Мобильное приложение КЭДО — это личный кабинет работника в телефоне, где лежат ваши кадровые документы и кнопка «Подписать». С телефона вы подаёте заявление на отпуск, отгул и командировку, заказываете справку 2-НДФЛ и справку с места работы, смотрите расчётный листок и остаток дней отпуска, знакомитесь с приказами и ЛНА, подписываете документы электронной подписью. Подпись работника бывает трёх видов: ПЭП, УНЭП и УКЭП, и именно вид подписи определяет, что вам дадут подписать со смартфона. Главное различие такое: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и заявление об увольнении работник подписывает только УНЭП или УКЭП, для остальных документов достаточно ПЭП.
Разберём по пунктам, что реально доступно в приложении, а что закон запрещает переводить в электронный вид даже при полном переходе компании на КЭДО. Покажем, чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП, как выпустить подпись в Госключе на Android и iPhone и что делать, если уведомление не пришло или забыт пароль от подписи. Сценарная таблица по способам подписания, стоимость подключения на 2026 год, образцы согласия и отказа от КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что сотрудник делает в мобильном приложении КЭДО
Набор функций в кабинете работника сложился примерно одинаковый у всех систем, потому что он повторяет реальный маршрут бумажного документа. Вы видите ленту документов со статусами, фильтр по тем, что требуют действия, и архив уже подписанного. Заявление на отпуск подаётся из раздела отсутствий: выбираете период, при необходимости указываете, кто вас замещает, и отправляете на согласование руководителю. Справки заказываются отдельным запросом, и в момент заказа можно выбрать формат — электронный файл с подписью организации или бумажный оригинал с печатью, если документ нужен для инстанции, которая электронные файлы не принимает.
Расчётные листки в кабинете закрывают требование статьи 136 ТК РФ: работодатель обязан извещать работника о составных частях зарплаты, и электронная выдача листка это требование выполняет. Отдельно в приложении живёт ознакомление с ЛНА и приказами. Ознакомление и подписание — разные действия: в первом случае вы подтверждаете, что прочитали документ, во втором становитесь его стороной. Система разводит их по разным кнопкам, и статус в ленте у них тоже разный.
Ниже — разбор по действиям с указанием, какая подпись работника нужна для каждого. Таблица построена по требованиям статьи 22.3 ТК РФ и объясняет, почему на одном экране кнопка «Подписать» срабатывает сразу, а на другом система требует выпустить УНЭП.
| Действие в приложении | Что получает работник | Подпись работника |
|---|---|---|
| Заявление на отпуск, отгул, командировку | Заявка уходит руководителю и в отдел кадров, статус согласования виден в ленте | ПЭП, УНЭП или УКЭП |
| Ознакомление с ЛНА, инструкцией, приказом | Отметка об ознакомлении с датой и временем, комплект собирается системой автоматически | ПЭП, УНЭП или УКЭП |
| Расчётный листок, остаток дней отпуска | Просмотр и скачивание файла, расчёт доступных дней на выбранную дату | Для просмотра подпись не нужна |
| Заказ справок 2-НДФЛ, с места работы, об остатке отпуска | Файл с подписью организации либо бумажный оригинал на выбор | Подпись работника не требуется |
| Трудовой договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности, ученический договор | Подписание при приёме, переводе и изменении условий без визита в офис | Только УНЭП или УКЭП |
| Заявление об увольнении и его отзыв | Подписание и отправка в кадровую службу с фиксацией даты | Только УНЭП или УКЭП |
| Приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий трудового договора | Ознакомление с фиксацией факта и времени | Только УНЭП или УКЭП |
Из таблицы следует практичный вывод для работника: если вам выдали только ПЭП, приём на работу и увольнение через приложение вы не оформите, для них понадобится усиленная подпись. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП сотруднику выпускаются внутри системы, поэтому вопрос обычно решается за один экран настроек, а не за поездку в удостоверяющий центр.
Полезно знать: отказ от перехода на КЭДО не даёт работодателю права уволить работника или применить к нему санкции. Работникам, принятым после 31 декабря 2021 года и не имевшим на эту дату трудового стажа, согласие оформлять не нужно — достаточно уведомления.
