Увольнение сотрудника считается оформленным, когда закрыты четыре блока: основание (заявление, соглашение сторон или уведомление), приказ о прекращении трудового договора, расчёт с выдачей документов на руки и отчётность в Социальный фонд России. Приказ об увольнении, трудовая книжка, акт о несчастном случае и документы о прохождении инструктажей по охране труда в электронный вид не переводятся: статья 22.2 ТК РФ оставляет их на бумаге. Остальное проверяется в системе по трём совпадениям: статус документа, состав подписей и дата подписания. Различие, от которого зависит порядок ревизии: заявление работник вправе подписать даже ПЭП, а трудовой договор и допсоглашения к нему работодатель подписывает только УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП.
Разберём комплект по группам, дадим таблицу допустимых подписей по каждому документу и порядок проверки файла подписи в ситуации, когда сотрудник уже уволен и переподписать документ не с кем. Отдельно покажем шесть провалов, из-за которых ревизия проходит формально, а документ потом не работает как доказательство. Сроки закрытия дня увольнения, правила хранения по 125-ФЗ, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Проверьте файл подписи на любом документе уволенного сотрудника: сервис покажет подписанта, издателя и срок действия сертификата, а также статус самой подписи.
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Ревизия документов при увольнении: что проверяем и в каком порядке
Комплект при увольнении распадается на четыре группы, и проверять их удобнее именно в этом порядке: основание для увольнения, распорядительный документ, расчётные документы, выдача на руки и отчётность. Ошибка чаще всего прячется на стыке групп: приказ издан, а заявление осталось без подписи работника; расчёт выплачен, а СТД-Р не выдана.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Часть комплекта нельзя перевести в электронный вид ни при каком тарифе и ни в какой системе. Ревизия по этим документам идёт по оригиналам на бумаге, по подписям от руки и по журналам учёта.
Факт: в электронный вид не переводятся четыре документа: трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Все остальные кадровые документы закон допускает вести без дублирования на бумаге.
Что подготовить до начала ревизии
Проверка идёт быстрее, если под рукой уже лежат пять вещей. Собрать их стоит до того, как вы откроете первое личное дело.
- Положение о ведении КЭДО и приказ о его введении. Там зафиксировано, какие документы вы ведёте электронно и какими видами подписи они подписываются.
- Согласие работника на взаимодействие в электронном виде либо подтверждение, что сотрудник был принят после 31 декабря 2021 года и согласие с него не требуется.
- Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП, если работник подписывал документы этими видами подписи.
- Перечень документов по этому сотруднику из учётной системы: приём, переводы, отпуска, ознакомления с ЛНА, увольнение.
- Доступ к выгрузке из системы КЭДО с файлами подписей, а не только к печатным формам в PDF.
Если хотя бы один из пяти пунктов недоступен, ревизия превращается в сверку названий файлов: вы видите, что документ есть, но не можете подтвердить, кто и когда его подписал.
Сводная картина по комплекту выглядит так.
| Документ | Форма | Кто и чем подписывает | Когда должен быть закрыт |
|---|---|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Электронно или бумага | Работник: ПЭП, УНЭП или УКЭП | Как правило, за 14 календарных дней до увольнения (ст. 80 ТК РФ) |
| Соглашение о расторжении трудового договора | Электронно или бумага | Работодатель: УКЭП; работник: УКЭП или УНЭП | До даты увольнения |
| Приказ о прекращении трудового договора | Только бумага (ст. 22.2 ТК РФ) | Уполномоченное лицо от руки, работник знакомится под подпись | В день увольнения |
| Записка-расчёт при прекращении трудового договора (Т-61) | Электронно или бумага | Кадровый специалист и расчётчик | До выплаты окончательного расчёта |
| Трудовая книжка или СТД-Р | Книжка — бумага; СТД-Р — бумага или электронный файл | Электронная СТД-Р заверяется УКЭП работодателя | В день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ) |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Бумага, направляется почтой | Работодатель | В день увольнения, если книжку не удалось выдать |
| ЕФС-1, подраздел 1.1 | Электронно, в Социальный фонд России | Работодатель: УКЭП | Не позднее рабочего дня после издания приказа |
Из таблицы видно, где ревизия ломается чаще всего: три строки закрываются строго в день увольнения, а одна — на следующий рабочий день, и все они зависят от даты приказа. Сдвинулся приказ — поехали все четыре срока.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Приказ об увольнении закон оставил на бумаге, и это единственный документ комплекта, который нельзя закрыть статусом в системе. Проверяйте по нему три вещи: подпись уполномоченного лица, подпись работника об ознакомлении и совпадение даты приказа с датой в записке-расчёте. Если работник отказался знакомиться, составляйте акт в тот же день, а не задним числом.»
