Положение о кадровом документообороте — это локальный нормативный акт, которым работодатель вводит КЭДО и закрепляет правила работы с электронными кадровыми документами. Статья 22.2 ТК РФ делит его на два акта: обязательный ЛНА о введении электронного документооборота и ЛНА о порядке его осуществления, который принимается при необходимости. В первом должны быть сведения об информационной системе, порядок доступа к ней, перечень электронных документов и перечень категорий работников, срок уведомления работников и дата введения КЭДО. Во втором живут сроки подписания и ознакомления, порядок инструктажа, исключительные случаи оформления документов на бумаге и порядок взаимодействия с представительным органом работников. Оба акта принимаются с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации по статье 372 ТК РФ.
Разберём каждый обязательный раздел с формулировками, которые смотрит ГИТ при проверке, и покажем документы, которые нельзя перевести в электронный вид даже при безупречно написанном положении. Отдельно сведём в таблицу, какой подписью подписывается каждый кадровый документ: подмена УКЭП на УНЭП или ПЭП обесценивает весь пакет. Шаблоны положения, приказа об утверждении, уведомления и согласия — в блоке документов после первого раздела. Тарифы на 2026 год, разбор типичных ошибок и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Два локальных акта вместо одного: чего требует статья 22.2 ТК РФ
Закон не называет документ «положением о кадровом документообороте». В статье 22.2 ТК РФ говорится о локальном нормативном акте о введении электронного документооборота и о локальном нормативном акте о порядке осуществления электронного документооборота. На практике их сводят в одно положение с приложениями, и это допустимо: значение имеет содержание, а не название файла. Обязательный минимум — первый акт, без него переход на КЭДО не считается введённым; второй формально принимается при необходимости, но именно в нём находятся сроки подписания, а без сроков система превращается в набор документов с неопределённым статусом.
Шесть сведений из части 2 статьи 22.2 ТК РФ проверяются буквально. Инспектор сверяет, названа ли конкретная информационная система, описан ли доступ к ней, есть ли закрытый перечень документов и категорий работников, указан ли срок уведомления и дата введения КЭДО.
| Обязательное сведение | Что писать конкретно | Частая ошибка |
|---|---|---|
| Сведения об информационной системе | Наименование системы, оператор, адрес личного кабинета, реквизиты договора с оператором | Формулировка «в информационной системе работодателя» без названия системы |
| Порядок доступа к системе | Кто выдаёт учётную запись, как восстанавливается доступ, что происходит с доступом при увольнении | Раздел пропускают, считая его технической инструкцией |
| Перечень электронных документов | Закрытый список видов документов с указанием, кто инициирует и кто подписывает | Оборот «все кадровые документы», который противоречит части 3 статьи 22.1 ТК РФ |
| Перечень категорий работников | Подразделения и должности, отдельно дистанционные работники и вновь принимаемые | Перечень заменяют фразой «все работники организации» |
| Срок уведомления работников | Конкретное число дней до даты введения КЭДО и способ вручения уведомления | Срок не указан, уведомления вручают в день запуска |
| Дата введения КЭДО | Календарная дата, с которой документы из перечня оформляются электронно | Формулировка «с момента утверждения настоящего положения» |
Пропуск любой строки означает, что акт принят не по статье 22.2 ТК РФ и электронный документ, оформленный на его основании, приходится защищать отдельно. В практике Добыто чаще всего выпадают две позиции: порядок доступа к системе и перечень категорий работников, потому что оба кажутся организационной мелочью рядом с перечнем документов.
Шаблоны положения, приказа и согласий для перехода на КЭДО
Комплект собран под последовательность внедрения: начинайте с положения о ведении КЭДО, приказ об утверждении подписывается следом.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Перечень электронных документов: что включать и что закон оставляет на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота четыре позиции: трудовые книжки и формируемые в соответствии с ТК РФ сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении работника, документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Эти четыре позиции идут в положение отдельным разделом с прямой формулировкой «оформляются на бумажном носителе», иначе кадровик через полгода будет решать вопрос по памяти.
