Согласие на КЭДО 2026: сбор, сроки и отказ работника

Согласие на КЭДО — письменный документ, которым работник подтверждает готовность получать и подписывать кадровые документы в электронном виде. Собирать его нужно не со всех: работник, у которого на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, переходит на кадровый электронный документооборот без согласия, ему достаточно уведомления. Срок, за который вы уведомляете остальных, закон не называет — вы сами устанавливаете его в локальном нормативном акте о введении КЭДО, а дата запуска не может быть раньше окончания этого срока. Отказ работника не даёт права уволить его, не принять на работу или применить взыскание: с отказавшимся работодатель продолжает вести кадровый документооборот на бумаге и за свой счёт.

Разберём три категории работников и то, что каждой из них нужно направить, покажем формулировки уведомления и согласия, к которым инспекторы ГИТ придираются чаще всего, и порядок действий, когда согласие получено, а работник передумал. Отдельно — какая подпись нужна работнику и работодателю по каждому виду документа: ошибка здесь обходится дороже, чем недостающая подпись в листе ознакомления. Образцы уведомления, согласия и заявления об отказе, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кому нужно согласие на КЭДО, а кому достаточно уведомления

Правило разделения простое: значение имеет не дата приёма в вашу компанию, а наличие у человека трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021 года. Если стаж был, работодатель обязан получить письменное согласие. Если человек впервые вышел на работу после этой даты, согласие не требуется, но уведомить его о применении КЭДО всё равно нужно — в статье 22.2 ТК РФ уведомление и согласие разведены как две разные обязанности.

Отдельная история — дистанционные работники. Обмен электронными документами с ними регулируется главой 49.1 ТК РФ, которая появилась раньше норм о КЭДО, и порядок взаимодействия закрепляется в трудовом договоре, дополнительном соглашении или локальном акте о дистанционной работе. Смешивать два режима не нужно: если вы распространите на дистанционных работников общий порядок КЭДО, то потеряете более гибкие правила главы 49.1 и добавите себе лишний сбор бумажных согласий.

Из таблицы следует практический вывод для планирования: количество согласий, которые придётся собрать, вы можете посчитать заранее по кадровой базе, отфильтровав работников по дате начала трудового стажа. В компании с высокой текучестью и молодым составом эта доля может оказаться меньше половины штата, и весь проект по сбору согласий сокращается вдвое.

Уведомление о переходе на КЭДО: срок, форма и обязательные пункты

Уведомление направляется каждому работнику, которого вы планируете перевести в электронный документооборот, в срок, установленный вашим же локальным нормативным актом о введении КЭДО. Единого срока в законе нет, и это создаёт основную ошибку: работодатель ставит в ЛНА дату введения КЭДО раньше, чем истекает собственный срок уведомления. Проверяющий сравнивает две даты в одном документе, и расхождение видно сразу.

В самом уведомлении должно быть пять вещей: факт перехода на электронный документооборот, название и адрес информационной системы, перечень документов и категорий работников, которых касается переход, право работника дать или не дать согласие, а также прямая оговорка об отсутствии негативных последствий при отказе. Последний пункт формально не обязателен, но он снимает половину вопросов работников и служит вашим доказательством в споре.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Минтруд читает норму буквально: согласие на КЭДО — письменное, то есть на бумаге. Позиция Роструда мягче, дежурный инспектор допускает подписание согласия электронной подписью. Пока разъяснения расходятся, безопаснее собирать бумажные согласия у тех, кто выходит в офис, а электронный вариант оставлять для дистанционных работников, у которых порядок обмена и так закреплён по главе 49.1».

Разночтение видно и в открытых ответах ведомства: в ответе дежурного инспектора Роструда о КЭДО при приёме дистанционного работника прямо сказано, что работник со стажем до 2021 года может дать согласие с использованием электронной подписи. Позицию удобно приложить к служебной записке, если вы согласовываете электронный сбор согласий с юристами компании.

Как собрать согласия на КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выгрузите из кадровой системы список работников с датой начала общего трудового стажа и разделите его на три группы: согласие обязательно, достаточно уведомления, дистанционные.
2. Шаг 2. Утвердите ЛНА о введении КЭДО и порядок его осуществления, приняв их с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он есть.
3. Шаг 3. Проверьте, чтобы дата введения КЭДО в приказе была позже окончания срока уведомления, который вы сами прописали в положении.
4. Шаг 4. Сформируйте персональные уведомления и вручите их под подпись, а дистанционным работникам направьте способом, зафиксированным в трудовом договоре.
5. Шаг 5. Соберите письменные согласия и заявления об отказе, зарегистрируйте их в журнале с датой поступления.
6. Шаг 6. Выпустите работникам электронные подписи и выдайте инструкцию по входу в систему, а расходы на выпуск и использование подписи отнесите на работодателя.
7. Шаг 7. Проведите пилотную группу на 10-20 работниках, соберите с них обратную связь по инструкции и только после этого запускайте остальной штат.

