Экономический эффект перехода на КЭДО считается как разница между расходами бумажного кадрового оборота и стоимостью владения сервисом за один и тот же период. В расходную часть входят подписка за сотрудника, выпуск электронных подписей, интеграция с учётной системой и организационный этап: ЛНА, приказы, сбор согласий. В сравнении с ней стоят печать и расходники, курьерская доставка, площадь под архив, часы кадровой службы и бухгалтерии, а также срок оформления найма. Главное различие, которое меняет результат: распределённая компания экономит прежде всего на логистике документов, компания в одном офисе — только на часах сотрудников и скорости процессов.
Материал даёт шесть показателей, которые собирают до переговоров с поставщиком, формулу перевода часов кадровика и бухгалтера в деньги и разбор того, почему смету чаще ломает организационный этап, а не лицензия. Отдельно — ошибки, из-за которых расчёт не подтверждается через год, и процессы, которые нельзя убрать с бумаги ни при каком тарифе. Сценарные расчёты для 50, 500 и 5000 человек, тарифы и сроки подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Из чего складывается экономический эффект КЭДО
Эффект собирается из четырёх групп: прямые расходы на бумагу и логистику, стоимость рабочего времени кадровой службы и бухгалтерии, потери на сроках процессов и стоимость рисков при проверке. Бухгалтер обычно видит только первую группу, потому что она проходит по счетам как канцелярия, курьерские услуги и аренда. Три остальные группы в учёте не выделены и вытаскиваются вручную.
Опорная величина для расчёта — количество кадровых документов на одного человека за год. Анализ рынка перед запуском одного из сервисов КЭДО дал 30 документов в год на сотрудника: трудовой договор и допсоглашения, ЛНА и листы ознакомления, приказы, заявления на отпуск, больничные, командировочные документы, авансовые отчёты. При численности 1000 человек это 30 000 документов в год, и объём растёт с каждым годом работы компании.
| Статья | Чем измеряется в бумажном режиме | Что происходит после перехода |
|---|---|---|
| Печать и расходники | 30 документов в год на сотрудника, умноженные на численность и на стоимость листа с печатью | Остаются только исключения из статьи 22.1 ТК РФ |
| Курьеры и почта | В разобранных проектах доставка по городу шла от 400 рублей за отправку, полный цикл с регионом и другой страной — до 2000 рублей в одну сторону | Расход снимается по всем документам, переведённым в электронный вид |
| Хранение архива | Площадь под шкафы и стеллажи с учётом срока хранения документов по личному составу до 50 лет | Новые документы уходят в электронный архив, бумажный перестаёт расти |
| Время кадров и бухгалтерии | Один специалист по кадрам обслуживает 400-500 человек; отдельно считаются часы на расчётные листки и справки | Временные затраты по типовой операции снижаются минимум в три раза |
| Срок оформления найма | От принятого оффера до подписания договора проходило 3-4 дня | Документ уходит кандидату в день оффера, у одного из клиентов рынка отказы от принятых офферов снизились на 83% |
| Риск при проверке | Документы без подписи или с чужой подписью, восстановление комплекта, штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 рублей на юрлицо | Документ не уходит в архив неподписанным, подпись привязана к конкретному лицу |
Четыре нижние строки таблицы дают больше денег, чем две верхние, но именно их чаще всего выбрасывают из расчёта: на них нет счетов от поставщиков. Начинать сбор данных стоит с них, а не с закупки бумаги.
Кейс из практики: распределённая компания примерно на 1000 человек посчитала собственные расходы на бумажные кадровые процессы и получила 6 миллионов рублей в год, основная часть которых приходилась на курьеров между площадками. Стоимость системы КЭДО для того же периметра составляла порядка 900 тысяч рублей, то есть разница закрывала проект в первый же год.
Шесть показателей, которые собирают до переговоров с поставщиком
Без этих цифр разговор с любым вендором превращается в обсуждение цены лицензии, а не эффекта. Собираются они из данных, которые у бухгалтерии и кадровой службы уже есть: штатное расписание, ФОТ, оборотка по канцелярии и курьерским услугам, отчёт по найму. В практике Добыто расчёт начинается именно с этой выгрузки, а не с демонстрации интерфейса: без своих цифр эффект обсуждать не с чем.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Расчёт эффекта начинается не с прайса, а с двух цифр: сколько кадровых документов компания производит за год и сколько стоит час людей, которые их обрабатывают. Ориентир по рынку — около 30 документов в год на одного сотрудника, но у ритейла с высокой текучестью получается больше, у стабильного офиса меньше. Возьмите выгрузку по типам документов за прошлый год из учётной системы и посчитайте свой показатель, дальше вся арифметика станет проверяемой.»
