УНЭП и УКЭП различаются тремя параметрами: кто выпустил сертификат, каким средством создана подпись и что нужно сделать, чтобы документ приняла вторая сторона. УКЭП выпускает аккредитованный удостоверяющий центр, средства подписи прошли сертификацию ФСБ России, и по статье 6 63-ФЗ подписанный ею документ равнозначен бумажному с собственноручной подписью без дополнительных условий. УНЭП тоже строится на криптографии и фиксирует неизменность документа после подписания, но признаётся равнозначной собственноручной только там, где это прямо предусмотрено законом или соглашением сторон. Отсюда главное различие: внутри компании УНЭП закрывает почти весь кадровый документооборот по статье 22.3 ТК РФ, а за периметром компании, в отношениях с контрагентами и госорганами, по умолчанию работает только УКЭП.
Разберём, какие кадровые документы работодатель обязан подписывать УКЭП, а какие можно закрыть УНЭП, и почему у работника набор допустимых подписей другой. Покажем, что должно быть в соглашении с контрагентом, чтобы его УНЭП имела силу, и как сотрудник подписывает документы от лица компании после отмены сертификатов на сотрудника. Сценарная таблица по видам документов, чек-лист подготовки, цена ошибки в цифрах, тарифы 2026 года и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Чем УНЭП отличается от УКЭП по 63-ФЗ
Статья 5 63-ФЗ делит подписи на три вида: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Простая подпись фиксирует только факт подписания через коды, пароли и учётные записи: никаких вычислений с текстом документа при этом не происходит, поэтому подтвердить неизменность файла после подписания она не позволяет. Обе усиленные подписи работают одинаково с точки зрения криптографии: сначала вычисляется хэш документа, затем хэш подписывается ключом. Если при проверке хэши совпали, документ после подписания не менялся.
Разница между УНЭП и УКЭП лежит не в математике, а в требованиях к инфраструктуре доверия. Для УКЭП нужен квалифицированный сертификат по составу, который установлен приказом ФСБ России № 795, средства подписи, прошедшие оценку соответствия по приказу ФСБ России № 796, и аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр. Для УНЭП ничего из этого не обязательно: сертификат может выпустить корпоративный удостоверяющий центр внутри организации или внешний центр, оказывающий услуги по неквалифицированным сертификатам, а алгоритмы и программы допустимы любые.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | факт подписания конкретным лицом | авторство и неизменность документа | авторство и неизменность документа |
| Обнаруживает правку файла после подписания | нет | да | да |
| Сертификат ключа проверки | не требуется | неквалифицированный, возможен корпоративный УЦ | квалифицированный, по приказу ФСБ № 795 |
| Средства подписи | любые | любые, сертификация не обязательна | только сертифицированные ФСБ, приказ № 796 |
| Кто выпускает | оператор информационной системы | корпоративный УЦ, оператор КЭДО, ЕСИА через Госключ | аккредитованный УЦ, для руководителя — УЦ ФНС |
| Когда равнозначна собственноручной | по закону или соглашению сторон | по закону или соглашению сторон | всегда, кроме случаев, когда закон требует бумагу |
| Типовое применение | ознакомление и заявления внутри системы работодателя | кадровые документы, внутренний документооборот | договоры с контрагентами, отчётность, суды, торги |
Из таблицы следует практический критерий выбора: если документ остаётся внутри вашей информационной системы и вторая сторона присоединилась к её правилам, хватает УНЭП. Как только документ уходит наружу к лицу, которое ваши правила не принимало, доверие обеспечивает уже не соглашение, а аккредитация удостоверяющего центра.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании УНЭП — это не абзац в договоре про то, что стороны признают электронную подпись. В нём должны быть порядок создания подписи, порядок её проверки и порядок разбора конфликтных ситуаций. Если этих трёх блоков нет, спорить о том, кто и что подписал, вы будете уже в суде и без опоры на документ.»
