Оформление отпуска через КЭДО закрывается четырьмя документами: график отпусков, извещение о времени начала отпуска, заявление работника и приказ о предоставлении отпуска. Все четыре документа переводятся в электронный вид без дублирования на бумаге: закрытый перечень запретов из статьи 22.1 ТК РФ включает трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда, отпускных документов там нет. Приказ работодатель подписывает УКЭП или УНЭП, работник подписывает заявление ПЭП, УНЭП или УКЭП, и допустимый вид подписи закрепляется в ЛНА и соглашении с работником. Главное различие, которое меняет весь маршрут: отпуск по графику запускается извещением работодателя, отпуск вне графика — заявлением работника.
Разберём маршрут документа от заявки до архива, кто и чем подписывает каждый шаг, как фиксировать ознакомление с графиком отпусков, чтобы факт был доказуем при проверке, и что уходит в 1С:ЗУП и возвращается обратно. Покажем, из-за каких форматов документ приходится дублировать на бумаге и как проверить подпись на приказе, не полагаясь на штамп в PDF. Сроки по извещению и выплате отпускных, чек-лист подготовки, сценарии для розницы и производства, тарифы 2026 года и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие документы по отпуску переводятся в КЭДО, а какие остаются на бумаге
Отпускной блок кадровых документов переводится в электронный вид целиком. График отпусков, извещение о начале отпуска, заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск, заявление на отпуск за свой счёт, заявление о переносе, приказ по форме Т-6 и приказ о переносе живут в системе КЭДО и не требуют бумажного оригинала. Ограничение работает в другую сторону: на бумаге остаются трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Переход на КЭДО остаётся добровольным. Компании нужен локальный нормативный акт о введении электронного документооборота, положение о КЭДО, уведомление работников и их письменные согласия. Согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату: для них КЭДО применяется по умолчанию. Отказ работника от электронного документооборота не является основанием для увольнения или иных санкций, его отпуска оформляются на бумаге параллельно с общим электронным потоком.
Форма документа менее критична, чем его технический формат. Основная часть кадрового электронного документа формируется в PDF/A-1A, а описание документа — отдельным файлом XML. Требования установлены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н и действуют с 1 марта 2023 года; ознакомиться с ними можно на сайте Минтруда, где опубликован приказ о единых требованиях к составу и форматам кадровых документов. Приказ на отпуск, выгруженный в обычный PDF или в DOCX, формально не считается электронным документом по правилам КЭДО, и его придётся дублировать на бумаге. Проверьте, какой формат отдаёт ваша система при печати приказа в файл: это одна настройка, но без неё бумажный поток возвращается.
Полезно знать: приказ об увольнении подписывать электронной подписью нельзя, а приказ о предоставлении отпуска — можно. Разница только в перечне исключений, никаких дополнительных условий для отпускных приказов закон не ставит.
Какой подписью подписывают заявление, извещение и приказ об отпуске
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы. В первую входят трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, заявление об увольнении и согласие на перевод: здесь работник подписывает только УКЭП или УНЭП, а работодатель — УКЭП или УНЭП по правилам той же статьи. Всё, что в перечень не попало, относится ко второй группе, и отпускные документы находятся именно там. Работник вправе подписать заявление на отпуск ПЭП, если это закреплено в ЛНА о КЭДО и в соглашении с ним. Работодатель по этим документам подписывает приказ УКЭП или УНЭП; ПЭП для стороны работодателя не применяется никогда.
ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются механизмом, а не степенью серьёзности. ПЭП подтверждает, что подпись сформировал конкретный человек, через код из SMS, логин с паролем или код в приложении: криптографии в ней нет, изменение файла после подписания она не выявляет. УНЭП строится на криптографическом преобразовании, показывает факт изменения документа после подписания и выпускается в информационной системе работодателя или через инфраструктуру портала госуслуг. УКЭП выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, и она приравнивается к собственноручной подписи без дополнительных соглашений сторон.