Как посчитать экономический эффект КЭДО: пошаговый расчёт
- Шаг 1. Численность и структура. Разделите штат на три группы: офис в одном здании, распределённые подразделения и дистанционные работники. По каждой группе логистика документов стоит по-разному, а по дистанционным работникам письменное согласие на КЭДО не требуется, если порядок обмена урегулирован в ЛНА о дистанционной работе.
- Шаг 2. Объём документов. Возьмите фактическое количество кадровых документов за прошлый год из учётной системы и разделите на среднесписочную численность. Если выгрузки нет, используйте ориентир 30 документов в год на человека.
- Шаг 3. Стоимость часа. Посчитайте стоимость часа специалиста по кадрам и бухгалтера по расчёту зарплаты: оклад с начислениями делится на норму рабочего времени месяца. Дальше умножьте на время одной операции: печать, сбор подписи, сканирование, подшивка.
- Шаг 4. Прямые расходы. Соберите по оборотке годовые суммы: бумага и картриджи, курьерские и почтовые отправления, аренда площади под архив, услуги архивной обработки.
- Шаг 5. Потери на сроках. Посчитайте среднее число дней от принятия оффера до выхода сотрудника и число отказов после принятого оффера за год. Умножьте на стоимость незакрытой позиции, если такой показатель в компании считается.
- Шаг 6. Расходная часть проекта. Сложите годовую подписку, выпуск подписей, работы по интеграции, обучение и трудозатраты на организационный этап.
- Шаг 7. Сведение. Годовой эффект равен сумме шагов 3, 4 и 5 за вычетом шага 6. Срок окупаемости в месяцах равен разовым затратам, делённым на месячную экономию за вычетом месячной подписки.
Факт: по оценке, сделанной перед запуском одного из сервисов КЭДО, бумажный оборот обходится примерно в 2000 рублей в год на одного сотрудника с учётом бумаги, логистики, хранения и трудозатрат. Эту цифру берут как быструю проверку своего расчёта: сильное отклонение вниз обычно означает, что часы людей в модель не попали.
На рынке звучит оценка, что на каждый вложенный в КЭДО рубль приходится около 15 рублей экономии. Проверять её нужно на своих данных: показатель складывается из численности, доли распределённых сотрудников и текучести, и у компании из одного офиса с низкой текучестью он будет принципиально другим.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: как вид подписи влияет на смету
Три вида подписи различаются способом формирования и юридической силой, и от выбора зависит расходная часть проекта. ПЭП подтверждает лицо через логин, пароль или код из СМС. УНЭП создаётся криптографическим преобразованием, подтверждает автора и неизменность документа после подписания. УКЭП дополнительно опирается на квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и признаётся без отдельного соглашения сторон.
Статья 22.3 ТК РФ распределяет их жёстко. Работодатель обязан применять УКЭП при заключении и изменении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и договора на получение образования, при издании приказа о применении дисциплинарного взыскания и при уведомлении об изменении определённых сторонами условий трудового договора. По остальным кадровым документам работодателю достаточно УНЭП. Работник по тому же перечню подписывает УКЭП или УНЭП, а в прочих случаях допускается ПЭП, если соглашение сторон определяет порядок проверки подписи и требования к конфиденциальности ключа.
Для сметы это означает следующее: квалифицированные сертификаты нужны не всем, а подписантам со стороны работодателя. Сотрудникам достаточно УНЭП, которая выпускается в системе или через Госключ. Отдельная строка расчёта закреплена законом: по статье 22.2 ТК РФ расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель. При этом работник вправе использовать УКЭП, полученную им самостоятельно ранее, и тогда выпуск оплачивать не нужно.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Универсальная связка для большинства компаний — УНЭП со стороны работника и УКЭП со стороны работодателя. Сотруднику подпись выпускается удалённо, ехать в удостоверяющий центр не нужно, и в расчёт попадает только стоимость сертификатов подписантов работодателя. Посчитайте, сколько у вас реальных подписантов по доверенности и приказу: обычно их единицы, а не десятки.»