Чего в приложении сделать нельзя: четыре документа-исключения
Часть кадровых документов закон оставил на бумаге, и никакая система этого не обходит. В электронный вид не переводятся трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Логика по инструктажам простая: инструктаж проводится очно, и подпись должна подтверждать реальное присутствие человека, а не нажатие кнопки в телефоне.
Из этого вытекает частая путаница. Заявление об увольнении вы подписываете в приложении усиленной подписью, а приказ об увольнении вам всё равно дадут на бумаге. Это не сбой системы и не самодеятельность кадровой службы, а прямое требование закона. Второе ограничение практическое: приложение не заменяет согласование живого человека. Если руководитель не открыл заявку, документ будет висеть в статусе согласования независимо от того, с телефона вы её отправили или с компьютера.
Внимание: подписать кадровый документ задним числом в системе КЭДО невозможно. Если этап подписания просрочен, система закрывает его автоматически и возвращает документ кадровику: дальше документ либо оформляется на бумаге, либо создаётся заново с новой датой.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Работники часто просят кадровика провести отпуск задним числом, раз всё электронное. В системе КЭДО это не проходит: дата и время подписания фиксируются в самой подписи, и переписать их нельзя. Если срок этапа вышел, документ вернётся кадровику, и его придётся переоформлять на новую дату. Проверяйте сроки прямо в карточке документа, они там указаны.»
Подпись в телефоне: ПЭП, УНЭП и УКЭП простыми словами
Запросы вида «тип подписки УКЭП» появляются из-за путаницы в терминах: подписка тут ни при чём, речь идёт о типе электронной подписи. Видов три, они закреплены в 63-ФЗ «Об электронной подписи», и различаются они не удобством, а тем, чем подтверждается личность подписанта.
ПЭП — простая электронная подпись. Это связка логина, пароля и кода из SMS, тот же механизм, что в банковском приложении. Она подтверждает, что у человека есть доступ к учётной записи и телефону, но не более: технически ввести те же данные может и другой человек, узнавший ваш пароль. Поэтому для документов, где цена ошибки высока, закон её не допускает.
УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Она создаётся средствами криптографии: документ преобразуется в уникальную последовательность, привязанную к вашему ключу. Любая правка документа после подписания ломает это соответствие, и проверка покажет, что подпись недействительна. Отличие УНЭП от ПЭП принципиальное: ПЭП не связана с содержимым документа, а УНЭП связана.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
УКЭП — усиленная квалифицированная подпись. Криптография в ней та же, что в УНЭП, а разница в сертификате: его выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр по правилам, установленным государством. Отсюда и юридический статус: УКЭП по умолчанию равнозначна собственноручной подписи, а для УНЭП равнозначность оформляется соглашением сторон. В этом и состоит разница между УНЭП и УКЭП, а не в качестве шифрования.
Факт: УНЭП, созданная в инфраструктуре ЕСИА через Госключ, применяется в кадровом документообороте без отдельного соглашения с работником. Правила её создания и использования установлены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании УНЭП нужно подписывать не всегда. Если работник берёт УНЭП из инфраструктуры ЕСИА, то есть выпускает её в Госключе, отдельное соглашение по части 2 статьи 22.3 ТК РФ не требуется. А для УНЭП, выпущенной внутри корпоративной системы, соглашение обязательно. Посмотрите в своём кабинете, какая подпись у вас выпущена, — это видно в свойствах сертификата.»
Где хранится ключ вашей подписи
Ключ подписи живёт либо на аппаратном токене (Рутокен, JaCarta), либо в облаке, включая инфраструктуру Госключа. Токен нужен там, где подпись используется в государственных системах и её носитель контролирует сам владелец: это сценарий руководителя компании. Массовый кадровый документооборот на токенах не строится: выдавать носители тысяче сотрудников и потом их менять экономически бессмысленно, поэтому подпись рядового работника делают облачной.
Проверьте электронную подпись на своём документе
Скачали подписанный документ и хотите убедиться, что подпись на месте и действительна: загрузите файл подписи вместе с документом, и вы увидите подписанта, издателя сертификата и статус подписи.
Добыто · Проверка подписи
Что за файл пришёл с документом
Загрузите файл — определим по расширению и содержимому: присоединённая это подпись или откреплённая, чем открыть и куда идти дальше. Архивы раскрываем и смотрим, что внутри.
