Трудовой договор с кандидатом из другого города подписывается дистанционно по статье 22.3 ТК РФ: со стороны компании нужна усиленная квалифицированная электронная подпись, со стороны кандидата закон допускает три варианта — УКЭП, УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон и УНЭП, выданную в инфраструктуре электронного правительства через Госключ. Простая электронная подпись для трудового договора не подходит ни в каком виде. Главное различие, от которого зависит порядок действий: под УНЭП Госключа соглашение об использовании подписи с кандидатом заключать не нужно, а под УНЭП вашей информационной системы соглашение обязательно и подписывается до трудового договора.
Разберём, чем ПЭП, УНЭП и УКЭП отличаются по юридической силе и по стоимости владения, какую подпись выбрать под конкретного кандидата и почему согласие на КЭДО остаётся узким местом дистанционного приёма. Покажем, как считается тарификация подписи: за сертификат, за человека и за год. Сценарная таблица по типам кандидатов, порядок действий при истёкшем сертификате и при отказе подписать, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Посмотрите, как устроен подписанный файл и откреплённая подпись .sig: загрузите документ и подпишите его электронной подписью прямо в браузере.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Что закон разрешает подписать с кандидатом дистанционно
Электронный кадровый документооборот регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ, которые появились в кодексе с принятием 377-ФЗ от 22.11.2021. Работодатель вправе создавать, подписывать и хранить кадровые документы без дублирования на бумаге, если в компании издан приказ о переходе на КЭДО и утверждено положение о его ведении. Отдельно от этого действует глава 49.1 ТК РФ про дистанционную работу: часть 1 статьи 312.3 требует, чтобы при заключении трудового договора путём обмена электронными документами использовались УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника.
Два режима не взаимозаменяемы. Если вы нанимаете человека в регионе на дистанционную работу, применяются обе группы норм сразу: КЭДО отвечает за то, как документ живёт в системе, глава 49.1 — за требования к самому договору и к подписям сторон. Если кандидат выходит в офис филиала, а дистанционно проходит только оформление, работает режим КЭДО.
Четыре документа закон оставляет на бумаге независимо от того, подключён у вас КЭДО или нет: акт о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении, журнал инструктажа по охране труда при очном инструктаже и трудовая книжка, если работник сохранил бумажный вариант. Всё остальное по приёму — трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказы, согласия, ознакомление с ЛНА — переводится в электронный вид.
Факт: обязанность хранить электронные кадровые документы лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ. Госключ и другие средства подписи архив не ведут: они возвращают файл подписи, а хранить документ и подпись должна информационная система компании.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая решает исход приёма
Три вида подписи различаются по 63-ФЗ тем, как формируется ключ и как подтверждается личность подписанта. ПЭП — это код из СМС, логин и пароль от портала или личного кабинета: она подтверждает факт подписания, но не гарантирует, что документ не менялся. УНЭП строится на криптографическом преобразовании, фиксирует неизменность документа и позволяет установить подписанта, но выдаётся без квалифицированного сертификата аккредитованного удостоверяющего центра. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат и сертифицированные средства подписи, поэтому приравнивается к собственноручной подписи без дополнительных соглашений.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Для трудового договора это означает простое правило: ПЭП не годится, УНЭП годится с оговорками, УКЭП годится всегда. Синонимизировать эти три сущности нельзя даже во внутренней переписке: «электронная подпись» в оффере кандидату ничего не говорит о том, чем он будет подписывать договор.
Ниже сведены рабочие характеристики шести вариантов подписи, которые реально встречаются в кадровом документообороте. Оценки по безопасности, удобству клиентского пути и применимости в КЭДО даны в процентах от максимума.
