ЕФС-1 при переводе сотрудника — это подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности», который сдают в Социальный фонд России не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода. Меняются четыре блока данных: дата мероприятия, код «ПЕРЕВОД», трудовая функция с новой должностью и структурным подразделением, код выполняемой функции по ОКЗ в формате XXXX.X. Реквизиты документа-основания берут из приказа о переводе или дополнительного соглашения. Постоянный перевод отражают в отчёте; временный перевод на срок до одного года и перевод на время отсутствия другого работника не отражают, как и перемещение без изменения трудовой функции.
Ниже разложены ситуации, которые закон считает переводом, и построчный состав подраздела 1.1: что ставить в каждую графу, чтобы отчёт прошёл с первого раза. Показано, что изменилось в форме с 30 декабря 2025 года и как переименование должности по новому классификатору попадает в отчётность. Сценарная таблица сроков, порядок отмены ошибочной записи, образцы кадровых документов для скачивания и стоимость подключения электронного документооборота на 2026 год — во второй половине статьи.
Когда перевод отражают в ЕФС-1, а когда отчёт не нужен
Обязанность отчитаться возникает не по факту приказа, а по факту постоянного изменения трудовой функции или места работы, закреплённого в трудовом договоре. Статья 72.1 ТК РФ разводит два действия: перевод — изменение трудовой функции или структурного подразделения, указанного в договоре, и перемещение — смена рабочего места, механизма или агрегата у того же работодателя без изменения условий договора. Перемещение в сведения о трудовой деятельности не попадает вообще.
Вторая развилка проходит по сроку. Временный перевод по статье 72.2 ТК РФ — на срок до одного года или на время отсутствия другого работника — в подразделе 1.1 не отражается. Но если срок временного перевода истёк, работник продолжает работать и ни одна из сторон не потребовала прежней работы, перевод становится постоянным. С этого момента сведения подать нужно, причём в графе с датой ставят дату начала временного перевода, а не дату, когда он был признан постоянным.
Таблица ниже сводит типовые кадровые ситуации к одному ответу: сдавать или нет.
| Ситуация | Подраздел 1.1 | Срок |
|---|---|---|
| Постоянный перевод на другую должность | Да, код «ПЕРЕВОД» | До 25-го числа следующего месяца |
| Перевод в другое структурное подразделение, названное в трудовом договоре | Да, код «ПЕРЕВОД» | До 25-го числа следующего месяца |
| Перевод с совместительства на основное место работы | Да, код «ПЕРЕВОД» | До 25-го числа следующего месяца |
| Переименование должности в штатном расписании | Да, код «ПЕРЕВОД» | До 25-го числа следующего месяца |
| Установление режима неполного рабочего времени | Да, код «ПЕРЕВОД» | До 25-го числа следующего месяца |
| Временный перевод на срок до одного года | Нет | Отчёт не подаётся |
| Временный перевод на время отсутствия другого работника | Нет | Отчёт не подаётся |
| Временный перевод, ставший постоянным | Да, дата начала временного перевода | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем оформления |
| Перемещение без изменения трудовой функции и условий договора | Нет | Отчёт не подаётся |
Строки с ответом «нет» дают больше проблем, чем строки с «да»: лишняя запись о временном переводе попадает в индивидуальный лицевой счёт работника и потом требует отдельной отменяющей формы. Прежде чем формировать отчёт, сверьте условие о сроке в дополнительном соглашении.
Какие поля подраздела 1.1 меняются при переводе
Подраздел 1.1 сдают отдельно от остальных подразделов, вместе с титульным листом: без титульного листа фонд не идентифицирует страхователя и застрахованное лицо. В самом подразделе заполняются не все графы, а шесть из одиннадцати. Таблица показывает построчный состав записи о переводе.
