Подписать документы в КЭДО работник и кадровик могут разными подписями, и вид подписи задаёт закон, а не сервис. По статье 22.3 ТК РФ работодатель подписывает трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий договора только УКЭП, остальные документы — УКЭП или УНЭП. Работник те же документы подписывает УКЭП или УНЭП, включая бесплатную УНЭП из Госключа, а прочие — ещё и ПЭП. Само действие в сервисе занимает секунды: открыть документ, нажать «Подписать», подтвердить. Различие, от которого зависит порядок действий, — это тип документа: он определяет и допустимый вид подписи, и то, устоит ли документ при проверке ГИТ.
Разберём маршрут документа с обеих сторон: что делает кадровик, что видит сотрудник и в какой момент документ считается подписанным обеими сторонами. Покажем, как подписать пакет из нескольких документов за один проход и почему массовое ознакомление с ЛНА ломается чаще остального. Разберём причины, по которым кнопка «Подписать» не срабатывает или подпись не проходит проверку. Сравнительная таблица подписей, образцы кадровых документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Если документ нужно подписать прямо сейчас, загрузите файл в форму ниже: она подписывает один файл или сразу пакет, присоединённой или откреплённой подписью.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Маршрут документа в КЭДО: что происходит между кадровиком и работником
Кадровый документ проходит четыре состояния: создан, отправлен по маршруту, подписан одной стороной, подписан обеими сторонами и убран в архив. Маршрут — это последовательность подписантов и согласующих с указанием срока на каждом шаге. Пока документ идёт по маршруту, в карточке видно, кто уже отработал свой шаг, а кто задерживает.
В Добыто КЭДО документ создаётся из шаблона или загрузкой готового файла, после чего к нему привязывается тип и маршрут. Получателям приходит уведомление, и они обрабатывают документ кнопкой «Согласовать» или «Подписать». Статусы в таблице документов различаются: «Согласование», «Принято», «На доработку», «Отказ», «Подписано». Отказ — это штатное состояние маршрута, а не сбой: документ возвращается инициатору с комментарием.
Документ считается оформленным, когда на нём стоят подписи всех участников маршрута, предусмотренные для этого типа документа. Одной подписи работника недостаточно для трудового договора: без подписи работодателя это заявка, а не договор. Проверить состав подписей можно в карточке документа — там перечислены подписанты, время подписания и данные сертификатов.
Внимание: подписать кадровый документ задним числом в системе КЭДО нельзя. Если срок этапа истёк, система закрывает этап автоматически и возвращает документ кадровику — дальше либо оформление на бумаге, либо новая дата и повторная отправка на подписание.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем отличаются и что чем подписывают
63-ФЗ делит электронные подписи на простую и усиленную, а усиленную — на неквалифицированную и квалифицированную. Разница не в удобстве, а в том, что подпись доказывает. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи конкретным лицом через коды и пароли. УНЭП дополнительно фиксирует, что документ не менялся после подписания. УКЭП делает то же самое, но её сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, и она приравнена к собственноручной подписи без дополнительного соглашения сторон.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельная сущность — УНЭП, полученная в инфраструктуре ЕСИА через мобильное приложение Госключ. Правила её создания и использования установлены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152. Работнику сертификат УНЭП оформляется бесплатно на Госуслугах: нужны подтверждённая учётная запись и внесённый в неё номер телефона.
| Вид подписи | Кто использует в КЭДО | Что можно подписать | Как получить |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Только работник и соискатель | Документы вне перечня статьи 22.3 ТК РФ: заявления, ознакомление с ЛНА, расчётные листки | Выдаёт работодатель в системе КЭДО, порядок закрепляется соглашением сторон |
| УНЭП по соглашению сторон | Работник и работодатель | Все документы, кроме тех, где работодателю предписана УКЭП | Выпускается в системе КЭДО, требуется отдельное соглашение с работником |
| УНЭП ЕСИА (Госключ) | Только работник и соискатель | Весь перечень статьи 22.3 ТК РФ, включая трудовой договор и заявление об увольнении | Бесплатно в приложении Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг |
| УКЭП | Работодатель обязательно, работник по желанию | Любые кадровые документы без ограничений | Аккредитованный удостоверяющий центр, для работника — Госключ с удалённой идентификацией по загранпаспорту |
Из таблицы следует практический вывод для кадровика: если в компании нет ни одной УКЭП, КЭДО запускать рано — трудовые договоры подписать будет нечем. Для работника обратная логика: одна УНЭП из Госключа закрывает весь список документов, где ПЭП не подходит.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Часть 2 статьи 22.3 ТК РФ прямо называет УНЭП, полученную в инфраструктуре ЕСИА, среди подписей работника. Практический смысл в том, что отдельное соглашение об использовании УНЭП с работником в этом случае подписывать не нужно — его заменяет сама норма. Если вы выбираете Госключ основным способом подписания, проверьте формулировку в положении о КЭДО: там должен быть указан именно этот вид подписи, а не абстрактная «усиленная неквалифицированная».»
Факт: УНЭП и УКЭП в Госключе бесплатны и для гражданина, и для работодателя. Работодателю не нужно организовывать удостоверяющий центр на своей стороне или у подрядчика — идентификация проходит удалённо.
Какая подпись нужна конкретному документу
Перечень в статье 22.3 ТК РФ закрытый. Всё, что в него не попало, подписывается по правилам, которые работодатель закрепил в положении о КЭДО.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и допсоглашение к нему | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП, в том числе УНЭП ЕСИА |
| Договор о материальной ответственности | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП, в том числе УНЭП ЕСИА |
| Ученический договор, договор на получение образования | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП, в том числе УНЭП ЕСИА |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Только УКЭП | Ознакомление подписью, предусмотренной положением о КЭДО |
| Уведомление об изменении условий трудового договора | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП, в том числе УНЭП ЕСИА |
| Заявление об увольнении и его отзыв | Подпись не требуется | УКЭП или УНЭП, в том числе УНЭП ЕСИА |
| Заявление на отпуск, ознакомление с ЛНА, расчётный листок | УКЭП или УНЭП | Любая из трёх, включая ПЭП |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае, инструктаж по охране труда, трудовая книжка | В КЭДО не переводятся | В КЭДО не переводятся |
Последняя строка чаще всего становится сюрпризом на этапе внедрения: сотрудника принимают полностью электронно, а увольняют частично на бумаге. Приказ об увольнении и подпись работника об ознакомлении с ним остаются вне периметра КЭДО по статье 22.1 ТК РФ.
Как сотруднику подписать документ: пошаговый порядок
Сотрудник не выбирает вид подписи произвольно: он выбирает из тех, что работодатель настроил и указал в положении о КЭДО. Дальше действия одинаковы независимо от того, идёт подписание через Госключ или через подпись, выпущенную в самом сервисе.
Как подписать документ в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Активируйте личный кабинет по приглашению. Оно приходит на электронную почту или SMS — на тот контакт, который кадровая служба внесла в карточку сотрудника. Без активации документы в кабинет не попадут.
- Шаг 2. Проверьте, какая подпись вам выдана. В настройках профиля видно, есть ли действующий сертификат и до какой даты он действует. Если работодатель настроил несколько вариантов, здесь же выбирается основной.
- Шаг 3. Для варианта с Госключом установите приложение и войдите по подтверждённой учётной записи Госуслуг, затем выпустите сертификат УНЭП. Выпуск занимает несколько минут и не требует визита в удостоверяющий центр.
- Шаг 4. Откройте документ из уведомления или из раздела «Требуют действия». Прочитайте текст целиком: после подписания изменить его нельзя, можно только оформить новый.
- Шаг 5. Нажмите «Подписать» и подтвердите действие во всплывающем окне. Комментарий — поле необязательное, но в спорных ситуациях именно он объясняет, почему подпись поставлена с оговоркой.
- Шаг 6. При подписании через Госключ подтвердите ознакомление в карточке документа внутри приложения и введите пароль от ключа. После этого система возвращает подписанный файл в КЭДО автоматически.
- Шаг 7. Убедитесь, что статус документа сменился на «Подписано» и в карточке появилась ваша подпись с датой и временем. Подписанный файл скачивается на устройство в любой момент, в том числе после увольнения.
Лайфхак: Госключ теперь работает и внутри мобильного приложения Госуслуг. Отдельное приложение ставить не обязательно — для сотрудников, которые не хотят держать на телефоне лишний сервис, это снимает основное возражение против электронной подписи.
Что проверить до первого подписания
Пять пунктов, которые сотрудник может проверить сам за пару минут и тем самым снять большинство причин отказа: подтверждена ли учётная запись на Госуслугах и внесён ли туда актуальный номер телефона; активирован ли личный кабинет в системе КЭДО; действует ли выданный сертификат и не истекает ли он в ближайшие дни; есть ли доступ к устройству, на котором выпущен ключ; подписано ли согласие на переход на КЭДО, если вы работали в компании до её перехода на электронные документы.
Как кадровику отправить документ и подписать его со стороны работодателя
Кадровик работает не с одним документом, а с потоком, поэтому его порядок действий начинается раньше — с настройки типов и маршрутов. Один раз настроенный маршрут превращает подписание в конвейер: система сама определяет, кому из руководителей и кадровых специалистов уйдёт документ.
- Создание. Документ формируется из шаблона в системе КЭДО или загружается из учётной системы. При выборе сотрудника переменные шаблона заполняются автоматически из карточки.
- Маршрут. К документу привязывается готовый маршрут или создаётся новый: последовательность согласующих и подписантов, сроки на каждом этапе. Маршрут виден в карточке цепочкой участников со статусами.
- Подпись работодателя. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о взыскании и уведомления об изменении условий нужна УКЭП. Право подписи делегируется приказом с указанием ответственного за КЭДО.
- Отправка работнику. После подписи со стороны работодателя документ уходит сотруднику с уведомлением. Надёжнее всего работают push-уведомления в мобильном приложении и SMS: SMS доходит даже на кнопочный телефон без интернета.
- Контроль. Виджет исполнительской дисциплины показывает, кто не принял приглашение, у кого нет подписи и у кого сертификат заканчивается. Это точка, где обычно и находится причина зависших документов.
- Архив. После исполнения документ уходит во вкладку «Архив» и остаётся доступным сотрудникам с правами на электронный архив. Выгрузка для проверки готовится вместе с файлами подписей.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что настройка маршрутов потребует программиста, отдельный разработчик для этого не нужен: маршруты и типы документов настраиваются в интерфейсе, а в Добыто КЭДО их можно менять из раздела «Настройки документов» без обращения в поддержку.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу на одно подразделение до раскатки на всю компанию — обычно это отдел, который постоянно работает за компьютером. За две-три недели пилота вылезают все настроечные ошибки: не тот маршрут, не тот вид подписи в положении, незаполненные контакты в карточках. Проверьте на пилоте один полный цикл приёма и один полный цикл отпуска, а не отдельные документы.»
Образцы документов для запуска и разбора спорных ситуаций
Комплект закрывает две задачи: оформить право подписи внутри компании и зафиксировать ситуацию, когда подпись не поставлена. Начните с приказа об ответственном за КЭДО — без него делегирование права подписи повиснет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Акт об отказе от подписания | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
Подписание пакетом: когда это работает и где ломается
Пакетное подписание — это одно нажатие на несколько документов, отмеченных галочками в общем списке. Массовые действия доступны и работнику, и кадровику: «Подписать», «Согласовать», «В архив». Для приёма нового сотрудника это означает, что трудовой договор, согласие на обработку персональных данных и комплект ЛНА уходят одним пакетом и подписываются за один проход. В Добыто КЭДО отметить можно как отдельные строки, так и всю вкладку целиком, а подтверждение действия запрашивается один раз на весь пакет.
Самый тяжёлый сценарий пакетного подписания — не приём, а ознакомление с локальными нормативными актами. Комплект инструкций для отдельных должностей насчитывает десятки документов, а публикация новой редакции ЛНА отправляет её на повторное подписание всем, на кого акт распространяется. Если система собирает комплект сама по должности и подразделению, кадровик тратит время один раз при настройке. Если нет, комплектование остаётся ручным, и пакетное подписание экономит время только работнику.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Массовое ознакомление с ЛНА — момент, когда в систему одновременно заходит вся компания, а не десять человек. Планируйте публикацию новой редакции не на утро понедельника, а на середину рабочего дня, и разносите её по подразделениям волнами. Заодно посмотрите на сроки ознакомления в настройке: если поставить один день на пятидесятистраничный регламент, вы получите не ознакомление, а просроченные этапы.»
Цена ошибки при выборе подписи
Ошибка в виде подписи стоит не переоформления документа. Трудовой договор, который работодатель подписал УНЭП вместо УКЭП, формально нарушает часть 1 статьи 22.3 ТК РФ, и в трудовом споре работодатель приходит в суд с документом, оформленным с нарушением порядка. Второй сценарий дороже: документ подписан правильно, но сертификат к моменту проверки отозван, а метки времени в подписи нет — подтвердить, что подпись была действительна в момент подписания, нечем. Поэтому в кадровом контуре имеет смысл использовать форматы подписи с меткой времени и хранить файлы подписей вместе с документами, а не отдельно.
Документ не подписывается: что проверить по порядку
Кнопка «Подписать» не срабатывает по конечному набору причин, и почти все они делятся на две группы: технические и правовые. Технические решаются за минуты, правовые требуют оформления документов.
- Сертификат истёк или отозван. Проверяется в карточке подписи: там указаны владелец, издатель и сроки действия сертификата и закрытого ключа. Решение — перевыпуск.
- Вид подписи не совпадает с типом документа. Система не даст подписать трудовой договор простой электронной подписью, даже если она у сотрудника есть. Нужен другой сертификат.
- Нет согласия работника на КЭДО. Работники, принятые до перехода компании на электронные документы, обязаны дать письменное согласие. Без него отправлять им электронные кадровые документы нельзя.
- Учётная запись Госуслуг не подтверждена или в ней нет номера телефона. Сертификат УНЭП в Госключе без этого не выпускается.
- Срок этапа истёк. Система закрыла этап и вернула документ кадровику. Работник в этом случае видит документ уже без кнопки подписания.
- Обезличенный сертификат интеграции просрочен. При самостоятельном подключении к Госключу его выпускает генеральный директор и перевыпускает лично раз в год. Просроченный сертификат останавливает подписание сразу у всех сотрудников.
- Документ вообще не подлежит переводу в электронный вид. Приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы об инструктажах по охране труда и трудовая книжка оформляются на бумаге по статье 22.1 ТК РФ.
Полезно знать: отказ от подписания предусмотрен интерфейсом наравне с подписанием. Работник нажимает «Отказаться», документ возвращается кадровику с комментарием, и дальше вопрос решается вне системы — актом об отказе или новой редакцией документа.
Когда КЭДО не решает задачу
Электронная подпись не заменяет согласия работника на переход. Отказ работника от взаимодействия через КЭДО не даёт работодателю оснований для увольнения или иных мер: с такими сотрудниками кадровый учёт продолжается на бумаге, а система КЭДО работает параллельно. То же касается работников, у которых нет смартфона или устойчивого доступа в интернет. На дату публикации КЭДО остаётся правом работодателя, а не обязанностью — нормативных актов, делающих его обязательным для каких-либо категорий компаний, не принято.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отказ работника от КЭДО не повод для санкций — это прямо следует из статьи 22.2 ТК РФ. В практике это означает, что смешанный режим у вас будет ещё несколько лет: часть сотрудников подписывает в системе, часть на бумаге. Заложите это в положение о КЭДО сразу, отдельным пунктом, иначе кадровая служба будет каждый раз решать вопрос заново.»
Стоимость подключения и тарифы на подписание в КЭДО
Стоимость складывается из численности подключённых сотрудников и набора функций: интеграции с учётной системой, электронного архива, требований к размещению и поддержке.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении сотрудника |
| УКЭП для работодателя | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного тарифа, а переход между тарифами доступен в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав функций по каждому тарифу приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отдельно закладывать бюджет на подписи для сотрудников не нужно: ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УНЭП из Госключа бесплатна и для работника, и для работодателя.
