УНЭП и УКЭП различаются не степенью защиты файла, а тем, кто выпускает сертификат, кто отвечает за ключ и какой комплект документов компания обязана принять до первого подписания. В своей информационной системе работодатель подписывает трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора только УКЭП, остальные кадровые документы он вправе подписывать УНЭП. Работник по этим же документам применяет УКЭП или УНЭП, а по прочим допустима и ПЭП. Главное различие для компании: УКЭП по 63-ФЗ равнозначна собственноручной подписи сама по себе, а УНЭП работает либо по соглашению сторон с описанным порядком проверки подписи, либо в силу прямого указания закона.
Дальше разберём, кто внутри компании отвечает за выпуск, хранение и отзыв ключей, что писать в положении о КЭДО, кто платит за подписи работников и какие документы закон оставляет на бумаге. Покажем матрицу обязанностей по ролям, порядок действий при увольнении владельца сертификата и три источника УНЭП с разной юридической обвязкой. Тарифы и сроки подключения на 2026 год, чек-лист подготовки и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
УНЭП и УКЭП: разница в обязанностях, а не в буквах аббревиатуры
Технически обе подписи устроены одинаково: закрытый ключ формирует подпись, открытый ключ и сертификат позволяют её проверить, любое изменение файла после подписания ломает проверку. Разводят их не криптография, а правовой статус и распределение ответственности. Статья 6 63-ФЗ признаёт УКЭП равнозначной собственноручной подписи без дополнительных условий. УНЭП становится равнозначной либо когда стороны заключили соглашение о её признании, либо когда её использование прямо предусмотрено законом или изданным на его основе актом.
Для руководителя это означает простую вещь: выбор УНЭП переносит часть работы государства на компанию. Соглашение, порядок проверки подписи, правила идентификации подписанта, реестр выданных сертификатов, регламент отзыва — всё это компания пишет и поддерживает сама. Выбор УКЭП снимает эту нагрузку, но добавляет расходы на удостоверяющий центр и требования к идентификации каждого владельца сертификата.
| Обязанность компании | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|
| Основание признания подписи | Соглашение сторон с порядком проверки подписи либо прямое указание закона | Равнозначна собственноручной по статье 6 63-ФЗ |
| Кто выпускает сертификат | Информационная система работодателя, любой удостоверяющий центр, приложение Госключ | Только аккредитованный удостоверяющий центр, для юридического лица — УЦ ФНС на руководителя |
| Идентификация владельца | Дистанционно, по подтверждённой учётной записи Госуслуг или по правилам ЛНА работодателя | Биометрический загранпаспорт нового образца и смартфон с NFC либо личная явка в УЦ, МФЦ или банк |
| Документы работодателя из перечня статьи 22.3 ТК РФ | Не допускается | Обязательна |
| Проверка цепочки сертификатов | Корневой сертификат ставится вручную, при разрыве цепочки подпись не проходит проверку | Цепочка доверия от Минцифры разворачивается вместе с сертификатом |
| Кто платит за подпись работника | Работодатель, статья 22.2 ТК РФ | Работодатель, статья 22.2 ТК РФ |
| Отзыв при увольнении | Через ту систему или УЦ, где сертификат выпущен | Заявление в удостоверяющий центр, выдавший сертификат |
Из таблицы следует практический критерий выбора. Если компания не готова содержать юридическую обвязку и регламент проверки подписей, УНЭП из инфраструктуры электронного правительства снимает вопрос соглашения, но не снимает вопрос ЛНА. Если руководитель хочет минимум внутренних правил, придётся оплачивать УКЭП и проводить каждого владельца через идентификацию.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Соглашение об использовании подписи нужно, когда стороны применяют ПЭП или УНЭП, и в нём обязательно описывается порядок проверки подписи. При УКЭП такое соглашение формально не требуется: подпись признаётся по умолчанию. Проверьте свой комплект по этому признаку: если в компании есть УНЭП, а соглашения и правил проверки нет, документ висит на одной вере в добросовестность сторон.»
Что закон закрепляет за работодателем, а что за работником
Статья 22.3 ТК РФ разводит подписи не по должностям, а по паре «канал плюс тип документа». Каналов два: информационная система работодателя и цифровая платформа «Работа в России». Перечень документов повышенного риска один и тот же: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом и без отрыва от работы, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора.
