КЭДО — это кадровый электронный документооборот: создание, подписание, использование и хранение связанных с работой документов в электронном виде без дублирования на бумаге. Правовая основа — статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введенные 377-ФЗ, и 63-ФЗ об электронной подписи. Чтобы запустить КЭДО, работодатель принимает локальный нормативный акт, издает приказ, уведомляет работников и собирает письменные согласия. Главное различие, от которого зависит порядок действий кадровика: работника, принятого после 31 декабря 2021 года и не имевшего до этого трудового стажа, достаточно уведомить, согласие с него не требуется; всех остальных без письменного согласия переводить в систему нельзя, а отказ работника не может быть поводом для увольнения или иных санкций.
Разберем, чем КЭДО отличается от ЭДО с контрагентами и от СЭД, кто участвует в процессе и какой подписью подписывается каждая группа документов по статье 22.3 ТК РФ. Покажем путь документа от создания до электронного архива и четыре документа, которые закон оставляет на бумаге. Тарифы и порядок расчета стоимости на 2026 год, чек-лист подготовки к запуску, сценарная таблица по типам компаний и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что такое КЭДО: расшифровка, закон и что меняется в работе кадровика
Аббревиатура расшифровывается как кадровый электронный документооборот. Под ним понимают полный цикл работы с документом: создание, подписание, использование и хранение. Ключевое слово здесь — хранение: КЭДО не заканчивается моментом подписания, обязанность обеспечить архивное хранение электронных кадровых документов прямо возложена на работодателя частью 8 статьи 22.1 ТК РФ, а сроки хранения те же, что и для бумаги.
Юридическая рамка сложилась в 2021-2022 годах. Закон 377-ФЗ внес в Трудовой кодекс три статьи: 22.1 определяет само понятие и обязанность хранения, 22.2 описывает порядок перехода и работу с согласиями, 22.3 закрепляет, какими подписями подписываются документы. Виды подписей и требования к ним заданы 63-ФЗ, порядок создания и использования сертификата УНЭП в инфраструктуре электронного правительства — постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 г. № 2152.
Факт: на 2026 год КЭДО остается добровольным. Нормативных актов, которые вводили бы обязанность вести кадровые документы в электронном виде хотя бы для части компаний, не принято, несмотря на регулярные публикации об обратном.
Для кадровика переход означает не смену программы, а смену порядка действий. Согласие работника перестает быть формальностью и становится условием законности всего документооборота с ним. Маршрут согласования из устной договоренности превращается в настроенное правило, по которому система сама определяет, какому руководителю и какому специалисту по кадрам уйдет заявление. Отдельный пункт — исключительные случаи: часть 3 статьи 22.2 ТК РФ разрешает работодателю утвердить ситуации, в которых документ все-таки оформляется на бумаге, и это единственный законный способ не встать при недоступности сервиса.
Отдельно стоит развести юрисдикции. Нормы статей 22.1-22.3 действуют в России. В Республике Беларусь электронное кадровое взаимодействие регулируется статьей 29-1 Трудового кодекса РБ, которая появилась позже и устроена иначе: там наниматель вправе использовать программно-технические средства однозначной идентификации работника, например корпоративный адрес электронной почты. Переносить белорусскую практику на российскую компанию нельзя, и наоборот.
Чем КЭДО отличается от ЭДО с контрагентами и от СЭД
Три аббревиатуры описывают три разных процесса, и путаница между ними стоит компании денег на этапе выбора системы. Обмен документами между организациями отлаживался почти двадцать лет усилиями Минфина и ФНС, и там вопросов давно нет. Кадровый документооборот идет между организацией и физическим лицом, поэтому регулируется трудовым, а не налоговым законодательством, и требует принципиально другого клиентского пути: подписант — обычный работник со смартфоном, а не бухгалтер с токеном.
