УНЭП и УКЭП — две усиленные электронные подписи из 63-ФЗ, и компании они нужны для разных задач. УКЭП подтверждает волю юридического лица и по умолчанию приравнивается к собственноручной подписи, УНЭП закрывает массовое подписание на стороне работников. По статье 22.3 ТК РФ работодатель применяет УКЭП при подписании трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Работник те же документы подписывает УКЭП или УНЭП. Главное различие для бюджета: УКЭП выпускает аккредитованный удостоверяющий центр на конкретное физическое лицо и на срок действия сертификата, а УНЭП работникам выдаёт сама система КЭДО или мобильное приложение Госключ, отдельной платы за неё нет.
Разберём, какая подпись обязательна для каждой группы кадровых документов и когда нужно соглашение сторон. Покажем модель расчёта окупаемости: 30 кадровых документов в год на сотрудника, стоимость бумажного цикла и статьи бюджета, которые обычно забывают, — юридическая обвязка, интеграция, обучение и архивное хранение. Расчётная таблица по численности 50, 250 и 1000 человек, тарифы на 2026 год, шаблоны соглашения и положения о КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем различаются юридически и что это меняет в кадрах
Три вида подписи различаются по тому, что каждая из них доказывает и что требуется для её признания. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи определённым лицом через коды и пароли: она не защищает содержание документа от изменений. УНЭП создаётся средствами криптографического преобразования, поэтому по ней видно, менялся ли документ после подписания. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра и сертифицированные средства подписи.
Для юриста практическая разница сводится к одному вопросу: нужно ли отдельное соглашение, чтобы подпись имела силу. УКЭП признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию, никаких дополнительных договорённостей не требуется. ПЭП и УНЭП работают либо на основании соглашения сторон, где прописан порядок проверки подписи, либо когда их использование прямо предусмотрено федеральным законом.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Факт подписания конкретным лицом | Лицо и неизменность документа | Лицо, неизменность и статус сертификата |
| Сертификат ключа проверки | Не используется | Может создаваться, аккредитация УЦ не обязательна | Квалифицированный, только от аккредитованного УЦ |
| Соглашение сторон | Обязательно, с порядком проверки подписи | Обязательно, кроме случаев, прямо названных в законе | Не требуется |
| Кто выпускает | Информационная система работодателя или портал | Сервис КЭДО, удостоверяющий центр или Госключ | Аккредитованный УЦ, для юрлица — УЦ ФНС |
| Типичная роль в КЭДО | Ознакомления и заявления работника | Основная подпись работника | Подпись работодателя и должностных лиц |
Из таблицы следует практический вывод по бюджету: платить приходится за квалифицированные сертификаты и за сервис, в котором живёт УНЭП, а сама схема «УНЭП у работника плюс УКЭП у работодателя» закрывает подавляющее большинство кадровых процессов без покупки квалифицированных сертификатов каждому сотруднику.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если компания использует ПЭП или УНЭП, соглашение с работником должно содержать порядок проверки подписи. Без этого пункта в споре придётся доказывать не факт подписания, а саму допустимость такого способа. С УКЭП этот вопрос не возникает: она признаётся по умолчанию, соглашение для неё не нужно.»
Факт: Постановление Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152 утвердило правила создания и использования УНЭП в инфраструктуре Госуслуг. По части 2 статьи 22.3 ТК РФ работник вправе подписывать кадровые документы такой подписью, и отдельное соглашение об использовании УНЭП с ним заключать не требуется.
Где закон требует конкретную подпись: раскладка по кадровым документам
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы. В первой группе работодатель подписывает только УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. Во второй группе требования мягче: работодатель использует УКЭП или УНЭП, работник — любую из трёх подписей, включая ПЭП. Ошибка в этой раскладке стоит дороже переоформления: документ, подписанный подписью более низкого уровня, чем требует закон, не подтверждает то, ради чего он оформлялся.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, ознакомления с ЛНА, приказы по отпускам и командировкам | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Трудовая книжка, приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда | В электронный вид не переводятся | Собственноручная подпись |
Последняя строка таблицы определяет границу проекта: полностью безбумажным кадровое делопроизводство не становится, и бумажный контур под эти четыре группы документов остаётся в любом сценарии.