В своей информационной системе работодатель подписывает эти документы только УКЭП. Все прочие кадровые документы он вправе подписывать УКЭП или УНЭП. Работник по документам из перечня применяет УКЭП или УНЭП, включая УНЭП из инфраструктуры электронного правительства, а по остальным документам к этому добавляется ПЭП, если в ЛНА или соглашении закреплены правила идентификации. На платформе «Работа в России» работник может использовать ещё и простую электронную подпись ЕСИА.
Асимметрия здесь принципиальна для распределения обязанностей: закон разрешает работнику подписать трудовой договор бесплатной УНЭП из Госключа, но не разрешает того же работодателю. Компания обязана держать УКЭП на стороне подписанта от юридического лица, даже если весь остальной документооборот идёт на неквалифицированных подписях.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Факт: правила создания и использования сертификата УНЭП в инфраструктуре электронного правительства утверждены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Такая подпись выпускается в Госключе и не требует отдельного соглашения о её признании между работником и работодателем.
Три источника УНЭП и три разных набора обязанностей
Формулировка «мы используем УНЭП» ничего не говорит о нагрузке на компанию, пока не названо, где выпущен сертификат. Источников три, и юридическая обвязка у них разная.
- УНЭП из инфраструктуры электронного правительства. Выпускается в приложении Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг с внесённым номером телефона, доступна и иностранным работникам с подтверждённой записью. Соглашение о признании подписи не требуется: основание даёт постановление № 2152. Закрытый ключ хранится на смартфоне работника, при удалении приложения или потере пароля сертификат выпускается заново, уже другой.
- УНЭП, созданная в информационной системе работодателя. Компания сама или через оператора КЭДО выпускает сертификаты, сама описывает правила идентификации, порядок проверки подписи и хранение ключей. Соглашение с работником и раздел в положении о КЭДО обязательны.
- УНЭП от коммерческого удостоверяющего центра. Выпускается на токен или в облако УЦ. При облачном хранении ответственность за компрометацию ключа лежит на удостоверяющем центре, при токене — на владельце, то есть на работнике. Корневой сертификат такого УЦ система по умолчанию не считает доверенным, и его установку придётся закладывать в инструкцию для рабочих мест.
Различие между облачным и мобильным хранением ключа влияет на доказывание. Ключ на устройстве или токене находится в непосредственном владении человека, и это усиливает позицию компании в споре об авторстве. Облачная подпись живёт на сервере удостоверяющего центра, а подтверждение операции часто идёт через SMS, что специалисты по безопасности считают уязвимым каналом. В практике Добыто самый спокойный сценарий для массового персонала — УНЭП из Госключа на стороне работника и УКЭП на стороне работодателя: обвязка минимальна, а подписание одного документа при установленном приложении занимает около минуты.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Ответственность за хранение ключа зависит от носителя, и это стоит зафиксировать письменно. Если подпись работника лежит на токене, отвечает за неё работник, и практика с токенами в общем сейфе отдела уже приводила компании к проигранным спорам об увольнении. Проверьте, у кого физически находятся носители и есть ли по каждому расписка о получении.»
Полезно знать: для выпуска УКЭП в Госключе нужны биометрический загранпаспорт нового образца и смартфон с NFC. Раскатать такую подпись на весь линейный персонал не получится: часть работников просто не проходит по этим требованиям.
Как распределить обязанности внутри компании
Спор о том, «какая подпись лучше», обычно скрывает нерешённый вопрос: кто именно в компании отвечает за жизненный цикл сертификата. Ниже распределение, которое закрывает все стадии — от выпуска до отзыва.
