Увольнение удалённого сотрудника проводится по общим основаниям ТК РФ, но приказ живёт по отдельным правилам. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит приказ об увольнении из режима КЭДО вместе с трудовой книжкой, актом о несчастном случае и документами об инструктажах по охране труда. Для дистанционного работника действует глава 49.1: ознакомить его с приказом можно электронным документом, но в течение 3 рабочих дней со дня издания работодатель обязан направить надлежащим образом оформленную бумажную копию заказным письмом с уведомлением (статья 312.8 ТК РФ). Различие, от которого зависит порядок действий, — форма занятости: офисному работнику приказ печатают и дают под роспись, дистанционному оформляют электронно и досылают бумагу почтой.
Разберём, какой подписью закрывается каждый документ увольнения, от заявления до СТД-Р, что должно быть в ЛНА до того, как сотрудник напишет заявление, и почему письменное согласие на КЭДО с дистанционного работника не берут. Покажем, на каких формулировках ознакомление с приказом рассыпается при проверке. Пошаговый порядок из 8 шагов, сценарная таблица для работника за границей и для того, кто не выходит на связь, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Конструктор ниже собирает приказ об увольнении по форме Т-8 в файле .docx: заполняете основание и документ-основание, получаете готовый бланк для подписания и для почтовой копии.
Почему приказ об увольнении вне КЭДО, но для удалённого сотрудника его проводят электронно
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ называет четыре документа, к которым правила кадрового электронного документооборота не применяются: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Норма адресована режиму статей 22.1-22.3 ТК РФ, то есть тому КЭДО, в который работодатель переводит весь штат через ЛНА и письменные согласия работников.
Глава 49.1 ТК РФ о дистанционной работе появилась раньше и живёт по своей логике. Статья 312.3 разрешает вести взаимодействие с дистанционным работником обменом электронными документами, а статья 312.8 прямо допускает ознакомление с приказом о прекращении трудового договора в форме электронного документа. Плата за такое ознакомление — обязанность в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию приказа на бумажном носителе. Срок считается от даты издания, а не от даты, когда работник открыл документ.
Отсюда практический вывод для кадровика: увольнение дистанционного работника оформляется не «по КЭДО», а по главе о дистанционной работе, и опорой служат трудовой договор либо дополнительное соглашение о дистанционной работе плюс ЛНА, где описан порядок электронного взаимодействия. Если в компании внедрён КЭДО по статьям 22.1-22.3, а дистанционный работник в этот периметр не заведён отдельно, электронное ознакомление с приказом повисает без основания.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Дистанционных работников и остальной штат мы ведём двумя разными потоками и не распространяем на удалёнку правила статей 22.1-22.3 ТК РФ по умолчанию. Порядок обмена электронными документами с дистанционным работником регулирует отдельная глава о дистанционной работе, и режим там мягче: письменное согласие на электронное взаимодействие с него не берут. Откройте свой ЛНА о дистанционной работе и проверьте, есть ли в нём раздел про электронное взаимодействие.»
Какая подпись нужна на каждом документе увольнения: ПЭП, УНЭП и УКЭП
Три вида подписи различаются по 63-ФЗ способом формирования и тем, что они доказывают. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи определённым лицом через коды и логины. УНЭП создаётся криптографическим преобразованием, показывает автора и фиксирует неизменность документа после подписания, но работает при соглашении сторон. УКЭП добавляет к этому сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и признаётся равнозначной собственноручной подписи без отдельного соглашения.
Часть 1 статьи 312.3 ТК РФ жёстко закрепляет пару подписей для договорных документов: при заключении, изменении и расторжении трудового договора обменом электронными документами используются УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника. Остальное взаимодействие по части 3 той же статьи может идти другими видами подписи или в иной форме, если она позволяет зафиксировать факт получения документа. Ниже — раскладка по документам, которые проходят через кадровика при увольнении.
| Документ | Подпись работника | Подпись работодателя | Основание |
|---|---|---|---|
| Соглашение о расторжении трудового договора | УКЭП или УНЭП | УКЭП | ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | УКЭП или УНЭП | не подписывает | ст. 80 ТК РФ, порядок по ст. 312.3 ТК РФ |
| Приказ об увольнении (форма Т-8) | электронное ознакомление, далее бумажная копия почтой | УКЭП | ст. 312.8 ТК РФ |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой или дать согласие на пересылку | подтверждение получения по правилам ЛНА | УКЭП или иной вид по ЛНА | ст. 84.1 ТК РФ, ч. 3 ст. 312.3 ТК РФ |
| СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности | не подписывает | УКЭП | ст. 66.1 ТК РФ |
| Служебная переписка, справки, ознакомление с ЛНА | ПЭП или иной способ фиксации получения | по ЛНА | ч. 3 ст. 312.3 ТК РФ |
Заявление об увольнении в перечне части 1 статьи 312.3 дословно не названо, но именно оно запускает расторжение трудового договора, поэтому в практике его подписывают УНЭП или УКЭП работника. ПЭП на заявлении оставляет спор о том, кто именно нажал кнопку, и этот спор разбирается уже в суде.
Факт: правила формирования и использования УНЭП в приложении Госключ установлены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Для граждан РФ выпуск подписи бесплатный, идентификация проходит дистанционно, ехать в удостоверяющий центр не нужно.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «УКЭП признаётся равнозначной собственноручной подписи по умолчанию, отдельное соглашение под неё формально не требуется. ПЭП и УНЭП работают только при соглашении сторон, и в таком соглашении обязательно должен быть прописан порядок проверки подписи. Откройте своё соглашение и найдите этот пункт: если его нет, подпись работника на заявлении об увольнении в споре будет уязвима.»
Что подготовить до того, как удалённый сотрудник напишет заявление
Увольнение идёт по срокам, которые не сдвигаются: 14 календарных дней предупреждения по статье 80 ТК РФ, расчёт в день увольнения по статье 140 ТК РФ, ЕФС-1 на следующий рабочий день. Собирать основание для электронного взаимодействия в эти две недели поздно. Проверьте комплект заранее.
- Статус дистанционного работника закреплён. В трудовом договоре или в дополнительном соглашении о дистанционной работе, а не в переписке и не в приказе о переводе на удалёнку без согласия работника.
- ЛНА о дистанционной работе содержит порядок электронного взаимодействия. Каналы, сроки ответа, способ фиксации факта получения документа, перечень документов и виды подписи по каждому.
- Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП подписано и содержит порядок проверки подписи. Для документов, которые подписываются не квалифицированной подписью.
- Почтовый адрес работника актуален. Именно на него уйдёт бумажная копия приказа и, при согласии работника, трудовая книжка. Адрес запрашивается письменно, а не берётся из анкеты трёхлетней давности.
- Сертификат подписи работника действует. Сертификат УКЭП обычно выдаётся на срок до 15 месяцев, и в момент увольнения он может оказаться просроченным.
- Право подписи приказа делегировано. Если приказ подписывает не руководитель, оформите приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи и убедитесь, что УКЭП выпущена на это лицо.
Лайфхак: с дистанционного работника письменное согласие на электронный документооборот не берут — порядок обмена документами закрепляют в ЛНА о дистанционной работе и в трудовом договоре. Для остального штата письменное согласие на бумаге безопаснее собрать.
В практике Добыто на этом шаге чаще всего вскрывается расхождение: компания перевела штат на КЭДО по статьям 22.1-22.3, а удалённых сотрудников оформляла допсоглашениями без раздела об электронном взаимодействии. Мы закладываем пилотную группу из одного отдела перед раскаткой на всю компанию, и такие расхождения выходят наружу до первого увольнения, а не в день издания приказа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы кадровых документов для увольнения удалённого сотрудника
Комплект собран под дистанционного работника; начните с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, потому что от него зависит, чем можно подписывать остальное.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Акт об отказе от подписания | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании подписи | Скачать |
Порядок увольнения удалённого сотрудника без поездки в офис
Ниже последовательность для увольнения по собственному желанию. Для соглашения сторон первый шаг меняется на подписание соглашения о расторжении договора двумя усиленными подписями, остальное совпадает.
Как провести приказ об увольнении удалённого сотрудника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Принять заявление, подписанное УНЭП или УКЭП работника. Проверить, что подпись действительна на дату подписания и что в файле стоит метка времени.
- Шаг 2. Зафиксировать дату получения заявления в системе: от неё отсчитываются 14 календарных дней по статье 80 ТК РФ.
- Шаг 3. Сформировать приказ по форме Т-8 с основанием и документом-основанием, указав реквизиты заявления.
- Шаг 4. Подписать приказ УКЭП работодателя или уполномоченного лица, которому право подписи делегировано приказом.
- Шаг 5. Направить приказ работнику по маршруту ознакомления и получить электронное подтверждение ознакомления с фиксацией даты и времени.
- Шаг 6. В течение 3 рабочих дней со дня издания приказа отправить бумажную копию заказным письмом с уведомлением на адрес работника, сохранить квитанцию и опись.
- Шаг 7. Выплатить расчёт в день увольнения по статье 140 ТК РФ, выдать СТД-Р, направить уведомление по трудовой книжке или отправить её почтой при письменном согласии работника.
- Шаг 8. Сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, и выгрузить подписанный комплект с файлами подписей в архив.
Внимание: подписать документ в системе задним числом нельзя. Если работник не закрыл этап подписания в отведённое время, этап закрывается автоматически и документ возвращается кадровику: дальше либо бумага, либо новая дата и повторная отправка.
Шаг 6 в реальных проектах теряется чаще остальных. Электронное ознакомление выглядит завершённым действием, приказ подписан обеими сторонами, статус в системе закрыт, и почтовая отправка кажется формальностью. Без квитанции о заказном письме требование статьи 312.8 ТК РФ считается неисполненным, а дата фактического получения письма работником на срок не влияет: отсчёт идёт от дня издания приказа.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оформление трудовых отношений на бумаге занимает от двух дней и больше, а подписание одного кадрового документа через мобильное приложение при уже установленном приложении укладывается примерно в минуту. На увольнении разрыв виден резче, потому что сроки не двигаются. Закладывайте время не на подписание, а на выпуск подписи и на почту — это два узких места.»
В Добыто КЭДО маршрут документа виден целиком: статус каждого участника, срок этапа и дата создания, а подписанный файл вместе с файлами подписей скачивается на устройство и уходит в архив.
Что уходит на бумагу и почтой: приказ, трудовая книжка, СТД-Р
Электронно оформляется процедура, но три позиции физически покидают систему. Первая — бумажная копия приказа, оформленная надлежащим образом, то есть с подписью, печатью при её использовании и отметкой о заверении копии. Вторая — бумажная трудовая книжка, если работник её не переводил в электронный формат и книжка хранится у работодателя: по статье 84.1 ТК РФ её выдают в день увольнения, а при невозможности выдачи направляют уведомление о необходимости явиться либо дать письменное согласие на отправку по почте. Третья — СТД-Р, который выдаётся в день увольнения и при отсутствии возможности вручить лично направляется почтой заказным письмом с уведомлением или электронным документом, подписанным УКЭП.
Отдельная дата — отчётность. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при увольнении подаётся в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Приказ издан в пятницу — отчёт уходит не позднее понедельника. Дата ознакомления работника с приказом на этот срок не влияет, что в электронном сценарии регулярно путают: система показывает статус «ознакомлен» на третий день, а срок сдачи уже истёк.
В Добыто мы разводим эти две даты по разным полям карточки документа: дата издания приказа управляет сроком ЕФС-1 и сроком почтовой отправки, дата ознакомления фиксируется отдельно и в расчёт сроков не идёт.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Электронный оригинал документа находится за пару минут, и это решает вопрос доказывания через несколько лет после увольнения. Кадровые документы хранятся десятилетиями, поэтому заранее выясните у оператора, что происходит с архивом после расторжения лицензионного договора: как правило, доступ к архивной версии сохраняется. Запросите это условие письменно до подключения.»
