Воинский учёт в электронном виде разделён на два контура, и подписи в них разные. Внешний контур — передача сведений в военкомат через государственный реестр воинского учёта, созданный постановлением Правительства от 19.04.2024 № 506: организация сообщает о приёме и увольнении военнообязанного в течение 5 дней со дня приказа, а сведения из личного кабинета уходят под усиленной квалифицированной подписью. Внутренний контур — кадровые документы вокруг воинского учёта: ознакомления, согласия, заявления, приказы. Они переводятся в КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, и здесь работают ПЭП, УНЭП и УКЭП. Карточку по форме 10 закон разрешает формировать в электронном виде, но к сверке военкомат ждёт распечатанный экземпляр.
Разберём, какой документ в какой контур уходит, чем УНЭП отличается от УКЭП и ПЭП и почему подписи не взаимозаменяемы. Покажем, какие формулировки в приказе и Положении о КЭДО дают проверяющему повод для вопросов, и что проверить в своих данных до визита инспектора. Суммы штрафов по главе 21 КоАП, чек-лист подготовки, пошаговый порядок подачи сведений в реестр и стоимость перехода на 2026 год — во второй половине статьи.
Два контура воинского учёта: что уходит в реестр, а что остаётся в кадрах
Обязанность вести воинский учёт установлена статьёй 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ и Положением о воинском учёте, утверждённым постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719. Она распространяется на все юридические лица независимо от численности. Индивидуальные предприниматели воинский учёт не ведут и по главе 21 КоАП за него не отвечают.
Ошибка, из-за которой юристы спорят с кадровой службой, обычно одна: КЭДО и реестр воинского учёта считают одной системой. Это разные правовые режимы. КЭДО регулирует отношения работодателя и работника, реестр — отношения организации и военного комиссариата. Согласие работника на КЭДО не даёт права подавать за него сведения в реестр, а доступ к реестру не заменяет ЛНА о переходе на электронный документооборот.
| Документ или действие | Контур | Подпись | Бумага |
|---|---|---|---|
| Сведения о приёме и увольнении военнообязанного (5 дней со дня приказа) | Реестр воинского учёта | УКЭП организации или уполномоченного лица | Дублировать не нужно |
| Сведения о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на учёте (3 рабочих дня) | Реестр воинского учёта | УКЭП | Дублировать не нужно |
| Списки граждан для первоначальной постановки на учёт (ежегодно до 1 ноября) | Реестр воинского учёта | УКЭП | Дублировать не нужно |
| Карточка по форме № 10 | Внутренний учёт организации | УКЭП ответственного, если карточка ведётся в электронном виде | Печатный экземпляр к сверке |
| Ознакомление работника с обязанностями по воинскому учёту | КЭДО | Работник — ПЭП, УНЭП или УКЭП | Не требуется |
| Приказ о назначении ответственного за воинский учёт, ЛНА, согласия на обработку данных | КЭДО | Работодатель — УКЭП или УНЭП | Не требуется |
| Вручение повестки работнику | Оповещение по 53-ФЗ | Личная подпись работника на корешке | Бумага, отказ фиксируется актом |
Из таблицы видно правило разделения: всё, что адресовано военкомату, подписывается квалифицированной подписью, а всё, что адресовано работнику, живёт по правилам КЭДО. Повестка выпадает из обоих режимов и остаётся процедурой оповещения с личной подписью.
Статья 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге четыре группы документов: трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Документов воинского учёта в этом перечне нет, поэтому кадровый контур вокруг него переводится в электронный вид без оговорок.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор с инспектором почти всегда идёт не о самом факте электронного документа, а о том, чем он подписан и где это зафиксировано. Если Положение о КЭДО описывает виды подписи по типам документов, а маршрут в системе соответствует этому описанию, вопросов к электронному ознакомлению с обязанностями по воинскому учёту не возникает. Сверьте перечень документов в ЛНА с реальными маршрутами в системе: расхождение здесь встречается чаще ошибок в самих подписях.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая решает исход проверки
Три вида электронной подписи определены статьёй 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды и пароли, но не гарантирует неизменность документа. Усиленная неквалифицированная (УНЭП) создаётся криптографическим преобразованием и показывает, что после подписания документ не менялся. Усиленная квалифицированная (УКЭП) отличается от УНЭП тем, что её сертификат выдан аккредитованным удостоверяющим центром и средства подписи сертифицированы ФСБ России, поэтому она признаётся равной собственноручной подписи без дополнительного соглашения сторон.