Файл остаётся на вашем устройстве — мы его не получаем и не хранимНет файла под рукой? Выберите расширение вручную:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мы не храним ваши файлы и не имеем к ним доступа. Файл читается только в памяти вашего браузера, на сервер Добыто он не передаётся, копий не остаётся. Закройте страницу — и от файла не останется следов.
Госключ: подпись на смартфоне через Госуслуги
Госключ — мобильное приложение, в котором физическое лицо бесплатно выпускает УНЭП или УКЭП и подписывает документы. Приложение опубликовано в четырёх магазинах: для iOS, для Android, для устройств Huawei и в RuStore. Для работника это часто самый короткий путь: сертификат выпускается дистанционно, ехать в удостоверяющий центр не нужно, а подписывать одной и той же подписью можно не только кадровые документы. Функциональность Госключа доступна и внутри мобильного приложения Госуслуг, хотя отдельное приложение пока остаётся основным. Порядок выпуска подписи, требования к учётной записи и способы проверки описаны в разделе Госключ на портале Госуслуг.
Разница между двумя сертификатами Госключа в способе подтверждения личности. Для УНЭП достаточно подтверждённой учётной записи Госуслуг и номера телефона, весь путь занимает несколько минут. Для УКЭП нужна удалённая идентификация: смартфон с NFC прикладывается к загранпаспорту нового образца и считывает чип. Процедура выглядит непривычно, но занимает те же минуты и не требует поездки в офис.
Как подписать кадровый документ с телефона: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Установите Госключ из магазина приложений вашего смартфона: App Store, Google Play, AppGallery или RuStore. Если система КЭДО прислала ссылку или QR-код на установку, откройте её — магазин определится автоматически.
- Шаг 2. Войдите в приложение по подтверждённой учётной записи Госуслуг и задайте пароль доступа. Без подтверждённой учётной записи сертификат не выпустится.
- Шаг 3. Выпустите сертификат. Для УНЭП хватит учётной записи и номера телефона. Для УКЭП приложите смартфон с NFC к загранпаспорту нового образца и пройдите удалённую идентификацию.
- Шаг 4. Откройте уведомление о поступившем документе. Если приложение уже установлено, из системы КЭДО придёт push и документ подтянется в раздел подписания; если не установлено, система покажет QR-код на установку.
- Шаг 5. Прочитайте документ целиком, отметьте согласие и нажмите «Подписать». Отказ от подписания — тоже штатное действие, оно фиксируется в системе наравне с подписью.
- Шаг 6. Вернитесь в кабинет КЭДО и проверьте статус: на документе должны стоять две подписи, ваша и работодателя. Подписанный документ можно скачать вместе с файлами подписи.
Кейс из практики: в проекте на 1100 сотрудников после перехода на КЭДО с подписанием через Госключ полный цикл документооборота по одному процессу стал занимать 15-30 минут вместо нескольких недель, а экономия на электронных подписях составила около 0,5 млн рублей в год. Основной эффект дал не сам факт электронной подписи, а то, что сотрудникам не пришлось никуда ехать за сертификатом.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда приложение уже стоит на телефоне, подписание кадрового документа занимает около минуты: пришло уведомление, открыли, прочитали, подписали. Всё длинное происходит до этого — установка, вход по Госуслугам и выпуск сертификата. Поэтому мы просим сотрудников выпускать подпись заранее, до того как придёт первый документ со сроком.»
Образцы документов по переходу на КЭДО и электронной подписи
Комплект для работника и кадровой службы: если вы только решаете, соглашаться на КЭДО или нет, начните с уведомления о переходе — в нём видно, какие документы компания переводит в электронный вид.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Заявление об отказе от перехода на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Согласие на электронный расчётный листок | Скачать |
| Руководство пользователя Добыто КЭДО | Скачать |
Отдельное приложение, Госключ или веб-кабинет: что выбрать под свою ситуацию
Мобильных сценариев на рынке три, и они не равнозначны. Первый — отдельное приложение системы КЭДО: в нём работают push-уведомления, виджеты и весь кабинет целиком. Второй — подписание через Госключ, когда сам кабинет открывается в браузере, а подпись ставится в государственном приложении. Третий — адаптивный веб-кабинет без приложения вовсе: часть систем на рынке существует только в виде портала, и тогда напоминания приходят по SMS или на почту.