Таблица показывает, какая подпись допустима на каждом документе отпускного цикла. Строка про заявление об увольнении добавлена для сравнения: это тот же личный кабинет и тот же работник, но требования к подписи там жёстче.
| Документ | Подпись работника | Подпись работодателя |
|---|---|---|
| График отпусков (утверждение и ознакомление) | ПЭП, УНЭП или УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Извещение о времени начала отпуска | ПЭП, УНЭП или УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск | ПЭП, УНЭП или УКЭП | подпись не требуется |
| Заявление о переносе отпуска, отпуск за свой счёт | ПЭП, УНЭП или УКЭП | подпись не требуется |
| Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6) | ПЭП, УНЭП или УКЭП при ознакомлении | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении (для сравнения) | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
Из таблицы следует практический вывод для настройки системы: маршрут отпуска можно целиком построить на ПЭП работника и УНЭП работодателя, не покупая сотрудникам квалифицированные сертификаты. Смешение видов подписи в одном маршруте допустимо, если каждый вид описан в ЛНА и в соглашении с работником.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «УНЭП работника выпускается внутри системы за пару кликов, пароль сотрудник задаёт сам, участие кадровой службы не требуется, а перевыпуск бесплатный. Такая подпись живёт только в личном кабинете: скопировать её на флешку и подписать ею что-то на стороне не получится. Когда сотрудник забыл пароль, он нажимает обновление подписи в профиле, задаёт новый пароль и получает новую дату сертификата.»
Проверьте подпись на приказе об отпуске перед выгрузкой в архив
Добыто · Проверка подписи
Что за файл пришёл с документом
Загрузите файл — определим по расширению и содержимому: присоединённая это подпись или откреплённая, чем открыть и куда идти дальше. Архивы раскрываем и смотрим, что внутри.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нет файла под рукой? Выберите расширение вручную:
Мы не храним ваши файлы и не имеем к ним доступа. Файл читается только в памяти вашего браузера, на сервер Добыто он не передаётся, копий не остаётся. Закройте страницу — и от файла не останется следов.
Внимание: штамп электронной подписи на PDF ничего не доказывает. Картинку штампа можно скопировать графическим редактором и поставить в любой файл. Юридическую силу подтверждает файл подписи и результат проверки, а не визуализация на листе.
График отпусков и извещение за две недели в электронном виде
График отпусков обязателен для обеих сторон. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года, а если в компании есть первичная профсоюзная организация, локальный нормативный акт принимается с учётом её мнения. Трудовой кодекс не требует указывать в графике конкретную дату начала отпуска, допустим и период, но Роструд рекомендует ставить именно дату: так проще выдерживать сроки извещения и выплаты отпускных.
Извещение о времени начала отпуска отправляется не позднее чем за две недели, а отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха. Оба срока считаются от даты начала отпуска и не двигаются от того, что документ электронный. В КЭДО извещение уходит в личный кабинет с фиксацией даты доставки и даты ознакомления, что снимает спор о том, предупредили работника вовремя или нет. Если работник не был извещён за две недели или не получил отпускные за три дня, он вправе требовать переноса отпуска на другое время.
Сроки отпускного цикла и то, чем каждый из них подтверждается в электронном виде:
| Событие | Срок | Чем подтверждается в КЭДО |
|---|---|---|
| Утверждение графика отпусков | не позднее чем за 2 недели до начала календарного года | подписанный файл графика и дата подписи в карточке документа |
| Извещение о времени начала отпуска | не позднее чем за 2 недели до начала отпуска | отметка о доставке в личный кабинет и об ознакомлении |
| Выплата отпускных | не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска | реестр на выплату из учётной системы, расчётный листок в кабинете |
| Непрерывная часть ежегодного отпуска | не менее 14 календарных дней | контроль правила при подаче заявления в системе |
| Право на отпуск за первый рабочий год | по истечении 6 месяцев непрерывной работы | остаток дней в профиле сотрудника |
| Хранение графиков отпусков и табелей | 5 лет | электронный архив с сохранением файлов подписи |
Шесть строк дают рабочий календарь кадровика: два срока считаются назад от даты начала отпуска, два ограничивают саму возможность отпуска, последний определяет глубину архива.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: отпускные считаются до окончания месяца, потому что выдать их нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Времени достаточно: извещение уходит за две недели, и в эти же две недели обычно оформляют приказ.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «График отпусков обязателен и для работника, и для работодателя. Если сотрудник добровольно не идёт в отпуск в назначенное графиком время, работодатель издаёт приказ, предупреждает за две недели и за три дня выплачивает отпускные, и этого достаточно. Обратная ситуация тоже рабочая: не предупредили вовремя или задержали выплату, и работник вправе требовать переноса отпуска.»
