УНЭП и УКЭП — два вида усиленной электронной подписи из статьи 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Обе построены на криптографии и показывают, менялся ли документ после подписания, но квалифицированный сертификат УКЭП выдаёт только аккредитованный удостоверяющий центр, и документ с ней по умолчанию равнозначен бумажному с собственноручной подписью. УНЭП такой силы сама по себе не даёт: она работает, если стороны заключили соглашение о её применении либо если подпись получена через инфраструктуру электронного правительства. Выпуск подписей для работников оплачивает компания: часть 12 статьи 22.2 ТК РФ относит расходы на получение работником электронной подписи и на её использование на работодателя. Для бюджета важно, чья это подпись: УКЭП руководителя и подписантов идёт отдельной строкой расходов, а ПЭП и УНЭП работников чаще всего входят в тариф системы КЭДО.
Дальше разберём, чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП по применимости к кадровым документам, за что уходят деньги помимо сертификата и что означают «тип подписки» и «единица измерения» в счетах удостоверяющих центров. Покажем, какие документы работодатель обязан подписывать только квалифицированной подписью и почему стоимость подписи нельзя удержать с работника. Пошаговый расчёт бюджета, чек-лист перед закупкой, сценарная таблица по типам компаний, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Чем УНЭП отличается от ПЭП и УКЭП
Разница между тремя видами подписи задана статьями 5 и 6 63-ФЗ и держится на двух признаках: есть ли у подписи сертификат и кто этот сертификат выдал. ПЭП только подтверждает, что действие совершил конкретный человек: это связка логина, пароля, кода из СМС или записи в информационной системе. Она не защищает содержимое документа, поэтому изменение файла после подписания ПЭП технически не обнаруживается. УНЭП формируется криптографическим преобразованием и позволяет обнаружить изменения, внесённые после подписания. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированные средства подписи.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Факт подписания конкретным лицом | Лицо, подписавшее документ, и неизменность документа | Лицо, неизменность документа и подтверждённую личность владельца сертификата |
| Нужен ли сертификат | Нет | Да, но допускается без квалифицированного статуса | Да, только квалифицированный |
| Кто выпускает | Оператор информационной системы или работодатель | Информационная система работодателя, удостоверяющий центр, инфраструктура электронного правительства | Аккредитованный удостоверяющий центр, УЦ ФНС для руководителей организаций |
| Нужно ли соглашение сторон | Да | Да, если подпись не получена через инфраструктуру электронного правительства | Нет, равнозначность установлена законом |
| Где применяется в кадрах | Ознакомление с ЛНА, заявления, служебные записки работника | Основной объём кадровых документов в КЭДО с обеих сторон | Трудовой договор и другие документы из части 1 статьи 22.3 ТК РФ, внешний ЭДО, отчётность |
| Кто оплачивает выпуск для работника | Работодатель | Работодатель | Работодатель, если подпись выпускается для работы |
Из таблицы следует практический вывод для расчёта: платная строка появляется там, где нужен квалифицированный сертификат конкретного физического лица. ПЭП и УНЭП внутри системы КЭДО сертификат в аккредитованном центре не требуют, поэтому их стоимость обычно спрятана в абонентскую плату за систему, а не выставляется отдельно за человека.
Факт: в сервисе Добыто электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Кто оплачивает выпуск подписей: норма и её границы
Часть 12 статьи 22.2 ТК РФ сформулирована без вариантов: работодатель несёт расходы на получение работником электронной подписи, если у работника её нет, и на её использование. Норма закрывает обе части затрат — разовый выпуск сертификата и текущее обслуживание, включая доступ к системе, в которой подпись применяется. Переложить эти суммы на работника нельзя ни через соглашение, ни через условие трудового договора: перечень оснований для удержаний из заработной платы в статье 137 ТК РФ закрытый, и оплата электронной подписи в него не входит.
