УНЭП и УКЭП — два вида усиленной электронной подписи по 63-ФЗ, и различает их источник сертификата. Квалифицированный сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а сама подпись создаётся сертифицированными ФСБ средствами. Неквалифицированную работник получает в информационной системе работодателя или в мобильном приложении Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг. Обе подписи сотруднику сегодня выпускают дистанционно: для УНЭП достаточно подтверждённой записи в ЕСИА и российского номера телефона, для УКЭП нужна дополнительная идентификация — загранпаспорт нового образца с чипом, биометрия в ЕБС, действующий сертификат УКЭП или визит в банк либо МФЦ. Различие, от которого зависит комплект ваших документов: УНЭП из Госключа работник вправе применять в силу статьи 22.3 ТК РФ, отдельное соглашение с ним не подписывается; УНЭП, выпущенная в системе работодателя, без такого соглашения не работает.
Разберём, какой вид подписи закон допускает для каждой группы кадровых документов, как выпустить сертификат работнику и что закрепить в ЛНА до старта. Покажем расходы по каждому варианту подписи и цену ошибки в трудовом договоре. Сценарная таблица по категориям персонала, комплект образцов документов и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП
Простая электронная подпись подтверждает только факт подписания конкретным лицом через коды, пароли и логины. Усиленная неквалифицированная подпись строится на криптографическом преобразовании, поэтому она показывает и авторство, и неизменность документа после подписания. Усиленная квалифицированная подпись добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированные средства подписи, и по 63-ФЗ она признаётся равнозначной собственноручной без дополнительных соглашений сторон.
На практике различие удобнее считать в затратах и в клиентском пути. УНЭП в информационной системе работодателя обходится примерно в 500 рублей в год на сотрудника. УКЭП в аккредитованном удостоверяющем центре стоит от 2 до 5 тысяч рублей в год на человека и требует очной идентификации. УНЭП и УКЭП в Госключе выдаются работнику бесплатно, а работодатель платит один раз за интеграцию своей системы.
Ниже собраны параметры, по которым вид подписи выбирают на практике: кто выпускает сертификат, что требуется от работника и во что обходится год использования.
| Вид подписи | Что требуется от работника | Применимость в КЭДО | Плата за использование |
|---|---|---|---|
| ПЭП в системе работодателя | Номер телефона, приём кода из SMS | Ограниченная, только документы без требования усиленной подписи | Стоимость каждого SMS-сообщения |
| ПЭП ЕСИА | Учётная запись на Госуслугах | Ограниченная, та же группа документов | Бесплатно |
| УНЭП в информационной системе работодателя | Соглашение об использовании подписи, выпуск сертификата в сервисе | Широкая, кроме документов из части 1 статьи 22.3 ТК РФ | Около 500 рублей в год на сотрудника |
| УНЭП в Госключе | Подтверждённая учётная запись ЕСИА и российский номер телефона | Широкая, включая трудовой договор со стороны работника | Бесплатно, разовые затраты работодателя на интеграцию |
| УКЭП в Госключе | Загранпаспорт нового образца, биометрия, действующая УКЭП или визит в банк либо МФЦ | Полная | Бесплатно, разовые затраты работодателя на интеграцию |
| УКЭП в аккредитованном удостоверяющем центре | Очная идентификация, носитель ключа, установка криптопровайдера | Полная | От 2 до 5 тысяч рублей в год на сотрудника |
Из таблицы видно, за что компания платит при каждом варианте. Самый дорогой сценарий — массовая выдача рядовым сотрудникам квалифицированных подписей из коммерческого удостоверяющего центра: при численности 500 человек это от 1 до 2,5 млн рублей в год плюс организация очной идентификации.
Какой подписью подписывают кадровые документы по ТК РФ
Состав допустимых подписей задан статьёй 22.3 ТК РФ, которая появилась вместе с 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и договора на получение образования с отрывом от работы, а также для изменений к ним работодатель применяет только УКЭП. Работник в этих же документах вправе поставить УКЭП или УНЭП, полученную в инфраструктуре ЕСИА, то есть подпись из Госключа. Для остальных кадровых документов работодателю доступны УКЭП и УНЭП, работнику — УКЭП, УНЭП или ПЭП.
