Уведомление о переходе на КЭДО: образец и ошибки 2026

Уведомление сотрудника о переходе на КЭДО — обязательный документ по статье 22.2 ТК РФ: работодатель уведомляет каждого работника о переходе на электронный документооборот и о праве дать согласие на такое взаимодействие. Срок уведомления работодатель устанавливает сам, но фиксирует его в локальном нормативном акте о введении КЭДО, а дату запуска ставит не ранее дня, когда этот срок истёк. Утверждённой формы уведомления нет, и ошибки в нём всплывают позже — при проверке ГИТ или в трудовом споре. Главное различие: с работников, имевших стаж на 31 декабря 2021 года, письменное согласие обязательно, а с тех, кто принят после этой даты и стажа на неё не имел, согласие не собирают вовсе.

Разберём обязательные реквизиты уведомления и формулировки, которые чаще всего приходится переписывать: подмена уведомления приказом, отсутствие названия информационной системы, размытый срок ответа, умолчание о видах электронной подписи и о том, кто платит за её выпуск. Покажем, как вручить документ и чем подтвердить вручение, если работник в отпуске или на удалёнке. Образцы уведомления, согласия и отказа, таблица допустимости ПЭП, УНЭП и УКЭП по видам документов, сценарии для отказавшихся, актуальные тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что закон требует написать в уведомлении о переходе на КЭДО

Утверждённого бланка уведомления в законодательстве нет: статья 22.2 ТК РФ описывает не форму, а результат. Работник должен узнать, что компания переходит на электронный документооборот, в какой системе это будет происходить, с какой даты, каких документов и какой категории работников это касается, и что он вправе согласиться или отказаться. Всё это работодатель сначала закрепляет в локальном нормативном акте о введении КЭДО, а уведомление воспроизводит его положения для конкретного человека.

Порядок действий жёстко задан: сначала ЛНА, потом уведомление. Локальный акт содержит сведения об информационной системе, порядок доступа к ней работника, перечень электронных документов и перечень категорий работников, срок уведомления и дату введения КЭДО. Если уведомление уходит раньше, чем принят акт, в нём нечего указывать: ни системы, ни перечня, ни даты запуска. Дата введения КЭДО, поставленная раньше окончания срока уведомления, делает уведомление бессмысленным — работник формально ещё не уведомлён, а документооборот уже идёт.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Локальный акт о введении КЭДО служит источником данных для уведомления. В нём должны быть названы информационная система, категории работников и категории документов, порядок и срок уведомления. Проверьте связку в обратную сторону: возьмите готовое уведомление и найдите каждое его утверждение в тексте ЛНА. Если чего-то нет, дописывать нужно акт, а не уведомление.»

Каждый блок уведомления снимает конкретный риск, и по этому признаку его удобно проверять.

Последняя строка не следует напрямую из ТК РФ, и именно поэтому её чаще всего забывают. Срок ответа работника кодекс не устанавливает, но без него у процедуры нет управляемого финала: уведомление вручено, а согласий нет, и запуск повисает.

Образцы уведомления, согласия и сопутствующих документов для перехода на КЭДО

Комплект собран под одну процедуру: начните с уведомления, затем возьмите формы согласия и отказа, а приказ и положение приводите в соответствие с текстом уведомления.

Кого уведомлять и с кого брать письменное согласие

Уведомление и согласие — два разных действия, и совпадают они не для всех. Согласие не требуется от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Освобождение завязано на стаж, а не на дату приёма: работник, оформленный в 2024 году, но работавший до 2022 года, попадает в группу, где письменное согласие обязательно. Проверять категорию нужно по сведениям о трудовой деятельности. В практике Добыто разметка штата по этому признаку идёт до рассылки уведомлений: иначе часть согласий собирается там, где они не нужны, и не собирается там, где обязательны.

Отдельная ветка — дистанционные работники. Порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе, которая появилась в ТК РФ раньше статей о КЭДО. Условия электронного взаимодействия закрепляются в трудовом договоре или в отдельном локальном акте о дистанционной работе, и письменное согласие на КЭДО в общем порядке с них не собирается. Смешивать два потока не стоит: у дистанционных работников режим мягче, и распространять на них процедуру статьи 22.2 ТК РФ по умолчанию значит усложнять себе задачу без необходимости.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Дистанционных сотрудников мы ведём отдельным потоком: у них электронное взаимодействие уже вытекает из статуса и закрепляется локальным актом о дистанционной работе. Перед рассылкой уведомлений выгрузите штатное расписание и разметьте людей на три группы: дистанционные, принятые после 31 декабря 2021 года без стажа и все остальные. Дальше уведомление уходит всем, а бумажные согласия собираются только с третьей группы.»

