Документы вне электронного кадрового документооборота перечислены в части 3 статьи 22.1 ТК РФ закрытым списком: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Их оформляют на бумаге и вручают под роспись, а вид электронной подписи здесь ничего не меняет: ни УКЭП работодателя, ни УНЭП работника не переводят такой документ в электронную форму. Порядок вручения расходится по месту работы: офисному работнику приказ об увольнении объявляют под роспись в день прекращения трудового договора, дистанционному в течение трёх рабочих дней направляют бумажную копию заказным письмом с уведомлением по части 3 статьи 312.8 ТК РФ.
Разберём каждое исключение отдельно: кто подписывает, в какой срок вручают, чем фиксируют отказ работника от подписи и что делать, если он не явился за трудовой книжкой. Сравним ПЭП, УНЭП и УКЭП по 63-ФЗ и покажем, какие кадровые документы закрывает каждая подпись. Сценарная таблица способов вручения, сроки хранения бумажной части дела, разбор ошибок с суммами штрафов по статье 5.27 КоАП РФ, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Четыре группы документов, которые закон оставляет на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выведена из-под действия самих статей 22.1, 22.2 и 22.3. Это означает не запрет распечатывать документ, а обратное: правила КЭДО к нему просто не применяются, поэтому работает общий порядок ТК РФ с бумажным носителем и собственноручной подписью. Перечень закрытый и расширению по усмотрению работодателя не подлежит, но и сузить его локальным нормативным актом нельзя.
Делопроизводителю удобнее держать перед глазами не текст нормы, а таблицу с ответом на три вопроса: чем подписывают, кому вручают и в какой срок.
| Документ | Основание | Форма и подпись | Как вручают и в какой срок |
|---|---|---|---|
| Приказ (распоряжение) об увольнении | ч. 3 ст. 22.1, ст. 84.1 ТК РФ | Бумага, собственноручная подпись руководителя или уполномоченного лица | Объявляют работнику под роспись в день прекращения трудового договора |
| Бумажная трудовая книжка | ч. 3 ст. 22.1, ст. 84.1 ТК РФ | Бланк строгой отчётности, запись и подпись ответственного лица | Выдают на руки в день прекращения под роспись в книге учёта движения |
| Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) | ч. 3 ст. 22.1, ст. 66.1 ТК РФ | Бумага, заверенная надлежащим образом, либо электронный документ с УКЭП работодателя | Способом, указанным работником в заявлении, в день прекращения договора |
| Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1) | ч. 3 ст. 22.1, ст. 230 ТК РФ | Бумага, подписи всех членов комиссии, утверждение работодателем, печать | Выдают пострадавшему в трёхдневный срок после завершения расследования |
| Документы о прохождении инструктажей по охране труда | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, Правила обучения по охране труда № 2464 | Журнал, личные подписи инструктируемого и инструктирующего, дата | Подписывают на месте проведения инструктажа в день его проведения |
Из таблицы видно, что общего у четырёх исключений: во всех случаях закон требует личной подписи конкретного человека на конкретном носителе и привязывает её к дате. Сведения о трудовой деятельности выбиваются из ряда: статья 66.1 ТК РФ прямо разрешает выдать их электронным документом с УКЭП работодателя, если работник попросил об этом в заявлении.
Факт: исключений ровно четыре: приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда, акт о несчастном случае и бумажная трудовая книжка со сведениями о трудовой деятельности. Основание у всех одно — закон требует бумажной формы и личной подписи.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перечень исключений короткий, и именно поэтому его регулярно расширяют по привычке: печатают приказы о приёме, переводе и отпуске, хотя закон этого не требует. Сверьте свой номенклатурный перечень с частью 3 статьи 22.1 ТК РФ и оставьте на бумаге только четыре позиции. Всё остальное можно вести электронно, и бумажная копия для этих документов юридической силы не добавляет.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница по 63-ФЗ и почему для исключений она не работает
Виды электронной подписи различает статья 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Простая подпись подтверждает только факт формирования подписи определённым лицом через коды и пароли. Усиленная неквалифицированная получена криптографическим преобразованием с использованием ключа и позволяет обнаружить изменения, внесённые в документ после подписания. Усиленная квалифицированная добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированные средства подписи, поэтому признаётся равнозначной собственноручной подписи в силу закона, без отдельного соглашения сторон.
