Воинский учёт и КЭДО: какие документы вести электронно

Воинский учёт и КЭДО пересекаются не так широко, как многие думают: кадровый электронный документооборот закрывает трудовые документы между работодателем и работником, а сведения в военкомат с 2026 года уходят через отдельную систему — Единый реестр воинского учёта. Здесь разберём, какие документы воинского учёта реально можно вести электронно и подписывать в КЭДО, что по-прежнему требует бумаги или отдельного канала, почему карточку по форме 10 хранят и в цифре, и на бумаге, и какими подписями подписывают приказы, ознакомления и сверку с удалёнными сотрудниками. Это часть большого материала про переход на кадровый электронный документооборот, где описан весь путь от выбора системы до полного перевода штата.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Две разные системы: КЭДО по 377-ФЗ и воинский учёт по 53-ФЗ

Главная путаница, из-за которой кадровики совершают ошибки. КЭДО регулируют статьи 22.1-22.3 Трудового кодекса и 377-й закон, и распространяется он только на документы трудовых отношений: приказы, заявления, ознакомления, допсоглашения. Воинский учёт живёт по другим нормам — закон 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», Положение о воинском учёте № 719 и Приказ Министра обороны № 700 от 22.11.2021 (в редакции от 09.07.2025). Это параллельная система со своими формами, сроками и своим каналом связи с государством.

Отсюда практический вывод. Карточка по форме 10, журнал учёта карточек, план работы по ВУ, отчёты в военкомат — это не документы КЭДО. Их нельзя «подписать в системе кадрового документооборота и забыть». А вот всё, что касается взаимодействия работодателя с работником по поводу воинского учёта — ознакомление сотрудника с его обязанностями, согласия, внутренние приказы по организации, сверка персональных данных — это уже трудовая плоскость, и здесь КЭДО работает в полную силу. Граница проходит ровно по линии «работник — работодатель» против линии «работодатель — военкомат».

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Эйчары приходят с вопросом: можем мы весь воинский учёт в КЭДО запихнуть? Нет. КЭДО — это про трудовые документы по 377-му. Карточка ф-10 и сведения в военкомат идут мимо, через реестр. А вот ознакомить работника с обязанностями по ВУ или сверить с ним данные — это пожалуйста, тут электронка экономит кучу времени, особенно с удалёнщиками.»

Что изменилось в воинском учёте с 2026 года

Изменений много, и они влияют на то, как организован документооборот. С 2026 года введён круглогодичный единый призыв вместо привычных весеннего и осеннего. Призывной возраст повышен до 30 лет. Взаимодействие работодателя с военкоматом и вручение повесток идут через Единый реестр воинского учёта — сам реестр заработал по всей стране ещё в мае 2025 года. Повестка теперь приходит не только на бумаге, но и в электронном виде, и считается врученной с момента публикации в реестре. То есть отслеживать повестки сотрудник обязан сам, на реестрповесток.рф или через Госуслуги.

Сведения в военкомат работодатель передаёт в электронной форме на выбор: через единый или региональный портал Госуслуг либо через сам Реестр воинского учёта. Проверить себя и отслеживать статус сотрудник может в разделе воинского учёта на портале Госуслуг. Для передачи сведений ответственному за ВУ сотруднику выпускают УКЭП и оформляют машиночитаемую доверенность (МЧД) — подпись и доверенность нужны для визирования юридически значимых электронных документов в системе. И вот здесь важный момент: УКЭП для реестра ВУ и подписи, которыми работник подписывает кадровые документы в КЭДО, — это разные вещи. Не путайте.

Какие документы воинского учёта можно вести электронно

Разложим по полочкам. Через КЭДО, то есть между работодателем и работником, удобно вести вот что. Ознакомление сотрудника с его обязанностями по воинскому учёту — работник расписывается электронно, что предупреждён об ответственности и порядке явки. Внутренний приказ об организации воинского учёта и приказ о назначении ответственного — их работодатель подписывает и хранит в системе, знакомит с ними ответственного. Согласие работника на обработку персональных данных, которое нужно и для ВУ. Уведомления работнику о необходимости явиться в военкомат, встать на учёт, представить документы.

