Воинский учёт и КЭДО: какие документы вести электронно

Воинский учет и КЭДО пересекаются не так широко, как многие думают: кадровый электронный документооборот закрывает трудовые документы между работодателем и работником, а сведения в военкомат с 2026 года уходят через отдельную систему — Единый реестр воинского учета. Здесь разберем, какие документы воинского учета реально можно вести электронно и подписывать в КЭДО, что по-прежнему требует бумаги или отдельного канала, почему карточку по форме 10 хранят и в цифре, и на бумаге, и какими подписями подписывают приказы, ознакомления и сверку с удаленными сотрудниками. Это часть большого материала про переход на кадровый электронный документооборот, где описан весь путь от выбора системы до полного перевода штата.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Две разные системы: КЭДО по 377-ФЗ и воинский учёт по 53-ФЗ

Главная путаница, из-за которой кадровики совершают ошибки. КЭДО регулируют статьи 22.1-22.3 Трудового кодекса и 377-й закон, и распространяется он только на документы трудовых отношений: приказы, заявления, ознакомления, допсоглашения. Воинский учет живет по другим нормам — закон 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», Положение о воинском учете №719 и Приказ Министра обороны №700 от 22.11.2021 (в редакции от 09.07.2025). Это параллельная система со своими формами, сроками и своим каналом связи с государством.

Отсюда практический вывод. Карточка по форме 10, журнал учета карточек, план работы по ВУ, отчеты в военкомат — это не документы КЭДО. Их нельзя подписать в системе кадрового документооборота и забыть. А вот все, что касается взаимодействия работодателя с работником по поводу воинского учета — ознакомление сотрудника с его обязанностями, согласия, внутренние приказы по организации, сверка персональных данных — это уже трудовая плоскость, и здесь КЭДО работает в полную силу. Граница проходит ровно по линии «работник — работодатель» против линии «работодатель — военкомат».

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Эйчары приходят с вопросом: можем мы весь воинский учет в КЭДО запихнуть? Нет. КЭДО — это про трудовые документы по 377-му. Карточка ф-10 и сведения в военкомат идут мимо, через реестр. А вот ознакомить работника с обязанностями по ВУ или сверить с ним данные — это пожалуйста, тут электронка экономит кучу времени, особенно с удаленщиками.»

Что изменилось в воинском учёте с 2026 года

Изменений много, и они влияют на то, как организован документооборот. С 1 января 2026 года введен круглогодичный единый призыв вместо привычных весеннего и осеннего. Сами призывные мероприятия — медкомиссии, профотбор, заседания призывных комиссий — идут теперь круглый год, но отправка призывников к месту службы сохраняет прежние сезонные рамки: с 1 апреля по 15 июля и с 1 октября по 31 декабря. Призывной возраст повышен до 30 лет (действует с 1 января 2024 года). Взаимодействие работодателя с военкоматом и вручение повесток идут через Единый реестр воинского учета — сам реестр заработал по всей стране еще в мае 2025 года.

Повестка приходит не только на бумаге, но и в электронном виде. Она считается врученной по истечении 7 дней с момента размещения в реестре повесток — либо раньше, если гражданин открыл ее в личном кабинете на Госуслугах. То есть отслеживать повестки сотрудник обязан сам, на реестрповесток.рф или через Госуслуги. Отдельно отмечу правовую базу: отчетность работодателей через электронный реестр закреплена законом 270-ФЗ от 08.08.2024.

Сведения в военкомат работодатель передает в электронной форме на выбор: через единый или региональный портал Госуслуг либо через сам Реестр воинского учета. Проверить себя и отслеживать статус сотрудник может в разделе воинского учета на портале Госуслуг. Для передачи сведений ответственному за ВУ сотруднику выпускают УКЭП и оформляют машиночитаемую доверенность (МЧД) — подпись и доверенность нужны для визирования юридически значимых электронных документов в системе. И вот здесь важный момент: УКЭП для реестра ВУ и подписи, которыми работник подписывает кадровые документы в КЭДО, — это разные вещи. Не путайте.

