УНЭП и УКЭП различаются одним признаком: у квалифицированной подписи есть сертификат аккредитованного удостоверяющего центра, и по 63-ФЗ она равнозначна собственноручной без дополнительных условий, а неквалифицированная получает юридическую силу от соглашения сторон или от прямой нормы закона. В кадровых отношениях такую норму даёт статья 22.3 ТК РФ: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий трудового договора работодатель подписывает только УКЭП, а работник в этих же случаях вправе подписать УНЭП. Поэтому в одной компании одновременно живут сертификаты УКЭП руководителя и кадровиков, УНЭП работников и ПЭП для ознакомлений.
Разберём, какой подписью подписывается каждый кадровый документ, почему два вида подписи неизбежно сосуществуют и какие поля закрывает реестр выданных сертификатов. Покажем шесть точек, где контроль теряется: истёкший сертификат, уволенный сотрудник с рабочим токеном, неотозванная машиночитаемая доверенность. Сценарная таблица по типам компаний, чек-лист диагностики перед аудитом реестра, актуальные тарифы на КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три вида подписи, и различаются они не удобством, а способом подтверждения авторства. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды, пароли и иные средства: сертификата у неё нет, криптографии тоже. Усиленная неквалифицированная создаётся криптографическим преобразованием с использованием ключа электронной подписи, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения, внесённые в документ после подписания. Усиленная квалифицированная добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и средства подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям ФСБ России.
Из этого следует практическое правило по юридической силе. УКЭП признаётся равнозначной собственноручной подписи в силу самого закона. ПЭП и УНЭП работают как собственноручная подпись только тогда, когда это установлено нормативным актом или соглашением участников электронного взаимодействия. Для кадровых документов такую норму даёт статья 22.3 ТК РФ, для остальных случаев нужно письменное соглашение с работником.
| Признак | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | факт подписания конкретным лицом | подписанта и неизменность документа после подписания | подписанта и неизменность документа после подписания |
| Сертификат | нет | неквалифицированный, может отсутствовать | квалифицированный, обязателен |
| Кто выпускает | информационная система работодателя | удостоверяющий центр, система КЭДО или Госключ | аккредитованный УЦ, УЦ ФНС для руководителя, Госключ |
| Когда равна собственноручной | по соглашению сторон или норме закона | по соглашению сторон или норме закона | всегда, кроме случаев, когда закон требует бумагу |
| Что нужно от работника | учётная запись и пароль | подтверждённая учётная запись Госуслуг либо выпуск в системе работодателя | идентификация в УЦ либо дистанционная идентификация в Госключе |
| Единица учёта в реестре | учётная запись в системе | сертификат ключа проверки | сертификат ключа проверки и носитель |
Строка про единицу учёта отвечает на вопрос, который регулярно возникает при бюджетировании и инвентаризации. Считать «штуки УКЭП» бессмысленно: считаются сертификаты и носители, у ПЭП считаются учётные записи, а тарифы систем КЭДО обычно привязаны к сотруднику в месяц, а не к количеству подписей.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Путаница в терминах начинается там, где подпись воспринимают как товар с артикулом. В реестре нужно вести не «подписи», а сертификаты: у сертификата есть владелец, издатель, серийный номер, срок действия и носитель. Как только вы переходите на этот язык, становится видно, что часть записей давно истекла, а часть принадлежит людям, которые уже не работают.»
Какой подписью подписывается каждый кадровый документ
Статья 22.3 ТК РФ разводит документы на две группы и отдельно описывает подписание через платформу «Работа в России». Для первой группы закон жёстко фиксирует УКЭП работодателя: это трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Для второй группы, куда попадают заявления, приказы об отпуске, ознакомление с ЛНА и справки, требования мягче.
| Документ или канал | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования и изменения к ним | только УКЭП | УКЭП или УНЭП, сертификат которой создан в инфраструктуре электронного правительства |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Остальные кадровые документы в информационной системе работодателя | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП в системе работодателя |
| Документы через платформу «Работа в России» | УКЭП или УНЭП инфраструктуры электронного правительства | УКЭП либо ПЭП при личной явке для идентификации |
| Трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда | оформляются на бумаге | собственноручная подпись |
Из таблицы вытекает конструкция реестра. Компания не может обойтись одним видом подписи: минимум один сертификат УКЭП нужен со стороны работодателя, иначе трудовой договор в электронном виде не подписать. Проверить это можно так: откройте подписанный трудовой договор и посмотрите в свойствах подписи издателя сертификата. Если издатель не аккредитованный УЦ, документ подписан не той подписью, которую требует статья 22.3 ТК РФ.
Факт: правила формирования и использования УНЭП в инфраструктуре электронного правительства, то есть той подписи, которую работник получает в Госключе, установлены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Именно на эту норму опирается формулировка статьи 22.3 ТК РФ про сертификат, созданный в инфраструктуре электронного правительства.
Работнику для выпуска УНЭП в приложении Госключ на Госуслугах достаточно подтверждённой учётной записи и номера телефона, ехать в удостоверяющий центр не нужно. Для УКЭП в том же приложении предусмотрена дистанционная идентификация, в том числе по загранпаспорту нового образца. Сертификат в обоих случаях выпускается бесплатно для гражданина и бесплатно для работодателя, что снимает статью расходов на выпуск подписей работникам.
Почему в одной компании оказываются сразу два вида подписи
Схема складывается из четырёх независимых источников, и каждый живёт по своим правилам.
- Единоличный исполнительный орган. Директор получает квалифицированный сертификат в удостоверяющем центре ФНС России бесплатно. Этой подписью закрываются документы, где закон требует УКЭП работодателя.
- Кадровая служба. С 1 сентября 2023 года сертификаты, где рядом с ФИО указана организация, сотрудникам не выдаются. Кадровик получает УКЭП как физическое лицо в аккредитованном удостоверяющем центре, а полномочия подтверждает машиночитаемой доверенностью, подписанной УКЭП руководителя.
- Работники. УНЭП выпускается либо в Госключе, либо средствами самой системы КЭДО. Во втором случае процедура занимает пару кликов: работник задаёт пароль сам, сертификат появляется у него в личном кабинете.
- Ознакомления и служебные действия. Для документов второй группы работнику достаточно ПЭП в информационной системе работодателя. Это отдельная сущность, у неё нет сертификата, и в реестр она попадает как учётная запись.
Кейс из практики: в распределённой сети с филиалами в нескольких регионах маршруты подписания настроили не на конкретные фамилии, а на роли из штатного расписания: в одном филиале документ визирует непосредственный руководитель, в другом добавляется вышестоящий. После этого при переводе или замене руководителя ни один из шаблонов маршрута не переписывается вручную, а реестр подписей сверяется с оргструктурой автоматически.
Два вида подписи на одном документе — штатная ситуация, а не ошибка настройки. Проблема начинается там, где никто не свёл эти четыре источника в один список. Кадровая служба знает про УНЭП работников, ИТ-служба знает про токены, бухгалтерия знает про подпись директора, а целостной картины нет ни у кого.
Внимание: машиночитаемая доверенность — это XML-файл, а не PDF. Полномочия в ней задаются кодами из классификатора, размещённого в Единой системе нормативной и справочной информации. Передоверие МЧД оформляется только через нотариуса, с паспортом представителя и актуальной выпиской из ЕГРЮЛ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В положении о КЭДО прямо указывается, в какой системе ведётся документооборот, какие документы в неё переводятся и какими видами подписи они подписываются. Этот перечень и есть нормативная рамка для реестра: если в положении написано, что заявления работник подписывает УНЭП, а по факту половина людей подписывает ПЭП, спор с инспектором вы проиграете на своём же локальном акте.»
