Обучение по охране труда, проведённое силами работодателя, попадает в реестр обученных лиц Минтруда семью сведениями по каждому работнику: фамилия, имя и отчество, СНИЛС, должность или профессия, наименование программы обучения, дата проверки знания требований охраны труда, результат в формулировке «удовлетворительно» или «неудовлетворительно» и номер протокола. Подаёт их тот, кто обучал: за слушателей аккредитованного учебного центра сведения вносит центр, за своих работников — работодатель. Различие определяет весь порядок действий. Компания, которая обучает сама, до первой проверки знаний регистрируется в реестре работодателей через личный кабинет Минтруда и ждёт подтверждения до 5 рабочих дней. Компания, которая направляет людей в учебный центр, не подаёт ничего и только сверяет появившуюся запись перед допуском к работе.
Разберём каждое поле записи, покажем, откуда берётся регистрационный номер и почему протокол проверки знаний без этого номера не защищает при проверке. Отдельно посмотрим, чьи сведения в реестр не вносят вовсе: инструктажи, стажировку, исполнителей по договорам ГПХ и микропредприятия, которые обучают в рамках инструктажа на рабочем месте. Сроки подачи, изменения Правил № 2464 с 31 августа 2026 года, разбор типовых ошибок с суммами штрафов и шаблоны журналов и положения об обучении — во второй половине статьи.
Реестр обученных лиц: что это и кто вносит записи
Реестр обученных лиц — раздел единой общероссийской справочно-информационной системы по охране труда (ЕИСОТ), который ведёт Минтруд. В нём фиксируется факт проверки знания требований охраны труда по конкретной программе у конкретного человека. Записи вносятся с 1 марта 2023 года, сведения об обучении, пройденном раньше, в реестр не переносятся.
Записи создают две категории: аккредитованные организации, оказывающие услуги по обучению, и работодатели, которые обучают своих работников сами. Ответственность при этом не делится пополам. Инспектор при проверке спрашивает у работодателя, а не у учебного центра, поэтому наличие записи компания проверяет до того, как допустит человека к работе, независимо от того, кто её вносил.
В реестр попадают результаты проверки знаний по программам обучения требованиям охраны труда (А, Б и В), по оказанию первой помощи пострадавшим и по использованию средств индивидуальной защиты. Инструктажи и стажировка на рабочем месте в реестр не вносятся, хотя формально тоже относятся к обучению по охране труда.
Кадровая часть этого процесса живёт по другим правилам, чем сама запись в реестре. В сервисе Добыто приказ о направлении на обучение, ознакомление с программой и с положением об обучении идут одним маршрутом в личный кабинет работника и подписываются электронной подписью, а журналы инструктажей ведутся отдельно на бумаге.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Обучение по охране труда и обучение требованиям охраны труда — разные вещи, и путаница здесь стоит денег. Обучение по охране труда включает пять видов: инструктажи, стажировку, первую помощь, средства защиты и собственно обучение требованиям охраны труда. В реестр уходят только три последних направления. Прежде чем формировать заявку в учебный центр или заводить записи в кабинете, разложите своих работников по этим пяти видам: половина вопросов снимается на этом шаге.»
Какие сведения компания подаёт в реестр обученных лиц
Состав сведений задан подпунктом «б» пункта 118 Порядка обучения. По каждому работнику передаются фамилия, имя и отчество, СНИЛС, должность, наименование программы обучения, дата проверки знаний, результат и номер протокола. К записи привязываются наименование и ИНН работодателя: именно по ним запись потом ищут в реестре вместе с фамилией работника. Полный текст требований к обучению и проверке знаний, включая раздел о реестрах, приведён в постановлении Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464.
Каждое поле берётся из уже оформленного документа, а не заполняется по памяти. Разночтение между протоколом и записью в реестре инспектор трактует не в пользу компании.
| Сведение | Откуда берётся | Что сверить до отправки |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Протокол проверки знаний, трудовой договор | Написание совпадает с протоколом: по фамилии и имени запись ищут в реестре |
| СНИЛС | Сведения о застрахованном лице | Самая частая ошибка при ручном вводе: опечатка отправляет запись на другого человека |
| Должность или профессия | Штатное расписание, трудовой договор | Формулировка совпадает с приказом о направлении на обучение и с перечнем категорий работников |
| Наименование программы обучения | Программа, утверждённая работодателем | Название в реестре, в протоколе и в самой программе идентично до знака |
| Дата проверки знания требований охраны труда | Протокол | Дата не раньше даты завершения обучения по программе |
| Результат проверки знаний | Протокол | Допустимы две формулировки: «удовлетворительно» и «неудовлетворительно» |
| Номер протокола проверки знаний | Протокол | Номер не повторяется внутри организации: по нему потом ищут запись |
Обратный поток тоже есть: после отправки система возвращает регистрационный номер записи, и этот номер входит в число обязательных реквизитов протокола по пункту 92 Порядка. Отсюда следует порядок работы, который многие выстраивают неверно: протокол сначала оформляется, потом отправляется в реестр, потом дополняется номером записи, и только после этого работник допускается к работе.