| Вид подписи | Безопасность | Удобство пути | Применимость в КЭДО | Плата за использование |
|---|---|---|---|---|
| Простая ЭП | 10 % | 100 % | 10 % | стоимость каждого СМС-сообщения |
| ПЭП ЕСИА | 30 % | 85 % | 30 % | бесплатно |
| УНЭП информационной системы | 50 % | 75 % | 80 % | около 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП Госключ | 75 % | 50 % | 80 % | бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП Госключ | 100 % | 30 % | 100 % | бесплатно, разовые затраты на интеграцию |
| УКЭП удостоверяющего центра | 100 % | 10 % | 100 % | от 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
Безопасность и удобство движутся в разные стороны: чем строже идентификация, тем длиннее путь кандидата. УНЭП Госключа держит середину, потому что при её выпуске не проводится усиленная идентификация через загранпаспорт нового поколения или биометрию, зато кандидату хватает подтверждённой учётной записи и российского номера телефона.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда рекрутер спрашивает, какую подпись выдать кандидату, я сначала спрашиваю, кто и когда будет проверять этот договор. Для дистанционного приёма в регионе связка УКЭП организации плюс УНЭП Госключа у кандидата закрывает и требование статьи 312.3 ТК РФ, и вопрос стоимости: работодатель не платит за каждый сертификат отдельно. Если у вас уже выдаётся УНЭП внутри своей системы, сначала подпишите с кандидатом соглашение о порядке проверки подписи, иначе договор подписан не тем инструментом.»
Как тарифицируется подпись: сертификат, человек, год
Единица тарификации у усиленной подписи — не документ и не подписание, а сертификат ключа проверки, выпущенный на конкретного человека на определённый срок. Отсюда формулировки в прайсах вида «за сотрудника в год»: УКЭП удостоверяющего центра стоит от 2 до 5 тыс. рублей в год на человека, УНЭП внутри информационной системы — около 500 рублей в год на человека. Подписи, выпущенные в Госключе, бесплатны и для работника, и для работодателя, платить придётся только за разовую интеграцию, и переводить их на платную модель Минцифры не планирует.
ПЭП тарифицируется иначе — за каждое СМС-сообщение, поэтому при массовом найме её стоимость растёт вместе с числом подписаний, а не с числом людей. Расходы на получение работником электронной подписи и на её использование по ТК РФ несёт работодатель, поэтому единицу тарификации стоит считать до старта проекта, а не после.
Три подписи кандидата по статье 22.3 ТК РФ: что выбрать
Статья 22.3 ТК РФ прямо перечисляет, чем работник может подписать трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод и заявление об увольнении: усиленной квалифицированной подписью; усиленной неквалифицированной подписью, порядок проверки которой определён соглашением сторон трудового договора; усиленной неквалифицированной подписью, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства. Третий вариант — это Госключ, и правила его применения закреплены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152.
Практическая разница между вторым и третьим вариантом в одном документе. УНЭП вашей информационной системы требует соглашения с кандидатом о порядке проверки подписи, а его нужно как-то подписать до трудового договора. УНЭП ИЭП такого соглашения не требует по прямой норме кодекса, поэтому для дистанционного приёма человека, которого вы никогда не видели, она короче на один шаг.
Госключ выдаёт кандидату два вида подписи. УНЭП физического лица выпускается по подтверждённой учётной записи ЕСИА и российскому номеру телефона за несколько минут. УКЭП физического лица требует дополнительной идентификации: загранпаспорт нового поколения с чипом, подтверждённая биометрия, действующий сертификат УКЭП или очный визит в банк либо МФЦ. Пошаговые условия по каждому сценарию опубликованы на странице Госключа на портале Госуслуг, там же видно, какие способы идентификации доступны конкретному человеку.
В практике Добыто для дистанционного найма в регионах чаще всего собирается связка: УКЭП организации на стороне работодателя и УНЭП Госключа на стороне кандидата. Она не требует ни выезда кандидата, ни выпуска платного сертификата на человека, которого компания ещё не приняла на работу.
Внимание: документ, направленный в Госключ, должен быть подписан не позднее 24 часов. Если кандидат не успел, информационная система работодателя получает статус об истечении срока: пакет отправляется повторно автоматически либо рекрутер связывается с кандидатом вручную.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кейс из практики: банк перевёл дистанционный приём на подписание через Госключ и вышел на стабильные 95 % трудовых договоров, подписанных этим способом, при доле сотрудников с Госключом около 90 %. От старта проекта до пилота прошло порядка 4 месяцев, при этом кандидат подписывал пакет документов в личном кабинете примерно за 1 минуту.
Как оформить дистанционный приём кандидата из региона
Порядок отличается от офисного приёма двумя вещами: комплект уходит кандидату до его первого рабочего дня, а идентификация происходит через подтверждённую учётную запись, а не через паспорт в руках у кадровика.
