Отказ работника от КЭДО закон отдельным документом не оформляет: по статье 22.2 ТК РФ письменной должна быть форма согласия, а отказ — это его отсутствие. Из этого не следует, что устной фразы «электронно подписывать не буду» достаточно. Доказывать, что работник уведомлен о переходе и что согласия он не давал, будет работодатель, а не работник. Поэтому отказ фиксируют одним из трех способов: заявлением работника, отметкой на экземпляре уведомления или актом об отказе подписать уведомление. Различие, от которого зависит порядок действий: есть ли у работника трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года. Если есть — согласие обязательно, и отказ надо фиксировать. Если стажа на эту дату нет, согласие по части 7 статьи 22.2 ТК РФ не требуется вовсе, и заявление об отказе правовых последствий не создает.
Разберем, что закрывает каждая из трех форм фиксации, как оформить отказ работника, который не подписывает и сам отказ, и какой подписью можно подписать согласие дистанционному сотруднику. Покажем, что меняется в работе кадровой службы после отказа: какие документы придется выдавать на бумаге за счет работодателя и почему право дать согласие позже нельзя закрыть одним приказом. Сценарная таблица по категориям работников, разбор ошибок с ценой в рублях, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Конструктор ниже собирает заявление работника об отказе от взаимодействия через КЭДО в формате .docx, с оговоркой статьи 22.2 ТК РФ о том, что отказ не влечет негативных последствий.
Почему устный отказ от КЭДО не дает работодателю ничего
Часть 5 статьи 22.2 ТК РФ требует письменного согласия работника на переход на электронный документооборот. Требования к письменной форме отказа в кодексе нет, и это сбивает кадровые службы: раз отказ — это просто отсутствие согласия, кажется, что достаточно не заводить работника в систему. Проблема в другом месте. При проверке ГИТ и в трудовом споре работодатель показывает три вещи: локальный нормативный акт о введении КЭДО, доказательство уведомления каждого работника по части 4 статьи 22.2 ТК РФ и результат волеизъявления по каждому. Устный разговор не закрывает ни одну из них.
Дальше расходятся два сценария. Если работник в системе, а письменного согласия нет, электронные кадровые документы по нему подписаны с нарушением порядка: инспектор фиксирует нарушение трудового законодательства, а юрлицо получает штраф от 30 000 до 50 000 рублей по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, при повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 рублей по части 2 той же статьи. Если работник в системе нет и документы ему оформляют на бумаге, но подтверждения уведомления не осталось, нарушена уже часть 4 статьи 22.2 ТК РФ: работодатель обязан уведомить каждого работника и сообщить о праве дать согласие.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по электронным кадровым документам суд смотрит не на технологию, а на то, знал ли работник о своих обязанностях и о порядке взаимодействия. Если в локальных актах не прописано, что работник хранит логин и пароль и никому их не передает, суд встает на сторону работника. С отказом от КЭДО та же логика: доказывать надо не намерение работника, а то, что вы его уведомили и зафиксировали ответ».
Отдельно стоит развести уведомление и согласие. Уведомление — обязанность работодателя, оно направляется всем работникам в срок, установленный локальным нормативным актом. Согласие — право работника, и закон прямо разрешает не пользоваться им. Работник, который согласия не дал, сохраняет право дать его позже, поэтому отказ не закрывает вопрос навсегда: это отметка о состоянии на конкретную дату.
Шаблоны уведомления, согласия и отказа от перехода на КЭДО
Комплект закрывает всю цепочку фиксации, начинать удобно с уведомления работнику: именно на его экземпляре ставится отметка об отказе.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Три формы фиксации отказа и что закрывает каждая
Заявление работника об отказе — самая полная форма. В нем есть дата, подпись, прямая формулировка волеизъявления и ссылка на статью 22.2 ТК РФ. Заявление удобно тем, что работает и как доказательство уведомления: работник не может отказаться от того, о чем не знал. Минус один — его нужно получить, а часть работников подписывать любые бумаги про электронные подписи отказывается принципиально.
Отметка на экземпляре уведомления закрывает ту же задачу дешевле. Уведомление печатается в двух экземплярах, работник на экземпляре работодателя пишет от руки, что уведомление получил и от перехода на КЭДО отказывается, ставит дату и подпись. Кадровой службе не нужен отдельный документооборот, а в деле остается один лист вместо двух.
