КЭДО на год дешевле помесячной оплаты не из-за скидки за срок, а из-за порога минимального платежа. Тариф «Бизнес» стоит от 50 ₽ за сотрудника в месяц при минимальной оплате 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год, а «Старт» тарифицируется от 30 ₽ за сотрудника в месяц с лимитом до 25 человек. Единица тарификации в КЭДО — сотрудник за месяц, а не документ и не электронная подпись: ПЭП и УНЭП для работников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП покупается отдельно через удостоверяющий центр и считается сертификатами, а не сотрудниками. Главное различие для расчёта — численность: до 25 человек дешевле помесячный «Старт», от 50 человек годовой минимум «Бизнеса» отрабатывается штатом полностью.
Разберём, из чего складывается годовой платёж и когда он не окупается: сезонный штат, пилотная группа, неготовые ЛНА и несобранные согласия работников. Покажем, чем «тип подписки» в тарифе отличается от типа подписи по 63-ФЗ, и какие расходы по статье 22.2 ТК РФ ложатся на работодателя помимо самой подписки. Сценарная таблица по численности, тарифы и сроки на 2026 год, чек-лист расчёта окупаемости и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Единица тарификации в КЭДО: за что списывают деньги на самом деле
Счёт за КЭДО складывается из одной величины — количества сотрудников, подключённых к системе, умноженного на число месяцев. Не из числа подписанных приказов, не из объёма электронного архива и не из количества выпущенных сертификатов. Расход растёт вместе со штатом, а не вместе с документооборотом: компания с высокой текучкой и компания со стабильным штатом при одинаковой численности платят одинаково, хотя документов оформляют разное количество.
В практике Добыто счёт за КЭДО расходится с ожиданиями бухгалтерии в одном месте: в тариф входит доступ к системе и подписи работников, но не входит квалифицированная подпись работодателя. Её покупают отдельно, у неё своя единица измерения и свой срок действия, и в бюджете это отдельная строка, которая живёт по собственному календарю.
| Статья расхода | Единица измерения | Входит в подписку |
|---|---|---|
| Доступ к системе КЭДО | сотрудник за месяц | это и есть подписка |
| ПЭП и УНЭП для работников | сертификат на сотрудника | да, выпускаются бесплатно на всех тарифах |
| УКЭП работодателя | сертификат на срок действия | нет, оформляется через партнёров-удостоверяющих центров |
| Интеграция с 1С | готовый модуль на организацию | входит в тариф «Бизнес» |
| Электронный архив | хранение подписанных документов | входит в тариф «Бизнес» |
| Шаблоны документов | набор шаблонов на организацию | базовые в «Старте», кастомные в «Бизнесе» |
Из таблицы следует практический вывод для планирования: переменной в бюджете остаётся только первая строка, остальные либо уже оплачены тарифом, либо оплачиваются разово и не зависят от срока подписки. Переход на электронные кадровые документы остаётся правом, а не обязанностью работодателя, и порядок такого перехода Минтруд описывает в разделе про электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
Факт: в сервисах КЭДО оплачивается количество активных кабинетов сотрудников, а не количество подписей. В одном кабинете действует одна активная подпись: если работник забыл пароль и перевыпустил её, на стоимость подписки это не влияет.
Тип подписки и тип подписи: почему это разные строки в бюджете
Запрос «тип подписки УКЭП» почти всегда означает другое — тип подписи. Подписка это условие договора с оператором КЭДО: срок, численность, набор функций. Подпись это криптографический инструмент, который регулируется 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Смешивать их в одной строке сметы нельзя: подписка считается сотрудниками в месяц, УКЭП — сертификатами на срок действия, а ПЭП и УНЭП в тарифах Добыто выпускаются бесплатно и отдельной строки в бюджете не образуют.
