Правила по охране труда — это государственные нормативные требования, которые Минтруд утверждает по видам работ и отраслям, и сам работодатель их не утверждает: утверждать нужно собственные документы, построенные на их основе. Обязательный минимум для любой организации, кроме полностью дистанционной, выглядит так: положение о системе управления охраной труда, инструкции по охране труда по должностям и по видам работ, приказы об ответственном лице и о комиссии по проверке знаний, программы инструктажей и обучения, журналы регистрации инструктажей, перечни профессий и работ, материалы оценки профессиональных рисков и отчёт о специальной оценке условий труда. Объём комплекта задаёт численность: до 50 работников достаточно ответственного лица по приказу, свыше 50 создаётся служба охраны труда или вводится должность специалиста по статье 217 ТК РФ.
Разберём каждый документ: кто его утверждает, на какой норме он держится, как часто пересматривается. Покажем три места, где комплект чаще всего рвётся на проверке: инструкции написаны только по должностям и не написаны по видам работ, протокол проверки знаний не получил регистрационный номер в реестре Минтруда, для работников подрядчиков нет отдельного журнала вводного инструктажа. Таблица обязательных документов с основаниями и периодичностью, порядок восстановления охраны труда с нуля, размеры штрафов по статье 5.27.1 КоАП и стоимость подключения электронного документооборота на 2026 год — во второй половине статьи.
Базовый комплект документов по охране труда: что утверждает работодатель
Комплект собирается из четырёх слоёв: локальные нормативные акты (положения), распорядительные документы (приказы), рабочие документы процедур (программы, перечни, инструкции) и регистрационные формы (журналы, протоколы, карточки). Проверяющий смотрит связку: положение описывает процедуру, приказ назначает исполнителя, программа задаёт содержание, журнал подтверждает факт. Разрыв в любом звене обесценивает остальные три.
| Документ | Основание | Периодичность и пересмотр |
|---|---|---|
| Положение о системе управления охраной труда (СУОТ) | Статьи 214 и 217 ТК РФ, примерное положение по приказу Минтруда № 776н | Пересмотр при изменении структуры и нормативных требований |
| Инструкции по охране труда по должностям и по видам работ | Статья 214 ТК РФ, требования к разработке по приказу Минтруда № 772н | Не реже 1 раза в 5 лет |
| Приказ о службе охраны труда или об ответственном лице | Статья 217 ТК РФ | При кадровых изменениях |
| Приказ о комиссии по проверке знаний требований охраны труда | Порядок обучения по постановлению Правительства № 2464 | При смене состава, минимум 3 человека |
| Программы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | Порядок обучения № 2464 | При изменении оборудования, технологии, нормативных требований |
| Журналы регистрации вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | Порядок обучения № 2464 | Вводный до начала работы, повторный не реже 1 раза в 6 месяцев |
| Программы обучения требованиям охраны труда А, Б, В | Порядок обучения № 2464 | Обучение не реже 1 раза в 3 года, по программе В — не реже 1 раза в год |
| Перечень работников, освобождённых от первичного инструктажа на рабочем месте | Порядок обучения № 2464 | При изменении трудовых обязанностей и результатов оценки рисков |
| Перечень работников, обучаемых оказанию первой помощи | Пункт 33 Порядка обучения № 2464 | Обучение не реже 1 раза в 3 года |
| Материалы оценки профессиональных рисков: реестр опасностей, отчёт, план мер | Статья 218 ТК РФ | При изменении условий труда, вводе рабочих мест, несчастном случае |
| Отчёт о специальной оценке условий труда, декларация соответствия | 426-ФЗ от 28.12.2013 | Результаты действуют 5 лет, внеплановая СОУТ по основаниям закона |
| Нормы выдачи СИЗ и смывающих средств, приказ об их утверждении, карточки учёта | Статья 221 ТК РФ, правила и единые типовые нормы по приказам Минтруда № 766н и № 767н | При изменении результатов СОУТ и оценки рисков |
| Приказ об аптечках, перечень содержимого, журнал использования | Статья 223 ТК РФ, комплектация по приказу Минздрава № 1331н | Контроль сроков годности изделий |
| Порядок учёта микроповреждений (микротравм) и журнал регистрации | Статья 226 ТК РФ | По факту каждого обращения работника |
Из таблицы видно, где комплект живёт своей жизнью после утверждения: инструкции держатся пять лет, обучение требует возврата раз в три года, а повторный инструктаж — раз в полгода. Три разных цикла в одном комплекте, поэтому единая дата пересмотра всех документов по охране труда работает плохо.
Смывающие и дерматологические средства нужны в том числе офису. Выдавать их на руки не требуется, они стоят в дозаторах, но нормы выдачи и приказ об утверждении норм должны быть оформлены. Аптечка нужна даже организации, которая занимает пару кабинетов: приказ об аптечках, перечень содержимого, журнал использования.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Комплект по охране труда проверяют не по количеству папок, а по связности. Инспектор берёт одну фамилию и идёт по цепочке: перечень, программа, журнал, протокол, реестр. Прежде чем считать комплект готовым, пройдите этот маршрут сами на двух-трёх работниках разных подразделений.»
Кому охрана труда не нужна и почему офис не исключение
Единственный случай, когда документы по охране труда можно не оформлять, — организация, где все работники, включая генерального директора, работают дистанционно. Тогда нужны инструкции на технику, которую работодатель выдал работнику. Если ничего не выдаётся, не нужно и этого. Численность здесь не влияет ни на что: и 10 человек, и 20 не освобождают от комплекта, если хотя бы часть из них работает не дистанционно.
Довод «у нас офис, у нас ничего не случится» разбивается о механику расследования. В небольшой организации на 10-15 человек, арендующей офис в бизнес-центре, работник получил тяжёлые травмы в сломавшемся лифте по дороге между этажами по рабочим делам. За лифт и здание организация не отвечала, а расследовать событие как несчастный случай на производстве пришлось ей, и проверялись инструктажи, обучение и весь комплект. Второй типовой сюжет ещё проще: бухгалтер забралась на крутящийся стул, чтобы положить папку на верхнюю полку, упала и сломала ногу. Несчастный случай на производстве в чисто офисной компании.
Факт: присвоение первой группы по электробезопасности обязательно для работников любой организации, включая офисную. Чтобы кто-то мог присваивать первую группу, минимум двое работников должны обучиться и получить третью или четвёртую группу.
Оценка профессиональных рисков обязательна для всех работодателей. Специальная оценка условий труда — тоже для всех, кроме рабочих мест дистанционных работников. По медосмотрам есть разъяснение Минтруда: если работники только офисные, работают только с компьютерами без иного оборудования, а класс условий труда второй, медосмотр можно не проходить. Разъяснение касается медосмотров и не отменяет ни инструктажей, ни обучения, ни оценки рисков.
Инструкции по охране труда: по должностям и по видам работ
Инструкции пишутся в двух разрезах одновременно. Первый — по должностям: отдельно для специалиста по кадрам, для бухгалтера, для генерального директора, а не одна общая «для административного персонала». Второй — по видам работ: работа с компьютером, работа с копировально-множительной техникой, работа с электроприборами, направление в командировку и служебные поездки. Для одного офисного работника это добавляет к должностной инструкции ещё несколько документов.
Жёсткого требования дробить инструкции нормы не содержат, и практика расходится: часть специалистов делает для офиса одну инструкцию для административно-управленческого персонала с разделами про оргтехнику, чайник и микроволновую печь, часть пишет пять-шесть отдельных. Чем крупнее компания и чем разнороднее работа подразделений, тем сильнее аргумент в пользу отдельных инструкций. Отдельная инструкция при направлении в командировку нужна в любом случае, если работники ездят: несчастные случаи при командировании происходят часто.
Кейс из практики: при восстановлении охраны труда в медицинской организации пришлось запрашивать описание каждого вида оборудования и писать отдельную инструкцию под каждый вид. Сплошная инструкция «для медицинского персонала» в такой конфигурации не закрывала ни один реальный источник опасности.
Кроме инструкций утверждается слой положений, который вырос за последние годы: положение о системе управления охраной труда, положение об обучении по охране труда, положение об информировании работников об условиях и охране труда, порядок учёта микроповреждений, положение о взаимодействии с подрядными организациями, положение о видео- и аудиофиксации, положение о расследовании несчастных случаев. Положение о СУОТ стало объёмным документом, и если оно не обновлялось хотя бы год, дешевле переписать его заново, чем править по кускам.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Инструкции по видам работ обычно забывают именно в офисных компаниях, где кажется, что работа одна и та же. Возьмите табель за квартал и посмотрите, кто ездил в командировки, кто выезжал на объекты, кто работает с оргтехникой сверх обычного. Каждая такая строка — это вид работ, под который нужна своя инструкция.»
Приказы, ответственные и комиссия: что зависит от численности
Порог 50 работников из статьи 217 ТК РФ делит организации на две группы. Свыше 50 у работодателя, ведущего производственную деятельность, создаётся служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда. До 50 достаточно ответственного лица, назначенного приказом, и им может быть работник кадровой службы. Приказ об ответственном обязателен в обоих случаях, к нему добавляется приказ о распределении полномочий.
Ответственность за охрану труда внутри компании не сводится к одному человеку. Рабочая конструкция выглядит иначе: за соблюдение требований в подразделении отвечает его руководитель, и это закрепляется пунктом в его должностной инструкции. Специалист по охране труда при такой схеме организует и контролирует, а не обходит все рабочие места лично.
В практике Добыто на этом месте чаще всего обнаруживается разрыв: приказ об ответственном подписан, а пункт про обеспечение требований охраны труда в должностные инструкции руководителей подразделений не внесён. Тогда весь контроль формально держится на одном человеке, который физически не присутствует на рабочих местах.
Ниже сценарии, по которым различается объём обязательных документов.
| Сценарий | Что критично | Что упрощается |
|---|---|---|
| Все работники дистанционные | Инструкции на выданную технику | СОУТ на такие рабочие места не проводится, комплект минимален |
| Микропредприятие по реестру ФНС | Инструкции, оценка рисков, СОУТ, аптечки, вводный инструктаж | Обучение по программам А и Б, первой помощи и по СИЗ допускается в ходе инструктажа на рабочем месте; протокол, комиссия и внесение в реестр не требуются |
| Организация до 50 работников | Приказ об ответственном, комиссия минимум из 3 обученных человек, полный комплект ЛНА | Отдельная штатная единица специалиста по охране труда не требуется |
| Организация свыше 50 работников | Служба охраны труда или должность специалиста, обучение руководителей подразделений по программе А | Повторный инструктаж допустимо проводить всему подразделению в один день, независимо от дат приёма |
| Есть работы повышенной опасности | Программа В с обучением не реже 1 раза в год, целевые инструктажи, перечень таких работ | Послаблений для микропредприятий по программе В нет |
| Привлекаются подрядчики на территорию | Отдельные приказ, программа, инструкция и журнал вводного инструктажа для сторонних организаций | Инструктаж допустимо возложить приказом на сотрудника пропускного режима |
Микропредприятие определяется не численностью на глаз, а записью в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы. Учреждение с пятью работниками микропредприятием быть не обязано.
Полезно знать: у генерального директора нет непосредственного руководителя, поэтому инструктаж на рабочем месте он фиксирует сам себе, если не освобождён от него приказом. Специалист по охране труда может подготовить документы методически, но свою подпись в журнале за директора не ставит.
Документы по обучению, инструктажам и проверке знаний
Обучение по охране труда — общее понятие, внутри которого пять самостоятельных процедур: инструктажи, стажировка на рабочем месте, обучение оказанию первой помощи, обучение по использованию СИЗ и обучение требованиям охраны труда по программам А, Б и В. Каждая процедура требует своего пакета: программа, перечень работников, форма регистрации. Смешение этих пяти в один документ — причина половины замечаний на проверке.
Второе разграничение касается ролей. Обучение проводят лица, назначенные приказом. Проверку знаний проводит комиссия. Это могут быть одни и те же люди, но документы разные: программа и запись об обучении с одной стороны, протокол проверки знаний с другой.
Инструктажи распределяются по исполнителям жёстко. Вводный проводит специалист по охране труда либо иное лицо, назначенное приказом, а при отсутствии специалиста в штате — руководитель организации. Инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника. Ситуация, когда слесарю из первого цеха инструктаж проводит начальник конструкторского отдела, ошибочна, и цена ошибки — штраф на юридическое лицо от 50 000 до 80 000 рублей. Если руководитель подразделения в отпуске или на больничном, инструктаж проводит замещающий работник этого же подразделения, замещающий руководитель другого подразделения либо вышестоящее лицо.
