть 5 рабочих дней с даты получения уведомления.

Как работнику проверить, что сведения о переводе дошли до фонда?

Через выписку из индивидуального лицевого счёта: её можно запросить на портале госуслуг или в личном кабинете на сайте Социального фонда. В выписке видны периоды работы, должность и кадровые мероприятия. Доли ставки там не будет, потому что из подраздела 1.1 она не передаётся. Если работнику нужен документ именно о режиме работы, он запрашивает у работодателя форму СТД-Р и копию дополнительного соглашения.

Мы микропредприятие и работаем по типовой форме трудового договора. Отчётность отличается?

Нет, состав и сроки подачи подраздела 1.1 одинаковы для всех работодателей. Отличается только форма представления: при численности работников более 10 человек отчёт сдаётся исключительно в электронном виде. Право применять типовую форму трудового договора и не принимать часть локальных актов связано со статусом микропредприятия, а не с отчётностью, и статус этот проверяется по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства.