Электронный трудовой договор сотрудника лежит в системе КЭДО в трёх местах: в общем реестре документов, в карточке работника, то есть в электронном личном деле, и в архиве после завершения документооборота. Быстрее всего договор находится через карточку сотрудника с фильтром по виду документа, а не поиском по фамилии в общем реестре. Выгружается он не одним файлом: в пакет входят основная часть в формате PDF/A-1A, файл электронной подписи и машиночитаемое описание wredc_data.xml. По заявлению работника копию нужно выдать в течение трёх рабочих дней, это статья 22.3 ТК РФ. Главное различие: при КЭДО в информационной системе работодателя договор ищут внутри неё, а при работе через цифровую платформу «Работа России» оригинал лежит на платформе, и работник видит его через подтверждённую учётную запись Госуслуг.
Разберём, где именно в интерфейсе лежит договор при каждом сценарии оформления, что проверить до поиска и почему у части сотрудников договора в системе нет вовсе. Покажем, из каких файлов состоит выгрузка и какой из них считается оригиналом, а какой только печатной формой. Отдельно разложим виды подписи: трудовой договор работодатель подписывает УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП, ПЭП здесь не подходит. Сроки хранения, порядок выдачи копии, цена просрочки и тарифы на подключение — во второй половине статьи.
Где в системе КЭДО лежит трудовой договор: три точки входа
Реестр документов, карточка сотрудника и архив — это не три копии договора, а три способа добраться до одного файла. В реестре документ живёт, пока идёт документооборот: он проходит статусы согласования и подписания и попадает под вкладки «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль», «Архив». В сервисе Добыто раздел «Документы» разделён этими вкладками, и подписанный договор после завершения маршрута уходит на вкладку «Архив», а не остаётся в рабочем списке. Кадровик, который ищет договор во вкладке «В работе», не найдёт его именно потому, что документооборот по нему закончен.
Карточка сотрудника даёт короткий путь: открываете личное дело, фильтруете по виду документа и получаете трудовой договор вместе с дополнительными соглашениями к нему в хронологии. Этот путь работает быстрее общего поиска, когда в компании несколько однофамильцев: в карточке сотрудник идентифицирован по табельному номеру и СНИЛС, а не по строке поиска.
Третья точка входа появляется, если компания ведёт кадровый документооборот не в своей системе, а на государственной платформе. Тогда оригинал договора хранится в личном кабинете работодателя на цифровой платформе «Работа России», работник получает к нему круглосуточный доступ через подтверждённую учётную запись Госуслуг, а в корпоративной системе документа может не быть вовсе. Проверьте, какая система указана в вашем Положении о ведении КЭДО: искать нужно там, где документооборот ведётся фактически.
Важный нюанс из практики: в реестре ориентируются на статус, а не на название файла. Строки со статусами «На доработку» и «Отказ» — это версии, которые не стали документом, и выдавать их работнику нельзя. Оригиналом считается только запись со статусом «Подписано», по которой маршрут закрыт обеими сторонами.
Где искать в зависимости от того, как оформляли договор
Способ оформления определяет и место хранения, и форму, в которой договор выдают работнику. Шесть типовых ситуаций закрывают почти все запросы, которые приходят в кадровую службу.
| Как оформляли договор | Где искать оригинал | Что выдаём работнику |
|---|---|---|
| КЭДО в информационной системе работодателя, работник дал согласие | Карточка сотрудника и архив системы | Электронный документ способом, указанным в заявлении, либо заверенная копия на бумаге |
| КЭДО на платформе «Работа России» | Личный кабинет работодателя на платформе | Выгрузка с платформы; работник сам открывает документ через Госуслуги |
| Принят после 31 декабря 2021 года, стажа на эту дату не было: согласие по статье 22.2 ТК РФ не требуется | Система КЭДО, с даты приёма | Электронный документ или заверенная копия |
| Работник отказался от КЭДО | Бумажный оригинал в личном деле; в системе в лучшем случае скан-образ | Только бумажная заверенная копия |
| Договор заключён до внедрения КЭДО | Бумажный оригинал; в системе скан для удобства поиска | Бумажная копия: скан оригиналом не является |
| Дистанционный работник, договор заключён электронно по статье 312.2 ТК РФ | Система КЭДО, подпись работодателя — УКЭП | По письменному заявлению работника — бумажный экземпляр заказным письмом с уведомлением в течение трёх рабочих дней |
Две нижние строки таблицы дают больше всего ошибок: скан бумажного договора и электронный трудовой договор — разные объекты, и подменять один другим при проверке нельзя. У сканированной копии нет ни электронной подписи сторон, ни машиночитаемого описания, поэтому доказательственная ценность у неё такая же, как у обычной ксерокопии.