Внутри компании: где УНЭП достаточно, а где закон требует УКЭП
Кадровый электронный документооборот регулируют статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые 377-ФЗ. Статья 22.1 сразу выводит из электронного вида четыре группы документов: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Эти документы остаются на бумаге независимо от того, какая подпись есть у сторон.
По остальным документам закон разводит роли работодателя и работника. Работодатель обязан применять УКЭП по закрытому перечню: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Всё остальное — заявления, графики, ознакомление с ЛНА, расчётные листки, приказы об отпуске и командировке — работодатель вправе подписывать УНЭП. Работник по перечисленным выше документам использует УКЭП или УНЭП, а по остальным допускается и ПЭП в информационной системе работодателя при условии, что система позволяет идентифицировать работника.
Факт: если работник подписывает документы УНЭП, созданной в инфраструктуре ЕСИА через приложение Госключ, отдельное соглашение об использовании УНЭП с ним подписывать не нужно — это следует из части 2 статьи 22.3 ТК РФ и Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152.
Расходы на получение работником электронной подписи и на её использование несёт работодатель, поэтому вопрос «какую подпись выдать» — это ещё и вопрос бюджета на численность. УНЭП в системе КЭДО или УНЭП через Госключ выпускается бесплатно и дистанционно, УКЭП на каждого работника означает поход в аккредитованный удостоверяющий центр и оплату сертификата. Именно поэтому массовая схема выглядит так: работодатель подписывает своей УКЭП, работник — УНЭП. Подробнее про дистанционный выпуск подписи можно посмотреть в описании приложения Госключ на портале Госуслуг: там же указано, какие сертификаты выпускаются бесплатно и что нужно для подтверждённой учётной записи.
Перечень видов подписи по типам документов фиксируется в локальном нормативном акте о переходе на КЭДО. Работников, принятых после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа до этой даты, достаточно уведомить, согласие на КЭДО от них не требуется. От остальных нужно письменное согласие, и отказ не может быть основанием для увольнения или иных санкций. В Добыто перечень видов подписи привязывается к типу документа в маршруте: кадровик выбирает тип, а система сама определяет, кто подписывает УКЭП, а кто УНЭП, и в каком порядке документ идёт по подписантам.
Важный нюанс из практики: подписать кадровый документ задним числом в системе КЭДО нельзя, дата подписания фиксируется автоматически. Если работник не закрыл этап подписания в отведённый срок, документ возвращается кадровику, и дальше есть два пути: подписать на бумаге или изменить дату и отправить документ на подписание заново.
С контрагентами: почему УНЭП за периметром компании обычно не работает
Часть 2 статьи 6 63-ФЗ признаёт документ, подписанный УНЭП, равнозначным бумажному только при наличии нормативного акта или соглашения участников электронного взаимодействия. Соглашение может быть двусторонним договором или регламентом оператора информационной системы, к которому обе стороны присоединились. Для УКЭП такого соглашения не требуется вовсе: госорганы и контрагенты обязаны принимать подписанный ею документ в силу закона.
Практическое следствие для юриста: УНЭП с контрагентом работает ровно в двух ситуациях — когда обе стороны сидят в одной информационной системе и приняли её регламент, либо когда подписано отдельное соглашение с описанным порядком проверки подписи. Отправить контрагенту файл, подписанный корпоративной УНЭП вашего внутреннего удостоверяющего центра, и рассчитывать, что он примет его «по 63-ФЗ», нельзя: у контрагента нет ни оснований доверять вашему центру, ни технической возможности выстроить цепочку сертификатов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второй слой сложности — кто именно подписывает от лица компании. С 1 сентября 2023 года сертификаты, в которых указаны и физическое лицо, и организация, не выпускаются. Руководитель получает УКЭП на юридическое лицо в удостоверяющем центре ФНС бесплатно, а сотрудник подписывает документы своей УКЭП физического лица с приложением машиночитаемой доверенности. МЧД — это XML-файл, подписанный УКЭП руководителя, и полномочия в нём указываются кодами из классификатора, размещённого в единой системе нормативной справочной информации.