У нормы есть встречное правило. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП. Если у главного бухгалтера уже есть квалифицированный сертификат физического лица, компания не оплачивает выпуск повторно. Обязать работника получить подпись за свой счёт по этому основанию нельзя: право использовать собственную подпись принадлежит ему, а не работодателю.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Вопрос про оплату подписи почти всегда приходит из бухгалтерии в формате «а можно удержать при увольнении». Нельзя: статья 137 ТК РФ даёт закрытый перечень удержаний, и расходы на электронную подпись туда не попадают, а часть 12 статьи 22.2 ТК РФ прямо возлагает их на работодателя. Проверьте свои ЛНА на формулировки о компенсации стоимости подписи работником и уберите их до проверки ГИТ.»
Отдельная граница касается формы занятости. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют отношения работодателя и работника по трудовому договору. На исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых обязанность оплатить подпись из части 12 статьи 22.2 ТК РФ не распространяется: там условие о подписи и о том, кто её оплачивает, стороны прописывают в самом договоре.
Соберите соглашение об использовании ПЭП и УНЭП под свою компанию
Важный нюанс из практики: в практике Добыто споры об оплате подписи возникают не там, где компания сэкономила, а там, где вид подписи в соглашении и вид подписи, фактически применяемый в системе, разошлись. Пока в соглашении написано «простая электронная подпись», а система выдаёт УНЭП, бухгалтерия не может внятно объяснить проверяющему, за что платила по счёту удостоверяющего центра.
За что компания платит на самом деле: четыре строки расходов
Счёт за электронную подпись редко состоит из одной позиции. Расходы распадаются на четыре независимых блока, и в каждом свой плательщик и свой срок.
- Квалифицированный сертификат. Для руководителя организации и индивидуального предпринимателя сертификат выдаёт удостоверяющий центр ФНС безвозмездно, сертификат действует 15 месяцев. Для работника как физического лица квалифицированный сертификат выпускает аккредитованный удостоверяющий центр по своему прайсу.
- Носитель ключа. Сертификат ФНС записывается на USB-токен заявителя, сертифицированный ФСТЭК России или ФСБ России. Токен компания покупает сама, к нему нужен учёт: это материальная ценность, закреплённая за конкретным человеком.
- Средство криптографической защиты. Чтобы подписывать УКЭП на рабочем месте, нужен криптопровайдер и его лицензия. Для облачных схем и для подписания через мобильное приложение эта строка не возникает.
- Система, в которой подпись применяется. Абонентская плата за КЭДО, куда обычно уже включён выпуск ПЭП и УНЭП сотрудникам.
Порядок получения сертификата и требования к носителю удобно сверять по официальному разъяснению ФНС о порядке получения сертификата квалифицированной электронной подписи в удостоверяющем центре ФНС: там же перечислены способы выпуска без визита в инспекцию, включая мобильные приложения.
В налоговом учёте эти блоки ведут себя по-разному. Стоимость токена списывается единовременно в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Стоимость сертификата с ограниченным сроком действия распределяется на этот срок по пункту 1 статьи 272 НК РФ и признаётся равными долями. Любой из расходов должен отвечать требованиям статьи 252 НК РФ, то есть быть подтверждённым документами и обоснованным. Обоснование удобно закрепить в положении об электронном документообороте: кому из сотрудников и для каких операций нужна подпись.
Полезно знать: аппаратный токен нужен под УКЭП руководителя и работу с государственными системами. Для массового подписания кадровых документов рядовыми сотрудниками применяется облачное хранение ключа или Госключ, и покупать токены на всю численность не требуется.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что означают «тип подписки» и «единица измерения» в счёте
В 63-ФЗ нет понятий «тип подписки» и «единица измерения подписи»: закон оперирует видами подписи и сертификатами. Обе формулировки живут в коммерческих прайсах и заявках. «Тип подписки» в карточке тарифа обозначает, какой вид подписи включён в обслуживание: например, тариф с ПЭП и УНЭП или тариф, где доступна ещё и УКЭП. Единицей учёта при этом выступает один сертификат, выданный конкретному физическому лицу и действующий до даты окончания, а в системах КЭДО расчёт обычно идёт за одного сотрудника в месяц. Из-за разных единиц счёт удостоверяющего центра и счёт за КЭДО складывать в одну строку сметы не стоит.
