Документы при увольнении через КЭДО: что выдать в 2026

Документы при увольнении через КЭДО выдают по особым правилам: часть пакета уходит сотруднику в электронном виде, а часть закон оставляет на бумаге, и спутать одно с другим — прямой путь к спору и штрафу. В этом материале разберём, что можно отдать через систему, какие четыре документа оформляются только бумажно по статье 22.1 ТК РФ, в какие сроки выдают СТД-Р и расчётный листок и как закрыть увольнение дистанционного работника, не нарушив процедуру. Тема относится к большому блоку про кадровый электронный документооборот, где описан весь цикл работы с электронными кадровыми документами от приёма до расторжения договора.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Какие документы выдают работнику при увольнении в 2026 году

В последний рабочий день компания обязана рассчитаться с сотрудником и передать ему обязательный комплект. Перечень держится на статьях 84.1, 136, 140, 62 ТК РФ и пункте 12 статьи 11 закона № 27-ФЗ. Часть документов выдают всем без всякого заявления. Часть — только по письменному запросу.

Обязательный набор, который получает каждый увольняющийся, не зависит от профессии, стажа и формы договора:

Для тех, у кого есть право на досрочную пенсию, добавляют подраздел 2 ЕФС-1. Для тех, за кого платили дополнительные взносы, — подраздел 3. По письменному заявлению, в течение трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ, работник вправе получить любые связанные с работой бумаги: справку о доходах и суммах налога, справку о среднем заработке для пособия по безработице, заверенные копии приказов. Эти справки в обязательный пакет не входят, пока сотрудник их не запросил письменно.

В расчётный листок при увольнении почти всегда попадает компенсация за неиспользованный отпуск, и её размер — частый предмет несостыковок с работником. Прикинуть сумму заранее удобно через калькулятор отпуска при увольнении, чтобы в листке не было расхождений с ожиданиями сотрудника.

И вот тут возникает первый практический вопрос. Что из этого списка вообще можно отдать через КЭДО, а что нет? Потому что система система системой, а закон прямо называет документы, которые электронными быть не могут.

Что нельзя выдать через КЭДО: документы-исключения по статье 22.1 ТК РФ

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре категории. Их нельзя оформить в системе, даже если компания полностью перешла на КЭДО и у всех сотрудников есть подписи. При увольнении эта норма бьёт сразу по двум пунктам пакета.

• Приказ (распоряжение) об увольнении. Оформляется на бумаге, с собственноручной подписью. Электронный приказ норма не предусматривает.
• Трудовая книжка и СТД-Р. Регулируются отдельно — статьями 66, 66.1 и частью 6 статьи 84.1 ТК РФ, не правилами КЭДО.
• Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме.
• Документы о прохождении инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

То есть приказ об увольнении печатают, дают сотруднику ознакомиться и расписаться ручкой. Если работник отказывается подписывать, составляют акт об отказе при двух свидетелях. На приказе экономить нельзя: это самый конфликтный документ при любом расторжении договора, и суды смотрят на него в первую очередь.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самая частая ошибка эйчара — налепить электронную подпись на приказ об увольнении, потому что вся компания уже сидит в КЭДО и так привычнее. Логику в исключении искать бессмысленно, его просто надо выполнять. Приказ — на бумаге, с живой подписью. Иначе на суде у вас один затык за другим, и доказательная база рассыпается.»

Отдельная путаница связана со словом КЭДО применительно к СТД-Р. Сведения о трудовой деятельности действительно можно выдать электронно, но не через сервис кадрового документооборота, а по своей процедуре — об этом ниже отдельный раздел. А вот всё остальное из обязательного пакета: расчётный листок, выписки из ЕФС-1, перссведения, копию раздела 3 РСВ, справки по запросу — можно спокойно передавать в электронном виде, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ.

Как выдать документы при увольнении через КЭДО: порядок действий

Когда роли разложены по полочкам — что бумажное, что электронное, — сама выдача через систему собирается в понятную цепочку. В сервисе Добыто этот процесс мы настраиваем отдельным маршрутом под увольнение, чтобы кадровик не собирал документы вручную по разным окнам.

