Инструкции по охране труда: комплект документов 2026

Инструкции по охране труда компания разрабатывает по двум независимым основаниям: по профессиям и должностям и отдельно по видам выполняемых работ, поэтому у одного офисного сотрудника их обычно несколько, а не одна. Полный комплект кроме самих инструкций включает локальные акты (положение о системе управления охраной труда, положение об обучении, положение по учёту микротравм), приказы об ответственных и о комиссии по проверке знаний, программы инструктажей и обучения, журналы и протоколы. Обязанность собрать комплект есть у всех работодателей независимо от численности, и единственное исключение — организация, где все работники, включая генерального директора, работают дистанционно. Для своих работников нужны инструкции, программы и журналы по трудовым отношениям; для работников подрядчика — отдельная программа вводного инструктажа, отдельный журнал и отдельный ответственный приказом.

Разберём, как определить перечень инструкций и где проходит граница между одной инструкцией для административного персонала и пятью отдельными. Покажем, что изменилось с 31 августа 2026 года в Правилах № 2464 и почему перечни освобождённых от первичного инструктажа, собранные в 2022 году, под новую редакцию не подходят. Отдельно посчитаем, сколько работников обязательно учить в учебном центре, а кого работодатель вправе обучить своей комиссией. Сроки хранения журналов и протоколов, разбор проверки ГИТ со штрафом по каждому работнику, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кому нужен комплект инструкций и единственное исключение

Освобождение от документов по охране труда работает ровно в одном случае: все работники организации, включая руководителя, выполняют трудовую функцию дистанционно. Тогда остаются инструкции на оборудование, которое работодатель выдал работнику, например на ноутбук. Если работодатель не выдаёт ничего, не нужно и этого. Все остальные организации собирают комплект, и численность роли не играет: 10 человек в двух кабинетах обязаны иметь те же документы, что и производственная площадка, отличается только объём.

Возражение «у нас офис, у нас ничего не случится» разбивается о механику расследования. В небольшой организации на 10-15 человек, арендующей помещение в бизнес-центре, сломался лифт, и работник получил тяжёлые травмы, просто перемещаясь между этажами по рабочим делам. За лифт и за здание организация не отвечала, но случай произошёл в рабочее время и в связи с выполнением трудовых функций, поэтому расследовать его пришлось как несчастный случай на производстве и предъявлять комиссии инструктажи, обучение и весь комплект документов. Второй типичный сюжет ещё проще: бухгалтер встала на крутящийся стул, чтобы положить папку на верхнюю полку, упала и сломала ногу.

Ответственного назначают в любом случае. До 50 работников это может быть действующий сотрудник, например специалист по кадрам, свыше 50 — отдельный специалист по охране труда, при этом ставка может быть неполной. Приказ о назначении ответственного и приказ о распределении полномочий входят в комплект наравне с инструкциями.

Из чего собирается комплект: пять слоёв документов

Комплект удобно собирать не списком, а слоями: каждый слой отвечает на свой вопрос инспектора и подтверждается своим типом документа. Инструкция без приказа об утверждении не работает, приказ без журнала ознакомления не доказывает исполнение, а журнал без программы не показывает, чему именно учили.

Расхождение между слоями и есть то, что находят на проверке: комиссия назначена приказом, но её члены не обучены; программа утверждена, но ссылается на отменённый акт; журнал заполнен, но дата инструктажа позже даты начала работы.

Что проверить до того, как начнёте собирать документы

Пять входных данных определяют объём всего комплекта, и добирать их в процессе дороже, чем получить сразу.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

1. Штатное расписание и фактические виды работ. Инструкции пишутся и по должностям, и по видам работ, поэтому нужен не только перечень должностей, но и список того, что люди реально делают: работа с компьютером, с копировально-множительной техникой, с электроприборами, направление в командировку.
2. Перечень оборудования. Для медицинской организации, которую восстанавливали с нуля, пришлось запросить описание каждого вида оборудования и по каждому написать отдельную инструкцию.
3. Категория объекта по взрывопожарной и пожарной опасности. От неё зависит периодичность противопожарного инструктажа. Запросите её у собственника здания или службы эксплуатации письменно: в большинстве обычных компаний этого документа на руках нет.
4. Результаты специальной оценки условий труда и оценки профессиональных рисков. Программы по вредным и опасным факторам формируются по ним, а не по шаблону учебного центра.
5. Список подрядчиков и режим их допуска на объект. Люди сторонних организаций требуют отдельного комплекта, а не расширения своего.