Отдельно — ежегодная сверка сведений воинского учёта с работником. По Положению о воинском учёте сверку с сотрудниками проводят минимум раз в год, и её разрешено делать как на бумаге, так и через КЭДО, если он подключён, на любое выбранное число. Вот тут электронка особенно выручает с удалёнными и разъездными сотрудниками: вместо того чтобы тащить человека в офис ради подписи под актуализированными данными, кадровик отправляет ему сверку в личный кабинет, и тот подтверждает с телефона. В сервисе Добыто такую сверку настраивают как отдельный маршрут, и кадровик в виджете видит, кто из военнообязанных уже подтвердил данные, а кто нет.

Какой подписью это подписывать. Ознакомления, согласия, уведомления и сверка — не из «укэпного» перечня статьи 22.3 ТК РФ (туда входят трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий труда). Значит, со стороны работника хватает простой электронной подписи (ПЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП, она же НЭП), в том числе через Госключ. УКЭП тут не нужна, а это совсем другие денежки для работодателя.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Сверку по воинскому учёту с удалёнщиком на бумаге провести — это головняк: либо человек едет через полстраны, либо вы ему почтой акт гоняете. В КЭДО он подписал ПЭП с телефона, и всё зафиксировано с отметкой времени. Городить УКЭП ради ознакомления с обязанностями по ВУ не надо, это лишние затраты.»

Что нельзя вести только в КЭДО: карточка формы 10 и сведения в военкомат

Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту (форма 10), — основа всей картотеки ВУ. Её заводят при приёме военнообязанного на основании военного билета или заменяющего документа, заверяют подписью ответственного лица. Карточку ведут и в электронном виде, и на бумаге. Но вот нюанс, на котором спотыкаются: при сверке с военкоматом обычно требуется бумажный экземпляр. Если карточка хранилась только в цифре, к сверке её распечатывают заново. То есть электронное ведение ф-10 закон допускает, но это не отменяет бумажную картотеку и не делает карточку документом КЭДО.

Сведения в военкомат — о приёме на работу военнообязанного, об увольнении, об изменении данных — передаются не через КЭДО, а через Единый реестр воинского учёта или порталы Госуслуг. Это юридически значимый электронный документооборот с государством, он визируется УКЭП ответственного с МЧД. Сюда же относятся формы № 6 (список на первоначальную постановку), № 18 (сведения об изменениях), карточки с мобилизационными предписаниями (отдельный раздел картотеки для организаций, где на учёте 500 и более сотрудников). Все эти формы — часть системы воинского учёта, а не кадрового электронного документооборота.

Сама повестка тоже мимо КЭДО. Работодатель не вручает повестку через систему кадрового документооборота. С 2026 года повестки публикуются в Реестре и считаются врученными с момента публикации, а обязанность работодателя — оповестить работника о поступившем вызове и обеспечить ему возможность явиться, предоставив на день визита в военкомат оплачиваемый выходной по среднему заработку. Само оповещение работника о повестке можно зафиксировать электронно, а вот юридическую силу повестке придаёт реестр, не ваша система.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый косяк — кадровик думает, что карточку ф-10 в КЭДО подписал и забыл. А приходит сверка с военкоматом, и инспектор просит бумажную картотеку. Поэтому я всегда говорю: электронно ведите на здоровье, но бумажный экземпляр под сверку держите наготове. Реестр и КЭДО — это два разных кармана, не надо их смешивать.»

Как организовать электронное ведение воинского учёта: пошагово

Процесс делится на две дорожки — регистрация в Реестре ВУ для связи с военкоматом и настройка КЭДО для документов с работниками. Они идут параллельно и не мешают друг другу.

Как перейти на электронный воинский учёт: пошаговая инструкция

Численность военнообязанных и общая штатная численность определяют, нужен ли отдельный специалист по ВУ или функцию совмещает кадровик. Перед распределением нагрузки полезно прикинуть, сколько людей вообще должно вести кадровую работу: для этого есть калькулятор расчёта численности HR-службы по нормативам, он учитывает объём кадровых процессов.

