Оформление декретного отпуска через КЭДО: документы и ЭП 2026

Оформление декретного отпуска через КЭДО позволяет провести отпуск по беременности и родам, а потом и отпуск по уходу за ребёнком без бумажных заявлений, без визита беременной сотрудницы в офис и без беготни кадровика по этажам с приказом на подпись. Здесь разберём, какие документы участвуют в этой цепочке, какой подписью их подписывают работница и работодатель, что по закону нельзя перевести в электронный вид, за какой срок СФР назначает пособие в 2026 году и как настроить маршрут так, чтобы заявление не зависало на согласовании у руководителя. Это часть большого материала про переход на кадровый электронный документооборот, где описан весь путь от выбора системы до полного перевода штата.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что в трудовом праве скрывается за словом «декрет»

Слова «декретный отпуск» в Трудовом кодексе нет. Это бытовое название, под которым обычно понимают сразу два разных отпуска. Первый — отпуск по беременности и родам, его дают по листку нетрудоспособности на 140 календарных дней при обычной беременности, 156 при осложнённых родах и 194 при многоплодной. Второй — отпуск по уходу за ребёнком, он идёт после окончания больничного по БиР и тянется до достижения ребёнком трёх лет. Их часто путают, а оформляются они по-разному, разными документами и в разные моменты времени. И вот эту разницу важно держать в голове, когда переводите процесс в КЭДО.

Почему это удобно делать в электронном виде. Беременная сотрудница на 30-й неделе не всегда рвётся ехать в офис писать заявление от руки. А сотрудница в отпуске по уходу — тем более, у неё на руках младенец. Раньше кадровик возил ей приказ домой или ждал, пока она доберётся сама. Теперь заявление подаётся с телефона, приказ подписывается там же, и весь процесс укладывается в минуты. Кадровый электронный документооборот это создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге, и отпускные документы под эту схему подходят почти полностью.

Правовая основа: 377-ФЗ, статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ

Электронное взаимодействие работника и работодателя регулируют статьи 22.1-22.3 Трудового кодекса. Их внёс 377-й закон в ноябре 2021 года, и с тех пор кадровые документы можно вести в цифре, не печатая бумажные копии. Виды электронной подписи и требования к ним описывает 63-ФЗ, та самая «тройка». Переход на КЭДО добровольный. На дату написания статьи никакой обязаловки нет. В интернете гуляют слухи, что для кого-то КЭДО уже стало обязательным, на текущий момент это неправда, нормативных актов с такой нормой не приняли.

Чтобы запустить КЭДО, работодатель готовит пакет внутренних документов: приказ (локальный нормативный акт) о введении электронного документооборота, положение о КЭДО с реестром документов и видами подписей по каждому из них, порядок осуществления ЭДО. Дальше работников уведомляют и собирают с них согласие на переход. По разъяснениям Минтруда согласие лучше брать на бумаге. Без согласия работницы перевести её на электронный документооборот нельзя, это требование статьи 22.2 ТК РФ. И декретница тут не исключение: если она хочет получать и подписывать всё по старинке, на бумаге, заставить её нельзя.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Нюанс, который эйчары вечно упускают: КЭДО — это право работника, а не обязанность. Сотрудница ушла в отпуск по уходу, а согласие на электронку с неё не взяли. И всё, формально вы ей приказ о выходе из отпуска в систему закинуть не можете, придётся по-старому. Поэтому согласие мы собираем заранее, ещё до того, как человек засобирался в декрет.»

Какие документы декретного отпуска можно оформить в электронном виде, а какие нельзя

В КЭДО уходит почти вся отпускная цепочка. Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам, заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком, приказы по обоим отпускам, заявление о замене расчётных лет (если оно нужно для увеличения пособия), заявление о выходе из отпуска по уходу, заявление о работе на условиях неполного рабочего времени в период ухода за ребёнком, дополнительные соглашения к трудовому договору. Всё это — стандартные кадровые документы, которые статья 22.1 ТК РФ разрешает вести электронно.

А вот что в электронный вид не переводится никаким образом. Трудовая книжка, если работница не перешла на электронную. Акт о несчастном случае на производстве. Документы об инструктаже по охране труда с личной подписью. И приказ об увольнении. К декретному отпуску из этого списка реально относится только история с трудовой книжкой, остальное в нашем процессе не возникает. То есть практически вся процедура — в цифре.

Отдельная история — больничный по беременности и родам. Его в КЭДО вы не подписываете и не храните, потому что это не кадровый документ работодателя. С 2022 года листок нетрудоспособности по БиР оформляется только электронно (ЭЛН): врач женской консультации формирует его и направляет данные в СФР, оттуда сведения поступают работодателю. Сотруднице достаточно знать номер электронного больничного или посмотреть его на Госуслугах. То есть больничный живёт в системе СФР, а в вашем КЭДО крутятся заявление и приказ.