Сценарии: работник за границей, не выходит на связь, отказался подписывать
Универсального порядка нет, потому что критичным становится разное. Таблица показывает, за чем следить в каждом сценарии и что можно отложить.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Работник в другом регионе, на связи, подпись действует | Отправка бумажной копии приказа в 3 рабочих дня, актуальный почтовый адрес | Вид подписи на служебной переписке |
| Работник за пределами РФ | Подтверждённая учётная запись на Госуслугах для выпуска подписи, способ доставки бумажной копии | Скорость подписания |
| Работник не выходит на связь больше двух рабочих дней подряд | Определение порядка взаимодействия в договоре и ЛНА, запрос объяснений, фиксация каждой попытки связи | Наличие у работника электронной подписи |
| Работник отказался подписывать документ | Акт об отказе от подписания, отметка в приказе, дублирование почтой | Шаблон приказа в системе |
| У работника нет подписи и он отказывается её выпускать | Бумажный порядок и почтовая пересылка всего комплекта | Настройка маршрута в системе |
| Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя | Письменное согласие работника на пересылку почтой | Формат уведомления |
Строка про отсутствие связи опирается на статью 312.8 ТК РФ: трудовой договор с дистанционным работником прекращается, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам работы более двух рабочих дней подряд, а в ЛНА или договоре не установлен более длительный срок. Роструд в разъяснении на портале Онлайнинспекция.рф относит такое увольнение к дисциплинарным взысканиям, то есть требует запросить объяснения и соблюсти сроки, а основание возникает на четвёртый день отсутствия взаимодействия. Само понятие «взаимодействие» берётся из трудового договора и ЛНА: если порядок там не описан, доказать факт неявки на связь нечем.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: готовый коннектор к 1С устанавливается примерно за час без привлечения разработчиков, а интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев. Если увольнения нужно перевести в электронный вид к конкретной дате, узкое место — интеграция, а не подписание.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Подпись, которая находится на устройстве работника, в споре доказывается проще, чем облачная: у облачной остаётся вопрос перехвата SMS-подтверждения. Универсального ответа тут нет, всё зависит от обстоятельств дела. Если увольнение конфликтное, посмотрите, каким видом подписи работник подписал заявление, и выгрузите логи маршрута до того, как дело дойдёт до суда.»
Цена ошибки и когда электронный порядок увольнения не подходит
Ошибка в порядке увольнения стоит не переоформления документа. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ даёт предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо и от 1 000 до 5 000 рублей на должностное. Задержка расчёта по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ добавляет от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо, а по статье 236 ТК РФ работодатель платит компенсацию не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченных сумм за каждый день задержки. Отдельная величина — восстановление на работе: если суд признаёт увольнение незаконным, работодатель оплачивает средний заработок за всё время вынужденного прогула, и эта сумма растёт, пока идёт разбирательство.
Неотправленная бумажная копия приказа сама по себе не отменяет увольнение, но в споре работает против работодателя: у работника появляется аргумент, что он не был ознакомлен надлежащим образом, а срок обжалования отсчитывается от вручения копии приказа.
Когда электронный порядок увольнения не подходит
Электронное оформление отпадает в нескольких ситуациях. Первая: работник не имеет статуса дистанционного, и тогда приказ об увольнении делается на бумаге по части 3 статьи 22.1 ТК РФ без вариантов. Вторая: у работника нет и не будет усиленной подписи, а заставить его выпускать сертификат работодатель не вправе. Третья: увольняется исполнитель по договору ГПХ или самозанятый, потому что нормы ТК РФ о дистанционной работе на них не распространяются и порядок регулируется договором. Четвёртая: компания увольняет одного-двух удалённых сотрудников в год, и подготовка ЛНА, соглашений и маршрутов обойдётся дороже, чем курьерская доставка комплекта. В последнем случае разумнее закрыть увольнение почтой, а к КЭДО вернуться, когда удалённых сотрудников станет заметно больше.
Стоимость подключения КЭДО и сроки перевода увольнений в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и необходимости интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма собирается из численности и выбранного тарифа: на «Старте» лимит 25 сотрудников, на «Бизнесе» ограничения по численности нет, но действует минимальная оплата. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций смотрите на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отдельная статья расходов при увольнении удалённых сотрудников остаётся вне тарифа: заказные письма с уведомлением по каждому приказу. При десятке увольнений в месяц это заметная сумма, и её стоит заложить в бюджет отдельной строкой.