В запросах эти подписи часто называют «типом подписки» или спрашивают про «единицу измерения УКЭП». Подписка и лицензия здесь ни при чём: УКЭП не измеряется штуками услуг и не покупается пакетом обращений. Единица здесь одна — квалифицированный сертификат ключа проверки подписи, выданный конкретному физическому лицу или организации на срок, указанный в сертификате, обычно 12 или 15 месяцев. Для реестра воинского учёта значение имеет не число подписаний, а наличие действующего сертификата у того, кто отправляет сведения.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | Факт подписания конкретным лицом | Авторство и неизменность документа | Авторство, неизменность и статус сертификата |
| Нужно ли соглашение сторон | Да, с правилами определения лица | Да, кроме случаев, прямо предусмотренных законом | Нет, признаётся по умолчанию |
| Где выпускается | В информационной системе работодателя | В системе работодателя или в инфраструктуре электронного правительства | В аккредитованном УЦ, для юрлиц — в УЦ ФНС России |
| Кадровые документы работника | Заявления, ознакомления, уведомления | Любые, включая трудовой договор | Любые |
| Сведения в реестр воинского учёта | Не применяется | Не применяется | Единственный допустимый вариант |
По статье 22.3 ТК РФ работодатель подписывает только квалифицированной подписью трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Для остальных документов работодателю доступна и УНЭП. Работник в тех же случаях подписывает УКЭП или УНЭП, а для прочих документов — ПЭП, если в соглашении описаны правила определения подписанта и требования к конфиденциальности ключа.
Факт: УНЭП в приложении «Госключ» формируется по правилам постановления Правительства от 01.12.2021 № 2152, выдаётся дистанционно по подтверждённой учётной записи и бесплатна для работника. Через это же приложение доступна и квалифицированная подпись физического лица.
Кто выпускает УКЭП и почему для реестра нужна подпись организации
Квалифицированный сертификат юридического лица выдаёт удостоверяющий центр ФНС России, для кредитных организаций — УЦ Банка России, для бюджетной сферы — УЦ Федерального казначейства. Сертификаты физических лиц и работников выпускают аккредитованные коммерческие УЦ. Сертификат руководителя привязан к нему лично и не передаётся ответственному за воинский учёт вместе с флешкой: полномочия передаются доверенностью и настройкой доступа в личном кабинете организации.
Практическое следствие для юриста: если ответственный за воинский учёт работает без своего сертификата и без оформленных полномочий, сведения в реестр уходят от имени руководителя. При смене руководителя или отзыве сертификата отправка останавливается, а сроки в 5 дней продолжают течь. Проверьте дату окончания действующего сертификата и заранее заложите время на перевыпуск.
Что подготовить до перехода: диагностика кадрового контура
Перевод воинского учёта в электронный вид упирается не в реестр, а в состояние кадровых документов. Перед запуском проверьте шесть позиций:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Приказ и Положение о КЭДО. В них зафиксирован перечень документов, которые ведутся электронно, и вид подписи по каждому типу.
- Согласия работников. Для работников на общих условиях требуется письменное согласие на взаимодействие через КЭДО, для дистанционных достаточно правил, закреплённых в трудовом договоре или ЛНА о дистанционной работе.
- Приказ об ответственном за воинский учёт и второй приказ — об ответственном за КЭДО с делегированием права подписи.
- Актуальность данных. Сверьте сведения о категории годности, образовании, семейном положении и адресах с документами воинского учёта работников.