Остальное закрывается перечнем. Рабочая структура перечня — таблица из трёх колонок: вид документа, инициатор, подписант со стороны работодателя и работника. Такой перечень одновременно служит техническим заданием при настройке маршрутов в системе.
Внимание: перечень категорий работников и перечень документов — разные разделы. Если в положении описаны только документы, непонятно, распространяется ли КЭДО на филиалы и на дистанционных работников, а это первый вопрос при трудовом споре.
Категории работников разводятся по разным правовым режимам. Дистанционные работники взаимодействуют с работодателем по главе 49.1 ТК РФ, и для них порядок обмена электронными документами закрепляется в трудовом договоре или отдельном ЛНА о дистанционной работе. Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые под нормы ТК РФ не подпадают вовсе: с ними заключается соглашение об электронном документообороте, где отдельно описывается порядок проверки электронной подписи.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Два потока лучше не смешивать. Для дистанционных работников письменное согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ не требуется: у них порядок электронного взаимодействия вытекает из статуса и регулируется главой о дистанционной работе. Для всех остальных мы придерживаемся буквального прочтения: согласие берётся письменно, на бумаге. Проверьте по своему штату, сколько человек попадает в каждую группу, до того как утверждать положение.»
| Категория | Нужно ли письменное согласие | Что закрепляется документально |
|---|---|---|
| Работник со стажем по состоянию на 31 декабря 2021 года | Да, письменно | Уведомление о переходе, заявление о согласии, лист ознакомления с положением |
| Принят после 31 декабря 2021 года, стажа на эту дату нет | Не требуется | Ознакомление с положением до подписания трудового договора |
| Дистанционный работник | Согласие по статье 22.2 ТК РФ не требуется | Условие в трудовом договоре или ЛНА о дистанционной работе по главе 49.1 ТК РФ |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | Нормы ТК РФ не применяются | Соглашение об ЭДО с описанием порядка проверки электронной подписи |
| Работник, отказавшийся от КЭДО | Отказ приравнивается к отсутствию согласия | Бумажное оформление документов и право дать согласие позднее |
Из таблицы следует практический вывод для раздела о категориях: одна дата, 31 декабря 2021 года, делит штат на две группы с разной процедурой запуска. Смешанный штат означает, что положение работает параллельно с бумажным делопроизводством, и это состояние описывается в нём же.
Виды подписи в положении: разница между ПЭП, УНЭП и УКЭП
Три вида электронной подписи различаются по 63-ФЗ от 06.04.2011 механизмом формирования и объёмом гарантий. ПЭП подтверждает факт подписания конкретным лицом через логин, пароль или код и не защищает документ от изменений. УНЭП создаётся средствами криптографии, показывает, что после подписания документ не менялся, и приравнивается к собственноручной подписи при наличии соглашения сторон о её признании. УКЭП выпускается аккредитованным удостоверяющим центром, признаётся равнозначной собственноручной подписи по умолчанию и не требует отдельного соглашения. Разницу между УНЭП и УКЭП создаёт не сила криптографии, а порядок выдачи сертификата и требования к средствам подписи.
Статья 22.3 ТК РФ жёстко фиксирует, где какой вид допустим. Работодатель обязан использовать УКЭП при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от работы, при внесении в них изменений, при подписании приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Работник в этих же случаях использует УКЭП или УНЭП, включая УНЭП, сформированную через инфраструктуру электронного правительства. Для остальных документов работнику достаточно ПЭП, если правила её использования установлены соглашением сторон и позволяют идентифицировать подписанта.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | Только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Только УКЭП | ПЭП при ознакомлении, если её использование урегулировано соглашением |
| Уведомление об изменении условий трудового договора | Только УКЭП | ПЭП при ознакомлении, если её использование урегулировано соглашением |
| Согласие на перевод, заявление об увольнении, отзыв заявления | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления на отпуск, приказы по отпускам, графики, ЛНА на ознакомление | УКЭП или УНЭП | ПЭП по соглашению сторон |
Таблица переносится в положение приложением. Пока в тексте написано «документы подписываются электронной подписью» без разбивки, любой спор о трудовом договоре сводится к вопросу, какой именно подписью он подписан. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, УКЭП работники получают через партнёрские удостоверяющие центры.