Разница между тремя видами подписи сводится к тому, что именно подпись доказывает. ПЭП, простая электронная подпись, — это связка логина, пароля и кода из SMS: она подтверждает факт совершения действия конкретным лицом, но не гарантирует неизменность файла. УНЭП, усиленная неквалифицированная подпись, создаётся средствами криптографии и уже фиксирует, что документ после подписания не менялся. УКЭП, усиленная квалифицированная подпись, устроена так же, но её сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а для юридического лица — удостоверяющий центр ФНС.
Статья 22.3 ТК РФ распределяет виды подписи по документам, а не по людям. Работодатель применяет УКЭП при подписании трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования, изменений к ним, приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора. Для остальных документов работодателю достаточно УКЭП или УНЭП. Работник в том же перечне ключевых документов подписывает УКЭП или УНЭП, а для прочих документов ему хватает ПЭП. Подпись работодателя всегда покупная, подпись работника в тарифе уже есть.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны организации в кадровом документообороте всегда стоит квалифицированная подпись, и это не обязательно генеральный директор: подписывать может руководитель кадровой службы или бухгалтер по зарплате, если полномочия оформлены. Со стороны сотрудника достаточно неквалифицированной подписи, которая выпускается прямо в сервисе за пару кликов, пароль работник задаёт сам. Прежде чем закладывать деньги на сертификаты, посчитайте, сколько человек со стороны работодателя реально подписывают документы: обычно это два-три человека, а не весь кадровый отдел.»
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает вид подписи и данные сертификата: издателя, владельца и срок действия. По издателю видно, квалифицированная это подпись или неквалифицированная, а по сроку действия — когда придётся закладывать в бюджет перевыпуск.
Год или месяц при одинаковом штате: где возникает разница
При одинаковой численности годовая и помесячная оплата различаются тремя вещами: порогом входа, фиксацией цены и горизонтом окупаемости. Тариф «Старт» рассчитан на компании до 25 сотрудников и считается помесячно, от 30 ₽ за человека. Тариф «Бизнес» снимает ограничение по численности, стоит от 50 ₽ за сотрудника в месяц, но имеет минимальную оплату — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Для штата в 50 человек этот минимум ровно совпадает с номиналом, для штата меньше 50 человек фактическая цена одного сотрудника оказывается выше номинала, потому что платить всё равно приходится за минимальный объём.
Вторая составляющая разницы — цена, которую вы фиксируете. В 2026 году издержки разработчиков растут: страховые взносы для IT-компаний увеличены, а облачная инфраструктура дорожает вслед за дефицитом оперативной памяти. Рынок КЭДО остаётся конкурентным, и резкого роста цен на нём не ожидают, но помесячный договор оставляет цену открытой, а годовой закрывает её на весь период.
Внимание: нулевая ставка НДС на программное обеспечение для вендоров сохранена, но страховые взносы выросли, а фонд оплаты труда — основная статья затрат разработчика. Маржинальность снижается, и часть слабых игроков рынок покинет: устойчивость поставщика стоит проверять до того, как вы оплатите год вперёд.
Третья составляющая — горизонт окупаемости. Компания оформляет на одного сотрудника от 3 до 15 документов в год, и экономия на бумаге, картриджах, курьерской доставке и хранении архива составляет от одной до нескольких тысяч рублей в год на человека. Эта экономия распределена по всему году неравномерно: пик приходится на периоды массового оформления — график отпусков, индексацию, ознакомление с новыми ЛНА. Месячный договор, закрытый в марте, до этих пиков просто не доживает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ниже сценарии, из которых обычно и складывается решение о сроке. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и на этом этапе помесячная оплата оправдана даже при большом штате.
