Уведомление о переходе на КЭДО: образец и сроки вручения

Уведомление о переходе на КЭДО — документ, которым работодатель сообщает каждому работнику о введении кадрового электронного документооборота и о праве работника дать согласие на такое взаимодействие. Обязанность закреплена частью 4 статьи 22.2 ТК РФ. Утверждённой формы нет: работодатель составляет уведомление сам, но срок вручения задаёт локальным нормативным актом, а дату введения КЭДО ставит не ранее дня истечения этого срока. Уведомление и согласие — два разных документа: уведомление исходит от работодателя и вручается работнику, согласие пишет сам работник, и отсутствие согласия признаётся отказом от электронного взаимодействия. Для тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату, согласие не требуется, а уведомить их всё равно нужно.

Разберём состав уведомления по пунктам, включая тот, на котором спотыкаются чаще всего: вид электронной подписи для каждой группы кадровых документов. Покажем, как связать срок уведомления с датой запуска в ЛНА и как зафиксировать вручение, чтобы факт получения подтверждался при проверке ГИТ. Сценарная таблица способов вручения, образцы уведомления, согласия и отказа для скачивания, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Уведомление о переходе на КЭДО и согласие работника: разные документы с разными последствиями

Часть 4 статьи 22.2 ТК РФ обязывает работодателя уведомить каждого работника о переходе на электронный документооборот и о праве дать согласие. Часть 5 той же статьи говорит уже о другом действии: переход осуществляется с письменного согласия работника. Первое действие обязательно для работодателя, второе остаётся правом работника. Если кадровая служба сводит оба действия к одной бумаге, где строкой ниже подписи о получении стоит фраза «с переходом согласен», работник подписывает согласие, не осознавая, что подписывает именно его, а работодатель теряет доказательство добровольности.

Всего в процедуре перехода участвуют пять документов, и путаница между ними обходится дороже всего на этапе проверки. Ниже — их роли, нормы и последствия отсутствия каждого.

Разделение уведомления и согласия даёт работодателю два независимых доказательства: что он выполнил свою обязанность и что работник распорядился своим правом. Общий обзор процедуры и нормативной базы по электронному документообороту в трудовых отношениях Минтруд ведёт на странице об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, там же публикуются разъяснения по применению статей 22.1-22.3 ТК РФ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В нашем комплекте шаблонов уведомление работнику о переходе на КЭДО и заявление о согласии на переход лежат отдельными файлами, и это не формальность делопроизводства. Когда инспектор проверяет переход, он смотрит две вещи по отдельности: выполнил ли работодатель обязанность уведомить и как именно работник выразил волю. Соберите их в один бланк — и у вас не останется ни одного чистого доказательства ни по первому, ни по второму пункту.»

Что писать в уведомлении о переходе на КЭДО

Реквизитный состав уведомления закон не задаёт. Практический минимум складывается из того, что должно быть в ЛНА по части 2 статьи 22.2 ТК РФ, и из того, что работник обязан понять до принятия решения. Восемь блоков, без которых уведомление не работает:

1. Адресат и отправитель. Полное наименование работодателя, должность и ФИО работника, структурное подразделение. Обезличенная рассылка «всем сотрудникам» не подтверждает персональное уведомление.
2. Основание перехода. Реквизиты положения о ведении КЭДО и приказа о его введении: номер и дата. Работник должен понимать, каким актом введена процедура.
3. Информационная система. Название системы, через которую пойдёт обмен: собственная информационная система работодателя или цифровая платформа «Работа в России». От выбора зависят виды подписи, которые работник сможет использовать.
4. Перечень документов. Какие кадровые документы переводятся в электронный вид, а какие остаются на бумаге. Перечень берётся из положения и не расширяется в уведомлении.
5. Виды электронной подписи. Какой подписью будет подписывать работодатель и какой сможет подписывать работник по каждой группе документов.
6. Право дать согласие и право отказаться. Прямая формулировка о том, что согласие даётся письменно, отсутствие согласия признаётся отказом, а право дать согласие сохраняется за работником и в дальнейшем.
7. Расходы. Указание на то, что расходы на получение работником электронной подписи и её использование несёт работодатель. Это норма статьи 22.2 ТК РФ, а не жест доброй воли.
8. Дата введения КЭДО и срок ответа. Дата запуска из ЛНА и срок, до которого работник может подать согласие или отказ.