Какие документы воинского учёта можно вести электронно

Разложим по полочкам. Через КЭДО, то есть между работодателем и работником, удобно вести вот что. Ознакомление сотрудника с его обязанностями по воинскому учету — работник расписывается электронно, что предупрежден об ответственности и порядке явки. Внутренний приказ об организации воинского учета и приказ о назначении ответственного — их работодатель подписывает и хранит в системе, знакомит с ними ответственного. Согласие работника на обработку персональных данных, которое нужно и для ВУ. Уведомления работнику о необходимости явиться в военкомат, встать на учет, представить документы.

Согласие на обработку персональных данных — базовый документ, который работник подписывает при приеме и который нужен в том числе для воинского учета. Готовый бланк можно заполнить и скачать:

Отдельно — ежегодная сверка сведений воинского учета с работником. По Положению о воинском учете сверку с сотрудниками проводят минимум раз в год, и ее разрешено делать как на бумаге, так и через КЭДО, если он подключен, на любое выбранное число. Вот тут электронка особенно выручает с удаленными и разъездными сотрудниками: вместо того чтобы тащить человека в офис ради подписи под актуализированными данными, кадровик отправляет ему сверку в личный кабинет, и тот подтверждает с телефона. В сервисе Добыто такую сверку настраивают как отдельный маршрут, и кадровик в виджете видит, кто из военнообязанных уже подтвердил данные, а кто нет.

Какой подписью это подписывать. Ознакомления, согласия, уведомления и сверка — не из укэпного перечня статьи 22.3 ТК РФ (туда входят трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий труда). Значит, со стороны работника хватает простой электронной подписи (ПЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП, она же НЭП), в том числе через Госключ. УКЭП тут не нужна, а это совсем другие денежки для работодателя. Если же документ требует квалифицированной подписи, разобраться поможет инструкция, как подписать документ УКЭП онлайн.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Сверку по воинскому учету с удаленщиком на бумаге провести — это головняк: либо человек едет через полстраны, либо вы ему почтой акт гоняете. В КЭДО он подписал ПЭП с телефона, и все зафиксировано с отметкой времени. Городить УКЭП ради ознакомления с обязанностями по ВУ не надо, это лишние затраты.»

Что нельзя вести только в КЭДО: карточка формы 10 и сведения в военкомат

Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету (форма 10), — основа всей картотеки ВУ. Ее заводят при приеме военнообязанного на основании военного билета или заменяющего документа, заверяют подписью ответственного лица. Карточку ведут и в электронном виде, и на бумаге. Но вот нюанс, на котором спотыкаются: при сверке с военкоматом обычно требуется бумажный экземпляр. Если карточка хранилась только в цифре, к сверке ее распечатывают заново. То есть электронное ведение ф-10 закон допускает, но это не отменяет бумажную картотеку и не делает карточку документом КЭДО.

Сведения в военкомат — о приеме на работу военнообязанного, об увольнении, об изменении данных — передаются не через КЭДО, а через Единый реестр воинского учета или порталы Госуслуг. Это юридически значимый электронный документооборот с государством, он визируется УКЭП ответственного с МЧД. Сюда же относятся формы №6 (список на первоначальную постановку), №18 (сведения об изменениях), карточки с мобилизационными предписаниями (отдельный раздел картотеки для организаций, где на учете 500 и более сотрудников). Все эти формы — часть системы воинского учета, а не кадрового электронного документооборота.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сама повестка тоже мимо КЭДО. Работодатель не вручает повестку через систему кадрового документооборота. С 2026 года повестки публикуются в Реестре и считаются врученными по истечении 7 дней с момента размещения (или раньше — если гражданин открыл повестку в личном кабинете Госуслуг). Обязанность работодателя — оповестить работника о поступившем вызове и обеспечить ему возможность явиться. Если повестка пришла через компанию, ее вручают сотруднику под подпись не позднее чем за 3 рабочих дня до даты явки, а на день визита в военкомат за работником сохраняется место работы и средний заработок. Само оповещение работника о повестке можно зафиксировать электронно, а вот юридическую силу повестке придает реестр, не ваша система.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый косяк — кадровик думает, что карточку ф-10 в КЭДО подписал и забыл. А приходит сверка с военкоматом, и инспектор просит бумажную картотеку. Поэтому я всегда говорю: электронно ведите на здоровье, но бумажный экземпляр под сверку держите наготове. Реестр и КЭДО — это два разных кармана, не надо их смешивать.»