Регистрация в реестре работодателей: без неё запись не появится
Работодатель, который обучает работников своими силами, сначала попадает в отдельный реестр индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, осуществляющих обучение своих работников. Регистрация идёт через личный кабинет в ЕИСОТ: компания направляет уведомление, подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью, и Минтруд вносит её в реестр в течение 5 рабочих дней.
В уведомлении подтверждается наличие ресурсов, которые перечислены в пунктах 96 и 97 Порядка: оборудованные места обучения и материально-техническая база для отработки практических навыков, программы обучения, учебно-методические материалы по каждой программе, комиссия по проверке знаний и не менее двух работников, проводящих обучение. Если компания перестала обучать сама, она направляет уведомление об исключении из реестра.
Лайфхак: для обучения первой помощи достаточно двух человек, прошедших программу в объёме не менее 8 часов и дополнительно подготовку преподавателей, обучающих приёмам оказания первой помощи. Всю комиссию на преподавательскую программу отправлять не нужно: комиссия обучается по одной программе — первой помощи в объёме не менее 8 часов.
Важный нюанс из практики: самый частый перерасход бюджета возникает именно здесь. Компания с комиссией из 5 человек получает от учебного центра счёт на 5 программ повышения квалификации преподавателя вместо 2 и оплачивает его, не проверив норму. В бюджетном учреждении такая переплата дополнительно превращается в вопрос о нецелевом расходовании средств.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что проверить до первой проверки знаний
Диагностика перед запуском собственного обучения занимает меньше времени, чем последующая пересдача и переоформление протоколов.
- Статус в реестре работодателей. Уведомление направлено, статус в кабинете — внесено в реестр.
- Состав комиссии. Председатель, заместитель и члены комиссии обучены в учебном центре, приказ о комиссии действует.
- Разделение ролей. Обучение проводят лица, назначенные приказом, проверку знаний — комиссия. Это могут быть одни и те же люди, но основания у них разные.
- Программы. По каждой программе есть утверждённый текст, учебно-методические материалы и выделенный объём часов на проверку знаний.
- Перечни работников. Списки по программам А, Б, В, по первой помощи и по средствам защиты сформированы приказом, а не устно.
- Электронные подписи. У ответственного за кабинет есть действующая УКЭП: без неё уведомление и сведения не отправятся.
Факт: программа А нужна узкому кругу: руководителю и заместителям, на которых возложены обязанности по охране труда, руководителям структурных подразделений и их заместителям, проводящим инструктажи, специалисту по охране труда, членам комитетов и комиссий. Рядовой юрист, который никому инструктаж не проводит, программу А не проходит.
Как подать сведения об обучении: порядок работы в личном кабинете
Все действия выполняются в личном кабинете работодателя на портале Минтруда. Вход — через ЕСИА, подтверждение отправки — усиленной квалифицированной электронной подписью. Рабочие инструкции по разделам, включая обучение по Правилам № 2464 и специальную оценку условий труда, собраны на портале личного кабинета по охране труда Минтруда России: там же открывается вход в ЕИСОТ и в ФГИС СОУТ.
Как подать сведения об обучении по охране труда в реестр: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Убедитесь, что организация внесена в реестр работодателей, обучающих своих работников. Если статуса нет, сначала направьте уведомление и дождитесь регистрации в течение 5 рабочих дней.
- Шаг 2. Завершите проверку знаний и оформите протокол со всеми обязательными реквизитами пункта 92: наименование и продолжительность программы, ФИО, должность и место работы работника, результат, дата, подпись работника.
- Шаг 3. Войдите в личный кабинет работодателя через ЕСИА и откройте раздел реестра обученных лиц.
- Шаг 4. Выберите способ ввода: создание записи вручную на одного работника или импорт XML-файла, если проверку знаний прошла группа.
- Шаг 5. Заполните семь сведений по каждому работнику и подпишите отправку УКЭП.