Отдельно проверьте, кто подписывает само уведомление. На момент рассылки работник ещё не дал согласия и часто не имеет электронной подписи, поэтому уведомление о переходе на КЭДО в подавляющем большинстве случаев вручается на бумаге за подписью руководителя или уполномоченного приказом лица. Электронная рассылка такого уведомления через систему КЭДО до получения согласия работника логически противоречит самой процедуре: обмен через систему ещё не начат.

Какой подписью подписываются документы после перехода

Статья 22.3 ТК РФ распределяет виды подписи по документам, а не по должностям. Ошибка в этой строке уведомления тянет за собой ошибку в настройке системы и в дальнейшем в юридической силе документов.

Из таблицы следует практическое ограничение для формулировки в уведомлении: обещать работникам, что «все документы подписываются простой электронной подписью», нельзя. ПЭП закрывает только прочие документы в информационной системе работодателя, а трудовой договор и материальная ответственность требуют от работника как минимум УНЭП. Если в компании планируется электронное подписание трудовых договоров, в уведомлении сразу указывается, как работник получит УНЭП или УКЭП и что расходы несёт работодатель.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Строка про вид подписи в уведомлении — это не справочная информация, а обязательство работодателя. Если вы написали, что работник подписывает документы УНЭП, вам придётся организовать её выпуск и оплатить его. Мы отдельно оформляем соглашение об использовании ПЭП и УНЭП: без такого соглашения простая и неквалифицированная подпись работника в системе работодателя повисает без основания.»

Что принять до уведомления: положение, приказ и срок в ЛНА

Уведомление ссылается на реквизиты положения и приказа, поэтому оно физически не может быть подготовлено раньше них. Часть 2 статьи 22.2 ТК РФ перечисляет, что должно быть в локальном нормативном акте: сведения об информационной системе, порядок доступа к ней, перечень электронных документов и категорий работников, срок уведомления работников о переходе и дата введения электронного документооборота. Дата введения устанавливается не ранее дня истечения срока уведомления — это единственная жёсткая привязка по времени во всей процедуре.

Важный нюанс из практики: срок уведомления работодатель назначает сам, и именно поэтому его чаще всего забывают внести в положение. Без этой строки дату введения КЭДО не с чем сопоставить, и проверяющему нечем подтвердить, что работники получили уведомление заблаговременно. Мы в Добыто проверяем текст положения по двум строкам до старта рассылки: срок уведомления и дата введения.

Соберите приказ о введении КЭДО под свою структуру

Что проверить до рассылки уведомлений

1. Мнение профсоюза. Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, положение принимается с учётом его мнения. Протокол прикладывается к комплекту.
2. Перечень документов в положении. Из него исключены четыре группы, которые закон оставляет на бумаге. Перечень в уведомлении должен совпадать с перечнем в положении дословно.
3. Категории работников. Определено, кого переводят: всю компанию, отдельные подразделения или пилотную группу. Уведомление рассылается тем, кто попал в категорию.
4. Актуальность кадровых данных. Адреса и структурные подразделения в личных карточках сверены: по этим адресам пойдут заказные письма отсутствующим работникам.
5. Ответственный за КЭДО. Приказом назначено лицо, которое подписывает уведомления и ведёт учёт вручения, и определено, делегируется ли ему право подписи.
6. Готовность выпуска подписей. Понятно, какой подписью работники будут пользоваться и через какой канал она выпускается, потому что уведомление уже содержит это обещание.