| Ситуация | Что критично | Что вторично | Разумный срок оплаты |
|---|---|---|---|
| До 25 человек, штат стабильный | лимит тарифа «Старт» — 25 сотрудников | интеграция с 1С, кастомные шаблоны | помесячно |
| 26-49 человек | лимит «Старта» пройден, годовой минимум «Бизнеса» рассчитан на 50 сотрудников | электронный архив | считать годовой минимум как порог входа |
| От 50 человек | минимальный объём отработан штатом полностью | помесячная гибкость | год |
| Сезонный штат с пиком в 2-3 месяца | численность в межсезонье | SLA и выделенный сервер | год на ядро штата, помесячно на сезонных |
| Пилотная группа перед раскаткой | состав группы и срок пилота | неограниченная численность | помесячно до решения о раскатке |
| Самописная учётная система | срок интеграции по API — от 2 дней до 2 месяцев | готовый коннектор | год, иначе подписка кончится раньше интеграции |
Последняя строка — самая частая причина переплаты. Компания оплачивает три месяца, два из них уходят на разработку интеграции, и на реальную работу остаётся месяц.
Когда годовая подписка не окупается
Годовой платёж проигрывает помесячному в четырёх ситуациях, и все они связаны не с ценой, а с готовностью компании.
- Не принят ЛНА о переходе на КЭДО и не собраны согласия. Работники, принятые до 31 декабря 2021 года, дают письменное согласие на электронный документооборот, и отказ не является основанием для увольнения или санкций. Пока согласия не собраны, оплаченные кабинеты простаивают.
- Численность колеблется в разы. Если в межсезонье в штате остаётся треть людей, годовой минимум оплачивается за состав, которого большую часть года нет.
- Идёт выбор между несколькими системами. Пока не пройдены реальные подписания на пилотной группе, годовая оплата фиксирует решение, которое ещё не проверено.
- Оператор не развивает процессы вокруг подписания. Система, которая умеет только подписывать и хранить, со временем упирается в потолок: когда потребуются согласование переводов, планирование отпусков и автоматическая сборка комплектов ЛНА, систему придётся менять. Годовой платёж в такой ситуации оплачивает переходный период, а не решение.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Систему меняют не потому, что она плохо подписывает, а потому, что в неё изначально не заложены процессы. Подписание приказа — это верхушка: до него идёт заявление, согласование с двумя-тремя руководителями и передача параметров в учётную систему. Перед оплатой года спросите поставщика, как в системе собирается маршрут из блоков без привлечения разработчиков: если ответ сводится к доработке под заказ, закладывайте в бюджет ещё и её.»
Документы, которые нужно подготовить до оплаты подписки
Комплект закрывает юридическую часть перехода, и начинать стоит с приказа о введении КЭДО: без него остальные документы не на что опереть.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО | Скачать |
Расходы, которые не входят в подписку
Расходы на получение работником электронной подписи и на её использование несёт работодатель — это прямое требование статьи 22.2 ТК РФ. В тарифах, где ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно, это требование закрыто самой подпиской. За её пределами остаются четыре статьи, которые бухгалтеру стоит увидеть заранее.
УКЭП работодателя. Сертификат руководителя юридического лица выпускает удостоверяющий центр ФНС, для этого требуется личная явка. Сотрудник, которому руководитель передаёт право подписи, работает по машиночитаемой доверенности со своей подписью физического лица. Срок действия сертификата не совпадает с периодом подписки, и перевыпуск попадает в другой месяц бюджета.
Носители и криптопровайдер. Аппаратный токен и лицензия криптопровайдера нужны там, где подпись хранится локально. Для массового подписания рядовыми сотрудниками аппаратные носители не применяются: там работает облачная схема или мобильное приложение.
Уведомления работникам. В сервисе Добыто уведомление о поступившем документе уходит сотруднику автоматически по маршруту, отдельного канала рассылки для этого настраивать не нужно. SMS доходят всегда и везде, но обслуживание SMS-канала обходится дорого при больших рассылках. Пуш-уведомления в мобильном приложении стоят компании ноль.
Интеграция с учётной системой. Если у вас типовая 1С, ставится готовый модуль. Если учётная система самописная или сильно доработана, интеграция идёт по API силами вашей команды разработки, и это уже проектные трудозатраты.