Акт об отказе от подписания уведомления нужен в единственной ситуации: работник не подписывает ничего. Акт составляют в присутствии двух работников, которые не заинтересованы в исходе, и фиксируют дату, время, место, содержание зачитанного уведомления и факт отказа от подписи. Акт не заменяет согласие и не превращает молчание в согласие: он подтверждает, что обязанность уведомить исполнена.
Лайфхак: в положении о ведении КЭДО сразу укажите, в какой системе ведется документооборот, какие документы какими видами подписи подписываются и в какой срок работники уведомляются о переходе. Практика показывает, что проще держать один вид подписи для рядовых сотрудников, чем несколько: работники в вариантах путаются.
Как зафиксировать отказ работника от КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, попадает ли работник в категорию, указанную в локальном нормативном акте о введении КЭДО. Если категория в акте не названа, уведомлять и собирать согласие пока не нужно: сначала правится акт.
- Шаг 2. Сверьте дату приема и наличие трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021 года. При отсутствии стажа на эту дату согласие не требуется, и отказ фиксировать бессмысленно.
- Шаг 3. Вручите уведомление в двух экземплярах в срок, установленный локальным нормативным актом. Один экземпляр остается у работника, второй с его подписью — у работодателя.
- Шаг 4. Предложите работнику выбор из двух документов: заявление о согласии или заявление об отказе. Формулировку отказа не сокращайте до слова «отказываюсь»: в тексте должны быть указаны система, перечень документов и дата.
- Шаг 5. Если работник отказывается подписывать и уведомление, и заявление, составьте акт при двух свидетелях в тот же рабочий день. Отложенный на неделю акт объяснить сложнее.
- Шаг 6. Внесите работника в реестр отказавшихся и заблокируйте его учетную запись в системе КЭДО, если она была создана автоматически при массовой регистрации.
- Шаг 7. Заново предложите перейти на электронное взаимодействие при следующем кадровом событии: переводе, изменении условий трудового договора, смене системы. Право дать согласие позже за работником сохраняется.
В практике Добыто чаще всего спотыкаются на шаге 6: работника завели в систему на этапе интеграции с 1С массовой выгрузкой, он отказался, а учетная запись осталась активной и продолжила получать документы на подписание.
Какой подписью подписывают согласие и отказ: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Виды электронной подписи в трудовых отношениях распределены статьей 22.3 ТК РФ, и они не взаимозаменяемы. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи определенным лицом через коды и пароли, усиленная неквалифицированная создается криптографическим преобразованием и позволяет обнаружить изменение документа после подписания, усиленная квалифицированная дополнительно опирается на сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и признается по умолчанию, без отдельного соглашения сторон. Отсюда и разница в допустимости: чем выше риск спора по документу, тем строже требование кодекса.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Подпись работника | Подпись работодателя |
|---|---|---|
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования и изменения к ним | УКЭП или УНЭП, в том числе УНЭП, выданная через инфраструктуру электронного правительства | УКЭП либо УНЭП, выданная через инфраструктуру электронного правительства |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора | УКЭП или УНЭП | УКЭП либо УНЭП, выданная через инфраструктуру электронного правительства |
| Согласие на перевод, заявление об увольнении, отзыв заявления об увольнении | УКЭП или УНЭП | Не применяется |
| Согласие на КЭДО, отказ от КЭДО, прочие заявления, ознакомление с ЛНА | УКЭП, УНЭП или ПЭП, если соглашением сторон установлены правила определения подписанта | УКЭП, УНЭП или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства |
| Документы на цифровой платформе «Работа в России» | УКЭП, УНЭП либо ПЭП, ключ которой получен при личной явке | УКЭП или УНЭП |
Само согласие на КЭДО и отказ от него в перечень строгих документов не входят, поэтому теоретически допустима и простая электронная подпись. На практике возникает замкнутый круг: чтобы подписать что-то ПЭП внутри системы работодателя, нужно соглашение сторон о правилах определения подписанта, а его подписывают до входа в систему. Именно поэтому первое согласие в большинстве проектов остается бумажным либо подписывается УНЭП, полученной через Госуслуги.