Внимание: четыре группы документов закон оставляет на бумаге при любом объёме КЭДО — приказ об увольнении, документы об инструктажах по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и трудовая книжка. Если они попали в перечень уведомления, перечень придётся переиздавать вместе с положением.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Работодатель вправе выбрать информационную систему: собственную или цифровую платформу «Работа в России». Требования к работе через платформу, включая необходимость подтверждённой учётной записи Госуслуг у работодателя и работников, описаны в разделе об электронном кадровом документообороте портала «Работа в России». Название выбранной системы попадает и в положение, и в уведомление.

Срок вручения уведомления и дата запуска КЭДО

Конкретного количества дней между уведомлением и запуском Трудовой кодекс не называет. Механика такая: работодатель сам ставит срок уведомления в ЛНА, а дату введения КЭДО назначает не ранее дня, когда этот срок истёк. Слишком короткий срок делает процедуру формальной: работник не успевает прочитать положение, решить и подать согласие. Слишком длинный растягивает проект, потому что до запуска нельзя перевести в электронный вид ни один документ.

При расчёте срока учитывайте не дату подписания уведомления, а дату его фактического получения каждым работником. Отпуска, больничные и вахтовые графики сдвигают дату получения на недели. Именно поэтому в дорожной карте внедрения сбор согласий идёт отдельным этапом после рассылки, а не одновременно с ней.

Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию: одно подразделение уведомляется и переводится первым, и на нём становится видно, сколько реально занимает сбор согласий и где ломается выпуск подписей. По результатам пилота срок уведомления в положении корректируется до массовой рассылки, а не после неё.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сбор согласий почти всегда идёт дольше, чем рассчитывает кадровая служба, и дело не в саботаже. Часть людей в отпуске, часть на больничном, часть просто откладывает. Считайте срок от даты получения уведомления конкретным работником, а не от даты приказа: у вас будет столько разных отсчётов, сколько было способов вручения.»

Образцы документов для перехода на КЭДО

Комплект закрывает всю цепочку от положения до отказа работника; начинать разумно с положения, потому что на его реквизиты ссылается уведомление.

Как вручить уведомление и зафиксировать факт получения

Доказательством служит не сам факт рассылки, а персональная отметка работника с датой. Кадровая служба должна получить на выходе документ, из которого видно: кто получил, какое именно уведомление и когда. Способ вручения выбирается по ситуации работника, а не по удобству кадровика.

Отказ расписаться в получении не отменяет самого уведомления. Работник считается уведомлённым, если процедура зафиксирована актом, а отказ от подписи в получении не равен отказу от перехода на КЭДО: это два разных волеизъявления, и путать их в акте нельзя.

Как вручить уведомление о переходе на КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сформируйте реестр работников по категориям из положения и отметьте в нём тех, кто отсутствует: отпуск, больничный, командировка, вахта, дистанционная работа.
2. Шаг 2. Распечатайте уведомление в двух экземплярах на каждого работника. На втором экземпляре предусмотрите строки «уведомление получил», подпись, расшифровка и дата.
3. Шаг 3. Вручите присутствующим лично и заберите второй экземпляр с подписью. Дату работник проставляет сам.
4. Шаг 4. Отсутствующим направьте уведомление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по адресу из личной карточки. Дистанционным — в порядке обмена из их трудового договора.
5. Шаг 5. При отказе от подписи зачитайте уведомление вслух при двух свидетелях и в тот же день составьте акт об отказе от подписания с датой, местом и составом присутствовавших.
6. Шаг 6. Внесите в реестр по каждому работнику дату получения и подтверждающий документ: подписанный экземпляр, почтовое уведомление или акт.
7. Шаг 7. После истечения срока уведомления сверьте реестр: у кого получено согласие, у кого отказ, у кого нет ответа. Отсутствие ответа фиксируется как отказ, при этом право дать согласие позже за работником сохраняется.