В кадровых отношениях распределение задано статьёй 22.3 ТК РФ. Работодатель применяет УКЭП при подписании трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Работник в этих случаях подписывает УКЭП либо УНЭП. Для остальных кадровых документов работнику достаточно ПЭП, если способ идентификации закреплён соглашением сторон и информационная система позволяет установить личность подписанта.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Норма 63-ФЗ | ч. 2 ст. 5 | ч. 3 ст. 5 | ч. 4 ст. 5 |
| Как формируется | Коды, пароли, одноразовый код из СМС | Криптопреобразование с ключом электронной подписи | Криптопреобразование плюс квалифицированный сертификат |
| Что подтверждает | Факт подписания определённым лицом | Лицо и отсутствие изменений после подписания | То же плюс равнозначность собственноручной подписи по закону |
| Кто выдаёт | Работодатель в своей системе или ЕСИА | Удостоверяющий центр или информационная система работодателя, для Госуслуг — Госключ | Аккредитованный удостоверяющий центр, для руководителя организации — УЦ ФНС |
| Где применяется в КЭДО | Документы работника вне перечня ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ | Любые кадровые документы работника, часть документов работодателя | Документы работодателя из перечня ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ |
| Годится для четырёх исключений | Нет | Нет | Нет, кроме СТД-Р по ст. 66.1 ТК РФ |
Нижняя строка таблицы отвечает на самый частый вопрос делопроизводителя: усилением подписи проблему бумажного контура не решить. Разница между УНЭП и УКЭП определяет, какой документ можно подписать в системе, а не какой документ можно из системы не выносить.
В практике Добыто путаница чаще всего возникает на стыке двух ролей: работодатель подписывает документ УКЭП серверным способом, работник получает уведомление и подписывает УНЭП в Госключе. Обе подписи законные, обе проверяемые, но приказ об увольнении в такой маршрут не ставится вообще.
Приказ об увольнении: как оформить на бумаге и вручить работнику
Приказ издаётся по унифицированной форме Т-8 или по форме, утверждённой локальным нормативным актом организации, и подписывается собственноручно. Часть 2 статьи 84.1 ТК РФ обязывает объявить приказ работнику под роспись. Если работник отказывается ознакомиться или довести приказ до его сведения невозможно, на самом приказе делается соответствующая запись, а факт отказа дополнительно фиксируется актом за подписями двух свидетелей.
По требованию работника выдаётся надлежащим образом заверенная копия приказа. Требование не обязательно оформлять отдельным заявлением: устная просьба в день увольнения тоже порождает обязанность выдать копию, поэтому проще готовить второй экземпляр заранее.
Соберите приказ об увольнении по форме Т-8 для печати
Для дистанционного работника порядок другой. Часть 3 статьи 312.8 ТК РФ: если ознакомление с приказом о прекращении трудового договора шло в форме электронного документа, работодатель обязан в течение трёх рабочих дней со дня издания приказа направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением надлежащим образом оформленную копию приказа на бумажном носителе. Электронное ознакомление здесь не заменяет отправку, а дополняет её.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: в Добыто мы встраиваем в маршрут увольнения отдельный шаг с отметкой о выдаче бумажного приказа и трудовой книжки. Пока такой отметки нет, карточка работника не считается закрытой, и делопроизводитель видит незакрытый бумажный след до того, как работник ушёл из офиса, а не через месяц при проверке.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах об увольнении суд смотрит не на статус документа в системе, а на бумажный приказ с датой и подписью работника или на запись об отказе. Электронная отметка об ознакомлении в личном кабинете сама по себе обязанность работодателя не закрывает. Если работник в день увольнения отсутствует, издайте приказ, сделайте на нём запись о невозможности ознакомления и в тот же день отправьте копию почтой.»
Трудовая книжка и СТД-Р: выдача в день увольнения и действия при неявке
Статья 84.1 ТК РФ обязывает выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности в день прекращения трудового договора. Если работник в этот день отсутствует или отказался от получения, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Обращение работника, не получившего книжку, закрывается выдачей не позднее трёх рабочих дней.
Уведомление отправляют заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес, указанный работником в личной карточке. Сообщение в мессенджере или письмо на личную почту юридически ничего не фиксируют: срок освобождения от ответственности отсчитывается от даты отправки почтового отправления, подтверждённой квитанцией и описью.
Полезно знать: бумажный комплект не дублирует электронный, а дополняет его. В личном деле остаётся опись бумажной части, а в системе КЭДО — скан-образ с отметкой о том, что оригинал хранится на бумаге и где именно.
Сведения о трудовой деятельности работник получает способом, который он указал в заявлении: на бумажном носителе, заверенном надлежащим образом, либо в форме электронного документа, подписанного УКЭП. Заявление можно подать письменно или направить на адрес электронной почты работодателя, если такой порядок закреплён в организации. Практические разъяснения по спорным ситуациям с СТД-Р публикует Роструд на портале Онлайнинспекция.рф в разделе ответов на вопросы о выдаче СТД-Р, где разбираются сроки и способы передачи сведений уволенному работнику.