Отдельная категория, которую система должна знать заранее, — работники с правом на отпуск в удобное для них время. К ним относятся сотрудники младше 18 лет, один из родителей ребёнка-инвалида до 18 лет, многодетные родители с тремя и более детьми, если младшему нет 14 лет, почётные доноры СССР и Российской Федерации и другие категории, названные в Трудовом кодексе и федеральных законах. Их заявления нельзя проводить через общий сценарий согласования с правом отказа. Пересечения по подразделению видно заранее: в сервисе Добыто модуль графика отсутствий подсвечивает отпуска оранжевым, командировки синим, больничные красным, а фильтр по команде показывает, сколько человек выпадает из отдела в конкретную неделю.
Важный нюанс из практики: до автоматизации график отпусков в крупной кадровой службе живёт распечаткой формата А1 на стене, исписанной переносами и зачёркиваниями, и читает её только руководитель кадровой службы. Проблема не в бумаге: подразделение становится зависимым от одного человека, и его больничный останавливает согласование отпусков по всей компании. Электронный график с историей переносов снимает эту зависимость, потому что каждый перенос виден отдельной записью с новым периодом.
Маршрут оформления отпуска в КЭДО: от заявки до архива
Маршрут согласования — это последовательность подписантов и правила передачи документа между ними. В сервисе Добыто маршрут выбирается из готового списка или собирается заново под тип документа, а участникам приходит уведомление с кнопками согласования и подписания; цепочку и статус каждого участника видно в карточке документа. Для отпусков обычно хватает двух звеньев: руководитель подразделения согласовывает, кадровая служба оформляет приказ. В компаниях с филиалами добавляется третье звено, а правила подставляются из штатного расписания, чтобы заявление уходило кадровому специалисту нужного подразделения без ручного выбора.
Как оформить отпуск через КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сотрудник открывает раздел отсутствий и смотрит остаток дней: сколько накоплено, какие периоды уже запланированы, какие завершены. Здесь же видно, попадает ли дата в утверждённый график.
- Шаг 2. Заполняет заявление на отпуск и при необходимости прикладывает подтверждающий документ, например справку-вызов для учебного отпуска. Система проверяет остаток дней и правило непрерывной части в 14 календарных дней.
- Шаг 3. Подписывает заявление своей подписью и указывает замещающего сотрудника, если это предусмотрено регламентом компании.
- Шаг 4. Руководитель подразделения видит заявку вместе с данными о пересечениях отпусков в своей команде и согласовывает её или отклоняет с комментарием.
- Шаг 5. Кадровый специалист получает задачу с готовыми данными: сотрудник, вид отпуска, даты, кем и когда согласовано. Ручной ввод не нужен, документ создаётся на основании задачи.
- Шаг 6. Приказ подписывается со стороны работодателя УКЭП или УНЭП и уходит работнику на ознакомление. Работник открывает приказ в кабинете и подписывает его своей подписью.
- Шаг 7. Исполненный документ уходит в электронный архив вместе с файлами подписи и хранится там весь установленный срок; доступ к архиву настраивается правами.
Полезный побочный эффект перехода: маршрут заставляет пересобрать процесс. Часть согласований в бумажной схеме существует по привычке, и при настройке маршрута видно, какие звенья не принимают решений. Мы закладываем на этот разбор отдельный шаг до раскатки на всю компанию, иначе в электронный вид переезжают лишние согласующие вместе с очередью.