Инструкции по должностям и по видам работ: где проходит граница

Жёсткого требования дробить инструкции в нормах нет, и практика здесь расходится. Один подход: для офиса достаточно одной инструкции для административно-управленческого персонала, в которую включают компьютер, оргтехнику, чайник и микроволновую печь. Другой: отдельная инструкция для специалиста по кадрам, для бухгалтера, для генерального директора, плюс инструкции по видам работ — работа с электроприборами, с копировально-множительной техникой, при направлении в командировку. Во втором случае только для офисного работника набирается пять-шесть документов вместо одного.

Чем крупнее компания и чем разнороднее работа, тем сильнее аргумент в пользу отдельных инструкций: при расследовании инспектор сопоставляет инструкцию с фактически выполняемой операцией, а универсальный документ такой сверки не выдерживает. Отдельная инструкция при направлении в командировку и служебную поездку нужна в любом случае, если люди ездят: несчастные случаи при командировании происходят часто, а работник в этот момент находится вне вашего контроля.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что я прошу сделать, — открыть своё положение об обучении и найти там срок действия Правил № 2464. Во многих актах, написанных в 2022 году, дата 1 сентября 2026 года вписана прямо в текст, а постановлением от 30.06.2026 № 805 срок продлён до 1 сентября 2032 года. С 31 августа старая дата недействующая, и это самая заметная ошибка, которую проверяющий видит на титульном листе.»

Инструктажи и обучение: что изменилось с 31 августа 2026 года

Постановление Правительства от 30.06.2026 № 805 внесло изменения в Правила обучения по охране труда, утверждённые постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464. Новой системы обучения оно не вводит, массово переобучать работников не нужно, но перечни, графики и программы приходится пересобирать.

Освобождение офисных работников сузилось. В пункте 13 (освобождение от первичного инструктажа) и пункте 54 (освобождение от обучения) после слова «связана» добавлено слово «исключительно», а слова «и при этом другие источники опасности отсутствуют» исключены. Освободить теперь можно работника, чья деятельность связана исключительно с опасностью от использования персонального компьютера и офисной техники. Любая дополнительная опасность, идентифицированная на рабочем месте, выбивает человека из освобождённой категории.

Вторая поправка увеличивает нагрузку точечно: пункт 14 дополнен абзацем о том, что для работников, впервые начавших трудовую деятельность и допущенных к работам повышенной опасности, повторный инструктаж проводится не реже одного раза в 3 месяца в течение первого года работы. Общее правило (не реже одного раза в 6 месяцев) сохранено. Срок привязан не к подразделению и не к календарному графику, а к дате первого допуска конкретного человека и действует ровно год.

Третья поправка, наоборот, снимает расходы: в пункте 60 слова «не реже одного раза в год» заменены словами «не реже одного раза в 3 года». Учебный центр, который продаёт ежегодную программу В по работам повышенной опасности, после 31 августа продаёт то, что нормой уже не требуется. Проверьте договор на 2026-2027 годы.

График по этой таблице строится не на подразделение, а на человека: работник, который был в отпуске или на больничном в день группового инструктажа, возвращается с просроченным допуском, хотя формально график в компании соблюдён. В практике Добыто это первое, что выносят в систему при переходе на электронный кадровый документооборот, потому что вручную такой срок теряется чаще всего.