Проверьте, какой подписью подписан ваш документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Расходная часть: что войдёт в стоимость владения
Подписка за сотрудника — не единственная статья, и обычно не самая тяжёлая. Тяжелее всего организационный этап, который считается в часах юриста, кадровика и руководителя, а не в счетах поставщика.
| Статья затрат | Когда возникает | Что уточнить до подписания договора |
|---|---|---|
| Подписка на сотрудника | Ежемесячно или ежегодно | Считается по штату или по активным пользователям, передаётся ли лицензия на нового сотрудника при увольнении прежнего |
| Подписи работников | При подключении и при каждом новом сотруднике | Входит ли выпуск ПЭП и УНЭП в тариф; расходы по статье 22.2 ТК РФ несёт работодатель |
| Сертификаты УКЭП подписантов | До старта и ежегодно при продлении | Количество подписантов, срок действия сертификата, порядок замены при смене ответственного |
| Интеграция с учётной системой | Этап запуска | Есть ли готовый коннектор под вашу систему или интеграция пойдёт через API силами вашей разработки |
| Организационный этап | До старта | Кто готовит ЛНА, приказ, уведомления и собирает согласия, сколько это часов внутренних специалистов |
| Обучение | Запуск и каждый новый сотрудник | Формат обучения сотрудников и отдельно кадровой службы, кто его проводит |
| Поддержка и архив | Постоянно | Сохраняется ли доступ к архивной версии документов после расторжения договора |
Последняя строка таблицы влияет на расчёт сильнее, чем кажется при выборе: документы по личному составу хранятся десятилетиями, и условие о доступе к архиву после окончания договора закрывает риск, который иначе придётся закрывать деньгами.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: установка готового коннектора к учётной системе занимает около часа и не требует вашей команды разработки. Интеграция через API по практике внедрений занимает от двух дней до двух месяцев и зависит от квалификации ваших разработчиков: это две разные строки бюджета, и уточнять её нужно до подписания договора.
Важный нюанс из практики: техническая часть внедрения почти никогда не бывает узким местом. Готовый продукт запускается на периметре в десятки тысяч человек за три-четыре месяца, и дольше всего идут разработка и утверждение внутренней нормативной документации и сбор согласий. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: она снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и шаблонов до того, как в систему зайдут все.
Шаблоны, по которым считают трудозатраты организационного этапа
Комплект закрывает подготовку к запуску, начинать удобнее с дорожной карты: она показывает, сколько документов придётся согласовать до первого подписания.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дорожная карта внедрения КЭДО (шаблон в XLSX) | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Сценарии расчёта: 50, 500 и 5000 человек
При одинаковой методике источники экономии на разной численности разные, и универсальный расчёт даёт ошибку в обе стороны. Ниже — что критично и что вторично в трёх типовых ситуациях.
| Сценарий | Основной источник экономии | Что вторично | На чём проверять окупаемость |
|---|---|---|---|
| До 50 человек, один офис, низкая текучесть | Часы бухгалтера и кадровика на отпуска, справки и расчётные листки | Курьерская логистика, площадь архива | Стоимость часа, умноженная на высвобожденное время |
| 500 человек, несколько площадок и удалённые сотрудники | Логистика документов между площадками и оформление дистанционных работников | Экономия на бумаге как таковой | Годовые расходы на курьеров и почту до и после |
| 5000 человек, высокая текучесть, массовый наём | Скорость оформления найма и снижение отказов после принятого оффера | Печать и расходники на фоне ФОТ кадровой службы | Срок вывода сотрудника и стоимость незакрытой позиции |
| Работа с самозанятыми и исполнителями по ГПХ | Подписание договоров и актов в день сделки | Кадровые ЛНА: на исполнителей по ГПХ правила КЭДО не распространяются | Число документов на одного исполнителя за период |
Строку по ГПХ выносят отдельно намеренно: требования статей 22.1-22.3 ТК РФ действуют в трудовых отношениях, а с самозанятым или исполнителем обмен строится через соглашение об электронном документообороте. Считать эти два потока в одной таблице некорректно, но система нужна одна, и это стоит проверить на этапе выбора.
