Вход в личный кабинет КЭДО настраивает администратор на стороне работодателя: он заводит учётные записи из справочника сотрудников, назначает роль по матрице прав и выбирает способ аутентификации. Служба поддержки вендора учётные записи не создаёт и роли не меняет: оператором персональных данных по 152-ФЗ остаётся работодатель, а поддержка отвечает за работоспособность платформы. Первый вход сотрудника возможен только после того, как приняты положение о КЭДО и приказ, собраны согласия работников и выгружена актуальная оргструктура. Вход и подпись при этом настраиваются отдельно: ПЭП пускает в кабинет и закрывает заявления, а трудовой договор работник подписывает УНЭП или УКЭП по статье 22.3 ТК РФ.
В материале собраны матрица ролей с разграничением прав администратора, кадровика и подписанта, чек-лист из семи пунктов, который закрывается до первого входа, и таблица различий ПЭП, УНЭП и УКЭП с ответом на вопрос, что настраивать в системе под каждый вид подписи. Отдельно разобраны шесть ошибок массового заведения учётных записей и цена каждой в рублях. Сценарная таблица под численность компании, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы администраторов — во второй половине статьи.
Почему учётные записи заводит администратор работодателя, а не поддержка вендора
Работодатель в схеме КЭДО выступает оператором персональных данных, а вендор платформы — лицом, которое обрабатывает данные по его поручению. Из этого следует практическое ограничение: специалист поддержки не может по обращению в чат создать сотруднику учётную запись, поменять ему роль или выдать право подписи от имени организации. Такие действия меняют состав обрабатываемых данных и объём полномочий внутри компании, а решение об этом принимает работодатель через приказ и локальный нормативный акт.
Право администрирования закрепляется приказом об ответственном за КЭДО и делегировании подписи. Документ называет конкретное должностное лицо, определяет, кто ведёт учётные записи, кто утверждает маршруты согласования и кто вправе подписывать кадровые документы от лица работодателя. Без него любой спор о том, кто выдал доступ уволенному сотруднику или кто настроил маршрут в обход кадровой службы, упирается в переписку.
В практике Добыто роль администратора выдаётся по такому приказу, а не по письму в поддержку: в карточке администратора фиксируется, на основании какого документа выданы права. Поддержка при этом остаётся в контуре технических задач — доступность сервиса, интеграционные обмены, разбор сбоев подписания.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что мы просим у клиента перед выдачей прав администратора, — приказ об ответственном за КЭДО и делегировании подписи. Фамилия в приказе должна совпадать с владельцем административной учётной записи, иначе при проверке невозможно объяснить, на каком основании человек управлял правами подписи. Сверьте приказ и список администраторов в системе до того, как заведёте первого сотрудника.»
Что администратор закрывает до первого входа сотрудника
Настройка входа начинается не с формы авторизации, а с проверки семи вещей. Если хотя бы одна не закрыта, сотрудник войдёт в кабинет, но не сможет получить или подписать документ.
- Положение о ведении КЭДО и приказ о введении КЭДО. В положении описываются перечень документов в электронном виде, виды применяемых подписей и порядок доступа к системе.
- Согласия работников на взаимодействие в электронном виде. Работник вправе отказаться, и для него сохраняется бумажный документооборот.
- Актуальная оргструктура и штатное расписание. Маршруты согласования строятся по подразделениям, поэтому расхождение штатки с реальной структурой ломает маршрут на первом же приказе.
- Справочник сотрудников с проверенными контактами. Номер телефона и адрес почты — это идентификаторы для входа, а не справочная информация.
- Решение по виду подписи для каждого типа документа. ПЭП, УНЭП и УКЭП настраиваются отдельными правилами, один вид на все документы не закрывает требования статьи 22.3 ТК РФ.
- Матрица прав и ролей. До заведения людей должно быть решено, кто администратор, кто кадровик, кто подписант и кто наблюдатель.
- Порядок хранения и выгрузки. Инспектор ГИТ запрашивает документ вместе с данными о подписи, поэтому выгрузка проверяется до запуска, а не в момент запроса.
Лайфхак: перед раскаткой откройте в 1С окно «Настройки электронной подписи и шифрования» и отсортируйте список сертификатов по сроку действия и состоянию заявления. Сертификаты, которые истекают в ближайший месяц, перевыпускаются до запуска, а не после первой неудачной попытки подписания.
Мы закладываем пилотную группу из одного подразделения перед раскаткой на всю компанию. Пилот показывает две вещи, которые не видно на бумаге: какая доля сотрудников не проходит подтверждение по СМС с первого раза и сколько контактов в справочнике устарело.