Отдельно держите в голове перечень документов, которые в электронный вид не переводятся вообще: трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Их оформляют на бумаге независимо от того, какие подписи выпущены сотрудникам.
Факт: часть 2 статьи 22.3 ТК РФ разрешает работнику использовать УНЭП ЕСИА, и это снимает необходимость подписывать с ним отдельное соглашение об использовании неквалифицированной подписи. Правила создания и использования такого сертификата установлены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152.
За год объём подписаний в Госключе вырос заметно: к середине апреля 2026 года через приложение подписано около 50,4 млн документов против 24 млн годом ранее, из них примерно 37,3 млн приходится на УНЭП и 13 млн на УКЭП. Технологию используют более 3200 организаций, из них свыше 1000 применяют её именно в КЭДО.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда работник подписывает трудовой договор УНЭП из Госключа, отдельное соглашение об использовании подписи с ним заключать не нужно: основание прямо прописано в статье 22.3 ТК РФ. А вот если вы выпускаете работнику УНЭП внутри своей информационной системы, соглашение обязательно, и в нём должен быть описан порядок проверки подписи. Проверьте формулировку в своём шаблоне до того, как начнёте массовую рассылку документов.»
Проверьте, какой подписью подписан кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает вид подписи, владельца сертификата, срок его действия и наличие метки времени. Это единственный способ убедиться, что в архиве лежит документ с той подписью, которую требует статья 22.3 ТК РФ, а не с той, которую сотрудник выбрал по привычке.
Как выпустить УНЭП сотруднику в Госключе без визита в центр
Госключ доступен в магазинах приложений с 2 августа 2021 года, а с 6 августа 2025 года функциональность встроена в основное приложение Госуслуг, поэтому отдельную установку можно уже не требовать. Разработчики оценивают прирост конверсии после встраивания в Госуслуги в 13% по сравнению с 2024 годом. С 2026 года доступ к ключу УНЭП открывается по Face ID или Touch ID, и работнику не нужно вспоминать мастер-пароль при каждом подписании. Условия выпуска сертификата, требования к учётной записи и ответы службы поддержки опубликованы на странице Госключа на портале Госуслуг: эту ссылку удобно вкладывать в памятку для новичка вместо собственной инструкции.
Как выпустить УНЭП работнику: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Убедитесь, что у сотрудника подтверждённая учётная запись на Госуслугах и российский номер телефона. Без подтверждённой записи сертификат не выпускается, и решать это придётся до отправки первого документа.
- Шаг 2. Попросите работника установить приложение Госключ или открыть раздел с подписью в приложении Госуслуг.
- Шаг 3. Работник проходит аутентификацию в ЕСИА, принимает условия лицензионного соглашения и задаёт пароль, а затем подтверждает вход по биометрии устройства.
- Шаг 4. Сотрудник нажимает выпуск сертификата УНЭП. Сертификат формируется в приложении, посещать удостоверяющий центр и получать носитель не требуется.
- Шаг 5. Кадровик отправляет комплект документов из системы КЭДО. Работник получает уведомление, открывает документ, подтверждает ознакомление и подписывает или отказывается от подписания.
- Шаг 6. Подписанный файл возвращается в систему работодателя вместе с файлом подписи. Проверьте наличие обеих подписей и метки времени до того, как отправите комплект в электронное личное дело.
Кейс из практики: в финансовой организации переход на Госключ занял около 4 месяцев от старта проекта до пилота. Прогрев кандидатов начинали ещё на этапе отклика на вакансию, а вход в Госуслуги считали идентификацией кандидата. Результат: 95% трудовых договоров стабильно подписываются в Госключе, доля сотрудников с выпущенной подписью выросла до 90%. В проектах Добыто мы выносим выпуск сертификата в отдельный шаг онбординга: подпись у работника появляется раньше, чем ему уходит первый документ на подписание.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Сопротивление при переходе на КЭДО чаще всего снимается доверием к инструменту. Госуслугами пользуется большинство работников, и выпуск подписи в знакомом приложении воспринимается спокойнее, чем облачный сертификат от незнакомого удостоверяющего центра. Если у вас есть сотрудники, которые уже полгода не подписывают документы, начните разговор с ними именно с этого аргумента.»