Четвёртая строка выпадает из процедуры полностью: исполнитель по ГПХ не работник, нормы статьи 22.2 ТК РФ на него не распространяются, и вместо уведомления с ним подписывается соглашение об электронном документообороте. Если используется усиленная квалифицированная подпись, такое соглашение формально не требуется; при простой или неквалифицированной подписи оно обязательно и должно описывать порядок проверки подписи.

Какую электронную подпись назвать в уведомлении: ПЭП, УНЭП и УКЭП

Работник, получивший уведомление, первым делом спрашивает, чем он будет подписывать и не придётся ли ему за это платить. Ответ зависит от вида документа: ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи определённым лицом через коды и пароли. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся криптографическими средствами и позволяет обнаружить изменение документа после подписания. Усиленная квалифицированная подпись дополнительно подтверждена сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра и признаётся равнозначной собственноручной без дополнительного соглашения сторон.

Статья 22.3 ТК РФ распределяет подписи по видам документов. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования, изменений к ним, приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора работодатель в своей информационной системе использует только УКЭП. Работник по этим же документам подписывает УКЭП или УНЭП. Для всех остальных кадровых документов набор шире.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Одной строки «документы подписываются электронной подписью» в уведомлении недостаточно. Работник должен понимать, какой именно подписью он подписывает трудовой договор, а какой — заявление на отпуск. Требования к составу и форматам самих электронных кадровых документов и порядок работы через государственную площадку описаны в разделе об электронном кадровом документообороте на платформе «Работа в России».

Использование ПЭП или УНЭП требует отдельного соглашения сторон, которое описывает порядок проверки подписи. С УКЭП такое соглашение формально не нужно: она признаётся равнозначной собственноручной в силу закона. Поэтому в уведомлении логично сразу указать, что работнику будет предложено подписать соглашение об использовании ПЭП и УНЭП, — иначе на этапе сбора согласий появляется второй круг подписания.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Самое универсальное сочетание для КЭДО — УНЭП со стороны работника и УКЭП со стороны работодателя: оно закрывает и трудовой договор, и текущую кадровую рутину. Работник бесплатно получает УНЭП в мобильном приложении Госключ, правила её формирования и использования установлены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152. Проверьте до рассылки уведомлений, поддерживает ли ваша система именно тот вид подписи, который вы собираетесь в этом уведомлении назвать.»

Соберите приказ о введении КЭДО с нужными видами подписи

Ошибки в уведомлении о переходе на КЭДО и цена каждой

Ошибки в уведомлении редко видны сразу. Они проявляются через полгода-год, когда работник оспаривает подписанный электронно документ или инспектор запрашивает комплект по переходу на КЭДО.

1. Уведомление подменяет приказ. В компании издан приказ о переходе на КЭДО, работники расписались в листе ознакомления — и на этом процедуру считают выполненной. Ознакомление с приказом и уведомление о праве дать согласие — разные действия с разными последствиями. Лист ознакомления не подтверждает, что работник узнал о своём праве отказаться.
2. Не названа информационная система. Формулировка «в системе электронного документооборота работодателя» кажется универсальной и удобной при смене вендора. На деле она обесценивает согласие: работник соглашался неизвестно на что.
3. Дата введения КЭДО раньше окончания срока уведомления. Типовой сценарий: срок уведомления по ЛНА — 30 календарных дней, а дата запуска в приказе стоит через две недели. Формально работники на дату запуска ещё не уведомлены.
4. Молчание работника трактуется как согласие. Отсутствие согласия признаётся отказом, и обратная логика в уведомлении — прямое противоречие статье 22.2 ТК РФ.
5. Не сказано, кто платит за подпись. Расходы на получение работником электронной подписи и её использование несёт работодатель. Умолчание об этом даёт волну отказов от людей, которые решили, что подпись оформляется за их счёт.
6. В перечень документов включено то, что нельзя вести электронно. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, остаются на бумаге. Их появление в перечне — готовое замечание при проверке.
7. Нет права дать согласие позже. Работник, отказавшийся сегодня, вправе согласиться потом. Уведомление, из которого этого не следует, превращает каждого отказавшегося в постоянную бумажную ветку процесса.
8. Нет способа подтвердить вручение. Уведомление разослано по корпоративной почте без отслеживания. Доказать факт уведомления конкретного человека нечем.

Во что обходится ошибка в процедуре перехода

Прямая цена нарушения порядка введения КЭДО считается по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо, от 1000 до 5000 рублей на индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.

Дороже обходится восстановление процедуры. Если уведомление признано ненадлежащим, под вопросом оказываются не отдельные документы, а весь массив, подписанный электронно после спорной даты запуска: заявления, приказы, ознакомления с ЛНА. Компании на 300 человек это означает повторную рассылку уведомлений, повторный сбор бумажных согласий и переподписание документов за прошедший период. В практике Добыто сбор согласий — самая длинная часть проекта: запуск самой системы занимает дни, а согласия с крупного штата собираются неделями.

