Подключение КЭДО начинается не с регистрации в сервисе, а с четырёх кадровых документов: положения о ведении электронного документооборота, приказа о его утверждении, уведомления работников и письменных согласий. Только после этого имеет смысл заводить компанию в системе и раздавать доступы. Сам вход в личный кабинет устроен просто: электронная почта или телефон плюс пароль, есть восстановление пароля, вход через Яндекс или ВКонтакте и создание аккаунта с нуля. Главное различие, которое определяет весь проект, — статус работника. С дистанционными сотрудниками порядок электронного обмена закрывается локальным нормативным актом о дистанционной работе, с остальными нужно письменное согласие на бумаге, и отказ работника не даёт оснований для увольнения или санкций.
Разберём порядок подключения по шагам, покажем, какая подпись нужна работнику и работодателю по статье 22.3 ТК РФ, и объясним, почему кабинет сотрудника не создаётся, если в его карточке нет ни почты, ни телефона. Отдельно собрана сценарная таблица: что критично компании на 25 человек и что критично при массовом ознакомлении тысяч сотрудников с ЛНА. Тарифы на 2026 год, шаблоны положения и согласия, разбор типовых ошибок подключения и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Порядок подключения КЭДО: что делает работодатель до входа в личный кабинет
Кадровый электронный документооборот вводится по решению работодателя. Основание — статьи 22.1-22.3 ТК РФ, которые появились в кодексе после Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Закон разрешил вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге, но не обязал никого это делать, поэтому вся конструкция держится на локальных нормативных актах компании.
Первый документ — положение о ведении КЭДО. В нём фиксируется, в какой информационной системе ведётся документооборот, перечень документов, которые переводятся в электронный вид, виды электронной подписи для каждого типа документа и порядок доступа работников к системе. Второй документ — приказ об утверждении этого положения. Пока их нет, любые подписанные в сервисе документы держатся только на договорённости, а при проверке инспектору предъявить нечего.
Дальше идёт разделение работников. Тех, кто трудоустроен после 31 декабря 2021 года и для кого это первое место работы, достаточно уведомить о переходе: согласие с них не собирают. Со всеми, кто принят раньше, нужно письменное согласие, и Роструд здесь придерживается буквального прочтения — именно письменное, на бумаге. Дистанционные сотрудники стоят особняком: порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, и его закрывают отдельным ЛНА об удалённой работе, не распространяя на них общие правила КЭДО.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Разделяйте два потока работников с самого начала. Дистанционного сотрудника можно оформить полностью без бумаги: правила электронного взаимодействия прописываются в локальном акте о дистанционной работе, отдельное согласие с него брать не нужно. Со всеми остальными безопаснее собрать письменное согласие на бумаге — в случае спора это самая простая для доказывания форма.»
Внимание: отказ работника от перехода на КЭДО не является поводом для увольнения или каких-либо санкций. С таким сотрудником документооборот продолжают вести на бумаге, а согласие он вправе дать позже.
Что проверить до старта: чек-лист подготовки
Подготовка влияет на срок запуска сильнее, чем скорость настройки самого сервиса. Проверьте шесть позиций до того, как заводить компанию в системе.
- ЛНА и приказ. Утверждено ли положение о ведении КЭДО и издан ли приказ о его утверждении.
- Штатное расписание и оргструктура. Актуальны ли подразделения и должности: маршруты согласования строятся именно от штатки.
- Контакты сотрудников. Есть ли у каждого работника хотя бы один контакт — электронная почта или номер телефона.
- Перечень исключений. Какие документы по закону остаются на бумаге и как вы будете вести их параллельно.
- Подписант со стороны работодателя. Кто подписывает кадровые документы и есть ли у него действующая УКЭП.
- Архив и выгрузка. Как организовано хранение подписанных документов и как вы выгрузите комплект с файлами подписей, если его запросит проверяющий.
Факт: четыре группы документов нельзя перевести в электронный вид никаким образом: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнениях и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы можно вести электронно без дублирования на бумаге.