| Роль | Зона ответственности при УНЭП работников | Зона ответственности при УКЭП |
|---|---|---|
| Единоличный исполнительный орган | Утверждает ЛНА о переходе на КЭДО и перечень видов подписи по типам документов | Получает УКЭП юридического лица в УЦ ФНС, подписывает документы из перечня статьи 22.3 ТК РФ |
| Кадровая служба | Уведомляет работников, собирает письменные согласия, ведёт реестр сертификатов и сроков их действия | Готовит заявления на выпуск и аннулирование сертификатов, контролирует делегирование права подписи |
| Юрист | Готовит соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с порядком проверки подписи | Проверяет полномочия подписанта и машиночитаемую доверенность, если подписывает не руководитель |
| ИТ-служба | Настраивает интеграцию с учётной системой, устанавливает корневые сертификаты на рабочие места | Обеспечивает работу криптопровайдера и носителей, готовит выгрузку архива с файлами подписи |
| Информационная безопасность | Определяет способ хранения ключа и правила подтверждения операций | Контролирует выдачу и возврат токенов, ведёт учёт компрометаций |
| Оператор персональных данных внутри компании | Оформляет поручение на обработку данных сервису КЭДО и согласие работника на передачу данных для выпуска сертификата | То же плюс сверка объёма данных, передаваемых в удостоверяющий центр |
Отдельная развилка — кто подписывает от лица компании, когда руководитель физически не участвует в кадровом потоке. Если приказы и договоры подписывает кадровик своей УКЭП физического лица, его полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью, а сам факт делегирования закрепляется приказом об ответственном за КЭДО. Мы закладываем в положение о КЭДО матрицу «тип документа — подпись работодателя — подпись работника»: без неё спор о том, какой подписью подписывать уведомление или приказ, всплывает каждый раз заново.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что проверить до первого подписания
- ЛНА о введении КЭДО. В нём указаны информационная система, порядок доступа, перечень электронных документов и категорий работников, срок уведомления и дата введения электронного документооборота.
- Виды подписи по типам документов. Перечень из статьи 22.3 ТК РФ вынесен отдельным блоком, по нему на стороне работодателя стоит только УКЭП.
- Письменные согласия работников. Согласие требуется от всех, кроме принятых на работу после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа на эту дату; отсутствие ответа считается отказом.
- Источник подписей работников. Госключ, информационная система работодателя или удостоверяющий центр; для двух последних вариантов готовится соглашение об использовании подписи.
- Реестр сертификатов. Владелец, вид подписи, дата выпуска, дата окончания, носитель. Без реестра массовое истечение сертификатов останавливает подписание в самый неудобный момент.
- Хранение и выгрузка. Проверьте, что система отдаёт исходный документ и файлы подписи, а не картинку со штампом: юридически значим именно комплект файлов.
Общий порядок перехода и требования к работодателю описаны в разделе Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, там же публикуются разъяснения по платформе «Работа в России».
Как закрепить виды подписи в документах компании: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень кадровых документов, которые переводите в электронный вид, и отметьте документы из статьи 22.3 ТК РФ, где на стороне работодателя допустима только УКЭП.
- Шаг 2. Определите вид подписи работника по каждой строке перечня: УКЭП, УНЭП из Госключа, УНЭП из информационной системы работодателя или ПЭП для документов вне перечня.
- Шаг 3. Утвердите положение о ведении КЭДО и приказ о введении электронного документооборота с этим перечнем в приложении.
- Шаг 4. Издайте приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи, при необходимости оформите машиночитаемую доверенность на подписанта.
- Шаг 5. Уведомите работников в срок, установленный ЛНА, и соберите письменные согласия; отказ фиксируйте, для таких работников сохраняйте бумажный порядок.
- Шаг 6. Заключите соглашение об использовании ПЭП и УНЭП там, где подпись не квалифицированная, и опишите в нём порядок проверки подписи.
- Шаг 7. Проведите пилотную группу на одном подразделении, проверьте выгрузку подписанного комплекта и только после этого разворачивайте систему на всю компанию.
Шаблоны для распределения обязанностей по подписям
Комплект закрывает юридическую обвязку перехода; начните с положения о ведении КЭДО, остальные документы опираются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
Что остаётся на бумаге и когда УКЭП работникам не нужна
Часть кадрового потока в электронный вид не переводится независимо от вида подписи. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Инвестиция в квалифицированные подписи для всего штата этот перечень не сокращает.