Отдельная логика действует для дистанционных работников. Порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, а условия взаимодействия закрепляются в трудовом договоре или локальном нормативном акте об удалённой работе. Письменное согласие на переход на КЭДО с дистанционным работником собирать не требуется, и это единственная категория, которую реально оформить без бумаги от отклика до приказа. В практике Добыто с дистанционных подразделений чаще всего и начинают пилот: сбор согласий по ним не нужен, а эффект от отказа от курьерской доставки виден в первый же месяц.
Внимание: с работниками, принятыми до 31 декября 2021 года, письменное согласие на переход на КЭДО обязательно. Отказ работника не даёт оснований для санкций: по нему компания продолжает вести документы на бумаге, и этот параллельный контур тоже нужно закладывать в бюджет.
Из чего складывается цена УКЭП и УНЭП и в чём они тарифицируются
Единица тарификации у двух подписей разная, и это первое, что ломает расчёты. УКЭП считается сертификатами: один квалифицированный сертификат выпускается на одно физическое лицо, действует ограниченный срок, после чего перевыпускается. УНЭП в КЭДО считается рабочими местами: платит компания за сотрудника в системе, а сама подпись выпускается внутри сервиса и отдельной строкой в счёте не появляется.
Квалифицированный сертификат для организации выдаёт удостоверяющий центр ФНС на руководителя, который действует без доверенности. К нему покупаются сертифицированный носитель ключа и средство криптографической защиты. Для сотрудников, которые подписывают документы от лица компании, применяется машиночитаемая доверенность: полномочия выдаёт руководитель своей УКЭП, а работник подписывает документы уже своим сертификатом.
Третий вариант закрывает подпись работника без затрат вовсе. Госключ выпускает УНЭП и УКЭП удалённо, по подтверждённой учётной записи Госуслуг, бесплатно и для гражданина, и для работодателя, и снимает необходимость организовывать работу удостоверяющего центра на своей стороне или у подрядчика. В сервисе Добыто УНЭП сотруднику выпускается внутри системы при отправке ему первого документа, отдельная заявка в удостоверяющий центр для этого не нужна.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте, какой подписью на самом деле подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
У облачного хранения ключа есть оговорка, которую стоит зафиксировать до выбора схемы. Ключ на носителе под контролем самого подписанта даёт более прочную доказательную позицию, чем ключ на стороннем сервере, к которому обращаются по подтверждению из SMS: специалисты по безопасности отдельно отмечают риск перехвата такого сообщения. Для массового потока заявлений это приемлемо, для документов с высокой ценой спора выбор носителя обсуждается отдельно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Госключ снимает с работодателя две статьи расходов сразу: выпуск подписи работнику и соглашение об использовании УНЭП, поскольку по части 2 статьи 22.3 ТК РФ подпись из инфраструктуры Госуслуг применяется без него. Если подключаетесь самостоятельно, а не по агентскому договору вендора, заложите в календарь ежегодный перевыпуск обезличенного сертификата: его выпускает руководитель организации лично и на один год.»
Полезно знать: при подключении Госключа по агентскому договору используется API-ключ вендора, и от сотрудников потребуется согласие на передачу персональных данных в сторону вендора. При самостоятельном подключении API-ключ выпускается на организацию, и согласие на передачу данных вендору не нужно.
Как считать окупаемость подписей на кадровых процессах
Расчёт строится на объёме документов и стоимости обработки одного документа. Базовая величина: около 30 кадровых документов в год на одного сотрудника, включая заявления, приказы, ознакомления с ЛНА, командировки и авансовые отчёты. Стоимость бумажного цикла по этому объёму оценивается примерно в 2000 рублей в год на человека, и в эту сумму входят печать, логистика, хранение и трудозатраты кадровой службы. Одна курьерская доставка комплекта по городу стоит от 400 до 500 рублей, поэтому у распределённой компании фактическая цифра выше расчётной.
