Подписание документов в КЭДО через государственное приложение Госключ устроено так: работодатель отправляет файл из своей системы, работник открывает его в приложении и подписывает усиленной неквалифицированной подписью, выпущенной на инфраструктуре ЕСИА. Такая УНЭП прямо названа в части 2 статьи 22.3 ТК РФ, и отдельное соглашение об использовании подписи с работником заключать не нужно. Это и есть главное отличие от УНЭП, которую выпускает коммерческий удостоверяющий центр: там соглашение обязательно, а сертификат стоит денег. Выпуск сертификата в Госключе занимает около 2 минут и не стоит ни работнику, ни компании. Правила создания и использования такого сертификата установлены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.
Разберём семь вопросов, которые кадровая служба задаёт до запуска: какая подпись нужна под конкретный документ, чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП, что нельзя перевести в электронный вид ни при каких условиях, какие ЛНА готовить заранее, как выглядит подписание с обеих сторон и что делать, когда работник подписать не может. Дальше идут чек-лист подготовки, сравнительная таблица подписей с применимостью в КЭДО и платой за использование, образцы приказа, положения и уведомления. Расчёт экономии на электронных подписях, сценарии для разной численности, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Если документ нужно подписать электронной подписью прямо сейчас, а не разбираться в настройках рабочего места, воспользуйтесь формой подписания: она работает в браузере и отдаёт готовый файл с подписью.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Вопрос 1. Что такое Госключ и какая подпись в нём выпускается
Госключ — мобильное приложение Минцифры, в котором гражданин бесплатно выпускает себе сертификат электронной подписи и подписывает документы со смартфона. Ключ не лежит на токене и не хранится у работодателя: он создаётся и остаётся в приложении на телефоне работника. Отдельным приложением Госключ доступен в магазинах приложений с 02.08.2021, с 06.08.2025 функциональность встроена в приложение Госуслуги, а с 26.02.2026 подписание доступно через национальный мессенджер MAX. Официальная страница Госключа на портале Госуслуг содержит актуальные требования к устройству и порядок выпуска сертификата.
Приложение выпускает два типа сертификатов. УНЭП физического лица оформляется по подтверждённой учётной записи ЕСИА и российскому номеру телефона, без визитов и документов. УКЭП физического лица требует дополнительной идентификации: загранпаспорт нового образца со сканированием чипа через NFC, подтверждённая биометрия в ЕБС, действующий сертификат УКЭП или очный визит в банк либо МФЦ. Очная идентификация доступна в МФЦ в 87 регионах и в банках в 89 регионах. Отдельно выпускаются УКЭП должностного лица, УКЭП индивидуального предпринимателя и юридического лица через УЦ ФНС России, а также УКЭП Федерального казначейства для бюджетной сферы.
Факт: на 15.04.2026 в Госключе активировано более 41,2 млн приложений с выпущенными сертификатами против 22,4 млн годом ранее, подписано около 50,4 млн документов. Технологию применяют более 3200 компаний, из них более 1000 — в кадровом документообороте.
Масштаб именно кадрового применения пока скромнее общего: из 75 млн работающих граждан на КЭДО согласились около 6 млн, при 70 млн электронных кадровых документов в год в Госключе за всё время подписано более 1,2 млн. Динамика при этом резкая: 60 203 подписания УНЭП в КЭДО за 2023 год, 272 853 за 2024 год и 688 605 за 2025 год. В марте 2026 года подписаний было 82 496 против 32 950 в марте 2025 года.
Вопрос 2. Чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП и что чем подписывать
Три вида подписи различаются не названием, а тем, кто и как подтверждает личность подписанта и какую юридическую нагрузку документ выдержит в споре. ПЭП — логин, пароль или код из СМС: подтверждает факт нажатия кнопки конкретным пользователем системы, но не защищает документ от изменений. УНЭП создаётся криптографическим преобразованием, позволяет установить подписанта и обнаружить правку документа после подписания. УКЭП дополнительно опирается на сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и по 63-ФЗ равнозначна собственноручной подписи без дополнительных соглашений.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Практическое следствие для кадровика: ПЭП работника не закрывает трудовой договор и договор о материальной ответственности, УНЭП закрывает почти весь массив кадровых документов, УКЭП нужна работодателю и требуется под отдельные документы, где закон прямо просит квалифицированную подпись. Работодатель подписывает со своей стороны УКЭП всегда.
Дальше сравнение шести реальных вариантов, которые встречаются в кадровых системах. Оценки безопасности и применимости в КЭДО приводятся так, как их формулирует профильный проектный офис по внедрению цифровых документов и идентификации.
| Вид подписи работника | Безопасность | Применимость в КЭДО | Плата за использование |
|---|---|---|---|
| Простая ЭП по соглашению сторон | 10 % | 10 % | стоимость каждого СМС-сообщения |
| ПЭП ЕСИА | 30 % | 30 % | бесплатно |
| УНЭП информационной системы работодателя | 50 % | 80 % | около 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП Госключ | 75 % | 80 % | бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП Госключ | 100 % | 100 % | бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП коммерческого удостоверяющего центра | 100 % | 100 % | от 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
Из таблицы видно, где проходит граница выбора. УНЭП Госключа даёт применимость на уровне коммерческой УНЭП при нулевой плате за использование, а по безопасности стоит выше неё. Обратная сторона — удобство клиентского пути: чем выше уровень подписи, тем длиннее путь работника, и у УКЭП он самый тяжёлый.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Работодатели часто спорят, какую подпись выдавать сотрудникам, и упускают норму, которая снимает половину вопросов. Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ разрешает работнику пользоваться УНЭП, выпущенной на инфраструктуре ЕСИА, и в этом случае соглашение об использовании подписи с ним подписывать не требуется. С коммерческой УНЭП такое соглашение нужно, и его отсутствие — готовое основание оспорить документ. Сверьте формулировку в своём положении о КЭДО: там должен быть назван конкретный вид подписи, а не абстрактная электронная подпись.»
Вопрос 3. Какие кадровые документы через госприложение подписать нельзя
Четыре документа остаются на бумаге независимо от того, какое приложение и какая подпись используются: трудовая книжка, если она не переведена в электронный вид, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Всё остальное кадровое делопроизводство переводится в электронный вид без дублирования на бумажном носителе.
На практике компании начинают не со всего массива, а с одного-двух типов документов. В банке, который переводил приём на госприложение, на подписание через Госключ вынесли трудовой договор, дополнительные соглашения, заявление на увольнение и договор о материальной ответственности. Это осознанное сужение периметра: чем меньше типов документов в пилоте, тем быстрее видно, где ломается маршрут.
Отдельный сюжет — ознакомление с локальными нормативными актами. Подписание через приложение закрывает только момент проставления подписи. Сбор комплекта ЛНА под конкретную должность, сроки ознакомления, повторная рассылка при выходе новой редакции и выгрузка листов ознакомления для проверки живут на стороне системы КЭДО, а не приложения.
Вопрос 4. Что нужно оформить до первого подписания
Переход на КЭДО оформляется тремя документами: приказ о введении КЭДО, положение о кадровом электронном документообороте и уведомление работников о переходе. В положении фиксируется, в какой системе ведётся документооборот, какими видами подписи подписываются конкретные документы и по какому реестру документов это распределение работает. Работники, принятые до 31 декабря 2021 года, дают письменное согласие на переход; для тех, у кого это первая работа или кто принят позже, согласие не требуется, достаточно уведомления. Отказ работника от КЭДО не даёт оснований для увольнения или иных санкций — он продолжает работать на бумаге.
В практике Добыто дольше всего согласуется не техническая часть, а именно положение о КЭДО: спор идёт о том, какие документы отнести к подписанию УНЭП, а какие оставить за УКЭП работодателя. Мы советуем закреплять в положении один основной вид подписи для работника, иначе сотрудники путаются, каким инструментом подписывать очередной документ.
Чек-лист подготовки: что проверить до запуска подписания
- Комплект ЛНА. Приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, уведомления работникам, форма согласия для принятых до 31.12.2021.
- Реестр документов. Список типов документов с указанием вида подписи с каждой стороны и отметкой документов-исключений, которые остаются на бумаге.
- Подпись работодателя. Действующая УКЭП руководителя или уполномоченного лица, а также приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи.
- Схема подключения к госприложению. Решение, работаете вы по агентскому договору с вендором или самостоятельно на своём API-ключе.
- Контактные данные работников. У каждого должен быть заполнен либо номер телефона, либо электронная почта, иначе кабинет не публикуется и уведомление о документе не уйдёт.
- Маршруты согласования. Последовательность подписантов по каждому типу документа, сроки на этапах и правило автозакрытия этапа при просрочке.
Внимание: при самостоятельном подключении к госприложению обезличенный сертификат на организацию выпускает только руководитель и лично, а перевыпускать его нужно каждый год. Пропущенный перевыпуск останавливает подписание у всей компании.
Альтернатива — агентский договор с вендором: тогда используется API-ключ вендора, но от работников требуется согласие на передачу персональных данных в его сторону. Выбор между двумя схемами лучше делать до старта проекта, потому что от него зависит комплект согласий.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы документов для перехода на КЭДО и подписания в госприложении
Комплект закрывает подготовку к запуску: начните с приказа о введении КЭДО, остальные документы опираются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Акт об отказе от подписания | Скачать |
Вопрос 5. Как проходит подписание с двух сторон
Со стороны работника путь укладывается в четыре действия и не требует ни визита, ни носителя ключа. Со стороны работодателя документ формируется в учётной системе или в системе КЭДО, проходит маршрут согласования и подписывается УКЭП, после чего уходит работнику. Подписанный экземпляр возвращается в систему с обеими подписями и хранится в электронном архиве.
Как подписать кадровый документ через госприложение: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Работник устанавливает приложение Госключ или открывает соответствующий раздел в приложении Госуслуги и входит по подтверждённой учётной записи ЕСИА.
- Шаг 2. Принимает условия лицензионного соглашения, задаёт пароль и подтверждает согласие на вход по Face ID или Touch ID.
- Шаг 3. Выпускает сертификат УНЭП. Выпуск занимает около 2 минут, ехать никуда не нужно, документы предъявлять не требуется.
- Шаг 4. Кадровый специалист отправляет документ из системы КЭДО. Работник получает уведомление, открывает карточку документа в приложении и читает файл.
- Шаг 5. Подтверждает ознакомление, нажимает подписание либо отказ от подписи. Отказ фиксируется системой так же, как и подписание.
- Шаг 6. Подписанный документ возвращается в систему КЭДО, где на нём видны обе подписи, и попадает в архив, доступный работнику для скачивания.
Кейс из практики: компания на 1100 сотрудников с распределёнными подразделениями перевела кадровое подписание на госприложение. Документооборот по одному процессу стал занимать 15-30 минут вместо нескольких недель, экономия на электронных подписях составила 0,5 млн рублей в год. Отдельный эффект — продление подписей перестало быть задачей кадровой службы: сотрудник выпускает и перевыпускает сертификат сам.
По замерам вендоров, при уже установленном приложении путь от отправки документа из системы до подписания занимает меньше минуты. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на 20-30 сотрудниках видно, где ломается маршрут согласования и какие уведомления не доходят.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Сопротивление работников снимается не инструкцией, а понятным источником доверия. Люди, которые отказываются от облачной подписи коммерческого удостоверяющего центра, спокойно подписывают через государственное приложение, потому что вход идёт по учётной записи Госуслуг. Если у вас буксует сбор согласий, начните разговор не с описания сервиса, а с того, кто именно выпускает подпись и где хранится ключ.»
Вопрос 6. Что ломается на практике и кому этот вариант не подойдёт
Первая сложность повторяется у всех: часть сотрудников не может самостоятельно пройти путь выпуска сертификата. Вторая — технические сбои на стороне приложения, из-за которых подписание встаёт. Третья касается только самостоятельного подключения и связана с ежегодным перевыпуском обезличенного сертификата руководителем.
Четвёртая сложность архитектурная. Госключ остаётся отдельным интерфейсом: работник формирует заявление в личном кабинете КЭДО, а подписывает в другом приложении. Переход между интерфейсами частично закрывается механикой перехода по ссылке и возврата обратно, но полностью не исчезает. Пятая относится к информационной безопасности: для подписания тело документа передаётся через инфраструктуру портала госуслуг, и службы безопасности задают об этом вопросы на первой же встрече.
Когда подписание через госприложение не подходит
Вариант не решает задачу, если работникам нужен единый интерфейс без переходов в стороннее приложение, а служба безопасности не согласовывает передачу тела документа через внешнюю инфраструктуру. Он не подходит для документов-исключений: приказ об увольнении, акт о несчастном случае, инструктажи по охране труда и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге при любом сценарии. Он не закроет и полноценное делопроизводство: регистрация в журнале, отнесение в дело, контроль актуальности ЛНА и архивное хранение остаются задачами системы КЭДО.
Во что обходится ошибка с видом подписи
Ошибка стоит не переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью, оспаривается в первую очередь, потому что ПЭП не обеспечивает юридическую значимость документа на длительном сроке хранения. Второй по частоте промах — коммерческая УНЭП без подписанного соглашения об использовании подписи: сама подпись выпущена корректно, но основание её применения отсутствует. Третий — расходы: при 2500 сотрудниках выпуск платных подписей по 400 рублей даёт 1 000 000 рублей затрат, а оплата подписания по 25 рублей за документ при 20 документах в год на человека добавляет ещё 1 250 000 рублей. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф, поэтому пересчёт при текучке кадров не требуется.
Лайфхак: компании, которые довели долю подписаний через госприложение до 90 % персонала, вели переход как внутреннюю кампанию: рассылки на почту, баннеры на корпоративном портале, поиск амбассадоров, отдельная работа с руководителями подразделений и база знаний с короткими роликами процесса подписания.
Сценарий перехода зависит от того, кем укомплектована компания. Ниже разбивка того, что критично, а что второстепенно.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, один офис | Комплект ЛНА и простота выпуска подписи работником | Интеграция с учётной системой, кастомные шаблоны |
| Распределённая компания с дистанционными сотрудниками | Дистанционный приём без визита, УНЭП без соглашения об использовании подписи | Наличие собственного удостоверяющего центра |
| Крупная компания с высокой текучкой | Бесплатный выпуск и продление подписи, отсутствие платы за документ | Единичные кастомизации интерфейса |
| Организация бюджетной сферы | Поддержка УКЭП Федерального казначейства и типовые меры защиты | Облачное развёртывание |
Строка про бюджетную сферу не теоретическая: подписание УКЭП Федерального казначейства уже реализовано для кадрового документооборота, в том числе в единой информационной системе управления кадровым составом государственной службы.
Вопрос 7. Сколько времени и денег занимает подключение
Подключить госприложение можно двумя путями. Через готовую интеграцию вендора кадровой системы — тогда работа сводится к подаче заявки и получению API-ключа; у отдельных платформ заявка рассматривается не более 7 рабочих дней, дальше нужны доверенность на портале госуслуг и добавление ключа в систему. Самостоятельная интеграция по API портала госуслуг проходит в четыре шага: регистрация в тестовом контуре, доработка своей информационной системы, совместное тестирование с Минцифры и подключение к продуктивной среде; регламентный срок этапов — не более 30 дней. Отдельный маршрут через СМЭВ состоит из пяти шагов. Пошаговые инструкции по интеграции с Госключом опубликованы на портале для партнёров.
Кейс из практики: крупный банк с уже действующим КЭДО перевёл цифровой приём на госприложение. От старта проекта до пилота прошло около 4 месяцев, включая согласование с юристами и комплаенсом. Результат — стабильные 95 % трудовых договоров, подписанных через приложение, и 90 % сотрудников с выпущенной подписью. Действующих сотрудников переводили не приказом: тех, у кого подпись заканчивалась или была утеряна, переключали при перевыпуске, остальных — через внутреннюю информационную кампанию.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сроки внедрения растягивает не техника, а юридическая часть. В проектах, где документы перехода готовили параллельно с интеграцией, пилот выходил примерно за 4 месяца; там, где положение о КЭДО начинали писать после настройки, срок удваивался. Соберите приказ, положение и уведомления до того, как отдел ИТ сядет за API-ключ.»
Полезно знать: версия государственного приложения для персональных компьютеров заявлена на 2026 год для Windows 10, Astra Linux Special Edition 1.7 и 1.8 и Debian 12. Юридически значимое архивное хранение подписанных документов заявлено на 2027 год.