Какая подпись должна стоять на каждом документе: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Три вида электронной подписи различаются не удобством, а тем, что подпись доказывает. ПЭП подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через логин, пароль или код: неизменность самого файла она не гарантирует. УНЭП создаётся криптографическим преобразованием и показывает, что документ после подписания не менялся. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и признаётся равнозначной собственноручной подписи без отдельного соглашения сторон.
Отсюда практическое следствие для ревизии. Если работник подписывал документы ПЭП или УНЭП, у вас обязано быть соглашение об использовании такой подписи, и в нём должен быть описан порядок проверки подписи. Для УКЭП соглашение не требуется: она признаётся по умолчанию.
Внимание: соглашение об использовании ПЭП или УНЭП должно предусматривать порядок проверки такой электронной подписи. Соглашение без этого раздела в споре работает слабо: подтвердить подпись нечем.
Допустимые виды подписи по типам документов
Перечень документов, где закон требует усиленную подпись с обеих сторон, закрытый. Всё, что в него не вошло, попадает в категорию иных документов с более мягкими требованиями.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Основание |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор, дополнительное соглашение к нему | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Договор о материальной ответственности, ученический договор | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74) | УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Заявление об увольнении, объяснительная, согласия, иные заявления | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | ст. 22.3 ТК РФ, иные документы |
| Ознакомление с ЛНА, графики, уведомления об отпуске | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | ст. 22.3 ТК РФ, иные документы |
| Приказ об увольнении, трудовая книжка, инструктажи, акт о несчастном случае | Электронная подпись не применяется | Подпись от руки | ст. 22.2 ТК РФ |
Практический вывод для ревизии: подпись слабее допустимой — нарушение, подпись сильнее допустимой — нет. УКЭП на заявлении об увольнении вопросов не вызовет, а ПЭП на допсоглашении к трудовому договору превращает документ в спорный.
Важный нюанс из практики: в положении о КЭДО указывается, какими видами подписи подписывается каждый тип документа. Когда сотрудникам оставляют выбор из нескольких вариантов, ревизия усложняется: по одному и тому же типу документа в архиве оказываются разные подписи. Мы закладываем один вид подписи на работника и один на работодателя, а исключения перечисляем списком.
Термины, в которых путаются при ревизии
В запросах кадровиков регулярно встречаются формулировки, которых в законе нет, и они мешают правильно заполнить журнал ревизии. Разберём три.
- «Тип подписки УКЭП». УКЭП — это вид электронной подписи, а не тариф и не подписка на сервис. Оплачивается не подпись, а рабочее место в системе КЭДО и выпуск сертификата в удостоверяющем центре.
- «Единица измерения УКЭП». Подпись не измеряется штуками на документ: один сертификат позволяет подписать любое количество документов в течение срока его действия. Считать имеет смысл сертификаты и их сроки, а не подписания.
- «ЕИО с наличием ПЭП». ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть директор. От лица работодателя кадровые документы подписываются усиленной подписью, поэтому конструкция «ЕИО подписывает ПЭП» для кадрового документооборота не работает.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Сотрудники путают ПЭП и УНЭП, потому что в интерфейсе обе выглядят как одна кнопка «Подписать». Разница видна только в файле подписи: у УНЭП есть сертификат с владельцем, издателем и сроком действия, у ПЭП его нет. При ревизии открывайте не печатную форму, а сведения о подписи: если сертификата нет, документ подписан простой подписью со всеми её ограничениями.»
Как проверить, что подпись действительно есть и она валидна
Статус «Документооборот завершён» в реестре означает, что процесс дошёл до конца, но не подтверждает криптографическую действительность подписи. Это разные вещи: система показывает состояние маршрута, а валидность подписи проверяется по файлу.