Как подключить КЭДО в компании: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите границы проекта: какие документы переводите в электронный вид, какие остаются на бумаге и с какого подразделения стартуете.
- Шаг 2. Разработайте положение о ведении КЭДО: система, реестр документов, виды подписи для каждого типа документа, порядок доступа и сроки на подписание.
- Шаг 3. Издайте приказ об утверждении положения и назначьте ответственного за администрирование сервиса. Укажите его телефон и почту: через них идёт вход в администрирование.
- Шаг 4. Уведомите работников о переходе, соберите письменные согласия с тех, кто принят до 2022 года, а по дистанционным закройте вопрос локальным актом о дистанционной работе.
- Шаг 5. Оформите подписи: УКЭП для подписанта со стороны работодателя в аккредитованном удостоверяющем центре, работникам выпустите УНЭП в сервисе или через Госключ.
- Шаг 6. Загрузите оргструктуру и контакты, заведите организации и отделы, создайте кабинеты сотрудников и разошлите приглашения по почте или SMS.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу, проведите обучение, затем разверните систему на всю компанию.
Важный нюанс из практики: самый долгий этап — не настройка, а сбор согласий. Техническая часть занимает от одного дня, а сбор письменных согласий растягивается на недели и зависит от численности и от того, сколько сотрудников работают вне офиса. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу на одно подразделение перед раскаткой на всю компанию: обычно берут отделы, которые и так работают за компьютером, чтобы быстро проверить маршруты и шаблоны.
Какая подпись нужна: ПЭП, УНЭП и УКЭП в кадровых документах
Три вида электронной подписи различаются механизмом формирования и юридической силой. Простая электронная подпись подтверждает, что действие совершено определённым лицом, — это код из SMS, логин с паролем, подтверждение в личном кабинете. Усиленная неквалифицированная подпись строится на криптографическом преобразовании и гарантирует, что документ после подписания не менялся. Усиленная квалифицированная подпись отличается тем, что сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, и она признаётся по умолчанию, без отдельных соглашений между сторонами.
В кадровом документообороте эти три вида не взаимозаменяемы. Статья 22.3 ТК РФ прямо перечисляет документы, где работодатель обязан применять только УКЭП: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования и изменения к ним, а также приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Работник в этих же случаях подписывает УКЭП либо УНЭП. Во всех остальных случаях работнику достаточно простой электронной подписи.
Таблица сводит виды подписи по ролям и типам документов.
| Вид подписи | Кто подписывает | Для каких документов | Где получают |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Работник | Заявления, ознакомление с ЛНА и приказами, расчётные листки и другие документы, не перечисленные в статье 22.3 ТК РФ | В информационной системе работодателя или с использованием ЕСИА на портале «Работа в России» |
| УНЭП | Работник | Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования и изменения к ним | В системе КЭДО работодателя по соглашению сторон о порядке проверки либо через инфраструктуру электронного правительства |
| УКЭП | Работник | Любые кадровые документы, включая перечень из статьи 22.3 ТК РФ | Аккредитованный удостоверяющий центр |
| УКЭП | Работодатель | Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий трудового договора | Удостоверяющий центр ФНС для руководителя организации |
Из таблицы следует практический вывод для настройки сервиса: универсальная связка для большинства компаний — УНЭП со стороны сотрудника и УКЭП со стороны работодателя. Она закрывает и договорные документы, и текущий поток заявлений, и не требует от работника поездок в удостоверяющий центр.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельная опция для работника — усиленная неквалифицированная подпись, выпущенная в инфраструктуре электронного правительства. Её формирует мобильное приложение Госключ на портале госуслуг: сертификат выдаётся дистанционно, по подтверждённой учётной записи и номеру телефона, без визита в удостоверяющий центр, а правила формирования и использования такой подписи установлены Постановлением Правительства от 01.12.2021 № 2152. Для сотрудников, которые с недоверием относятся к облачным подписям коммерческих удостоверяющих центров, это часто решающий аргумент: выпуск обеспечен государством.