Образцы документов для отпускного цикла
Комплект закрывает оба сценария, по графику и вне графика; начните с приказа по форме Т-6, он задаёт состав реквизитов для шаблона в системе.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6) | Скачать |
| Заявление на отпуск | Скачать |
| Уведомление о начале отпуска | Скачать |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Заявление работника о переносе отпуска | Скачать |
| Приказ о переносе отпуска (свободная форма) | Скачать |
Интеграция с 1С:ЗУП: что уходит в КЭДО и что возвращается
Учётная система остаётся мастер-системой по кадровым данным. Штатное расписание, остатки отпусков, приказы и расчёты живут в 1С:ЗУП, а система КЭДО забирает документ на подписание и возвращает статус: подписано, согласовано, отказ, на доработке. Заявление сотрудника приходит в учётную систему задачей с заполненными полями, кадровому специалисту остаётся проверить данные и провести документ. Ручной ввод дат и вида отпуска из этой схемы уходит, а вместе с ним уходит и типовая ошибка переноса цифр.
Отдельный вопрос, который обычно всплывает в техническом задании: возвращать ли подписанные файлы обратно в учётную систему. Полный возврат задваивает базу и увеличивает нагрузку на 1С, а процедуры перештамповки и архивного хранения учётная система всё равно не выполняет. Рабочий вариант — открытие подписанного документа из карточки в 1С по гиперссылке: кадровик нажимает кнопку и видит тот же файл, который лежит в архиве КЭДО.
Важный нюанс из практики: обмен между личным кабинетом и учётной системой идёт по расписанию, типовой интервал — 10 минут. Когда приказ нужен сотруднику сейчас, обмен запускают вручную из формы состояния обмена, а не ждут фонового задания. Этот приём закрывает большую часть обращений в поддержку в первые недели после запуска.
Лайфхак: начинайте перевод в КЭДО именно с заявлений на отпуск, затем добавляйте справки и расчётные листки, и только потом остальные кадровые документы. Отпускной маршрут короткий и понятен сотрудникам, поэтому он даёт минимум вопросов на старте.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Система должна не блокировать заявку, а подсказывать сотруднику ошибку в момент её появления: не набрана непрерывная часть в 14 дней, период пересекается с коллегой, дней в остатке меньше, чем он просит. Тогда кадровик перестаёт разбирать каждый случай индивидуально. При выборе системы смотрите не только на планирование и подписание, но и на переносы, отзыв из отпуска и досрочное прерывание: этот функционал есть далеко не везде.»
Что проверить до перевода отпусков в электронный вид
Подготовка занимает больше времени, чем само подключение: в практике Добыто дольше всего идут сбор согласий и выверка контактных данных сотрудников, а не настройка сервиса. Проверьте семь позиций до того, как отправите сотрудникам первое электронное заявление.
- ЛНА и положение о КЭДО. В акте прямо названы виды подписи для каждой группы документов, включая ПЭП для заявлений на отпуск, и описан порядок проверки подписи.
- Согласия работников. Собраны у всех, кто работал до 31 декабря 2021 года; для принятых позже и без стажа на эту дату согласие не требуется.
- Штатное расписание и оргструктура. Подразделения, руководители и кадровые специалисты заполнены в учётной системе: из них подставляются маршруты согласования.
- Контактные данные. У каждого сотрудника указан телефон или электронная почта, иначе личный кабинет не создаётся и приглашение не уходит.
- Остатки отпусков. Перенесённые с прошлых периодов дни и дополнительные отпуска за ненормированный рабочий день, вредные условия и работу на Севере загружены корректно.
- Формат выгрузки. Приказ и извещение формируются в PDF/A-1A с XML-описанием, а не в обычном PDF.
- Права на архив. Определено, кто выгружает подписанные документы с файлами подписи для проверки и для передачи в контролирующие органы.