Выводы
Приказ об увольнении не входит в периметр КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, но для дистанционного работника глава 49.1 разрешает электронное ознакомление с обязательной досылкой бумажной копии заказным письмом в течение 3 рабочих дней со дня издания. Договорные документы закрываются УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника, остальное взаимодействие идёт по правилам ЛНА. Сроки расчёта, выдачи СТД-Р и сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 от перехода в электронный вид не меняются.
Мы в Добыто выстраиваем маршруты подписания так, чтобы дата издания приказа, дата ознакомления и дата почтовой отправки фиксировались в одном месте и поднимались из архива через годы. Для компаний с распределённой командой это снимает основную часть вопросов при проверке.
Частые вопросы
Можно ли уволить дистанционного работника, если он не выпустил электронную подпись?
Уволить можно, электронный порядок при этом не применяется. Заявление принимается на бумаге по почте, приказ издаётся и подписывается на бумаге, ознакомление оформляется почтовой отправкой с уведомлением. Работодатель не вправе требовать от работника выпуска сертификата, поэтому отсутствие подписи не блокирует процедуру, а меняет способ обмена документами. Сроки по статьям 80, 140 и 84.1 ТК РФ при этом остаются прежними.
УКЭП продают по подписке и в каких единицах она измеряется?
Подписки и единиц измерения у УКЭП нет. Оплачивается выпуск сертификата ключа проверки электронной подписи, который имеет срок действия: у сертификатов УЦ ФНС это 15 месяцев. Сама подпись на документе срока действия не имеет, он относится к сертификату. Формулировки «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП» в нормативных актах не встречаются: в 63-ФЗ есть вид подписи, сертификат, средство электронной подписи и удостоверяющий центр.
Нужно ли отправлять бумажную копию приказа, если работник прислал подписанный скан?
Да. Обязанность направить копию на бумажном носителе заказным письмом с уведомлением возникает по статье 312.8 ТК РФ в момент, когда ознакомление проводится в форме электронного документа, и не снимается ответным сканом, подтверждением в мессенджере или отметкой в системе. Отсчёт 3 рабочих дней идёт от даты издания приказа. Квитанция и опись вложения сохраняются в кадровом деле.
Чем УНЭП из Госключа отличается от УНЭП, выпущенной внутри системы КЭДО?
Юридический статус одинаковый: обе относятся к усиленной неквалифицированной подписи по 63-ФЗ. Различается инфраструктура и место хранения ключа. УНЭП в Госключе формируется по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, выдаётся бесплатно при подтверждённой учётной записи на Госуслугах и хранится на устройстве работника. УНЭП информационной системы выпускается оператором и часто хранится в облаке удостоверяющего центра. Для доказывания в споре подпись на устройстве работника обычно удобнее.
Можно ли расторгнуть договор с самозанятым или исполнителем по ГПХ тем же порядком?
Нельзя. Нормы ТК РФ о дистанционной работе и правила статей 22.1-22.3 ТК РФ на гражданско-правовые отношения не распространяются. Порядок обмена электронными документами и расторжения регулируется самим договором и соглашением об электронном документообороте с исполнителем. Требования к соглашению те же: при использовании ПЭП или УНЭП в нём должен быть описан порядок проверки подписи.
Что делать, если сертификат подписи работника истёк в день увольнения?
Документы, подписанные до истечения сертификата, остаются действительными: срок относится к сертификату, а не к уже поставленной подписи. Для новых документов работнику нужен новый сертификат, выпуск в мобильном приложении проходит дистанционно за несколько минут при подтверждённой учётной записи на Госуслугах. Если работник отказывается или не успевает, оставшиеся документы оформляются на бумаге и направляются почтой.
Влияет ли дата ознакомления с приказом на срок сдачи ЕФС-1?
Не влияет. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при увольнении подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Если приказ издан в понедельник, а работник ознакомился с ним в четверг, отчёт всё равно должен уйти во вторник. Отдельные сроки для дистанционных работников не установлены.