Седьмой шаг чаще всего пропускают, а он даёт основную экономию времени: ошибки в маршрутах согласования и в шаблонах видно на первой же неделе.

Кейс из практики: IT-компания на 300 человек с офисами в 12 городах и одним специалистом по кадрам в штате перешла на КЭДО за 3 месяца. Сбор согласий и обучение заняли больше времени, чем настройка системы: параллельно шли рост штата примерно на 30% за год и переход части сотрудников на гибкий график. Раскатка волнами позволила не останавливать текущее оформление приёмов и отпусков.

Отказ работника от КЭДО: что меняется для кадровика

Отказ работника не влечёт для него никаких последствий: он не может быть причиной увольнения, отказа в приёме на работу, недопуска к работе или дисциплинарного взыскания. Молчание в ответ на уведомление закон приравнивает к отказу, поэтому дожимать работника повторными рассылками бессмысленно и рискованно — на этом строится значительная часть жалоб в ГИТ по КЭДО.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Практическое последствие для кадровой службы одно: с отказавшимся вы ведёте документооборот на бумаге, и расходы на изготовление бумажных документов несёт работодатель. Это означает печать, курьерскую доставку в другой город, если работник там находится, и хранение бумажного оригинала наравне с электронным архивом остальных. Отдельный бумажный контур на 5-10 человек в компании из 500 стоит дороже в пересчёте на документ, чем весь электронный.

Оформите заявление об отказе по корректной форме

Заявление об отказе нужно именно как документ, а не как отметка в списке. При проверке инспектор смотрит, есть ли у вас подтверждение, что конкретный работник получил уведомление и выразил волю, и совпадает ли перечень отказавшихся с перечнем тех, кому вы продолжаете выдавать бумагу. Если работник промолчал, зафиксируйте это актом или служебной запиской с датой окончания срока на ответ.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Отказ одного работника не отменяет проект и не делает документооборот компании смешанным нарушением. Закон разрешает вести часть документов в электронном виде, часть на бумаге, причём выбор можно делать и по категориям работников, и по видам документов. Пропишите в положении о КЭДО исключительные случаи бумажного оформления, включая сбои связи, и вопрос закроется на уровне локального акта».

Когда переводить работника в КЭДО не стоит

Есть ситуации, где сбор согласия даёт больше проблем, чем экономии. Работник в длительном отпуске по уходу за ребёнком или на больничном свыше месяца не сможет пройти идентификацию и выпустить подпись, а срок уведомления при этом идёт. Работник без смартфона и личного электронного адреса потребует очной идентификации и ручного сопровождения на каждом подписании. Работник, увольняющийся в течение ближайших двух месяцев, попадёт под запрет на электронный приказ об увольнении, и весь его бумажный контур придётся сохранять до конца.

В этих случаях разумнее не включать людей в первую волну и вернуться к ним позже отдельным уведомлением. Формально право уведомить их сразу у вас есть, но результат будет тот же — отказ или молчание.

Какая подпись нужна для согласия и остальных кадровых документов

ПЭП, УНЭП и УКЭП — три разных инструмента, и подменять один другим нельзя. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через логин, пароль или код из СМС. Усиленная неквалифицированная создаётся средствами криптографии, позволяет определить подписанта и обнаружить изменения в документе после подписания. Усиленная квалифицированная дополнительно опирается на сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и по 63-ФЗ по умолчанию приравнивается к собственноручной подписи, без отдельного соглашения сторон.

В статье 22.3 ТК РФ распределение прописано пожёстче, чем в общих правилах 63-ФЗ. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и договора об образовании, а также при внесении в них изменений работодатель применяет только УКЭП. Тот же уровень требуется от работодателя для приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Работник по этим документам подписывает УКЭП или УНЭП, простая подпись здесь не подходит.

Отсюда вытекает практическое требование к системе: если вы планируете подписывать через неё трудовые договоры, работнику должна быть доступна как минимум УНЭП, а не только ПЭП по коду из СМС. Вариант с ПЭП работника закрывает заявления и ознакомления, но упирается в потолок на первом же приёме на работу.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Если работник подписывает УКЭП, отдельное соглашение об использовании подписи формально не нужно: квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию. А вот при ПЭП и УНЭП соглашение обязательно, и в нём должен быть описан порядок проверки подписи. Эту часть чаще всего забывают, и потом документ сложно защитить в споре».

В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для работников выпускаются в рамках тарифа, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры. Такая связка закрывает и массовое подписание заявлений, и приём на работу.

