УКЭП работодателя обязательна под семью группами кадровых документов: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от работы, изменения к любому из них, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Так сформулирована часть 1 статьи 22.3 ТК РФ. Под остальными кадровыми документами работодателю достаточно УНЭП. Различие, от которого зависит настройка системы, — площадка: в собственной информационной системе работодатель обязан ставить УКЭП только под этими семью позициями, а при работе через цифровую платформу «Работа в России» — под всеми документами без исключения.
Разберём каждую позицию перечня и покажем, какой подписью работник отвечает на каждый из этих документов: там свои ограничения, и обычная УНЭП из информационной системы работодателя под трудовой договор со стороны работника не подходит. Покажем, почему ПЭП работодателю не годится ни под один кадровый документ и когда соглашение сторон о видах подписи обязательно, а когда его можно не заключать. Реестр документов по видам подписи, делегирование права подписи через машиночитаемую доверенность, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Семь документов, под которыми УКЭП работодателя обязательна
Перечень закрытый. Часть 1 статьи 22.3 ТК РФ называет конкретные документы, и расширительному толкованию норма не поддаётся: если документа в списке нет, требовать под ним квалифицированную подпись закон не может. Обратное тоже верно — заменить УКЭП работодателя на неквалифицированную подпись под трудовым договором нельзя ни соглашением сторон, ни локальным нормативным актом.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор | УКЭП | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства |
| Ученический договор | УКЭП | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства |
| Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы | УКЭП | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства |
| Изменения к перечисленным договорам, включая дополнительное соглашение | УКЭП | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства |
Из таблицы следует практический вывод для настройки маршрутов: набор подписей у сторон несимметричен. Работодателю доступен один вариант, работнику — два, и второй вариант работника завязан на Госуслуги, а не на внутреннюю систему компании.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спорные ситуации почти никогда не начинаются с вопроса «а была ли подпись». Они начинаются с вопроса «а той ли подписи хватало по закону». Поэтому перечень из части 1 статьи 22.3 я советую вынести в отдельный реестр и сверять с ним каждый шаблон документа до того, как маршрут уйдёт в работу.»
Где работодателю достаточно УНЭП
Все кадровые документы за пределами перечня работодатель вправе подписывать усиленной неквалифицированной подписью. Это заявления и приказы на отпуск, командировки, служебные записки, графики отпусков, табели, расчётные листки, уведомления, листы ознакомления с локальными нормативными актами. Объём такой переписки в компании на несколько тысяч человек кратно превышает объём документов из перечня, поэтому массовые процессы обычно строят именно на УНЭП с обеих сторон.
У работника по этим документам вариантов больше: УКЭП, УНЭП, УНЭП инфраструктуры электронного правительства и простая электронная подпись. ПЭП работник вправе применять при условии, что соглашение сторон устанавливает правила определения лица, подписавшего документ. У работодателя такой опции нет: ПЭП не входит в набор подписей работодателя ни по одной части статьи 22.3.
Факт: соглашение сторон о видах электронной подписи обязательно, когда используются ПЭП или УНЭП, и такое соглашение должно предусматривать порядок проверки подписи. При использовании УКЭП соглашение формально не требуется: квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию.
Отдельный режим действует на цифровой платформе «Работа в России». Там работодатель подписывает УКЭП все документы, а не только семь позиций перечня, а работник может обойтись простой электронной подписью, ключ которой получен при личной явке по правилам использования ПЭП при обращении за государственными услугами. Компании, которые оформляют часть приёмов через платформу, а остальной документооборот ведут в своей системе, живут с двумя разными матрицами подписей одновременно. В Добыто такие потоки разводятся на уровне типа документа, чтобы кадровик не выбирал подпись вручную на каждой отправке.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая решает вопрос допустимости
63-ФЗ делит подписи по способу формирования и по тому, что подпись доказывает. ПЭП подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды и пароли: она не защищает документ от изменений после подписания. УНЭП создаётся криптографическими средствами, позволяет обнаружить внесение изменений в документ после подписания и определяет подписанта, но её признание требует соглашения сторон или прямого указания закона. УКЭП дополнительно опирается на квалифицированный сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром, и на сертифицированные средства электронной подписи, поэтому признаётся без дополнительных соглашений.
Внутри УНЭП есть развилка, которую в статьях обычно пропускают. УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя по соглашению сторон, и УНЭП, полученная через инфраструктуру электронного правительства в приложении «Госключ», — юридически разные инструменты. Под трудовым договором со стороны работника годится только вторая. Если система КЭДО выдаёт сотрудникам собственную УНЭП, а компания подписывает ей приём на работу, требование части 1 статьи 22.3 не выполнено.