Что проверить до отправки оффера
- Приказ и положение о КЭДО. Без утверждённого локального акта электронный документооборот в компании не введён, а значит и электронный трудовой договор не на чем построить.
- УКЭП организации. Проверьте срок действия сертификата и то, кто именно подписывает договоры со стороны компании: руководитель или уполномоченное лицо по приказу.
- Вид подписи кандидата. Определите заранее, будет это УНЭП Госключа или УНЭП вашей системы. Во втором случае готовьте соглашение о порядке проверки подписи.
- Смартфон и учётная запись. Уточните у кандидата, подтверждена ли учётная запись на Госуслугах и есть ли смартфон с поддержкой приложения. Это вопрос из скринингового звонка, а не из первого рабочего дня.
- Способ сбора согласия на КЭДО. Заранее решите, как получите согласие от человека, который ещё не является вашим работником.
Как принять кандидата из другого города: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите от кандидата сканы документов по статье 65 ТК РФ и анкетные данные через личный кабинет кандидата или защищённый канал. Вход по подтверждённой учётной записи Госуслуг фиксируется как идентификация кандидата.
- Шаг 2. Получите согласие на обработку персональных данных и согласие на взаимодействие в рамках КЭДО.
- Шаг 3. Сформируйте пакет: трудовой договор, при необходимости договор о материальной ответственности, приказ о приёме, листы ознакомления с ЛНА. В один пакет на подпись отправляется до 50 файлов, включая pdf и xml.
- Шаг 4. Подпишите документы со стороны работодателя усиленной квалифицированной подписью и отправьте пакет кандидату.
- Шаг 5. Кандидат подписывает документы в приложении и возвращает по файлу откреплённой подписи .sig на каждый документ. Подпись возвращается в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, что позволяет проверить её и после истечения срока сертификата.
- Шаг 6. Сохраните в системе и подписанный документ, и файл подписи. Хранение только в приложении подписанта требования части 8 статьи 22.1 ТК РФ не закрывает.
- Шаг 7. Подайте в Социальный фонд России сведения о трудовой деятельности по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. Электронная форма оформления срок не сдвигает.
Мы закладываем пилотную группу из нескольких новых сотрудников до того, как перевести на дистанционный приём весь поток вакансий. Пилот снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и показывает, на каком шаге кандидаты застревают чаще всего.
Лайфхак: прогревайте кандидата к электронному подписанию с момента отклика на вакансию, а в день отправки документов присылайте отдельное напоминание. Это снимает часть отказов, которые выглядят как технические, а на деле связаны с тем, что человек не ждал документов в телефоне.
Шаблоны документов для дистанционного оформления сотрудника
Комплект собран под электронный приём удалённого работника, начинать удобнее с формы трудового договора и соглашения о видах подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Примерная форма трудового договора | Скачать |
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Согласие на КЭДО: узкое место дистанционного приёма
Статья 22.2 ТК РФ требует получить согласие работника на взаимодействие в электронном виде до начала такого взаимодействия. Для кандидата из другого города это создаёт логический круг: чтобы подписать документы электронно, нужно согласие, а согласие само по себе документ. Позиция о том, в каком виде его собирать, отражена в письме Минтруда от 12.02.2025, и вопрос электронного согласия на КЭДО прорабатывается Минтрудом совместно с Минцифры.
Пока норма не изменена, работодатель определяет форму согласия самостоятельно и отвечает за неё сам. На практике встречаются три схемы: бумажное согласие, отправленное почтой заранее; согласие, подписанное в приложении вместе с остальным пакетом; согласие, оформленное в личном кабинете кандидата до его регистрации в качестве работника. Личные кабинеты кандидатов у ряда систем доступны именно для сбора документов при оформлении на работу, когда человека ещё нет в учётной системе.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Согласие на КЭДО — это то место, где обычно рвётся красивый дистанционный приём. Компания настроила маршруты, выпустила подписи, а потом выясняет, что единственный бумажный документ во всей цепочке всё равно нужно получить от человека в другом городе. Решение принимается на уровне работодателя и фиксируется в положении о КЭДО: выберите схему до первого найма и опишите её, а не разбирайте каждый случай отдельно.»
В практике Добыто самая частая причина сорванного дистанционного приёма — не подпись и не интеграция, а незакрытый вопрос с согласием, который всплывает в день выхода кандидата.