При проверке смотрите четыре параметра: владельца сертификата и его совпадение с ФИО работника, издателя сертификата, срок действия сертификата на момент подписания и результат проверки целостности документа. Если хотя бы один параметр не сходится, документ отправляется в отдельный список для разбора.
Как проверить комплект документов уволенного сотрудника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите из системы КЭДО все документы по сотруднику за весь период работы, а не только за месяц увольнения. Выгрузка должна включать файлы подписи, а не только печатные формы.
- Шаг 2. Сверьте перечень с учётной системой: приём, переводы, совмещения, отпуска, ознакомления с ЛНА, увольнение. Каждый кадровый документ из учёта должен иметь пару в выгрузке.
- Шаг 3. Проверьте статусы. Документы в статусе ожидания ответного действия или требующие согласования на момент увольнения не закрыты, и после расторжения трудового договора закрыть их подписью работника уже невозможно.
- Шаг 4. Проверьте вид подписи по таблице выше. Отдельно отберите документы из закрытого перечня статьи 22.3 ТК РФ: там подпись работодателя должна быть квалифицированной.
- Шаг 5. Проверьте сами подписи. Для откреплённой подписи загружайте пару файлов: документ и файл с расширением sig или p7s. Для присоединённой подписи достаточно одного файла.
- Шаг 6. Сверьте даты. Дата подписания в сведениях о подписи должна попадать в срок действия сертификата и не противоречить дате документа. Подписать документ задним числом система не позволяет, поэтому расхождение дат означает ошибку в самом документе.
- Шаг 7. Зафиксируйте результат протоколом проверки подписи по каждому спорному документу и приложите протокол к личному делу. Через год восстановить, что именно вы видели на экране, будет нечем.
Важный нюанс из практики: отдельного внимания требуют сотрудники, которые так и не приняли приглашение в систему. Документы им отправлялись, статус висит в ожидании, а подписи нет вообще: ознакомление в этом случае не состоялось, и при проверке ГИТ это выглядит как отсутствие документа.
В Добыто КЭДО реестр документов фильтруется по сотруднику, типу и статусу, а маршрут показывает, на ком именно остановилось подписание. Для ревизии это основной инструмент: вы сразу видите незакрытые этапы, а не ищете их по папкам.
Образцы документов для ревизии увольнения
Комплект закрывает выдачу документов на руки и фиксацию результатов проверки подписей; начинать удобнее с описи личного дела.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
Шесть провалов, из-за которых ревизия проходит впустую
Ревизия считается пройденной, когда по каждому документу закрыт вопрос о подписи, дате и выдаче. Ниже — ситуации, в которых формально всё сошлось, а фактически комплект неполный.
- Проверка по названиям файлов вместо проверки подписей. Так делают ради скорости: список файлов сверить быстрее. Документ без валидной подписи остаётся файлом в формате PDF, доказательственной силы у него нет.
- Пропущена пара файлов при откреплённой подписи. Из системы выгружается документ и отдельный файл sig. Если сохранить только первый, подпись не восстановить: она физически лежит во втором файле.
- Незакрытые ознакомления с ЛНА. Работник уволен, а часть ознакомлений висит в статусе ожидания. Подписать их задним числом нельзя, и при проверке это выглядит как неознакомление.
- Расхождение дат приказа, записки-расчёта и ЕФС-1. Сдвиг даты приказа тянет за собой срок отчётности и срок расчёта.
- Подпись слабее допустимой. ПЭП там, где статья 22.3 ТК РФ требует усиленной подписи с обеих сторон.
- Документы выгружены без сертификатов. Печатная форма со штампом подписи не заменяет файл подписи: штамп рисуется системой и не проверяется криптографически.
Важный нюанс из практики: тяжелее всего закрываются ознакомления с локальными нормативными актами. Их много, они меняются, и при каждой новой редакции документ должен уйти на повторное подписание всем, на кого распространяется. Если этот процесс не автоматизирован, к моменту увольнения у сотрудника накапливается несколько незакрытых ознакомлений, и обнаруживаются они уже при ревизии.