Что проверить до поиска: пять условий
Половина обращений «договор пропал из системы» снимается до того, как кадровик открывает поиск. Пройдите пять пунктов по порядку.
- Дата приёма относительно даты внедрения КЭДО. Документы, подписанные до приказа о введении КЭДО, в системе рождаться не могли.
- Наличие согласия работника. Согласие на взаимодействие в электронном виде даётся письменно по статье 22.2 ТК РФ. Исключение — принятые после 31 декабря 2021 года без трудового стажа на эту дату: у них согласие не запрашивается.
- Отказ работника. Отказ фиксируется заявлением и означает, что весь комплект по этому человеку ведётся на бумаге, а система его не содержит.
- Пилотная группа. Если запуск шёл по подразделениям, сотрудник мог оказаться в очереди на подключение и подписывать документы по-старому.
- Права доступа. В системах с ролевой моделью кадровик видит только своё юрлицо или подразделение: договор существует, но скрыт настройкой ролей, а не удалён.
Внимание: четыре документа в КЭДО не переводятся вовсе — приказ об увольнении, журнал инструктажа по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка. Искать их в электронном архиве бесполезно, они существуют только на бумаге.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу, и это единственная стадия, когда в одной организации законно сосуществуют бумажные и электронные договоры. Заведите список подразделений с датой подключения: он снимает большую часть вопросов о том, где лежит конкретный договор.»
Как найти и выгрузить электронный трудовой договор
Порядок действий одинаков для большинства систем: различаются названия разделов, а не логика. Ниже путь от карточки сотрудника до пакета файлов, пригодного для передачи работнику или в суд.
Как найти трудовой договор в системе КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте карточку сотрудника в разделе с личными делами и сверьте идентификаторы: табельный номер и СНИЛС. По фамилии искать в последнюю очередь.
- Шаг 2. Примените фильтр по виду документа «Трудовой договор» и снимите ограничение по периоду: по умолчанию многие реестры показывают только текущий год.
- Шаг 3. Переключитесь на вкладку «Архив». Завершённый документооборот из рабочих списков уходит, и в статусе «В работе» договора не будет.
- Шаг 4. Проверьте статус записи: оригинал — это только «Подписано» с закрытым маршрутом. Версии со статусами «Отказ» и «На доработку» не выдают.
- Шаг 5. Откройте карточку документа и посмотрите подписи обеих сторон: работодатель и работник, дата и время подписания, срок действия сертификата.
- Шаг 6. Выгрузите пакет целиком, а не только PDF. В выгрузке должны быть основная часть, файлы подписей и машиночитаемое описание.
- Шаг 7. Зафиксируйте выгрузку: кто, когда и по какому основанию скачал документ. Журнал действий пригодится, если работник заявит, что копию не получал.
Если система интегрирована с 1С:ЗУП, договор ищут в двух местах сразу: в учётной системе лежит кадровая запись и печатная форма, а подписанный электронный оригинал со статусом возвращается из КЭДО. Готовый модуль для 1С:ЗУП, который мы устанавливаем и настраиваем за один день, синхронизирует документы автоматически, поэтому расхождение «в 1С договор есть, в КЭДО нет» указывает на сбой обмена, а не на утрату документа.
Проверьте подпись на выгруженном договоре
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Что лежит внутри выгрузки и какой файл считается оригиналом
Электронный трудовой договор состоит из нескольких файлов, и кадровик, который отправляет работнику один PDF, отдаёт неполный комплект. Состав пакета задан приказом Минтруда России № 578н от 20 сентября 2022 года, требования действуют с 1 марта 2023 года.
- Основная часть — файл в формате PDF/A-1A, имя файла только из латиницы, цифр и подчёркиваний.
- Приложения — если они есть, в форматах для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.
- Файл электронной подписи — формируется по 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года. При откреплённой подписи это отдельный файл .sig рядом с документом, при присоединённой документ и подпись лежат в одном контейнере.
- Машиночитаемая доверенность — если документ подписан не руководителем, а уполномоченным лицом по доверенности.
- Описание документа — XML-файл wredc_data.xml с метаданными: наименование работодателя, код вида документа и другие реквизиты.