Полезно знать: абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ позволяет работодателю утвердить исключительные случаи, когда документы оформляются на бумаге. Этой нормой закрывают и временную недоступность инфраструктуры подписи, и ситуации, когда кандидат физически не может подписать электронно.
Что ломается на практике и сколько стоит ошибка
Сбои дистанционного приёма распределяются по трём группам: устройство кандидата, срок жизни сертификата и хранение результата.
Устройства. В регионах до 10-15 % работников пользуются кнопочными телефонами, а часть кандидатов остаётся на старых моделях смартфонов, где приложение не запускается. Версия Госключа для Windows и Linux анонсирована Минцифры до конца 2026 года, до этого момента такому кандидату нужен либо чужой смартфон, либо бумажный сценарий по исключительным случаям.
Сертификат. Срок действия сертификатов УНЭП и УКЭП в Госключе — 12 месяцев. Напоминания приходят за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 дней на Госуслуги и за 7 дней в приложение. Выпуск нового сертификата УНЭП занимает несколько минут, поэтому отдельно вести реестр сроков по каждому сотруднику работодателю не требуется: при отправке документа кандидат увидит, что сертификат истёк, прямо в приложении.
Хранение. Приложение подписи возвращает откреплённый файл .sig на каждый документ и не хранит архив за работодателя. Если система не сохранила подпись рядом с документом, при проверке доказать подписание нечем, а восстановить подпись задним числом невозможно.
Цена ошибки считается не стоимостью переоформления. Ненадлежащее оформление трудового договора образует состав по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц это 10 000-20 000 рублей, для индивидуальных предпринимателей 5 000-10 000 рублей, для юридических лиц 50 000-100 000 рублей. Отдельно считается срыв самого найма: кандидат, который ждёт документы неделю, продолжает ходить по собеседованиям, а на перегретом рынке разработчиков и линейного персонала это чаще всего означает потерю кандидата и повторный подбор.
Кейс из практики: сервисная компания перевела на КЭДО 1100 сотрудников с географией по регионам. Документооборот по одному кадровому процессу стал занимать 15-30 минут вместо нескольких недель, экономия на электронных подписях составила около 0,5 млн рублей в год.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Рекрутеры считают срок найма от оффера до выхода, а спотыкаются обычно на доставке бумаг. Пока договор идёт курьером в другой город и обратно, проходит неделя, и всё это время кандидат формально свободен. Если вы нанимаете в регионах, посчитайте, сколько выходов сорвалось за прошлый год именно на этапе подписания: это и будет ваш аргумент для перевода приёма в электронный вид.»
Когда дистанционная подпись не подходит
Электронное подписание закрывает не любой сценарий найма. Таблица ниже показывает, какая подпись работает под конкретную ситуацию кандидата и что в этой ситуации критично.
| Ситуация кандидата | Подпись со стороны кандидата | Что критично |
|---|---|---|
| Другой город РФ, смартфон и подтверждённая учётная запись Госуслуг | УНЭП инфраструктуры электронного правительства | подписание в течение 24 часов; соглашение об использовании подписи не требуется |
| Компания уже выдаёт УНЭП в своей информационной системе | УНЭП по соглашению сторон | соглашение о порядке проверки подписи подписывается до трудового договора |
| Иностранный гражданин на территории РФ | УНЭП инфраструктуры электронного правительства | подтверждённая учётная запись и СНИЛС в личном кабинете; УКЭП этой инфраструктуры доступна только гражданам РФ |
| Кнопочный телефон или неподдерживаемое устройство | электронная подпись недоступна | исключительные случаи бумажного оформления закреплены в ЛНА по абзацу 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ |
| Кандидат постоянно находится за пределами РФ | трудовой договор не заключается | работодатель не может обеспечить условия труда по законодательству другой страны; отношения оформляются договором ГПХ или с самозанятым |
Две нижние строки — это отказ от электронного сценария, а не его вариант. Подменять трудовой договор договором ГПХ ради удобства подписания нельзя: у исполнителя по ГПХ нет ни отпуска, ни гарантий по ТК РФ, и переквалификация таких отношений в трудовые обходится дороже любой курьерской доставки.