Заявление об увольнении сотрудник подписывает прямо в системе — усиленной неквалифицированной подписью или УКЭП, смотря что прописано в положении о КЭДО. Это придаёт заявлению юридическую значимость без единого листа бумаги. Дальше формируется расчёт, и расчётный листок вместе с выписками уходит работнику в личный кабинет. Каждый документ фиксируется: дата отправки, дата подписания, сертификат подписавшего. При запросе из инспекции труда вы выгружаете не просто файл, а файл с отпечатком сертификата — подтверждение, что документ подписан уполномоченным лицом.

Вид подписи на заявлении подбирают заранее. Не всегда нужна УКЭП — для большинства кадровых документов внутри компании хватает ПЭП или УНЭП, и это совсем другие денюжки для работодателя. Если интересует, как технически устроено подписание УКЭП, посмотрите разбор про то, как подписать документ УКЭП онлайн — там пошагово показан весь процесс.

Как выдать документы при увольнении через КЭДО: пошаговая инструкция

Образцы документов для оформления увольнения и работы в КЭДО

Выдача СТД-Р и трудовой книжки при увольнении: особый порядок

СТД-Р выдают тем, кто отказался от бумажной трудовой и перешёл на электронную. Форма утверждена приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. Внутри — данные о работодателе, о работнике, перечень кадровых событий с датами и реквизитами приказов. По части 6 статьи 84.1 ТК РФ СТД-Р в день увольнения выдают на бумаге под подпись либо, по соглашению, направляют на электронную почту, заверив УКЭП работодателя. Это и есть тот самый электронный канал, который часто путают с КЭДО. Канал отдельный, регулируется не правилами кадрового документооборота, а нормой про трудовую деятельность.

Бумажную трудовую книжку никакая цифра не отменяет. Её возвращают работнику физически в последний рабочий день. Если человек не пришёл, направляют уведомление: предложить забрать лично либо дать согласие на отправку почтой. С момента отправки уведомления ответственность работодателя за задержку прекращается. Саму книжку по почте отправляют только заказным письмом и только с письменного согласия сотрудника на пересылку. По СТД-Р удобно вести отдельный журнал учёта выдачи, как по движению трудовых книжек, — это подтверждает дату и факт передачи.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«К нам часто приходит вопрос: можно ли СТД-Р скопом раскатать по сотрудникам прямо из сервиса. Технически — да, форму сформировать просто. Но юридически это не документ КЭДО, поэтому подписывать его надо УКЭП организации и закрывать своей процедурой. Сотрудник на электронной трудовой получает СТД-Р, на бумажной — книжку. Перепутать каналы — значит получить жалобу и предписание ГИТ.»

Увольнение дистанционного работника через КЭДО

С удалёнщиками действует смешанная модель, и для неё есть отдельные нормы — статьи 312.1 и 312.3 ТК РФ. Заявление об увольнении дистанционный работник подписывает электронно, нередко через Госключ — мобильное приложение Минцифры, которое выпускает УНЭП и УКЭП прямо на телефоне. Обмен документами идёт в электронном виде. Но приказ об увольнении и тут остаётся бумажным: его оформляют по общим правилам, а заверенную бумажную копию направляют работнику заказным письмом в течение трёх рабочих дней.

На практике именно с дистанционными чаще всего ловят грабли. Сотрудник где-то в другом городе, бумажную трудовую вернуть надо физически, приказ — тоже бумажный, а вся остальная переписка цифровая. В сервисе Добыто мы под такие случаи закладываем гибридный маршрут: электронные документы уходят через систему мгновенно, а по бумажным частям формируется напоминание кадровику — что и в какой срок отправить почтой. Это снимает риск пропустить трёхдневный срок на копию приказа.

Сроки выдачи документов при увольнении и ответственность работодателя

Обязательный пакет выдают в последний рабочий день — он же день увольнения и окончательного расчёта (ст. 84.1, 140 ТК РФ). Расчётный листок — не позднее дня увольнения. Если работник не явился за трудовой книжкой или СТД-Р в день увольнения и обратился позже, документ выдают не позднее трёх рабочих дней со дня его письменного обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Документы по запросу в порядке статьи 62 ТК РФ — тоже в течение трёх рабочих дней.