| Параметр | КЭДО | ЭДО с контрагентами | СЭД |
|---|---|---|---|
| Кто стороны | Работодатель и работник или поступающий на работу | Две организации | Подразделения и сотрудники внутри компании |
| Чем регулируется | Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, 63-ФЗ, 152-ФЗ | Налоговое законодательство, акты Минфина и ФНС | Внутренние регламенты и инструкция по делопроизводству |
| Подпись второй стороны | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП инфраструктуры электронного правительства | УКЭП организации | Определяется регламентом компании |
| Что обязательно на входе | ЛНА о переходе, уведомление, письменное согласие работника | Соглашение об ЭДО между организациями | Настроенные маршруты, роли и права доступа |
| Что происходит с документом дальше | Электронный архив на срок хранения кадрового документа | Хранение у оператора и в учетной системе | Регистрация в журнале, отнесение в дело, архивное хранение |
Из таблицы следует практический вывод для выбора системы: КЭДО имеет смысл рассматривать как часть делопроизводственного контура, а не как отдельный сервис подписания. Если система умеет только собирать подписи, регистрацию документов в журнале, ведение дела и жизненный цикл ЛНА придется отдавать в другую программу через интеграцию, а каждая дополнительная точка интеграции — это отдельный проект и отдельная точка отказа.
Второй критерий, который почти не попадает в технические задания, — работа под нагрузкой. При рассылке одного локального нормативного акта на ознакомление в систему одномоментно приходят все подключенные работники. Компании, которые не проверили этот сценарий на этапе выбора, возвращаются к нему после запуска, когда несколько тысяч человек одновременно открывают документ и сервис перестает отвечать.
Кто участвует в КЭДО и какой подписью подписывает
Участников четыре: работодатель в лице уполномоченного подписанта, специалист по кадрам, который готовит и ведет документ, работник, и сама информационная система, которая фиксирует действия и хранит результат. Со стороны работодателя кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной подписью. Со стороны работника закон дает выбор, и здесь начинается основная путаница.
Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ перечисляет документы, для которых работник может применить только усиленную подпись: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом и без отрыва от работы, изменения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, а также ознакомление с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора и с приказом о применении дисциплинарного взыскания. Допустимых вариантов три: УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон трудового договора и УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
| Вид подписи | Что это технически | Где применяется в КЭДО |
|---|---|---|
| ПЭП | Логин, пароль и код подтверждения в системе работодателя | Документы, для которых закон не требует усиленной подписи, при условии что порядок закреплен в ЛНА и соглашении с работником |
| ПЭП ЕСИА | Логин и пароль от учетной записи Госуслуг | Подписание на портале Работа в России; отдельный интерфейс и отдельная авторизация для работника |
| УНЭП по соглашению сторон | Сертификат, который выпускается средствами системы работодателя, без платы за саму подпись | Весь перечень документов из части 2 статьи 22.3 ТК РФ при наличии подписанного соглашения о порядке проверки подписи |
| УНЭП ИЭП (Госключ) | Подпись в инфраструктуре электронного правительства, создается сертифицированными средствами ФСБ России, сертификат действует 12 месяцев | Тот же перечень, но соглашение об использовании УНЭП с работником подписывать не требуется |
| УКЭП | Квалифицированный сертификат аккредитованного УЦ или УЦ ФНС, для юрлица — на носителе | Сторона работодателя; со стороны работника — при дистанционном приеме через Госключ |
Различие между ПЭП ЕСИА и УНЭП ЕСИА — самая частая ошибка в требованиях к системе. Логин и пароль от Госуслуг — это простая подпись. Под УНЭП ЕСИА понимают УНЭП в инфраструктуре электронного правительства, то есть подпись Госключа, и это принципиально другой инструмент по составу гарантий. Проверить, какие сертификаты доступны конкретному работнику и как устроен выпуск, можно в справочном разделе Госуслуг о технологии Госключ, где собраны официальные ответы по идентификации и срокам действия.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: Госключ бесплатен и для работника, и для работодателя, плата за использование инфраструктуры не планируется. При этом УКЭП Госключа доступна работнику только в процессе дистанционного приема, а иностранный гражданин может получить УНЭП ИЭП при подтвержденной учетной записи и указанном СНИЛС — УКЭП ИЭП выдается только гражданам РФ.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда компания выбирает УНЭП по соглашению сторон, она берет на себя выпуск сертификатов и подписание соглашения с каждым работником. Когда выбирает УНЭП Госключа — соглашение не нужно, это прямо следует из части 2 статьи 22.3 ТК РФ, но появляется зависимость от внешнего сервиса и от того, есть ли у работника смартфон. Посчитайте, сколько человек в вашем штате физически не пользуются смартфоном, и только после этого фиксируйте вид подписи в положении о КЭДО.»