- Шаг 6. Получите регистрационный номер записи и внесите его в протокол проверки знаний.
- Шаг 7. Найдите запись поиском по фамилии, номеру протокола и наименованию программы. Расхождение исправляйте до допуска работника к работе, а не после.
Ручной ввод оправдан, когда проверку знаний проходят единицы. Для группы от нескольких десятков человек XML-импорт закрывает вопрос за одну операцию и снимает основной риск ручного ввода — опечатку в СНИЛС. В практике Добыто мы советуем на первой партии сверять выгрузку с протоколом построчно: ошибка в файле тиражируется сразу на всю группу.
Шаблоны для оформления обучения и проверки знаний
Комплект закрывает документы, которые остаются у работодателя после подачи сведений; начинать удобнее с положения об обучении, оно задаёт остальные формы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение об обучении персонала | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
| Журнал учёта обучения персонала | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Заявка на обучение сотрудников | Скачать |
| Тест проверки знаний после обучения | Скачать |
Сроки подачи сведений: нормы нет, последствия есть
Срок внесения сведений в реестр Порядком не установлен. Из этого регулярно делают вывод, что подать записи можно когда угодно. Вывод неверный по другой причине: до появления регистрационного номера протокол проверки знаний не укомплектован обязательным реквизитом, а работник, допущенный по такому протоколу, считается допущенным без обучения.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Отсутствие срока в норме не означает отсутствия последствий. Без регистрационного номера протокол недействителен, и работников формально нужно отстранять от работы. Практическая рекомендация простая: вносить сведения в течение недели после проверки знаний, максимум в течение месяца. Иначе инспектор спросит, почему проверка знаний прошла в мае, а запись появилась в октябре, и весь этот период протокол был неполным.»
Внимание: если компания обучает своими силами, но в реестре работодателей не зарегистрирована, направлять уведомление нужно немедленно. До регистрации записи внести некуда, протокол остаётся без номера, а работники формально подлежат отстранению.
Сколько стоит задержка с подачей сведений
Допуск к работе без обучения по охране труда обходится в 110 000 — 130 000 рублей штрафа на организацию. Сумма одинакова и когда обучение вообще не проводилось, и когда нарушен срок: для инспектора это один и тот же состав. Отдельно считается простой: отстранение работника по недействительному протоколу означает, что смена не отработана, а заработок за период отстранения не начисляется.
Вторая часть цены — переделка. Протокол, у которого не хватает реквизита, не дополняется задним числом: комиссия собирается заново, проверка знаний проводится повторно, программа отрабатывается ещё раз. Для группы из 40 человек это повторный цикл длиной в несколько дней плюс отвлечение руководителей подразделений от работы.
Практика Добыто на внедрениях показывает узкое место: партии протоколов копятся у ответственного за охрану труда и уходят в реестр раз в квартал, потому что подача не привязана ни к какому событию в кадровом процессе. Мы привязываем её к дате протокола: пока запись не создана и номер не проставлен, приказ о допуске к самостоятельной работе по маршруту не двигается.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Чьи сведения в реестр не подают
Часть работников проходит обучение, но записи по ним в реестре не появляется. Попытка внести такие сведения создаёт лишнюю работу, а иногда и расхождение с документами компании.
| Сценарий | Кто вносит запись | Нужна ли регистрация работодателя | Чем подтверждается обучение |
|---|---|---|---|
| Работников направили в аккредитованный учебный центр | Учебный центр | Нет | Запись в реестре, которую компания сверяет до допуска |
| Компания обучает своих работников сама | Работодатель | Да, до первой проверки знаний | Протокол с регистрационным номером записи |
| Микропредприятие обучает в рамках инструктажа на рабочем месте | Запись не вносится | Нет | Журнал регистрации инструктажа; протокол и комиссия не оформляются |
| Проведён инструктаж или стажировка на рабочем месте | Запись не вносится | Не относится | Журнал регистрации инструктажа, распоряжение о стажировке |
| Исполнитель по договору ГПХ | Запись не вносится | Не относится | Вводный инструктаж проводится, обучение и инструктаж на рабочем месте — нет |
Строка про ГПХ объясняется не льготой, а квалификацией отношений: проведение исполнителю инструктажа на рабочем месте и обучения по программам считается признаком подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. Вводный инструктаж при этом проводится, как и работникам сторонних организаций на территории заказчика.