- Доступ к реестру. Организация добавлена в учётную запись руководителя на Госуслугах, ответственный включён в список доверенных лиц.
- Выгрузка для проверки. Система должна отдавать листы ознакомления с отметкой о подписи и файлами подписи, иначе доказывать факт ознакомления придётся скриншотами.
Важный нюанс из практики: компании готовят Положение о КЭДО под трудовые документы и забывают включить в него ознакомление с обязанностями по воинскому учёту и памятку работнику. Формально это лишает электронное ознакомление опоры в ЛНА. Мы закладываем этот пункт в перечень сразу при подготовке проекта Положения.
Соберите приказ о введении КЭДО под свою структуру документов
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Техническая часть перехода занимает меньше времени, чем организационная. Готовый коннектор к 1С ставится примерно за час, интеграция через API по нашей практике занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от команды разработки. А вот сбор согласий на КЭДО у сотрудников на общих условиях идёт неделями и зависит от численности. Планируйте проект от даты, к которой нужны согласия, а не от даты установки модуля.»
Шаблоны для перевода кадрового контура воинского учёта в электронный вид
Комплект закрывает подготовку к запуску: начните с Положения о ведении КЭДО, остальные документы собираются под него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
Как передать сведения в реестр воинского учёта
Доступ к реестру организация получает через подтверждённую учётную запись юридического лица. Работать с ним можно из браузера с поддержкой ГОСТ-шифрования при установленном криптопровайдере: без этого квалифицированная подпись в кабинете не сформируется. Сведения о постановке на учёт, снятии, отсрочках и изменениях данных подаются в одном окне, дублировать их на бумаге не нужно.
Как подать сведения о работнике: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Добавьте организацию в учётную запись руководителя на Госуслугах и подтвердите её квалифицированной подписью юридического лица.
- Шаг 2. Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учёт и включите его в доверенные лица с полным доступом к учётной записи организации.
- Шаг 3. Подготовьте рабочее место: браузер с поддержкой ГОСТ, криптопровайдер, действующий сертификат на защищённом носителе.
- Шаг 4. Сверьте карточки по форме № 10 с документами воинского учёта работников до первой отправки: реестр принимает данные, а исправлять их придётся отдельными сведениями об изменениях.
- Шаг 5. В течение 5 дней со дня приказа о приёме или увольнении сформируйте и отправьте сведения о работнике, подписав их квалифицированной подписью.
- Шаг 6. Сохраните подтверждение отправки и статус обработки: это доказательство соблюдения срока при проверке.
- Шаг 7. Раз в год до 1 ноября направьте списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт, и проведите сверку по графику военкомата.
Проверить, какие сведения о конкретном человеке уже отражены у государства, можно через услуги воинского учёта на Госуслугах: работник видит свои данные в личном кабинете и может подать заявление об их уточнении, если расхождение возникло не по вине работодателя.
Внимание: подписать документ задним числом в нормальной системе КЭДО нельзя, момент подписания фиксируется автоматически. Если работник не закрыл этап в срок, настраивается автозакрытие этапа с возвратом документа кадровой службе, а не переоформление даты.
В практике Добыто маршрут ознакомления с памяткой по воинскому учёту собирается автоматически по подразделению и должности: кадровой службе не приходится вручную комплектовать пачку документов на каждого нового работника.