Проверьте электронную подпись на своем кадровом документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как работает КЭДО внутри компании: путь документа
Документ проходит один и тот же цикл независимо от того, идет речь о заявлении на отпуск или о трудовом договоре. Специалист по кадрам создает документ из шаблона либо загружает файл, система подставляет данные работника, строит маршрут и рассылает уведомления. Работник открывает документ в личном кабинете и подписывает. Подписанный файл вместе с файлом подписи уходит в архив.
Маршрут бывает последовательным, когда документ идет по цепочке кадровик — руководитель — бухгалтерия — работник, и параллельным, когда он одновременно уходит юристу, в бухгалтерию и руководителю. Последовательный дольше, но дает предсказуемый порядок визирования; параллельный сокращает срок согласования, но требует заранее решить, что делать при противоречащих решениях согласующих. В сервисе Добыто маршрут задается один раз как шаблон, дальше он подставляется к типу документа автоматически, а статусы каждого участника видны в карточке документа.
Роли в системе важнее списка сотрудников. Если за каждым подразделением закреплен свой специалист по кадрам, правильная настройка — указать роль, а не фамилию: система сама вычислит, кому из кадровиков уйдет заявление. Настройка через конкретных людей ломается при первом же отпуске или увольнении внутри кадровой службы.
Как проходит подписание кадрового документа: пошагово
- Шаг 1. Специалист по кадрам создает документ по шаблону или загружает файл, выбирает работника, и переменные документа заполняются из карточки автоматически.
- Шаг 2. К документу применяется маршрут: последовательный или параллельный, с указанием срока на согласование и подписание.
- Шаг 3. Согласующие получают уведомление и обрабатывают документ кнопками «Согласовать» или «На доработку»; ход согласования фиксируется в карточке.
- Шаг 4. Уполномоченное лицо работодателя подписывает документ УКЭП, после чего работник получает пуш-уведомление или SMS.
- Шаг 5. Работник подписывает документ своей подписью; система сохраняет файл документа и отсоединенный файл подписи и переносит комплект в архив.
Способ доставки уведомления — не мелочь настройки. Пуш-уведомление в мобильном приложении и SMS доходят до кнопочного телефона и работают без установки дополнительных программ, тогда как интеграция с мессенджерами создает зависимость от сервиса, который может быть заблокирован в любой момент вместе с процессом подписания.
Лайфхак: сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе действуют 12 месяцев. Напоминание об окончании приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней — на Госуслуги, за 7 дней — в приложение. Отдельный контроль сроков со стороны кадровой службы не нужен: выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут прямо в момент подписания.
Какие документы переводят в КЭДО, а какие остаются на бумаге
Перечень исключений закрытый и короткий. На бумаге остаются трудовые книжки в бумажной форме, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы могут существовать только в электронном виде, без дублирования на бумажный носитель.
Пятый документ формально не входит в перечень исключений, но на практике ведет себя так же — это само согласие работника на переход на КЭДО. Логика статьи 22.2 ТК РФ такова, что обмениваться документами в электронном виде можно уже после получения согласия, поэтому большинство работодателей собирают его на бумаге. Вопрос о переводе согласия в электронную форму прорабатывается Минтрудом и Минцифры совместно; на дату публикации единого решения нет, и способ сбора согласия работодатель определяет самостоятельно под свою ответственность.