Локальные акты и комплект документов для сбора согласий

Статья 22.2 ТК РФ требует два локальных акта. Первый — о введении электронного документооборота: в нём фиксируются информационная система, порядок доступа к ней, перечень электронных документов, перечень категорий работников, срок уведомления и дата введения КЭДО. Второй — о порядке осуществления КЭДО: сроки подписания и ознакомления, периодичность направления документов, порядок инструктажа работников, исключительные случаи оформления на бумаге и процедуры взаимодействия с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам. Оба можно свести в одно положение, если содержание закрыто полностью.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Раздел с исключительными случаями стоит писать шире, чем кажется нужным на старте. Нестабильная связь, отсутствие доступа к системе, техническая недоступность сервиса — это законная возможность вернуться к бумаге по конкретному документу, не ломая весь режим КЭДО.

Образцы уведомления, согласия и локальных актов по КЭДО

Комплект собран под последовательность внедрения, и начинать имеет смысл с приказа о введении КЭДО — от его даты считаются все остальные сроки.

Что проверить до рассылки уведомлений

Проверка занимает один рабочий день и снимает основную часть последующих переделок:

• дата введения КЭДО в приказе позже окончания срока уведомления из положения;
• перечень электронных документов в ЛНА не включает приказ об увольнении, акт о несчастном случае, журнал инструктажей по охране труда и бумажную трудовую книжку;
• в кадровой базе заполнены номер телефона или электронный адрес по каждому работнику — без контакта личный кабинет не создаётся;
• маршруты согласования по каждому виду документа определены: кто инициирует, кто согласует, кто подписывает последним;
• решено, кто со стороны работодателя владеет УКЭП и оформлена ли на него доверенность, если это не руководитель;
• рассчитан бюджет на выпуск подписей: расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель.

В практике Добыто мы сверяем контактные данные до старта проекта: незаполненная строка с телефоном тормозит подключение сильнее, чем любые юридические вопросы.

Новые сотрудники, отзыв согласия и вторая волна

Присоединение новых работников проще, чем первичный сбор: у большинства из тех, кто выходит на работу сейчас, на 31 декабря 2021 года стажа не было, поэтому согласие не нужно. Их достаточно ознакомить с положением о КЭДО до подписания трудового договора и выдать доступ в систему. Ознакомление с локальными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, до подписания договора — требование статьи 68 ТК РФ, и в электронном виде оно закрывается тем же маршрутом, что и остальные документы.

Сложнее с теми, кто уже дал согласие и передумал. Минтруд в письме от 12.09.2022 № 14-4/В-823 занял позицию, что отозвать согласие и вернуться к бумажному документообороту работник не может. Практика неоднородна: часть работодателей принимает заявления об отзыве и переводит человека обратно на бумагу, часть отказывает со ссылкой на письмо. Спор в любом случае решается по локальному акту, поэтому порядок отзыва лучше описать в положении о КЭДО заранее — хотя бы указав, что заявление рассматривается и решение оформляется приказом.

Важный нюанс из практики: работники возражают против КЭДО по четырём типовым причинам — непонятно и неудобно, не хочу ставить ещё одно приложение, вдруг с меня возьмут деньги, давайте вернёмся как было. Первые три закрываются одним-двумя вебинарами и короткой инструкцией с картинками, четвёртая — позицией руководителя. Отдельно проговорите, что выпуск подписи для работника бесплатный: этот аргумент снимает больше отказов, чем рассказ о преимуществах.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Не вступайте в спор с работником, который отказался. Дайте ему увидеть, как коллеги подписывают заявление на отпуск с телефона из отпуска, и через две-три волны он придёт сам. Логика та же, что с электронной трудовой книжкой и зарплатным проектом: право выбора остаётся за человеком, а решение меняется от практики вокруг него».

Ошибки при сборе согласий и цена ошибки

Первая ошибка — собрать согласия до утверждения локальных актов. Работник подписывает согласие на взаимодействие в системе, которая ещё не названа ни в одном документе компании, и формально соглашается неизвестно на что. Переделка означает повторный сбор по всему штату.

Вторая — объединить в одном бланке согласие на КЭДО и согласие на обработку персональных данных. Это разные основания: первое регулируется статьёй 22.2 ТК РФ, второе — 152-ФЗ. При отзыве согласия на обработку персональных данных под удар попадает и согласие на КЭДО, а Роскомнадзор оценивает такое согласие как неконкретное. В проектах Добыто мы разводим эти два документа по разным бланкам и разным датам, чтобы отзыв одного не тянул за собой второе.