В Добыто реестр вручения ведётся в системе: по каждому работнику видны статус документа, дата доставки и дата подписания, а согласия и отказы складываются в электронный архив вместе с положением. Это снимает ручную сверку двух списков — кому вручили и кто ответил.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Лист ознакомления с ЛНА и акт об отказе от подписания — два документа, которые кадровая служба готовит заранее, а не в момент, когда они понадобились. Акт, составленный в день отказа, работает; акт, дописанный через неделю по памяти, вызывает вопросы к датам у любого проверяющего. Заведите оба бланка в комплект до начала рассылки.»

Ошибки в уведомлении и во сколько они обходятся

Шесть ошибок повторяются чаще остальных, и все они всплывают не в момент рассылки, а через месяцы, когда документ понадобился в споре или на проверке.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• Уведомление подменяет согласие. В бланк вшита строка «с переходом на КЭДО согласен». Так делают ради экономии одного круга сбора подписей. Результат: у работодателя нет отдельного письменного согласия по части 5 статьи 22.2 ТК РФ, а добровольность выражения воли оспаривается.
• Дата введения КЭДО раньше истечения срока уведомления. Дату ставят по плану проекта, а не по положению. Все документы, подписанные электронно до законной даты запуска, оформлены с нарушением порядка введения.
• Срок уведомления не внесён в ЛНА. Положение написали по образцу и строку пропустили. Без неё нечем обосновать дату введения КЭДО.
• В перечень попали документы, которые нельзя вести электронно. Перечень копируют из чужого шаблона. Придётся переиздавать положение и повторно уведомлять работников.
• Не зафиксирована дата получения. Подпись есть, даты нет, либо дату проставил кадровик. Срок уведомления становится недоказуемым.
• Обещан не тот вид подписи. В уведомлении написано про ПЭП, а компания подписывает трудовые договоры. Настройку системы и уведомление придётся переделывать вместе.

Цена ошибки в процедуре перехода

Нарушение порядка введения КЭДО — это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо, от 1 000 до 5 000 рублей на индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. При повторном нарушении по части 2 той же статьи суммы растут до 10 000-20 000 рублей на должностное лицо с возможной дисквалификацией на срок от одного года до трёх лет и до 50 000-70 000 рублей на организацию.

Финансовая часть не самая тяжёлая. Дороже обходится переделка: если процедура введения нарушена, под вопросом оказываются все электронные документы, подписанные после спорной даты запуска. Их приходится переоформлять на бумаге либо повторять всю цепочку — переиздание положения, новое уведомление каждого работника, новый срок ожидания и повторный сбор согласий. На численности в несколько сотен человек это месяцы работы кадровой службы вместо одного круга рассылки.

Кейс из практики: типовой сценарий, с которым к нам приходят на аудит уже начатого перехода, — положение принято, приказ издан, рассылка проведена, а строки со сроком уведомления в положении нет. Решение занимает один круг: положение переиздаётся с указанием срока, уведомление рассылается повторно, дата введения КЭДО сдвигается на день истечения нового срока. Компании, которая сверила две строки положения до рассылки, второй круг не нужен.

Когда уведомление о переходе на КЭДО не требуется

Уведомление по части 4 статьи 22.2 ТК РФ адресовано работникам, которые уже состоят в трудовых отношениях на момент введения электронного документооборота. Для тех, кто приходит в компанию позже, работает другая норма: лицо, поступающее на работу, информируется работодателем в письменной форме до заключения трудового договора (часть 6 статьи 22.2 ТК РФ). Отдельное уведомление о переходе такому кандидату не вручается, потому что переходить ему не с чего.

Согласие тоже требуется не от всех. Часть 7 статьи 22.2 ТК РФ снимает это требование с тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствовал трудовой стаж. Обязанность проинформировать их письменно при приёме сохраняется, а вот ждать от них согласия не нужно. И общее ограничение: если работодатель не вводит КЭДО, вся процедура не запускается — переход на электронные документы остаётся правом работодателя, а не обязанностью.