Отдельное условие: инструктажи вправе проводить только тот, кто сам обучен в учебном центре. Журнал, где все расписались, а протокола и удостоверения у инструктирующего нет, правового значения не имеет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Освобождение от первичного инструктажа на рабочем месте строится от фактических опасностей, а не от слова «офисный». Начальник конструкторского отдела, который выезжает на строящиеся объекты и передвигается по ним, освобождению не подлежит, даже если по спецоценке у него класс условий труда 2. Юриста освободить можно, если он не выезжает в суды в рабочее время. Педагогических работников освобождать нельзя: специалистами в смысле Порядка обучения они не являются, к тому же сопровождают детей в походах, на соревнованиях и выставках.
Лайфхак: чтобы обучать первой помощи своими силами, достаточно двух работников, прошедших программу первой помощи не менее 8 часов и дополнительно подготовку преподавателей. Всю комиссию на программу подготовки преподавателей отправлять не нужно: комиссии хватает обучения по одной программе первой помощи.
Программа А нужна далеко не всем. Её проходят руководитель и заместители, на которых возложены обязанности по охране труда, руководители структурных подразделений и их заместители, проводящие инструктажи, специалист по охране труда, члены комитетов и комиссий. Рядовой юрист, который никому инструктаж не проводит, программу А проходить не должен. По программе Б обучаются практически все, кроме освобождённых. Программа В — работники, выполняющие работы повышенной опасности, и те, кто такие работы организует и контролирует.
Сведения о проверке знаний вносятся в реестр обученных лиц. Если работников направляли в учебный центр, вносит центр; если обучение проводил работодатель собственными силами, вносит работодатель через личный кабинет. Проверить, есть ли запись по конкретному протоколу, можно в единой общероссийской справочно-информационной системе по охране труда: там же подаётся уведомление о проведении обучения своими силами.
Внимание: без регистрационного номера из реестра протокол проверки знаний недействителен, а работников по такому протоколу требуется отстранить от работы. На практике сведения вносят в течение недели, максимум месяца: иначе инспектор спросит, почему проверка знаний была в мае, а запись появилась в октябре.
Шаблоны документов по обучению и инструктажам
Комплект для тех, кто собирает документы с нуля: начинать удобнее с журнала инструктажа, он показывает, какие реквизиты придётся закрыть остальными документами.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Журнал учёта обучения персонала | Скачать |
| Положение об обучении персонала | Скачать |
Документы по подрядчикам: комплект, который спрашивают первым
Работники сторонних организаций, которые заходят на территорию, требуют собственного пакета документов. Программа и инструкция для них не совпадают с внутренними: опасности другие, трудовых отношений нет. Комплект выглядит так:
- приказ о назначении ответственного за вводный инструктаж для работников сторонних организаций;
- отдельная программа вводного инструктажа и отдельная инструкция для подрядчиков;
- отдельный журнал регистрации вводного инструктажа для сторонних организаций;
- положение о взаимодействии с подрядными организациями, оформленное приложением к договору;
- единый перечень вредных и опасных производственных факторов на территории;
- перечень мероприятий по предотвращению случаев повреждения здоровья работников подрядчиков.
Важный нюанс из практики: в крупной организации подрядчик упал с высоты и получил травму, несовместимую с жизнью. Первым документом, который запросила прокуратура при проверке, был журнал вводного инструктажа для работников сторонних организаций. Не договор, не акт, не наряд-допуск.
Подрядчики нередко сопротивляются требованиям, вплоть до отказа выполнять работы. Рабочая практика заказчиков: вписать в положение о взаимодействии штрафные санкции за нарушение требований охраны труда. Специалист фиксирует нарушение, делает фотографию, оформляет предписание, и на основании этих документов подрядчику выставляется штраф. Когда поток подрядчиков большой и проводить инструктаж лично не хватает времени, обязанность возлагают приказом на начальника контрольно-пропускного пункта, а содержание инструктажа оформляют памяткой с ключевыми правилами, телефонами и границами разрешённых зон. Памятку выдают под фиксацию в журнале.
Что из охраны труда нельзя перевести в электронный вид
Статья 22.1 ТК РФ разрешает вести кадровые документы в электронном виде, но три группы документов закон оставил на бумаге, и две из них относятся к охране труда. Журнал регистрации инструктажа по охране труда и акт о несчастном случае на производстве оформляются на бумаге с личной подписью работника. Третья группа — приказ об увольнении и бумажная трудовая книжка.