Практика перевода процессов складывается предсказуемо: первыми в электронный вид уходят расчетные листки, следом командировки и отпуска, затем прием, перевод и увольнение. Реже, но встречаются в электронном виде дисциплинарные взыскания и документы об удержаниях из заработной платы.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Электронные кадровые документы уже принимаются судами и проверяющими как доказательство, спор обычно идет не о форме, а о том, что записано в локальных актах. Если в ЛНА не прописана обязанность работника хранить логин и пароль и никому их не передавать, суд в споре о заявлении об увольнении с высокой вероятностью встанет на сторону работника. Перечитайте свое положение о КЭДО именно на этот пункт, прежде чем спорить о видах подписи.»
Шаблоны приказов, положения и согласий для перехода на КЭДО
Комплект собран в порядке подготовки документов: начинайте с положения о ведении КЭДО, приказы и уведомления опираются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Что КЭДО дает компании и что получает сотрудник
Эффект считается в двух валютах: время кадровой службы и стоимость подписи. По времени внедрение дает снижение временных затрат минимум в три раза за счет того, что исчезают печать, курьерская доставка, ожидание очной явки и ручной перенос данных из заявления в приказ. По подписи экономия зависит от выбранного вида: УНЭП, выпущенная средствами системы, и УНЭП Госключа не требуют покупки сертификата на каждого работника, тогда как выдача УКЭП всему штату — отдельная статья расходов.
Кейс из практики: в проекте на 1100 сотрудников после перевода на КЭДО с подписанием через Госключ полный документооборот по одному кадровому процессу стал занимать 15-30 минут вместо нескольких недель, а годовая экономия на электронных подписях составила около 0,5 млн рублей. В другом внедрении, на 40 000 сотрудников с интеграцией в систему документооборота, трудозатраты на кадровый документооборот сократились в 6,5 раза.
Работник получает три вещи: доступ к своим документам с телефона, отсутствие очереди в кадровую службу и бухгалтерию и возможность подать заявление вне рабочего времени. Расчетные листки, справки о доходах и о месте работы, заявления на отпуск и на отсутствие заказываются из личного кабинета, а не через письмо на почту кадровика.
Отдельный эффект, который редко считают заранее, — прозрачность для проверки. Все действия по документу фиксируются, а ход согласования и журнал подписей формируются системой. В Добыто исполненный документ переносится во вкладку «Архив», откуда его можно открыть, проверить подпись и выгрузить со штампом; для проверяющего это означает, что комплект собирается за минуты, а не поднимается из папок.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Первое, на чем экономит компания, — не бумага, а повторные визиты. Дистанционный прием без КЭДО означает курьера в обе стороны и несколько дней ожидания подписанного комплекта. С Госключом кандидат подписывает пакет с телефона, а в один пакет можно отправить до 50 файлов сразу. Посчитайте, сколько дистанционных приемов у вас было за прошлый год, и умножьте на стоимость курьера — это и будет ваш минимальный эффект.»
Когда КЭДО не нужен или преждевременен
Есть ситуации, в которых переход даст затраты без отдачи, и честнее увидеть их до подписания договора.
- Небольшая компания в одном офисе. Если в штате менее 25 человек, все работают очно и документов немного, выигрыш от подписания через систему меньше, чем трудозатраты на разработку ЛНА, сбор согласий и обучение.
- Значительная доля работников без смартфонов. В регионах до 10-15% работников пользуются кнопочными телефонами. Для них сценарий с Госключом не работает: Минцифры анонсировало версию Госключа для Windows и Linux до конца 2026 года, но на дату публикации подписание идет с мобильного устройства.
- Полностью закрытый контур без интернета. Приложение Госключ без доступа в интернет не работает, а сама модель КЭДО предполагает передачу документов из информационной системы работодателя на портал Госуслуг.