Как посчитать окупаемость УНЭП и УКЭП: пошаговый расчёт
- Шаг 1. Посчитайте фактический объём документов: возьмите численность и умножьте на количество кадровых документов на человека за прошлый год по данным учётной системы. Базовый ориентир для проверки порядка величин — 30 документов.
- Шаг 2. Оцените прямые расходы: бумага и печать, курьерская доставка, аренда площади под архив, конверты и пересылка документов в филиалы.
- Шаг 3. Оцените трудозатраты: один специалист по кадровому делопроизводству обслуживает в среднем 400-500 человек. Разделите фонд оплаты труда кадровой службы на объём документов и получите стоимость обработки одного документа.
- Шаг 4. Сложите затраты на подписи: квалифицированные сертификаты для подписантов от лица компании, носители и средства криптозащиты. Подписи работников считайте по нулевой стоимости, если используете УНЭП сервиса или Госключ.
- Шаг 5. Добавьте стоимость сервиса за год и разовые расходы на внедрение: юридическую обвязку, интеграцию и обучение.
- Шаг 6. Сравните годовые суммы и отдельно посчитайте эффект от скорости: срок оформления нового сотрудника, срок сбора подписей под изменением ЛНА, доля документов без подписи на момент проверки.
| Численность | Бумажный цикл в год, из расчёта 2000 ₽ на человека | Тариф «Бизнес» в год, из расчёта от 50 ₽ в месяц | Разница за год |
|---|---|---|---|
| 50 человек | 100 000 ₽ | 30 000 ₽ | 70 000 ₽ |
| 250 человек | 500 000 ₽ | 150 000 ₽ | 350 000 ₽ |
| 1000 человек | 2 000 000 ₽ | 600 000 ₽ | 1 400 000 ₽ |
Модель консервативная: она не учитывает курьерскую логистику и площадь архива. У распределённой компании на 1000 человек фактические затраты на бумажный кадровый оборот доходят до 6 млн рублей в год, и тогда разница увеличивается кратно.
Кейс из практики: компания на 1100 сотрудников с подразделениями в регионах перевела кадровые процессы на КЭДО с подписанием через Госключ. Документооборот по одному процессу занимает 15-30 минут против нескольких недель до внедрения, экономия на электронных подписях составила 0,5 млн рублей в год. На проекте с численностью 40 000 человек трудозатраты на кадровый документооборот сократились в 6,5 раза.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Считайте окупаемость по циклу процесса целиком. Строка «бумага и картриджи» показывает малую часть суммы: оформление сотрудника на бумаге занимает от двух рабочих дней, а с электронной подписью укладывается в минуты. У одного из работодателей после перехода отказ от уже принятых офферов снизился на 83 процента. Для компаний с высокой текучестью это и есть основная часть эффекта.»
Лайфхак: перед раскаткой на всю компанию отправьте пилотной группе один нейтральный документ на подписание. Так вы проверите, что подпись выпущена и работает у каждого, до того как в маршрут попадёт трудовой договор.
Скрытые статьи бюджета, которые не входят в стоимость лицензии
Юридическая обвязка. До запуска нужно утвердить локальный нормативный акт о ведении КЭДО, приказ о его введении, уведомления работникам и собрать согласия у тех, кто принят до 31 декабря 2021 года. С самозанятыми и исполнителями по договорам ГПХ подписывается отдельное соглашение об электронном документообороте: правила трудового законодательства на них не распространяются, и порядок обмена документами определяется договором.
Интеграция с учётной системой. Готовый коннектор к типовой конфигурации 1С устанавливается за час и не требует привлечения вашей команды разработки. Интеграция через API с самописной или нестандартной учётной системой занимает от двух дней до двух месяцев в зависимости от квалификации разработчиков на стороне заказчика. Эту вилку стоит зафиксировать в договоре до старта.