Стоимость перехода на КЭДО: тарифы и сроки подключения в 2026 году

Стоимость складывается из численности сотрудников и набора функций: видов подписи, интеграции с учётной системой и электронного архива. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив: на тарифе «Старт» их нет, на «Бизнесе» они входят в стоимость. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Уведомление о переходе на КЭДО закрывает обязанность работодателя по части 4 статьи 22.2 ТК РФ, а письменное согласие фиксирует волю работника по части 5, и объединять их в один бланк не следует. Содержание уведомления собирается из положения: система, перечень документов, категории работников, виды подписи, расходы работодателя, срок ответа и дата введения. Единственная жёсткая привязка по времени — дата введения КЭДО не раньше дня истечения срока уведомления, установленного вашим ЛНА. Доказательством служит персональная отметка работника с датой, а при отказе от подписи — акт, составленный в день отказа.

Мы в Добыто ведём переход целиком: от проверки двух строк в положении до реестра вручения, где по каждому работнику видны дата доставки уведомления, статус согласия и место документа в электронном архиве. Подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, поэтому обязанность работодателя нести расходы на подпись закрывается без отдельного бюджета.

Частые вопросы

Нужно ли повторно уведомлять работников при смене информационной системы КЭДО

Сведения об информационной системе — обязательный элемент локального нормативного акта по части 2 статьи 22.2 ТК РФ. Смена системы означает изменение положения, а вместе с ним меняются порядок доступа и, как правило, виды применяемой подписи. Работников знакомят с новой редакцией положения под подпись; если меняются категории работников или перечень электронных документов, безопаснее пройти круг уведомления заново с указанием новой даты введения обновлённого порядка.

Может ли работник отозвать ранее данное согласие на КЭДО

Прямой нормы об отзыве согласия в статье 22.2 ТК РФ нет. Обратная ситуация в законе описана: за работником, который не дал согласия, сохраняется право дать его позже. На практике порядок подачи и отзыва волеизъявления прописывают в положении о ведении КЭДО, чтобы у кадровой службы было основание вернуть конкретного работника на бумажный документооборот и зафиксировать дату этого возврата.

Что делать, если работник получил уведомление, но не ответил ни согласием, ни отказом

Отсутствие согласия признаётся отказом работника от электронного взаимодействия. Такой работник продолжает получать кадровые документы на бумаге, при этом право дать согласие в дальнейшем за ним сохраняется. Зафиксируйте в реестре дату получения уведомления, дату истечения срока и отсутствие ответа — этой связки достаточно, чтобы подтвердить соблюдение процедуры.

Обязан ли работодатель выдавать бумажные копии документов после перехода на КЭДО

Да. Работник, перешедший на электронное взаимодействие, вправе получить документы, связанные с работой, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Выдача бесплатна для работника, поэтому пункт о таком праве и о порядке подачи заявления имеет смысл включить и в положение, и в текст уведомления — это снимает основную часть вопросов на этапе сбора согласий.

Можно ли вручить уведомление о переходе на КЭДО по электронной почте

Задача уведомления — подтверждаемое персональное получение с датой. Обычное письмо на корпоративную почту такого подтверждения не даёт: у работодателя остаётся факт отправки, а не факт получения. Электронный канал работает, если порядок обмена и адреса сторон закреплены в трудовом договоре или дополнительном соглашении, как это делается с дистанционными работниками. В остальных случаях используются вручение под подпись и заказное письмо с уведомлением о вручении.

Нужно ли уведомлять сотрудников, работающих по договору ГПХ

Нет. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют документооборот в трудовых отношениях: их действие распространяется на работников по трудовому договору. Исполнители по гражданско-правовому договору и самозанятые под эту процедуру не подпадают, обмен документами с ними строится по правилам 63-ФЗ и условиям самого договора, а не по положению о ведении КЭДО.

Кто подписывает уведомление, если руководитель в отпуске

Уведомление подписывает лицо, которому право подписи кадровых документов передано приказом или доверенностью. Массовую рассылку удобнее заранее закрыть приказом об ответственном за КЭДО с делегированием права подписи: тогда отсутствие руководителя не сдвигает дату вручения, а значит, не сдвигает и дату введения электронного документооборота.