Способы входа в кабинет и их связь с видом электронной подписи
Аутентификация и подписание — две разные настройки, и путаница между ними даёт большинство обращений в поддержку. Вход в кабинет подтверждает, что за экраном нужный человек: логин с одноразовым кодом на телефон, учётная запись ЕСИА или корпоративная учётная запись. Подписание подтверждает, что документ исходит от этого человека и не изменялся после подписания, и здесь работает уже сертификат или ключ подписи.
Запросы про «тип подписки УКЭП» и «единицу измерения УКЭП» возникают из этой же путаницы. Подписка — это тариф платформы, он считается за сотрудника в месяц. УКЭП измеряется не единицами услуги, а сертификатами: один сертификат выпускается на одного человека и действует ограниченный срок, после чего перевыпускается. Сокращение ЕИО в связке с подписью означает единоличный исполнительный орган, то есть руководителя организации: от лица юрлица он подписывает кадровые документы усиленной квалифицированной подписью, и ПЭП здесь не заменяет её ни при каких настройках системы.
Ниже разница между тремя видами подписи в том виде, в каком она влияет на настройки администратора.
| Вид подписи | Как получает сотрудник | Что закрывает в КЭДО | Где не подходит |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Выдаётся в системе работодателя, входит в тариф | Ознакомление с ЛНА, заявления, служебные записки, согласования внутри компании | Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор |
| УНЭП | Выпускается в информационной системе работодателя или в приложении Госключ, входит в тариф | Основной объём кадровых документов работника, включая трудовой договор и дополнительные соглашения | Документы, для которых закон прямо требует квалифицированную подпись |
| УКЭП | Выпускается аккредитованным удостоверяющим центром или в Госключе, отдельный сертификат на человека | Подписание от лица работодателя, документы с повышенными требованиями, обмен с внешними контрагентами | Массовое ознакомление с ЛНА: избыточна по трудозатратам и стоимости |
Из таблицы следует практическое правило настройки: в справочнике типов документов у каждого типа должен стоять свой минимально допустимый вид подписи, а не один общий для всей системы. Отдельно фиксируется подпись работодателя, отдельно — подпись работника.
Факт: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа и отдельно не покупаются. УКЭП оформляется через партнёрские удостоверяющие центры и оплачивается отдельно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Администраторы часто настраивают ПЭП на весь документооборот, потому что так проще запускать людей. Заявление на отпуск такая настройка закрывает, а трудовой договор — нет: работнику нужна УНЭП или УКЭП. Разнесите виды подписи по типам документов в справочнике до того, как первый договор уйдёт на подписание, иначе комплект придётся переподписывать.»
Проверьте, какой подписью подписан документ из вашего кабинета
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Для перекрёстной проверки используется бесплатный сервис проверки электронной подписи на портале Госуслуг: он принимает подписанный документ и файл отсоединённой подписи и показывает, действителен ли сертификат на момент подписания. Если платформа отдаёт валидный результат, а внешний сервис — нет, вопрос почти всегда в формате выгрузки, а не в самой подписи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Матрица ролей: кто и что видит в кабинете КЭДО
Роль определяет не только набор кнопок, но и объём персональных данных, который человек видит. Минимально работоспособный набор ролей для средней компании выглядит так:
- Администратор системы. Заводит и блокирует учётные записи, назначает роли, настраивает маршруты и типы документов. Доступа к содержимому личных дел не требует.
- Специалист по КДП. Создаёт документы, отправляет на подписание, ведёт архив по своему кругу подразделений.
- Подписант от работодателя. Руководитель или уполномоченное лицо по приказу, подписывает документы усиленной подписью.
- Руководитель подразделения. Согласует заявления и графики только по своим сотрудникам.
- Работник. Видит свои документы, подписывает и скачивает их.
- Сервисная учётная запись интеграции. Технический пользователь для обмена с 1С, без прав подписи и без интерфейсного входа.
Сервисная учётная запись интеграции — место, где чаще всего экономят и потом получают проблему: обмен настраивают под личной учёткой администратора. При его увольнении обмен останавливается, а восстановление занимает больше времени, чем изначальная настройка. В Добыто интеграционный обмен ведётся отдельным техническим пользователем, права которого ограничены передачей документов и статусов.
Объём прав зависит от масштаба и структуры компании. Сценарная таблица показывает, что критично настраивать сразу, а что можно отложить.
| Сценарий компании | Критично при настройке входа | Вторично |
|---|---|---|
| До 25 сотрудников, один офис | Актуальные телефоны в справочнике, подпись работодателя, роль подписанта | Разграничение прав по подразделениям, интеграция |
| 50-500 сотрудников, несколько подразделений | Матрица ролей по подразделениям, маршруты согласования, обмен с 1С:ЗУП | Кастомные шаблоны документов |
| Распределённая сеть, удалённые сотрудники | Вход по подтверждённой учётной записи Госуслуг, выпуск УНЭП в Госключе, инструкция для новичка | Рабочие места с криптопровайдером на компьютере |
| Несколько юридических лиц в группе | Разделение контуров по юрлицам, отдельный подписант и отдельный приказ в каждом | Единый дизайн шаблонов |
| Свыше 1000 сотрудников | Массовое заведение из кадровой системы, реестр сертификатов, регламент отзыва доступа | Ручное ведение справочника пользователей |
Компаниям из последних двух строк ручное ведение учётных записей не подходит по трудозатратам: доступ должен создаваться и закрываться по событию в кадровой системе, а не по заявке в чат.