Требования к тем, кто проводит инструктажи, пересобраны. Пункт 74 утратил силу, а пункт 53 дополнен новым подпунктом «з»: лица, проводящие инструктажи и обучение, обучаются по программе Б и по той программе В, по которой они инструктируют. Члены комиссий по проверке знаний проходят программы А и Б плюс программу В по своему направлению. Отдельно закрыт вопрос, кто инструктирует директора: пункт 22 дополнен указанием, что в отношении руководителя организации или филиала инструктаж на рабочем месте может проводить специалист по охране труда или иной работник, на которого эта обязанность возложена приказом.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Право проводить инструктаж определяется не приказом о назначении, а составом пройденных программ. Приказ без программы Б и соответствующей программы В такого права человеку не даёт, а инструктаж, проведённый им, оспаривается при расследовании несчастного случая целиком, со всеми подписями в журнале. Прежде чем печатать приказ, проверьте, какие программы назначенный человек прошёл и когда.»

Образцы журналов, приказов и протоколов для комплекта

Пять рабочих файлов в формате DOCX: если собираете комплект с нуля, начинайте с приказа об утверждении локального нормативного акта, остальное встраивается в уже утверждённую рамку.

Комплект для подрядчиков: то, что спрашивают первым

Работники сторонних организаций не входят в ваш периметр трудовых отношений, но находятся на вашем объекте, и опасности у них другие. Поэтому документы для них не расширяют ваш комплект, а образуют параллельный.

Кейс из практики: в крупной организации подрядчик упал с высоты и получил травму, несовместимую с жизнью. Первым документом, который запросила прокуратура на месте, стал журнал вводного инструктажа для работников сторонних организаций, а не договор подряда и не проект производства работ.

Минимальный набор по подрядчикам выглядит так:

• отдельный приказ о назначении ответственного за вводный инструктаж для сторонних организаций;
• отдельная программа и инструкция, не те же, что для своих работников, потому что опасности другие и трудовых отношений нет;
• отдельный журнал регистрации вводного инструктажа;
• положение о взаимодействии с подрядными организациями, идущее приложением к договору;
• единый перечень вредных и опасных производственных факторов на основании приказа Минтруда № 656н;
• перечень мероприятий по предотвращению случаев повреждения здоровья работников подрядчиков.

Сопротивление подрядчиков — отдельная сложность, особенно в небольших организациях, где исполнители отказываются не только соблюдать требования, но и выполнять работы на таких условиях. Рабочий механизм: штрафные санкции за нарушение требований охраны труда прописываются в положении о взаимодействии, специалист по охране труда фиксирует нарушение, делает фотографию, пишет предписание, и на основании этих документов подрядчику выставляется штраф. В практике Добыто положение о взаимодействии с подрядчиками уходит в электронный вид вместе с остальными локальными актами, а бумажным остаётся только журнал вводного инструктажа для сторонних организаций.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Смежные направления: пожарная безопасность, электробезопасность, первая помощь

Комплект инструкций по охране труда закрывает только одно направление из нескольких, и остальные живут по своим актам. Экономить на них по логике охраны труда нельзя: Правила № 2464 на обучение, предусмотренное специальными требованиями уполномоченных органов, не распространяются.

Пожарная безопасность. Действует приказ МЧС России от 16.12.2024 № 1120 (Минюст 19.02.2025 № 81324), он применяется с 1 сентября 2025 года по 1 сентября 2031 года и заменил приказ № 806 от 18.11.2021. Ссылка на № 806 в положении, программе или на титульном листе журнала — недействующая, и видна она с первой страницы. Приказ разводит два механизма, которые постоянно смешивают: противопожарный инструктаж проводится внутри организации для всех, кто работает на объекте защиты, а дополнительное профессиональное образование проходят только категории из приложения № 4, в лицензированной организации. Инструктаж вправе проводить лицо, прошедшее дополнительную профессиональную программу в области пожарной безопасности либо имеющее профильное образование, причём привлечение такого специалиста по гражданско-правовому договору разрешено прямо пунктом 6 приложения № 1.