| Графа | Что ставят при переводе | Нюанс заполнения |
|---|---|---|
| 1 | Номер по порядку | Сквозная нумерация без пропусков и повторений, по возрастанию |
| 2 | Дата перевода в формате ДД.ММ.ГГГГ | При признании временного перевода постоянным ставят дату начала временного перевода |
| 3 | Код «ПЕРЕВОД» и наименование мероприятия «перевод на другую работу» | Тот же код используют при переименовании должности и при установлении неполного рабочего времени |
| 4 | Код РКС или МКС | Заполняют, если после перевода работа выполняется в районах Крайнего Севера или приравненных местностях |
| 5 | Новая трудовая функция: должность, профессия, специальность с квалификацией, структурное подразделение, код вида договора | Подразделение указывают, только если условие о работе в нём внесено в трудовой договор. Коды вида договора: 0, 0.1, 0.2, 1, 1.1, 1.2 |
| 6 | Код выполняемой функции в формате XXXX.X | Первые четыре знака — группа занятий по ОКЗ, пятый — контрольное число. Ориентир — фактически выполняемая работа, а не название должности |
| 7 | Причины увольнения | При переводе не заполняется |
| 8-10 | Наименование, дата и номер документа-основания | Приказ о переводе либо дополнительное соглашение к трудовому договору |
| 11 | Признак отмены записи | Знак «X» ставят только в отменяющей форме, в обычной записи о переводе графа пустая |
Сведения о работнике — фамилия, имя, отчество и СНИЛС — в самой таблице мероприятий не повторяются: они относятся к шапке подраздела. Сверять их надо отдельно, потому что отчёт с неверным СНИЛС фонд не примет, а срок при этом продолжает течь.
В 1С:ЗУП запись формируется документом «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1» в разделе «Кадры» — «Электронные трудовые книжки»; титульный лист программа заполняет сама, а вот код по ОКЗ подтягивается из карточки должности и после перевода требует ручной проверки.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: выпишите все кадровые процессы и по каждому определите четыре вещи — какие документы, сколько их в год, кто подписывает и какой вид подписи требуется. Такая инвентаризация показывает, где отчётность в СФР упирается в бумажные согласования, а где узкое место в другом.
Как заполнить подраздел 1.1 при переводе: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите характер перевода. Постоянный — отчёт нужен, временный на срок до года или на период отсутствия другого работника — не нужен, перемещение — не нужен.
- Шаг 2. Оформите основание: дополнительное соглашение к трудовому договору по статье 72 ТК РФ и приказ о переводе. Реквизиты этих документов пойдут в графы 8-10.
- Шаг 3. Проверьте штатное расписание. Новая должность должна быть в нём на дату перевода, иначе трудовая функция в отчёте разойдётся с внутренними документами.
- Шаг 4. Подберите код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий: четыре знака группы занятий плюс контрольное число, формат XXXX.X.
- Шаг 5. Заполните титульный лист и подраздел 1.1 одной записью на одно мероприятие. Два перевода в одном месяце — две строки с разными номерами по порядку.
- Шаг 6. Сверьте СНИЛС, дату мероприятия и реквизиты приказа с оригиналами документов, затем отправьте отчёт и сохраните протокол приёма.
Соберите приказ о переводе, реквизиты которого пойдут в отчёт
Срок подачи: почему перевод отчитывают не на следующий день
Сроки в подразделе 1.1 разные и зависят от вида мероприятия. Приём на работу, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, начало и окончание договора ГПХ отчитывают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего документа. Перевод, переименование организации и реорганизация идут по другому правилу — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором оформлено мероприятие.
Практический смысл различия простой: приказ о переводе, изданный 10 января 2026 года, отчитывают до 25 февраля 2026 года. Накапливать записи внутри месяца допустимо, и большинство кадровых служб так и делает, отправляя одним пакетом все переводы за месяц.
Если 25-е число выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, срок сдвигается на ближайший следующий рабочий день по статье 193 Гражданского кодекса. Такое разъяснение фонд давал письмом от 25.01.2023 № 19-02/463л. Актуальные правила и способы представления формы опубликованы в базе знаний Социального фонда России по представлению ЕФС-1, там же указаны каналы приёма отчёта.