Важный нюанс из практики: самая долгая часть проекта не техническая. Разработка и утверждение нормативной документации внутри компании и сбор согласий с сотрудников занимают больше времени, чем настройка интеграции. В практике Добыто мы разводим эти два потока параллельно: пока идёт согласование ЛНА, настраивается обмен с учётной системой.
Обучение. На объяснение сотрудникам, как выпустить подпись, сформировать заявление и подписать документ, обычно хватает одного-двух вебинаров. Обучение кадровых специалистов шире: помимо подписания разбирается поиск подписанных документов и работа с маршрутами.
Информационная безопасность и архив. По 152-ФЗ оценка соответствия требованиям обязательна, и провести её можно двумя способами: самостоятельно, оформив акт оценки соответствия, либо через лицензиата ФСТЭК с выдачей аттестата. У вендора стоит проверить лицензии ФСТЭК и ФСБ и сертификаты на конкретную версию продукта: сертификат выдаётся на версию, а не на продукт вообще. Для долговременного хранения ориентиром служат приказ Росархива от 15 июня 2020 года с типовыми функциональными требованиями к системам хранения электронных документов и ГОСТ Р 57762-2017 об обеспечении долговременной сохранности.
Шаблоны соглашений, ЛНА и реестров для запуска подписей
Начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП: без порядка проверки подписи в нём остальные документы комплекта не работают.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании подписи | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
Когда подписи не окупаются и где расчёт не сходится
Расчёт разваливается на трёх типах компаний. Первый: до 20-30 человек в одном офисе с низкой текучестью. Годовой объём документов там измеряется сотнями, экономия на бумаге не покрывает даже стоимость юридической обвязки, а бумажный контур для трудовых книжек и приказов об увольнении всё равно остаётся. Второй: производственный и линейный персонал без смартфонов и устойчивого интернета. Здесь придётся держать два контура одновременно, и совокупная стоимость процесса растёт. Третий: компания, которая покупает квалифицированные сертификаты каждому работнику. Закон этого не требует, и такой бюджет не окупается ни при какой численности.
Отдельный сценарий, который выглядит бесплатным и обходится дорого, — подписание работниками через ПЭП на портале «Работа в России». Сотруднику приходится выходить из личного кабинета КЭДО в отдельный интерфейс без мобильного приложения и вспоминать пароль, а компания получает вторую точку интеграции: перебои на стороне портала останавливают подписание. К этому добавляется вопрос о том, как поддерживать юридическую значимость документа, подписанного простой электронной подписью, на длительном сроке хранения.
Цена ошибки в виде подписи выходит далеко за переоформление документа. Приказ о дисциплинарном взыскании или уведомление об изменении условий трудового договора, подписанные работодателем не квалифицированной, а иной подписью, не подтверждают соблюдение процедуры. По части 1 статьи 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства влечёт штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, по части 4 той же статьи за ненадлежащее оформление трудового договора — от 50 000 до 100 000 рублей. В индивидуальном споре последствие тяжелее: взыскание снимается, работник восстанавливается, компания платит за время вынужденного прогула. Если внутри компании спорят, какой подписью подписывать конкретный документ, вопрос можно адресовать дежурному инспектору на сервисе Роструда онлайнинспекция.рф и получить письменный ответ до запуска процесса.
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение формировало по стране резерв специалистов для выезда при чрезвычайных ситуациях. До перехода на КЭДО оформление около 200 человек в экстренном режиме занимало несколько дней ручной работы. После перевода резерва в личные кабинеты комплект документов на приём готовится заранее, а подписание запускается в момент мобилизации: сейчас в резерве около 800 специалистов из разных регионов.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Электронная подпись даёт то, чего не даёт бумага: зафиксированную последовательность. На бумаге пачку документов подписывают скопом, и понять, ознакомился ли работник с ЛНА до подписания трудового договора, невозможно. В системе шаги идут по маршруту с метками времени, и требование статьи 68 ТК РФ об ознакомлении до подписания договора выполняется проверяемо.»