Запросы вида «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП» отражают распространённое заблуждение. Электронная подпись не продаётся подпиской и не измеряется в единицах: у сертификата есть срок действия и владелец, а по подписке тарифицируется сам сервис КЭДО, обычно за сотрудника в месяц. Путаница возникает потому, что в тарифах провайдеров рядом стоят две разные сущности: стоимость рабочего места в системе и стоимость выпуска сертификата в удостоверяющем центре. В Добыто подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в абонентскую плату, а квалифицированный сертификат работодателя оформляется отдельно через партнёров-удостоверяющих центров.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «По Трудовому кодексу в разных документах могут применяться все три вида подписи в разных сочетаниях, поэтому система обязана поддерживать любой из них. Но чем меньше видов подписи у одного сотрудника, тем меньше вопросов в поддержку. Если вам не нужен экзотический сценарий, остановитесь на одном виде подписи для работника и зафиксируйте его в положении о КЭДО.»
Проверьте, какая подпись стоит на вашем кадровом документе
Добыто · Проверка подписи
Что за файл пришёл с документом
Загрузите файл — определим по расширению и содержимому: присоединённая это подпись или откреплённая, чем открыть и куда идти дальше. Архивы раскрываем и смотрим, что внутри.
Файл остаётся на вашем устройстве — мы его не получаем и не хранимНет файла под рукой? Выберите расширение вручную:
Мы не храним ваши файлы и не имеем к ним доступа. Файл читается только в памяти вашего браузера, на сервер Добыто он не передаётся, копий не остаётся. Закройте страницу — и от файла не останется следов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: при использовании квалифицированной подписи отдельное соглашение сторон формально не требуется, она признаётся по умолчанию. А вот для ПЭП и УНЭП соглашение обязательно, и в нём должен быть прописан порядок проверки такой подписи.
Вход в личный кабинет компании: авторизация, роли и разделы
Для входа в сервис вводятся электронная почта или телефон и пароль. Забытый пароль восстанавливается через ссылку «Восстановить пароль» в том же окне. Помимо стандартной авторизации доступен вход через учётные записи Яндекса или ВКонтакте, а если аккаунта ещё нет, внизу окна есть кнопка «Создать аккаунт». Отдельная точка входа для администратора компании не заводится: права определяются ролью пользователя внутри организации. В Добыто кабинет компании и кабинет работника открываются с одного адреса, поэтому кадровику не нужно держать две вкладки и два пароля.
После входа компания попадает в общее меню навигации, которое разворачивается и сворачивается одной кнопкой. В нём шесть рабочих разделов и блок аккаунта с именем, фотографией, почтой и счётчиком уведомлений. Раздел «Документы» — модуль кадрового документооборота. «График отсутствий» — календарь отсутствий, отпусков, больничных и командировок. «Выплаты» — таблица начислений сотрудникам организации. «Сотрудники» — список работников со сводкой. «Уведомления» собирают события и сообщения в одном месте, «Настройки» открывают параметры аккаунта, уведомлений и интеграций. Навигация по вложенным экранам поддержана хлебными крошками, поэтому вернуться к предыдущему разделу можно в один клик.
Добавлять новых сотрудников может только пользователь с правами администратора: он нажимает «Добавить сотрудника», заполняет данные во всплывающем окне и выбирает роль, после чего работник появляется в списке. В этом же разделе ведутся организации и отделы. Возможность вести несколько организаций в одном аккаунте важна для групп компаний: иначе кадровику придётся держать отдельный вход на каждое юрлицо, а отсутствия и документы сводить вручную.
Со стороны сотрудника кабинет выглядит иначе. В профиле собраны ключевые данные: имя, фотография, телефон, почта, должность, отдел, а рядом блоки рабочего времени, выплат с историей начислений, отсутствий со счётчиками доступных дней отпуска и отгулов и окно сообщений для общения с коллегами и отслеживания статуса согласований. Согласовать новое отсутствие можно прямо из профиля, не переходя в модуль графика. Доступа в учётную систему сотруднику при этом не нужно: достаточно браузера или телефона, а через 1С работают только ответственный за администрирование и кадровая служба.