Форма подачи зависит от численности. Если сведения подаются на 11 и более застрахованных лиц, отчёт сдают только в электронном виде, подписанным усиленной квалифицированной подписью. На 10 и менее человек допустима бумага. В практике Добыто это первый вопрос при подключении: если компания растёт и переваливает порог в середине года, электронный канал приходится настраивать срочно и обычно в конце срока.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Срок до 25-го числа расслабляет: кажется, что месяц в запасе есть всегда. На практике запись о переводе теряется именно в этом промежутке, потому что приказ подписали в одном месяце, а формирует отчёт другой человек и в другой программе. Поставьте контрольную точку на 20-е число и сверяйте список приказов о переводе за месяц со списком строк в подразделе 1.1.»
Код выполняемой функции и новый классификатор должностей
Код по ОКЗ — место, где ошибаются чаще всего, потому что его подбирают под название должности в штатном расписании, а порядок заполнения требует ориентироваться на фактически выполняемую работу. Пятизначное обозначение в формате XXXX.X собирается из кода группы занятий по Общероссийскому классификатору занятий и контрольного числа. Графа обязательна для мероприятий «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», а также для начала и окончания договора ГПХ.
При переводе код пересматривают заново. Если менеджер по продажам стал руководителем отдела продаж, меняется не только строка с должностью, но и группа занятий: руководящая работа и специалистская относятся к разным укрупнённым группам классификатора.
Факт: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий и должностей ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он затрагивает штатное расписание, трудовые договоры и должностные инструкции, связан с ОКЗ, из которого берётся код трудовой функции для ЕФС-1, и требует обновления кадровых программ, включая 1С:ЗУП.
Переход на новый классификатор порождает волну кадровых мероприятий, которую легко недооценить. Если наименование или код должности меняется, работодатель издаёт приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждает его в новой редакции, а с работниками заключает дополнительные соглашения к трудовым договорам. Отдельного кода мероприятия для переименования должности в подразделе 1.1 нет, поэтому такое изменение отражают кодом «ПЕРЕВОД» — как наиболее близкое по смыслу мероприятие.
Важный нюанс из практики: переименование должностей в крупной компании даёт не одну строку в отчёте, а сотни, и все они попадают в один отчётный месяц. Планируя приведение штатного расписания к новому классификатору, разносите приказы по месяцам, иначе кадровая служба получает пиковую нагрузку на подписание дополнительных соглашений и на формирование подраздела 1.1 в один и тот же срок.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Классификатор сменился впервые с 1994 года, и для многих компаний это первая массовая переработка штатного расписания за всю их историю. Мы разводим её на этапы и начинаем с подразделений, где названия должностей расходятся с классификатором сильнее всего. Проверьте по своей штатке, сколько должностей потребуют дополнительного соглашения, и умножьте это число на две подписи — работника и работодателя.»
Что изменилось в форме ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года
Действующая форма и порядок заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, электронный формат — приказом от 17.11.2025 № 1463. Документ зарегистрирован Минюстом 18 декабря 2025 года под номером 84665 и вступил в силу 30 декабря 2025 года. Прежние приказы СФР от 17.11.2023 № 2281 и от 23.11.2023 № 2315 утратили силу, поэтому бланк, скачанный в 2024 году, для отчётности 2026 года не подходит.
Для записи о переводе значимы четыре изменения.
- Исключены коды «ДИСТ» и «НДОМ»: дистанционная и надомная работа в подразделе 1.1 больше не кодируются.
- Коды «НЕПД» и «НЕПН» сохранены, и теперь их можно указывать одновременно при неполном рабочем дне и неполной рабочей неделе.
- Установление режима неполного рабочего времени прямо отнесено к мероприятию «ПЕРЕВОД».
- Добавлен код «МДИГ» для иностранных граждан, застрахованных по международным договорам.
Отдельно уточнено, что графа с кодом выполняемой функции заполняется по ОКЗ обязательно, а коды «ДОИП» и «ЛДПИ» применяются только к договорам, связанным с результатами интеллектуальной деятельности. Для кадровика это означает простую проверку: если в вашем шаблоне отчёта или в настройках программы остался код «ДИСТ», при первом же переводе дистанционного сотрудника отчёт уйдёт с недействующим значением.