Когда сотруднику нужна УКЭП и как выпустить её дистанционно
Квалифицированный сертификат физического лица Госключ тоже выпускает удалённо, но перед этим работник проходит дополнительную идентификацию одним из четырёх способов: сканирует чип загранпаспорта нового образца телефоном с NFC, подтверждает личность через биометрию в ЕБС, использует действующий сертификат УКЭП на компьютере или приходит в отделение банка либо МФЦ с паспортом и СНИЛС. Первый сценарий самый массовый: в стране около 33 млн загранпаспортов нового образца, тогда как подтверждённую биометрию зарегистрировали около 6,3 млн человек. Очная идентификация доступна в МФЦ в 87 регионах и в банках в 89 регионах.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельные ветки существуют для должностных лиц и для организаций: УКЭП должностного лица выпускается по сертификату удостоверяющего центра Федерального казначейства, а УКЭП юридического лица и ИП пока получают очно в территориальном органе ФНС России. Дистанционную идентификацию юридических лиц и ИП по подтверждённой биометрии или действующему квалифицированному сертификату Минцифры планирует на 2026 год.
Когда УКЭП сотруднику не нужна
Квалифицированная подпись рядовому работнику избыточна в трёх ситуациях. Первая: весь его документооборот укладывается в заявления, ознакомление с ЛНА, расчётные листки и приказы по отпускам — здесь достаточно УНЭП, а по части документов и ПЭП. Вторая: сотрудник подписывает трудовой договор и допсоглашения, но пользуется Госключом — УНЭП ЕСИА закон допускает и для этой группы документов. Третья: у работника нет загранпаспорта с чипом и биометрии, а ехать в банк или МФЦ ради кадровых документов он не готов; в этом случае попытка выдать УКЭП превращается в остановку процесса на недели.
УКЭП работнику действительно требуется, когда его подпись используется за пределами трудовых отношений: он выступает уполномоченным представителем компании, сдаёт отчётность, работает с государственными информационными системами или подписывает документы, для которых закон прямо требует квалифицированную подпись. В практике Добыто мы разделяем эти две группы на старте проекта и не смешиваем их в одном маршруте подписания.
Что подготовить до выпуска подписей сотрудникам
Выпуск сертификатов закрывает подготовку к КЭДО. До того как первый работник нажмёт кнопку в приложении, проверьте пять позиций.
- ЛНА о ведении КЭДО. В положении фиксируются система, в которой ведётся документооборот, перечень документов в электронном виде и виды подписи для каждой стороны и каждого типа документа.
- Согласия работников. С теми, кто принят до 31 декабря 2021 года, требуется письменное согласие на взаимодействие через КЭДО. Отказ работника не является основанием для увольнения или иных санкций.
- Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП. Нужно, если подписи выпускаются в вашей системе; в тексте обязателен порядок проверки подписи. Для УНЭП из Госключа и для УКЭП соглашение не требуется.
- Правовая рамка обработки персональных данных. Если сотрудников регистрирует работодатель, а не они сами, сервис обрабатывает данные по вашему поручению, и согласие на передачу собирает оператор, то есть компания.
- Схема подключения к Госключу. По агентскому договору используется API-ключ вендора и требуется согласие работников на передачу данных; при самостоятельном подключении API-ключ выпускается на организацию, а обезличенный сертификат оформляет руководитель лично и перевыпускает каждый год.
Важный нюанс из практики: сроки подключения зависят от способа интеграции. Готовый коннектор к 1С устанавливается примерно за час без привлечения разработчиков, интеграция по API занимает от 2 дней до 2 месяцев. Регистрация и тестирование в контуре ЕПГУ проходит по четырём шагам и по регламенту укладывается в 30 дней, методическую поддержку на этом этапе даёт Минцифры России. Обучение сотрудников выпуску подписи и подписанию закрывается одним-двумя вебинарами.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Схему подключения к Госключу выбирают до старта, потому что она задаёт состав ваших документов. По агентскому договору вы берёте с работников согласие на передачу персональных данных вендору, при самостоятельном подключении обходитесь без этого, но получаете обязанность каждый год перевыпускать обезличенный сертификат руками руководителя. Посчитайте, какая из двух работ вам дешевле, и зафиксируйте выбор в положении о КЭДО.»