Лайфхак: кабинет не создастся, если в карточке сотрудника не заполнены ни электронная почта, ни номер телефона. Достаточно одного контакта из двух — именно на него уходит уведомление о подключении. Выгрузите список работников с пустыми контактами до старта, и красных строк при публикации кабинетов не будет.
Первые настройки после входа: типы, шаблоны и маршруты документов
Главный экран модуля «Документы» — таблица со всеми документами компании. В ней виден статус, тип документа, интерактивный маршрут согласования с участниками, срок согласования или подписания и дата создания. Меню раздела переключает выборки: сколько документов создано, какие в работе, какие требуют действий, какие на особом контроле и что ушло в архив. Поиск работает по таблице, фильтры сужают выборку по типу, сотруднику, дате создания и статусу.
Новый документ создаётся кнопкой «Добавить»: система предложит взять готовый шаблон или загрузить файл. При загрузке выбирается сотрудник для автозаполнения переменных, заполняются название, маршрут, тип и список полей. По шаблону последовательность короче: выбрать шаблон, заполнить поля, добавить или изменить маршрут, сохранить. Шаблоны создаются под повторяющиеся процессы без ограничения по количеству, а типы документов работают как классификатор для фильтров и отчётности.
Маршрут — это последовательность и набор правил обмена документом внутри системы. В Добыто КЭДО документ направляется на согласование или подпись конкретному сотруднику или группе: получателям приходит уведомление, и они обрабатывают документ кнопкой «Согласовать» или «Подписать». Цепочку прохождения и статус каждого участника видно в карточке документа в любой момент. Маршруты бывают последовательными, когда документ идёт по очереди от кадровика к руководителю и дальше, и параллельными, когда он одновременно уходит юристу, в бухгалтерию и руководителю.
После согласования документ подписывается электронной подписью руководителя или другого сотрудника, имеющего право подписывать документы этого типа: открыть документ, нажать «Подписать», подтвердить действие во всплывающем окне и при необходимости оставить комментарий. Подписанный документ хранится во вкладке «Архив» и доступен сотрудникам, у которых есть права на электронный архив; скачать его на устройство можно в любой момент.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Настраивайте маршруты на роли, а не на фамилии. Если за каждым подразделением закреплён свой кадровый специалист, система сама определит, кому уходит заявление, и вам не придётся переделывать маршруты при каждом кадровом перемещении. Проверить это просто: переведите тестового сотрудника в другой отдел и посмотрите, к кому уйдёт его следующее заявление.»
Кейс из практики: у компании со складским комплексом в нескольких километрах от офиса поиск оригинала документа занимал отдельный рабочий день с поездкой в архив. После перевода заявлений, справок и приказов в электронный вид документ находится в реестре за пару минут, а временные затраты кадровой службы на типовые операции снижаются минимум в 3 раза.
Шаблоны ЛНА, согласий и приказов для перехода на КЭДО
Комплект закрывает юридическую обвязку перехода, начинать стоит с положения о ведении КЭДО: остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО | Скачать |
Что критично при подключении в разных компаниях
Универсальный список требований к сервису КЭДО обычно раздут: половина пунктов не влияет на результат, а по-настоящему критичные требования в техническое задание не попадают. Ниже разбивка по типичным сценариям.