Проверьте, какой подписью подписан документ у вас на руках
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При использовании УКЭП отдельное соглашение о признании подписи формально не нужно, она признаётся по умолчанию. Соглашение обязательно там, где используются ПЭП или УНЭП, и в нём должен быть описан порядок проверки подписи. Второй вопрос, который стоит закрыть в положении, — где хранится ключ: на устройстве работника или в облаке удостоверяющего центра. От этого зависит, насколько убедительно вы докажете принадлежность подписи конкретному человеку.»
Порядок доступа к информационной системе: роли, маршруты, расходы
Раздел о доступе описывает четыре вещи: кто заводит учётные записи, какие роли существуют, как восстанавливается доступ и что происходит с ним при увольнении. Роли перечисляются не абстрактно, а с привязкой к действиям: кадровый специалист создаёт документ, руководитель подразделения согласовывает, ответственный за КЭДО ведёт реестр подписей, работник подписывает и получает уведомления. Если за каждым подразделением закреплён свой кадровик, в положении фиксируется правило маршрутизации, по которому система сама определяет получателя задачи.
Расходы на получение работником электронной подписи и на её использование несёт работодатель, это прямая норма статьи 22.2 ТК РФ. Требовать с сотрудника оплату за выпуск подписи или доступ к системе нельзя, и это относится в том числе к повторному выпуску при утрате ключа, что подтверждают разъяснения Роструда о расходах на электронную подпись работника на портале Онлайнинспекция.рф. В положении это оформляется одним пунктом, зато он снимает вопрос сотрудников о том, за чей счёт выпускается подпись.
Дата введения КЭДО связана со сроком интеграции: пока учётная система и КЭДО не обмениваются документами, кадровая служба ведёт двойной ввод. В Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, поэтому дату запуска обычно не сдвигают из-за технической части, а привязывают к сроку сбора согласий.
Факт: готовый коннектор к учётной системе устанавливается примерно за час без привлечения команды разработки. Интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от квалификации вашей команды. Срок интеграции влияет на дату введения КЭДО, которую вы записываете в положение.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Рассылка одного локального акта на ознакомление означает, что в систему одномоментно заходят тысячи сотрудников. Проверяйте не только функции интерфейса, но и результаты нагрузочного тестирования платформы, иначе в день запуска очередь встанет на первом же массовом ознакомлении. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: она снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и ролей.»
Сроки подписания и ознакомления: как формулировать раздел
Сроки подписания и ознакомления — содержание второго локального акта по статье 22.2 ТК РФ. Формулировка строится по схеме «вид документа — срок — момент отсчёта — последствие пропуска». Например: приказ об отпуске подписывается работником в течение 3 рабочих дней с даты поступления в личный кабинет; при отсутствии подписи кадровый специалист связывается с работником и фиксирует причину.
Два срока задаёт сам ТК РФ, и они не меняются положением. По заявлению работника работодатель безвозмездно предоставляет документы, связанные с работой, не позднее чем в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления, в том числе на бумажном носителе с надлежащим заверением. Заявления, уведомления и сообщения, направленные работником через систему, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после направления. Эти правила переносятся в положение дословно, чтобы кадровик не считал сроки по памяти.
Лайфхак: раздел об инструктаже закрывается графиком обучения. По практике внедрений сотрудникам хватает 1-2 вебинаров, чтобы разобраться с выпуском подписи и подписанием; кадровой службе нужен отдельный разбор маршрутов и поиска подписанных документов.