У второго варианта есть известное неудобство: работник переключается между двумя интерфейсами. Технически это решается переадресацией из кабинета в Госключ и обратно, так же как интернет-магазин перебрасывает вас в банковское приложение на оплату. Взамен вы получаете подпись, которой можно подписывать не только кадровые документы: через Госключ оформляют договоры с операторами связи, сделки с недвижимостью и обращения на порталах госуслуг. В Добыто кабинет открывается и в браузере, и со смартфона, а документы собраны в одном разделе с вкладками «Требуют действия», «Контроль» и «Архив», поэтому потерять документ со сроком сложно.
| Ваша ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Устраиваетесь дистанционно, в офис не приедете | Подтверждённая учётная запись Госуслуг и выпущенная УНЭП: без неё трудовой договор не подписать | Наличие у работодателя своего приложения: подписать можно и из Госключа |
| Работаете в офисе, нужны отпуска и справки | Push-уведомления и раздел «Требуют действия», чтобы не пропустить срок | Вид подписи: для этих документов достаточно ПЭП |
| Телефон кнопочный или интернет нестабильный | SMS-уведомления и доступ к веб-кабинету с любого компьютера | Мобильное приложение и интеграции с мессенджерами |
| Сменили телефон или номер | Актуальные номер и почта в профиле, перевыпуск подписи в кабинете | Ранее подписанные документы: они остаются действительными |
| Увольняетесь или меняете работодателя | Скачать архив своих документов вместе с файлами подписи до потери доступа к кабинету | Судьба самого кабинета: он закрывается при увольнении |
Ключевой критерий выбора не в интерфейсе, а в том, какие документы вам предстоит подписывать. Для отпусков и справок хватит любого варианта, для приёма и увольнения нужна усиленная подпись, и тогда путь через Госключ оказывается самым коротким.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Возрастные сотрудники пугаются слова «система», хотя доступ в 1С им не нужен вообще. Нужен телефон и умение открыть ссылку: кабинет сотрудника устроен проще любой социальной сети, а заявление подписывается в два клика. Если человеку сложно, покажите ему один раз путь от уведомления до кнопки «Подписать», дальше он справится сам.»
Что делать, если что-то пошло не так
Уведомление не пришло — первая по частоте ситуация. Проверьте в профиле, какой номер телефона и какая почта там указаны: система шлёт push в приложение и дублирует сообщение по SMS или на почту, и если контакт устарел, вы просто не увидите документ. Второй шаг — разрешения на уведомления в настройках смартфона: при выключенных push документ будет висеть в разделе «Требуют действия», но телефон об этом молчит.
Забыт пароль от подписи — ситуация штатная. Подпись перевыпускается в кабинете: вы задаёте новый пароль, и в кабинете появляется новый действующий сертификат. Документы, подписанные предыдущей подписью, при этом остаются действительными: подпись проверяется по сертификату, который был действителен на момент подписания.
Лайфхак: в кабинете сотрудника одновременно активна одна подпись. Забыли пароль — не пишите в поддержку, а нажмите перевыпуск и задайте новый пароль: на подписанные ранее документы это не влияет.
Потеря или смена телефона требует того же порядка действий: восстанавливаете доступ к учётной записи, заново входите в приложение и при необходимости перевыпускаете сертификат. Отдельный сюжет — увольнение. Кабинет после увольнения закрывается, а документы остаются в электронном архиве работодателя, поэтому свои экземпляры вместе с файлами подписи имеет смысл скачать заранее.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что половина обращений в кадровую службу — это именно «мне ничего не пришло», отдельный штат поддержки для этого не нужен: в практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и большая часть таких вопросов снимается на ней.
Важный нюанс из практики: кадровая служба видит, кто не принял приглашение в систему, у кого нет подписи и у кого она заканчивается. Если вы затягиваете с выпуском подписи, документ на приём или отпуск вам просто не отправят, а не пришлют повторно.