Ещё одна путаница касается единиц учёта. Электронная подпись не измеряется штуками на компанию: единица — квалифицированный сертификат, выданный конкретному физическому лицу и привязанный к нему, а не к должности. Отсюда следует, что «подпись организации» юридически не существует: под кадровым документом стоит подпись человека, действующего от имени работодателя, а не сама по себе печать юрлица.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Самое универсальное сочетание для кадрового документооборота — квалифицированная подпись со стороны работодателя и неквалифицированная со стороны сотрудника. Оно закрывает и перечень из статьи 22.3, и весь массовый поток. Если у вас в компании три схемы подписи для разных категорий, сотрудники начнут путаться, а кадровая служба — объяснять каждому, почему в этот раз кнопка другая.»
Лайфхак: закрепите в положении о КЭДО один вид подписи работника вместо перечня допустимых. Формально можно перечислить несколько, но на практике единый вариант снимает основную часть вопросов на этапе обучения и разгружает поддержку.
Кто именно подписывает УКЭП от имени работодателя
Квалифицированный сертификат руководителя юридического лица выдаёт удостоверяющий центр ФНС России. Заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность, СНИЛС, ИНН и сертифицированный носитель ключевой информации; услуга экстерриториальная, получить сертификат можно в любой точке выдачи. Порядок подачи заявления и перечень точек выдачи описаны на странице порядка получения сертификата КЭП удостоверяющим центром ФНС России.
Кадровик, бухгалтер по расчёту зарплаты или руководитель HR-службы получают квалифицированный сертификат как физические лица в аккредитованном удостоверяющем центре. Сертификаты, где рядом с фамилией указывалось наименование организации, больше не выдаются: переходный период по этому правилу завершён. Чтобы подпись физического лица работала от имени компании, к документу прикладывается машиночитаемая доверенность, подписанная УКЭП руководителя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Машиночитаемая доверенность существует как XML-файл, а её содержание опирается на классификатор полномочий, который наполняют государственные органы. Компания вправе направить перечень собственных полномочий в Минцифры: срок рассмотрения — 10 дней, при положительном решении на присвоение кодов и включение в классификатор отводится 3 рабочих дня. Пока классификатор наполняется, полномочия допустимо описывать текстом.
Внимание: передоверие машиночитаемой доверенности оформляется только через нотариуса, с паспортными данными нового уполномоченного лица и актуальной выпиской из ЕГРЮЛ. Нотариус должен располагать техническими средствами для работы с МЧД, и в небольших городах это до сих пор узкое место.
Важный нюанс из практики: при внедрении КЭДО в компании с обособленными подразделениями узкое место — не техника, а полномочия. Право подписи кадровых документов у директоров филиалов часто закреплено бумажной доверенностью, которая в электронном контуре не работает. В практике Добыто мы просим показать приказ об ответственном за КЭДО и действующие доверенности до настройки маршрутов: если этот блок не собран, документы упираются в подписанта, у которого формально нет полномочий.
Документы, которые остаются на бумаге независимо от вида подписи
Статья 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре позиции: трудовую книжку и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником. УКЭП работодателя эти документы в электронный вид не переводит: ограничение касается формы документа, а не силы подписи.
Соседство двух приказов в разных списках даёт типовую ошибку настройки. Приказ о дисциплинарном взыскании подписывается УКЭП работодателя в электронном виде, а приказ об увольнении оформляется на бумаге, даже если увольнение стало следствием того же взыскания. Разводить эти шаблоны нужно на уровне справочника видов документов, иначе система выпустит электронный приказ об увольнении, который придётся переоформлять.
Что проверить до запуска: реестр документов по видам подписи
Реестр — это таблица, где каждому шаблону кадрового документа сопоставлены подпись работодателя, подпись работника и основание. Он собирается один раз и становится техническим заданием для настройки маршрутов согласования. Без него настройка идёт по памяти, а ошибка обнаруживается на проверке или в суде.
Как определить вид подписи для каждого кадрового документа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите полный перечень шаблонов кадровых документов из учётной системы, включая редкие: ученические договоры, договоры о материальной ответственности, уведомления об изменении условий труда.
- Шаг 2. Отметьте документы из четырёх исключений статьи 22.1 ТК РФ. Они выводятся из электронного контура целиком, вид подписи для них не определяется.
- Шаг 3. Отметьте семь позиций перечня части 1 статьи 22.3 ТК РФ. Для них проставьте УКЭП работодателя, а для работника — УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства.