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Что критично в реестре подписей для разных компаний
Универсальной модели нет: набор подписей и глубина реестра зависят от того, как устроена компания.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, один офис | сертификат УКЭП директора и срок его действия | автоматическая сверка реестров, роли и маршруты |
| Полностью удалённая команда | дистанционный выпуск УНЭП и подтверждённые учётные записи Госуслуг у всех работников | физические носители и их учёт |
| Производство и линейный персонал без смартфонов | канал доставки уведомлений, работающий на кнопочном телефоне без интернета | мобильное приложение и push-уведомления |
| Холдинг, несколько юрлиц и филиалов | привязка сертификата к юрлицу, роли и маршруты по оргструктуре, МЧД на подписантов филиалов | единый шаблон документа для всех подразделений |
| Массовый наём и текучесть | скорость выпуска подписи новичку и её отзыв в день увольнения | выбор между Госключом и подписью в системе КЭДО |
Компании из первой строки таблицы отдельный реестр в Excel обычно не нужен: достаточно карточки сертификата в системе. Начиная со второй строки записи приходится сводить вручную или средствами платформы, иначе к концу года никто не скажет, сколько сертификатов действует и на кого они выданы.
Реестр выданных подписей: какие поля закрывают вопрос
Рабочий реестр отличается от списка «кому выдали» тем, что по нему можно ответить на четыре вопроса без обращения к ИТ: чья это подпись, до какого числа она действует, чем подтверждены полномочия и что произойдёт при увольнении владельца.
| Поле реестра | Что вносить | Зачем нужно |
|---|---|---|
| Владелец | ФИО, должность, подразделение, юрлицо | связать подпись с кадровым событием: перевод, отпуск, увольнение |
| Вид подписи | ПЭП, УНЭП или УКЭП | сверить с перечнем документов из положения о КЭДО |
| Издатель | УЦ ФНС, аккредитованный УЦ, Госключ, система работодателя | понять, куда обращаться за отзывом и перевыпуском |
| Серийный номер и отпечаток | значения из свойств сертификата | однозначно опознать подпись на конкретном документе |
| Срок действия | дата начала и дата окончания | планировать перевыпуск до того, как встанет подписание |
| Носитель | токен и его серийный номер, облако, мобильное приложение | знать, что физически изымать при увольнении |
| Основание выдачи | заявление на выпуск, согласие на обработку ПДн, соглашение об использовании ПЭП и НЭП | подтвердить правомерность обработки данных и юридическую силу подписи |
| МЧД | номер, коды полномочий, срок действия | проверить, вправе ли сотрудник подписывать конкретный документ |
| Статус | действует, истёк, отозван, аннулирован | отделить рабочие подписи от исторических записей |
| Дата и основание прекращения | приказ об увольнении, заявление на аннулирование, компрометация ключа | доказать, что подпись отозвана вовремя |
Ответственного за ведение реестра назначают приказом, там же фиксируют делегирование права подписи. Без приказа реестр остаётся чьей-то личной таблицей, и при смене сотрудника он теряется вместе с ним.
В практике Добыто первую версию реестра собирают из двух выгрузок: списка сотрудников с ролями и подразделениями и списка документов с фильтром по статусу подписания. Второй список показывает не только тех, у кого подпись есть, но и тех, кому документы уходили, а подписи так и не появилось.
Шаблоны для реестра подписей и сопутствующих документов
Комплект закрывает три задачи: учёт сертификатов и носителей, оформление полномочий и прекращение действия подписи. Начинать удобнее с реестра сертификатов сотрудников.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Реестр сертификатов сотрудников (XLSX) | Скачать |
| Реестр выданных токенов | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Реестр начинает работать, когда у него появляется календарь. Мы смотрим на две даты: окончание срока сертификата и дату увольнения. Первая закрывается напоминанием за месяц, вторая — пунктом в обходном листе. Без этих двух связок реестр превращается в архивную справку, которую открывают только после того, как что-то сломалось.»
Где теряется контроль над выданными подписями
Шесть сбоев повторяются от компании к компании независимо от отрасли и численности.
- Истёкший сертификат обнаруживают в день подписания. Срок действия квалифицированного сертификата определяет удостоверяющий центр, на практике это 12-15 месяцев. Если дата окончания не попала в реестр, кадровая служба узнаёт о ней в момент, когда трудовой договор с новичком не подписывается.
