Экземпляр приказа в кадровом электронном документообороте существует один: подлинник — это файл, который подписал руководитель, вместе с файлами электронной подписи к нему. Копии для работника, для дела и для бухгалтерии не создаются: система открывает доступ к тому же файлу и фиксирует отметку об ознакомлении в карточке документа. Печатная версия со штампом визуализации подписи подлинником не является, проверку целостности проходит именно подписанный файл без штампа. Главное различие, от которого зависит порядок работы: приказ о применении дисциплинарного взыскания работник подписывает только УКЭП или УНЭП, а с приказом по отпуску или командировке в информационной системе работодателя он вправе работать и с ПЭП.
Дальше разберём, чем подписывает приказ работодатель и чем работник, чем УНЭП отличается от УКЭП и от ПЭП, как оформить ознакомление без бумажных копий и что делать с приказами, которые закон оставил на бумаге. Покажем чек-лист проверки перед отказом от печати, сценарную таблицу по количеству экземпляров и разбор ошибок, из-за которых в деле оказываются два разных документа. Сроки хранения, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Один приказ — один файл: откуда берутся лишние экземпляры
Бумажная логика требует физического носителя для каждого адресата: один экземпляр в дело, второй в бухгалтерию, третий работнику под роспись. В электронном виде носитель один, а адресатов может быть сколько угодно: доступ к файлу выдаётся по правам, а не копированием. Приказ, подписанный электронной подписью, остаётся единственным подлинником, и любая его распечатка — это копия, которая юридической силы оригинала не имеет.
Второй источник дублей — визуализация подписи. Система КЭДО умеет сформировать печатную версию документа со штампом: кто подписал, каким сертификатом, когда. Этот штамп рисуется поверх содержимого и создаёт новый файл. Проверку целостности проходит исходный подписанный документ, а не документ, обогащённый штампом. Если делопроизводитель подшивает в дело печатную версию, в архиве оказываются два разных объекта, и при споре придётся объяснять, какой из них подлинник.
Внимание: штамп подписи на печатной версии — это визуализация для человека, а не сама подпись. Целостность проверяется по файлу без штампа, поэтому подписанный документ и документ со штампом нельзя путать и хранить как один и тот же экземпляр.
Третий источник — привычка «раздать всем». В сервисе Добыто приказ уходит на маршрут одним файлом: участники видят его в общей карточке, а система собирает статусы согласования, подписания и ознакомления с указанием срока. Отдельный экземпляр для каждого участника маршрута не формируется, поэтому и удалять из архива потом нечего.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Делопроизводители по привычке спрашивают, сколько экземпляров приказа распечатать для дела. В электронном виде вопрос звучит иначе: где лежит подписанный файл, где лежат файлы подписи к нему и кто имеет к ним доступ. Проверьте по одному приказу, сколько объектов у вас реально хранится, — если их больше, чем подписанный файл и подписи, лишнее пришло из бумажной схемы.»
Подпись УНЭП и УКЭП: разница, отличия от ПЭП и кто чем подписывает приказ
Виды электронной подписи закреплены в 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года. Простая электронная подпись подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом: это учётные данные в системе, код из СМС, логин и пароль от Госуслуг. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся криптографическими средствами, позволяет обнаружить изменение документа после подписания и может быть выпущена самим работодателем или удостоверяющим центром. Усиленная квалифицированная подпись отличается от УНЭП не механикой подписания, а статусом: её выдаёт только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию Минцифры, а средства подписи сертифицированы ФСБ России. По умолчанию аналогом собственноручной подписи признаётся именно УКЭП.
Отдельно стоит УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства. Такую подпись создаёт технология Госключ на портале Госуслуг, и для её признания соглашение сторон не требуется — в отличие от коммерческой УНЭП, порядок проверки которой стороны прописывают в соглашении. Часто путают два разных объекта: логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА, а под УНЭП ЕСИА понимают УНЭП в инфраструктуре электронного правительства, то есть подпись Госключа.
Кто и чем подписывает конкретный приказ, определяет статья 22.3 ТК РФ. Ниже — распределение по группам документов при работе в информационной системе работодателя и на цифровой платформе «Работа в России».
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования и изменения к ним | УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП инфраструктуры электронного правительства |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП инфраструктуры электронного правительства |
| Согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв такого заявления | Документ исходит от работника | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП инфраструктуры электронного правительства |
| Остальные кадровые документы в системе работодателя: приказы по отпуску и командировке, ЛНА, графики, уведомления | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Документы на платформе «Работа в России» | УКЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП с подтверждённой учётной записью на Госуслугах |
Из таблицы следует практический вывод для делопроизводителя: универсального «одного вида подписи для всех приказов» не бывает, и ПЭП закрывает только нижнюю группу документов. Поэтому вопрос о количестве экземпляров всегда решается вместе с вопросом о виде подписи: если приказ попал в верхние строки таблицы, а работник подписал его ПЭП, документ придётся переоформлять целиком.