Как разработать и утвердить положение о КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проведите аудит кадровых процессов: выпишите виды документов, инициаторов и подписантов. Отдельным списком отметьте четыре позиции из части 3 статьи 22.1 ТК РФ, которые остаются на бумаге.
- Шаг 2. Разделите штат по категориям: работники со стажем на 31 декабря 2021 года, принятые позже без стажа, дистанционные, исполнители по ГПХ. От этого зависит, у кого берётся письменное согласие.
- Шаг 3. Выберите информационную систему и виды подписи для каждой стороны, зафиксируйте реквизиты оператора и порядок доступа. Проверьте, поддерживает ли система УКЭП работодателя и УНЭП работников одновременно.
- Шаг 4. Соберите проект положения: общие положения, перечень документов, перечень категорий, порядок доступа, виды подписи, сроки подписания и ознакомления, исключительные случаи бумажного оформления, хранение и архив.
- Шаг 5. Направьте проект в выборный орган первичной профсоюзной организации и получите мотивированное мнение в порядке статьи 372 ТК РФ. При отсутствии профсоюза зафиксируйте это в приказе.
- Шаг 6. Утвердите положение приказом с указанием даты введения КЭДО и ответственного за ведение электронного документооборота.
- Шаг 7. Уведомите работников в срок, установленный положением, соберите письменные согласия и оформите лист ознакомления. Запуск начинайте с пилотного подразделения.
Хранение, архив и исключительные случаи оформления на бумаге
Перевод документа в электронный вид не сокращает срок его хранения. Трудовые договоры и приказы по личному составу, оформленные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. В положении фиксируется, где хранятся электронные оригиналы, кто отвечает за их выгрузку по запросу ГИТ и что происходит с архивом при расторжении договора с оператором системы.
Отдельный подраздел — исключительные случаи, когда документ оформляется на бумаге при действующем КЭДО. Типовой набор: работник не дал согласие, сотрудник находится в зоне без доступа к системе, сертификат подписи истёк или скомпрометирован, система недоступна по техническим причинам. Каждый случай сопровождается порядком действий, иначе кадровая служба будет решать вопрос по обстоятельствам.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Локальный акт не заканчивается утверждением. Он проходит согласование, утверждается, потом с ним знакомят сотрудников, а дальше за его актуальностью нужно следить: истекает срок жизненного цикла — запускается процедура пересмотра. Заложите в положение пункт о периодическом пересмотре и назначьте ответственного, иначе через два года вы обнаружите в документе название системы, которой уже не пользуетесь.»
Ошибки в положении и во что они обходятся
Самая частая ошибка — копирование чужого положения без правки перечня и реквизитов системы. Мотив понятный: экономия времени юриста. Цена проявляется при первом же споре, когда выясняется, что в акте названа другая информационная система, а работники ознакомлены с документом, который не описывает их процесс.
Вторая ошибка — подписание трудового договора со стороны работодателя усиленной неквалифицированной подписью вместо УКЭП. Мотив — УНЭП дешевле и выпускается быстрее. Нарушение порядка оформления трудовых отношений подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф на юридическое лицо составляет от 30 000 до 50 000 рублей, на должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении по части 2 той же статьи штраф на юридическое лицо доходит до 70 000 рублей, а должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 года до 3 лет. Дополнительно документ приходится переподписывать, а в суде он не работает как надлежащее доказательство.
Третья ошибка — отсутствие сроков подписания. Формально второй локальный акт принимается при необходимости, и его пропускают. В результате ни один срок в системе не имеет основания: работник не обязан подписывать документ ни за день, ни за месяц, а кадровая служба не может ссылаться на просрочку.