- Уволенный работник с действующим сертификатом. Кадровое событие произошло, а сертификат продолжает действовать до окончания срока. Пока не подано заявление на аннулирование, подпись формально рабочая.
- Токен лежит в общем ящике. Носитель с ключом директора передаётся бухгалтеру «на время отпуска». По статье 10 63-ФЗ владелец обязан не допускать использования ключа без своего согласия, а при подозрении на нарушение конфиденциальности уведомить удостоверяющий центр не позднее одного рабочего дня.
- Сертификат отозван, но об этом никто не знает. Отзыв виден только при проверке подписи: система показывает статус «сертификат недействителен, сертификат отозван». Документы, подписанные после отзыва, силы не имеют.
- МЧД пережила полномочия. Сотрудник перешёл в другой отдел, подпись физлица осталась прежней, доверенность не отозвана. Формально он по-прежнему вправе подписывать документы от имени компании.
- Два несогласованных списка. ИТ-служба ведёт учёт носителей, кадровая служба — учёт подписей работников. Записи не сверяются, и расхождение вскрывается на проверке.
Полезно знать: на актуальных моделях токенов 128 КБ защищённой памяти, и в формате извлекаемых программных ключей на одно устройство помещается до 31 контейнера. Один токен на несколько юрлиц технически возможен, но в реестре такая запись должна раскрываться построчно, иначе при изъятии носителя вы отключите подписание сразу в нескольких организациях.
Отдельная точка — хранение. В Добыто КЭДО исполненные документы уходят во вкладку «Архив» вместе с файлами подписи и доступны только сотрудникам с правом доступа к электронному архиву. Это же правило стоит перенести на реестр: доступ к нему выдаётся по ролям, а не по факту работы в кадровой службе.
Сколько стоит потеря контроля
Цена ошибки складывается не из перевыпуска сертификата. Документ, подписанный не тем видом подписи, не считается оформленным надлежащим образом: нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юридическому лицу в 30 000 — 50 000 рублей, должностному лицу в 1 000 — 5 000 рублей. Штраф считается по каждому эпизоду, а при массовой рассылке ЛНА эпизодов столько же, сколько работников.
Второй слой расходов — персональные данные. Реестр подписей содержит ФИО, должности и сведения из сертификатов, то есть это обработка персональных данных со всеми требованиями 152-ФЗ. Оборотные штрафы за утечки уже действуют, и хранение реестра в общей папке без разграничения доступа создаёт риск, несопоставимый с экономией на нормальном учёте.
Третий слой виден только в суде. Если работник оспаривает увольнение или дисциплинарное взыскание, вы доказываете, что документ подписан конкретным лицом в конкретный момент. Без реестра, где зафиксированы серийный номер сертификата и срок его действия, доказывать это придётся выгрузками из системы и запросами в удостоверяющий центр.
Как навести порядок в реестре подписей
Работа делится на две части: диагностика текущего состояния и построение регулярной процедуры.
Что проверить до аудита реестра
- Утверждён ли ЛНА о переходе на КЭДО и положение о порядке его осуществления, есть ли в них перечень документов и видов подписи по каждому.
- Собраны ли согласия работников, принятых до 31 декабря 2021 года: для них согласие обязательно, для тех, у кого это первая работа, достаточно уведомления.
- Какие документы по ТК РФ остаются на бумаге: трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении, документы об инструктаже по охране труда.
- Кто из работников имеет УКЭП и на каком основании: сертификат физлица плюс МЧД или сертификат руководителя из УЦ ФНС.
- Как организована выгрузка подписанных документов вместе с файлами подписи для проверки ГИТ.
Важный нюанс из практики: часть работников остаётся вне электронного контура, и это нормально. По тем, кто не пользуется компьютером и не готов подписывать документы со смартфона, документооборот продолжают вести на бумаге, а в реестре подписей у них стоит прочерк. Доступ в учётную систему таким работникам не нужен вообще: в 1С работают только кадровая служба и ответственное лицо, а перевод оформления кадровых операций в электронный вид по остальным сокращает временные затраты кадровой службы минимум втрое.