Электробезопасность. Присвоение первой группы обязательно для всех работников любой организации, включая офисную. Чтобы группу было кому присваивать, минимум двое работников должны пройти обучение и получить третью или четвёртую группу.

Первая помощь. Освобождения для офисных работников здесь нет вовсе: человек либо попадает в перечень категорий по пункту 33 Правил № 2464, либо не попадает. Для проведения обучения внутри нужны не менее двух работников, обученных первой помощи в объёме не менее 8 часов и дополнительно прошедших подготовку преподавателей, обучающих приёмам оказания первой помощи. Всю комиссию по этим двум программам обучать не требуется: остальным членам достаточно обучения по первой помощи в объёме не менее 8 часов. С 31 августа 2026 года практические занятия по первой помощи и по средствам индивидуальной защиты, а также занятия на полигонах и тренажёрах дистанционно не проводятся.

Материал для программ по средствам индивидуальной защиты проще всего взять из инструкций по эксплуатации самих средств и включить их в программу обучения или инструктажа. Повышение квалификации на преподавателя по средствам защиты законом не установлено, достаточно обучения по самой программе.

Сколько работников обязательно учить в учебном центре

Приложение № 4 к Правилам № 2464 задаёт минимальное количество работников, которых нужно обучить именно во внешней организации, с учётом среднесписочной численности и категории риска. Ключевое слово — минимальное: это нижняя граница внешнего обучения, а не доля охвата и не процент от численности. Всех остальных работодатель вправе обучить сам, если соответствует требованиям Правил и внесён в реестр организаций, обучающих своих работников.

Две сноски меняют расчёт. Начиная с численности 251 человек добавляется условие: не менее 3 человек на каждое обособленное подразделение или филиал численностью более 50 работников, включая руководителя. И среднесписочная численность для этой таблицы считается без работников, выполняющих трудовую функцию дистанционно на постоянной основе, что иногда переводит компанию на строку ниже. Категории риска определяются по Положению, утверждённому постановлением Правительства от 21.07.2021 № 1230.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Для компании на 300 человек низкой категории риска обязательный внешний минимум — 7 человек, а не 300 и не 30. Снаружи учат тех, кто потом учит и проверяет внутри: руководителя и заместителей, курирующих охрану труда, специалистов по охране труда, членов комиссий, ответственных за инструктажи. Проверьте свой список: если обученных руководителей и членов комиссии уже больше, чем минимум по таблице, докупать места не нужно вовсе.»

Расчёт по приложению № 4 стоит держать письменно, отдельным документом, с указанием среднесписочной численности, категории риска, перечня филиалов свыше 50 человек и получившегося минимума. Он нужен дважды: при согласовании бюджета и при проверке, когда инспектор спросит, почему часть работников обучена внутри.

Как собрать комплект с нуля: порядок действий

Порядок разбора всегда один: сначала объекты и виды работ, потом должности, и только потом программы. Обратный порядок, от предложенной провайдером программы к поиску оснований, приводит к тому, что администрация обучена по трём программам, а сварщик на участке не имеет действующего допуска.