Для дистанционных работников бумажный вариант неудобен, и здесь Роструд позицию обозначил: работник, у которого по состоянию на 31 декабря 2021 года есть трудовой стаж, может дать согласие на участие в кадровом ЭДО электронной подписью, без пересылки бумаги почтой. Формулировка приведена в ответе дежурного инспектора Роструда о КЭДО при приеме дистанционного работника, и на нее удобно ссылаться во внутренней записке для кадровой службы.
Полезно знать: УНЭП различают не только по видам, но и по месту хранения ключа. Подпись на устройстве работника или на токене находится под его контролем, облачная хранится на стороннем защищенном сервере. При споре о том, кто именно подписал документ, доказательная позиция по этим двум вариантам отличается.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании подписи формально не требуется, если применяется квалифицированная подпись: она признается по умолчанию. Как только вы переходите на простую или неквалифицированную, соглашение становится обязательным, и в нем должен быть описан порядок проверки такой подписи. Проверьте свое положение о КЭДО на этот пункт до того, как соберете первую партию согласий».
Кому согласие на КЭДО не нужно и чей отказ ничего не меняет
Часть 7 статьи 22.2 ТК РФ выводит из-под требования о согласии лиц, которые приняты или принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Такого работника нужно проинформировать о том, что в организации ведется КЭДО, но собирать с него согласие не надо. Заявление об отказе от него принимать можно, только правовых последствий оно не создает: работодатель вправе вести с ним электронный документооборот.
Вторая категория — дистанционные работники. Порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, которая появилась в кодексе раньше статей 22.1-22.3, и условия взаимодействия закрепляются трудовым договором или локальным нормативным актом об удаленной работе. Отдельное письменное согласие на КЭДО здесь по общему правилу не собирают, а два потока документов имеет смысл развести с самого начала, чтобы правила ЭДО не распространялись на дистанционных работников по умолчанию.
Факт: отказ работника от электронного документооборота не является поводом для увольнения или применения санкций. Для отказавшихся кадровые документы продолжают вести на бумажном носителе, и это норма, а не исключение из процесса.
Третья ситуация — исполнители по гражданско-правовым договорам и самозанятые. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ на них не распространяются: обмен электронными документами оформляется отдельным соглашением об ЭДО, в котором прописывается порядок проверки электронной подписи. Переносить на них форму согласия работника ошибочно, как и переносить на работников форму соглашения с самозанятым.
| Ситуация | Нужно письменное согласие | Что критично зафиксировать |
|---|---|---|
| Работник со стажем на 31.12.2021, работает в офисе | Да | Подпись на уведомлении плюс заявление о согласии или об отказе |
| Принят после 31.12.2021, стажа на эту дату нет | Нет | Факт информирования о том, что в организации ведется КЭДО |
| Дистанционный работник | По общему правилу нет | Раздел об электронном взаимодействии в трудовом договоре или ЛНА о дистанционной работе |
| Кандидат со стажем на 31.12.2021 при приеме на работу | Дает согласие по своему усмотрению | Информирование до подписания трудового договора и ответ кандидата |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | Нормы ТК РФ о КЭДО не применяются | Соглашение об ЭДО с порядком проверки электронной подписи |
Из таблицы следует практический вывод для сбора согласий: список работников делится не по подразделениям, а по дате приема и статусу занятости. В сервисе Добыто такая выборка формируется из штатного расписания до рассылки уведомлений, чтобы кадровая служба не собирала согласия с тех, у кого их брать не нужно.
Что меняется в работе кадровой службы после отказа
Отказавшийся работник остается на бумажном документообороте, и документы, связанные с работой, работодатель предоставляет ему на бумажном носителе безвозмездно. Расходы на печать, доставку и хранение по этой части штата остаются, поэтому смешанный режим дороже любого из чистых. По части 8 статьи 22.2 ТК РФ ни отсутствие согласия, ни отсутствие у работника электронной подписи не могут быть основанием для отказа в приеме на работу или увольнения.