- Шаг 4. Для остальных документов проставьте УНЭП работодателя. Определите, какую подпись получает работник, и зафиксируйте один вариант вместо перечня.
- Шаг 5. Отдельной строкой отметьте документы, которые оформляются через цифровую платформу «Работа в России»: там работодатель подписывает УКЭП всё.
- Шаг 6. Перенесите реестр в положение о ведении КЭДО и приказ о введении КЭДО, а затем в настройки маршрутов согласования.
- Шаг 7. Проверьте, кто именно подписывает от имени работодателя по каждому маршруту, и сверьте с действующими машиночитаемыми доверенностями и приказом об ответственном.
Реестр в сервисе Добыто заполняется до настройки маршрутов и дальше работает как справочник: система подставляет вид подписи по типу документа, а не по решению кадровика в момент отправки.
Полезно знать: с дистанционными работниками письменное согласие на переход к КЭДО собирать не нужно — порядок электронного взаимодействия с ними регулируется главой о дистанционной работе и локальным нормативным актом. Два потока лучше развести и не распространять общие правила КЭДО на дистанционных работников по умолчанию.
Шаблоны для реестра, положения и выпуска квалифицированной подписи
Комплект собран под запуск КЭДО с квалифицированной подписью работодателя; начинать удобнее с положения о ведении КЭДО, в него ложится реестр документов по видам подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Доверенность на получение сертификата ЭП | Скачать |
Кейс из практики: самая частая находка при аудите уже настроенной системы — приём на работу, где обе стороны подписываются неквалифицированной подписью из внутренней системы. Поток разводится так: под трудовые договоры, дополнительные соглашения и приказы о взысканиях ставится УКЭП работодателя и подпись работника из Госключа, остальной массив остаётся на УНЭП. Ранее оформленные комплекты приходится переподписывать, поэтому матрицу подписей проверяют до первого приёма, а не после.
Цена ошибки в выборе подписи
Ошибка стоит не переподписания файла. Трудовой договор, подписанный со стороны работодателя неквалифицированной подписью, оформлен ненадлежащим образом: это часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ — штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей. Нарушение порядка ведения КЭДО в остальных случаях квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей.
Второй слой убытков — доказательственный. В споре о взыскании ущерба с материально ответственного лица работодателю нужно предъявить действующий договор о материальной ответственности. Если он подписан подписью, которую закон под этим документом не допускает, компания заходит в процесс без основного документа. То же касается дисциплинарного взыскания: приказ, подписанный не той подписью, оспаривается по формальному основанию, а не по существу проступка.
Третий слой — объём переделки. Ошибка в матрице подписей не бывает единичной: она заложена в шаблон и повторяется на каждом приёме. К моменту обнаружения счёт идёт на сотни комплектов, а переоформление требует повторного согласия работников и сбора подписей заново.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию именно из-за матрицы подписей. На пилоте проходит каждый тип документа, а не только приём и отпуск: ученический договор и договор о материальной ответственности встречаются редко, и именно на них чаще всего обнаруживается, что маршрут настроен под неквалифицированную подпись.»
Когда УКЭП работодателя избыточна
Квалифицированная подпись работодателя не нужна там, где документооборот не является кадровым. С самозанятым или исполнителем по договору ГПХ работодателя нет, есть заказчик, и статья 22.3 ТК РФ на эти отношения не распространяется: стороны заключают соглашение об электронном документообороте и выбирают вид подписи сами. Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей по ГПХ не переносятся.
Второй сценарий — компания, где из перечня статьи 22.3 реально встречается только трудовой договор, а приёмов в год единицы. Здесь смысл имеет разовое подписание квалифицированной подписью руководителя, а не выстроенный контур с делегированием и МЧД. Третий — подразделение, где весь поток сводится к заявлениям на отпуск и ознакомлению с ЛНА: там УКЭП не требуется ни под одним документом.
| Сценарий компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, все в офисе, приёмы единичные | УКЭП руководителя из УЦ ФНС | МЧД, делегирование, интеграция |
| Распределённая команда, дистанционные работники | Подпись работника через Госключ, ЛНА о дистанционной работе | Письменные согласия на КЭДО от дистанционных |
| Массовый приём линейного персонала | Серверная УКЭП работодателя, автовыпуск подписи работнику | Разнообразие видов подписи у работников |
| Обособленные подразделения, подписывают директора филиалов | МЧД и приказ об ответственном за КЭДО | Выбор носителя ключа |
| Часть приёмов идёт через «Работу в России» | Отдельная матрица подписей для платформы | Единый шаблон маршрута на все площадки |
Строка про дистанционных работников показывает, где компании чаще всего тратят силы впустую: сбор письменных согласий с теми, с кого их собирать не требуется, занимает недели и ничего не добавляет к легитимности документов.