Третья — вести КЭДО без подтверждения вручения уведомления. Согласие есть, а доказательства того, что работник был уведомлён в срок из ЛНА, нет. При проверке это квалифицируется как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо и от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо. При повторном нарушении по части 2 той же статьи верхняя граница для юридического лица поднимается до 70 000 рублей.

Считать цену ошибки только штрафом неправильно. Основная сумма — переделка: повторный сбор согласий по 500 работникам занимает у одного специалиста по кадрам от двух недель чистого времени, а документы, подписанные в этот период неверным видом подписи, придётся переподписывать вручную. В споре об увольнении документ, подписанный ПЭП там, где ТК РФ требует УНЭП, не работает как доказательство, и восстановление работника обходится дороже любого административного штрафа.

Стоимость перехода на КЭДО и тарифы на 2026 год

Стоимость складывается из численности подключаемых работников, набора нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма зависит от того, сколько работников реально подключается в первую волну и нужен ли вам полный набор подписей: если трудовые договоры подписываются на бумаге, а в электронный вид уходят только заявления и ознакомления, достаточно ПЭП и УНЭП. Актуальные условия и состав каждого пакета собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

При расчёте бюджета учитывайте отказавшихся отдельной строкой: печать, доставка и хранение бумажного комплекта на них остаются вашими расходами независимо от выбранного тарифа.

Выводы

Порядок сбора согласий определяется не численностью компании, а датой начала трудового стажа каждого работника: одним нужно письменное согласие, другим достаточно уведомления, дистанционным — раздел в локальном акте о дистанционной работе. Отказ закрывает для человека только электронный канал, а не работу: бумажный документооборот с ним вы ведёте за свой счёт. Сроки уведомления вы задаёте сами, и главная проверяемая связка — дата введения КЭДО должна быть позже окончания этого срока. Вид подписи по каждому документу берётся из статьи 22.3 ТК РФ, а не из удобства системы.

Мы в Добыто ведём такие проекты волнами: сначала пилотная группа, затем основной штат, и на каждом этапе сверяем комплект локальных актов с фактическими маршрутами документов. Это снимает основную часть вопросов до того, как они превращаются в переподписание документов задним числом.

Частые вопросы

Можно ли собрать согласия на КЭДО через корпоративную почту или опрос в мессенджере?

Минтруд трактует норму статьи 22.2 ТК РФ буквально: согласие письменное. Ответ в почте или галочка в опросе не образуют письменной формы и в споре работают слабо. Роструд в разъяснениях дежурного инспектора допускает подписание согласия электронной подписью, поэтому промежуточный безопасный вариант — собрать бумажные согласия у офисных работников, а электронные с подписью использовать там, где очная явка невозможна.

Что делать, если работник не ответил на уведомление в установленный срок?

Отсутствие согласия приравнивается к отказу. Составьте акт или служебную записку с датой окончания срока, приложите подтверждение вручения уведомления и включите работника в перечень тех, с кем документооборот ведётся на бумаге. Повторно уведомить его можно при следующей волне подключения, но требовать ответа или ставить срок ультиматумом нельзя.

Нужно ли брать согласие с работника, который переводится из другого подразделения той же компании?

Если он уже дал согласие при первичном переходе, повторное согласие не требуется: оно даётся работодателю, а не подразделению. Проверить нужно другое — попадает ли новая должность в перечень категорий работников из локального акта о введении КЭДО. Если перечень ограничен, а должность в него не входит, дополните ЛНА и уведомите работника об изменении.

Кто платит за электронную подпись работника и можно ли удержать эти деньги из зарплаты?

Расходы на получение работником электронной подписи и её использование в кадровом документообороте несёт работодатель. Удерживать их из заработной платы нельзя ни по соглашению, ни по заявлению работника: перечень удержаний в статье 137 ТК РФ закрытый. В тарифах на КЭДО выпуск ПЭП и УНЭП обычно включён в стоимость подключения, отдельно оплачивается только УКЭП через удостоверяющий центр.

Сохраняются ли электронные документы, если компания меняет систему КЭДО?

Сроки хранения кадровых документов не зависят от формы: приказы по личному составу и трудовые договоры хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты создания. При смене системы выгружайте документы вместе с файлами электронных подписей и данными о времени подписания, иначе подтвердить подлинность через несколько лет будет нечем. Условие о доступе к архиву после расторжения договора имеет смысл проверить в лицензионном соглашении до подключения.

Обязательно ли учитывать мнение профсоюза при принятии положения о КЭДО?

Локальные акты о введении КЭДО и о порядке его осуществления принимаются с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он создан в компании. Процедура стандартная по статье 372 ТК РФ: направляете проект, получаете мотивированное мнение в течение пяти рабочих дней. Если профсоюза нет, акты утверждаются приказом руководителя без дополнительных согласований.