Печатная форма со штампом «Подписано цифровой подписью» — это визуализация, а не оригинал. Юридически значим файл вместе с подписью, поэтому при передаче в суд или в ГИТ выгружают весь пакет. Проверить, что именно вам прислали, можно по расширению и содержимому файла: присоединённая подпись, откреплённая или архив с обоими файлами внутри.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: файл с расширением .sgn подписан, а не зашифрован. Его не нужно расшифровывать: документ извлекается из контейнера подписи любым инструментом проверки, а содержимое остаётся читаемым.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Самая частая претензия работника звучит так: мне прислали файл, который не открывается. В девяти случаях из десяти это откреплённая подпись .sig без второго файла — самого документа. Отправляйте оба файла или присоединённую подпись одним контейнером, и вопрос закрывается на первом письме.»
Какой подписью подписан трудовой договор: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Три вида электронной подписи различаются по статье 5 63-ФЗ, а допустимость каждого вида для конкретного кадрового документа задана статьёй 22.2 ТК РФ. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды и логины. Усиленная неквалифицированная позволяет определить подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания. Усиленная квалифицированная дополнительно опирается на сертификат аккредитованного удостоверяющего центра.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Основание |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.2 ТК РФ |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.2 ТК РФ |
| Ученический договор | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.2 ТК РФ |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.2 ТК РФ |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.2 ТК РФ |
| Остальные кадровые документы: заявления, приказы, ознакомление с ЛНА | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | ст. 22.2 ТК РФ |
| Трудовой договор с дистанционным работником в электронном виде | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 312.2 ТК РФ |
Из таблицы следует практическое правило поиска: если в карточке трудового договора со стороны работника стоит ПЭП, документ оформлен с нарушением требований к виду подписи. Расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель, поэтому ссылка «работник не захотел оформлять УНЭП» в проверке не работает.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре суд смотрит не на красивую печатную форму, а на то, чем подписан документ и действовал ли сертификат в момент подписания. Поэтому в карточке договора проверяйте дату подписания и срок действия сертификата работника: расхождение здесь дороже любой опечатки в тексте.»
Шаблоны документов, которые закрывают доступ к договору и его хранение
Комплект для кадровой службы: начните с Положения о ведении КЭДО — именно оно определяет, в какой системе лежит оригинал договора и кто имеет к нему доступ.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
Когда договора в системе нет и поиск продолжать бесполезно
Электронного трудового договора не существует в трёх случаях, и дальнейший поиск только тратит время кадровика. Первый: работник отказался от взаимодействия в электронном виде, отказ оформлен заявлением, и по нему весь комплект ведётся на бумаге. Второй: договор заключён до даты, с которой компания перешла на КЭДО, — в системе может лежать скан-образ, но оригинал остаётся бумажным и хранится в личном деле. Третий: документ по своей природе не переводится в электронный вид.
Отдельный случай — подрядчики и самозанятые. Договор гражданско-правового характера не относится к документам, связанным с работой, статьи 22.1-22.3 ТК РФ на него не распространяются, и в кадровом контуре КЭДО он не хранится. Требования к подписи для трудового договора на исполнителя по ГПХ не переносятся.
Выдача договора работнику: три рабочих дня и цена просрочки
Работник подаёт заявление письменно, через информационную систему работодателя, по электронной почте компании или через платформу «Работа России». Работодатель обязан безвозмездно предоставить документы или их надлежаще заверенные копии не позднее чем в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления, причём способом, указанным в заявлении: на бумаге либо электронным документом, если по нему ведётся электронный документооборот. Заявления, направленные работником, считаются полученными на следующий рабочий день после отправки, и именно с этого дня отсчитывается срок.
Просрочка выдачи и выдача документа не в той форме — это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Повторное нарушение поднимает планку до 50 000-70 000 рублей на юрлицо и грозит должностному лицу дисквалификацией на срок от одного года до трёх лет. Стоимость ошибки складывается не только из штрафа: если по договору идёт спор, нечитаемый или неполный пакет означает, что работодатель приходит в суд без основного доказательства условий труда.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Трёхдневный срок съедает не поиск документа, а согласование внутри компании. Мы советуем закрепить в Положении о КЭДО ответственного за выдачу копий и его замену на время отпуска: тогда заявление не лежит в общей почте, пока кадровик в отпуске, и срок по статье 22.3 ТК РФ не срывается.»
Сколько хранится электронный трудовой договор и что будет с подписью через 20 лет
Сроки хранения в КЭДО те же, что и для бумаги. Трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства, графики отпусков и табели учёта рабочего времени — 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, независимо от того, ведётся документооборот в его информационной системе или на платформе «Работа России».