Как организовать электронное ведение воинского учёта: пошагово

Процесс делится на две дорожки — регистрация в Реестре ВУ для связи с военкоматом и настройка КЭДО для документов с работниками. Они идут параллельно и не мешают друг другу.

Как перейти на электронный воинский учёт: пошаговая инструкция

Сколько сотрудников охвачено согласиями на КЭДО — калькулятор

Ознакомления и сверку по воинскому учету электронно можно вести только с теми, кто дал согласие на КЭДО. Оцените, какая доля штата уже охвачена согласиями, а с кем еще предстоит работать на бумаге.

Численность военнообязанных и общая штатная численность определяют, нужен ли отдельный специалист по ВУ или функцию совмещает кадровик. Перед распределением нагрузки полезно прикинуть, сколько людей вообще должно вести кадровую работу: для этого есть калькулятор расчета численности HR-службы по нормативам, он учитывает объем кадровых процессов.

Штрафы за нарушения воинского учёта в 2026 году

Цена ошибки здесь высокая, поэтому документооборот стоит выстроить аккуратно. За неоповещение гражданина о вызове по повестке или необеспечение возможности явиться штраф для должностных лиц от 40 000 до 50 000 рублей, для юрлиц от 350 000 до 400 000 рублей. За непредставление или несвоевременное представление сведений, нужных для ведения воинского учета (например, о приеме на работу), штраф должностным лицам от 40 000 до 50 000 рублей. По отдельным нарушениям порядка штрафы для организаций доходят до 500 000 рублей. ИП воинский учет вести не обязаны и в списке нарушителей по КоАП не значатся — это подтверждает и постановление Президиума ВАС №13798/08.

Электронное ведение само по себе от штрафов не спасает, но резко снижает риск просрочки. Когда ознакомления и сверка идут через КЭДО, кадровик видит в реальном времени, кто из военнообязанных не подтвердил данные, а сведения в военкомат уходят через реестр в срок, без бумажной волокиты и потерянных документов. Наши специалисты при настройке закладывают сроки на этапах и автозакрытие по таймауту, чтобы ознакомление не зависало.

Образцы документов для воинского учёта и внедрения КЭДО

Стоимость ведения воинского учёта и КЭДО в сервисе Добыто

Отдельной цены за воинский учет нет. Документы по ВУ, которые ведут с работником (ознакомления, сверка, внутренние приказы), входят в общий функционал КЭДО, и стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и вида подписи. Ниже — актуальные тарифы сервиса Добыто.

По тарифу Бизнес действует условие минимальной оплаты: 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Тариф Бизнес поддерживает УКЭП — она пригодится ответственному за ВУ для работы с Реестром. Итоговая сумма зависит от численности штата и набора модулей, актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее. Выпуск подписи для сотрудников входит в сервис.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Выводы: воинский учёт и КЭДО

Воинский учет и КЭДО — две разные системы. КЭДО по 377-ФЗ и статьям 22.1-22.3 ТК закрывает трудовые документы с работником: ознакомление с обязанностями по ВУ, согласия, внутренние приказы и ежегодную сверку сведений, в том числе с удаленными сотрудниками. Воинский учет по 53-ФЗ, Положению №719 и Приказу Минобороны №700 ведут отдельно: карточка по форме 10 хранится в цифре и на бумаге, а к сверке с военкоматом ее распечатывают. Сведения в военкомат и повестки идут не через КЭДО, а через Единый реестр воинского учета, который заработал в мае 2025 года.

Подписи тоже разные. Для документов с работником в КЭДО достаточно ПЭП или УНЭП, в том числе через Госключ. Для передачи сведений в Реестр ВУ ответственному нужна УКЭП и МЧД. Штрафы в 2026 году серьезные: до 400 000 рублей за неоповещение о повестке и до 500 000 рублей по отдельным нарушениям порядка, при этом ИП воинский учет не ведут. Электронное ведение от ответственности не освобождает, но снижает риск просрочки за счет контроля сроков и прозрачности.

С 2026 года призывные мероприятия стали круглогодичными, повестки публикуются в реестре и считаются врученными по истечении 7 дней с момента размещения, а передача сведений в военкомат электронно стала фактическим стандартом. Работодателю, который заранее развел потоки документов — трудовые в КЭДО, воинские в реестр, — при дальнейших изменениях законодательства не придется перестраивать процесс.

Часто задаваемые вопросы