Что об этом думает ГИТ: Роструд утвердил формы проверочных листов, в которых электронная и бумажная форма трудового договора прямо приравнены друг к другу. Инспектор проверяет соблюдение процедуры: есть ли ЛНА, уведомлены ли работники, собраны ли согласия там, где они обязательны, и совпадает ли дата запуска с окончанием срока уведомления.

Как вручить уведомление и подтвердить факт вручения

Способ вручения ТК РФ не регламентирует, поэтому доказывать факт уведомления придётся работодателю. До рассылки полезно закрыть подготовительный контур — иначе часть уведомлений уйдёт людям, которых в перечне быть не должно, а часть не дойдёт вовсе.

Что проверить до рассылки уведомлений

• Принят ли ЛНА о введении КЭДО и утверждено ли положение о ведении КЭДО, изданы ли приказы.
• Совпадает ли перечень документов в ЛНА с тем, что технически поддерживает выбранная система.
• Размечено ли штатное расписание по трём группам: дистанционные, принятые после 31 декабря 2021 года без стажа, остальные.
• Заполнены ли у всех работников контактные данные — электронная почта или номер телефона; без хотя бы одного из них личный кабинет не создаётся.
• Выпущена ли УКЭП у подписантов со стороны работодателя и определён ли ответственный за КЭДО.
• Назначен ли срок ответа работника и подготовлены ли формы согласия и отказа, которые прикладываются к уведомлению.

Как вручить уведомление о переходе на КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сформируйте реестр работников, подлежащих уведомлению, с разметкой по категориям и с датой планируемого вручения по каждому.
2. Шаг 2. Подготовьте уведомление в двух экземплярах: один остаётся у работника, второй с его подписью и датой — у работодателя. К уведомлению приложите бланки согласия и отказа.
3. Шаг 3. Вручите уведомление лично под подпись тем, кто присутствует на рабочем месте. Отметку о получении работник ставит собственноручно с указанием даты.
4. Шаг 4. Отсутствующим — в отпуске, на больничном, в командировке, на удалёнке — направьте уведомление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по адресу из личной карточки. Дублирование по корпоративной почте допустимо, но заменой почтовому отправлению не служит.
5. Шаг 5. Если работник отказывается получать уведомление или расписываться, составьте акт об отказе за подписями двух свидетелей с указанием даты, времени и обстоятельств.
6. Шаг 6. Соберите согласия и отказы в установленный срок, внесите результат в реестр и подшейте оригиналы вместе со вторыми экземплярами уведомлений. Дату введения КЭДО сверьте с датой окончания срока уведомления по ЛНА.

Кейс из практики: IT-компания на 300 сотрудников с распределёнными командами в 12 городах и одним специалистом по кадрам на весь штат. Проблема: часть людей постоянно вне офиса, документы на подпись ждали неделями. Решение: сначала подготовительный блок — перечень переводимых документов, участники и порядок подписания по каждому типу документа, затем интеграция с учётной системой, и только после этого рассылка уведомлений и обучение. Результат: весь переход занял около 3 месяцев, из которых больше всего времени ушло на работу с возражениями сотрудников.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: уведомления не рассылают на всю компанию одним днём. В проектах Добыто мы закладываем пилотную группу из подразделений, которые постоянно работают за компьютером, и раскатываем процесс на остальных после того, как обкатали маршруты подписания. Это снимает основную часть ошибок настройки до того, как они масштабируются на весь штат.

Что делать, если работник не ответил или отказался

Отсутствие согласия признаётся отказом работника от взаимодействия посредством КЭДО. При этом за работником сохраняется право дать согласие позднее, и работодатель обязан продолжать обмениваться с ним документами в прежнем порядке — на бумаге. Отказ не влияет ни на трудовые отношения, ни на приём на работу.

Смешанный режим остаётся рабочим состоянием сколь угодно долго. Часть работников подписывает электронно, часть на бумаге, и одновременное существование двух форматов по одному и тому же типу документа нарушением не является. Если в конкретной ситуации подписать электронно не получилось, документ оформляется на бумаге, и это не ставит под сомнение остальной массив.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «С работником, который отказался, не надо вступать в переписку и убеждать его повторно. Он видит, как коллеги подписывают заявление на отпуск с телефона, пока он идёт за бумажным бланком, и через несколько месяцев приходит сам. Держите наготове форму согласия и порядок подключения работника к системе в середине процесса — тогда возврат отказавшихся не будет отдельным проектом.»