Внимание: передоверие машиночитаемой доверенности оформляется только через нотариуса. Нотариусу понадобятся паспортные данные нового уполномоченного лица и актуальная выписка из ЕГРЮЛ, он подписывает новую доверенность своей квалифицированной подписью и выгружает её в информационную систему.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если нужного полномочия нет в классификаторе, компания вправе направить свой перечень в Минцифры: заявление рассматривают в течение 10 дней, и при положительном решении на присвоение кодов и включение в классификатор отводится ещё три рабочих дня. Пока классификатор наполняется, полномочие допустимо вписывать текстом, но проверьте, принимает ли такую МЧД система вашего контрагента.»
Проверьте, чем на самом деле подписан документ от контрагента
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Форма покажет владельца сертификата, дату подписания и статус подписи. Понадобится сам документ и файл подписи, если она откреплённая: у откреплённой подписи это отдельный файл с расширением .sig, у присоединённой документ и подпись лежат в одном контейнере.
Какая подпись нужна под конкретный документ: сценарии
Универсального ответа «берите УКЭП всем» не существует: он дорог и в половине сценариев избыточен. Таблица собрана по сценариям, с которыми юрист сталкивается чаще всего.
| Сценарий | Подпись компании | Подпись второй стороны | Что критично |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор, в том числе с дистанционным работником | только УКЭП | УКЭП или УНЭП работника | ПЭП здесь недопустима ни при каком соглашении |
| Приказ о дисциплинарном взыскании | только УКЭП | УКЭП или УНЭП работника | фиксация даты ознакомления для сроков по статье 193 ТК РФ |
| Заявление на отпуск, ознакомление с ЛНА, расчётный листок | УНЭП | УНЭП или ПЭП в системе работодателя | идентификация работника в системе и запись о виде подписи в ЛНА |
| Договор с контрагентом-юрлицом, подписывает директор | УКЭП юрлица из УЦ ФНС | УКЭП | действительность сертификата на дату подписания |
| Договор или акт подписывает сотрудник по доверенности | УКЭП физлица плюс МЧД | УКЭП | код полномочия в МЧД и её приложение к каждому документу |
| Обмен документами внутри одной системы ЭДО с постоянным контрагентом | УНЭП по регламенту системы | УНЭП по регламенту системы | присоединение обеих сторон к регламенту до первого документа |
| Отчётность в ФНС, СФР, подача документов в суд | только УКЭП | не применимо | соглашение сторон здесь не работает, вид подписи задан нормативно |
Обратите внимание на четвёртую и пятую строки: смена подписанта с директора на сотрудника меняет не вид подписи, а комплект — к документу добавляется МЧД, и без неё подпись формально принадлежит физическому лицу без полномочий.
Что оформить до первого подписания
Порядок подписания ломается не на технике, а на пропущенных документах. Перед тем как выпускать сертификаты, проверьте семь позиций: утверждён ли приказ о введении КЭДО; принято ли положение о ведении КЭДО с перечнем документов и видов подписи по каждому; направлены ли уведомления и собраны ли согласия работников; подписано ли соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с теми, кто не подписывает через Госключ; ведётся ли реестр выданных сертификатов и токенов; есть ли регламент двустороннего обмена с контрагентами; определено ли, как документы с подписями выгружаются для проверки ГИТ и для архива.
Как выбрать вид подписи под документ: пошаговый разбор
- Шаг 1. Проверьте, не входит ли документ в исключения статьи 22.1 ТК РФ. Трудовая книжка, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и подтверждение инструктажа по охране труда остаются на бумаге.
- Шаг 2. Определите, кто вторая сторона: работник, контрагент или государственный орган. От этого зависит, действует ли соглашение сторон или вид подписи задан нормативно.
- Шаг 3. Для кадрового документа сверьтесь с перечнем части 1 статьи 22.3 ТК РФ. Попал в перечень — работодатель подписывает УКЭП, не попал — достаточно УНЭП.
- Шаг 4. Для документа наружу проверьте, есть ли действующее соглашение или регламент системы с контрагентом. Нет соглашения — подписывайте УКЭП.