Стоимость подключения КЭДО с квалифицированной подписью работодателя
Стоимость складывается из численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, неограниченно сотрудников | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту УЦ |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от тарифа и численности: квалифицированная подпись работодателя доступна начиная с тарифа «Бизнес», а подписи сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Расходы на получение и использование электронной подписи работника по статье 22.2 ТК РФ несёт работодатель, поэтому в бюджет проекта их закладывают отдельной строкой, даже когда сама подпись в тарифе бесплатная.
Выводы
Квалифицированная подпись работодателя закрывает закрытый перечень из части 1 статьи 22.3 ТК РФ: четыре вида договоров, изменения к ним, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий труда. Остальной кадровый поток работодатель подписывает неквалифицированной подписью, а на цифровой платформе «Работа в России» квалифицированная подпись требуется под всем. Со стороны работника под документами перечня допустима только квалифицированная подпись или неквалифицированная из инфраструктуры электронного правительства, и внутренняя УНЭП системы КЭДО здесь не подходит. Четыре документа из статьи 22.1 ТК РФ остаются на бумаге независимо от вида подписи.
Мы в Добыто разбираем матрицу подписей до настройки маршрутов: сверяем реестр шаблонов с перечнем статьи 22.3, проверяем полномочия подписантов и машиночитаемые доверенности, а массовые процессы выводим на неквалифицированную подпись, чтобы квалифицированная оставалась там, где её требует закон.
Частые вопросы
Что означает ЕИО в контексте подписания кадровых документов и подходит ли ему ПЭП?
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть директор или генеральный директор, действующий от имени юридического лица без доверенности. Под кадровыми документами ЕИО подписывается квалифицированной подписью, полученной в удостоверяющем центре ФНС России. Простая электронная подпись работодателю по статье 22.3 ТК РФ вообще не предусмотрена: ПЭП доступна только работнику и только по документам за пределами перечня части 1, при наличии соглашения сторон о правилах определения подписанта.
Можно ли одной УКЭП подписывать документы за несколько юридических лиц группы компаний?
Нет. Квалифицированный сертификат выдаётся конкретному физическому лицу, а полномочия действовать от имени организации подтверждаются либо статусом руководителя этого юрлица, либо машиночитаемой доверенностью от него. Если один человек руководит несколькими компаниями, ему нужен сертификат по каждому юридическому лицу либо МЧД от каждой организации, где он не является ЕИО.
Что делать, если срок действия сертификата УКЭП истёк после подписания документов?
Ранее подписанные документы остаются действительными: подпись проверяется на момент подписания. Чтобы проверка проходила и через годы, документ подписывают с меткой доверенного времени — тогда система при проверке видит, что сертификат действовал в момент подписания. Хранить кадровые документы нужно в течение сроков, установленных архивным законодательством, и сохранность подписи обеспечивает работодатель.
Обязательно ли соглашение с работником о видах электронной подписи, если работодатель использует УКЭП?
Со стороны работодателя соглашение не требуется: квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию. Соглашение нужно, когда подпись ставит работник и это ПЭП или УНЭП по соглашению сторон. В таком соглашении обязательно описывается порядок проверки подписи, иначе требование 63-ФЗ не выполнено.
Как быстро работодатель обязан выдать работнику копию электронного кадрового документа?
Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником заявления. Документ выдаётся либо на бумаге с заверением, либо в электронном виде, подписанным квалифицированной подписью работодателя. Срок отсчитывается от даты заявления, а не от даты, когда кадровая служба нашла документ в архиве.
Нужна ли УКЭП работодателя при заключении договора с самозанятым?
Нет, статья 22.3 ТК РФ регулирует отношения с работниками по трудовому договору. С самозанятым или исполнителем по договору ГПХ заказчик заключает соглашение об электронном документообороте и выбирает вид подписи по договорённости. Требования к кадровым документам на такие отношения не переносятся, и подменять договор ГПХ трудовым по механике подписания не следует.
Можно ли подписать кадровый документ задним числом, если работник пропустил срок?
Нет. Дата подписания фиксируется системой и меткой времени, изменить её нельзя. Рабочий вариант — настроить автозакрытие этапа маршрута: если работник не подписал документ в отведённый срок, этап закрывается, документ возвращается кадровой службе, а дальше документ либо оформляется на бумаге, либо перевыпускается с новой датой и отправляется на подписание повторно.