Ещё одно сокращение из заявок: ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть директор или иное лицо, действующее от компании без доверенности. ПЭП директора для входа в личный кабинет сервиса не заменяет УКЭП организации: документы из части 1 статьи 22.3 ТК РФ подписываются только квалифицированной подписью, независимо от того, какой способ входа в систему настроен.
Какие документы чем подписывают и кто за это платит
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы. В первой — трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, договоры на получение образования, изменения к ним и приказ о применении дисциплинарного взыскания: работодатель подписывает их усиленной квалифицированной подписью. Во второй — всё остальное, где работодателю доступна ещё и УНЭП. Работник в первой группе применяет УКЭП или УНЭП, во второй к ним добавляется ПЭП.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Кто оплачивает выпуск |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП | Работодатель за обе стороны |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП | Работодатель за обе стороны |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП | Работодатель за обе стороны |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП | Работодатель за обе стороны |
| Приказы, заявления, графики, ознакомление с ЛНА | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | Работодатель |
| Документы через платформу «Работа в России» | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства | УКЭП, УНЭП или ПЭП, ключ которой получен при личной явке | Работодатель |
Практический смысл таблицы для сметы такой: количество квалифицированных сертификатов зависит не от численности штата, а от числа людей, которые подписывают документы со стороны компании. Работникам для первой группы документов достаточно УНЭП, а её выпуск через инфраструктуру электронного правительства или в системе КЭДО отдельной платной позиции не создаёт.
Лайфхак: УНЭП через Госключ работник получает бесплатно при подтверждённой учётной записи на Госуслугах. Для рядового персонала это снимает строку расходов на выпуск подписи полностью.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Бюджет на подписи считают по числу подписантов, а не по численности компании. Сначала выпишите тех, кто подписывает документы от лица организации: руководитель, кадровик с делегированием, бухгалтер для отчётности и внешнего ЭДО. Остальные сотрудники подписывают своей УНЭП, и на них платная позиция не возникает.»
Сотрудники, которые подписывают от имени компании: УКЭП физлица и МЧД
С 1 сентября 2024 года сотрудник, подписывающий документы от имени организации, применяет квалифицированную подпись физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью. Сертификаты, где владельцем указана организация, а подписантом — работник, больше не выпускаются. Для бухгалтерии это означает две вещи: сертификат оформляется на конкретного человека и остаётся у него при переходе в другую компанию, а полномочия подтверждаются отдельным документом, который выпускает руководитель своей УКЭП.
Внимание: МЧД выпускает руководитель своей УКЭП и указывает в ней, кому, какие полномочия и на какой срок передаются. Подпись сотрудника без действующей доверенности документ от лица компании не подтверждает.
Сроки действия сертификата и доверенности не совпадают, и это создаёт типовой сбой: подпись действует, доверенность закончилась, отчётность не уходит. Реестр сертификатов и доверенностей с датами окончания решает вопрос дешевле, чем срочный перевыпуск в день сдачи.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы ведём по каждому проекту реестр сертификатов сотрудников: владелец, удостоверяющий центр, дата окончания, носитель. Заводить его стоит на этапе внедрения, а не после первого пропущенного срока, потому что перевыпуск занимает время удостоверяющего центра, а не ваше.»
Образцы документов для оформления и учёта электронных подписей
Комплект закрывает выпуск, учёт и делегирование права подписи, начать удобно с реестра сертификатов сотрудников.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Реестр сертификатов сотрудников (XLSX) | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Доверенность на получение сертификата ЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
Как посчитать бюджет на электронные подписи
Расчёт строится от ролей, а не от штатного расписания. Ниже порядок, который мы используем на внедрениях: он даёт цифру, которую можно защитить перед руководителем и подтвердить документами перед проверкой.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как рассчитать расходы на подписи: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выпишите подписантов со стороны компании: руководитель, лица с правом подписи по приказу, бухгалтер для отчётности и внешнего ЭДО. Это будущие владельцы УКЭП.
- Шаг 2. Разделите их на тех, кто получает сертификат в удостоверяющем центре ФНС безвозмездно (руководитель организации, индивидуальный предприниматель), и тех, кому нужен платный квалифицированный сертификат физического лица в аккредитованном УЦ.