Остальной комплект по охране труда электронный формат принимает целиком. Положения, приказы, перечни, программы и ознакомление работников с ними ведутся через КЭДО. В практике Добыто именно ознакомление с локальными нормативными актами по охране труда даёт самый заметный выигрыш: маршрут рассылается на всё подразделение, а факт и дата ознакомления фиксируются системой, тогда как на бумаге лист ознакомления собирается неделями и теряется чаще остальных документов.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим два потока с самого начала внедрения: инструктажи и акты о несчастных случаях остаются на бумаге, всё остальное по охране труда уходит в электронный маршрут. Если этого не сделать на старте, компания через полгода обнаруживает электронный журнал инструктажа, который придётся распечатывать и переподписывать задним числом.»
Цена ошибки: штрафы, отстранение и опрос работников
Допуск к работе без обучения и проверки знаний по охране труда — штраф от 110 000 до 130 000 рублей на организацию по части 3 статьи 5.27.1 КоАП. Тот же размер применяется и когда обучение не проводилось вовсе, и когда нарушен срок его проведения. Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты по части 4 той же статьи доходит до 150 000 рублей на организацию. Допуск водителя-экспедитора без психиатрического освидетельствования — 120 000 рублей.
Мораторий на плановые проверки не означает, что проверок нет. По ряду регионов приходят прокурорские проверки соблюдения трудового законодательства, и охрана труда проверяется наравне с выплатой заработной платы: спецоценка, обучение, обеспечение средствами защиты. Уведомление приходит за пару часов до визита. Сигналом служат несвоевременная выплата зарплаты, жалобы работников, признаки подмены трудовых отношений, низкий уровень зарплаты в компании.
Что об этом думает ГИТ: инспектор спрашивает не только документы, но и самих работников. Как проходил вводный инструктаж, что рассказывали, проводили ли обучение первой помощи. Ответ «со мной ничего не проводили» превращает идеально оформленный журнал в доказательство фиктивности документов.
Отдельная категория риска — несчастные случаи. Срок давности по компенсации морального вреда здесь не действует. Схема, когда организация решает случай не расследовать, а выплатить работнику премию, заканчивается обращением работника в инспекцию, признанием случая сокрытым, единоличным расследованием инспектора и взысканием морального вреда в суде. Суммы по несчастным случаям заметно выше, чем по спорам об увольнении или взыскании зарплаты.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Ни один документ по охране труда не защищает сам по себе, защищает совпадение документа и факта. Перед проверкой пройдитесь по подразделениям и спросите у работников то же, что спросит инспектор: кто проводил инструктаж, когда, о чём. Расхождение с журналом лучше обнаружить самим и провести инструктаж заново текущей датой.»
Как собрать комплект по охране труда с нуля
Ситуация, когда специалист приходит в организацию, где охрана труда не велась, требует другой последовательности действий, чем поддержание готового комплекта. Первое действие делается до любых документов по охране труда.
Как восстановить охрану труда с нуля: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Подайте руководителю служебную записку о том, что охрана труда не велась, с перечислением ответственности по статье 5.27.1 КоАП. Записка фиксирует дату обнаружения и снимает с вас ответственность за чужие нарушения.
- Шаг 2. Оформите приказы об ответственном за охрану труда и о распределении полномочий, соберите комиссию по проверке знаний минимум из 3 человек и обучите её в учебном центре: без обученной комиссии остальные шаги не имеют правового значения.
- Шаг 3. Проведите оценку профессиональных рисков. Реестр опасностей задаёт содержание инструкций, перечни освобождённых от инструктажа и обучаемых первой помощи, а также нормы выдачи СИЗ.
- Шаг 4. Проведите вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте текущими датами, даже если работники трудятся давно. Нарушение перестаёт быть длящимся, а выявленное и устранённое нарушение даёт шанс на предупреждение вместо штрафа.
- Шаг 5. Параллельно запустите обучение по программам и обеспечение средствами защиты, внесите протоколы проверки знаний в реестр обученных лиц и утвердите положения: о СУОТ, об обучении, об информировании, о взаимодействии с подрядчиками.
Мы закладываем пилотную группу из одного подразделения перед раскаткой на всю компанию: на ней проверяются формулировки положений, маршрут ознакомления и полнота перечней. Ошибки настройки, найденные на 15 работниках, стоят несопоставимо дешевле тех же ошибок, размноженных на весь штат.
Реалистичный срок для организации со штатной численностью около 100 человек — минимум полгода, при наличии у специалиста других задач дольше. Комплект по охране труда за месяц не собирается, и попытка ускориться обычно даёт документы, которые не выдерживают опроса работников.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Приём со служебной запиской работает не только в охране труда. Он же применим, когда вы приходите на позицию, где не велись КЭДО, воинский учёт или кадровое делопроизводство. Письменно зафиксируйте состояние дел на дату выхода и согласуйте с руководителем план восстановления со сроками: это единственный документ, который отделит ваши нарушения от чужих.»