| Сценарий компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 сотрудников, один офис | Простой вход, базовые шаблоны заявлений и приказов, ПЭП и УНЭП для работников | Интеграция с учётной системой, выделенный сервер, API |
| Средний бизнес с 1С:ЗУП | Готовый коннектор к 1С, маршруты по ролям, электронный архив | Возврат подписанных документов обратно в учётную систему |
| Группа компаний с филиалами | Несколько организаций в одном аккаунте, отделы, маршруты по подразделениям | Интеграция с мессенджерами для уведомлений |
| Распределённая команда на удалёнке | ЛНА о дистанционной работе, доступ к кабинету с телефона, выпуск УНЭП без визита в офис | Подписание через сторонний государственный портал |
| Массовое ознакомление с ЛНА | Работа под одновременной нагрузкой в тысячи пользователей, сроки на этапах, автоподбор комплекта по должности | Кастомизация интерфейса кабинета сотрудника |
Строка про нагрузку выглядит технической, но именно она чаще всего рушит проект: система настроена, протестирована на десятке пользователей, а на первой массовой рассылке ЛНА в неё одновременно приходят тысячи сотрудников. Масштабирование после запуска идёт долго, и компания теряет уже вложенное в настройку время.
Ошибки при подключении КЭДО и цена ошибки
Ошибки на этапе подключения дороже ошибок в эксплуатации: они переделываются вместе с юридической обвязкой и уже собранными согласиями.
- Запуск сервиса раньше ЛНА. Компания подписывает документы в системе, а положение о КЭДО и приказ появляются позже. Мотив — желание быстрее показать результат. Итог: документы, подписанные до утверждения ЛНА, придётся переоформлять.
- Согласия собраны не у той группы. Согласие берут со всех подряд, включая новичков, для которых это первая работа, и не берут с тех, кто принят до 2022 года. Мотив — экономия времени на разборе категорий. Итог: часть перехода не оформлена.
- Подпись выбрана не по типу документа. Трудовой договор подписывают со стороны работодателя не квалифицированной подписью. Мотив — у руководителя нет действующей УКЭП, а оформление откладывается. Итог: документ не соответствует статье 22.3 ТК РФ.
- Кабинеты публикуются без контактов. Сотрудники выгружаются из учётной системы с пустыми полями почты и телефона, приглашения не уходят, и кадровик вручную обзванивает людей.
- Требования к сервису собраны без приоритетов. В техническое задание попадают уведомления через мессенджеры и подписание через сторонний портал, а работа под нагрузкой и маршрутизация по ролям туда не попадают.
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления документа. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юридическому лицу в 30 000-50 000 рублей, должностному лицу — в 1 000-5 000 рублей, и штраф считается по каждому эпизоду. К этому добавляется повторный сбор согласий, который на компании в несколько сотен человек растягивается на недели, и обесценивание уже проведённого обучения сотрудников.
Когда подключать КЭДО рано
Есть ситуации, в которых переход стоит отложить. Если в компании не актуализировано штатное расписание и оргструктура, маршруты согласования строить не от чего: система будет гонять документы по фамилиям, и первое же кадровое перемещение всё сломает. Если основная часть сотрудников не имеет ни корпоративной почты, ни личного телефона в кадровой базе, сначала собирается контактная база, иначе кабинеты просто не создадутся. Если у компании до десятка сотрудников в одном офисе и поток кадровых документов ограничен приказами об отпуске, выигрыш от перехода будет меньше затрат на юридическую обвязку. И отдельный случай — работа с самозанятыми и подрядчиками по договорам ГПХ: это не КЭДО по Трудовому кодексу, здесь нужен отдельный контур с соглашением об электронном документообороте, и правила статьи 22.3 ТК РФ на него не распространяются.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Обучение сотрудников закладывайте отдельным этапом, а не бонусом к настройке. По нашей практике одного-двух вебинаров хватает, чтобы люди поняли, как выпустить подпись, сформировать заявление и подписать документ. Сопровождение первых подписаний снимает основную часть обращений в поддержку: дальше сотрудники работают сами.»
Стоимость подключения КЭДО и тарифы Добыто
Стоимость складывается из численности подключаемых сотрудников и набора функций: видов подписи, шаблонов, интеграции с учётной системой и электронного архива. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП для работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций, а тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия перехода между ними собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отдельно закладывайте расходы на квалифицированную подпись подписанта со стороны работодателя: она выпускается в удостоверяющем центре и в абонентскую плату за сервис не входит. Расходы на получение работником электронной подписи и её использование по Трудовому кодексу несёт работодатель.