Ошибки, которые дороже перехода: штрафы и цена решения
С 1 октября 2023 года Федеральный закон от 31.07.2023 № 404-ФЗ повысил штрафы по главе 21 КоАП и ввёл ответственность юридических лиц. Суммы на 2026 год:
| Нарушение | Норма | Должностное лицо | Организация |
|---|---|---|---|
| Непредставление списков граждан для первоначальной постановки на учёт | ст. 21.1 КоАП | 40 000-50 000 ₽ | 350 000-400 000 ₽ |
| Неоповещение работника о вызове по повестке | ст. 21.2 КоАП | 40 000-50 000 ₽ | 350 000-400 000 ₽ |
| Несвоевременная передача сведений о приёме и увольнении | ст. 21.4 КоАП | 40 000-50 000 ₽ | не установлен |
| Неоказание содействия при мобилизационной подготовке | ст. 19.38 КоАП | 60 000-80 000 ₽ | 400 000-500 000 ₽ |
Для субъектов малого и среднего предпринимательства статья 4.1.2 КоАП снижает штраф вдвое от суммы, установленной для юридического лица. Срок давности по этим составам считается от даты, когда истёк срок исполнения обязанности, поэтому пропущенная отправка всплывает при первой же сверке.
Цена ошибки складывается не только из штрафа. Одно пропущенное уведомление о приёме — это 40 000-50 000 рублей на ответственного, а системный сбой в передаче сведений по всей численности даёт основание для проверки за весь период. При этом каждое нарушение считается отдельно: три работника, о которых не сообщили в срок, дают три состава, а не один. Электронная подача снимает именно эту группу рисков, потому что фиксирует дату и статус обработки на стороне государства.
Полезно знать: подписание работником документов простой подписью на портале «Работа в России» добавляет в схему стороннюю точку интеграции и отдельную авторизацию. При сбое на стороне портала подписание останавливается, а обязательства работодателя по срокам сохраняются.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Массовые процессы ломаются на нагрузке, а не на юридических тонкостях. Когда обновлённая памятка по воинскому учёту уходит на ознакомление сразу нескольким тысячам работников, в систему они заходят в один день. Проверьте у вендора результаты нагрузочного тестирования и запросите документ с цифрами по числу одновременных пользователей до подписания договора.»
Когда перевод воинского учёта в электронный вид не даст эффекта
Реестр не отменяет ведение внутренних документов и не заменяет ответственного за воинский учёт. Есть ситуации, когда полноценный проект по цифровизации преждевременен.
| Ситуация в компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 работников, один офис, единичные военнообязанные | Доступ к реестру и соблюдение срока в 5 дней | Интеграция с учётной системой, сложные маршруты |
| Сеть филиалов, кадровики в регионах | Роли и права доступа, единый перечень документов в ЛНА | Выбор конкретного вида подписи работника |
| Производство, вахта, линейный персонал без смартфонов | Способ доставки уведомлений и выпуск подписи на месте | Мобильное приложение и самообслуживание |
| Большая доля дистанционных работников | ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии | Сбор письменных согласий на КЭДО |
Компании с численностью до 25 человек чаще выигрывают от простого решения: доступ к реестру, календарь сроков и электронное ознакомление, без интеграции и перестройки процессов. Проект внедрения окупается там, где документов много и они повторяются: на одного работника в год приходится от 3 до 15 кадровых документов.
Кейс из практики: у компаний с распределёнными площадками бумажный архив кадровых документов хранится в отдельных помещениях, иногда в нескольких километрах от офиса, и на поиск одного оригинала уходит рабочий день с выездом. После перевода ознакомлений и согласий в электронный вид тот же документ поднимается из архива за пару минут, а лист ознакомления выгружается вместе с файлом подписи. В практике Добыто мы запускаем такой переход через пилотную группу одного подразделения: она снимает основную часть ошибок настройки маршрутов до раскатки на всю компанию.
Лайфхак: закрепите в Положении о КЭДО один основной вид подписи для работников. Когда сотрудник выбирает между несколькими вариантами, растёт число обращений в поддержку и незакрытых этапов подписания.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Дистанционных работников можно оформлять полностью без бумаги: порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой 49.1 ТК РФ и локальным актом о дистанционной работе, отдельное письменное согласие на КЭДО с них брать не требуется. С работниками на общих условиях позиция строже: согласие берётся в письменном виде. Разделите эти два потока до старта проекта, иначе придётся пересобирать комплект документов по половине штата.»