Схема планирования отпусков зависит от того, как устроено производство, и от этого же зависит настройка кампании по сбору дат.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офис в одной локации | массовая рассылка задания на планирование, контроль пересечений внутри отдела | индивидуальные правила по подразделениям |
| Розница с филиалами | планирование по подразделениям: филиалы не уходят в отпуск одновременно в пиковый сезон | единый старт кампании по всей компании |
| Производство со сменами | правило, запрещающее одновременный отпуск одной смены, и учёт дополнительных отпусков | мобильное подписание с личных устройств |
| Распределённые и дистанционные сотрудники | доставка извещения с фиксацией даты, подписание со смартфона | рабочее место с общим доступом в офисе |
| Спецкатегории и топ-менеджмент | индивидуальное планирование без права отказа для льготных категорий | автоматическое согласование по общему маршруту |
Критерий выбора сценария простой: если производственный процесс останавливается при одновременном отпуске нескольких человек, планирование настраивается по подразделениям, а не общей рассылкой.
Ошибки при оформлении отпуска в КЭДО и их цена
Первая ошибка — подписание приказа простой электронной подписью со стороны работодателя. Мотив понятный: ПЭП уже настроена для заявлений, и не хочется плодить сертификаты. Работодателю такой вариант закрыт: по приказу об отпуске допустимы только УКЭП или УНЭП. Приказ, подписанный ПЭП, инспектор не примет как электронный документ, и нарушение попадёт под часть 1 статьи 5.27 КоАП: от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию, при повторном нарушении — до 70 000 рублей и дисквалификация руководителя на срок от одного года до трёх лет.
Вторая ошибка стоит дороже и вскрывается позже: нет соглашения об использовании неквалифицированной или простой подписи и не описан порядок её проверки. Формально документы подписаны, фактически при споре подпись нечем подтвердить. Для проверки нужен комплект: приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника на подписание документов соответствующей подписью и архив, где к файлу PDF приложены файлы подписи.
Третья ошибка касается денег напрямую. Задержка отпускных за пределы трёх календарных дней даёт штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП: от 30 000 до 50 000 рублей на организацию, при повторном нарушении сумма доходит до 100 000 рублей. Сверху начисляется компенсация по статье 236 ТК РФ, не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день задержки. Электронный маршрут здесь помогает косвенно: приказ появляется в учётной системе на две недели раньше начала отпуска, и расчёт отпускных не упирается в закрытие месяца.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Проверка подписи выполняется программными средствами, а порядок проверки для неквалифицированной подписи описывается соглашением между компанией и работником. Когда инспектор запрашивает документы по конкретному сотруднику, выгружайте не картинку приказа, а архив: файл документа и файлы подписи рядом. Отозванным или недействующим сертификатом подписать документ в системе нельзя, поэтому такие проверки обычно проходят без замечаний.»
Что об этом думает ГИТ: инспекторы смотрят не на визуализацию подписи, а на связку из локального акта, согласия работника и файла подписи. Если ЛНА о КЭДО описывает виды подписи общими словами, вопрос переходит в плоскость толкования, и доказывать придётся работодателю. Формулировка вида «документы подписываются электронной подписью в соответствии с законодательством» не описывает ничего: перечислите документы и вид подписи для каждого из них.
Когда отпуск через КЭДО оформлять не стоит
Электронный маршрут не нужен, если в компании работают несколько человек и все они находятся в одном помещении: подготовка ЛНА, сбор согласий и настройка маршрутов займут больше времени, чем экономят. Он не сработает для сотрудника, который отказался присоединиться к КЭДО: его отпуска оформляются на бумаге, и параллельный бумажный поток остаётся законным. Отдельный случай — работники без смартфона и компьютера. Для них ставят общее рабочее место с доступом в личный кабинет, но если таких сотрудников большинство, перевод отпусков в электронный вид даёт нагрузку вместо экономии.
Стоимость КЭДО для оформления отпусков: тарифы и сроки
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в личном кабинете |
| УКЭП для подписания приказов | через партнёров-удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят в тариф «Бизнес», а требования по выделенному серверу и SLA переводят компанию в тариф «Корпорация». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому пилотную группу на 20-30 человек запускают на «Старте» и переходят на «Бизнес» при раскатке на всю компанию.