Стоимость КЭДО с подписанием через госприложение: тарифы и сроки
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9 %, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно, входит в тариф | по запросу |
| УКЭП для подписания от лица компании | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в электронном архиве и приоритетной поддержке. Разбивка по включённым возможностям и условия смены тарифа приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Выводы
Государственное приложение закрывает самую дорогую часть кадрового подписания — выпуск и продление подписей работникам. УНЭП, выпущенная на инфраструктуре ЕСИА, не требует соглашения об использовании подписи с работником и обходится компании бесплатно, а по применимости в КЭДО не уступает коммерческой. Ограничения тоже конкретны: четыре документа остаются на бумаге, подписание идёт в отдельном интерфейсе, а тело документа передаётся через внешнюю инфраструктуру. Подготовка ЛНА занимает больше времени, чем сама интеграция, и именно она определяет срок запуска.
Мы в Добыто ведём такие проекты целиком: собираем комплект документов перехода, настраиваем маршруты подписания под реестр документов компании и запускаем пилотную группу до раскатки на весь штат. Подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф, поэтому расходы не растут вместе с текучкой кадров.
Частые вопросы о подписании в КЭДО через госприложение
Можно ли подписать документ, если у работника нет смартфона
Сейчас подписание идёт только с мобильного устройства: ключ создаётся и хранится в приложении на телефоне. Версия для персональных компьютеров заявлена на 2026 год для Windows 10, Astra Linux Special Edition 1.7 и 1.8 и Debian 12 с подписанием документов в среде их создания. До её выхода работникам без подходящего смартфона документы оформляются на бумаге либо иным видом подписи, предусмотренным положением о КЭДО.
Нужен ли работнику загранпаспорт, чтобы подписывать кадровые документы
Для УНЭП — нет. Достаточно подтверждённой учётной записи ЕСИА и российского номера телефона, выпуск занимает около 2 минут. Загранпаспорт нового образца со сканированием чипа через NFC нужен только для УКЭП физического лица, и он не единственный вариант: подойдут подтверждённая биометрия в ЕБС, действующий сертификат УКЭП или очная идентификация в банке либо МФЦ.
Может ли директор выпустить УКЭП юридического лица в этом приложении
Да. Порядок такой: активировать приложение и выпустить сертификат УНЭП, пройти дополнительную идентификацию очно в территориальном органе ФНС России, получить сертификат УКЭП от удостоверяющего центра ФНС, ознакомиться с ним и подписывать документы. Отдельно предусмотрен выпуск УКЭП должностного лица и УКЭП индивидуального предпринимателя. Дистанционная идентификация юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по подтверждённой биометрии или действующему квалифицированному сертификату заявлена на 2026 год.
Что делать, если работник отказался подписывать документ в приложении
Отказ фиксируется в системе так же, как подписание: работник нажимает отказ, и документ возвращается кадровому специалисту с соответствующим статусом. Дальше действует обычный порядок — оформляется акт об отказе от подписания, документ переводится в бумажный маршрут либо подписывается иным видом подписи из положения о КЭДО. Отказ от перехода на КЭДО сам по себе не является основанием для увольнения или иных санкций.
Подходит ли такой способ подписания для организаций бюджетной сферы
Да, для них предусмотрен отдельный маршрут — подписание УКЭП Федерального казначейства. Порядок: выпустить сертификат УНЭП в приложении, подать запрос на выпуск сертификата УКЭП на портале Казначейства, пройти дополнительную идентификацию очно в территориальном органе Федерального казначейства или по действующему сертификату, получить сертификат и подписывать документы. Для кадрового документооборота этот маршрут уже реализован, в том числе в единой информационной системе управления кадровым составом государственной службы.
Как долго хранится юридическая значимость подписанного документа
Подпись сама по себе действительна в момент проставления, а для длительного хранения нужны штампы времени и усовершенствованные форматы подписи. Организации, которые подписывают кадровые документы через государственное приложение, уже проходили проверки с такими документами. Отдельный сервис юридически значимого архивного хранения на долгих сроках заявлен на 2027 год, до его появления архив ведёт система КЭДО.
Обязателен ли переход на КЭДО для работодателей
Нет. На текущий момент нормативных актов, которые делали бы кадровый электронный документооборот обязательным для каких-либо категорий компаний, не принято. Утверждения об обязательности, которые встречаются в сети, нормативной базой не подтверждаются. При этом крупных судебных дел, где оспаривалась бы сама конструкция КЭДО, за последний год не зафиксировано: электронные подписи признаются судами равнозначными собственноручным.