Как выдать трудовую книжку и СТД-Р в день увольнения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. За день до увольнения проверьте, от какого варианта учёта работник отказался: если бумажная книжка хранится у работодателя, готовьте её к выдаче, если работник перешёл на электронные сведения, готовьте СТД-Р.
- Шаг 2. Внесите в трудовую книжку запись об увольнении со ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ, заверьте подписью ответственного лица и печатью, если печать используется.
- Шаг 3. Сформируйте СТД-Р за период работы у текущего работодателя и заверьте её тем способом, который указан в заявлении работника.
- Шаг 4. Выдайте документы на руки и получите подпись работника в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также в расписке о получении.
- Шаг 5. Если работник не явился или отказался получать документы, составьте акт с двумя свидетелями и в тот же день направьте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправление по почте.
- Шаг 6. Сохраните квитанцию об отправке и опись вложения в личном деле: они подтверждают дату, с которой работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Задержка выдачи трудовой книжки или СТД-Р подпадает под статью 234 ТК РФ: работодатель возмещает работнику не полученный за время задержки заработок. Расчёт идёт по среднему заработку за весь период, пока документ не выдан или не отправлено уведомление, поэтому цена одного пропущенного дня измеряется не штрафом, а окладом.
Бумажные формы и журналы для документов вне КЭДО
Комплект закрывает день увольнения и бумажный контур охраны труда; начните с уведомления о явке за трудовой книжкой — именно оно снимает риск по статье 234 ТК РФ.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Акт об отказе от подписания | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
Акт о несчастном случае и журналы инструктажей: что подписывают на месте
Сроки расследования задаёт статья 229.1 ТК РФ: лёгкий несчастный случай комиссия расследует в течение 3 календарных дней, групповой, тяжёлый или со смертельным исходом — в течение 15 календарных дней, с возможностью продления не более чем на 15 дней. По итогам оформляется акт по форме Н-1, утверждённой приказом Минтруда России от 20.04.2022 № 223н.
Статья 230 ТК РФ определяет порядок выдачи: акт составляется в двух экземплярах, при страховом случае оформляется третий экземпляр для Социального фонда России, и один экземпляр выдаётся пострадавшему или его законному представителю в трёхдневный срок после завершения расследования. Каждый экземпляр подписывают все члены комиссии, акт утверждает работодатель и заверяет печатью при её наличии.
Внимание: нарушения кадрового учёта квалифицируются по статье 5.27 КоАП РФ: для организации это от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении сумма выше, а руководителю грозит дисквалификация. Отдельные составы предусмотрены за нарушения по персональным данным, воинскому учёту и охране труда.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Инструктажи по охране труда регистрируются в журнале с указанием даты, подписи инструктируемого и подписи инструктирующего. Правила обучения по охране труда, утверждённые постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, допускают ведение учёта в электронном виде, но собственноручную подпись работника в журнале это не отменяет: журнал распечатывают и подписывают на месте. Именно поэтому часть 3 статьи 22.1 ТК РФ говорит о документах, подтверждающих прохождение инструктажа, «в том числе лично подписываемых работником».
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Инструктаж чаще всего разваливается не на содержании, а на подписи и дате. Комиссия по проверке знаний может оформить протокол электронно, но журнал инструктажа на рабочем месте подписывают ручкой в день проведения. Проверьте, чтобы дата в журнале совпадала с датой приказа о допуске к работе: расхождение в один день инспектор трактует как допуск без инструктажа.»
Гибридное кадровое дело: где хранить бумажный контур и как его не потерять
После перехода на КЭДО у организации остаётся два массива документов, и они живут по разным правилам. Электронный массив хранится в системе с подписями и метками времени, бумажный — в личных делах, журналах и папках по номенклатуре. Ошибка возникает там, где эти массивы не связаны: документ есть, но найти его невозможно, потому что в системе нет отметки о бумажном оригинале.
Сроки хранения бумажной части те же, что и у электронной. Приказы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, акты о несчастных случаях на производстве и журналы регистрации инструктажей — 45 лет. Утилизация по истечении срока оформляется актом, а невостребованные трудовые книжки хранятся отдельно от действующих.
Кейс из практики: в проектах внедрения Добыто бумажный контур описывают отдельным приложением к положению о КЭДО: перечень из четырёх исключений, ответственное лицо по каждой позиции и место хранения оригинала. Приложение готовится на этапе разработки локального нормативного акта, до сбора согласий работников, и дальше служит рабочим документом для делопроизводителя, а не формальностью для инспектора.