Проверьте, чем подписан ваш экземпляр приказа
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Факт: срок действия сертификатов УНЭП и УКЭП в Госключе — 12 месяцев. Напоминание об окончании приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение, а выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос «унэп и пэп отличия» обычно означает другое: человек хочет понять, хватит ли ему кнопки в личном кабинете. Для приказа по отпуску ПЭП в системе работодателя хватит, для приказа о дисциплинарном взыскании — нет, работнику нужна УКЭП или УНЭП. Сверьте свой перечень приказов со статьёй 22.3 ТК РФ до того, как настроите маршруты.»
Почему один экземпляр выдерживает проверку: подпись, метка времени и архив
Подпись к приказу может быть присоединённой, когда документ и подпись лежат в одном файле, или отсоединённой, когда рядом с документом появляется отдельный файл с расширением .sig. Госключ формирует отсоединённые подписи: в одном пакете на подписание отправляется до 50 файлов, сам файл документа не изменяется, а на каждый документ возвращается свой .sig. Значит, комплект хранения для одного приказа — это подписанный файл плюс по одному файлу подписи на каждого подписанта, а не несколько версий документа.
Полезно знать: подписанные документы и файл .sig доступны для скачивания в ленте уведомлений Госуслуг и в приложении Госключ, но хранить их обязана информационная система работодателя. Если файл подписи не сохранён на вашей стороне, проверить приказ через год будет нечем.
Отдельная тема — момент подписания. Сертификат действует ограниченный срок, и после его истечения нужен способ доказать, что подпись поставлена в период действия. Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, что позволяет проверять её и после окончания срока действия сертификата, а система работодателя может расширить формат до CAdES-A для долговременного хранения. Для коммерческих УНЭП и УКЭП ту же роль выполняет служба штампов времени удостоверяющего центра.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: в спорах суд смотрит не на штамп в распечатке, а на исходный файл и файлы подписи, а также на документы, которыми в компании введён КЭДО, и на подтверждение того, что подписанный документ не подменялся при передаче. По известным трудовым спорам, где работники заявляли, что подписывали не тот документ или подпись ставили не они, суды признавали увольнения незаконными и восстанавливали работников с взысканием среднего заработка и компенсации морального вреда.
Обязанность обеспечить архивное хранение электронных кадровых документов закреплена частью 8 статьи 22.1 ТК РФ, а общий порядок — 125-ФЗ «Об архивном деле». Сроки хранения при переходе в электронный вид не меняются: приказы по личному составу и трудовые договоры хранятся 50 лет для документов, созданных после 2003 года, и 75 лет для более ранних, графики отпусков и табели — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Самая частая потеря в электронном архиве — не документ, а подпись к нему. Файл приказа лежит, а .sig потерялся при выгрузке или переносе, и подтвердить подписание нечем. Мы закладываем проверку архива до раскатки на всю компанию: выгружаем несколько приказов и прогоняем их через проверку подписи целиком, вместе с файлами .sig.»
Шаблоны ЛНА и соглашений, чтобы приказ жил в одном экземпляре
Комплект закрывает основание для электронных приказов и порядок работы с подписями, начать стоит с положения о ведении КЭДО.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
Как система раздаёт приказ без копий: маршрут, доступ, отметка
Маршрут — это последовательность и набор правил обработки документа: кто согласует, кто подписывает, кто знакомится и в какой срок. Участники получают уведомление и обрабатывают тот же самый файл кнопками «Согласовать» или «Подписать», а система фиксирует цепочку и статус каждого участника. Ознакомление в этой логике не выдача копии, а отметка в карточке: кто открыл документ, когда и каким действием подтвердил.
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение держит кадровый резерв примерно из 800 специалистов по всей стране и обязано оформлять их в экстренном порядке. До перехода на КЭДО при зарубежной чрезвычайной ситуации около 200 человек оформляли за несколько дней силами общего документооборота и ручных компромиссов. После перехода основная часть комплекта документов готовится в личных кабинетах заранее, а в момент мобилизации остаются приём и подписание, без рассылки бумажных экземпляров по регионам.
Как перевести приказ в один экземпляр: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте основание: в компании должны быть приняты ЛНА о переходе на КЭДО и приказ о введении электронного документооборота, где перечислены виды документов и виды подписей.
- Шаг 2. Разнесите приказы по группам статьи 22.3 ТК РФ и закрепите за каждой группой вид подписи работодателя и работника. Приказ о дисциплинарном взыскании выносится в отдельную группу.