- Нет утвержденной оргструктуры и штатного расписания. Маршруты согласования строятся от штатного расписания. Пока структура не зафиксирована, настройка маршрутов превращается в ручное перечисление фамилий.
- Государственная гражданская служба. Для госслужащих отдельная законодательная база под электронное кадровое взаимодействие пока прорабатывается; подведомственные организации, где сотрудники работают по Трудовому кодексу, переходят на общих основаниях.
Ни один из этих пунктов не является запретом. Все они означают, что до запуска нужно закрыть конкретное условие: утвердить штатку, посчитать долю работников без смартфонов, определить исключительные случаи оформления на бумаге по части 3 статьи 22.2 ТК РФ.
Что подготовить до запуска КЭДО и во что обходится ошибка
Подготовка занимает больше времени, чем техническая настройка. Проверьте до старта проекта:
- Утверждено ли положение о ведении КЭДО и издан ли приказ о введении, назначен ли ответственный и делегировано ли право подписи.
- Определен ли перечень документов, которые переводятся в электронный вид, с отдельной пометкой по четырем исключениям.
- Выбран ли вид подписи для каждой группы документов и подписано ли соглашение, если используется УНЭП по соглашению сторон.
- Разделены ли работники на тех, кого достаточно уведомить, и тех, с кого нужно письменное согласие.
- Актуальны ли штатное расписание, оргструктура и контактные данные: у каждого работника должен быть заполнен хотя бы номер телефона или адрес электронной почты, иначе личный кабинет не создастся.
- Описаны ли исключительные случаи оформления документов на бумаге и порядок действий при недоступности сервиса.
- Понятно ли, где хранится архив, кто имеет к нему доступ и как выгружается комплект по запросу проверяющего.
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления документа. Согласие, собранное с нарушением, обесценивает весь документооборот с этим работником: документы придется переподписывать, а в трудовом споре такой комплект работает против работодателя. Подпись не того вида по документам из части 2 статьи 22.3 ТК РФ дает тот же результат — формально документ есть, юридически его роль в споре сомнительна. Отдельная статья риска — персональные данные: за утечки действуют оборотные штрафы, и требования к защите информации в системе КЭДО проверяются службами информационной безопасности заказчиков раньше, чем бизнес-функциональность.
Внимание: отказ работника от перехода на КЭДО не является основанием для увольнения или иных санкций. С отказавшимися компания продолжает вести документы на бумаге, и это нужно заранее заложить в положение о КЭДО и в маршруты.
Сценарии внедрения различаются тем, что в них критично, а что можно отложить.
| Сценарий компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, один офис | Базовые шаблоны документов, простой маршрут, сбор согласий | Интеграция с учетной системой, ролевая модель |
| Филиалы в регионах, кадровая служба в центре | Маршруты по подразделениям и роли, а не фамилии; контроль сроков согласования | Кастомизация интерфейса личного кабинета |
| Массовый дистанционный прием | УНЭП или УКЭП Госключа, пакетная отправка документов, личный кабинет кандидата | Электронный архив в первой очереди работ |
| Массовое ознакомление с ЛНА | Работа под одновременной нагрузкой, жизненный цикл и актуализация ЛНА | Интеграция с мессенджерами |
| Часть работников без смартфонов | Смешанная схема: электронные документы и бумага по перечню исключительных случаев | Полный отказ от бумаги в первый год |
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу из одного подразделения до раскатки на всю компанию: на пилоте вскрываются незаполненные контакты, спорные маршруты и работники, которым нужна помощь с приложением. После пилота массовое подключение идет заметно ровнее.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сроки проекта определяет не настройка системы, а сбор согласий. Техническая часть с интеграцией в 1С:ЗУП разворачивается за один день, а согласия по большому штату идут неделями и требуют объяснений от руководителей на местах. Заложите отдельного человека, ответственного за проект внутри компании, — без него сроки уплывают вне зависимости от вендора.»