Выводы
Отпускной цикл переводится в электронный вид полностью: график, извещение, заявление и приказ не входят в перечень документов, которые закон оставил на бумаге. Работник подписывает заявление ПЭП, если это закреплено в ЛНА и соглашении, работодатель подписывает приказ УКЭП или УНЭП. Сроки не меняются от формата: две недели на извещение, три календарных дня на отпускные, 14 календарных дней непрерывной части. Устойчивость схемы держится на трёх вещах: корректный формат PDF/A-1A, описанный порядок проверки подписи и архив, где файлы подписи лежат рядом с документом.
В практике Добыто отпускной маршрут чаще всего становится первым процессом, который компания переводит в КЭДО: он короткий, понятен сотрудникам и сразу показывает, где в согласовании были лишние звенья. Дальше на ту же схему ложатся справки, расчётные листки и остальные кадровые документы.
Частые вопросы об оформлении отпуска через КЭДО
Что означают «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП» в прайсах
Подписки у квалифицированной подписи нет: УКЭП выпускается сертификатом на конкретное физическое или юридическое лицо, срок действия указан в самом сертификате, и по его истечении сертификат перевыпускается. Единица тарификации в сервисах КЭДО другая — сотрудник в месяц, поэтому в прайсе цена указана за сотрудника, а не за подпись. Подписи ПЭП и УНЭП для работников входят в тариф, УКЭП приобретается отдельно через удостоверяющий центр.
Можно ли подписать заявление на отпуск подписью с Госуслуг или своей УКЭП с флешки
Зависит от того, как устроена подпись в вашей системе. Облачная УНЭП, выпущенная внутри личного кабинета, существует только в этом кабинете: скопировать её или использовать на стороне нельзя, но и посторонние сертификаты в такой кабинет не загружаются. Если система работодателя поддерживает подписание через инфраструктуру портала госуслуг, работник использует подпись оттуда. Порядок фиксируется в ЛНА о КЭДО, самостоятельно менять вид подписи работник не может.
Как оформить отпуск сотруднику, который отказался переходить на КЭДО
Для него сохраняется бумажный порядок: заявление на бумаге, приказ с собственноручной подписью, ознакомление под роспись. Отказ от электронного документооборота не даёт оснований для увольнения или иных санкций. Смешанная схема законна, поэтому компания ведёт часть сотрудников в системе, часть на бумаге, и график отпусков при этом остаётся общим.
Как в электронном виде оформить отпуск с делением на части
Части отпуска оформляются отдельными заявлениями и отдельными приказами, число частей закон не ограничивает. Единственное требование: одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Контроль этого правила настраивается в системе, чтобы заявление на дробление не проходило дальше согласования, если непрерывная часть не запланирована.
Что делать, если работник заболел в отпуске, оформленном в КЭДО
Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается или переносится при временной нетрудоспособности работника, при исполнении государственных или общественных обязанностей и в других случаях, установленных Трудовым кодексом и федеральными законами. В электронном виде это оформляется заявлением работника и приказом о переносе, а исходный период в графике закрывается отдельной записью с новым периодом, чтобы история переноса сохранилась.
Сколько хранить электронные приказы и графики отпусков
Сроки хранения не зависят от формы документа. Графики отпусков и табели хранятся 5 лет, приказы по личному составу — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания документа. Электронный архив должен хранить файл документа вместе с файлами подписи весь этот срок и отдавать их по запросу в исходном виде.
Нужно ли распечатывать приказ об отпуске для проверки инспектором
Распечатка не подтверждает подписание: штамп электронной подписи на листе воспроизводится графическим редактором. Для проверки готовится архив с файлом документа и файлами подписи, а также локальный акт о введении КЭДО, положение о КЭДО и согласие работника. Проверить подпись можно программными средствами до передачи документов, чтобы заранее увидеть отозванный или недействующий сертификат.