Стоимость перевода воинского учёта и кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности работников, набора функций и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по заявке |
| Выпуск УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | по запросу |
Итоговый счёт определяется численностью, набором подписей и тем, нужна ли интеграция с учётной системой. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата по тарифу «Бизнес».
Отдельная статья расходов — квалифицированные сертификаты. Подписи ПЭП и УНЭП для работников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП для организации и ответственного оформляется через удостоверяющий центр и считается отдельно.
Выводы
Электронный воинский учёт держится на двух опорах. Сведения для военкомата уходят через реестр под квалифицированной подписью в жёсткие сроки: 5 дней со дня приказа о приёме или увольнении, 3 рабочих дня на сведения о неучтённых гражданах, ежегодные списки до 1 ноября. Кадровое окружение воинского учёта переводится в КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, где вид подписи выбирает работодатель и закрепляет его в Положении. Повестка остаётся бумажной процедурой с личной подписью работника, а карточка формы № 10 требует печатного экземпляра к сверке.
Мы в Добыто настраиваем кадровый контур так, чтобы ознакомления и согласия собирались маршрутами по подразделениям, а выгрузка с файлами подписи готовилась к проверке за несколько кликов. Это снимает ту часть работы ответственного за воинский учёт, которая обычно съедает время перед сверкой с военкоматом.
Частые вопросы
Нужно ли дублировать на бумаге сведения, отправленные в реестр воинского учёта?
Нет. Работодатель выбирает формат: либо бумажные сведения в военкомат, либо электронная передача через реестр. Дублировать один и тот же комплект в двух формах не требуется. Подтверждением отправки служит статус обработки в личном кабинете организации, его стоит сохранять вместе с приказом, на основании которого подавались сведения.
Можно ли вручить работнику повестку по электронной почте или в мессенджере?
Нет. Повестка вручается лично под подпись, отказ фиксируется актом. Работодатель обязан вручить её не позднее чем за 3 дня до даты явки, указанной в повестке. Повестка, размещённая в реестре повесток, считается врученной гражданину по истечении 7 дней с даты размещения, но это не снимает с организации обязанность оповестить работника.
Что делать, если работник отказался от перехода на КЭДО?
Отказ не влияет на воинский учёт: сведения в реестр подаются независимо от согласия работника, поскольку это публично-правовая обязанность организации, а не взаимодействие сторон трудового договора. С таким работником ознакомление с обязанностями по воинскому учёту оформляется на бумаге под подпись, а лист ознакомления хранится в общем порядке.
Кто подаёт сведения, если ответственный за воинский учёт в отпуске или уволился?
Сведения подаёт лицо с действующим доступом в личном кабинете организации и своим квалифицированным сертификатом. Передавать носитель с чужой подписью нельзя: сертификат привязан к конкретному лицу. Заранее оформите приказ о замещении и включите второго сотрудника в доверенные лица, иначе срок в 5 дней истечёт во время отпуска ответственного.
Ведут ли воинский учёт индивидуальные предприниматели?
Нет. Обязанность вести воинский учёт установлена для организаций, индивидуальные предприниматели её не несут и по статьям главы 21 КоАП не отвечают, даже если у них есть наёмные работники. При этом самозанятые и исполнители по договорам ГПХ не включаются в воинский учёт заказчика: учёт ведётся по месту работы по трудовому договору.
Снижается ли штраф для малого бизнеса?
Да. По статье 4.1.2 КоАП для субъектов малого и среднего предпринимательства административный штраф назначается в размере половины от максимальной суммы, установленной для юридических лиц. При штрафе организации 350 000-400 000 рублей это заметно меняет итог, но не отменяет ответственность должностного лица в размере 40 000-50 000 рублей.
Обязательно ли вести карточки формы № 10 в электронном виде?
Нет, это право работодателя. Инструкция допускает формирование карточки в электронном виде с последующей печатью, прямого запрета на электронное ведение нет. При сверке с военкоматом потребуется распечатанный экземпляр, поэтому электронное ведение имеет смысл там, где карточек много и данные меняются часто.