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей в Добыто на 2026 год
Итоговая сумма зависит от численности сотрудников в системе, выбранного тарифа и того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП сотрудникам | входит в тариф, бесплатно | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП, тариф «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Цены указаны на дату публикации. Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников, тарифа и набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, понизить тариф можно в любое время. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
Две усиленные подписи закрывают в кадрах разные роли: квалифицированная нужна работодателю там, где этого прямо требует статья 22.3 ТК РФ, неквалифицированная закрывает поток документов на стороне работника и не требует покупки сертификатов. Окупаемость считается по объёму документов и стоимости цикла их обработки, а не по строке расходов на бумагу: при 30 документах в год на человека разница между бумажным и электронным контуром становится заметной уже на численности от 50 сотрудников. Бюджет проекта складывается не только из лицензии: юридическая обвязка, интеграция, обучение, оценка соответствия по 152-ФЗ и долговременное хранение считаются отдельно.
В Добыто мы собираем маршруты подписания из шаблонов под конкретные типы документов и разводим юридическую подготовку и техническую настройку в параллельные потоки, чтобы согласование ЛНА не тормозило запуск. Подписи для сотрудников выпускаются внутри сервиса, а связка с Госключом снимает вопрос об отдельном соглашении об использовании УНЭП.
Частые вопросы
Можно ли в той же системе подписывать документы с самозанятыми и исполнителями по ГПХ?
Да, если система поддерживает работу с внештатными исполнителями. Правила статей 22.1-22.3 ТК РФ на гражданско-правовые отношения не распространяются: с исполнителем заключается отдельное соглашение об электронном документообороте. Если используется УКЭП, соглашение формально не требуется, поскольку такая подпись признаётся по умолчанию. Для ПЭП и УНЭП соглашение обязательно и должно содержать порядок проверки подписи.
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО?
Отказ не является основанием для увольнения или иных санкций. По таким работникам компания продолжает вести кадровые документы на бумаге, а расходы на параллельный контур закладываются в бюджет проекта. Согласие обязательно только для работников, принятых до 31 декабря 2021 года; с дистанционными работниками порядок электронного обмена определяется трудовым договором или ЛНА об удалённой работе.
Кто подписывает документы от лица компании, если директор не готов передавать свою УКЭП кадровику?
Передавать ключ подписи другому человеку нельзя: сертификат выпускается на конкретное физическое лицо. Полномочия оформляются машиночитаемой доверенностью: руководитель подписывает МЧД своей УКЭП, а уполномоченный сотрудник подписывает кадровые документы собственным сертификатом. Внутри компании это дополняется приказом об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи.
Что произойдёт с подписанными документами, когда сертификат работника истечёт?
Истечение срока сертификата не отменяет подпись, поставленную в период его действия. Чтобы это можно было подтвердить через годы, подпись должна содержать метку доверенного времени, а система хранения — поддерживать усовершенствованные форматы и периодическую перештамповку. Ориентиры по требованиям к таким системам даёт приказ Росархива от 15 июня 2020 года, по сохранности — ГОСТ Р 57762-2017.
Нужен ли компании продукт, сертифицированный ФСТЭК, чтобы вести КЭДО?
Универсального ответа нет: требование зависит от типа организации и требуемого уровня защищённости персональных данных. Государственные организации и компании с высокими уровнями защищённости используют сертифицированные продукты обязательно. Остальным по 152-ФЗ нужна оценка соответствия, которую можно провести самостоятельно с оформлением акта либо силами лицензиата ФСТЭК с выдачей аттестата.
Что будет с электронным архивом, если договор с вендором расторгнут?
Сроки хранения кадровых документов доходят до 50 лет, поэтому условие о доступе к архиву после расторжения проверяется до подписания договора. В лицензионных договорах обычно предусматривается сохранение доступа к архивной версии. Право организации самостоятельно создавать архив и хранить документы закреплено в 125-ФЗ об архивном деле, поэтому в договоре стоит зафиксировать формат и порядок выгрузки документов вместе с файлами подписей.