Когда переход на КЭДО не решает задачу

Есть ситуации, в которых уведомлять и собирать согласия преждевременно. Первая: в компании не выстроено штатное расписание и не определены маршруты согласования по типам документов. КЭДО в этом случае переносит в электронный вид неупорядоченный процесс, и разбираться придётся дважды. Вторая: основной объём документов приходится на приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и инструктажи по охране труда — эти документы остаются на бумаге, и экономии не будет. Третья: у значительной части работников нет ни электронной почты, ни смартфона. Личный кабинет создаётся по электронному адресу или номеру телефона, и без контактных данных подключить человека технически невозможно — для таких работников кадровый учёт продолжается на бумаге.

Стоимость перехода на КЭДО и тарифы Добыто

Стоимость складывается из численности подключаемых сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма зависит от того, сколько сотрудников вы подключаете и нужна ли интеграция с учётной системой; актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому обязанность работодателя нести расходы на подпись закрывается стоимостью самого сервиса.

Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.

Выводы

Уведомление о переходе на КЭДО работает только в связке с локальным нормативным актом: сначала компания фиксирует систему, перечень документов, категории работников, срок уведомления и дату запуска, и лишь затем переносит эти сведения в персональный документ. Согласие обязательно с тех, у кого был стаж на 31 декабря 2021 года; дистанционные работники идут отдельным потоком, исполнители по ГПХ — вне процедуры. Молчание работника считается отказом, отказ не влечёт никаких последствий для трудовых отношений, а вернуться к электронному взаимодействию человек вправе в любой момент.

Мы в Добыто ведём переход именно в этой последовательности: разметка штата по категориям, комплект ЛНА, пилотная группа, затем рассылка уведомлений и сбор согласий с контролем по реестру. Электронные подписи для сотрудников выпускаются внутри сервиса, поэтому обязанность работодателя оплатить подпись закрывается без отдельного бюджета.

Частые вопросы об уведомлении о переходе на КЭДО

Можно ли направить уведомление о переходе на КЭДО по электронной почте?

Способ вручения ТК РФ не устанавливает, поэтому корпоративная почта формально не запрещена. Проблема в доказывании: письмо в почтовом ящике не подтверждает, что уведомление получил конкретный работник и что он прочитал его до даты введения КЭДО. Рабочая схема — личное вручение под подпись на втором экземпляре, а для отсутствующих заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Электронная рассылка при этом остаётся дублирующим каналом.

Нужно ли уведомлять работника, который находится в отпуске по уходу за ребёнком?

Да, трудовые отношения на время такого отпуска не прекращаются, и работник входит в перечень уведомляемых. Уведомление направляется по адресу из личной карточки заказным письмом с уведомлением о вручении. Срок ответа для таких работников разумно считать не от даты отправки, а от даты вручения, и этот порядок стоит прописать в ЛНА о порядке осуществления КЭДО.

Работник принят в 2024 году, но раньше уже работал. Нужно ли его согласие?

Да. Освобождение от согласия действует только для тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Наличие стажа проверяется по сведениям о трудовой деятельности, а не по дате приказа о приёме к текущему работодателю. Если стаж на указанную дату был, письменное согласие обязательно.

Нужно ли уведомлять работников повторно при смене системы КЭДО?

Сведения об информационной системе входят в локальный нормативный акт о введении КЭДО, поэтому смена системы требует изменения ЛНА и ознакомления с ним работников. Если в первоначальном уведомлении и согласии система была названа конкретно, безопаснее провести повторное уведомление и собрать согласия заново. Формулировка «система работодателя» без названия избавляет от повторной процедуры, но ослабляет само согласие: работник соглашался на обмен документами в неопределённой системе.

Можно ли получить согласие на КЭДО сразу при приёме на работу?

Да, при приёме к работодателю, который уже применяет КЭДО, кандидата знакомят с локальными нормативными актами до подписания трудового договора, и согласие оформляется в этот же момент. Для лиц, у которых на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, согласие не требуется вовсе. Отсутствие согласия не может быть основанием для отказа в приёме на работу.

Что делать, если работник подписал согласие, а через полгода передумал?

Прямого механизма отзыва согласия статья 22.2 ТК РФ не описывает. На практике заявление работника принимают и переводят его на бумажное взаимодействие: спорить здесь дороже, чем вести одного человека в прежнем режиме. Порядок такого обратного перехода имеет смысл заранее описать в положении о ведении КЭДО, чтобы каждый случай не решался отдельно.

Нужно ли уведомлять о переходе на КЭДО самозанятых и исполнителей по ГПХ?

Нет. Статья 22.2 ТК РФ регулирует отношения с работниками по трудовому договору, а исполнитель по гражданско-правовому договору работником не является. С ним заключается соглашение об электронном документообороте. Если используется усиленная квалифицированная подпись, такое соглашение формально не требуется, а при простой или неквалифицированной подписи оно обязательно и должно содержать порядок проверки подписи.