Факт: сертификат подписи действует ограниченный срок, а трудовой договор хранится 50 или 75 лет. Чтобы подпись проверялась и после истечения сертификата, к ней добавляют метку времени, а затем формируют усовершенствованный формат поверх старой подписи.
Практический вывод для кадровика: при выгрузке архивного договора смотрите, есть ли у подписи метка времени. Подпись без метки через несколько лет проверяется как «сертификат истёк», и доказывать момент подписания придётся другими средствами. В сервисе Добыто договоры уходят в электронный архив вместе с меткой времени, поэтому статус проверки не зависит от того, действует ли сертификат работника сегодня.
Стоимость подключения КЭДО и хранения договоров: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Электронный архив и кастомные шаблоны | входит в тариф «Бизнес» | с даты подключения |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | с даты подключения |
| УКЭП для работников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С доступны с тарифа «Бизнес», а требования к SLA и выделенному серверу переводят расчёт в индивидуальный. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Трудовой договор в КЭДО достаётся быстрее всего через карточку сотрудника и вкладку архива, а не через общий реестр, где документ виден только пока не закрыт маршрут. Оригиналом считается пакет из основной части в PDF/A-1A, файлов подписи и описания wredc_data.xml, а не печатная форма со штампом. Со стороны работодателя договор подписывается УКЭП, со стороны работника — УКЭП или УНЭП. Копию по заявлению выдают в течение трёх рабочих дней, и хранится документ 50 или 75 лет.
Мы в Добыто настраиваем архив так, чтобы договор находился по карточке сотрудника за несколько секунд, а подпись оставалась проверяемой весь срок хранения за счёт метки времени. Для компаний с 1С:ЗУП это снимает расхождения между учётной системой и электронным архивом.
Частые вопросы
Что означает «тип подписки УКЭП» и есть ли у УКЭП единица измерения?
В законодательстве нет ни подписки, ни единицы измерения для электронной подписи. Есть вид подписи по статье 5 63-ФЗ: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Есть сертификат ключа проверки подписи, который выпускается на конкретного человека и действует ограниченный срок. В счетах и договорах с удостоверяющим центром считают именно сертификаты, поэтому корректная формулировка запроса звучит как «вид подписи» и «срок действия сертификата».
Что такое ЕИО с ПЭП и может ли директор подписать трудовой договор простой подписью?
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть генеральный директор или другое лицо, действующее от имени компании без доверенности. Для трудового договора его простой электронной подписи недостаточно: статья 22.2 ТК РФ требует со стороны работодателя УКЭП. Квалифицированный сертификат юридического лица выпускается удостоверяющим центром ФНС на руководителя, а подписание другими сотрудниками оформляется приказом и машиночитаемой доверенностью.
Как найти договор уволенного сотрудника, если его карточка скрыта?
Уволенный сотрудник из системы не удаляется: его карточка переводится в архивный статус, а документы продолжают храниться установленный срок. Включите в реестре фильтр «показывать уволенных» или откройте архив по периоду приёма. Бывший работник сохраняет право запросить документы, связанные с работой, и трёхдневный срок выдачи по статье 22.3 ТК РФ на него распространяется так же.
Считается ли скан бумажного трудового договора электронным документом?
Нет. Скан — это графический образ без электронной подписи сторон и без машиночитаемого описания. Он удобен для внутреннего поиска, но при проверке и в суде подтверждает условия труда бумажный оригинал. Электронный трудовой договор создаётся сразу в электронном виде и подписывается по правилам статьи 22.2 ТК РФ.
Кто платит за электронную подпись работника?
Расходы на получение работником электронной подписи и на её использование несёт работодатель. Отдельно оплачивать УНЭП работник не должен, а удержание этих сумм из зарплаты неправомерно. Бесплатный вариант для работника — выпуск подписи в мобильном приложении Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг, если система КЭДО поддерживает такое подписание.
Виден ли электронный трудовой договор на Госуслугах?
Через Госуслуги работник открывает документы, если работодатель ведёт кадровый документооборот на цифровой платформе «Работа России»: доступ даёт подтверждённая учётная запись, документы доступны круглосуточно с любого устройства. Если компания использует собственную информационную систему, договора на Госуслугах не будет, и работник получает его в личном кабинете этой системы или по заявлению работодателю.
Что делать, если система выдала два файла: документ и .sig?
Это откреплённая подпись: документ и подпись хранятся раздельно, и оба файла нужны для проверки. Передавайте работнику или в суд оба файла, не переименовывая их. Если нужен один файл, выгружайте документ с присоединённой подписью: тогда содержимое и подпись лежат в общем контейнере, а извлечь исходный документ можно инструментом проверки подписи.