Лайфхак: чтобы получить фактические цифры вместо прогнозных, запустите пилот на одном массовом документе. В одной компании начали с заявлений на отпуск и перевели более 250 сотрудников за три-четыре недели: после этого экономия по одному процессу считается по факту и переносится на остальные типы документов.
Кейс из практики: сервис доставки нанимал порядка полутора тысяч человек в месяц и отправлял документы курьером по городу по 400 рублей за отправку. Пилот запустили за месяц, и экономия перекрыла стоимость решения уже в первые месяцы: при цене порядка 1000 рублей в год на человека расход на курьеров был кратно выше.
Ошибки в расчёте, из-за которых эффект не подтверждается
Расчёт разваливается через год по четырём причинам, и все они видны на этапе подготовки.
- Считают только бумагу. Канцелярия — самая маленькая статья. Без часов кадровой службы и бухгалтерии эффект занижается в разы, и проект не проходит защиту бюджета.
- Не вычитают исключения. Трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда остаются на бумаге. Эти процессы из расчёта экономии убираются целиком.
- Закладывают избыточные требования. Каждое лишнее требование в техническом задании — это дополнительная точка интеграции и дополнительные деньги. Возврат уже подписанных документов обратно в учётную систему даёт задвоение и рост нагрузки без пользы для процесса.
- Игнорируют сопротивление и обучение. Линейный персонал и сотрудники в регионах переходят медленнее офиса. Если в смете нет обучения и поддержки, нагрузка ляжет на кадровиков, и высвобожденные часы не появятся.
Цена ошибки в выборе вида подписи считается отдельно. Трудовой договор, подписанный работодателем не той подписью, которую требует статья 22.3 ТК РФ, не работает как доказательство в споре, а нарушение порядка оформления трудовых отношений влечёт штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Пересбор комплекта документов по нескольким сотням человек обходится дороже годовой подписки.
Внимание: работник, принятый до 31 декабря 2021 года, переводится на КЭДО только с письменного согласия, и отказ не является основанием для увольнения или санкций. В расчёте это означает, что часть штата останется на бумаге, и экономию нужно считать по фактической доле согласившихся, а не по всей численности.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Самая дорогая ошибка в расчёте — предположение, что через месяц после запуска на бумаге не останется ничего. Всегда остаются исключения по статье 22.1 ТК РФ и сотрудники, которые не дали согласия. Заложите в модель два режима на первый год и посчитайте экономию по фактической доле переведённых работников, иначе через год цифры в отчёте не сойдутся с планом.»
Когда переход на КЭДО не окупится
Небольшая компания в одном офисе с низкой текучестью и без дистанционных сотрудников получает эффект в основном на скорости процессов, а не в деньгах. Если весь кадровый оборот — это 15 человек в соседних кабинетах, экономия на логистике равна нулю, а высвобожденные часы кадровика измеряются десятками минут в месяц. Такой проект имеет смысл ставить в план, когда компания начинает расти или открывает вторую площадку. В практике Добыто такие компании чаще подключаются не ради экономии, а под конкретную задачу: удалённый наём или оформление сотрудников в другом городе.
Вторая ситуация — отсутствие бюджета на организационный этап. Если некому написать ЛНА, издать приказ и собрать согласия, покупка лицензии не даст ничего: документы, подписанные без корректной нормативной базы, ГИТ может не принять. Для компаний, которым нужен только базовый обмен, существует бесплатная государственная альтернатива: подсистема электронного кадрового документооборота на портале Работа России, условия и функционал которой описаны в официальной информации об электронном кадровом документообороте. Ограничения там тоже стоит учесть: сотруднику придётся отдельно авторизоваться на портале, отдельного мобильного приложения нет, а в цепочке появляется ещё одна точка отказа.
Что об этом думает ГИТ: при проверке инспектор запрашивает конкретные документы, и типовая проблема бумажного архива — отсутствие подписи или самого документа в комплекте. В электронном виде документ не попадает в архив неподписанным, а подпись привязана к конкретному лицу, поэтому спор о подлинности подписи в таком комплекте не возникает.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Отдельно смотрите на текучесть: она усиливает эффект сильнее численности. Компания на 300 человек с оборотом штата в 50% за год делает больше кадровых документов, чем стабильная компания на 500 человек. Возьмите отчёт по приёмам и увольнениям за прошлый год — это самая честная проверка того, окупится ли подписка.»