- Шаг 3. Посчитайте носители и лицензии криптопровайдера: по одному токену на владельца УКЭП, который подписывает с рабочего места, и ни одного — на тех, кто работает через облачную схему или мобильное приложение.
- Шаг 4. Определите вид подписи для работников по таблице выше. Если в первой группе документов работники подписывают УНЭП, отдельная закупка на них не нужна.
- Шаг 5. Возьмите абонентскую плату за систему КЭДО из тарифа и умножьте на численность, которую реально подключаете, с учётом минимального платежа тарифа.
- Шаг 6. Заложите перевыпуск: сертификат УЦ ФНС действует 15 месяцев, значит в горизонте двух лет перевыпуск попадёт в бюджет минимум один раз.
Что проверить до закупки подписей
- Есть ли утверждённый ЛНА о ведении КЭДО и приказ о введении электронного документооборота.
- Собраны ли согласия работников на взаимодействие через КЭДО и заявления тех, кто отказался.
- Какое соглашение о применении ПЭП и УНЭП подписано и совпадает ли оно с фактическими настройками системы.
- У кого из подписантов уже есть действующая УКЭП и до какой даты.
- Кто ведёт реестр сертификатов, доверенностей и носителей и кому передаются токены при увольнении владельца.
- Как организованы хранение и выгрузка подписанных документов для проверки ГИТ.
Кейс из практики: на внедрениях мы сначала запускаем пилотную группу одного подразделения и только потом раскатываем систему на всю компанию. Пилот показывает, сколько людей действительно требуют квалифицированной подписи, и снимает основную часть ошибок настройки маршрутов до того, как в них попадут все сотрудники.
Когда покупать УКЭП всем сотрудникам не нужно
Квалифицированная подпись на каждого работника — самая частая ошибка в смете. Она не нужна, если сотрудник только получает документы и подписывает их со своей стороны: закон допускает для него УНЭП, а в большинстве кадровых документов и ПЭП. Отдельный сертификат в аккредитованном центре не требуется линейному персоналу, работникам без права подписи от лица компании и тем, кто не работает с внешним ЭДО и отчётностью.
Есть и обратная граница. Если компания не переходит на КЭДО и продолжает вести кадровые документы на бумаге, вопрос о подписях работников не возникает вовсе: обязанность оплатить подпись появляется только при электронном взаимодействии по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Для организации с несколькими сотрудниками, которые находятся в одном офисе, экономический эффект от закупки сертификатов может не покрыть сами затраты.
Сколько стоит ошибка в виде подписи
Трудовой договор, подписанный работодателем не квалифицированной подписью, а простой или неквалифицированной, не соответствует части 1 статьи 22.3 ТК РФ. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юридическому лицу в 30 000-50 000 рублей, а ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи — в 50 000-100 000 рублей. К этому добавляется переподписание всего массива документов и слабая позиция в трудовом споре, потому что оспорить подпись без квалифицированного сертификата ответчику намного проще.
Вторая по цене ошибка — экономия на носителе. Сертификат, записанный на носитель без сертификации ФСТЭК России или ФСБ России, в удостоверяющем центре ФНС просто не выпустят, и поездка в инспекцию повторится.
Что критично для разных компаний
Набор расходов зависит от того, зачем компании подписи. Таблица показывает, на чём сосредоточиться и что можно отложить.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Только внутренний кадровый документооборот | УКЭП руководителя, УНЭП работникам в системе, соглашение о применении подписей | Токены рядовым сотрудникам, лицензии криптопровайдера на все рабочие места |
| Бухгалтерия сдаёт отчётность и работает с внешним ЭДО | УКЭП физлица на подписантов, МЧД, контроль дат окончания сертификатов | Вид подписи работников в кадровых документах |
| Массовый линейный и удалённый персонал | Мобильное подписание, выпуск подписи работнику без визита в офис | Аппаратные носители, настройка рабочих мест |
| Несколько юридических лиц и филиалов | Приказ о делегировании права подписи, МЧД на каждого подписанта, реестр сертификатов | Единый тариф на всю группу компаний |
| Компания до 25 сотрудников | Минимальный платёж по тарифу и включённые в него виды подписи | Кастомные шаблоны и интеграции |
Если вы ведёте учёт в 1С:ЗУП, к сценарию добавляется обмен статусами подписания между учётной системой и КЭДО: документ уходит на подпись из привычной базы и возвращается туда же с отметкой о подписании.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, выбранного тарифа и того, нужна ли компании УКЭП помимо ПЭП и УНЭП.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата на тарифе «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности, набора нужных видов подписи и требований к инфраструктуре, поэтому условия по тарифам и состав каждого пакета удобнее сверять на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому расходы на подписи и на систему проходят по одному обоснованию: обеспечение электронного взаимодействия с работниками.