Важный нюанс из практики: в смешанном режиме ломается не подписание, а ознакомление с локальными нормативными актами. Система рассылает новую редакцию документа всем, на кого он распространяется, автоматически, а отказавшиеся выпадают из этой рассылки. Их нужно вести отдельным списком и печатать лист ознакомления вручную, иначе при проверке обнаружится группа работников, не ознакомленных с действующей редакцией акта.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Часть кадровых документов остается на бумаге независимо от согласия. Статья 22.1 ТК РФ выводит из электронного оборота трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Отказ работника этот перечень не расширяет и не сокращает.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Отказ выгоднее рассматривать как отложенное согласие. Мы закладываем повторное предложение при каждом кадровом событии: переводе, изменении условий договора, замене системы. Доля отказавшихся после второго круга обычно заметно снижается, потому что первый отказ чаще связан не с принципиальной позицией, а с непониманием, что подпись выпускается бесплатно и за счет работодателя».
Расходы на получение и использование электронной подписи работника несет работодатель. Это прямая норма статьи 22.2 ТК РФ, и она снимает основную часть возражений: работник не платит за подпись и не покупает токен.
Что проверить до старта сбора согласий
Сбор согласий — самый длинный этап перехода, и его длительность зависит не от численности, а от подготовки. Проверьте до рассылки уведомлений:
- Принят ли локальный нормативный акт о введении КЭДО с учетом мнения представительного органа работников, если такой орган есть.
- Указаны ли в акте сведения об информационной системе, порядок доступа к ней, перечень электронных документов, перечень категорий работников и срок уведомления.
- Определен ли порядок осуществления КЭДО: сроки подписания и ознакомления, порядок инструктажа работников, исключительные случаи оформления документов на бумаге.
- Совпадают ли перечни видов подписи в положении о КЭДО и в настройках системы по каждому типу документа.
- Выгружен ли из штатного расписания список работников с датой приема и признаком наличия стажа на 31 декабря 2021 года.
- Собраны ли согласия на обработку персональных данных, если работодатель сам передает данные работников в сервис при массовой регистрации.
- Назначен ли ответственный за КЭДО и оформлено ли делегирование права подписи приказом.
Последний пункт про персональные данные закрывают реже всего. Если работник регистрируется в сервисе сам, оператором в отношении своих данных выступает он и сервис собирает согласие напрямую. Если работодатель организует массовую регистрацию и передает данные, отношения оформляются как обработка по поручению, и согласие на передачу собирает работодатель.
Мы в Добыто закладываем пилотную группу из одного подразделения перед раскаткой на всю компанию: на пилоте видно, какие формулировки уведомления вызывают отказы, и текст правится до массовой рассылки.
Внимание: при интеграции с учетной системой сотрудники регистрируются в сервисе массово, часто до того, как получено согласие. Проверьте, чтобы порядок был обратным: сначала уведомление и ответ работника, затем выгрузка в систему.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Сопротивление на старте встречается почти в каждом проекте: часть сотрудников не готова подписывать электронно и просит бумагу. Аргумент, который работает лучше остальных, — подпись через Госключ: приложение и авторизация идут через Госуслуги, а выпуск подписи обеспечен государством. Людям, которые не доверяют облачной подписи коммерческого удостоверяющего центра, этого объяснения обычно достаточно».
Ошибки при фиксации отказа и цена каждой
Первая ошибка — собирать согласие устно на общем собрании и отмечать результат в таблице кадровика. Мотив понятный: так быстрее и не нужно печатать по два листа на человека. Таблица без подписей работников доказательством не является, а при первом же споре восстановить, кого именно уведомили, невозможно.
Вторая ошибка — формулировка отказа в одно предложение без указания системы и перечня документов. Такой отказ невозможно соотнести с конкретным локальным нормативным актом, а при смене системы КЭДО он теряет смысл полностью.
Третья ошибка — считать отказ окончательным и не возвращаться к вопросу. Право дать согласие в последующем за работником сохраняется, и работодатель, который ни разу не предложил перейти повторно, продолжает содержать бумажный контур ради нескольких человек.
Во что обходится незафиксированный отказ
Прямой убыток начинается со штрафа: от 30 000 до 50 000 рублей на юрлицо по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ и от 50 000 до 70 000 рублей при повторном нарушении по части 2. К нему добавляется переоформление: документы, подписанные в системе без согласия работника, приходится дублировать на бумаге задним числом, а задним числом кадровый документ не подписывается. Отдельная статья расходов — трудовой спор, в котором работник заявляет, что электронный документ он не подписывал и о переходе на КЭДО не знал: без уведомления с его подписью работодателю нечего противопоставить.