Когда УКЭП для работников избыточна
Квалифицированная подпись на каждого работника нужна далеко не всегда. Она избыточна, когда весь электронный поток состоит из заявлений, ознакомлений с ЛНА, графиков и табелей: закон допускает здесь УНЭП, а для документов вне перечня и ПЭП. Она избыточна при численности, где стоимость сертификатов сопоставима с годовым бюджетом на КЭДО. Она нереализуема там, где у значительной части персонала нет биометрического загранпаспорта или смартфона с NFC. Наконец, для дистанционных работников действует свой режим по главе 49.1 ТК РФ: обмен электронными документами регулируется трудовым договором и ЛНА о дистанционной работе, а письменное согласие на переход на КЭДО по статье 22.2 с них не собирают.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Дистанционных работников и работников в офисе стоит развести по двум разным потокам ещё на этапе проектирования. Для дистанционных порядок электронного взаимодействия задаёт глава о дистанционной работе, и режим там мягче. Если распространить на них общий регламент КЭДО по умолчанию, компания сама создаёт себе лишние обязанности по сбору согласий.»
Кто платит и во что обходится ошибка в виде подписи
Расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель, это прямая норма статьи 22.2 ТК РФ. Переложить стоимость сертификата на работника нельзя ни при УНЭП, ни при УКЭП. Экономия ищется не здесь, а в выборе источника подписи: УНЭП из Госключа выпускается бесплатно, а квалифицированные сертификаты в удостоверяющем центре оплачиваются по числу владельцев и обычно действуют год.
Цена ошибки складывается из трёх слоёв. Первый — административный: нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ даёт штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, а ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 той же статьи — от 50 000 до 100 000 рублей. Второй слой — трудовой спор. В известных делах суды восстанавливали работников, проверяя не только сам факт подписи, но и весь комплект: локальные акты о введении КЭДО, действительность сертификата на момент подписания и подтверждение того, что на подпись передавался именно тот документ, который потом лёг в дело. Третий слой — переоформление: документ, подписанный не тем видом подписи, придётся подписывать заново, а если работник уже уволился, переподписание становится невозможным и оформляется актом.
Внимание: сертификат подписи, как правило, действует год. Если в момент подписания не была получена метка доверенной службы штампов времени, после окончания срока сертификата доказать точный момент подписания сложно — независимо от того, УНЭП это была или УКЭП.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Штамп времени и подтверждение того, что сертификат не был отозван на момент подписания, добавляют к подписи усовершенствованный формат. Службы штампов времени есть у налоговой службы и у удостоверяющих центров, и подключить их дешевле, чем потом объяснять суду, когда именно работник подписал заявление. Проверьте у своего оператора КЭДО, ставится ли метка времени по умолчанию или её нужно включать отдельно.»
В практике Добыто реестр сертификатов ведут вместе с датами окончания и напоминаниями за месяц: массовое истечение подписей у подразделения останавливает подписание сильнее, чем любые споры о видах подписи. Отдельная зона риска — увольнение владельца сертификата. Удаление подписи из хранилища на рабочем компьютере не отзывает сертификат: он остаётся действительным до истечения срока или до заявления в удостоверяющий центр, который его выдал. Если на сотрудника оформлялась машиночитаемая доверенность без привязки к должности, полномочия по ней тоже требуют отдельного отзыва.
Лайфхак: при планировании сроков разделяйте два способа связки с учётной системой. Готовый коннектор к 1С ставится примерно за час без участия своей команды разработки, а интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации команды.
Ещё один расход, который обычно не попадает в бюджет, — обучение. По практике внедрений на объяснение работникам выпуска подписи и порядка подписания хватает одного-двух вебинаров, а вот кадровой службе нужен отдельный блок: где смотреть статус документа, как выгрузить архив с файлами подписи для проверки и что делать, если подпись не проходит проверку из-за неустановленного корневого сертификата.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Сопротивление работников снимается не уговорами, а понятным источником подписи. Многие не готовы принимать сертификат от незнакомого удостоверяющего центра, но доверяют Госуслугам, и выпуск подписи через Госключ снимает у них большую часть вопросов. Если в вашей компании буксует сбор согласий, посмотрите, какой источник подписи вы предлагаете работникам.»