Как выстроить реестр выданных подписей: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите из системы КЭДО и из учётной системы списки сертификатов с полями «владелец», «издатель», «срок действия», «статус». Это база, дальше её только дополняете.
- Шаг 2. Соберите у ИТ-службы перечень физических носителей с серийными номерами и сопоставьте с сертификатами. Носители без владельца в списке — первая зона риска.
- Шаг 3. Сверьте реестр со штатным расписанием и приказами об увольнении за последние 12 месяцев. По каждому уволенному зафиксируйте, аннулирован ли сертификат и изъят ли носитель.
- Шаг 4. Проверьте машиночитаемые доверенности: срок действия, коды полномочий, соответствие текущей должности. Доверенности на переведённых и уволенных отзовите.
- Шаг 5. Издайте приказ об ответственном за ведение реестра и делегировании права подписи, закрепите периодичность сверки. Ежемесячная сверка закрывает большинство расхождений.
- Шаг 6. Настройте напоминания за 30 дней до окончания срока сертификата и включите отзыв подписи в обходной лист при увольнении.
- Шаг 7. Ограничьте доступ к реестру ролями и зафиксируйте это в документах по обработке персональных данных: реестр содержит ФИО и сведения из сертификатов.
Лайфхак: положение о КЭДО допускает перечислить несколько видов подписи для работника, но на практике проще утвердить один основной способ подписания. Когда у людей есть выбор между двумя вариантами, часть из них подписывает не тем, чем нужно, и реестр приходится вести по обеим ветками сразу.
В сервисе Добыто КЭДО роли и маршруты задаются отдельно от документов: администратор создаёт шаблон маршрута с последовательностью подписантов, а система подставляет конкретных людей по подразделению. Список работников с ролями ведётся в разделе «Сотрудники», добавлять и менять роли может только пользователь с правами администратора, и это тот же список, из которого удобно строить реестр подписей.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Самый недооценённый инструмент контроля — это отчёт «у кого подпись заканчивается». Он показывает три категории: кто не принял приглашение в систему, кто не подписал отправленные документы и у кого истекает сертификат. Если смотреть его раз в месяц, инвентаризация реестра перестаёт быть отдельным проектом и превращается в двадцать минут работы.»
Когда отдельный реестр подписей избыточен
Реестр в виде отдельного файла не нужен компании до 25 человек, где работает одна модель подписания: директор с УКЭП из УЦ ФНС и работники с УНЭП, выпущенной в системе КЭДО. Карточки сертификатов в самой системе уже содержат владельца, срок и статус, а дублирование в таблице создаёт второй источник правды, который быстро расходится с первым.
Не нужен он и там, где все работники подписывают документы исключительно через Госключ, а со стороны работодателя подписывает один человек. Управление сертификатами работников в этом случае полностью на стороне государственной инфраструктуры: работодатель не выпускает их, не хранит ключи и не отзывает сертификаты.
Обратная ситуация: как только появляется второе юрлицо, филиал с собственным подписантом или хотя бы один физический токен, реестр становится обязательным. Признак, по которому это видно, простой: если на вопрос «сколько у нас действующих сертификатов» ответ занимает больше пяти минут, реестра нет.
Стоимость КЭДО и электронных подписей для сотрудников
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых работников и набора функций: интеграции с 1С, электронного архива и требований к поддержке. Электронные подписи для работников в тариф уже входят.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП работникам | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Разница между тарифами влияет и на реестр: на тарифе «Старт» доступны ПЭП и УНЭП, поэтому подпись работодателя УКЭП придётся вести отдельно, а на тарифе «Бизнес» в системе работают все три вида подписи и добавляется электронный архив. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО: там же указано, что при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Разделение подписей закреплено законом, а не выбрано компанией: часть кадровых документов работодатель подписывает только квалифицированной подписью, работнику при этом достаточно неквалифицированной. Поэтому вопрос не в том, чтобы свести компанию к одному виду подписи, а в том, чтобы каждый сертификат имел владельца, срок, основание выдачи и понятную процедуру отзыва. Реестр решает именно эту задачу, а его минимальный набор полей закрывается двумя выгрузками и одним приказом.