Когда отдельное положение о КЭДО не нужно
Если в компании работают только дистанционные работники и электронное взаимодействие уже описано в трудовых договорах и ЛНА о дистанционной работе по главе 49.1 ТК РФ, отдельное положение по статье 22.2 ТК РФ не требуется. Не нужен акт и тогда, когда организация обменивается документами исключительно с исполнителями по договорам ГПХ и самозанятыми: там работает соглашение об ЭДО, а не трудовое законодательство. Третий случай — организация не планирует переводить в электронный вид ни один документ из перечня, а использует систему только для внутренней рассылки информационных материалов без подписания.
Стоимость КЭДО: тарифы и что входит в подключение
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период 12 месяцев |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка доступны с тарифа «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата по среднему тарифу.
Выводы
Положение о кадровом документообороте держится на шести обязательных сведениях статьи 22.2 ТК РФ и на двух приложениях, которые делают его рабочим: перечне документов с разбивкой по видам подписи и перечне категорий работников. Четыре позиции из части 3 статьи 22.1 ТК РФ остаются на бумаге независимо от текста акта, а трудовой договор со стороны работодателя подписывается только УКЭП. Сроки подписания и ознакомления, порядок доступа и исключительные случаи бумажного оформления закрываются вторым локальным актом, который формально принимается при необходимости, а фактически определяет дисциплину процесса.
Мы в Добыто проходим этот путь вместе с кадровой службой: собираем перечень документов под реальные процессы компании, разводим категории работников по правовым режимам и настраиваем маршруты так, как они описаны в утверждённом положении. Пилотное подразделение запускается первым, полная раскатка идёт после того, как маршруты и роли отработаны на практике.
Частые вопросы
Нужен ли приказ, если положение уже утверждено директором на титульном листе?
Приказ об утверждении локального нормативного акта фиксирует дату введения КЭДО, ответственного за электронный документооборот и порядок ознакомления работников. Грифа утверждения на титульном листе для этого недостаточно: дата введения КЭДО — обязательное сведение по части 2 статьи 22.2 ТК РФ, и удобнее закрепить её приказом, чтобы не переиздавать положение при переносе сроков запуска.
Может ли единоличный исполнительный орган подписывать кадровые документы простой электронной подписью?
Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий трудового договора работодатель обязан использовать УКЭП по статье 22.3 ТК РФ. ПЭП руководителя для этих документов не подходит независимо от того, что записано в положении. Для остальных документов работодатель вправе применять УКЭП или УНЭП.
В каких единицах измеряется УКЭП и как считать количество подписей для тарификации?
Электронная подпись не измеряется объёмом или количеством операций. УКЭП — это сертификат, выпущенный аккредитованным удостоверяющим центром на конкретное физическое лицо, с ограниченным сроком действия, который устанавливает удостоверяющий центр. Тарификация в системах КЭДО обычно считается по числу подключённых сотрудников за период, а не по количеству подписанных файлов.
Что делать, если работник отказался от КЭДО после утверждения положения?
Отсутствие письменного согласия считается отказом. Такой работник продолжает получать кадровые документы на бумаге, а отказ не может быть основанием для увольнения или отказа в приёме на работу. За работником сохраняется право дать согласие позднее, поэтому в положении предусматривается порядок последующего перевода на электронное взаимодействие.
Нужно ли переиздавать положение при смене оператора системы КЭДО?
Сведения об информационной системе входят в обязательный состав акта по части 2 статьи 22.2 ТК РФ, поэтому смена системы требует изменений в положение и повторного ознакомления работников. Дополнительно решается вопрос переноса электронного архива: сроки хранения не меняются, а документы должны оставаться доступными и проверяемыми после миграции.
Обязателен ли учёт мнения профсоюза, если в компании его нет?
Процедура по статье 372 ТК РФ применяется при наличии выборного органа первичной профсоюзной организации. Если такого органа нет, положение принимается работодателем самостоятельно, а отсутствие представительного органа целесообразно зафиксировать в приказе об утверждении, чтобы при проверке не возник вопрос о пропущенном согласовании.