Как собрать комплект инструкций по охране труда: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте исходные данные. Штатное расписание, фактические виды работ, перечень оборудования, категория объекта по пожарной опасности, результаты специальной оценки условий труда и оценки профессиональных рисков.
2. Шаг 2. Назначьте ответственных приказами. Ответственный за охрану труда, распределение полномочий между руководителями подразделений, лица, проводящие инструктажи, состав комиссии по проверке знаний. В должностные инструкции руководителей подразделений добавьте пункт об обеспечении требований охраны труда подчинёнными.
3. Шаг 3. Соберите перечень инструкций. Отдельно по профессиям и должностям, отдельно по видам работ. Инструкцию при направлении в командировку включайте, если сотрудники ездят.
4. Шаг 4. Утвердите локальные акты приказом. Положение о системе управления охраной труда, положение об обучении, положение об информировании, положение по учёту микротравм, положение о взаимодействии с подрядчиками. Положение о системе управления охраной труда, не обновлявшееся хотя бы год, проще переписать заново, чем править.
5. Шаг 5. Разработайте программы и проведите обучение обучающих. Программы инструктажей, программы А, Б и В, программа по первой помощи, программа по средствам индивидуальной защиты. Лица, проводящие инструктажи, проходят программу Б и соответствующую программу В; члены комиссии — программы А, Б и соответствующую В.
6. Шаг 6. Запустите инструктажи и проверку знаний. Вводный — до начала работы, первичный — до начала самостоятельной работы, дальше по графику от даты по каждому работнику. Проверьте, что в форме протокола есть поле для регистрационного номера записи в реестре обученных лиц либо предусмотрено приложение выписки.
7. Шаг 7. Оформите номенклатуру дел и порядок хранения. Журналы инструктажей — на длительное хранение, протоколы и программы — на пятилетнее, форма хранения определяется формой создания документа.

Перед оплатой любой программы извне проверьте её обязательность: обязанность существует тогда, когда в действующем акте одновременно названа категория работников, установлена периодичность или событие-триггер и предусмотрено последствие недопуска по статье 76 ТК РФ. Национальный стандарт применяется добровольно, но становится обязательным для вас, если вы ввели его своим локальным актом.

Мария Ж, спикер конференций по КЭДО и юриспруденции: «Не спорьте с провайдером о том, обязательна ли программа. Задайте один вопрос: номер, дата и пункт акта, где названа категория работников и периодичность. Ответ приходит в двух видах — либо реквизиты, которые можно открыть и прочитать, либо ссылка на стандарт, профстандарт, методические рекомендации и сложившуюся практику. Второй вариант и есть отрицательный ответ, просто вежливо сформулированный.»

Что запрашивает ГИТ и сколько стоит незакрытый комплект

Отсутствие компании в плане проверок в 2026 году не говорит ни о чём. Мораторий на плановые проверки действует, плановые мероприятия остались для категории высокого риска, а основной контроль идёт через индикаторы риска, обращения и профилактические визиты по правилам Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ. Индикатор срабатывает автоматически по данным, которые работодатель сам передал в государственные системы. К обучению напрямую относится индикатор роста числа лёгких несчастных случаев за квартал по сравнению с тем же кварталом прошлого года, с порогами, привязанными к численности. Отказ от обязательного профилактического визита сам по себе становится основанием для внеплановой проверки, поэтому назначенный визит разумнее использовать как бесплатную диагностику комплекта.

Проверка идёт по проверочным листам, и за их рамки инспектор выходить не вправе, что работает в пользу того, кто прошёл самопроверку заранее. Предварительно оценить соблюдение требований можно через сервис «Электронный инспектор» на портале Роструда: там же лежат проверочные листы, памятки и банк типовых документов. Запрос инспектора по обучению состоит из шести блоков: локальные акты, программы, журналы и протоколы, сведения в реестре обученных лиц, документы о квалификации обучающих, документы о внешнем обучении вместе с расчётом по приложению № 4.

Допуск работника без обучения и проверки знаний наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ: должностное лицо и индивидуальный предприниматель — от 15 000 до 25 000 рублей, юридическое лицо — от 110 000 до 130 000 рублей. Штраф считается по каждому допущенному работнику, а не один на компанию. Повторное нарушение по части 5 той же статьи: для юридического лица от 100 000 до 200 000 рублей либо приостановление деятельности на срок до 90 суток, для должностного лица от 30 000 до 40 000 рублей либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.