Когда упрощение для микропредприятия лучше не использовать
Микропредприятие вправе проводить обучение требованиям охраны труда по программам А и Б, обучение первой помощи и обучение по средствам защиты в ходе инструктажа на рабочем месте. Тогда уведомление о проведении обучения своими силами не подаётся, комиссия не формируется, протокол не оформляется, сведения в реестр не вносятся, а проверку знаний проводит лично работодатель. Программа В в это упрощение не входит: работы повышенной опасности закрываются обычным порядком.
Пользоваться правом стоит не всегда. Сокращённая процедура порождает вопросы, на которые пока нет ответов правоприменительной практики, и микропредприятие рискует оплачивать эти ответы штрафами. Второй риск — неверная самооценка статуса: не всякая организация с пятью работниками является микропредприятием.
Полезно знать: статус микропредприятия проверяется по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по внутреннему представлению о размере компании.
Что изменилось с 31 августа 2026 года
Постановление Правительства РФ от 30.06.2026 № 805 внесло изменения в постановление № 2464 и вступило в силу 31 августа 2026 года. Срок действия Правил продлён до 2032 года, то есть перестраивать систему обучения под новый документ в ближайшие годы не придётся.
Содержательных изменений, которые влияют на состав перечней и, следовательно, на объём записей в реестре, несколько. Скорректированы категории работников, подлежащих обучению требованиям охраны труда. Уточнён порядок внепланового обучения использованию средств индивидуальной защиты. Обновлены примерные перечни тем занятий для программ обучения оказанию первой помощи. Для работников, направленных частным агентством занятости к принимающей стороне, инструктажи проводит принимающее лицо, а не агентство. Работникам, впервые допущенным к работам повышенной опасности, в первый год повторный инструктаж проводится не реже одного раза в три месяца.
Практический вывод для реестра: перечни работников по программам пересматриваются под новую редакцию, и часть людей может выпасть из перечня или, наоборот, попасть в него. Записи, внесённые ранее, при этом не аннулируются.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «После правок Порядка первым делом пересматривают не программы, а перечни работников по программам А, Б и В и по первой помощи. Программы почти всегда переживают правку, а перечни устаревают сразу: там меняется состав людей. Возьмите действующие приказы об утверждении перечней и сверьте их с новой редакцией до того, как отправите очередную партию сведений в реестр.»
Ошибки при подаче сведений и что они стоят
Ошибки в реестре редко бывают содержательными. Почти всегда это расхождение между документом и записью либо разрыв в порядке действий.
- Опечатка в СНИЛС. Самая частая ошибка ручного ввода. Запись формально существует, но привязана не к тому человеку, и при проверке работник числится необученным.
- Запись есть, номера в протоколе нет. Сведения отправили, регистрационный номер получили, но в протокол его не перенесли. Реквизит пункта 92 отсутствует, документ неполный.
- Программа названа иначе, чем в протоколе. В реестре «обучение требованиям охраны труда», в протоколе — развёрнутое название программы Б. Расхождение придётся объяснять.
- В программе не выделен объём часов на проверку знаний. К ответственности привлекали и за это: проверяют не содержание обучения, а полноту описания процедуры.
- Инструктаж провёл не тот руководитель. Инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника. Слесарю из первого цеха его не проводит начальник конструкторского отдела. Штраф на юридическое лицо — 50 000 — 80 000 рублей.
- Инструктаж провёл необученный. Журнал заполнен, подписи есть, а протокола и удостоверения у инструктирующего нет. Такие записи в журнале правового значения не имеют.
Что об этом думает ГИТ: инспектор проверяет не только документы. Он опрашивает работников: проводился ли вводный инструктаж, что на нём рассказывали, было ли обучение первой помощи. Если работники отвечают, что с ними ничего не проводилось, инспектор получает доказательство фиктивности комплекта, и безупречный журнал перестаёт работать.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если охрана труда в компании не велась и восстанавливать её приходится вам, первым документом пишите служебную записку руководителю: охрана труда не велась, ответственность по статье 5.27.1 КоАП такая-то. Записка фиксирует дату обнаружения и снимает с вас чужие нарушения. Дальше инструктажи и обучение проводите текущими датами: тогда нарушение перестаёт быть длящимся, и появляется шанс на предупреждение вместо штрафа.»
Кейс из практики: восстановление охраны труда с нуля в организации со штатной численностью около 100 человек занимает минимум полгода, а при параллельных задачах у ответственного дольше. Расчёт на то, чтобы закрыть весь контур за месяц перед проверкой, не оправдывается ни разу: оценка профессиональных рисков, вводный инструктаж и обучение с проверкой знаний идут последовательно.