Способ вручения бумажного документа зависит от того, где физически находится работник. Ниже сценарии, которые закрывают большую часть дней увольнения и расследований.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Работник в офисе | Подпись и дата на приказе, роспись в книге учёта движения трудовых книжек | Способ доставки, дублирование сканом в системе |
| Дистанционный работник | Отправка бумажной копии приказа заказным письмом в течение 3 рабочих дней, квитанция и опись | Скорость получения работником, электронное ознакомление в личном кабинете |
| Работник не явился в день увольнения | Запись на приказе о невозможности ознакомления, уведомление о явке за трудовой книжкой в тот же день | Телефонные звонки и сообщения в мессенджере |
| Работник отказался переходить на КЭДО | Полный бумажный комплект по всем кадровым документам, письменный отказ в личном деле | Наличие у работника учётной записи в системе |
| Вахта, филиал, удалённая площадка | Назначенное приказом ответственное лицо на площадке, журналы инструктажей на месте проведения | Централизованное хранение всех журналов в головном офисе |
| Несчастный случай на производстве | Выдача экземпляра акта Н-1 пострадавшему в течение 3 дней после завершения расследования | Форма передачи внутренних служебных записок по инциденту |
Правая колонка нужна не меньше левой: она показывает, на что не стоит тратить время в день увольнения. Скан приказа в системе полезен для поиска, но обязанность работодателя закрывает подпись работника на бумаге.
Что проверить в бумажном контуре до запуска КЭДО
- Ответственные. Есть ли действующий приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек, и кто замещает это лицо в отпуске.
- Журналы. Заведены ли книга учёта движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по учёту бланков, пронумерованы ли они и скреплены ли подписью руководителя.
- Положение о КЭДО. Указан ли в локальном нормативном акте перечень документов, которые остаются на бумаге, и порядок их хранения.
- Адреса. Актуальны ли почтовые адреса работников в кадровой системе: именно на них уходят уведомления и бумажные копии приказов.
- Охрана труда. Совпадают ли даты в журналах инструктажей с приказами о приёме и допуске к работе, и кто из ответственных проводит инструктаж на каждой площадке.
Лайфхак: в дорожной карте внедрения КЭДО на каждом этапе отмечайте отдельной строкой, что остаётся на бумаге. Тогда бумажный контур не выпадает из проекта, а документ на выходе каждого этапа сразу привязан к нужной подписи.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и первым делом гоняем через неё именно увольнение. Приём и отпуск в электронном виде проходят гладко у всех, а на увольнении вылезает вся бумажная часть сразу: приказ, книжка, СТД-Р, расписка. Проверьте этот сценарий на 5-10 работниках до того, как подключите весь штат.»
Ошибки при вручении бумажных документов и цена каждой
Первая ошибка — подписать приказ об увольнении электронной подписью в системе и не распечатать. Мотив понятный: маршрут уже настроен, работник ознакомился в личном кабинете, документ формально существует. Норма части 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит такой приказ из-под правил КЭДО целиком, поэтому в глазах инспектора приказа нет. Это нарушение по статье 5.27 КоАП РФ и одновременно потеря доказательства в возможном споре.
Вторая ошибка — направить уведомление о явке за трудовой книжкой по электронной почте или в мессенджере. Так быстрее, и работник действительно его читает. Но освобождение от ответственности по статье 84.1 ТК РФ привязано к факту направления уведомления, а подтверждает его почтовая квитанция. Без неё продолжает работать статья 234 ТК РФ, и каждый день задержки считается по среднему заработку.
Третья ошибка — вести журнал инструктажа только в электронном виде, без распечатки и подписей. Допуск работника к работе без обучения и проверки знаний требований охраны труда идёт по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ: для организации это от 110 000 до 130 000 рублей за каждого работника, для должностного лица — от 15 000 до 25 000 рублей.
Четвёртая ошибка — выдать акт Н-1 позже трёхдневного срока после завершения расследования, потому что ждали подписи последнего члена комиссии. Срок в статье 230 ТК РФ отсчитывается от завершения расследования, а не от даты, когда документ дошёл до делопроизводителя.
Когда бумажный оригинал не нужен
Всё, что не попало в четыре исключения, переводится в электронный вид полностью. Трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы о приёме, переводе, отпуске и премировании, заявления работников, локальные нормативные акты и листы ознакомления с ними, графики отпусков, табели учёта рабочего времени, уведомления и согласия на обработку персональных данных живут в системе без бумажных дублей. Дублирующая печать этих документов создаёт второй архив, который придётся хранить те же 50 лет.