Полезно знать: перевод часто меняет оклад, и новый размер надо сверять с региональным минимальным размером оплаты труда, а не с федеральным. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 рубля, в Москве на 2026 год — 32 916 рублей. Региональное значение по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документы-основания: что подписывают до отправки ЕФС-1
Запись в подразделе 1.1 опирается на бумажный или электронный след, который проверяется при трудовом споре и при проверке ГИТ. Порядок такой: сначала письменное соглашение сторон об изменении определённых сторонами условий трудового договора по статье 72 ТК РФ, затем приказ о переводе, затем отчёт. Если перевод происходит по инициативе работодателя из-за изменения организационных или технологических условий труда, добавляется уведомление по статье 74 ТК РФ, которое вручают не менее чем за два месяца.
Унифицированная форма приказа Т-5 для коммерческих организаций необязательна: работодатель вправе утвердить свою форму. В графах 8-10 подраздела 1.1 тогда указывают реквизиты того документа, который в компании фактически оформляет перевод. Расхождение между документом-основанием в отчёте и документом в кадровом деле — типовое замечание при проверке.
Личную карточку и штатное расписание тоже обновляют: карточка Т-2 содержит таблицу приёма и переводов, а штатное расписание должно содержать новую должность на дату перевода. В Добыто маршрут согласования допсоглашения строится от штатного расписания, поэтому новая позиция сначала появляется в штатке и только потом уходит на подпись работнику.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны работодателя кадровые документы подписывают усиленной квалифицированной подписью, со стороны работника при переводе достаточно неквалифицированной, которая выпускается внутри сервиса за два действия. Разведите эти два контура в положении о КЭДО: чаще всего путаница возникает там, где одна и та же подпись пытается закрыть и приказ работодателя, и согласие работника. Проверьте по своему локальному акту, какой вид подписи закреплён за дополнительным соглашением о переводе.»
Образцы кадровых документов для оформления перевода
Комплект собран под одну задачу — подготовить основание для записи в подразделе 1.1; начинать удобнее с дополнительного соглашения.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ) | Скачать |
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Личная карточка работника Т-2 с таблицей приёма и переводов | Скачать |
| Форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности» | Скачать |
Как отменить ошибочную запись о переводе и сколько стоит ошибка
Ошибку в подразделе 1.1 не правят поверх: неверную запись сначала аннулируют, потом подают правильную. Для отмены формируют подраздел 1.1, полностью повторяющий первоначальные сведения, и в графе «Признак отмены записи» ставят знак «X». Титульный лист в отменяющей форме обязателен: без него фонд не поймёт, по какому застрахованному лицу отменяется мероприятие. После того как отменяющая форма принята, отправляют корректную запись с верными данными.
Отдельный отменяющий отчёт подают только по тому работнику, чьи сведения исправляются, а не по всему пакету за месяц. Если в одном отчёте было десять строк и ошибка в одной, остальные девять трогать не нужно.
Цена ошибки считается не стоимостью переделки отчёта. За непредставление сведений в срок либо за представление неполных или недостоверных сведений установлен штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо. На должностное лицо дополнительно накладывается административный штраф от 300 до 500 рублей. При переименовании должностей по новому классификатору, когда в один месяц попадает сто человек, просрочка отчёта превращается в 50 000 рублей санкции, и это без учёта претензий работников, у которых в индивидуальном лицевом счёте не обновилась должность.
Внимание: если процесс переведён в кадровый электронный документооборот и работник дал согласие, оформить этот же документ на бумаге уже не получится. По переведённым процессам меняется способ оформления, а не добавляется запасной канал, и откатиться назад по конкретному документу нельзя.
Перевод в электронном виде: что усиливает позицию работодателя
Дополнительное соглашение о переводе и приказ о переводе относятся к документам, которые закон разрешает оформлять без дублирования на бумаге. На бумаге остаются приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда и бумажная трудовая книжка. Перевод в этот перечень исключений не входит.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре инстанции. Районный суд работнику отказал: положение о КЭДО, перечень документов и порядок создания личного кабинета у компании были. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали ему в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Информационная система, внедрённая для доказательности, зафиксировала все три обстоятельства и сработала против работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи, и дополнительное соглашение о переводе здесь ничем не отличается от заявления об увольнении.»