- Шаг 5. Если подписывает не руководитель, оформите МЧД и убедитесь, что нужное полномочие есть в классификаторе или прописано текстом.
- Шаг 6. Зафиксируйте выбранный вид подписи в положении о КЭДО или в договоре и проверьте, что маршрут подписания в системе настроен ровно так же.
Шаблоны для разграничения подписей внутри компании и с контрагентами
Комплект собран под задачу разграничения; начните с положения о ведении КЭДО, остальные документы к нему пристраиваются.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Регламент двустороннего обмена документами | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность: образец и структура XML | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
Ошибки в выборе подписи и их цена
Первая по частоте ошибка — подписание документа из перечня части 1 статьи 22.3 ТК РФ неквалифицированной подписью работодателя. Трудовой договор, подписанный со стороны компании УНЭП, оформлен с нарушением требований трудового законодательства: по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ это штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, а общий состав части 1 той же статьи даёт от 30 000 до 50 000 рублей. Плюс к этому документ теряет прочность как доказательство в споре о самом факте трудовых отношений.
Вторая ошибка — отправка контрагенту документа, подписанного корпоративной УНЭП, без соглашения. Формально стороны обменялись файлами, фактически у вас нет подписанного договора: при отказе контрагента от обязательств придётся доказывать сам факт согласования условий. Третья ошибка — подписание документов сотрудником старым сертификатом с указанием организации либо без приложения МЧД. Такой документ подписан физическим лицом, полномочия которого ничем не подтверждены.
Кейс из практики: в компании на 1100 сотрудников перевод подписания кадровых документов на УНЭП через Госключ сократил цикл одного кадрового процесса с нескольких недель до 15-30 минут, а годовая экономия на выпуске подписей составила 0,5 млн рублей. Основной объём работ пришёлся не на технику, а на переписывание положения о КЭДО под конкретные типы документов.
Когда УКЭП не нужна и деньги на неё тратить не надо
УКЭП на каждого рядового работника избыточна, если компания не подписывает от их имени внешние документы: для кадровых документов работнику хватает УНЭП, а по большинству заявлений — ПЭП в системе работодателя. Не нужна УКЭП и для внутреннего документооборота между подразделениями, если оборот замкнут внутри одной системы и порядок подписания закреплён локальным актом. Не имеет смысла выпускать УКЭП сотруднику, который подписывает документы раз в квартал: дешевле провести документ через руководителя либо оформить МЧД на того, кто подписывает регулярно.
Полезно знать: при самостоятельной интеграции информационной системы компании с Госключом обезличенный сертификат выпускает лично генеральный директор, и срок его действия — один год, то есть перевыпуск придётся планировать ежегодно.
Как сохранить доказательство: метка времени, проверка и архив
Сертификат ключа проверки подписи имеет срок действия, и через несколько лет проверка подписи по цепочке до головного удостоверяющего центра даёт неоднозначный результат. Закон прямого требования о метке времени не содержит, но без штампа времени вы не докажете, что подпись была поставлена в период действия сертификата. Поэтому в договорах и кадровых документах длительного хранения разумно использовать усовершенствованные форматы подписи с меткой времени, а порядок работы с ними закреплять в регламенте обмена.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Распечатка PDF со штампом «документ подписан электронной подписью» сама по себе ничего не доказывает: этот штамп нарисован средством визуализации и не проверяется. Юридическую силу несёт электронный оригинал с файлом подписи, поэтому при любом споре запрашивайте у второй стороны именно оригинал и файл подписи, а не картинку с отметкой.»
Требования к хранению переносятся на электронные документы из общих правил: 125-ФЗ об архивном деле даёт организации право самостоятельно создавать архив, порядок хранения задан правилами Минкультуры России, утверждёнными приказом № 526, а функциональные требования к системам хранения — приказом Росархива от 15 июня 2020 года о типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения. Стратегия долговременной сохранности описана в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность.
В Добыто исполненный документ остаётся в разделе «Архив» вместе с файлами подписи, и выгрузить можно как сам документ, так и подпись к нему. Это же требуется и при проверке: инспектору предоставляется электронный оригинал с подписью, чтобы он мог проверить её самостоятельно.