Отдельный случай — работник, который воспользовался правом не переходить на КЭДО. Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия работника на взаимодействие в электронном виде, и отказ не является основанием для дисциплинарного взыскания. Для такого работника бумажным становится весь документооборот, а не только четыре исключения, и это нужно учитывать при расчёте нагрузки на кадровую службу.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск электронных подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности штата и выбранного тарифа: на «Старте» считают по каждому подключённому сотруднику до 25 человек, на «Бизнесе» действует минимальная оплата за 50 сотрудников. Актуальный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому запускать пилот на минимальном тарифе и расширяться после проверки маршрута увольнения экономически безопасно.
Выводы
Четыре группы документов из части 3 статьи 22.1 ТК РФ остаются бумажными независимо от того, насколько глубоко компания ушла в электронный документооборот. Приказ об увольнении объявляют под роспись, трудовую книжку выдают в день прекращения договора под запись в книге учёта, акт Н-1 передают пострадавшему в трёхдневный срок после расследования, журнал инструктажа подписывают на месте. Сведения о трудовой деятельности — единственная позиция, где закон допускает электронную форму с УКЭП, но идёт она мимо системы КЭДО, по заявлению работника. Усиление подписи с ПЭП до УНЭП или УКЭП состав исключений не меняет.
Мы в Добыто выстраиваем маршруты так, чтобы бумажный контур был виден в системе: отметка о выдаче оригинала, скан с указанием места хранения, отдельный шаг в сценарии увольнения. Это не переводит исключения в электронный вид, но снимает главную проблему гибридного дела — потерянный бумажный след, который обнаруживается только на проверке.
Частые вопросы
Что означает графа «тип подписи» в реестре сертификатов и есть ли у УКЭП единица измерения
Единиц измерения у электронной подписи нет: она не считается штуками, гигабайтами или лицензиями. В реестре сертификатов сотрудников указывают вид подписи по 63-ФЗ (ПЭП, УНЭП или УКЭП), владельца, серийный номер сертификата, издателя и срок действия. Формулировка «тип подписки» относится к тарифу сервиса КЭДО, а не к подписи, и путать их не стоит: подписка оплачивается за сотрудника в месяц, а сертификат имеет собственный срок действия и перевыпускается по его окончании.
Что значит формулировка «ЕИО с ПЭП» в анкетах и внутренних регламентах
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть генеральный директор или другое лицо, действующее без доверенности. Отметка о наличии у него простой электронной подписи означает доступ в информационную систему и подтверждение действий кодом или паролем. Подписывать от лица организации кадровые документы из перечня части 1 статьи 22.3 ТК РФ такой подписью нельзя: работодателю там нужна УКЭП, а руководитель получает её в удостоверяющем центре ФНС.
Можно ли вручить приказ об увольнении дистанционному работнику только по электронной почте
Нет. Часть 3 статьи 312.8 ТК РФ обязывает в течение трёх рабочих дней со дня издания приказа направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением надлежащим образом оформленную копию приказа на бумажном носителе. Электронное ознакомление в личном кабинете или по почте эту обязанность не заменяет, а квитанция об отправке остаётся единственным подтверждением соблюдения срока.
Что делать, если работник отказался получать трудовую книжку и подписывать расписку
Составьте акт об отказе за подписями двух свидетелей и в тот же день направьте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправление по почте. Со дня направления уведомления ответственность за задержку выдачи с работодателя снимается. Книжку хранят отдельно от действующих как невостребованную и выдают в течение трёх рабочих дней после письменного обращения бывшего работника.
Нужно ли дублировать на бумаге трудовой договор и приказ о приёме на работу
Нет, если работник дал письменное согласие на взаимодействие в электронном виде по статье 22.2 ТК РФ и договор подписан УКЭП работодателя и УКЭП либо УНЭП работника. Исключение касается дистанционных работников: по требованию работника работодатель направляет ему надлежащим образом оформленный экземпляр трудового договора на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением в течение трёх рабочих дней.
Сколько свидетелей нужно для акта об отказе от подписания и кто его подписывает
Единая форма акта законом не установлена, но сложившаяся практика требует минимум двух свидетелей, не заинтересованных в исходе ситуации. В акте фиксируют дату, время и место, реквизиты документа, который работник отказался подписать, факт зачитывания текста вслух и причину отказа со слов работника либо отметку о том, что причину он назвать отказался. Акт подписывают составитель и оба свидетеля, после чего он подшивается в личное дело вместе с документом, от подписания которого работник отказался.