Во что обходится незакрытый документ
Цена ошибки складывается не из переоформления. Задержка выдачи трудовой книжки или СТД-Р даёт работнику основание требовать возмещения неполученного заработка, а нарушение срока расчёта включает проценты по статье 236 ТК РФ за каждый день просрочки. Отдельно идёт административная ответственность: нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — это штраф до 50 000 рублей на юридическое лицо. Если спор дошёл до суда, документ без подтверждённой подписи в качестве доказательства не работает вовсе, и позиция работодателя строится на показаниях, а не на комплекте.
Спорные ситуации по срокам выдачи документов и расчёта удобно сверять через сервис Роструда «Онлайнинспекция.рф»: там опубликованы ответы дежурного инспектора по типовым вопросам увольнения и хранятся формулировки, на которые опирается ГИТ при проверках.
Лайфхак: запускайте ревизию не в последний рабочий день, а на этапе, когда заявление уже подписано. Незакрытые ознакомления и просроченные этапы в этот момент ещё можно дозакрыть подписью работника, после увольнения такой возможности не остаётся.
Что критично при разных сценариях увольнения
Состав проверки зависит от того, как расстаются с сотрудником и в каком статусе он работал.
| Сценарий | Что критично проверить | Что вторично |
|---|---|---|
| По собственному желанию, офисный сотрудник | Подпись работника на заявлении и дата его подачи | Вид подписи на заявлении: допустима и ПЭП |
| По соглашению сторон | Усиленная подпись обеих сторон на соглашении и условия о выплатах | Срок предупреждения: он не применяется |
| Дистанционный работник | ЛНА о дистанционной работе с порядком электронного взаимодействия, отправка бумажных документов почтой | Отдельное согласие на КЭДО: режим регулируется главой о дистанционной работе |
| Материально ответственный сотрудник | УКЭП работодателя на договоре о материальной ответственности, акт передачи ценностей | Формат хранения печатной формы |
| Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый | Соглашение об электронном документообороте, закрывающие акты | Кадровый комплект: трудовых документов у него нет |
Строка про ГПХ здесь не для полноты: требования к работникам по трудовому договору на исполнителей не переносятся, и попытка закрыть расставание с самозанятым кадровым комплектом создаёт признаки трудовых отношений.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «С дистанционными сотрудниками порядок обмена документами регулируется главой о дистанционной работе, и письменное согласие на КЭДО с них брать не нужно, если правила электронного взаимодействия закреплены в локальном нормативном акте или в трудовом договоре. Со всеми остальными работниками, принятыми до 2022 года, я рекомендую сохранять именно письменное согласие: позиция контролирующих органов по этому вопросу пока буквальная.»
Хранение и выгрузка: что остаётся после увольнения
Электронные кадровые документы хранятся столько же, сколько бумажные. По 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, до 2003 года — 75 лет. Переход на КЭДО эти сроки не сокращает.
За 50 лет сертификат подписи истечёт, а криптоалгоритмы сменятся. Проверяемость подписи сохраняется за счёт метки времени, зафиксировавшей момент подписания при действующем сертификате, и усовершенствованного формата подписи, который формируется поверх исходной. Без этого через несколько лет вы получите файл, о котором нельзя сказать, был ли сертификат действителен в момент подписания.
При выгрузке архива по уволенному сотруднику забирайте комплект целиком: документ, файл подписи и сведения о сертификате. В Добыто КЭДО исполненные документы уходят во вкладку «Архив» и остаются доступными сотрудникам с правами доступа, а выгрузить их можно вместе с файлами подписей.
Полезно знать: при расторжении договора с оператором КЭДО доступ к архивной версии обычно сохраняется — это условие прописывается в лицензионном договоре. Проверьте формулировку до смены оператора, а не после.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Смена оператора КЭДО — это момент, когда чаще всего теряются документы уволенных: активные сотрудники мигрируют, а архив остаётся в старой системе. Выгружайте архив по уволенным отдельным пакетом с файлами подписей и сверяйте количество документов до отключения доступа. Восстановить подпись после отключения нельзя ничем.»
Когда сплошная ревизия по каждому документу избыточна
Полная проверка комплекта по каждому уволенному оправдана не всегда. Она не нужна, если сотрудник проработал меньше испытательного срока, документов по нему пять-семь и все они подписаны в одном маршруте одним видом подписи. Достаточно проверить статусы и выдачу документов на руки.