Важный нюанс из практики: обезличенный сертификат, который нужен для самостоятельной интеграции с инфраструктурой подписи, выпускается лично руководителем организации и действует один год. Перевыпуск на данный момент требует личного визита в ФНС России, поэтому дату окончания стоит держать в календаре вместе с датами продления домена и лицензий.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей в 2026 году
Итоговая сумма зависит от численности, набора видов подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9 %, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для сотрудника через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Стоимость считается за сотрудника в месяц, а не за документ, поэтому сезонный всплеск найма не увеличивает счёт. Актуальный состав тарифов, условия перехода между ними и требования 377-ФЗ, которым соответствует платформа, перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повышать и понижать в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для компании, которая нанимает волнами, это означает, что стартовать можно на минимальной конфигурации и расширяться под фактический поток кандидатов.
Выводы
Дистанционный приём кандидата из другого города упирается не в технологию, а в три решения: чем подписывает работодатель, чем подписывает кандидат и как собрано согласие на электронное взаимодействие. Со стороны компании нужна УКЭП, со стороны кандидата закон даёт выбор между УКЭП, УНЭП по соглашению сторон и УНЭП инфраструктуры электронного правительства, а простая подпись для трудового договора не подходит. Отдельного внимания требуют сроки: 24 часа на подписание пакета, 12 месяцев жизни сертификата и один рабочий день на сведения в Социальный фонд России.
Мы в Добыто собираем такие процессы под конкретный поток найма: настраиваем маршруты подписания, подключаем виды подписи под сценарии кандидатов и связываем систему с 1С:ЗУП, чтобы данные нового сотрудника не заводились дважды.
Частые вопросы
Можно ли подписать трудовой договор с кандидатом, который живёт за границей?
Технически подпись возможна, юридически трудовой договор в такой ситуации не заключают: работодатель не может обеспечить условия труда и контроль рабочего места по законодательству другой страны. С таким исполнителем оформляют договор ГПХ или работают как с самозанятым, а документы по нему подписывают электронной подписью на общих основаниях. Если человек уехал уже после трудоустройства, это отдельная ситуация, которая решается изменением условий договора, а не переоформлением задним числом.
Кто оплачивает электронную подпись кандидата?
Расходы на получение работником электронной подписи и на её использование по ТК РФ несёт работодатель. Если вы выбираете подпись, выпускаемую в инфраструктуре электронного правительства, платить за сертификат не придётся вовсе: он бесплатен и для работника, и для работодателя, а переводить его на платную модель не планируется. Затраты остаются только на интеграцию информационной системы, и они разовые.
Обязан ли работодатель выдать дистанционному работнику бумажный экземпляр договора?
По письменному заявлению дистанционного работника работодатель обязан направить надлежащим образом оформленный экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения на бумажном носителе не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления. Без заявления такой обязанности нет. Норму стоит держать в виду при планировании: часть кандидатов просит бумажный экземпляр для банка или для оформления ипотеки.
Сколько документов можно отправить кандидату на подпись за один раз?
В одном пакете на подписание направляется до 50 файлов, в том числе форматов pdf и xml. Для приёма этого хватает с запасом: трудовой договор, приказ, договор о материальной ответственности и листы ознакомления с ЛНА обычно укладываются в 10-15 файлов. Обратно возвращается отдельный файл откреплённой подписи на каждый документ, а не один файл на весь пакет.
Что делать, если у сотрудника истёк сертификат подписи?
Сертификат действует 12 месяцев, напоминания приходят за 30, 14 и 7 календарных дней по разным каналам. Отдельно контролировать сроки по каждому работнику не нужно: при отправке документа сотрудник увидит в приложении, что сертификат истёк, а выпуск нового сертификата неквалифицированной подписи занимает несколько минут. Ранее подписанные документы остаются проверяемыми за счёт метки доверенного времени в формате подписи.
Можно ли так же оформить иностранного гражданина?
Иностранный гражданин может получить усиленную неквалифицированную подпись инфраструктуры электронного правительства, если у него подтверждённая учётная запись на Госуслугах и в личном кабинете указаны данные СНИЛС. Квалифицированная подпись этой инфраструктуры доступна только гражданам РФ. Требования миграционного законодательства к самому трудоустройству при этом не меняются: разрешительные документы проверяются в обычном порядке.