Порядок обучения по охране труда, утверждённый постановлением Правительства № 2464, менялся: поправки внесены постановлением от 30.06.2026 № 805. Перед утверждением программ и положений сверяйте формулировки с действующей редакцией, а не с шаблоном двухлетней давности.
Стоимость перевода документов по охране труда в электронный вид
Стоимость складывается из численности работников, набора нужных видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченное число сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и SLA считаются отдельно. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что скрытых платежей за подписи нет.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для комплекта по охране труда это означает, что начать можно с ознакомления с положениями на численности одного подразделения и расширяться по мере готовности документов.
Выводы
Работодатель утверждает не сами правила по охране труда, а собственный комплект: положения, приказы, инструкции по должностям и видам работ, программы, перечни и журналы. Освобождение есть только у организаций, где все работники дистанционные. Численность 50 человек определяет, нужна ли служба охраны труда, а работы повышенной опасности и подрядчики добавляют отдельные пакеты документов сверх базового. Комплект проверяют по связности: перечень, программа, журнал, протокол, запись в реестре обученных лиц, и опрос работников подтверждает или опровергает эту цепочку.
Большая часть этих документов живёт в электронном виде без ограничений: на бумаге закон оставил только журналы инструктажей и акты о несчастных случаях. В Добыто мы настраиваем маршруты ознакомления с положениями и приказами по охране труда так, чтобы факт и дата фиксировались автоматически, а бумажный контур сужался до двух документов, которые обязаны быть бумажными.
Частые вопросы
Нужно ли учитывать мнение профсоюза при утверждении инструкций по охране труда, если профсоюза нет?
Статья 214 ТК РФ требует разрабатывать и утверждать правила и инструкции по охране труда с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа. Если такого органа в организации не создано, процедура по статье 372 ТК РФ не проводится, а инструкции утверждаются приказом руководителя. Отсутствие профсоюза стоит зафиксировать в самом приказе одной строкой: это снимает вопрос проверяющего о пропущенной процедуре согласования.
Сколько хранить журналы инструктажей и протоколы проверки знаний?
Сроки заданы перечнем типовых управленческих документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Журналы регистрации вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, протоколы проверки знаний требований охраны труда — 5 лет, материалы расследования несчастных случаев — 45 лет. Уничтожать журнал после закрытия последней страницы нельзя: при расследовании события многолетней давности запрашивают именно его.
Нужно ли проводить инструктаж исполнителю по договору ГПХ?
Вводный инструктаж провести нужно, если исполнитель работает на территории заказчика. Инструктаж на рабочем месте и обучение по программам А, Б, В не проводятся: это элементы трудовых отношений, и их наличие у исполнителя по гражданско-правовому договору инспектор трактует как признак подмены трудового договора. Для подрядных организаций используется отдельная программа вводного инструктажа и отдельный журнал.
Работник уволился и вернулся через месяц. Обучение проводить заново?
Да. Заключение нового трудового договора создаёт новые трудовые отношения, поэтому человек считается вновь принимаемым: проводятся вводный инструктаж, инструктаж на рабочем месте и обучение по программам заново. Прежние протоколы и записи в реестре к новому договору не относятся, даже если с даты увольнения прошло несколько недель.
Обязательно ли микропредприятию оформлять протокол проверки знаний?
Микропредприятия вправе проводить обучение по программам А и Б, обучение первой помощи и обучение по использованию СИЗ в ходе инструктажа на рабочем месте: комиссия не формируется, протокол не оформляется, уведомление и внесение в реестр не требуются, проверку знаний проводит сам работодатель. Программа В под это послабление не подпадает. Практический аргумент против упрощения: правоприменительная практика по сокращённой схеме ещё не сложилась, и вопросы, на которые нет ответов, придётся закрывать своими штрафами.
Нужно ли обучать по охране труда внешнего совместителя?
Да, обучение проводит новый работодатель независимо от того, обучен ли человек по основному месту работы. Протокол основного работодателя относится к его рабочим местам, опасностям и инструкциям, поэтому на совместительство не переносится. Тот же принцип действует для практикантов: по трудовому договору обучение обязательно, по ученическому договору достаточно инструктажей.