Сколько стоит мобильный КЭДО и кто за него платит
Работник за приложение и подпись не платит: сертификат в Госключе бесплатен для граждан, а подписи внутри сервиса выпускает и оплачивает работодатель. Стоимость для компании складывается из тарифа за сотрудника, набора доступных видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для сотрудника через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП на тарифе «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: на тарифе «Старт» лимит 25 сотрудников, на «Бизнесе» численность не ограничена, но действует минимальный платёж. Полный перечень условий и состав каждого пакета собран на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отдельно стоит посчитать цену ошибки при выборе вида подписи. Трудовой договор, подписанный работником ПЭП вместо УНЭП, требованиям статьи 22.3 ТК РФ не отвечает: комплект придётся переподписывать корректной подписью, а в трудовом споре такой документ как доказательство подписания работать не будет. Для работника это означает риск остаться без подтверждения согласованных условий, для компании — нарушение порядка оформления трудовых отношений, которое видно при проверке ГИТ.
Выводы
Телефон закрывает почти весь кадровый цикл работника: отпуска, командировки, справки, расчётные листки, ознакомление с ЛНА и подписание договоров. Границы задаёт не приложение, а закон: четыре вида документов остаются на бумаге, а для приёма и увольнения нужна усиленная подпись, УНЭП или УКЭП. Простой подписи хватает для повседневных заявлений и ознакомлений, и поэтому кнопка «Подписать» ведёт себя по-разному на разных документах.
Мы в Добыто выпускаем ПЭП и УНЭП сотрудникам внутри сервиса и поддерживаем подписание через Госключ, поэтому работнику не нужно ехать в удостоверяющий центр, а кадровой службе — вести отдельный учёт носителей подписи.
Частые вопросы
Что означает «ЕИО с наличием ПЭП» в описании доступов
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть руководитель организации. В кадровом документообороте ПЭП руководителю не подходит: по статье 22.3 ТК РФ работодатель подписывает документы УКЭП или УНЭП, а трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности, приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление об изменении условий трудового договора — только УКЭП. Если в настройках системы у руководителя стоит ПЭП, эти документы он подписать не сможет.
В каких единицах измеряется УКЭП и покупается ли она по подписке
Единиц измерения у электронной подписи нет, подписки тоже: выпускается сертификат ключа проверки подписи с конкретным сроком действия, и по его истечении сертификат перевыпускается. В Госключе сертификат для гражданина бесплатный. Помесячно оплачивается доступ к системе КЭДО, но это оплата сервиса, а не самой подписи.
Можно ли подписать документ, если у меня нет смартфона
Да. Кабинет сотрудника открывается в браузере с любого компьютера, а уведомления о новых документах приходят по SMS, включая кнопочный телефон без интернета. Госключ в этом сценарии недоступен, поэтому усиленную подпись придётся получать другим способом: уточните у работодателя, какие виды подписи предусмотрены положением о КЭДО.
Действительна ли подпись, если срок сертификата уже истёк
Документ, подписанный в период действия сертификата, остаётся действительным и после его истечения: при проверке смотрят, был ли сертификат действителен на момент подписания. Истёкший сертификат нельзя использовать для новых подписаний, поэтому перед приёмом, переводом или увольнением проверьте срок в свойствах сертификата.
Обязателен ли переход на КЭДО и что будет, если я откажусь
На дату публикации КЭДО остаётся добровольным: нормативных актов, обязывающих компании переходить на электронные кадровые документы, не принято. Работник, принятый до 31 декабря 2021 года, вправе не давать согласие, и это не основание для увольнения или иных санкций, документы продолжают оформлять на бумаге.
Что делать, если просят подписать документ с чужого телефона или продиктовать пароль
Передавать пароль от подписи и подписывать за другого человека нельзя: подпись подтверждает именно вашу личность, а при споре доказывать, что документ подписали не вы, придётся вам. Если доступ к своему кабинету потерян, корректный путь — восстановление доступа и перевыпуск подписи, а не подписание с чужого устройства.
Останутся ли у меня документы после увольнения
Работодатель хранит подписанные кадровые документы в электронном архиве и предоставляет их по запросу работника. Доступ к самому кабинету при увольнении закрывается, поэтому свои экземпляры вместе с файлами подписи имеет смысл скачать заранее: документ и файл откреплённой подписи хранятся парой, и проверить подпись без второго файла не получится.