Стоимость КЭДО: тарифы Добыто и что входит в цену
Стоимость зависит от численности подключаемых сотрудников, набора функций и того, нужна ли интеграция с учетной системой и выделенная инфраструктура. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в момент подключения |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и того, требуется ли выделенный сервер и кастомные интеграции. УКЭП оформляется через партнеров-удостоверяющие центры и в абонентскую плату не входит. Действующие условия и состав функций по каждому тарифу опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в поддержку.
Тариф можно повысить или понизить в любое время; при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
КЭДО — это не программа, а порядок работы с кадровыми документами, закрепленный статьями 22.1-22.3 ТК РФ: локальный акт, уведомление, согласие, подпись нужного вида и архив с соблюдением сроков хранения. От ЭДО с контрагентами его отличает вторая сторона — физическое лицо, от СЭД — предмет регулирования и требования к юридической значимости. Четыре документа закон оставляет на бумаге, согласие на переход большинство работодателей пока тоже собирает в бумажной форме, а отказ работника не влечет для него последствий.
Мы в Добыто ведем такие проекты целиком: от разработки положения и приказов до настройки маршрутов, выпуска подписей и интеграции с 1С:ЗУП, а перед раскаткой на всю компанию проходим пилотную группу, чтобы ошибки настройки вскрылись на десятках человек, а не на тысячах.
Частые вопросы о КЭДО
Что такое «тип подписки УКЭП» и есть ли у подписи единица измерения
Таких понятий не существует. УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись, а не тарифный план и не измеряемая величина. У нее есть сертификат с ограниченным сроком действия: в Госключе он составляет 12 месяцев, у сертификата аккредитованного УЦ срок определяется условиями выдачи. Единственное, что считают в штуках, — количество выпущенных сертификатов, и именно на этом строится расчет затрат при выборе между УКЭП и УНЭП.
Работник сменил телефон или не продлил сертификат — что делать кадровику
Ничего заранее делать не нужно. Документ уходит на подписание, и работник видит в приложении, что сертификат истек и его нужно выпустить заново; выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут. Если документ не подписан в отведенный срок, информационная система работодателя получает статус об истечении срока и либо направляет документ повторно автоматически, либо задача уходит специалисту по кадрам на связь с работником.
В каком формате хранятся подписанные кадровые документы
Для кадрового электронного документооборота установлен формат PDF/A-1a. Подпись возвращается отдельным файлом с расширением .sig и не изменяет сам документ. Госключ формирует подпись в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, что позволяет проверить подпись после истечения срока действия сертификата, а информационной системе работодателя — расширить формат до CAdES-A для долговременного хранения.
Можно ли отправить работнику на подписание сразу несколько документов
Да. В одном пакете на подпись может быть направлено до 50 файлов, в том числе форматов PDF и XML. Подписать документ, направленный в Госключ, нужно в течение 24 часов, после подписания все дальнейшие действия выполняются автоматически и участия работника не требуют.
Сколько работников в России уже перешли на электронный кадровый документооборот
Точной публичной статистики нет, но масштаб понятен по сопоставлению: мобильное приложение Госуслуг ежемесячно используют около 60 млн человек, что почти в девять раз больше числа работников, переведенных на электронный кадровый документооборот. Количество активаций приложения Госуслуг с функциональностью Госключа превышает 109 млн.
Обязательно ли покупать отдельную систему или можно вести КЭДО на портале Работа в России
Портал использовать можно, обязанности применять его нет. Практическое ограничение в клиентском пути: у работника появляется второй интерфейс с отдельной авторизацией и без мобильного приложения, а у работодателя — дополнительная точка интеграции, сбой на которой останавливает подписание. Для документов из части 2 статьи 22.3 ТК РФ подпись все равно должна быть усиленной, поэтому подписание простой подписью на портале закрывает не весь перечень кадровых документов.