Мы в Добыто ведём подписи работников внутри той же системы, где создаются документы и настраиваются маршруты согласования, поэтому список сотрудников, статусы подписания и сроки действия сертификатов не приходится собирать из разных источников. Если реестр у вас пока живёт в отдельной таблице, начните с сопоставления её со штатным расписанием: расхождения обычно находятся в первые полчаса.
Частые вопросы про УНЭП, УКЭП и реестр подписей
Что означает формулировка «ЕИО с наличием ПЭП» в анкетах и опросниках
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть генеральный директор или иное лицо, действующее от имени организации без доверенности. Формулировка про наличие ПЭП означает, что у руководителя есть учётная запись с логином и паролем в информационной системе, а не электронная подпись в смысле 63-ФЗ. Для подписания трудовых договоров и приказов о дисциплинарном взыскании простой подписи недостаточно: по статье 22.3 ТК РФ работодателю нужна УКЭП, которую руководитель получает бесплатно в удостоверяющем центре ФНС России.
Можно ли выдать одному работнику одновременно УНЭП и УКЭП
Можно, ограничений в 63-ФЗ на это нет, и в компаниях так бывает: УКЭП физлица нужна сотруднику для отчётности или закупок, а УНЭП он использует в кадровом документообороте. В реестре это две отдельные строки с разными издателями и разными сроками действия. Отзыв одной подписи не прекращает действие второй, поэтому при увольнении проверяются обе.
Что делать с подписями работника в день увольнения
Три действия в один день: подать в удостоверяющий центр заявление на аннулирование квалифицированного сертификата, отозвать машиночитаемую доверенность, если она выдавалась, и изъять физический носитель по акту. Подпись, выпущенная в системе КЭДО, отключается вместе с блокировкой учётной записи. Приказ об увольнении при этом оформляется на бумаге: он входит в перечень документов, которые нельзя перевести в электронный вид.
Считается ли электронной подписью галочка «Ознакомлен» в личном кабинете
Только если это оформлено как ПЭП: в системе фиксируется идентификатор работника, с работником подписано соглашение об использовании простой подписи, а в положении о КЭДО указано, что ознакомление с ЛНА подтверждается именно ПЭП. Без этих трёх условий отметка остаётся записью в журнале системы. Для документов, где статья 22.3 ТК РФ требует усиленной подписи, галочка не подходит ни при каких условиях.
Нужна ли машиночитаемая доверенность для внутренних кадровых документов
Она нужна, когда документ от имени организации подписывает не руководитель, а сотрудник своей УКЭП физического лица: с 1 сентября 2023 года сертификаты с указанием организации на сотрудников не выпускаются. Если кадровые документы подписывает лично руководитель своей подписью из УЦ ФНС, доверенность не требуется. При передоверии полномочий другому лицу МЧД оформляется у нотариуса.
Что происходит с документом, если сертификат подписанта истёк
Документ, подписанный в период действия сертификата, силы не теряет. Проблема техническая: без метки доверенного времени проверяющая система показывает, что сертификат недействителен на текущую дату, и подтвердить момент подписания становится сложнее. Поэтому для документов длительного хранения подпись формируют с меткой времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируют усовершенствованную.
Как считать подписи при планировании бюджета
Считаются не подписи, а три позиции: сертификаты УКЭП, которые выпускаются платно в аккредитованных удостоверяющих центрах, физические носители и абонентская плата за систему КЭДО. Подписи работников в инфраструктуре электронного правительства выпускаются бесплатно, а ПЭП и УНЭП в системах КЭДО обычно входят в тариф. Основная переменная в смете — численность подключаемых работников, а не количество подписанных документов.