Стоимость подключения КЭДО: тарифы и сроки на 2026 год
Итоговая сумма зависит от численности, набора функций и того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив | входит в тариф «Бизнес» | с момента подключения |
Для расчёта берут не минимальную цену строки, а годовую сумму по своей численности с учётом минимального платежа и планового роста штата. Полный состав тарифов, условия перехода между ними и перерасчёт при повышении опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для модели расчёта это означает, что стартовать можно с пилотной группы, а не оплачивать сразу весь штат.
Выводы
Экономический эффект КЭДО складывается из прямых расходов на бумагу и логистику, стоимости рабочего времени кадровой службы и бухгалтерии, сокращения сроков найма и снятия рисков при проверке. Считать его нужно на своих данных: объём документов на человека за год, стоимость часа обработки, доля распределённых сотрудников и текучесть. Расходная часть не сводится к подписке: в неё входят подписи, интеграция, обучение и трудозатраты на ЛНА, приказы и сбор согласий, причём организационный этап почти всегда оказывается длиннее технического.
Мы в Добыто выстраиваем расчёт до запуска: собираем базовые показатели по фактической выгрузке документов, разделяем штат на группы по видам подписи и проверяем модель на пилотной группе, прежде чем разворачивать систему на всю компанию.
Частые вопросы
Как считать эффект, если часть сотрудников отказалась от перехода на КЭДО
Экономия считается по фактической доле переведённых работников, а параллельный бумажный поток остаётся статьёй расхода. Работник, принятый до 31 декабря 2021 года, переходит только по письменному согласию, а тот, кто принят после этой даты и не имел трудового стажа до неё, переводится после уведомления. Отказ не влечёт для работника последствий, поэтому в модели первого года разумно закладывать два режима работы одновременно.
Нужно ли платить за подпись работника, если у него уже есть своя УКЭП
Нет. По статье 22.2 ТК РФ расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель, но работник вправе применять ранее полученную самостоятельно УКЭП. В расчёте такие сотрудники выводятся в отдельную группу, по ним выпуск сертификата не оплачивается.
Входят ли расчётные листки и справки для сотрудников в расчёт экономии бухгалтерии
Да, и обычно это самая заметная часть эффекта для бухгалтерии. Выдача расчётных листков по статье 136 ТК РФ, справки 2-НДФЛ, справки о доходах и об остатке отпуска переводятся в личный кабинет, а порядок их выдачи в электронном виде закрепляется в локальном нормативном акте. Считать стоит по числу обращений за год, умноженному на среднее время подготовки одной справки.
Что делать с бумажным архивом за прошлые годы
Оцифровывать его для перехода не требуется: ранее подписанные документы хранятся в том виде, в котором были оформлены. В расчёт закладывается, что бумажный архив перестаёт расти, а расходы на его хранение остаются на прежнем уровне до истечения сроков хранения, которые по документам о личном составе доходят до 50 лет.
Можно ли посчитать эффект по одному процессу, не переводя всю компанию
Да, и это самый точный способ. Берётся один массовый документ, например заявление на отпуск, и переводится в электронный вид на всём штате или на пилотном подразделении. Экономия по этому процессу считается по факту за два-три месяца, а затем переносится на остальные типы документов пропорционально их количеству.
Как считать проект, если учётная система самописная
По такому сценарию в смету закладываются часы собственной команды разработки: интеграция идёт через API и по практике внедрений занимает от двух дней до двух месяцев. До подписания договора запросите техническую документацию и тестовые доступы, чтобы разработчики оценили объём работ, иначе строка бюджета останется неопределённой.
Влияет ли текучесть кадров на срок окупаемости
Влияет сильнее численности. При высокой текучести растёт число документов приёма и увольнения, а также сокращается срок вывода кандидата: с 3-4 дней от принятого оффера до подписания в день оффера. Дополнительно уточните у поставщика, передаётся ли лицензия уволившегося сотрудника на нового, — это меняет годовую сумму подписки при обороте штата.