Образцы ЛНА, соглашений и заявлений для выпуска подписей
Комплект закрывает подготовку к выпуску сертификатов; начинать удобнее с положения о ведении КЭДО, остальные документы подстраиваются под него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
Ошибки при выпуске подписей и цена каждой
Первая ошибка — подписать трудовой договор со стороны работодателя неквалифицированной подписью. Часть 1 статьи 22.3 ТК РФ допускает здесь только УКЭП, и документ с УНЭП инспектор ГИТ не примет как надлежаще оформленный. Цена вопроса складывается из предупреждения или штрафа на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, переоформления пакета по каждому принятому сотруднику и слабой позиции в суде, если работник оспорит условия договора.
Вторая ошибка — выдать сотрудникам УНЭП в своей системе и не оформить соглашение об использовании подписи с порядком её проверки. Формально подпись есть, юридического основания признавать её равнозначной собственноручной нет. При споре документ придётся доказывать другими средствами, а весь массив подписанного за период попадает под сомнение сразу, а не по одному документу.
Внимание: при самостоятельном подключении к Госключу обезличенный сертификат организации выпускает только руководитель и лично, срок действия — 1 год. Поставьте в календарь напоминание за месяц: с истечением сертификата подписание останавливается у всей компании сразу.
Третья ошибка — массовая закупка квалифицированных подписей в коммерческом удостоверяющем центре для рядовых сотрудников. При 500 работниках это от 1 до 2,5 млн рублей в год, организация очной идентификации, выдача и учёт носителей. Тот же объём документов закрывается бесплатными сертификатами Госключа, а разовые затраты приходятся только на интеграцию.
Кейс из практики: компания на 1100 сотрудников перевела кадровые процессы на подписание через Госключ. Оформление одного процесса стало занимать 15-30 минут вместо нескольких недель, экономия на электронных подписях составила около 0,5 млн рублей в год.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Самая дорогая ошибка в КЭДО обнаруживается не в момент подписания, а через год, когда приходит проверка или иск. Поэтому мы всегда закладываем сверку первых подписанных комплектов: открываем документ, смотрим вид подписи, владельца сертификата и метку времени. Если расхождение нашлось на десяти документах, его чинят за день, если на десяти тысячах — это отдельный проект.»
Какая подпись подойдёт вашей категории сотрудников
Универсального ответа по видам подписи нет: результат зависит от статуса работника и от того, какие документы он подписывает чаще всего.
| Сценарий | Подпись работника | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|---|
| Приём офисного сотрудника с явкой в отдел кадров | УНЭП в системе работодателя или УНЭП Госключ | Соглашение об использовании подписи, если она выпущена в вашей системе | Скорость выпуска сертификата |
| Дистанционный работник, приём без визита в офис | УНЭП Госключ | Подтверждённая запись ЕСИА, ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии | Письменное согласие на КЭДО |
| Массовый линейный персонал, розница и производство | ПЭП для ознакомлений, УНЭП для остальных документов | Канал доставки уведомлений и обучение подписанию | Наличие смартфона последних моделей |
| Сотрудник, представляющий компанию во внешних системах | УКЭП | Способ идентификации и срок действия сертификата | Стоимость сертификата |
| Организация бюджетной сферы | УКЭП Федерального казначейства через Госключ | Настройка вида подписи Госключа под каждый тип документа | Выбор между облаком и локальной установкой на старте |
| Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый | УКЭП или УНЭП по соглашению об ЭДО | Соглашение об электронном документообороте с порядком проверки подписи | Нормы ТК РФ о КЭДО, они на эти отношения не распространяются |
Сценарии из строк 2 и 3 закрывают большую часть численности в любой компании, поэтому именно на них считают экономику проекта. Строки 4 и 5 обычно затрагивают единицы человек, но требуют отдельной процедуры выпуска и учёта.