Стоимость КЭДО для кадровых документов вокруг обучения
Сами сведения в реестр Минтруда подаются бесплатно через личный кабинет. Расходы возникают на смежном контуре: приказы о направлении на обучение, положение об обучении, листы ознакомления с локальными нормативными актами, заявки и согласования. Стоимость зависит от численности и от того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период оплаты — год |
| Тариф «Корпорация» с выделенным сервером и SLA 99.9% | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API — в «Корпорацию». Действующие условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата по среднему тарифу.
Отдельно стоит держать в голове ограничение, которое не снимается никаким тарифом: часть документов по охране труда закон требует вести на бумаге. Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, и акт о несчастном случае в электронный кадровый документооборот не переводятся. В КЭДО уходит кадровый контур обучения — приказы, положения, заявки, листы ознакомления, а журналы инструктажей остаются в бумажном виде.
Выводы
Запись в реестре обученных лиц состоит из семи сведений, каждое из которых переписывается из уже оформленного протокола, а не формулируется заново. Право вносить записи появляется у компании только после регистрации в реестре работодателей, которая занимает до 5 рабочих дней. Срок подачи в Порядке не назван, но протокол без регистрационного номера остаётся без обязательного реквизита, и работник по нему считается допущенным без обучения: цена вопроса — 110 000 — 130 000 рублей и повторный цикл проверки знаний. Инструктажи, стажировку и обучение в рамках инструктажа у микропредприятия в реестр не вносят вовсе.
Кадровая часть этого контура — приказы о направлении на обучение, положение об обучении, заявки и листы ознакомления — переводится в электронный вид и подписывается сотрудниками дистанционно. Мы в Добыто выстраиваем такие маршруты так, чтобы к моменту проверки знаний у ответственного уже лежал подписанный комплект, а на бумаге оставалось только то, что закон прямо оставил на бумаге.
Частые вопросы
Как работнику самому проверить, есть ли он в реестре обученных лиц
Поиск по реестру доступен в ЕИСОТ: нужно указать номер протокола, фамилию и имя, а также наименование программы обучения. Если записи нет, система выдаёт сообщение об отсутствии данных. Отсутствие записи означает, что сведения либо не подавали, либо подали с ошибкой в СНИЛС или в написании фамилии, и разбираться с этим нужно с работодателем или учебным центром, который проводил проверку знаний.
В реестр ушёл неверный СНИЛС, что делать
Запись с неверным СНИЛС относится к другому человеку, поэтому её исправляют через личный кабинет, в котором она создавалась: работодатель правит свою запись сам, ошибку учебного центра исправляет центр. До исправления работник считается не прошедшим проверку знаний, а протокол с номером такой записи защиты не даёт. Проверять корректность проще сразу после отправки, поиском по фамилии и номеру протокола.
Работник уволился и вернулся через месяц — нужна ли новая запись в реестре
Да. Возвращение после увольнения — новые трудовые отношения, человек считается вновь принимаемым. Ему проводят вводный инструктаж, инструктаж на рабочем месте и обучение заново, оформляют новый протокол проверки знаний и подают новые сведения в реестр. Прежняя запись остаётся в реестре, но допуск к работе она не подтверждает.
Нужно ли обучать внешнего совместителя, если он обучен по основному месту работы
Нужно. Обязанность обучить работника лежит на каждом работодателе отдельно, и второй работодатель проводит обучение сам, независимо от документов основной организации. Сведения по итогам проверки знаний подаются в реестр от имени того работодателя, у которого проходила проверка, с указанием его наименования и ИНН.
Попадают ли в реестр практиканты и стажёры
Зависит от договора. Если человек принят по трудовому договору, обучение обязательно, и по итогам проверки знаний появляется запись в реестре. Если отношения оформлены ученическим договором, достаточно инструктажей, а инструктажи в реестр не вносятся. По исполнителям по договору ГПХ обучение и инструктаж на рабочем месте не проводятся: остаётся только вводный инструктаж.
60 календарных дней — это длительность обучения или предельный срок
Предельный срок, в который нужно уложиться после заключения трудового договора или перевода, а не продолжительность программы. Сама программа занимает существенно меньше: обучение оказанию первой помощи — 8 часов плюс час на проверку знаний, программа Б — 16 часов плюс час. Начав в понедельник, к пятнице можно провести проверку знаний и в ту же неделю отправить сведения в реестр.