Выводы
Подключение КЭДО — это два параллельных процесса. Юридический закрывается положением о ведении электронного документооборота, приказом, уведомлением работников и письменными согласиями, причём дистанционные сотрудники идут по правилам главы о дистанционной работе. Технический сводится к загрузке оргструктуры и контактов, созданию кабинетов, настройке типов, шаблонов и маршрутов и выпуску подписей. Вид подписи выбирается не по силе, а по типу документа: перечень из статьи 22.3 ТК РФ требует УКЭП со стороны работодателя, остальной поток закрывается простой подписью работника.
Мы в Добыто ведём этот путь целиком: от разбора, какие документы компания реально переводит в электронный вид, до пилотной группы, маршрутов по ролям и обучения линейного персонала. Вход в кабинет занимает минуты, а порядок работы с документами и подписями настраивается один раз и дальше работает без ручного труда кадровой службы.
Частые вопросы
Что означает «тип подписки УКЭП» и в каких единицах измеряется электронная подпись?
Ни в каких. Электронная подпись не имеет единицы измерения и не продаётся подпиской: у квалифицированного сертификата есть владелец и срок действия, по истечении которого сертификат перевыпускается в удостоверяющем центре. Подпиской тарифицируется сама система КЭДО, обычно за сотрудника в месяц. Формулировки «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП» возникают из-за того, что в прайсах рядом стоят абонентская плата за рабочее место и разовая стоимость выпуска сертификата.
Может ли единоличный исполнительный орган подписывать кадровые документы простой электронной подписью?
Для документов из перечня статьи 22.3 ТК РФ — нет. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий трудового договора работодатель подписывает только УКЭП. Квалифицированный сертификат юридического лица выдаётся удостоверяющим центром ФНС на руководителя. Если документы подписывает не руководитель, а уполномоченный сотрудник, потребуется машиночитаемая доверенность.
Что делать, если сотрудник отказался переходить на КЭДО?
Продолжать вести документооборот с ним на бумаге. Отказ не даёт оснований для увольнения, дисциплинарных мер или изменения условий труда. Работник вправе дать согласие позже, тогда его переводят в электронный контур на общих основаниях. Компании при этом придётся какое-то время держать два параллельных процесса, и этот сценарий лучше заранее описать в положении о КЭДО.
Можно ли вести электронный документооборот с самозанятыми и подрядчиками по ГПХ?
Можно, но это другой правовой контур. Правила статей 22.1-22.3 ТК РФ на исполнителей по гражданско-правовым договорам не распространяются: с ними заключается соглашение об электронном документообороте. Квалифицированная подпись признаётся по умолчанию, а для ПЭП и УНЭП в соглашении обязательно прописывается порядок проверки подписи. Проверьте заранее, чтобы выбранная система умела работать не только со штатными сотрудниками.
Что будет с электронным архивом, если компания расторгнет договор с сервисом?
Кадровые документы хранятся десятилетиями, и этот вопрос решается лицензионным договором, а не техникой. Как правило, в договоре предусматривается сохранение доступа к архивной версии после расторжения. Уточните этот пункт до подписания и проверьте, в каком виде выгружается архив: выгружаться должны и сами документы, и файлы электронных подписей к ним, иначе подтвердить подписание позже будет нечем.
Нужен ли рядовому сотруднику доступ в 1С, чтобы пользоваться кабинетом?
Нет. Сотрудник заходит в кабинет через браузер или мобильное приложение по своей почте или телефону, ему достаточно ссылки и уведомления о подключении. Доступ в учётную систему нужен только ответственному за администрирование и кадровой службе, которая обрабатывает заявления. Возрастным сотрудникам обычно хватает одного показа маршрута: открыть ссылку, подтвердить вход, подписать документ.