Полезно знать: Госключ включён в «Белый список», поэтому подписание остаётся доступным даже в периоды ограничений доступа в интернет. Для распределённых компаний это аргумент в пользу единого вида подписи для всех площадок.
Стоимость подключения КЭДО и выпуска подписей сотрудникам
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, выбранного тарифа и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Выпуск УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются, поэтому расчёт бюджета сводится к численности и выбранному пакету функций. Условия по каждому тарифу и состав включённых возможностей опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата для тарифа «Бизнес».
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. В практике Добыто мы советуем начинать с пилотной группы одного подразделения и раскатывать сервис на всю компанию после того, как отработана маршрутизация документов.
Выводы
Выбор между УНЭП и УКЭП для сотрудника задают перечень документов, которые он подписывает, и статья 22.3 ТК РФ. Для большинства кадровых процессов работнику хватает неквалифицированной подписи, а бесплатный сертификат в государственном приложении снимает и расходы на удостоверяющий центр, и необходимость очной идентификации. Квалифицированная подпись остаётся обязательной для работодателя в трудовом договоре и родственных документах, а работнику нужна тогда, когда он действует за пределами трудовых отношений. Подготовка ЛНА, согласий и соглашений об использовании подписи обходится дешевле, чем переоформление уже подписанного массива.
Мы в Добыто подключаем к КЭДО компании разной численности и настраиваем виды подписи под каждый тип кадрового документа, включая маршруты с подписанием на стороне работодателя квалифицированной подписью. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф, поэтому бюджет проекта считается по численности подключённых работников.
Частые вопросы
Что означает «тип подписки УКЭП» в сравнениях сервисов
Подписки у квалифицированной подписи нет. Есть квалифицированный сертификат с конкретным сроком действия, который выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, и есть тариф сервиса КЭДО, который оплачивается за сотрудника в месяц или за год. Формулировка «тип подписки» обычно означает набор видов подписи, доступных на тарифе: на младших тарифах это ПЭП и УНЭП, на старших добавляется УКЭП.
В чём измеряется УКЭП и сколько подписей помещается на один токен
Единица учёта — сертификат на одного человека и срок его действия. Если ключ хранится на аппаратном носителе, ёмкость считают в контейнерах: на носителе с 128 килобайтами защищённой памяти помещается до 31 контейнера в формате криптопровайдера, а фактическое число зависит от того, что удостоверяющий центр записал в расширения сертификата. Лицензия криптопровайдера может быть вшита в сертификат и действовать ровно столько же, сколько сам сертификат.
Может ли единоличный исполнительный орган подписывать кадровые документы простой электронной подписью
Нет. Со стороны работодателя статья 22.3 ТК РФ допускает только усиленные подписи: УКЭП для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и изменений к ним, УКЭП или УНЭП для остальных кадровых документов. Простая электронная подпись доступна работнику и только в той группе документов, где закон не требует усиленной подписи.
Что делать, если сотрудник отказывается устанавливать приложение
Предложите альтернативный вид подписи, предусмотренный вашим положением о КЭДО: подпись, выпущенную в информационной системе работодателя, доступна через браузер без установки отдельного приложения. Если работник отказывается от электронного взаимодействия в целом, документооборот с ним ведётся на бумаге. По статье 22.2 ТК РФ отказ не влечёт для работника негативных последствий.
Нужно ли перевыпускать подписи сотрудникам при смене сервиса КЭДО
Сертификаты, выпущенные в Госключе, привязаны к работнику, а не к системе работодателя, и при переходе на другой сервис перевыпуск не требуется: новая система интегрируется с тем же приложением. Подписи, выпущенные в информационной системе прежнего провайдера, переносу не подлежат, их аннулируют и выпускают заново.
Как подписывать документы с самозанятыми и исполнителями по договору ГПХ
Правила КЭДО из статей 22.1-22.3 ТК РФ на гражданско-правовые отношения не распространяются. С исполнителем заключается соглашение об электронном документообороте, в котором описан порядок проверки подписи, если используется простая или неквалифицированная подпись. Квалифицированная подпись признаётся по умолчанию, и отдельное соглашение для неё не требуется.