- Шаг 3. Настройте маршрут: согласующие, подписант, список работников на ознакомление, срок обработки. Один приказ — один маршрут, без параллельных карточек на тех же участников.
- Шаг 4. Определите, кто подписывает от имени работодателя, и оформите делегирование права подписи приказом, если руководитель подписывает не все документы лично.
- Шаг 5. Настройте хранение: подписанный файл и файлы подписи складываются в архив вместе, печатная версия со штампом помечается как визуализация и в номенклатуру дел вместо подлинника не попадает.
- Шаг 6. Прогоните пилотную группу на одном виде приказов, выгрузите результат из архива и проверьте подпись. Только после этого отключайте печать по этому виду документов.
Что проверить до того, как перестанете печатать приказы
- Собраны ли согласия работников на взаимодействие через КЭДО и уведомления для тех, кого достаточно уведомить.
- Есть ли соглашение об использовании ПЭП и УНЭП, если работники подписывают документы подписями, выпущенными работодателем.
- Какие виды подписи фактически выданы: руководителю, кадровой службе, линейным работникам.
- Кто из работников остаётся на бумаге и по какой причине: отказ, отсутствие смартфона, характер документа.
- Как устроена выгрузка приказа с файлами подписи для проверки и для передачи по запросу.
- Совпадает ли номенклатура дел с реальным составом электронного архива по срокам хранения.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию: на ней видно, где маршрут собирает лишние отметки, а где работники физически не могут подписать документ выбранным видом подписи.
Какие приказы остаются на бумаге и когда лишний экземпляр оправдан
Четыре группы документов закон в электронный вид не переводит: приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка. Для приказа об увольнении это означает бумажный подлинник и ознакомление под роспись, даже если весь остальной кадровый документооборот в компании электронный.
Когда отказ от бумажного экземпляра не работает
Первый случай — работник не дал согласия на взаимодействие через КЭДО. Согласие обязательно для тех, кто принят раньше, а отказ не повод для санкций и не основание для увольнения. Для таких работников приказ оформляется на бумаге, и это не лишний экземпляр, а единственный.
Второй случай — временная недоступность инфраструктуры. Абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ разрешает работодателю утвердить исключительные случаи, когда документы оформляются на бумажном носителе. Технический сбой в системе или в сервисе подписи попадает под эту норму, если случай описан в ЛНА заранее.
Третий случай — внешний адресат. Банк, суд, СФР или контрагент могут запросить документ в бумажной форме. Здесь печатается копия с отметкой о заверении, а подлинником остаётся электронный файл: копия для внешнего адресата в номенклатуру дел вместо оригинала не подшивается.
Лайфхак: перечень исключительных случаев для бумаги пропишите в положении о КЭДО сразу, вместе со сроком возврата к электронной форме. Тогда бумажный приказ в период сбоя будет оформлен по правилам компании, а не задним числом.
Важный нюанс из практики: согласие на переход на КЭДО пока безопаснее собирать на бумаге. Возможность подписывать такое согласие в электронном виде прорабатывается Минтрудом и Минцифры, а сервисы применяют разные сценарии, поэтому единой практики на дату публикации нет.
Ошибки делопроизводителя и цена лишнего экземпляра
Первая ошибка — подшить в дело печатную версию со штампом и считать её подлинником. Делают это ради привычного вида дела: инспектору и руководителю понятнее лист с реквизитами. В практике Добыто это самая частая правка при аудите архива. Цена — расхождение между архивом и системой: при проверке или в суде выясняется, что подписанного файла в деле нет, а есть его изображение.
Вторая ошибка — хранить документ без файлов подписи. Мотив тот же, что и с бумагой: .sig выглядит как служебный мусор, его удаляют при переносе. Восстановить подпись после удаления нельзя, документ превращается в неподтверждённую копию.
Третья ошибка — подписать приказ не тем видом подписи. Приказ о применении дисциплинарного взыскания, закрытый со стороны работника простой электронной подписью, не соответствует статье 22.3 ТК РФ. Нарушение порядка оформления кадровых документов подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Отдельно считается цена спора: восстановление работника, средний заработок за время вынужденного прогула и компенсация морального вреда.
Четвёртая ошибка — параллельная бумажная копия «на всякий случай». Она живёт своей жизнью: в электронном приказе исправили номер или дату, в бумажном нет. Дальше два документа с одинаковым содержанием и разными реквизитами, и любой из них может всплыть в проверке.