Задержка стоит дорого. За невыдачу трудовой книжки или СТД-Р наступает материальная ответственность по статье 234 ТК РФ: работодатель возмещает средний заработок за всё время, пока человек из-за этого не мог устроиться на новую работу. За нарушение трудового законодательства статья 5.27 КоАП РФ даёт штраф на должностных лиц от 1000 до 5000 руб., на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб. За несдачу или просрочку ЕФС-1 по статье 15.33.2 КоАП — от 300 до 500 руб. на должностное лицо. Разъяснения по спорным ситуациям публикует Роструд, и при проверке инспектор смотрит именно на даты выдачи и состав пакета.

Отдельный нюанс — доступ к системе. Оптимальная практика: сохранить сотруднику полный доступ к КЭДО до даты увольнения включительно, а учётку деактивировать только на следующий рабочий день. Снести подпись и закрыть кабинет в обед последнего дня — значит лишить человека возможности получить свои документы, а это уже повод для спора.

Типичные ошибки при выдаче документов через КЭДО

Ошибки на увольнении почти всегда повторяются от компании к компании. Разберу три самых дорогих.

Электронный приказ об увольнении. Делают так, чтобы не плодить бумагу, раз вся компания уже в системе. Цена ошибки прямая: приказ вне закона, увольнение оспоримо, восстановление работника с оплатой вынужденного прогула. Приказ — на бумаге, исключений нет.

Отключение доступа раньше времени. HR закрывает учётку в момент издания приказа, экономя минуту. В результате работник физически не может скачать расчётный листок и выписки. Формально — нарушение порядка выдачи. Держите доступ до конца дня увольнения.

Подмена каналов для СТД-Р. Сведения о трудовой деятельности гонят через сервис КЭДО как обычный кадровый документ. Юридически СТД-Р закрывается своей процедурой по части 6 статьи 84.1, с УКЭП организации. Цена ошибки — жалоба и предписание, плюс возможная материальная ответственность за фактическую невыдачу. За время работы сервиса Добыто мы видели десятки таких случаев и в маршрут увольнения зашиваем разделение каналов автоматически.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Главная защита при увольнении — не скорость, а след. Вся цепочка в системе фиксируется с отметками времени и сертификатом. Когда приходит запрос из ГИТ, мы выгружаем документы с подписями, и вопрос снимается. А вот бумажные части — приказ, трудовую — проворонить легко, поэтому их выносим в отдельный чек-лист кадровику, чтобы не было затыка в последний день.»

Стоимость КЭДО для оформления увольнения сотрудников

Отдельной платы за модуль увольнения нет: расторжение договора идёт в общем функционале кадрового документооборота. Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых функций — интеграции с 1С, электронного архива, видов подписи.

В тарифе Бизнес минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Электронные подписи для сотрудников при этом выпускаются бесплатно. Точный расчёт под вашу численность и набор модулей удобнее свести по таблице — актуальные тарифы сервиса Добыто покажут, что входит в каждый пакет и где проходит граница между Стартом и Бизнесом.

Выводы: документы при увольнении через КЭДО

При увольнении пакет делится на два канала. Через КЭДО передают расчётный листок, выписку из подраздела 1.2 ЕФС-1, перссведения, копию раздела 3 РСВ и справки по запросу. На бумаге остаются приказ об увольнении и трудовая книжка, а СТД-Р выдают по отдельной процедуре части 6 статьи 84.1 ТК РФ. Четыре категории документов часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного оборота полностью: приказ об увольнении, трудовые книжки и СТД-Р, акт о несчастном случае, инструктажи по охране труда.

Главное в сроках — последний рабочий день. В него выдают весь обязательный пакет и проводят расчёт. Если работник обратился позже, на трудовую и СТД-Р есть три рабочих дня с письменного обращения, на документы по статье 62 ТК РФ — тоже три. Задержка трудовой и СТД-Р тянет материальную ответственность по статье 234 ТК РФ, нарушение порядка — штраф по статье 5.27 КоАП до 50 000 руб. для юрлица. Доступ к системе держат до даты увольнения включительно.

С дистанционными работает смешанная модель: заявление подписывают электронно, в том числе через Госключ, приказ оформляют бумажно и копию направляют почтой в три рабочих дня. Чем больше штат и доля удалёнки, тем выше цена ручного разделения каналов, и тем заметнее эффект от настроенного маршрута увольнения с фиксацией каждой подписи.

Часто задаваемые вопросы