Штраф при этом самое дешёвое из последствий. При несчастном случае с необученным работником включаются надбавка к страховому тарифу и потеря скидки, которые считаются от фонда оплаты труда и действуют годами; потеря доступа к финансовому обеспечению предупредительных мер, то есть к возмещению расходов на охрану труда за счёт страховых взносов; компенсация морального вреда, которая взыскивается напрямую с работодателя и тарифом не ограничена. Отдельно стоит статья 143 УК РФ: она адресована не организации, а лицу, на которое возложены обязанности по соблюдению требований охраны труда, и при тяжком вреде здоровью предусматривает штраф до 400 000 рублей либо лишение свободы до одного года, при смерти человека — до четырёх лет.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Уголовное дело идёт не против компании и чаще всего не против генерального директора, а против того, кто расписался за охрану труда: руководителя участка, главного инженера, мастера. Приказ о возложении обязанностей, подписанный когда-то формально, в этот момент становится главным документом дела. Поэтому у назначенного человека должны быть реальные полномочия — право остановить работу, не допустить работника и бюджет на обучение и средства защиты.»

Распространённый миф про регресс фонда стоит разобрать отдельно: выплаты пострадавшему по Федеральному закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ фонд делает как страховщик, и взыскать их со своего же страхователя, уплачивающего взносы, в общем виде не получается. Такую позицию подтвердило постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2026 по делу № А48-10850/2025. Расходы работодателя растут другими путями, перечисленными выше.

Сколько хранить инструкции, журналы и протоколы

Сроки заданы Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В разделе «Охрана труда» сроки различаются в разы, и самая частая ошибка архива — уничтожение журналов инструктажа вместе с протоколами по общему пятилетнему сроку.

Форма хранения определяется формой создания. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет; протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан не заменяет оригинал. Решение о форме принимается один раз, на входе, и применительно к журналам инструктажа вы живёте с ним 45 лет. Журнал инструктажа по охране труда относится к документам, которые закон оставляет на бумаге и в КЭДО не переводит, в отличие от приказов, заявлений, локальных актов и уведомлений.

Для журнала учёта инструкций по охране труда и журнала их выдачи прямой строки в Перечне нет. Срок в этом случае определяется по аналогии с наиболее близким видом документа, решение принимает экспертная комиссия и фиксирует его в номенклатуре дел: при проверке показывают документированный выбор, а не догадку. В практике Добыто электронную часть комплекта (приказы, положения, листы ознакомления) держат в системе с фиксацией даты и подписи, а бумажные журналы описывают не по годам, а по работникам: при расследовании ищут конкретного человека, а не журнал за конкретный год.

Когда собирать комплект своими силами не стоит

Часть работ проще вывести за периметр, чем обслуживать документами. Одна стремянка, с которой раз в квартал меняют лампочку, создаёт работу на высоте и работу со средствами подмащивания, а это отдельный пласт требований, обучения и допусков. Один служебный автомобиль без транспортного цеха тянет за собой предрейсовые осмотры и отраслевые правила. Договор с арендодателем на обслуживание помещений и договор с транспортной компанией закрывают эти направления дешевле, чем собственный комплект документов.

Внутреннее обучение тоже окупается не всегда. Для организации на 20 человек внешний минимум — 3 человека, и строить внутреннюю систему ради оставшихся семнадцати означает содержать программы, комиссию и обучающих, каждый из которых сам проходит внешнее обучение. При высокой текучести и ручном учёте выигрыш съедают просрочки передачи сведений в реестр: сведения обновляются при их изменении в течение 10 рабочих дней. Обучать внутри тех, кого обязаны обучить снаружи (руководителя, специалиста по охране труда, членов комиссии), нельзя: протоколы такой комиссии по остальным работникам оспоримы.

Стоимость электронного ведения кадровых документов: тарифы 2026

Сами инструкции и журналы по охране труда в тариф не входят: платная часть здесь — это электронный документооборот по кадровым документам и учёт сроков ознакомления, на который ложится комплект. Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и необходимости интеграции с учётной системой, а при переходе между тарифами разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в «Старт» и «Бизнес».

Выводы

Комплект по охране труда собирается слоями: инструкции по должностям и по видам работ, локальные акты, приказы об ответственных и комиссии, программы, журналы и протоколы. Обязанность есть у всех работодателей, кроме организации с полностью дистанционным штатом, а объём определяется не численностью, а видами работ, оборудованием и категорией объекта. Поправки от 30.06.2026 сузили круг освобождённых от первичного инструктажа, участили инструктаж для новичков на работах повышенной опасности и сделали обучение по программе В реже. Сроки при этом считаются по каждому работнику, а не по подразделению, и теряются именно там.