Стоимость КЭДО и тарифы Добыто в 2026 году
Стоимость зависит от численности подключённых работников и от набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к SLA.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно | в рамках подключения |
| Получение УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговый счёт формируется из численности и выбранного тарифа, а виды подписи на стоимость почти не влияют: ПЭП и УНЭП для работников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а платной остаётся только УКЭП, которую получают через партнёров-удостоверяющих центров. Актуальные условия и состав функций по каждому тарифу опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ, а переход между тарифами возможен в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Выбор между УНЭП и УКЭП решается не сравнением уровней защиты, а ответом на вопрос, какую часть юридической обвязки компания готова вести сама. Квалифицированная подпись признаётся по умолчанию и обязательна для работодателя по перечню статьи 22.3 ТК РФ, неквалифицированная требует соглашения с описанным порядком проверки либо опирается на постановление № 2152, если выпущена в инфраструктуре электронного правительства. Расходы на подписи работников в обоих случаях несёт работодатель, а бумажный контур сохраняется для трудовых книжек, приказа об увольнении, акта о несчастном случае и инструктажей по охране труда.
Мы в Добыто выстраиваем эту схему как проект: сначала матрица видов подписи по типам документов и комплект ЛНА, затем пилотная группа, потом раскатка на всю компанию и интеграция с учётной системой. Такой порядок снимает основную часть вопросов до того, как первый трудовой договор уйдёт на подписание.
Частые вопросы
ЕИО с наличием ПЭП — что это значит и может ли директор подписывать кадровые документы простой подписью?
ЕИО — это единоличный исполнительный орган, то есть директор или генеральный директор. Наличие у него простой электронной подписи означает только возможность авторизации и подтверждения действий в информационной системе. Подписывать трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора со стороны работодателя простой подписью нельзя: статья 22.3 ТК РФ требует здесь УКЭП. Для остальных кадровых документов работодателю доступна и УНЭП.
В чём измеряется УКЭП и что такое «тип подписки» на подпись?
Единиц измерения у подписи нет: это криптографическое преобразование, а не объём или трафик. Тарифицируются две вещи — срок действия сертификата, который обычно составляет 12 месяцев, и количество владельцев или рабочих мест. В сервисах КЭДО к этому добавляется абонентская плата за подключённого сотрудника в месяц, поэтому «тип подписки» на практике означает выбранный тариф платформы, а не разновидность самой подписи.
Нужна ли УНЭП исполнителю по договору ГПХ или самозанятому?
Нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются: это не трудовые отношения, и КЭДО в его законодательном смысле здесь не применяется. Обмен документами строится по 63-ФЗ: при УКЭП соглашение об электронном документообороте формально не требуется, при ПЭП или УНЭП оно обязательно и должно содержать порядок проверки подписи. Проверьте, умеет ли ваша система вести внештатных исполнителей отдельным контуром, иначе договоры придётся оформлять вручную.
Что делать с электронной подписью работника при увольнении?
Сертификат отзывается заявлением в тот удостоверяющий центр или ту систему, где он был выпущен: удаление подписи из хранилища на компьютере или из приложения его не аннулирует. Если на работника оформлялась машиночитаемая доверенность, её отзывают отдельно, особенно когда в доверенности не указана должность. Токен изымается по акту и отмечается в реестре выданных носителей.
Действителен ли документ, если срок сертификата уже истёк?
Да, если подпись была действительна в момент подписания. Проблема не в юридической силе, а в доказывании: без метки доверенной службы штампов времени и без данных о том, что сертификат не был отозван, точный момент подписания подтвердить трудно. Для документов с длительным сроком хранения используется усовершенствованный формат подписи, который включает штамп времени и подтверждение статуса сертификата.
Можно ли подписать кадровый документ в системе задним числом?
Нет, дата подписания фиксируется системой в момент операции и не редактируется. Если работник не уложился в срок, документ либо переоформляется с новой датой и отправляется на повторное подписание, либо оформляется на бумаге. Настройка автозакрытия этапа по истечении отведённого времени возвращает документ кадровой службе и не даёт процессу зависнуть.
Обязательно ли переводить работников на «Работу в России», чтобы использовать бесплатные подписи?
Нет. Работодатель сам выбирает информационную систему для ведения КЭДО, обязанности использовать государственную платформу нет. На «Работе в России» работник может подписывать документы простой электронной подписью ЕСИА, но это отдельный интерфейс и ещё одна точка интеграции, а вопрос долговременной юридической значимости документов, подписанных ПЭП, остаётся спорным. Бесплатную УНЭП работник получает и в Госключе, не покидая систему работодателя.