Лайфхак: подпись в Госключе бесплатна и для граждан, и для работодателей — государство не берёт плату за использование этой инфраструктуры. Для компании, которая делает Госключ основным способом подписания со стороны работников, строка расходов на сертификаты сотрудников закрывается полностью.
Важный нюанс из практики: установка готового коннектора к 1С занимает около часа и не требует вашей команды разработки, а интеграция по API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации разработчиков. Разница между этими двумя сценариями в календаре больше, чем разница между годовым и помесячным платежом в деньгах.
Как посчитать окупаемость подписки до оплаты
Расчёт строится не от цены подписки, а от того, сколько рабочего времени и прямых затрат снимает электронное оформление. Ориентир по документообороту: на одного сотрудника в год приходится от 3 до 15 кадровых документов, и прямая экономия на бумаге, печати, курьерской доставке и хранении составляет от одной до нескольких тысяч рублей в год на человека.
Как оценить срок окупаемости КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Возьмите фактическую численность на конец прошлого месяца и отдельно посчитайте, сколько человек в межсезонье остаётся в штате. Эти два числа задают, какой тариф вы вообще рассматриваете.
- Шаг 2. Выгрузите из учётной системы количество кадровых документов за прошлый год и разделите на среднесписочную численность. Получите фактическое число документов на человека вместо ориентира.
- Шаг 3. Посчитайте прямые затраты на бумажный оборот: бумага, картриджи, курьерская доставка удалённым работникам, аренда и содержание помещения под архив.
- Шаг 4. Оцените рабочее время: сколько минут занимает оформление одного сотрудника сейчас и сколько занимает согласование одного документа по цепочке руководителей.
- Шаг 5. Прибавьте разовые расходы первого периода: сертификаты УКЭП, интеграция, обучение. По практике на обучение сотрудников хватает одного-двух вебинаров, а линейному персоналу требуется больше времени, чем офисному.
- Шаг 6. Сложите годовой платёж с разовыми расходами и сопоставьте с годовой экономией. Если срок окупаемости выходит длиннее 12 месяцев, начинайте с помесячной оплаты и пилотной группы.
Что проверить до оплаты любого срока
- Принят ли ЛНА о переходе на КЭДО и издан ли приказ.
- Собраны ли письменные согласия работников, принятых до 31 декабря 2021 года, и учтены ли отказавшиеся.
- Выделены ли дистанционные работники в отдельный поток: с ними электронное взаимодействие регулируется главой о дистанционной работе, и письменное согласие на КЭДО в общем порядке не требуется.
- Кто со стороны работодателя подписывает документы и есть ли у него действующая УКЭП или машиночитаемая доверенность.
- Какие документы остаются на бумаге: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда, бумажная трудовая книжка.
- Что происходит с электронным архивом после окончания договора — условие должно быть прописано в лицензионном договоре.
Кейс из практики: федеральный медицинский центр с кадровым резервом около 800 специалистов по всей стране столкнулся с задачей экстренного оформления: при землетрясении в Турции пришлось принимать около 200 человек за несколько дней, и делалось это ещё на общем документообороте, через обходные решения. После перехода на кадровый электронный документооборот основная часть комплекта документов на приём готовится заранее, в личных кабинетах резервистов, и в момент мобилизации остаётся только подписание.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Срок между оплатой и первым подписанным документом определяется не техническим подключением, а сбором согласий: подключение занимает минуты, а согласия при численности в несколько сотен человек собираются неделями. Если считаете окупаемость, отсчитывайте её не от даты счёта, а от даты, когда последняя группа сотрудников получила подпись. В расчёт закладывайте, что часть людей откажется и останется на бумаге.»
Стоимость подписки на КЭДО: тарифы и сроки на 2026 год
Итоговая стоимость зависит от численности сотрудников, выбранного тарифа и того, нужны ли вам интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговый счёт определяют три параметра: численность подключённых сотрудников, тариф и необходимость интеграции. Актуальный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, данные приведены на дату публикации.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для бухгалтерии это означает, что годовая оплата не запирает компанию в одном наборе функций, если штат вырастет в середине года.