Мы в Добыто переводим в электронный вид ту часть комплекта, которую закон разрешает вести электронно, — приказы, положения, листы ознакомления и уведомления, — и настраиваем учёт сроков ознакомления и повторного обучения по каждому сотруднику. Журнал инструктажа при этом остаётся бумажным, как того требует норма, а кадровая служба перестаёт сверять даты вручную.

Частые вопросы

Можно ли ознакомить работника с инструкцией по охране труда через КЭДО, если журнал инструктажа ведётся на бумаге?

Ознакомление с локальным нормативным актом и проведение инструктажа — разные процедуры. Ознакомление с инструкцией как с ЛНА переводится в электронный вид вместе с приказами, положениями и уведомлениями, а журнал регистрации инструктажа закон оставляет на бумаге. Форма хранения определяется формой создания: электронный лист ознакомления, подписанный электронной подписью, распечатывать и хранить бумагой нельзя, как и заменять бумажный журнал его сканом.

Нужен ли вводный инструктаж при переводе работника на другую должность внутри компании?

Пункт 7 Правил № 2464 в редакции постановления № 805 охватывает три ситуации: перевод на другую работу, изменение наименования рабочего места или структурного подразделения и оформление договора на внутреннее совместительство. Во всех трёх не требуются вводный инструктаж, повторное обучение и проверка знаний при условии, что сохраняются условия труда, источники опасности, уровни профессиональных рисков и характер выполняемой работы. Два последних условия кадровая служба сама не оценивает, поэтому решение готовится вместе со службой охраны труда.

Кто проводит инструктаж работникам, которых направило частное агентство занятости?

Инструктажи проводит принимающее лицо, то есть организация или физическое лицо, к которому работник направлен и которое его работодателем не является (пункт 9 Правил № 2464). Обучение требованиям охраны труда такие работники проходят в организации или у индивидуального предпринимателя, оказывающих услуги по обучению (пункт 44). Понятие частного агентства занятости применяется в значении ТК РФ.

Обязан ли учебный центр выдать работодателю протоколы проверки знаний, а не только удостоверения?

Да. Пункт 94 Правил № 2464 дополнен абзацем: по запросу работодателя организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги по обучению, предоставляют протокол или выписку из протокола проверки знаний по работникам его организации. Право работника получить протокол или выписку на бумажном носителе сохранено отдельно. Регистрационный номер записи в реестре обученных лиц указывается в самом протоколе либо содержится в приложенной выписке, подписанной электронной подписью.

Нужно ли проходить медосмотр офисным работникам, если у них только компьютеры?

Есть разъяснение Минтруда о том, что при исключительно офисной работе, без иного оборудования, и при втором классе условий труда медосмотр можно не проходить. Реквизиты письма стоит проверить до того, как решение будет закреплено в локальном акте: на освобождение от обучения первой помощи и от инструктажей это разъяснение не распространяется, там свои основания.

Как учитывается время обучения по охране труда в табеле?

Пункт 65 Правил № 2464 в редакции постановления № 805 говорит об отрыве от работы на время прохождения обучения требованиям охраны труда и проверки знания требований охраны труда. Для табелирования это означает, что вместе учитываются и время курса, и время проверки знаний, а не только сам курс.

Что делать, если вида документа нет в Перечне Росархива и срок хранения неизвестен?

Срок определяется по аналогии: находится наиболее близкий по смыслу вид документа, применяется его срок, а решение экспертной комиссии фиксируется в номенклатуре дел с обоснованием. Для журнала учёта инструкций по охране труда и журнала их выдачи ориентируются либо на срок самих инструкций, либо на срок журналов инструктажей — в зависимости от того, что ближе по содержанию.