Какой подписью подписывают заявления и приказы по декрету

Здесь самая частая путаница, и денежки работодателя зависят как раз от ответа. Статья 22.3 ТК РФ жёстко закрепляет список документов, которые работодатель обязан подписывать только усиленной квалифицированной подписью, УКЭП. В этот список входят трудовые договоры и изменения к ним, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, приказы о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении условий трудового договора. Заявления и приказы по отпуску по беременности и родам, по уходу за ребёнком в этот перечень не входят.

Что это значит на практике. Со стороны работницы заявление о предоставлении декретного отпуска можно подписывать простой электронной подписью (ПЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП, она же НЭП). УКЭП от сотрудницы не требуется. Приказ об отпуске со стороны работодателя тоже не из «укэпного» списка статьи 22.3, для него достаточно подписи, предусмотренной вашим положением о КЭДО. На внутренние заявления и приказы об отпуске в большинстве случаев хватает ПЭП или УНЭП, а это совсем другие денежки, чем выпускать УКЭП на каждого. Расходы на подпись работодатель не вправе перекладывать на работницу, это прямо запрещено.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Видела техзадания, где для заявления декретницы требовали УКЭП. Это перебор и лишние затраты. По 22.3 для приказа об отпуске и заявления хватает ПЭП либо УНЭП. УКЭП нужна работодателю под трудовой договор и допники к нему. Зачем ухаживать за подписью там, где она не нужна, я искренне не понимаю.»

Удобный для декретниц вариант — Госключ. Это мобильное приложение от Минцифры, оно выпускает УНЭП дистанционно, бесплатно для гражданина и для работодателя, по подтверждённой учётке Госуслуг. Сотрудница, сидя дома с ребёнком, скачивает приложение, проходит идентификацию за несколько минут и подписывает заявление одной кнопкой. Госключ теперь живёт и внутри приложения Госуслуг, ставить отдельную программу уже необязательно. Для людей, которые не хотят возиться с облачной подписью от удостоверяющего центра, доверие к государственному сервису часто становится решающим аргументом.

Как оформить отпуск по беременности и родам через КЭДО: пошагово

Процесс в цифре повторяет бумажный, только без бумаги и без перемещений человека. Сотрудница получает электронный больничный по БиР у врача на сроке 30 недель (или 28 при многоплодной беременности). Дальше пишет заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам — в заявлении указывает период, например 140 дней, и реквизиты или номер электронного больничного. В системе КЭДО это делается из личного кабинета: сотрудница открывает шаблон, проставляет даты, подписывает. Заявление по маршруту уходит на согласование руководителю, потом кадровику, который готовит приказ. Приказ подписывает работодатель, сотрудница знакомится с ним и тоже подписывает. Готово, оба документа лежат в электронном архиве с отметками времени.

Как оформить декретный отпуск через КЭДО: пошаговая инструкция

По пособию важная деталь 2026 года. Назначает и платит его СФР, а не работодатель. Сотрудница пишет заявление о выплате, бухгалтерия в течение трёх рабочих дней направляет в фонд сведения о застрахованном лице. СФР назначает и выплачивает пособие в срок не более 10 рабочих дней со дня представления документов и сведений. Если данных не хватает, срок может растянуться до 20 рабочих дней. Обратиться за пособием можно в течение шести месяцев после окончания отпуска по БиР. Максимальный размер пособия по беременности и родам в 2026 году превышает 950 000 рублей за 140 дней — сумма зависит от заработка за два предыдущих года. Порядок назначения и актуальные суммы описаны на странице пособия по беременности и родам на сайте СФР.

Отпуск по уходу за ребёнком в КЭДО: что меняется

Отпуск по уходу оформляется отдельным заявлением после окончания больничного по БиР. Право на него имеет не только мать — по статье 256 ТК РФ его может взять отец, бабушка, дедушка, другой родственник или опекун, который фактически ухаживает за ребёнком. Отказать в таком отпуске работодатель не вправе, это безусловная гарантия. К заявлению прикладывают свидетельство о рождении ребёнка и, при необходимости, справку с места работы второго родителя о том, что он таким отпуском не пользуется. В КЭДО эти документы загружаются в систему вместе с заявлением.

Отпуск по уходу можно использовать полностью или по частям, в том числе работая на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на пособие. Каждое такое изменение — выход на неполный день, возврат к полной ставке, досрочный выход из отпуска — это снова заявление и приказ. И тут цифра экономит больше всего: сотруднице не нужно ездить в офис ради каждой бумажки. В сервисе Добыто такие повторяющиеся документы идут по сохранённому маршруту согласования, кадровику не приходится каждый раз собирать цепочку подписантов вручную.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Отпуск по уходу — это не разовая история, а длинная. Мама то на неполный день выходит, то возвращается, то снова уходит. На бумаге кадровик с ней месяцами в догонялки играет: то заявление потеряли, то она в другом городе у родителей. В КЭДО она просто запулила заявление со смартфона, и через минуту у неё подписанный приказ. Вот это и есть закрытая боль.»