Когда отдельное заявление об отказе не нужно
Заявление не нужно, если работник принят после 31 декабря 2021 года и стажа на эту дату у него нет: согласие с него не требуется, отказ ничего не меняет. Не нужно оно и дистанционным работникам, у которых порядок электронного взаимодействия закреплен трудовым договором или локальным актом об удаленной работе. Наконец, отдельное заявление избыточно, если в вашем уведомлении предусмотрены две отрывные части с вариантами ответа: подпись работника в нужной части и есть письменная фиксация.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности подключенных сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учетной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | период 12 месяцев |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключенных сотрудников и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и кастомные шаблоны входят в тариф «Бизнес», а требования по выделенному серверу и SLA закрываются тарифом «Корпорация». Актуальный состав каждого пакета и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отказавшиеся работники на стоимость подписки влияют напрямую: тариф считается за подключенного сотрудника, поэтому оставшиеся на бумаге в расчет не входят, а вот бумажный контур по ним продолжает стоить денег.
Выводы
Письменной формы требует согласие, а не отказ, но именно письменная фиксация отказа закрывает работодателю доказательную базу: заявление работника, отметка на экземпляре уведомления или акт при двух свидетелях. Порядок действий определяется наличием у работника трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021 года и статусом занятости: для дистанционных и для принятых без стажа после этой даты сценарий другой. Отказ не окончателен, право дать согласие позже за работником сохраняется, а расходы на электронную подпись несет работодатель.
Мы в Добыто разводим потоки уведомлений и согласий по категориям работников до старта проекта и держим отказавшихся отдельным списком, чтобы ознакомление с локальными актами по ним не выпадало из процесса. Это снимает основную часть замечаний, которые всплывают при проверке через год после внедрения.
Частые вопросы
Может ли работник отозвать согласие на КЭДО после того, как дал его
Порядок отзыва согласия Трудовой кодекс прямо не устанавливает: в статье 22.2 ТК РФ описано только право дать согласие в последующем. На практике вопрос закрывают положением о ведении КЭДО: в нем прописывают форму заявления об отказе от дальнейшего электронного взаимодействия, срок перевода работника на бумажный документооборот и порядок блокировки учетной записи. Документы, подписанные до отзыва, силы не теряют.
Обязан ли работодатель принять отказ, присланный по электронной почте без электронной подписи
Письмо без электронной подписи не позволяет достоверно определить подписанта, поэтому как письменный документ оно не работает. Практический выход: зафиксировать обращение в журнале, направить работнику уведомление повторно и получить либо бумажное заявление, либо заявление, подписанное УНЭП или УКЭП. Если работник не отвечает и не подписывает, составляется акт.
Нужно ли повторно уведомлять отказавшегося работника при переводе в другое подразделение
Повторное уведомление требуется, если работник переходит в категорию, которая указана в локальном нормативном акте о введении КЭДО и не была указана раньше. Перечень категорий работников — обязательный реквизит такого акта. Если категория та же, обязанность уведомить исполнена ранее, но предложить перейти на электронное взаимодействие повторно имеет смысл: это укладывается в право дать согласие в последующем.
Что делать, если работник отказался от КЭДО, но пользуется личным кабинетом
Фактическое использование системы согласия не заменяет: часть 5 статьи 22.2 ТК РФ говорит о письменной форме. Правильная последовательность — получить письменное согласие датой, с которой работник начал подписывать документы электронно, и приложить его к ранее оформленному отказу. До получения согласия документы по такому работнику безопаснее дублировать на бумаге.
Можно ли включить согласие на КЭДО в текст трудового договора
Для принимаемых на работу лиц со стажем на 31 декабря 2021 года отдельный пункт трудового договора формально закрывает требование письменной формы. Отдельный документ удобнее по двум причинам: согласие может быть дано позже приема, и его проще предъявить проверяющему, не показывая весь трудовой договор. Для действующих работников такой вариант потребует дополнительного соглашения к договору.
Влияет ли отказ от КЭДО на трудовую книжку
Не влияет. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности выведены из электронного кадрового документооборота статьей 22.1 ТК РФ независимо от согласия работника, а выбор между бумажной трудовой книжкой и сведениями о трудовой деятельности регулируется отдельной процедурой. Одно заявление второе не заменяет и на него не влияет.