Выводы
УНЭП и УКЭП различаются статусом сертификата: квалифицированный выдаёт только аккредитованный удостоверяющий центр, и лишь он даёт равнозначность собственноручной подписи без дополнительного соглашения. Платит за подписи работников работодатель, это прямая норма части 12 статьи 22.2 ТК РФ, и удержать эти суммы из зарплаты нельзя. Реальная смета зависит не от численности, а от количества подписантов со стороны компании, носителей и лицензий, а также от тарифа системы, в которой подписи используются.
Мы в Добыто выстраиваем эту часть проекта так, чтобы бухгалтерия видела расходы заранее: разделяем подписи компании и подписи работников, включаем выпуск ПЭП и УНЭП в тариф и оставляем платной строкой только квалифицированные сертификаты подписантов.
Частые вопросы
Можно ли удержать стоимость электронной подписи из зарплаты при увольнении
Нет. Перечень оснований для удержаний в статье 137 ТК РФ закрытый, и расходов на электронную подпись в нём нет. Часть 12 статьи 22.2 ТК РФ относит эти расходы на работодателя, поэтому условие о возврате стоимости подписи в трудовом договоре или соглашении не применяется. Аннулировать сертификат при увольнении можно, взыскать его стоимость — нет.
Что делать, если у работника уже есть своя УКЭП
Он вправе использовать ранее полученную самостоятельно квалифицированную подпись, и повторный выпуск компания не оплачивает. Принудить работника применять личную подпись нельзя: если он этого не хочет, работодатель обеспечивает его подписью за свой счёт. Реквизиты действующего сертификата стоит внести в реестр вместе с датой окончания.
Кто платит за подпись исполнителю по договору ГПХ и самозанятому
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ регулируют отношения работодателя и работника, на гражданско-правовые договоры они не распространяются. Вид подписи, порядок её применения и плательщика стороны определяют в самом договоре. Автоматически перенести кадровое правило про оплату подписи на исполнителя нельзя.
Как учесть сертификат со сроком действия 15 месяцев
Расход признаётся равномерно в течение срока, на который выдан сертификат, по пункту 1 статьи 272 НК РФ. Стоимость токена списывается единовременно в составе прочих расходов по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Подтверждающие документы и обоснование необходимости подписи для конкретных сотрудников должны отвечать статье 252 НК РФ, поэтому перечень ролей удобно закрепить в положении об электронном документообороте.
Нужна ли отдельная подпись дистанционному работнику
Дистанционный работник подписывает документы по тем же правилам статьи 22.3 ТК РФ, что и офисный, и отдельный вид подписи для него закон не вводит. Разница практическая: получить подпись без визита в офис он может через мобильное приложение и подтверждённую учётную запись на Госуслугах, поэтому аппаратный носитель ему обычно не требуется.
Что происходит с подписью и токеном при увольнении
Сертификат квалифицированной подписи выпускается на физическое лицо, поэтому при увольнении подаётся заявление на аннулирование, а машиночитаемая доверенность отзывается. Токен как имущество компании возвращается по акту и отражается в реестре носителей. Если этого не сделать, у бывшего сотрудника остаётся техническая возможность подписывать документы по неотозванной доверенности.
Обязательно ли использовать УКЭП, если компания подписывает только приказы и ознакомления
Нет. Для документов за пределами перечня из части 1 статьи 22.3 ТК РФ работодателю достаточно усиленной неквалифицированной подписи, а работнику — УНЭП или ПЭП при наличии соглашения. Квалифицированная подпись становится обязательной, когда в оборот попадают трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры и приказы о применении дисциплинарного взыскания.