Шаблоны для настройки прав и подписей в КЭДО
Комплект для администратора и кадровой службы: начните с матрицы прав и ролей, она определяет, что заводить в системе дальше.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
| Чек-лист настройки КЭДО в 1С:ЗУП | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Порядок настройки входа: от справочника сотрудников до первого подписанного документа
Порядок шагов важнее скорости: если завести людей раньше, чем настроены типы документов и виды подписи, учётные записи придётся пересоздавать вместе с правами.
Как настроить вход в личный кабинет КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте приказ об ответственном за КЭДО со списком административных учётных записей и уберите лишние права у тех, кого в приказе нет.
- Шаг 2. Выгрузите из кадровой системы штатное расписание, подразделения и справочник сотрудников с телефонами и адресами почты. Расхождения исправляются в кадровой системе, а не вручную в КЭДО.
- Шаг 3. Заполните матрицу ролей: администратор, специалист по КДП, подписант, руководитель подразделения, работник, сервисная учётная запись интеграции.
- Шаг 4. Настройте типы документов и укажите для каждого минимально допустимый вид подписи отдельно для работодателя и отдельно для работника.
- Шаг 5. Подключите способ аутентификации: одноразовый код на телефон, подтверждённую учётную запись Госуслуг или корпоративную учётную запись. Проверьте доставку кода на трёх разных операторах связи.
- Шаг 6. Выпустите подписи: ПЭП и УНЭП сотрудникам в системе или через Госключ, УКЭП подписанту через удостоверяющий центр. Занесите сертификаты и сроки их действия в реестр.
- Шаг 7. Прогоните пилотную группу: одно подразделение, два-три типа документов, полный цикл от создания до архива. По результатам поправьте маршруты и только затем открывайте вход остальным.
Полезно знать: готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. Основное время проекта уходит не на модуль, а на сверку справочника сотрудников и сбор согласий.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Технически модуль интеграции с 1С:ЗУП ставится за день, и заказчики планируют проект от этой цифры. На деле график определяют две другие задачи: сверка справочника сотрудников и сбор согласий на КЭДО, а они идут неделями и зависят от численности. Планируйте запуск от даты, когда закрыты согласия, а не от даты установки модуля.»
Шесть ошибок при настройке входа и цена каждой
Ошибки повторяются от проекта к проекту, потому что каждая из них экономит время на старте.
- Общая учётная запись на бригаду или смену. Делают ради скорости на производстве и в рознице. В результате подпись невозможно связать с конкретным человеком, и документ теряет доказательственную силу в споре.
- ПЭП на всех типах документов. Настройка проходит быстрее, но трудовые договоры и дополнительные соглашения, подписанные работником простой подписью, придётся переоформлять. Нарушение порядка оформления трудовых отношений подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП: для юридического лица это до 50 000 рублей, при повторном нарушении сумма выше.
- Права администратора у всей кадровой службы. Так удобнее закрывать замены и отпуска. Цена — невозможность установить, кто изменил маршрут или права подписи, и расширенный доступ к персональным данным у людей, которым он не нужен по должности.
- Интеграция под личной учётной записью. Обмен с 1С останавливается в день блокировки этой учётки, а документы зависают в статусе передачи.
- Отсутствие регламента отзыва доступа. Уволенный сотрудник сохраняет вход в кабинет и доступ к своим и чужим документам. Отзыв должен запускаться тем же событием, что и приказ об увольнении.
- Реестр сертификатов не ведётся. Сертификат подписанта истекает в день массового подписания, и весь поток документов встаёт до перевыпуска.
Считать нужно не стоимость платформы, а стоимость переподписания. Перевод 500 договоров на корректный вид подписи означает повторный цикл: выгрузка, формирование дополнительных соглашений, рассылка, контроль подписания, разбор отказов. По нашим проектам такой возврат съедает больше времени кадровой службы, чем весь первичный запуск КЭДО.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Реестр сертификатов сотрудников кажется формальностью до первого срыва подписания. Мы ведём его в отдельном файле со сроками действия и отметкой о перевыпуске, чтобы за месяц до истечения сертификата подписанта запускать процедуру заново. Заведите такой реестр сразу и поставьте напоминание на дату минус 30 дней.»