Выводы
Подписание в КЭДО устроено просто со стороны интерфейса и строго со стороны закона. Работник нажимает одну кнопку, но вид подписи под этой кнопкой определяется типом документа: для трудового договора и связанных с ним документов нужна усиленная подпись с обеих сторон, для заявлений и ознакомлений работнику достаточно простой. Пакетное подписание экономит время на приёме и на ЛНА, но работает только там, где заранее настроены типы, маршруты и комплекты по должностям. Большая часть сбоев при подписании упирается не в технику, а в отсутствующее согласие, просроченный сертификат или документ, который по статье 22.1 ТК РФ вообще не переводится в электронный вид.
В практике Добыто мы разбираем такие ситуации на пилотной группе до раскатки на всю компанию: за две-три недели становится видно, где положение о КЭДО расходится с фактическими настройками маршрутов и видов подписи. Дальше подписание перестаёт быть проектом и становится рутиной, которая занимает у сотрудника меньше минуты.
Частые вопросы
Что означает «тип подписи УКЭП» и есть ли у неё единицы измерения
УКЭП не измеряется в единицах и не оформляется подпиской. Это сертификат ключа проверки электронной подписи, который выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр на конкретное физическое или юридическое лицо. У сертификата есть срок действия, по истечении которого его перевыпускают. Единственное, что похоже на «тип», — это вид подписи по 63-ФЗ: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Внутри УКЭП различаются не типы, а форматы подписи и носители ключа: аппаратный токен, облако или мобильное приложение.
Может ли директор как единоличный исполнительный орган подписывать кадровые документы простой электронной подписью
Нет. Часть 1 статьи 22.3 ТК РФ разрешает работодателю только УКЭП и УНЭП, простая электронная подпись со стороны работодателя в кадровом электронном документообороте не предусмотрена вообще. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий договора остаётся исключительно УКЭП. Право подписи можно делегировать сотруднику кадровой службы приказом, но подписывать он будет своей УКЭП, а не подписью директора.
Что делать, если сотрудник сменил смартфон и потерял доступ к Госключу
Ключ подписи хранится на устройстве, поэтому на новом смартфоне приложение устанавливается заново и сертификат выпускается повторно по подтверждённой учётной записи Госуслуг. Ранее подписанные документы от этого не теряют силу: они остаются в системе КЭДО вместе с файлами подписей и сведениями о сертификате, действовавшем на момент подписания. Документы, которые висели на подписании в момент смены устройства, придётся открыть и подписать заново уже новым сертификатом.
Считается ли документ подписанным, если работник нажал «Подписать», а работодатель ещё нет
Для двусторонних документов — нет. Трудовой договор и допсоглашение приобретают силу, когда обе подписи стоят и обе соответствуют требованиям статьи 22.3 ТК РФ. До этого в карточке документа висит статус незавершённого маршрута. Для односторонних документов вроде заявления на отпуск подпись работника завершает его оформление как заявления, но решение по нему оформляется отдельным документом работодателя.
Подойдёт ли УКЭП, выпущенная для сдачи отчётности в ФНС, для подписания кадровых документов
Квалифицированный сертификат руководителя, полученный в удостоверяющем центре ФНС России, выдан на юридическое лицо в лице руководителя и годится для подписания кадровых документов от имени организации. Проблема начинается там, где документы подписывает не руководитель: сотруднику кадровой службы нужен собственный квалифицированный сертификат физического лица, а его полномочия подтверждаются приказом о делегировании права подписи или машиночитаемой доверенностью.
Что делать, если работник по ошибке подписал не тот документ из пакета
Подписанный электронный документ не редактируется и не отзывается: подпись фиксирует именно эту версию файла. Исправление оформляется новым документом — соглашением об аннулировании, новой редакцией или отменяющим приказом, в зависимости от того, что было подписано. По этой же причине в пакетном подписании имеет смысл разделять маршруты: комплект на ознакомление отдельно, документы с юридическими последствиями отдельно.