Выводы
Разница между годовой и помесячной оплатой КЭДО при одинаковом штате возникает не из скидки за срок, а из трёх факторов: минимального объёма оплаты по тарифу, фиксации цены на период роста издержек разработчиков и длины цикла внедрения, который редко укладывается в один месяц. До 25 человек помесячная оплата дешевле и гибче, от 50 человек годовой минимум отрабатывается численностью полностью, а промежуточный диапазон считается индивидуально. Отдельная строка бюджета — подпись работодателя: она измеряется сертификатами, а не сотрудниками, и в подписку не входит.
Мы подключаем КЭДО с прозрачной единицей тарификации и бесплатным выпуском ПЭП и УНЭП для сотрудников, а перед раскаткой на всю компанию закладываем пилотную группу: это снимает основную часть ошибок настройки и позволяет считать окупаемость на фактических цифрах, а не на прогнозе.
Частые вопросы о сроке подписки и видах подписи
Что означает единица измерения УКЭП в счёте
УКЭП тарифицируется сертификатом на срок его действия, а не сотрудниками в месяц, как подписка на систему. Один сертификат привязан к конкретному физическому лицу или к юридическому лицу в лице руководителя, и его перевыпуск планируется отдельно от продления подписки. Если право подписи передано сотруднику, используется его личная подпись физического лица плюс машиночитаемая доверенность, зарегистрированная в ФНС.
ЕИО с наличием ПЭП — что это значит
ЕИО — это единоличный исполнительный орган, то есть руководитель организации: генеральный директор, директор, президент. Отметка о наличии ПЭП в интерфейсах сервисов означает, что у руководителя заведена простая электронная подпись для входа и подтверждения действий в системе. Для подписания трудового договора, договора о материальной ответственности и приказа о дисциплинарном взыскании этого недостаточно: по статье 22.3 ТК РФ работодатель подписывает такие документы УКЭП.
Нужно ли отдельное соглашение с работником об использовании УНЭП
При использовании УКЭП соглашение формально не требуется: квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию. Соглашение обязательно, если применяются ПЭП или УНЭП, и оно должно предусматривать порядок проверки такой подписи. Часть юристов считает, что для кадрового ЭДО отдельное соглашение об УНЭП не нужно, поскольку её использование прямо предусмотрено федеральным законом, но на практике соглашение чаще заключают — это упрощает доказывание в споре.
Что будет с электронным архивом, если не продлить подписку
Кадровые документы хранятся долго: графики отпусков и табели — 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет. В лицензионных договорах операторов КЭДО, как правило, предусматривается, что после расторжения у компании остаётся доступ к архивной версии, а разработчик продолжает обеспечивать хранение. Условие о судьбе архива и о возможности выгрузить документы вместе с файлами подписей нужно найти в договоре до оплаты, а не после.
Обязателен ли переход на КЭДО в 2026 году
На дату публикации кадровый электронный документооборот остаётся добровольным: нормативных актов, которые вводили бы обязанность для каких-либо категорий работодателей, нет. Утверждения об обязательности КЭДО встречаются в интернете, но нормативной базы под ними нет. По аналогии с электронной отчётностью и электронными счетами-фактурами обязательность может появиться в горизонте нескольких лет, начиная с крупных компаний.
Можно ли обойтись бесплатным вариантом через портал «Работа России»
Электронный кадровый документооборот на портале «Работа России» доступен бесплатно: работодателю нужна подтверждённая учётная запись на Госуслугах и регистрация на портале. Ограничения такие: для сотрудника это отдельный интерфейс без мобильного приложения, вход требует отдельной авторизации, а для компании появляется дополнительная точка интеграции, от доступности которой зависит подписание. Для организаций с большой численностью и собственной учётной системой это чаще становится вторым каналом, а не заменой платному сервису.