Когда переводить оформление перевода в электронный вид рано
Электронное оформление не даёт выигрыша в трёх случаях. Первый: значительная часть коллектива начала трудовую деятельность до 1 января 2022 года и не дала согласия на КЭДО — таких работников придётся вести в бумажном режиме параллельно, и кадровая служба живёт в двух режимах одновременно. Второй: подписи выдают сотрудникам только после испытательного срока, поэтому весь комплект документов при приёме остаётся бумажным, а до первого перевода электронный контур простаивает. Третий: в компании один-два перевода в год, и затраты на настройку маршрутов согласования не окупаются объёмом.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: пилот на одном процессе для всех подразделений проверяет не технологию, а готовность людей, и снимает основную часть ошибок настройки до того, как в электронный контур уходят кадровые мероприятия с отчётностью в СФР.
Стоимость подключения КЭДО для оформления переводов
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | при подключении |
Итоговая сумма складывается из численности, тарифа и набора подписей: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Условия по каждому тарифу и состав включённых функций перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому сезонный рост численности не требует переподписания договора.
Выводы
Отчётность по переводу держится на трёх решениях: отличить постоянный перевод от временного и от перемещения, правильно собрать шесть заполняемых граф подраздела 1.1 и уложиться в срок до 25-го числа следующего месяца. Форма с 30 декабря 2025 года действует новая, коды дистанционной и надомной работы из неё ушли, а код выполняемой функции по ОКЗ стал обязательным. Ошибочную запись не правят поверх: сначала отменяющая форма со знаком «X», затем корректная.
Основание для записи в отчёте рождается раньше самого отчёта — в дополнительном соглашении и приказе о переводе. Мы в Добыто выстраиваем этот участок так, чтобы подписание допсоглашения, обновление штатного расписания и выгрузка данных в 1С:ЗУП шли одним маршрутом, и кадровая служба к 25-му числу собирала отчёт из уже подписанных документов, а не искала их по почте и подразделениям.
Частые вопросы
Нужно ли выдавать работнику СТД-Р после перевода?
Нет. Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р работодатель выдаёт при увольнении в день прекращения трудового договора и в период работы по письменному заявлению работника — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Перевод сам по себе обязанность выдать СТД-Р не порождает. Запись о переводе работник увидит в своём индивидуальном лицевом счёте после того, как фонд примет подраздел 1.1.
Что делать, если у сотрудника в одном месяце было два перевода?
Обе записи включают в один подраздел 1.1 отдельными строками с разными номерами по порядку, каждая со своей датой, своей трудовой функцией и своим документом-основанием. Дробить их на два отчёта не нужно: срок общий — до 25-го числа следующего месяца. Нумерация в графе 1 сквозная, без пропусков и повторений.
Подаётся ли ЕФС-1 при переводе, если у работника бумажная трудовая книжка?
Да. Подраздел 1.1 подают по всем работникам независимо от того, ведётся трудовая книжка на бумаге или только в электронном виде. Разница в дополнительном действии: при бумажной книжке запись о переводе вносят ещё и в неё, а также в раздел приёма и переводов личной карточки.
В каком виде сдавать отчёт, если в компании 8 человек?
При численности 10 и менее застрахованных лиц допустима бумажная форма: лично, почтой либо через общедоступный сервис на сайте фонда. Если сведения подаются на 11 и более человек, остаётся только электронный канал с усиленной квалифицированной подписью. Порог считается по числу лиц, на которых подаются сведения, а не по среднесписочной численности за прошлый год.
Нужен ли приказ о переводе, если подписано дополнительное соглашение?
Унифицированная форма Т-5 для коммерческих организаций необязательна, работодатель вправе утвердить свою форму приказа. В графах 8-10 подраздела 1.1 указывают реквизиты того документа, которым перевод оформлен фактически: приказа или дополнительного соглашения. Порядок лучше закрепить в локальном нормативном акте и придерживаться его во всех отчётах, иначе проверяющий увидит разнобой оснований по однотипным мероприятиям.
Влияет ли перевод на подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже»?
Подраздел 1.2 сдают по итогам календарного года, не позднее 25 января. Отдельного внепланового отчёта перевод не требует: сроки подраздела 1.1 и подраздела 1.2 не связаны между собой, и подавать их одновременно не нужно.