Когда настраивать отдельный вход в кабинет не нужно
Электронный документооборот закрывает не весь кадровый контур, и часть задач остаётся вне системы независимо от настроек.
Работник вправе отказаться от взаимодействия в электронном виде. Для него сохраняется бумажный документооборот, и заводить учётную запись ради формального покрытия штата смысла нет: документы всё равно придётся дублировать на бумаге. Отдельная категория — сотрудники без смартфона и без подтверждённой учётной записи Госуслуг: до её получения подписание через Госключ для них недоступно, и администратору проще оставить их в бумажном контуре, чем разбирать неудачные попытки входа.
Ряд документов остаётся на бумаге по закону. КЭДО не применяется к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказу об увольнении и документам, подтверждающим прохождение инструктажей по охране труда. Настройка маршрутов под эти документы в системе не нужна.
Компании до 5 человек в одном офисе редко получают выигрыш от разграничения ролей: администратор, кадровик и подписант там совпадают в одном лице. Матрица ролей в таком контуре сводится к двум позициям, а весь эффект даёт дистанционное подписание, а не разграничение прав.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы на 2026 год
Стоимость складывается из численности сотрудников, набора доступных видов подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: разграничение прав по подразделениям, интеграция с 1С и электронный архив доступны начиная с тарифа «Бизнес». Условия по каждому набору функций и порядок перехода между тарифами указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду оплаченного срока.
Выводы
Доступ в личный кабинет КЭДО — зона ответственности работодателя, а не вендора: учётные записи, роли и права подписи назначает администратор на основании приказа. Настройка входа и настройка подписи разделены: аутентификация подтверждает личность при входе, а вид подписи определяется типом документа, и для трудового договора работнику нужна как минимум УНЭП. Порядок работ фиксированный: приказ и положение, сверка справочника сотрудников, матрица ролей, типы документов с видами подписи, выпуск подписей, пилотная группа.
Мы в Добыто проходим этот путь с администраторами компаний разного масштаба и видим, что проект чаще упирается не в платформу, а в справочник сотрудников и сроки сбора согласий. Поэтому разграничение ролей и реестр сертификатов мы закладываем до раскатки на весь штат, а не после первых сбоев подписания.
Частые вопросы
Можно ли настроить вход в КЭДО через корпоративный каталог пользователей
Технически единая точка входа возможна, если платформа поддерживает интеграцию с корпоративной системой аутентификации. Юридически это не отменяет требований к подписанию: корпоративная учётная запись подтверждает вход, но не заменяет ПЭП, УНЭП или УКЭП при подписании кадрового документа. В договоре с вендором такие интеграции обычно относятся к расширенному набору функций, доступному на тарифе с API и кастомными интеграциями.
Что делать, если сотруднику не приходит код подтверждения при входе
Проверьте номер телефона в справочнике сотрудников: в большинстве случаев в кадровой системе стоит устаревший или чужой номер. Второй по частоте случай — корпоративная политика оператора связи, блокирующая сервисные сообщения. Если номер верный и сообщения доходят на другие сервисы, вход переводится на подтверждённую учётную запись Госуслуг, а обращение в поддержку платформы имеет смысл только после этих двух проверок.
Нужна ли отдельная учётная запись для сотрудника, который работает в двух юридических лицах группы
Да, если контуры юридических лиц разделены: трудовые отношения оформляются с каждым работодателем отдельно, и подписание идёт в контуре того юрлица, от имени которого выпущен документ. Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании подписи оформляется в каждом юридическом лице свой.
Сохраняется ли доступ к подписанным документам после увольнения
Работодатель обязан хранить кадровые документы в течение установленных сроков и выдать бывшему работнику копии по его заявлению. Рабочий доступ в кабинет при увольнении закрывается, поэтому комплект подписанных документов вместе с данными о подписи выгружается сотруднику до блокировки учётной записи. Регламент отзыва доступа лучше привязать к тому же событию, что и оформление приказа об увольнении.
Чем отличается сертификат УНЭП, выпущенный в системе работодателя, от УНЭП в Госключе
Ключ УНЭП в информационной системе работодателя действует внутри этой системы и подтверждает документы, подписанные в её контуре. УНЭП, выпущенная в приложении Госключ, привязана к подтверждённой учётной записи Госуслуг и работает с документами, которые приходят в приложение из системы КЭДО. Для удалённых сотрудников второй вариант удобнее, поскольку не требует установки криптопровайдера на рабочий компьютер.
Можно ли одному человеку совмещать роли администратора и подписанта
Формального запрета нет, и в компаниях до 5 человек это обычная практика. При численности от 50 сотрудников совмещение создаёт проблему контроля: один человек и назначает права подписи, и подписывает документы, поэтому при разборе спорной ситуации невозможно разделить действия. Разнесите роли по разным учётным записям, даже если физически ими управляет один специалист.