Сколько экземпляров нужно в конкретной ситуации, удобнее решать по сценарию, а не по общему правилу.
| Сценарий | Сколько экземпляров | Что хранится |
|---|---|---|
| Приказ по отпуску или командировке, работник подключён к КЭДО | Один электронный | Файл приказа, файлы подписи, отметки маршрута |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Один электронный, подпись работника только УКЭП или УНЭП | Файл приказа, файлы подписи обеих сторон |
| Работник не дал согласия на КЭДО | Один бумажный | Подлинник на бумаге с личной подписью об ознакомлении |
| Приказ об увольнении | Один бумажный, электронная форма не применяется | Подлинник на бумаге, срок хранения по личному составу |
| Приказ по основной деятельности, например о введении КЭДО | Один электронный, ознакомление отметками | Файл, подписи, лист ознакомления в электронном виде, хранение постоянно |
| Запрос банка, суда или фонда | Один электронный подлинник плюс заверенная копия адресату | Электронный подлинник в архиве, копия учитывается как исходящий документ |
Из сценариев видно, где экономия реальна: бумага исчезает на массовых приказах по личному составу и по основной деятельности, а на увольнении и на работниках вне КЭДО остаётся в прежнем объёме.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Лишние экземпляры почти всегда появляются не из-за закона, а из-за незакрытого вопроса ответственности: кто отвечает за подлинник. Пропишите в положении о КЭДО, что подлинником считается подписанный файл с файлами подписи, а печатная версия со штампом — справочная. После этого спор о том, что подшивать в дело, заканчивается сам.»
Стоимость перехода на КЭДО и тарифы для отказа от бумажных экземпляров
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | рассчитывается индивидуально |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | рассчитывается индивидуально |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП для руководителя и ответственных лиц | через партнёров-удостоверяющие центры | по регламенту центра |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговый расчёт складывается из численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», а требования по SLA и выделенному серверу закрывает «Корпорация». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
Выводы
Электронный приказ живёт в одном экземпляре: подлинник — подписанный файл вместе с файлами подписи, а печатная версия со штампом остаётся справочной. Количество экземпляров и вид подписи связаны напрямую: статья 22.3 ТК РФ делит приказы на группы, и для дисциплинарного взыскания ПЭП со стороны работника уже не подходит. Бумага сохраняется там, где её оставил закон: увольнение, инструктажи по охране труда, акт о несчастном случае, трудовая книжка, а также работники, не давшие согласия на КЭДО.
Мы в Добыто разбираем такие перечни вместе с делопроизводителем: раскладываем приказы по группам подписей, настраиваем маршруты и проверяем, что архив отдаёт документ вместе с подписями, а не одну картинку со штампом.
Частые вопросы
Чем УНЭП ЕСИА отличается от ПЭП ЕСИА
Логин и пароль от Госуслуг — это простая электронная подпись ЕСИА. Под УНЭП ЕСИА понимают усиленную неквалифицированную подпись в инфраструктуре электронного правительства, которую создаёт технология Госключ с использованием сертифицированных ФСБ России средств подписи. Разница практическая: УНЭП ИЭП не требует соглашения сторон о порядке проверки, а объём документов, которые ею можно закрыть, шире.
Может ли единоличный исполнительный орган подписывать кадровые документы простой электронной подписью
Нет. По статье 22.3 ТК РФ работодатель в своей информационной системе применяет УКЭП или УНЭП, а для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и изменений к ним — только УКЭП. ПЭП остаётся инструментом работника и только для той группы документов, где она допускается.
Что означают «тип подписки» и «единица измерения» применительно к УКЭП
Подписка здесь ни при чём: единицей выступает сертификат, выпущенный на конкретного человека, со своим сроком действия. В Госключе сертификаты УНЭП и УКЭП действуют 12 месяцев. Тарификация сервиса КЭДО считается отдельно и по другой единице — за сотрудника в месяц.
Сколько документов можно отправить на подписание одним пакетом
В Госключ в одном пакете направляется до 50 файлов, в том числе PDF и XML. Приложение не изменяет присланные файлы и возвращает отдельный файл подписи .sig на каждый документ. Заявление, направленное в Госключ, подписывается не позднее 24 часов, дальше действия выполняются автоматически.
Можно ли оформить приказ иностранному работнику в электронном виде
УНЭП инфраструктуры электронного правительства доступна иностранным гражданам при подтверждённой учётной записи на Госуслугах и указанных данных СНИЛС. УКЭП в этой инфраструктуре доступна только гражданам РФ, поэтому документы, требующие от работника квалифицированной подписи, придётся закрывать другим способом.
Что делать, если сертификат работника истёк в момент подписания приказа
Напоминания об окончании срока приходят за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение. Если срок всё же истёк, работник выпускает новый сертификат УНЭП за несколько минут, после чего приказ направляется на подписание повторно. Ранее подписанные документы остаются проверяемыми благодаря метке доверенного времени в формате CAdES-T.