Сплошная ревизия избыточна и в компаниях, которые вообще не переходили на КЭДО: там проверка сводится к бумажному личному делу и журналам учёта, а разбирать файлы подписи не с чем. Обратная ситуация — увольнение материально ответственного сотрудника, руководителя или работника, с которым уже идёт спор: здесь проверяется каждый документ за весь период работы, включая ознакомления с ЛНА многолетней давности.
Стоимость КЭДО и тарифы для ревизии кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать можно с минимальной конфигурации и расширить её после первой ревизии.
Выводы
Ревизия увольнения держится на трёх сверках: комплект против учётной системы, вид подписи против требований статьи 22.3 ТК РФ, даты документов между собой. Четыре документа комплекта закон оставил на бумаге, и по ним проверяются оригиналы и подписи от руки. Всё остальное подтверждается не статусом в интерфейсе, а файлом подписи с действующим на момент подписания сертификатом. Незакрытые ознакомления и просроченные этапы после даты увольнения не исправляются, поэтому проверку логичнее запускать до последнего рабочего дня.
В практике Добыто основная часть потерь при увольнении обнаруживается не в самом комплекте, а в документах прошлых лет: ознакомления с ЛНА, допсоглашения, переводы. Мы собираем маршруты и статусы так, чтобы такие документы были видны в одном реестре по каждому сотруднику, а архив выгружался вместе с файлами подписей.
Частые вопросы
Действительна ли подпись, если сертификат работника истёк уже после увольнения
Да, если подпись была создана в период действия сертификата и этот момент зафиксирован. Подтверждением служит метка времени, а для длительного хранения — усовершенствованный формат подписи, который формируется поверх исходной. Если ни того, ни другого нет, через несколько лет подтвердить действительность сертификата на момент подписания будет нечем, и документ придётся защищать косвенными доказательствами.
Что делать, если работник уволился, а документ остался неподписанным
Подписать его задним числом нельзя: система не позволяет проставить прошедшую дату, а исправление даты вручную делает документ недостоверным. Остаётся зафиксировать факт: составить акт о том, что документ не был подписан, приложить историю отправки и уведомлений из системы и хранить их вместе с личным делом. Для ознакомления с ЛНА это единственный корректный путь.
Можно ли выдать СТД-Р в электронном виде и чем её заверять
Можно, если работник отказался от бумажной трудовой книжки. Электронная форма СТД-Р заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя и направляется на адрес электронной почты работника. Бумажный вариант заверяется надлежащим образом и выдаётся в день прекращения трудового договора по статье 84.1 ТК РФ.
Нужно ли соглашение об использовании подписи, если работник подписывал УКЭП
Не нужно. Квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной без отдельного соглашения сторон. Соглашение обязательно, когда используются ПЭП или УНЭП, и в нём должен быть описан порядок проверки такой подписи. При ревизии сначала смотрите вид подписи, потом ищите соглашение.
Что происходит с электронными документами уволенных при смене оператора КЭДО
Доступ к архивной версии обычно сохраняется даже после расторжения лицензионного договора, но условие нужно проверять в самом договоре. Практический порядок: до отключения выгрузить архив по уволенным отдельным пакетом с файлами подписей и сертификатами, сверить количество документов с реестром и только после этого закрывать доступ.
Как проверить откреплённую подпись, если из системы выгрузились два файла
Загружать нужно оба файла сразу: документ и файл подписи с расширением sig, p7s или sgn. Проверка одного документа без файла подписи покажет отсутствие подписи, проверка одного файла подписи без документа не пройдёт по целостности. Файлы должны лежать в одной папке и относиться к одному документу, иначе проверка выдаст ошибку несовпадения хеша.
Что означают формулировки «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП»
В законодательстве таких понятий нет. УКЭП — вид электронной подписи по 63-ФЗ, а не тариф и не единица учёта. Оплачивается рабочее место в системе КЭДО и выпуск квалифицированного сертификата в удостоверяющем центре, а количество подписанных этим сертификатом документов не ограничено сроком его действия. При инвентаризации считают сертификаты и даты их окончания, а не количество подписаний.