Важный нюанс из практики: мы закладываем пилотную группу на один тип документа и только после неё раскатываем маршрут на всю компанию. На пилоте выясняется, что часть сотрудников не проходит выпуск подписи самостоятельно, и это дешевле обнаружить на 20 людях, чем на двух тысячах.
Стоимость КЭДО и электронных подписей в 2026 году
Стоимость складывается из численности сотрудников, набора видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП для руководителя и сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров, по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Переход на другой тариф | разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду | в любое время |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора подписей: на тарифе «Старт» доступны ПЭП и УНЭП, УКЭП появляется на тарифе «Бизнес». Актуальные условия по каждому пакету и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отдельная статья расходов — квалифицированные сертификаты. УКЭП руководителя выпускает удостоверяющий центр ФНС, УКЭП сотрудников оформляется через партнёров-удостоверяющих центров, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа и отдельной оплаты не требуют.
Выводы
Граница между УНЭП и УКЭП проходит по источнику доверия. УНЭП опирается на договорённость сторон или прямую норму, поэтому живёт внутри контура: кадровый документооборот по статье 22.3 ТК РФ, внутренние документы, обмен в общей информационной системе. УКЭП опирается на аккредитацию удостоверяющего центра и сертифицированные средства подписи, поэтому принимается за периметром без дополнительных условий: договоры, отчётность, суды. Отдельно проверяются полномочия подписанта: с сентября 2023 года сотрудник подписывает документы от лица компании своей УКЭП физического лица с машиночитаемой доверенностью.
Мы в Добыто настраиваем разграничение подписей на уровне маршрута документа: типу документа сопоставляется допустимый вид подписи, а перечень фиксируется в положении о КЭДО, чтобы настройки системы и локальный акт не расходились. Такой порядок снимает основную часть вопросов при проверке и при выгрузке документов в архив.
Можно ли подписать один документ УКЭП с одной стороны и УНЭП с другой
Да, это штатная схема кадрового документооборота: работодатель подписывает трудовой договор УКЭП, а работник — УНЭП, включая УНЭП из инфраструктуры ЕСИА. Для документов с контрагентами такая асимметрия допустима только при соглашении, где описан порядок проверки неквалифицированной подписи одной из сторон.
Действителен ли документ, если сертификат истёк уже после подписания
Да, если на момент подписания сертификат был действителен и это подтверждается. Проблема возникает при проверке спустя годы: без метки времени доказать момент подписания сложно, поэтому для документов длительного хранения используются усовершенствованные форматы подписи со штампом времени.
Нужна ли МЧД, если договор подписывает сам генеральный директор
Нет. Руководитель действует без доверенности, ему достаточно УКЭП юридического лица, выпущенной удостоверяющим центром ФНС. МЧД требуется любому иному представителю: юристу, бухгалтеру, менеджеру, подписывающему документы от лица компании своей УКЭП физического лица.
Подходит ли УНЭП из Госключа для договора с контрагентом-юрлицом
Только при соглашении сторон и технической готовности системы контрагента принимать такую подпись. Для отчётности в ФНС и СФР, подачи документов в суд и участия в закупках УНЭП не подходит: там вид подписи задан нормативно и соглашение сторон его не заменяет.
Что делать, если контрагент прислал PDF со штампом «документ подписан ЭП»
Запросить электронный оригинал и файл подписи. Штамп на распечатке или в PDF — это визуализация, он не проверяется и юридической силы не несёт. Результат проверки оригинала фиксируется протоколом проверки электронной подписи, который прикладывается к делу.
Можно ли одной УНЭП пользоваться в разных информационных системах
УНЭП, созданная в инфраструктуре ЕСИА, работает во всех системах, интегрированных с Госключом, поэтому один сертификат закрывает и кадровые документы, и другие сценарии подписания. Корпоративная УНЭП, выпущенная внутренним удостоверяющим центром, действует только в той системе и в тех отношениях, где стороны приняли соответствующий регламент.