Типичные ошибки при оформлении декрета через КЭДО

Первая ошибка — не собрать согласие сотрудницы на КЭДО до её ухода в отпуск. Эйчар думает, что успеет потом. А потом человек уже дома с ребёнком, на электронку не переведён, и весь процесс приходится вести на бумаге с курьером. Цена ошибки — месяцы возни и риск, что приказ о выходе из отпуска вы вовремя не оформите. Лечится просто: согласие на КЭДО собирают при приёме на работу или массово при внедрении, со всем штатом сразу.

Вторая ошибка — пытаться подписать документ задним числом. Сотрудница забыла подать заявление вовремя, кадровик хочет оформить отпуск «как будто вчера». В нормальной системе КЭДО это невозможно: каждая подпись фиксируется с реальной отметкой времени. Делают так ради мнимого порядка в датах, а получают риск при проверке. Цена ошибки — подозрение в фальсификации кадровых документов. Выход: настроить автозакрытие этапа по таймауту, а спорный документ оформить на бумаге, ничего страшного в этом нет.

Третья ошибка — перепутать вид подписи и заложить УКЭП там, где хватает ПЭП или УНЭП. Делают ради «надёжности», а на деле раздувают бюджет и усложняют жизнь декретнице, которой теперь надо городить квалифицированную подпись ради заявления на отпуск. Цена ошибки — лишние затраты на выпуск УКЭП по штату плюс сопротивление сотрудников. Логику в требовании искать бессмысленно, проще свериться со статьёй 22.3.

Образцы документов для оформления декрета и внедрения КЭДО

Как настроить маршрут согласования отпускных документов

Без настроенного маршрута заявление декретницы упрётся в руководителя, который в командировке, и зависнет. Поэтому в системе заранее задают цепочку подписантов под каждый тип документа. Для заявления на декрет это обычно сотрудница, потом непосредственный руководитель, потом финальный подписант со стороны работодателя — директор или уполномоченное лицо. Маршрут строят на функциональных ролях, а не на конкретных фамилиях: система сама определяет, какому кадровику отправить документ, по структуре подразделения. Уволился один кадровик, пришёл другой — маршрут перенастраивать не надо.

На этапах выставляют сроки и автозакрытие по таймауту. Если руководитель не согласовал заявление за заданное число дней, документ возвращается кадровику, и тот решает — подписать на бумаге или отправить повторно. Уведомления идут через пуш в мобильном приложении и СМС, которое дойдёт даже на кнопочный телефон без интернета. Наши специалисты настраивают такие маршруты под структуру компании, включая холдинги, где сотрудник трудоустроен в одном юрлице, а согласует отсутствие у руководителя из другой обособки.

При планировании отпусков система контролирует Трудовой кодекс: подсказывает, когда отпуск распределён неверно, видит пересечения по подразделению. Перед запуском процесса полезно свериться с тем, какой отпускной стаж накоплен у сотрудницы к 2026 году: это влияет на её право на ежегодный оплачиваемый отпуск перед декретом, который беременная вправе взять независимо от графика.

Стоимость оформления декретного отпуска через сервис КЭДО Добыто

Отдельной цены «за оформление декрета» не существует. Стоимость складывается из тарифа на сервис КЭДО, а он зависит от численности персонала, набора подключаемых функций и вида электронной подписи. Оформление отпускных документов входит в базовый функционал любого тарифа, отдельной платы за него нет. Ниже — актуальные тарифы сервиса Добыто.

По тарифу Бизнес действует условие минимальной оплаты: 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее. Выпуск подписи для сотрудников, включая декретниц, входит в сервис, отдельных денег за это не берут.

Проверка сотрудника перед оформлением

Перед оформлением кадровых документов иногда нужно проверить данные сотрудника. Заполните форму: ФИО, дату рождения, паспортные данные (серия и номер без пробелов, дата выдачи), при наличии — водительское удостоверение. Проверьте корректность и нажмите «Проверить»; кнопка «Очистить поля» удаляет введённые данные.

Выводы: оформление декрета через КЭДО

Декретный отпуск делится на два разных отпуска — по беременности и родам и по уходу за ребёнком, и оба почти полностью переводятся в КЭДО на основании статей 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. В электронный вид уходят заявления, приказы, допсоглашения; вне КЭДО остаётся только трудовая книжка, если она бумажная. Больничный по БиР с 2022 года электронный и живёт в системе СФР, а не в вашем КЭДО.

Заявление и приказ по декрету не требуют УКЭП — со стороны работницы хватает ПЭП или УНЭП, в том числе через Госключ, что особенно удобно для сотрудницы, которая не появляется в офисе. Согласие на КЭДО собирайте заранее, до ухода в декрет. Маршруты согласования настраивайте на функциональных ролях со сроками и автозакрытием этапов. Пособие в 2026 году назначает СФР в срок до 10 рабочих дней, бухгалтерия передаёт сведения за три рабочих дня, а максимальная сумма по БиР превышает 950 000 рублей.

В ближайшие годы охват КЭДО будет расти, Госключ постепенно становится стандартом подписания для физлиц. Работодателю, который заранее перевёл отпускные процессы в цифру, при этих изменениях не придётся ничего переделывать.

Часто задаваемые вопросы