Штрафы за нарушения воинского учёта в 2026 году

Цена ошибки здесь высокая, поэтому документооборот стоит выстроить аккуратно. За неоповещение гражданина о вызове по повестке или необеспечение возможности явиться штраф для должностных лиц от 40 000 до 50 000 рублей, для юрлиц от 350 000 до 400 000 рублей. За непредставление или несвоевременное представление сведений, нужных для ведения воинского учёта (например, о приёме на работу), штраф должностным лицам от 40 000 до 50 000 рублей. По отдельным нарушениям порядка штрафы для организаций доходят до 500 000 рублей. ИП воинский учёт вести не обязаны и в списке нарушителей по КоАП не значатся — это подтверждает и постановление Президиума ВАС № 13798/08.

Электронное ведение само по себе от штрафов не спасает, но резко снижает риск просрочки. Когда ознакомления и сверка идут через КЭДО, кадровик видит в реальном времени, кто из военнообязанных не подтвердил данные, а сведения в военкомат уходят через реестр в срок, без бумажной волокиты и потерянных документов. Наши специалисты при настройке закладывают сроки на этапах и автозакрытие по таймауту, чтобы ознакомление не зависало.

Образцы документов для воинского учёта и внедрения КЭДО

Стоимость ведения воинского учёта и КЭДО в сервисе Добыто

Отдельной цены «за воинский учёт» нет. Документы по ВУ, которые ведут с работником (ознакомления, сверка, внутренние приказы), входят в общий функционал КЭДО, и стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и вида подписи. Ниже — актуальные тарифы сервиса Добыто.

По тарифу Бизнес действует условие минимальной оплаты: 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Тариф Бизнес поддерживает УКЭП — она пригодится ответственному за ВУ для работы с Реестром. Итоговая сумма зависит от численности штата и набора модулей, актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее. Выпуск подписи для сотрудников входит в сервис.

Проверка сотрудника перед оформлением

Перед постановкой военнообязанного на воинский учёт иногда нужно проверить его данные. Заполните форму: ФИО, дату рождения, паспортные данные (серия и номер без пробелов, дата выдачи), при наличии — водительское удостоверение. Проверьте корректность и нажмите «Проверить»; кнопка «Очистить поля» удаляет введённые данные.

Выводы: воинский учёт и КЭДО

Воинский учёт и КЭДО — две разные системы. КЭДО по 377-ФЗ и статьям 22.1-22.3 ТК закрывает трудовые документы с работником: ознакомление с обязанностями по ВУ, согласия, внутренние приказы и ежегодную сверку сведений, в том числе с удалёнными сотрудниками. Воинский учёт по 53-ФЗ, Положению № 719 и Приказу Минобороны № 700 ведут отдельно: карточка по форме 10 хранится в цифре и на бумаге, а к сверке с военкоматом её распечатывают. Сведения в военкомат и повестки идут не через КЭДО, а через Единый реестр воинского учёта, который заработал в мае 2025 года.

Подписи тоже разные. Для документов с работником в КЭДО достаточно ПЭП или УНЭП, в том числе через Госключ. Для передачи сведений в Реестр ВУ ответственному нужна УКЭП и МЧД. Штрафы в 2026 году серьёзные: до 400 000 рублей за неоповещение о повестке и до 500 000 рублей по отдельным нарушениям порядка, при этом ИП воинский учёт не ведут. Электронное ведение от ответственности не освобождает, но снижает риск просрочки за счёт контроля сроков и прозрачности.

С 2026 года призыв стал круглогодичным, повестки публикуются в реестре и считаются врученными с момента публикации, а передача сведений в военкомат электронно стала фактическим стандартом. Работодателю, который заранее развёл потоки документов — трудовые в КЭДО, воинские в реестр, — при дальнейших изменениях законодательства не придётся перестраивать процесс.

Часто задаваемые вопросы